Rapport annuel de 2017-2018 concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels

Table des matières

  1. Introduction
  2. Structure organisationnelle
  3. Délégation des pouvoirs
  4. Points saillants du rapport statistique
  5. Formation et sensibilisation
  6. Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives
  7. Plaintes et vérifications
  8. Surveillance
  9. Atteintes substantielles à la vie privée
  10. Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée
  11. Divulgations dans l’intérêt public 
  12. Annexe A – Ordonnance de délégation de pouvoirs
  13. Annexe B – Rapport Statistique

Rapport concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels

1. Introduction

La Loi sur la protection des renseignements personnels confère aux personnes le droit d’accéder aux renseignements personnels détenus sur eux-mêmes par les organisations du gouvernement fédéral qui figurent dans l’annexe de la Loi et d’en demander la correction. La Loi oblige aussi ces organisations à respecter le droit à la vie privée en limitant la collecte, l’utilisation et la divulgation de renseignements personnels.

Le présent rapport est préparé conformément à l’article 72 de la Loi, qui exige que le responsable de l’Agence de promotion économique du Canada atlantique (APECA) prépare, aux fins de dépôt au Parlement, un rapport annuel sur l’application de cette loi. Le rapport sera publié sur le site Web de l’Agence.

Le mandat de l’APECA est de favoriser le développement économique du Canada atlantique et, tout particulièrement, d’accroître les revenus gagnés et les perspectives d’emploi dans la région. Des renseignements supplémentaires se trouvent sur le site Web de l’APECA (http://www.acoa-apeca.gc.ca/Fra/Pages/Accueil.aspx).

2. Structure organisationnelle

La Direction de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) veille à l’application de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Elle compte une directrice (coordonnatrice de l’AIPRP) et une employée de soutien au siège social de l’APECA à Moncton, au Nouveau-Brunswick. La coordonnatrice de l’AIPRP est responsable du traitement de toutes les demandes d’accès à l’information et de renseignements personnels, ainsi que de l’élaboration, de la coordination et de la mise en œuvre de politiques, de directives et de procédures efficaces pour gérer la conformité de l’Agence aux lois en matière d’AIPRP.

De plus, la coordonnatrice de l’AIPRP examine divers documents avant qu’ils soient publiés afin de s’assurer qu’ils ne contiennent pas de renseignements pouvant faire l’objet d’une exception ou d’une exclusion en vertu des lois. Pendant la période visée par le rapport, la directrice de l’AIPRP a examiné les documents préparés en réponse à 89 questions parlementaires écrites.

Les directions générales et les bureaux régionaux veillent également à l’application des lois en matière d’AIPRP à l’Agence. Chaque secteur et direction générale de l’organisation compte un agent de liaison (relevant normalement du sous-ministre ou d’un sous-ministre adjoint) qui coordonne le processus de repérage des documents.

3. Délégation des pouvoirs

Aux fins de l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le président a délégué les pleins pouvoirs au vice-président des Finances et Services corporatifs et secrétaire général, et il a délégué des pouvoirs partiels à la coordonnatrice de l’AIPRP. Une copie signée de l’instrument de délégation se rapportant à la Loi sur la protection des renseignements personnels se trouve à l’Annexe A.

4. Points saillants du rapport statistique

Le rapport statistique se trouve à l’Annexe B. L’Agence a répondu, dans les délais prescrits par la loi, à deux demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels qui ont été fermées pendant période visée par le rapport.

L’une des deux demandes a été reçue pendant la période visée et les sept pages de documents demandées ont été divulguées en totalité au demandeur le vingtième jour.

Le délai de réponse à l’autre demande, qui avait été reportée de la période précédente, a été prorogé de 30 jours pour permettre à l’Agence de consulter un organisme provincial. En tout, 137 pages de documents ont été examinées en réponse à cette demande et 24 pages constituaient des duplicata. Conformément à l’article 26 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, la communication de 30 pages a été refusée car les documents contenaient des renseignements personnels au sujet d’une autre personne. L’Agence a fourni une copie des 83 autres pages au demandeur le quarante-huitième jour.

L’Agence a également répondu à une demande de consultation reçue d’une autre institution fédérale en onze jours. Elle a recommandé la communication partielle des documents.

