Rapport annuel de 2017-2018 concernant la Loi sur l’accès à l’information

Table des matières

1. Introduction
2. Structure organisationnelle
3. Délégation de pouvoirs
4. Points saillants du rapport statistique
5. Activités de formation et de sensibilisation
6. Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives
7. Plaintes et vérifications
8. Surveillance 
9. Annexe A – Ordonnance de délégation de pouvoirs 
10. Annexe B – Rapport statistique

Rapport concernant la Loi sur l’accès à l’information

1. Introduction

La Loi sur l’accès à l’information donne aux citoyens canadiens, aux résidants permanents et à toute personne physique ou morale présente au Canada le droit d’avoir accès aux documents qui relèvent des institutions fédérales, sous réserve d’exceptions précises et limitées. La Loi prévoit également que les décisions relatives à la non-divulgation des renseignements peuvent être examinées indépendamment du gouvernement.

Le présent rapport est préparé conformément à l’article 72 de la Loi, qui exige que le responsable de l’Agence de promotion économique du Canada atlantique (APECA) prépare, aux fins de dépôt au Parlement, un rapport annuel sur l’application de cette loi. Le rapport sera publié sur le site Web de l’Agence.

Le mandat de l’APECA est de favoriser le développement économique du Canada atlantique et, tout particulièrement, d’accroître les revenus gagnés et les perspectives d’emploi dans la région. Des renseignements supplémentaires se trouvent sur le site Web de l’APECA (http://www.acoa-apeca.gc.ca/fra/Pages/Accueil.aspx).

2. Structure organisationnelle

La Direction de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) veille à l’application de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Elle compte une directrice (coordonnatrice de l’AIPRP) et une employée de soutien au siège social de l’APECA à Moncton, au Nouveau-Brunswick. La coordonnatrice de l’AIPRP est responsable du traitement de toutes les demandes d’accès à l’information et de renseignements personnels, ainsi que de l’élaboration, de la coordination et de la mise en œuvre de politiques, de directives et de procédures efficaces pour gérer la conformité de l’Agence aux lois en matière d’AIPRP.

De plus, la coordonnatrice de l’AIPRP examine divers documents avant qu’ils soient publiés afin de s’assurer qu’ils ne contiennent pas de renseignements pouvant faire l’objet d’une exception ou d’une exclusion en vertu des lois. Pendant la période visée par le rapport, la coordonnatrice de l’AIPRP a examiné les documents préparés en réponse à 89 questions parlementaires écrites.

Les directions générales et les bureaux régionaux veillent également à l’application des lois en matière d’AIPRP à l’Agence. Chaque secteur et direction générale de l’organisation compte un agent de liaison (relevant normalement du sous‑ministre ou d’un sous-ministre adjoint) qui coordonne le processus de repérage des documents. De plus, une employée occasionnelle a été embauchée pendant deux mois et une employée de l’APECA a été affectée au sein de la Direction de l’AIPRP pendant environ trois mois pour aider à gérer la charge de travail en 2017‑2018.

3. Délégation de pouvoirs

Aux fins de l’application de la Loi sur l’accès à l’information, le président a délégué les pleins pouvoirs au vice-président des Finances et Services corporatifs et secrétaire général, et il a délégué des pouvoirs partiels à la coordonnatrice de l’AIPRP.

Une copie signée de l’instrument de délégation se rapportant à la Loi sur l’accès à l’information se trouve à l’Annexe A.

4. Points saillants du rapport statistique

Les paragraphes suivants ont pour objet d’aider le lecteur à interpréter l’information donnée à l’Annexe B.

Nombre de demandes reçues et traitées

L’Agence a reçu 20 demandes en 2017-2018, ce qui représente une réduction de 39 p. 100 par rapport à la période précédente. En tout, 23 demandes ont été fermées en 2017-2018, dont trois qui ont été reportées de l’exercice précédent. Cela représente une diminution d’environ 27 p. 100 par rapport à la période précédente. Les documents en réponse à une demande ont été entièrement divulgués, et ceux en réponse à 19 demandes ont été partiellement divulgués. L’Agence a fourni des copies papier des documents en réponse à treize demandes et des fichiers électroniques en réponse à sept demandes. Une demande a été abandonnée, et l’Agence n’avait aucun document à fournir en réponse aux deux autres demandes.

