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Charte du comité ministériel

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Décembre 2019

Introduction

L’objectif de la charte du Comité ministériel d’audit (CMA) est de définir officiellement le but, les pouvoirs, la composition et la responsabilité du CMA du ministère du Patrimoine canadien (PCH). Cette charte est complémentaire à la Politique sur l’audit interne du Conseil du trésor (CT) et de la Directive connexe ainsi que du Guide à l’intention des comités ministériels d’audit du CT.

Le CMA est un élément important de la structure de gouvernance de PCH et un aspect déterminant d’une fonction d’audit interne professionnelle et objective pour assurer la surveillance des ressources publiques dans l’ensemble de l’administration publique fédérale.

But du Comité ministériel d’audit

Le CMA dispense à la sous-ministre des recommandations et des conseils objectifs concernant le caractère suffisant, la qualité et les résultats des missions d’audit interne en ce qui a trait à la pertinence et au fonctionnement des processus de gestion de risques, de contrôle et de gouvernance de PCH. Afin de s'acquitter efficacement de cette responsabilité auprès de la sous-ministre, le CMA exerce une surveillance des principaux secteurs de gestion, de contrôle et de reddition de comptes, qui comprend l'établissement de rapports.

En tant que ressources stratégiques, le CMA fournira, sur demande, des conseils, des suggestions et des recommandations au sujet de nouvelles priorités, des préoccupations, des risques, des possibilités ou des rapports de reddition de comptes.

Membres

Composition

La sous-ministre de PCH est tenu de mettre sur pied et de maintenir en place un CMA indépendant comprenant une majorité de membres recrutés à l’extérieur de l’administration publique fédérale, qui sont sélectionnés par la sous-ministre et le contrôleur général, puis nommés par le CT.

Le CMA doit refléter la diversité du Canada sur les plans du genre, des langues officielles, des peuples autochtones du Canada, de la représentation des minorités et de la représentation régionale.

Le CMA de PCH est constitué de trois membres externes et de trois membres d’office. Les membres externes sont choisis afin que leurs compétences, leurs connaissances et leur expérience collectives permettent au CMA de s’acquitter de ses tâches de manière compétente et efficace.

Les membres externes du CMA doivent bien connaître les rapports financiers, ou alors ils doivent acquérir ces connaissances au cours de la première année suivant leur nomination. Au moins un membre externe doit être un expert financier qui possède une accréditation en règle d’une association de comptables professionnels, à moins qu’une exception soit accordée par le contrôleur général du Canada.

Président

Le président, nommé par la sous-ministre et le contrôleur général du Canada, veille à l'examen de tous les secteurs de responsabilité du CMA. De plus, il établit des rapports efficaces avec les gestionnaires ainsi qu’avec divers intervenants du gouvernement lorsque pertinent.

Les rapports et le dialogue entre le président du CMA et la sous-ministre sont particulièrement importants. Cette interaction doit assurer des échanges basés sur la franchise, de sorte que les discussions sur l’exposition aux risques et les aspects à améliorer soient sans ambiguïtés et axées sur les possibilités de médiation efficace.

Vice-Président

Le vice-président est nommé lors de la première réunion en personne du CMA après le début d’un nouvel exercice financier. Il assume les fonctions du président lorsque ce dernier déclare un conflit d’intérêts ou est dans l’impossibilité d’assister à une réunion. La nomination expirera à la fin de l’exercice financier dans lequel le vice-président a été nommée.

Conflit d’intérêts

Les membres du CMA ne doivent avoir aucun conflit d'intérêt réel ou perçu. Ils doivent connaître les exigences en matière de conflits d'intérêts et de divulgations, énoncées dans les directives du Bureau du contrôleur général du Canada. Les membres du CMA doivent signaler toutes nouvelles activités, tous intérêts et toutes nouvelles nominations pour que le Ministère puisse évaluer s’ils peuvent nuire, ou être perçus comme pouvant nuire, à la capacité des membres de s’acquitter de leurs fonctions de manière indépendante et objective. En plus d'affirmer au début de chaque réunion qu'ils n'ont aucun conflit d'intérêts, les membres signent annuellement un formulaire de déclaration de conflits d'intérêts dûment rempli.