En 2017-2018, le coût de l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels s’est établi à 12 444 $, correspondant à une partie du salaire de la coordonnatrice de l’AIPRP et à des frais de fonctionnement et d’entretien. Il s’agit d’une hausse de 897 $ par rapport à la période précédente en raison des augmentations de salaire découlant de la nouvelle convention collective.

Le tableau suivant démontre la tendance à l’égard du nombre de demandes fermées au cours des dix derniers exercices financiers.

Exercice financier 2008-2009 2009-2010 2010-2011 2011-2012 2012-2013 2013-2014 2014-2015 2015-2016 2016-2017 2017-2018
Totaux 1 1 0 0 2 1 2 0 1 2

5. Formation et sensibilisation

La coordonnatrice de l’AIPRP a présenté des séances d’information informelles au personnel sur les exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels au cours de la période visée par le rapport. Cependant, elle n’a offert aucune séance officielle.

6. Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives

L’Agence n’a mis en application aucune politique, ligne directrice, procédure ou initiative nouvelle ou révisée quant à la protection des renseignements personnels pendant la période visée.

7. Plaintes et vérifications

Aucune plainte en vertu de la Loi n’a été reçue et aucune enquête ou vérification n’a pris fin pendant la période visée par le rapport.

8. Surveillance

Puisque l’Agence n’a pas reçu beaucoup de demandes d’accès à des renseignements personnels, aucune surveillance n’a été effectuée en 2017-2018.

9. Atteintes substantielles à la vie privée

Aucun cas d’atteinte substantielle à la vie privée n’a été signalé au Commissariat à la vie privée et à la Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada au cours de la période visée par le rapport.

10. Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

Aucune évaluation des facteurs relatifs à la vie privée n’a été effectuée en 2017‑2018.

11. Divulgations dans l’intérêt public

L’Agence n’a pas divulgué de renseignements personnels en vertu de l’alinéa 8(2)m) de la Loi pendant la période visée par le rapport.

Annexe A

Ordonnance de délégation de pouvoirs en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Conformément à l’article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le président de l’Agence de promotion économique du Canada atlantique désigne par la présente les personnes qui détiennent les postes indiqués dans l’instrument de délégation ci-joint pour leur déléguer ses attributions en tant que responsable de l’institution fédérale aux termes de ladite loi.

Original signé par le président aux fins de la Loi sur l’Agence de promotion économique du Canada atlantique.

Instrument de délégation – Loi sur la protection des renseignements personnels

Les dispositions de la Lois sur la protection des renseignements personnels suivantes ont été déléguées au vice-président des Finances et Services corporatifs et secrétaire générale :

8(2)j) Communication de renseignements personnels à des fins de recherche

8(2)m) Communication de renseignements personnels dans l’intérêt du public ou de l’individu concerné

8(4) Conservation des copies de demandes reçues en vertu de l’alinéa 8(2)e)

8(5) Avis de communication en vertu de l’alinéa 8(2)m)

9(1) Conservation d’un relevé des cas d’usage

9(4) Usages compatibles

10 Versement des renseignements personnels dans les fichiers de renseignements personnels

14 Notification lors de demande de communication

15 Prorogation du délai

17(2)b) Version de la communication

17(3)b) Communication sur support de substitution

18(2) Exception - renseignements contenus dans un fichier inconsultable

19(1) Exception - renseignements personnels obtenus à titre confidentiel

19(2) Exception - cas où la communication de renseignements visés au paragraphe 19(1) est autorisée

20 Exception – affaires fédéro‑provinciales

21 Exception - affaires internationales et défense

22 Exception - application des lois et enquêtes

23 Exception - enquêtes de sécurité

24 Exception - individus condamnés pour une infraction

25 Exception - sécurité des individus

26 Exception - renseignements concernant un autre individu

27 Exception - secret professionnel des avocats

28 Exception – dossiers médicaux

31 Avis d’enquête

33(2) Droit de présenter ses observations

35(1) Conclusions et recommandations du Commissaire à la protection de la vie privée

35(4) Communication accordée

36(3) Rapport des conclusions et recommandations du Commissaire visant un fichier inconsultable

37(3) Rapport des conclusions et recommandations du Commissaire (contrôle d’application)

