Feuillet d’information – Respect du Code de valeurs et d’éthique tout au long du parcours professionnel à PCH

• Le Code de valeurs et d'éthique du secteur public est en vigueur depuis le 2 avril 2012. Ce code est conforme à l'article 5 de la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d'actes répréhensibles, qui exige que le Conseil du Trésor établisse un code de conduite applicable à l'ensemble du secteur public.
• Le Code de valeurs et d'éthique de Patrimoine canadien (voir un aperçu à l’Annexe A) est basé sur le code du secteur public et identifie, les valeurs et les comportements attendus que tous les employés de Patrimoine canadien (PCH) doivent adopter dans les activités liées à la réalisation du mandat du Ministère. La partie II du Code explique aux personnes employées leurs responsabilités afin de réduire toutes situations de conflits d’intérêt (réel, apparent, ou potentiel) ainsi que leurs obligations liées à l’après-mandat.
• Le code de valeur est une condition d’emploi et le non-respect de celui-ci peut entrainer des mesures disciplinaires pouvant mener à une cessation d’emploi.

En début d’emploi

• Profil de sécurité : Les personnes qui ont accès aux renseignements et aux biens du gouvernement font l'objet d'une enquête de sécurité appropriée avant de commencer leur travail. La personne nommée a le droit d’accès aux renseignements et aux biens au niveau nécessaire à l’exercice de ses fonctions. Si la personne ne protège pas, divulgue sans autorisation pertinente ou utilise les renseignements et les biens à des fins autres que celles officiellement autorisées, ceci peut constituer une infraction à la Loi sur l’accès à l’information, à la Loi sur la protection des renseignements personnels ou à d’autres lois du Parlement. Ces dispositions s’appliquent durant et après la période de travail pour le gouvernement du Canada.
• Lettre d’offre : « Tous les employés ont l’obligation de respecter le Code de valeurs et d'éthique du ministère du Patrimoine canadien (PCH) qui inclut la Politique sur les conflits d'intérêts et l'après-mandat. Ce code a pour but de vous guider dans l’exercice de vos fonctions professionnelles. En acceptant la présente offre, vous confirmez avoir lu le code et vous reconnaissez que le respect de celui-ci représente une condition d'emploi. Le Code de valeurs et d’éthique est disponible sur les sites intranet et web de PCH et au Bureau des valeurs et de l’éthique. Si, après avoir lu la Partie II sur les conflits d’intérêts et l’après-mandat, vous croyez être en conflit d’intérêts réel, apparent ou potentiel, vous devez remplir, dans les 60 jours suivant la date d’entrée en vigueur de cette nomination, le Formulaire de déclaration confidentielle de conflit d’intérêts disponible sur le site intranet de PCH. »
• Serment (1) ou affirmation solennelle (2) (pour tout nouveau fonctionnaire) :
  1. « Je jure que je remplirai fidèlement et honnêtement les fonctions que me confère mon emploi dans la fonction publique du Canada et que, sauf autorisation expresse, je ne révélerai rien de ce qui sera parvenu à ma connaissance en conséquence de cet emploi. Ainsi (Dieu ou le nom d'une divinité) me soit en aide. »
  2. « J'affirme solennellement que je remplirai fidèlement et honnêtement les fonctions que me confère mon emploi dans la fonction publique du Canada et que, sauf autorisation expresse, je ne révélerai rien de ce qui sera parvenu à ma connaissance en conséquence de cet emploi. »
• Le Guide d’orientation des nouveaux employés de PCH mentionne que lors de la première journée de travail, l’employé doit revoir le contenu de sa lettre d’offre, particulièrement en ce qui a trait à la Directive sur les conditions d’emploi et au Code des valeurs et d’éthique de Patrimoine canadien.
• Le curriculum d’apprentissage de PCH indique la formation à suivre selon votre statut d’employé à PCH. Il est attendu que chaque employé complète l’ensemble des formations obligatoires qui s’appliquent à son statut d’employé à l’intérieur des six mois suivant son entrée en fonction à Patrimoine canadien dont celle sur Les fondements des valeurs et de l’éthique offerte par l’École de la fonction publique du Canada.