Durée et fonctions du mandat

Un membre externe du CMA ne servira pas plus de deux mandats et siégera pour une période maximale de six ans. Un mandat ne doit pas dépasser quatre ans.

Rôles et responsabilités

Le rôle principal du CMA consiste à aider la sous-ministre à surveiller les mécanismes de gouvernance, de contrôle et de reddition de compte de base de l'organisation. Une attention particulière doit être portée au mandat, aux objectifs et aux priorités du Ministère, ainsi qu'aux risques connexes touchant le Ministère et l'ensemble du gouvernement. Le CMA devrait également surveiller les priorités ministérielles et s’assurer qu’elles correspondent aux priorités et à l’orientation énoncées par le gouvernement.

À chaque réunion du CMA, les membres rencontrent la sous-ministre pour discuter de sujets d'intérêt tels que l’exposition aux risques et / ou les domaines à améliorer.

Malgré les exigences énoncées dans la Politique du CT et la Directive connexe, ainsi que les neuf secteurs de responsabilité énumérés ci-dessous, la sous-ministre peut demander, au besoin, du soutien, des conseils et des recommandations supplémentaires aux membres du CMA.

Les neufs secteurs de responsabilité du CMA sont les suivants :

  1. Valeurs et éthique
    • Ceci comprend l’examen des systèmes et pratiques ministériels établis pour surveiller la conformité aux lois, aux règlements, aux politiques et aux normes en matière de la conduite éthique et cerner toute infraction à la loi et aux règles d’éthique et la prestation de conseils à la sous-ministre à ce sujet.
    • Ce domaine de responsabilité comprend, par exemple, l’examen du rapport annuel de l’Ombudsman ainsi que la rencontre avec l’Ombudsman pour de discuter des résultats. Au début de chaque réunion, une déclaration sur les conflits d’intérêt est effectuée par tous les membres.
  2. Gestion des risques
    • Ceci porte principalement sur l’examen de la gestion des risques du ministère et la prestation de conseils à la sous-ministre à ce sujet.
    • Ce domaine de responsabilité comprend, par exemple, l’examen du profil de risques du ministère, le plan d’audit axé sur les risques, le plan ministériel et le cadre (rapport) de gestion des risques de fraude.
  3. Cadre de contrôle de gestion
    • Ceci comprend l’examen du système de contrôle interne du ministère et la prestation de conseils à la sous-ministre à ce sujet et, être informé sur toutes les questions importantes soulevées dans le cadre de travaux réalisés par d’autres personnes qui fournissent des assurances à la haute gestion et à la sous-ministre.
    • Ce domaine de responsabilité comprend, par exemple, l’examen des mises à jour, au besoins, des projets d’envergure, les résultats de l’examen des contrôles internes, le plan de surveillance continue des contrôles internes, la déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de gestion financière annuelle ainsi que l’examen des rapports d’audit interne.
  4. Fonction d’audit interne
    • Ceci comprend l’examen de la Charte d’audit interne, du caractère suffisant des ressources de la fonction d’audit interne, de la quantité et du contenu du plan d’audit axé sur les risques et des progrès réalisés à l’égard du Plan, des rapports d’audit interne, du rendement de la fonction d’audit interne, ainsi que du recrutement, des qualifications et du rendement de la dirigeante principale de l’audit, en plus de la prestation de conseils à la sous-ministre à ce sujet.
    • On s’attend également en général à ce que les membres du CMA soient informés de toutes missions ou tâches d’audit qui ne donneront pas lieu à la production d’un rapport à l’intention du CMA, ce qui comprend les questions importantes soulevées dans le cadre de tels travaux.
  5. Fournisseurs externes de services d’assurance
    • Ceci consiste à être informé des résultats des travaux réalisés par les fournisseurs externes de services d’assurance tels que le Bureau du vérificateur général du Canada, les agents du parlement et les organismes centraux, et à la prestation de conseils à la sous-ministre à ce sujet ainsi que de prodiguer des conseils relativement aux questions et aux priorités liée à l’audit soulevées par les fournisseurs externes de services d’assurance.
  6. Suivi des plans d’action de la direction
    • Ceci comprend un examen périodique des progrès réalisés à l’égard de la mise en œuvre des plans d’action de la direction approuvés découlant du travail de la fonction d’audit interne et des fournisseurs externes de services d’assurance ainsi que la prestation de conseils à la sous-ministre à ce sujet.
  7. États financiers et rapports des comptes publics
    • Ceci comprend l’examen des principaux rapports financiers tels que les rapports financiers trimestriels, les états financiers et les comptes publiques annuels, et la déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de gestion financière annuelle et, s’il y a lieu, la prestation de conseils à la sous-ministre à ce sujet. Le CMA n’a pas à recommander ces documents aux fins d’approbation par la sous-ministre, ni à prendre part dans leur élaboration.
  8. Rapports de reddition de comptes
    • Ceci comprend la réception de copies de rapports sur la reddition de comptes ministériels (c’est-à-dire le plan ministériel, le rapport sur les résultats ministériels). Quelles que soient la durée et l’orientation de l’examen du CMA des rapports sur la reddition de comptes, le CMA examine, de façon générale, les processus sous-jacents qui soutiennent la production de rapports sur la reddition de comptes efficaces et formule des commentaires sur son degré de confiance à l’égard de ces processus, conformément aux exigences du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada. Le CMA peut également recevoir des plans et des rapports rédigés par la fonction d’évaluation du ministère à titre d’information.
    • Ces rapports sont censés présenter le contexte des activités, y compris de surveillance, du ministère. Le CMA n’a pas à recommander ces documents aux fins d’approbation par la sous-ministre, ni à prendre part dans leur élaboration.
  9. Grands projets de transformation
    • Ceci comprend l’examen des initiatives et des projets de transformation d’importance actuels, en cours d’élaboration et futurs qui touchent le ministère ou dans le cadre desquels le ministère a un rôle clé à jouer dont les initiatives horizontales. Le CMA devrait chercher des réponses aux questions concernant l’objet fondamental du projet, les compétences et l’expérience nécessaires à sa réalisation, la qualité et l’opportunité des données qui serviront à orienter les projets, la quantité de ressources disponibles par opposition à la quantité de ressources nécessaire à la réalisation des projets et, plus précisément, en quoi l’organisation et les services au stade final seront différents de ceux du stade actuel.
    • Ce domaine de responsabilité comprend, par exemple, la mise à jour sur les projets d’envergure tel que Mon PCH en ligne.