Le tableau suivant démontre la tendance à l’égard du nombre de demandes fermées, par source, au cours des dix derniers exercices financiers. Selon l’information précisée par les demandeurs au moment de la présentation de leur demande, plus de 50 p. 100 des demandes fermées pendant la période visée ont été présentées par des membres du public.

Nombre de demandes	Nombre de pages traitées	Nombre de pages divulguées
7	moins de 100 pages	255
7	entre 101 et 500 pages	1 195
0	entre 501 et 1 000 pages	0
6	entre 1 001 et 5 000 pages	4 892

L’Agence a dû entreprendre les consultations suivantes concernant la divulgation de 4 876 pages de documents dans le cadre du traitement de quatorze demandes :

• 935 avis à des tiers en vertu de l’article 27 de la Loi;
• un avis à un tiers en vertu de l’article 28 de la Loi;
• neuf consultations auprès d’autres institutions gouvernementales.

Prorogations

Tel qu’il est décrit dans le tableau suivant, l’Agence a eu recours à des prorogations pour répondre à 18 demandes d’accès :

Exercice	Nombre de réponses envoyées à temps / nombre total de demandes	Pourcentage de réponses envoyées à temps
2008-2009	18/37	49 %
2009-2010	17/23	74 %
2010-2011	27/46	59 %
2011-2012	19/39	49 %
2012-2013	22/36	61 %
2013-2014	16/28	57 %
2014-2015	36/42	86 %
2015-2016	20/25	80 %
2016-2017	29/32	91 %
2017-2018	19/23	83 %

Frais

La Loi sur l’accès à l’information autorise la collecte de frais de 5 $ pour la présentation d’une demande. L’Agence aurait pu exiger d’autres frais conformément au Règlement sur l’accès à l’information.

En tout, l’Agence a perçu des frais de 95 $ pour la présentation de 19 des 23 demandes fermées pendant la période visée par le rapport. Elle a renoncé aux frais relatifs à deux demandes, ainsi qu’aux frais de présentation d’une demande abandonnée et d’une demande transférée par une autre institution. L’Agence a également renoncé à des frais de recherche totalisant 1 207 $ et à des frais de reproduction totalisant 1 253 $.

Consultations

En 2017‑2018, l’Agence a répondu à 90 demandes de consultation reçues d’autres institutions fédérales et des gouvernements provinciaux, ce qui représente une augmentation de 75 p. 100 par rapport à la période précédente. Ces consultations ont occasionné l’examen de 1 185 pages de documents. Seulement trois réponses ont été envoyées en retard : la première a accusé un retard d’un jour, la deuxième, un retard de trois jours, et la troisième, un retard de cinq jours en raison du temps nécessaire pour consulter le bureau de première responsabilité.

Coûts

En 2017-2018, le coût total de l’application de la Loi sur l’accès à l’information s’est élevé à 205 596 $. Ce montant représente 197 465 $ en salaires et 8 131 $ en frais de fonctionnement et d’entretien (licences d’utilisation de systèmes, déplacements, formation, etc.).

Comparativement à la période précédente, cela correspond à une augmentation de 24 320 $ en salaires pour l’employée temporaire de la Direction de l’AIPRP embauchée pour aider à gérer la charge de travail, ainsi qu’aux augmentations de salaire découlant de la nouvelle convention collective. Les frais administratifs ont diminué de 5 743 $ en raison de déplacements réduits.

5. Activités de formation et de sensibilisation

Des séances de sensibilisation aux exigences de la Loi sur l’accès à l’information sont offertes sur demande à tous les employés de l’Agence. Aucune séance officielle n’a été offerte pendant l’exercice.