51(2)b) Règles spéciales (auditions)

51(3) Présentation d’arguments en l’absence d’une partie

72(1) Rapports au Parlement

Règlement sur la protection des renseignements personnels

9 Fournir des installations convenables et fixer un moment pour examiner les renseignements personnels

11(2) Avis que les corrections demandées ont été effectuées

11(4) Avis que les corrections demandées ont été refusées

Les dispositions de la Lois sur la protection des renseignements personnels suivantes ont été déléguées à la directrice-coordonnatrice à l’Access à l’information et protection des renseignements personnels :

8(2)j) Communication de renseignements personnels à des fins de recherche

8(2)m) Communication de renseignements personnels dans l’intérêt du public ou de l’individu concerné 8(4) Conservation des copies de demandes reçues en vertu de l’alinéa 8(2)e)

8(5) Avis de communication en vertu de l’alinéa 8(2)m)

9(1) Conservation d’un relevé des cas d’usage

9(4) Usages compatibles

10 Versement des renseignements personnels dans les fichiers de renseignements personnels

14 Notification lors de demande de communication

15 Prorogation du délai

17(2)b) Version de la communication

17(3)b) Communication sur support de substitution

31 Avis d’enquête

33(2) Droit de présenter ses observations

35(1) Conclusions et recommandations du Commissaire à la protection de la vie privée

36(3) Rapport des conclusions et recommandations du Commissaire visant un fichier inconsultable

37(3) Rapport des conclusions et recommandations du Commissaire (contrôle d’application)

51(2)b) Règles spéciales (auditions)

51(3) Présentation d’arguments en l’absence d’une partie

72(1) Rapports au Parlement

Règlement sur la protection des renseignements personnels

9 Fournir des installations convenables et fixer un moment pour examiner les renseignements personnels

11(2) Avis que les corrections demandées ont été effectuées

11(4) Avis que les corrections demandées ont été refusées

Annexe B

Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l’institution : Agence de promotion économique du Canada atlantique Période visée par le rapport : du 1er avril 2017 au 31 mars 2018

Partie 1 – Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nombre de demandes
Reçues pendant la période d’établissement de rapport 1
En suspens à la fin de la période d’établissement de rapport précédente 1
Total 2
Fermées pendant la période d’établissement de rapport 2
Reportées à la prochaine période d’établissement de rapport 0

Partie 2 – Demandes fermées pendant la période visée par le rapport

2.1 Disposition et délai de traitement

Disposition Délai de traitement de 1 à 15 jours Délai de traitement de 16 à 30 jours Délai de traitement de 31 à 60 jours Délai de traitement de 61 à 120 jours
Communication totale 0 1 0 0
Communication partielle 0 0 1 0
Exception totale 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0
Aucun document n’existe 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0
Total 0 1 1 0

2.1 Disposition et délai de traitement (suite)

Disposition Délai de traitement de 121 à 180 jours Délai de traitement de 181 à 365 jours Délai de traitement de plus de 365 jours Total
Communication totale 0 0 0 1
Communication partielle 0 0 0 1
Exception totale 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0
Aucun document n’existe 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0
Total 0 0 0 2

2.2 Exceptions

Article Nombre de demandes
18(2) 0
19(1)a) 0
19(1)b) 0
19(1)c) 0
19(1)d) 0
19(1)e) 0
19(1)f) 0
20 0
21 0
22(1)a)(i) 0
22(1)a)(ii) 0
22(1)a)(iii) 0
22(1)b) 0
22(1)c) 0
22(2) 0
22.1 0
22.2 0
22.3 0
23 a) 0
23 b) 0
24 a) 0
24 b) 0
25 0
26 1
27 0
28 0

2.3 Exclusions

Article Nombre de demandes
69(1)a) 0
69(1)b) 0
69.1 0
70(1) 0
70(1)a) 0
70(1)b) 0
70(1)c) 0
70(1)d) 0
70(1)e) 0
70(1)f) 0
70.1 0

2.4 Support des documents divulgués

Disposition Papier Électronique Autre
Communication totale 1 0 0
Communication partielle 1 0 0
Total 2 0 0