Les attentes envers le président du CMA

Il est attendu que le président du CMA, sans s’y limiter, doit :

Les attentes envers les membres du CMA

Dans l'exercice de leurs responsabilités, chaque membre du CMA doit :

Chaque année, le CMA examinera son plan de travail et s'assurera que tous ses rôles et responsabilités sont exécutés en temps opportun

Réunions

Fréquence

Conformément aux pratiques de PCH, le CMA se réunit, en personne, normalement quatre fois par année. Au moins deux téléconférences sont normalement organisées, en août et en janvier, afin de discuter des états financiers et des documents ministériels.

Quorum

Le quorum est établi par une majorité des membres externes. Il est interdit aux membres externes de se faire remplacer par un suppléant.

Préparation et participation des membres externes

Les réunions du CMA étant le point focal de l'activité du comité, les membres sont appelés à y participer activement.

Pour assurer l’efficacité des réunions du CMA, en plus de participer à chaque réunion, chaque membre :

À chaque réunion, le Bureau de la dirigeante principale de l'audit fait parvenir, environ deux semaines à l'avance, les rapports et les documents justificatifs aux membres du CMA afin de permettre suffisamment de temps aux membres pour les consulter. Des séances d'information et des renseignements sur les nouveaux enjeux et les risques sont également fournis au besoin.

Présence des membres d’office et des invités

Idéalement, la sous-ministre, la sous-ministre déléguée principale et la sous-ministre déléguée, à titre de membres d’office, ainsi que le dirigeant principal des finances et la dirigeante principale de l’audit, en tant que participants obligatoires, doivent assister à toutes les réunions du CMA. Des observateurs et des invités, comme la secrétaire ministérielle, peuvent également assister aux réunions du CMA. Le président peut inviter d’autres représentants ministériels au besoin.

Le président peut, au besoin, demander à un représentant d’un fournisseur externe de services d’assurance, comme le Bureau du vérificateur général ou le Bureau du contrôleur général, d’assister aux réunions du CMA pour discuter des plans et des constatations ainsi que d'autres questions d'intérêt mutuel.