Cependant, de nombreuses séances informelles ont été présentées aux employés de l’Agence qui ont demandé de l’information sur les exigences de la Loi pendant la période visée par le rapport.

6. Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives

Conformément à la Directive provisoire concernant l’administration de la Loi sur l’accès à l'information, qui est entrée en vigueur le 5 mai 2016, l’Agence continue à renoncer à tous les frais prévus par la Loi et le Règlement à l’exception des frais de présentation.

L’Agence n’a mis en application aucune politique, ligne directrice ou procédure nouvelle ou révisée quant à l’accès à l’information pendant la période visée.

7. Plaintes et vérifications

Les demandeurs peuvent déposer une plainte auprès du Commissariat à l’information au sujet de toute question relative au traitement de leurs demandes.

Une enquête découlant d’une plainte concernant le recours à une prorogation pour répondre à une demande reçue en 2017-2018 a été fermée en décembre 2017 sans mesure supplémentaire requise de la part de l’Agence. Il n’y a donc aucune plainte en suspens.

Aucune vérification n’a pris fin pendant la période du rapport.

8. Surveillance

Aucune surveillance n’a été effectuée au cours de la période du rapport.

Annexe A

Ordonnance de délégation de pouvoirs en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

Conformément à l’article 73 de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels (L.C. 1980‑81‑82‑83, ch. 113, annexe 1), le président de l’Agence de promotion économique du Canada atlantique désigne par la présente les personnes qui détiennent les postes indiqués dans les instruments de délégation pour leur déléguer ses attributions en tant que responsable de l’institution fédérale aux termes de lesdites lois.

Original signé par le président aux fins de la Loi sur l’agence de promotion économique du Canada atlantique le 24 juillet 2017.

Instrument de délégation ‑ la Loi sur l’accès à l’information

Les dispositions de la Loi sur l’accès à l’information suivantes ont été déléguées au vice-président des Finances et Services corporatifs et secrétaire générale :

4(2.1) Responsabilité de l’institution fédérale

7a) Notification

7b) Autoriser l’accès à un document

8(1) Transmettre la demande à une autre institution

9 Prorogation du délai

11 (2), (3), (4), (5), (6) Frais supplémentaires

12(2)b) Langue de communication des renseignements

12(3)b) Accès aux renseignements sur un support de substitution

13 Exception ‑ Renseignements obtenus à titre confidentiel

14 Exception ‑ Affaires fédéro‑provinciales

15 Exception ‑ Affaires internationales et défense

16 Exception ‑ Application de la loi et enquêtes

17 Exception ‑ Sécurité des personnes

18 Exception ‑ Intérêts économiques du Canada

19 Exception ‑ Renseignements personnels

20 Exception ‑ Renseignements de tiers

21 Exception ‑ Activités du gouvernement

22 Exception ‑ Procédures de vérification

23 Exception ‑ Secret professionnel des avocats

24 Exception ‑ Interdictions réglementaires

25 Prélèvements

26 Exception ‑ Renseignements devant être publiés

27 (1), (4) Avis aux tiers

28 (1)b), (2), (4) Avis aux tiers

29(1) Recommandation du Commissaire à l’information

33 Avis au Commissaire à l’information de la participation d’un tiers

35(2)b) Droit de présenter des observations

37(4) Accès accordé au plaignant

43(1) Avis au tiers (demande de révision à la Cour fédérale)

44(2) Avis au demandeur (demande de révision par la Cour fédérale, présentée par un tiers)

52(2)b), (3) Règles spéciales concernant les audiences

71(1) Salles publiques de consultation des manuels

72 Élaborer un rapport annuel à l’intention du Parlement

Dispositions du Règlement sur l’accès à l’information

6(1) Transmettre une demande

7(2) Frais liés à la recherche et à la préparation

7(3) Frais liés à la production et aux programmes

8 Donner accès aux documents

8.1 Restrictions applicables au support

Les dispositions de la Loi sur l’accès à l’information suivantes ont été déléguées à la directrice-coordonnatrice à l’Accès à l’information et protection des renseignements personnels :