En cours d’emploi

• Rappel du Code à chaque année lors de la signature de l’évaluation de rendement :
  Employé : J’ai pris connaissance du Code des valeurs et d’éthique du secteur public, de la Directive sur les conflits d’intérêts et de notre code de conduite organisationnel, et je comprends que je dois me conformer à ces modalités d’emploi.
  • oui
  • non
• Mouvements permanents à l’interne : lettre d’offre (même langage que ci-haut).
• Mouvements temporaires à l’interne de PCH (affectation) ou pour personne employée en provenance d’un autre ministère (détachement) : « Veuillez noter que lorsque l’employé signe cette entente, sa signature atteste également qu’il/elle a lu le Code de valeurs et d’éthique de PCH; reconnaît que l’observation des exigences de ce code est une condition d’emploi; et a réexaminé ses circonstances personnelles à la lumière de ses nouvelles fonctions officielles »
• Mouvements temporaires à l’externe de PCH, vers un autre ministère (détachement) : sujet au code de valeur et d’éthique de l’organisation hôte.
• Congé non-payé : « Pendant votre congé non-payé, vous devez continuer de respecter le Code de valeurs et d'éthique du ministère du Patrimoine canadien »
• Échange Canada – (Mouvements temporaires à l’externe de PCH, vers un autre organisme) (voir aperçu du programme à l’Annexe B)
  • Il incombe aux gestionnaires d’examiner l’affectation envisagée afin de vérifier s’il y a possibilité de conflit d’intérêts réel, apparent ou potentiel par le biais du formulaire de déclaration qui est acheminé au Bureau des valeurs et de l’éthique du ministère.
  • Les participants du programme Échanges Canada sont tenus de respecter les principes et l'intention du Code de valeurs et d'éthique de PCH, du Code de valeurs et d'éthique du secteur public, de la Directive sur les conflits d’intérêts du Secrétariat du Conseil du Trésor et la partie 7 (activités politiques) de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique. Ils ont également l’obligation de déclarer toutes possibilités de conflit d'intérêts avant ou pendant l'affectation.

Au départ de l’emploi

• Toutes les personnes employées sont tenues d’éviter ou de prévenir les conflits d’intérêts de l’après-mandat (pour plus de détails voire Partie I du Code à l’Annexe A). S’il existe une possibilité d’un risque après-mandat, elles doivent le signaler conformément à la Directive sur les conflits d’intérêts et aux procédures du Ministère. Les personnes employées occupant un poste désigné peuvent être assujettis à des restrictions. À PCH, les postes désignés sont tous les postes EX, EX moins 1 et EX moins 2 (en cours de révision).
• La fiche de départ inclut la déclaration suivante :

Pour les personnes employées de PCH (indéterminé, terme, étudiant, occasionnel) : Je reconnais avoir lu les dispositions de la partie II, section 3 du Code de valeurs et d’éthique de PCH – Plus que des mots concernant « Les conflits d’intérêts et l’après-mandat », et consens à respecter lesdites dispositions.

OU

Pour les titulaires de charge publique (personnel ministériel, sous-ministre) : Je m'engage à respecter les règles d’après-mandat de la Loi sur les conflits d’intérêts.