2.5 Complexité

2.5.1 Pages pertinentes traitées et divulguées

Disposition des demandes Nombre de pages traitées Nombre de pages divulguées Nombre de demandes
Communication totale 7 7 1
Communication partielle 137 83 1
Exception totale 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0
Total 144 90 2

2.5.2 Pages pertinentes traitées et divulguées en fonction de l’ampleur des demandes

Disposition Nombre de demandes ou qu’il avait moins de 100 pages traitées Pages divulguées Nombre de demandes ou qu’il avait 101 à 500 pages traitées Pages divulguées Nombre de demandes ou qu’il avait 501 à 1 000 pages traitées Pages divulguées
Communication totale 1 7 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 1 83 0 0
Exception totale 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0 0 0
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0 0
Total 1 7 1 83 0 0

2.5.2 Pages pertinentes traitées et divulguées en fonction de l’ampleur des demandes (suite)

Disposition Nombre de demandes ou qu’il avait 1 001 à 5 000 pages traitées Pages divulguées Nombre de demandes ou qu’il avait plus de 5 000 pages traitées Pages divulguées
Communication totale 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 0 0
Exception totale 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0
Total 0 0 0 0

2.5.3 Autres complexités

Disposition Consultation requise Avis juridique Renseignements entremêlés Autre Total
Communication totale 0 0 0 0 0
Communication partielle 1 0 0 0 1
Exception totale 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0 0
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0
Total 1 0 0 0 1

2.6 Présomptions de refus

2.6.1 Motifs du non‑respect du délai statutaire

Nombre de demandes fermées après le délai statutaire Motif principal - charge de travail Motif principal ‑ consultation externe Motif principal ‑ consultation interne Motif principal ‑ autre
0 0 0 0 0

2.6.2 Nombre de jours de retard

Nombre de jours de retard Nombre de demandes en retard où le délai n’a pas été prorogé Nombre de demandes en retard où le délai a été prorogé Total
1 à 15 jours 0 0 0
16 à 30 jours 0 0 0
31 à 60 jours 0 0 0
61 à 120 jours 0 0 0
121 à 180 jours 0 0 0
181 à 365 jours 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0
Total 0 0 0

2.7 Demandes de traduction

Demandes de traduction Acceptées Refusées Total
De l’anglais au français 0 0 0
Du français à l’anglais 0 0 0
Total 0 0 0

Partie 3 – Communication en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)

Alinéa 8(2)e) Alinéa 8(2)m) Paragraphe 8(5) Total
0 0 0 0

Partie 4 – Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Disposition des demandes de correction reçues Nombre
Mentions annexées 0
Demandes de correction acceptées 0
Total 0

Partie 5 - Prorogation

5.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes

Disposition des demandes où le délai a été prorogé 15 a)i) Entrave au fonctionnement 15 a)ii) Consultation ‑ Article 70 15 a)ii) Consultation ‑ Autre b) Traduction ou conversion
Communication totale 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 1 0
Exception totale 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0
Aucun document n’existe 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0
Total 0 0 1 0

5.2 Durée des prorogations

Durée des prorogations 15(a)(i) Entrave au fonctionnement 15(a)(ii) Consultation ‑ Article 70 15(a)(ii) Consultation ‑ Autre 15(b) Traduction ou conversion
1 à 15 jours 0 0 0 0
16 à 30 jours 0 0 1 0
Total 0 0 1 0

Partie 6 – Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organismes

6.1 Demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada et organismes

Consultations Autres institutions du gouvernement du Canada Nombre de pages à traiter Autres organismes Nombre de pages à traiter
Reçues pendant la période d’établissement de rapport 0 0 1 30
En suspens à la fin de la période d’établissement de rapport précédente 0 0 0 0
Total 0 0 1 30
Fermées pendant la période d’établissement de rapport 0 0 1 30
Reportées à la prochaine période d’établissement de rapport 0 0 0 0

6.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada

Recommandation 1 à 15 jours requis pour traiter les demandes de consultation 16 à 30 jours requis pour traiter les demandes de consultation 31 à 60 jours requis pour traiter les demandes de consultation 61 à 120 jours requis pour traiter les demandes de consultation
Communication totale 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 0 0
Exception totale 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0
Consultation d’une autre institution 0 0 0 0
Autre 0 0 0 0
Total 0 0 0 0