4(2.1) Responsabilité de l’institution fédérale

7a) Notification

8(1) Transmettre la demande à une autre institution

9 Prorogation du délai

11 (2), (3), (4), (5), (6) Frais supplémentaires

12(2)b) Langue de communication des renseignements

12(3)b) Accès aux renseignements sur un support de substitution

27 (1), (4) Avis aux tiers

28 (1)b), (2), (4) Avis aux tiers

29(1) Recommandation du Commissaire à l’information

33 Avis au Commissaire à l’information de la participation d’un tiers

35(2)b) Droit de présenter des observations

43(1) Avis au tiers (demande de révision à la Cour fédérale)

44(2) Avis au demandeur (demande de révision par la Cour fédérale, présentée par un tiers)

52(2)b), (3) Règles spéciales concernant les audiences

71(1) Salles publiques de consultation des manuels

72 Élaborer un rapport annuel à l’intention du Parlement

Dispositions du Règlement sur l’accès à l’information

6(1) Transmettre une demande

7(2) Frais liés à la recherche et à la préparation

7(3) Frais liés à la production et aux programmes

Annexe B

Rapport statistique sur la Loi sur l’accès à l’information

Nom de l’institution : Agence de promotion économique du Canada atlantique Période visée par le rapport : du 1^er avril 2017 au 31 mars 2018

Partie 1 : Demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

1.1 Nombre de demandes

Source	Nombre de demandes
Médias	3
Secteur universitaire	1
Secteur commercial (secteur privé)	5
Organisme	0
Public	11
Refuse de s’identifier	0
Total	20

1.3 Demandes informelles

Délai de traitement de 121 à 180 jours	Délai de traitement de 181 à 365 jours	Plus de 365 jours de délai de traitement	Total
0	0	0	18

Partie 2 – Demandes fermées pendant la période d’établissement de rapport

2.1 Disposition et délai de traitement

Disposition	Délai de traitement de 121 à 180 jours	Délai de traitement de 181 à 365 jours	Plus de 365 jours de délai de traitement de	Total
Communication totale	0	0	0	1
Communication partielle	2	3	0	19
Exception totale	0	0	0	0
Exclusion totale	0	0	0	0
Aucun document n’existe	0	0	0	2
Demande transmise	0	0	0	0
Demande abandonnée	0	0	0	1
Ni confirmé ni infirmée	0	0	0	0
Total	2	3	0	23

2.2 Exceptions

Article	Nombre de demandes
68 a)	3
68 b)	0
68 c)	0
68.1	0
68.2 a)	0
68.2 b)	0
69(1)	0
69(1)a)	0
69(1)b)	0
69(1)c)	0
69(1)d)	0
69(1)e)	0
69(1)f)	0
69(1)g) re a)	0
69(1)g) re b)	0
69(1)g) re c)	0
69(1)g) re d)	0
69(1)g) re e)	0
69(1)g) re f)	0
69.1(1)	0

2.4 Support des documents divulgués

Disposition des demandes	Nombre de pages traitées	Nombre de pages divulguées	Nombre de demandes
Communication totale	2	2	1
Communication partielle	14 965	6 340	19
Exception totale	0	0	0
Exclusion totale	0	0	0
Demande abandonnée	0	0	1
Ni confirmée ni infirmée	0	0	0

2.5.2 Pages pertinentes traitées et divulguées en fonction de l’ampleur des demandes

Disposition	Nombre de demandes ou qu’il avait 1 001 à 5 000 pages traitées	Pages divulguées	Nombre de demandes ou qu’il avait plus de 5 000 pages traitées	Pages divulguées
Communication totale	0	0	0	0
Communication partielle	6	4 892	0	0
Exception totale	0	0	0	0
Exclusion totale	0	0	0	0
Demande abandonnée	0	0	0	0
Ni confirmée ni infirmée	0	0	0	0
Total	6	4 892	0	0