Annexe A – Aperçu du Code de valeurs et d’éthique de Patrimoine canadien

• « Le Code de valeurs et d’éthique de PCH donne, dans les grandes lignes, les valeurs et les comportements que tous les fonctionnaires de Patrimoine canadien doivent adopter dans toutes les activités liées à la réalisation du mandat du Ministère et dans la création d’un milieu de travail sain et productif. En adoptant ces valeurs et en se comportant selon les attentes, nous renforçons la culture éthique du secteur public et nous contribuons à maintenir la confiance du public en l’intégrité de l’ensemble des institutions publiques. »

Partie I du Code : Les valeurs et exemples de comportements attendus :

• Respect de la démocratie : Les fonctionnaires respectent la primauté du droit et exercent leurs fonctions conformément aux lois, aux politiques et aux directives de façon non partisane et impartiale.
• Respect envers les personnes : Les fonctionnaires travaillent ensemble dans un esprit d’ouverture, d’honnêteté et de transparence qui favorise l’engagement, la collaboration et la communication respectueuse.
• Intégrité : Les fonctionnaires servent l’intérêt public. Ils n’utilisent jamais leur rôle officiel en vue d’obtenir de façon inappropriée un avantage pour eux-mêmes ou autrui ou en vue de nuire à quelqu’un.
• Saine gestion des ressources : Les fonctionnaires veillent à l’utilisation efficace et efficiente des fonds, des biens et des ressources publiques dont ils ont la responsabilité.
• Excellence : Les fonctionnaires privilégient un environnement de travail qui favorise l’esprit d’équipe, l’acquisition du savoir et l’innovation.

Partie II du Code : Conflit d’intérêts

• Conflit d’intérêts : Une situation dans laquelle un fonctionnaire a des intérêts personnels qui pourraient influer indûment sur l’exécution de ses fonctions et de ses responsabilités officielles ou dans laquelle le fonctionnaire use de sa charge publique pour obtenir des gains personnels.
  • Conflit d’intérêts réel fait référence à une situation qui existe présentement.
  • Conflit d’intérêts apparent est une situation ou un observateur peut raisonnablement percevoir l’existence d’un conflit d’intérêts, que ce soit ou non le cas.
  • Conflit d’intérêts potentiel est une situation qui permet de croire qu’il pourrait raisonnablement y avoir conflit d’intérêts dans l’avenir.
• Types de conflit d’intérêts :
  • Activités ou emplois extérieurs
  • Responsabilités conflictuelles
  • Traitement préférentiel ou liens familiaux
  • Activités politiques (responsabilité sous la Commission de la fonction publique du Canada)
  • Sollicitation
  • Bien et passifs financiers
  • Après-mandat
• Conflits d’intérêts liés à l’après-mandat : Peut se produire lorsqu’un fonctionnaire obtient des avantages inappropriés pour lui-même ou pour d’autres personnes avant ou après avoir quitté la fonction publique. Exemples qui pourraient créer un conflit d’intérêt lié à l’après-mandat :
  • Une offre de traitement préférentiel à une organisation externe ou à une personne en échange de possibilités d’emploi liées à l’après-mandat.
  • L’utilisation de renseignements confidentiels ou non accessibles au public qui procurent un avantage à une organisation externe ou à un ancien fonctionnaire.
• Tous les fonctionnaires sont tenus d’éviter ou de prévenir les conflits d’intérêts de l’après-mandat. S’il existe une possibilité d’un risque après-mandat, les fonctionnaires doivent le signaler conformément aux procédures du Ministère. Les fonctionnaires occupant un poste désigné peuvent être assujettis à des restrictions. À Patrimoine canadien, les postes désignés sont tous les postes EX, EX moins 1 et EX moins 2.
• Les postes désignés sont assujettis aux restrictions d’un an relatives à l’après-mandat :
  • Première restriction : Il est interdit au fonctionnaire d’accepter une nomination à un conseil d’administration ou un emploi auprès des entités ou des personnes de l’extérieur avec qui le fonctionnaire a entretenu des rapports officiels importants, que ce soit directement ou par l’entremise de ses subalternes, dans l’année précédant son départ de la fonction publique.
  • Deuxième restriction : Il est interdit au fonctionnaire de présenter des observations au nom des entités ou des personnes de l’extérieur du gouvernement auprès de toute organisation gouvernementale avec laquelle il a entretenu des rapports officiels importants, que ce soit directement ou par l’entremise de ses subalternes, dans l’année précédant son départ de la fonction publique.
  • Troisième restriction : Il est interdit au fonctionnaire de fournir des conseils à ses clients ou à son nouvel employeur, au moyen de renseignements qui ne sont pas accessibles au public, sur des programmes ou des politiques du ministère ou de l’organisation pour lequel il travaillait ou avec lequel il entretenait des rapports directs et importants.
• La troisième restriction de l’après-mandat s’applique à tous les fonctionnaires. Même à la fin de période de restriction relative à l’après-mandat, il est interdit aux fonctionnaires de communiquer des renseignements de nature délicate et classifiés conformément au serment d’entrée en fonction qu’ils ont prêté et à la Politique sur la sécurité du gouvernement.
• Un fonctionnaire qui occupe un poste désigné peut demander à la sous-ministre une annulation ou une réduction de la période d’un an relative à l’après-mandat. La demande peut s’appliquer à une ou à plusieurs des restrictions, mais la restriction relative à la troisième restriction ne peut jamais être annulée ou réduite.
• Suite à une analyse approfondie des conflits d’intérêts pour évaluer les risques éventuels, des stratégies d’atténuation pourraient être recommandées. Celles-ci pourraient inclure :
  • Retirer le fonctionnaire de certains dossiers se rapportant aux activités qu’il entend exercer dans l’après-mandat.
  • Demander que le fonctionnaire négocie des stratégies d’atténuation similaires avec son futur employeur.
  • Informer les collègues de l’ancien fonctionnaire qu’ils ne peuvent pas accorder ou donner l’impression d’accorder à l’ancien fonctionnaire un traitement préférentiel.