6.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada (suite)

Recommandation 121 à 180 jours requis pour traiter les demandes de consultation 181 à 365 jours requis pour traiter les demandes de consultation Plus de 365 jours requis pour traiter les demandes de consultation Total
Communication totale 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 0 0
Exception totale 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0
Consultation d’une autre institution 0 0 0 0
Autre 0 0 0 0
Total 0 0 0 0

6.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organismes

Recommandation 1 à 15 jours requis pour traiter les demandes de consultation 16 à 30 jours requis pour traiter les demandes de consultation 31 à 60 jours requis pour traiter les demandes de consultation 61 à 120 jours requis pour traiter les demandes de consultation
Communication totale 0 0 0 0
Communication partielle 1 0 0 0
Exception totale 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0
Consultation d’une autre institution 0 0 0 0
Autre 0 0 0 0
Total 1 0 0 0

6.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organismes (suite)

Recommandation 121 à 180 jours requis pour traiter les demandes de consultation 181 à 365 jours requis pour traiter les demandes de consultation Plus de 365 jours requis pour traiter les demandes de consultation Total
Communication totale 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 0 1
Exception totale 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0
Consultation d’une autre institution 0 0 0 0
Autre 0 0 0 0
Total 0 0 0 1

Partie 7 – Délais de traitement des demandes de consultation sur les renseignements confidentiels du Cabinet

7.1 Demandes auprès des Services juridiques

Nombre de jours Nombre de demandes ou qu’il avait moins de 100 pages traitées Pages divulguées Nombre de demandes ou qu’il avait 101 à 500 pages traitées Pages divulguées Nombre de demandes ou qu’il avait 501 à 1 000 pages traitées Pages divulguées
1 à 15 0 0 0 0 0 0
16 à 30 0 0 0 0 0 0
31 à 60 0 0 0 0 0 0
61 à 120 0 0 0 0 0 0
121 à 180 0 0 0 0 0 0
181 à 365 0 0 0 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0

7.1 Demandes auprès des Services juridiques (suite)

Nombre de jours Nombre de demandes ou qu’il avait 1 001 à 5 000 pages traitées Pages divulguées Nombre de demandes ou qu’il avait plus de 5 000 pages traitées Pages divulguées
1 à 15 0 0 0 0
16 à 30 0 0 0 0
31 à 60 0 0 0 0
61 à 120 0 0 0 0
121 à 180 0 0 0 0
181 à 365 0 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0 0
Total 0 0 0 0

7.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé

Nombre de jours Nombre de demandes ou qu’il avait moins de 100 pages traitées Pages divulguées Nombre de demandes ou qu’il avait 101 à 500 pages traitées Pages divulguées Nombre de demandes ou qu’il avait 501 à 1 000 pages traitées Pages divulguées
1 à 15 0 0 0 0 0 0
16 à 30 0 0 0 0 0 0
31 à 60 0 0 0 0 0 0
61 à 120 0 0 0 0 0 0
121 à 180 0 0 0 0 0 0
181 à 365 0 0 0 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0

7.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé (suite)

Nombre de jours Nombre de demandes ou qu’il avait 1 001 à 5 000 pages traitées Pages divulguées Nombre de demandes ou qu’il avait plus de 5 000 pages traitées Pages divulguées
1 à 15 0 0 0 0
16 à 30 0 0 0 0
31 à 60 0 0 0 0
61 à 120 0 0 0 0
121 à 180 0 0 0 0
181 à 365 0 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0 0
Total 0 0 0 0

Partie 8 – Plaintes et enquêtes

Article 31 Article 35 Article 37 Recours judiciaire Total
0 0 0 0 0

Partie 9 – Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) : 0

Partie 10 – Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

10.1 Coûts

Dépenses Montant
Salaires 11 541,00 $
Heures supplémentaires 0,00 $
Biens et services (autres) 903,00 $
Total 12 444,00 $

10.2 Ressources humaines

Ressources Années-personnes consacrées aux activités liées à la protection des renseignements personnels
Employés à temps plein 0,10
Employés à temps partiel et occasionnels 0,00
Employés régionaux 0,00
Experts-conseils et personnel de l’Agence 0,00
Étudiants 0,00
Total 0,10
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