2.5.3 Autres complexités

Nombre de demandes fermées après le délai statutaire	Charge de travail	Consultation externe	Consultation interne	Autre
4	2	2	0	0

2.6.2 Nombre de jours de retard

Demandes de traduction	Acceptées	Refusées	Total
De l’anglais au français	0	0	0
Du français à l’anglais	0	0	0
Total	0	0	0

Partie 3 - Prorogations

3.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes

Durée des prorogations	9(1)a) Entrave au fonctionnement	9(1)b) - Consultation Article 69	9(1)b) Consultation - Autre	9(1)c) Avis à un tiers
30 jours ou moins	3	0	10	2
31 à 60 jours	11	0	0	3
61 à 120 jours	0	0	2	0
121 à 180 jours	1	0	0	2
181 à 365 jours	0	0	0	0
Plus de 365 jours	0	0	0	0
Total	15	0	12	7

Partie 4 - Frais

Consultations	Autres institutions fédérales	Nombre de pages à traiter	Autres organismes	Nombre de pages à traiter
Reçues pendant la période d’établissement de rapport	89	1 176	1	4
En suspens à la fin de la période d’établissement de rapport précédente	1	12	0	0
Total	90	1 188	1	4
Fermées pendant la période d’établissement de rapport	89	1 185	1	4
Reportées à la prochaine période d’établissement de rapport	1	3	0	0

5.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada

Recommandation	121 à 180 jours requis pour traiter les demandes de consultation	181 à 365 jours requis pour traiter les demandes de consultation	Plus de 365 jours requis pour traiter les demandes de consultation	Total
Communiquer en entier	0	0	0	42
Communiquer en partie	0	0	0	47
Exempter en entier	0	0	0	0
Exclure en entier	0	0	0	0
Consulter une autre institution	0	0	0	0
Autre	0	0	0	0
Total	0	0	0	89

5.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organisations

Recommandation	121 à 180 jours requis pour traiter les demandes de consultation	181 à 365 jours requis pour traiter les demandes de consultation	Plus de 365 jours requis pour traiter les demandes de consultation	Total
Communiquer en entier	0	0	0	1
Communiquer en partie	0	0	0	0
Exempter en entier	0	0	0	0
Exclure en entier	0	0	0	0
Consulter une autre institution	0	0	0	0
Autre	0	0	0	0
Total	0	0	0	1

Partie 6 – Délais de traitement des consultations sur les renseignements confidentiels du Cabinet

6.1 Demandes auprès des Services juridiques

Nombre de jours	Nombre de demandes avec 1 001 à 5 000 pages traitées	Pages divulguées	Nombre de demandes avec plus de 5 000 pages traitées	Pages divulguées
1 à 15	0	0	0	0
16 à 30	0	0	0	0
31 à 60	0	0	0	0
61 à 120	0	0	0	0
121 à 180	0	0	0	0
181 à 365	0	0	0	0
Plus de 365 jours	0	0	0	0
Total	0	0	0	0

6.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé

Nombre de jours	Nombre de demandes avec 1 001 à 5 000 pages traitées	Pages divulguées	Nombre de demandes avec plus de 5 000 pages traitées	Pages divulguées
1 à 15	0	0	0	0
16 à 30	0	0	0	0
31 à 60	0	0	0	0
61 à 120	0	0	0	0
121 à 180	0	0	0	0
181 à 365	0	0	0	0
Plus de 365 jours	0	0	0	0
Total	0	0	0	0

Partie 7 – Plaintes et enquêtes

Article 41	Article 42	Article 44	Total
0	0	0	0

Partie 9 – Ressources liées à la Loi sur l’accès à l’information

9.1 Coûts

Ressources	Années‑personnes consacrées aux activités liées à l’accès à l’information
Employés à temps plein	2,30
Employés à temps partiel et occasionnels	0,00
Employés régionaux	0,00
Experts-conseils et personnel de l’Agence	0,00
Étudiants	0,00
Total	2,30