Ressources et outils de PCH

• PCH bénéficie du Bureau des valeurs et de l’éthique pour promouvoir le Code et les responsabilités des employés en ce qui concerne les conflits d’intérêts, que ce soit par le biais de communications internes, de service-conseil ou de formations sur l’application des valeurs du Code au quotidien.
• Les personnes employées de PCH ont également accès en tout temps à des ressources et outils afin de les aider à prendre des décisions éclairées afin de réduire les risques de conflit d’intérêts, tel que :
  • Outil d’auto-évaluation d’analyse des risques de conflit d’intérêts
  • Guide de PCH sur l’acceptation de cadeaux, de marques d’hospitalité et d’autres avantages
  • Formulaire de déclaration de conflit d’intérêts
  • Feuillet d’information sur les responsabilités liées à l’après-mandat

Annexe B – Aperçu du programme Échanges Canada

• Échange Canada est un mécanisme disponible pour les employés de l'administration publique centrale et les employés d'autres secteurs d'activités, au Canada et à l'étranger, afin de :
  • Favoriser le transfert des connaissances et de l'expertise
  • Contribuer à une meilleure compréhension du fonctionnement de l'administration publique centrale et accroître le réseautage entre celle-ci et d'autres secteurs d'activités
  • Encourager le perfectionnement professionnel des participants
  • Répondre aux besoins organisationnels, comme attirer des experts, et faciliter la transition à la retraite
• Le dirigeant principal des Ressources humaines (RH) est responsable de cerner les points pertinents à prendre en considération, en collaboration avec d'autres hauts fonctionnaires, concernant les valeurs et l'éthique, les codes de conduite, la sécurité, la protection des renseignements personnels, la technologie de l'information, la gestion de l'information, l'aide juridique et l'indemnisation, la gestion financière, la santé et la sécurité au travail, les déplacements, l'apprentissage et la formation, ainsi que la rémunération.
• Le gestionnaire doit veiller à ce que le participant soit avisé des politiques, procédures et points à prendre en considération applicables pendant la durée de l'affectation d'Échanges Canada, y compris, sans toutefois s'y limiter, les valeurs et l'éthique, les codes de conduite, la sécurité, la protection des renseignements personnels, la technologie de l'information, la gestion de l'information, la gestion financière, l'aide juridique et l'indemnisation, la santé et la sécurité au travail, les déplacements, l'apprentissage et la formation, ainsi que la rémunération.