Délibérations et compte rendu des décisions

Les conseils du CMA sont formulés sous forme de recommandations à la sous-ministre. On encourage le CMA à fournir des conseils par consensus dans la mesure du possible. Le président doit s’efforcer d’établir un consensus lorsque les membres expriment des positions, des vues ou des conseils divergents. Lorsque le consensus n’est pas possible, le compte rendu des décisions de la réunion devrait refléter la diversité des points de vue.

Le compte rendu des décisions de chaque réunion doit documenter les décisions prises par le CMA. Il doit comprendre un résumé de haut niveau des discussions ainsi qu’un aperçu des sujets abordés. Aucun commentaire contenu dans le compte rendu des décisions ne sera attribué à des membres individuels. Le secrétariat du CMA au sein du Bureau de la dirigeante principale de l’audit est chargé de préparer les comptes rendus des décisions, ce qui comprend le recensement des membres présents, et de les soumettre au CMA pour approbation.

Rencontre à huis clos

À chaque réunion, le CMA tiendra normalement une rencontre à huis clos et individuelle avec le dirigeant principal des finances, la dirigeante principale de l’audit, les représentants des fournisseurs externes de services d’assurance, lorsqu’ils sont présents, ainsi qu’avec tout autre représentant que le CMA pourra désigner, afin de discuter des défis du Ministère ou de tout autre enjeu important jugé pertinent. Une réunion à huis clos, entre les membres du CMA, aura lieu à la fin de chaque réunion.

Le CMA tiendra, au moins annuellement, une réunion à huis clos avec l’Ombudsman.

Auto-évaluation

Les membres du CMA, de même que la haute gestion, devrait périodiquement effectuer une auto-évaluation du rendement du CMA pour continuellement améliorer la façon dont il exerce ses responsabilités et améliorer sa contribution à la sous-ministre.

Évaluation externe

L’évaluation externe officielle du rendement du CMA fait partie de l’inspection des pratiques d’audit interne du Ministère qui est effectuée tous les cinq ans. L’inspection des pratiques est menée par un examinateur externe qualifié. Les résultats de cette évaluation et le plan d’action doivent être communiqués à la sous-ministre, au CMA et au Bureau du contrôleur général.

Opérations

Révision de la Charte du CMA

Conformément à la Directive sur l'audit interne du CT, le rôle, les responsabilités et les activités du CMA sont consignés dans une charte du comité ministériel d'audit, est examinée périodiquement par les membres du CMA et approuvée par la sous-ministre.

Accès au / du CMA

Le CMA a libre accès à la dirigeante principale de l’audit et au dirigeant principal des finances, de même qu’aux gestionnaires et aux documents ministériels (dans le respect des dispositions législatives applicables) si cela lui est nécessaire pour s’acquitter de ses responsabilités.

La dirigeante principale de l’audit a libre accès au CMA ainsi qu’à son président.

Orientation du CMA

Le CMA ne pourra jouer son rôle que si les membres sont bien informés. Les nouveaux membres doivent recevoir des documents d’orientation et assister à des séances d’information sur les buts, les responsabilités et les objectifs du CMA ainsi que sur les activités de PCH et du gouvernement fédéral.

Soutien au CMA

Le Bureau de la dirigeante principale de l’audit fournira au CMA les ressources nécessaires pour assumer entièrement son rôle, ses responsabilités et ses fonctions. Dans la mesure où il le juge nécessaire pour assumer ses responsabilités, et conformément à sa charte, le CMA a le pouvoir de retenir les services d’experts-conseils indépendants.

Le Bureau de la dirigeante principale de l’audit fournit des services de soutien pour :

Divulgation proactive

Conformément à la Directive sur l’audit interne du CT, PCH doit divulguer de façon proactive la rémunération et les dépenses (y compris les frais de déplacement et d’accueil) des membres externes du CMA, au moment et de la manière prescrits par le contrôleur général du Canada.

Date d’entrée en vigueur

Le CMA recommande à la sous-ministre de PCH d’approuver cette charte, qui entrera en vigueur à la date où elle sera signée par celle-ci.

Hélène Laurendeau

Sous-ministre du Patrimoine canadien

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