2018-2019 Rapport annuel au Parlement - La loi sur la protection des renseignements personnels

TABLE DES MATIÈRES

RAPPORT CONCERNANT LA LOI SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

1. Introduction

2. Structure organisationnelle

3. Délégation des pouvoirs

4. Points saillants du rapport statistique

5. Formation et sensibilisation

6. Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives

7. Plaintes et vérifications

8. Surveillance

9. Atteintes substantielles à la vie privée

10. Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

11. Divulgations dans l’intérêt public

Annexe A – Délégation de pouvoirs

Annexe B – Rapport statistique

Rapport concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels

1. Introduction

La Loi sur la protection des renseignements personnels confère aux personnes le droit d’accéder aux renseignements personnels détenus sur eux-mêmes par les organisations du gouvernement fédéral qui figurent dans l’annexe de la Loi et d’en demander la correction. La Loi oblige aussi ces organisations à respecter le droit à la vie privée en limitant la collecte, l’utilisation et la divulgation de renseignements personnels.

Le présent rapport est préparé conformément à l’article 72 de la Loi, qui exige que le responsable de l’Agence de promotion économique du Canada atlantique (APECA) prépare, aux fins de dépôt au Parlement, un rapport annuel sur l’application de cette loi. Le rapport sera publié sur le site Web de l’Agence.

Le mandat de l’APECA est de favoriser le développement économique du Canada atlantique et, tout particulièrement, d’accroître les revenus gagnés et les perspectives d’emploi dans la région. Des renseignements supplémentaires se trouvent sur le site Web de l’APECA (https://www.canada.ca/apeca).

2. Structure organisationnelle

La Direction de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) veille à l’application de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Elle compte une directrice (coordonnatrice de l’AIPRP) et une employée de soutien au siège social de l’APECA à Moncton, au Nouveau-Brunswick. La coordonnatrice de l’AIPRP est responsable du traitement de toutes les demandes d’accès à l’information et de renseignements personnels, ainsi que de l’élaboration, de la coordination et de la mise en œuvre de politiques, de directives et de procédures efficaces pour gérer la conformité de l’Agence aux lois en matière d’AIPRP.

De plus, la coordonnatrice de l’AIPRP examine divers documents avant qu’ils soient publiés afin de s’assurer qu’ils ne contiennent pas de renseignements pouvant faire l’objet d’une exception ou d’une exclusion en vertu des lois. Pendant la période visée par le rapport, la Direction de l’AIPRP a examiné les documents préparés en réponse à 145 questions parlementaires écrites.

Les directions générales et les bureaux régionaux veillent également à l’application des lois en matière d’AIPRP à l’Agence. Chaque secteur et direction générale de l’organisation compte un agent de liaison (relevant normalement du sous-ministre ou d’un sous-ministre adjoint) qui coordonne le processus de repérage des documents.

3. Délégation des pouvoirs

Aux fins de l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le président a délégué les pleins pouvoirs au vice-président des Finances et Services corporatifs et secrétaire général, et il a délégué des pouvoirs partiels à la coordonnatrice de l’AIPRP.

Une copie signée de l’instrument de délégation se rapportant à la Loi sur la protection des renseignements personnels se trouve à l’Annexe A.

4. Points saillants du rapport statistique

Comme le montre le rapport statistique (Annexe B), l’Agence a répondu, dans les délais prescrits par la loi, à trois demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels qui ont été fermées pendant période visée par le rapport. En tout, 322 pages ont été examinées et 287 pages ont été divulguées (213 pages en entier et 74 pages en partie). Conformément à l’article 26 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, la communication de certains documents a été refusée car ils contenaient des renseignements personnels au sujet d’un tiers.

Le coût de l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels s’est établi à 14 388 $ en 2018-2019, correspondant à une partie des salaires et à des frais de fonctionnement et d’entretien. Il s’agit d’une hausse de 1 944 $ par rapport à la période précédente en raison des coûts salariaux.

Le tableau suivant démontre la tendance à l’égard du nombre de demandes fermées au cours des dix derniers exercices financiers.

Exercice financier	2009 - 2010	2010 - 2011	2011 - 2012	2012 - 2013	2013 - 2014	2014 - 2015	2015 - 2016	2016 - 2017	2017 - 2018	2018 - 2019
Totaux	1	0	0	2	1	2	0	1	2	3

5. Formation et sensibilisation

La coordonnatrice de l’AIPRP a présenté des séances d’information informelles au personnel sur les exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels au cours de la période visée par le rapport. Cependant, elle n’a offert aucune séance officielle.

6. Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives

L’Agence n’a mis en application aucune politique, ligne directrice, procédure ou initiative nouvelle ou révisée quant à la protection des renseignements personnels pendant la période visée.

7. Plaintes et vérifications

Aucune plainte liée à la protection des renseignements personnels n’a été reçue et aucune enquête ou vérification n’a été effectuée fin pendant la période visée par le rapport.

8. Surveillance

Puisque l’Agence n’a pas reçu beaucoup de demandes d’accès à des renseignements personnels, aucune surveillance n’a été effectuée en 2018-2019.

9. Atteintes substantielles à la vie privée

Aucun cas d’atteinte substantielle à la vie privée n’a été signalé au Commissariat à la protection de la vie privée et à la Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada au cours de la période visée par le rapport.

10. Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

Aucune évaluation des facteurs relatifs à la vie privée concernant l’initiative de recrutement et de dotation en ligne de l’APECA a été réalisée et présentée au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada en 2018-2019.

11. Divulgations dans l’intérêt public

L’Agence n’a pas divulgué de renseignements personnels en vertu de l’alinéa 8(2)m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels pendant la période visée par le rapport.

Annexe A

Ordonnance de délégation de pouvoirs en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Conformément à l’article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le président de l’Agence de promotion économique du Canada atlantique désigne par la présente les personnes qui détiennent les postes indiqués dans l’instrument de délégation ci-joint pour leur déléguer ses attributions en tant que responsable de l’institution fédérale aux termes de ladite loi.

Original signé par le président aux fins de la Loi sur l’Agence de promotion économique du Canada atlantique.

Instrument de délégation – Loi sur la protection des renseignements personnels

Les dispositions de la Lois sur la protection des renseignements personnels suivantes ont été déléguées au vice-président des Finances et Services corporatifs et secrétaire générale :

8(2)j) Communication de renseignements personnels à des fins de recherche
8(2)m) Communication de renseignements personnels dans l’intérêt du public ou de l’individu concerné
8(4) Conservation des copies de demandes reçues en vertu de l’alinéa 8(2)e)
8(5) Avis de communication en vertu de l’alinéa 8(2)m)
9(1) Conservation d’un relevé des cas d’usage
9(4) Usages compatibles
10 Versement des renseignements personnels dans les fichiers de renseignements personnels
14 Notification lors de demande de communication
15 Prorogation du délai
17(2)b) Version de la communication
17(3)b) Communication sur support de substitution
18(2) Exception - renseignements contenus dans un fichier inconsultable
19(1) Exception - renseignements personnels obtenus à titre confidentiel
19(2) Exception - cas où la communication de renseignements visés au paragraphe 19(1) est autorisée
20 Exception – affaires fédéro‑provinciales
21 Exception - affaires internationales et défense
22 Exception - application des lois et enquêtes
23 Exception - enquêtes de sécurité
24 Exception - individus condamnés pour une infraction
25 Exception - sécurité des individus
26 Exception - renseignements concernant un autre individu
27 Exception - secret professionnel des avocats
28 Exception – dossiers médicaux
31 Avis d’enquête
33(2) Droit de présenter ses observations
35(1) Conclusions et recommandations du Commissaire à la protection de la vie privée
35(4) Communication accordée
36(3) Rapport des conclusions et recommandations du Commissaire visant un fichier inconsultable
37(3) Rapport des conclusions et recommandations du Commissaire (contrôle d’application)
51(2)b) Règles spéciales (auditions)
51(3) Présentation d’arguments en l’absence d’une partie
72(1) Rapports au Parlement

Règlement sur la protection des renseignements personnels

9 Fournir des installations convenables et fixer un moment pour examiner les renseignements personnels
11(2) Avis que les corrections demandées ont été effectuées
11(4) Avis que les corrections demandées ont été refusées

Les dispositions de la Lois sur la protection des renseignements personnels suivantes ont été déléguées à la directrice-coordonnatrice à l’Access à l’information et protection des renseignements personnels :

8(2)j) Communication de renseignements personnels à des fins de recherche
8(2)m) Communication de renseignements personnels dans l’intérêt du public ou de l’individu concerné
8(4) Conservation des copies de demandes reçues en vertu de l’alinéa 8(2)e)
8(5) Avis de communication en vertu de l’alinéa 8(2)m)
9(1) Conservation d’un relevé des cas d’usage
9(4) Usages compatibles
10 Versement des renseignements personnels dans les fichiers de renseignements personnels
14 Notification lors de demande de communication
15 Prorogation du délai
17(2)b) Version de la communication
17(3)b) Communication sur support de substitution
31 Avis d’enquête
33(2) Droit de présenter ses observations
35(1) Conclusions et recommandations du Commissaire à la protection de la vie privée
36(3) Rapport des conclusions et recommandations du Commissaire visant un fichier inconsultable
37(3) Rapport des conclusions et recommandations du Commissaire (contrôle d’application)
51(2)b) Règles spéciales (auditions)
51(3) Présentation d’arguments en l’absence d’une partie
72(1) Rapports au Parlement

Règlement sur la protection des renseignements personnels

9 Fournir des installations convenables et fixer un moment pour examiner les renseignements personnels
11(2) Avis que les corrections demandées ont été effectuées
11(4) Avis que les corrections demandées ont été refusées

Annexe B

Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l’institution :  Agence de promotion économique du Canada atlantique
Période visée par le rapport : du 1er avril 2018 au 31 mars 2019

Partie 1 – Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

	Nombre de demandes
Reçues pendant la période d’établissement de rapport	3
En suspens à la fin de la période d’établissement de rapport précédente	0
Total	3
Fermées pendant la période d’établissement de rapport	3
Reportées à la prochaine période d’établissement de rapport	0

Partie 2 – Demandes fermées pendant la période visée par le rapport

2.1 Disposition et délai de traitement

Disposition	Délai de traitement de 1 à 15 jours	Délai de traitement de 16 à 30 jours	Délai de traitement de 31 à 60 jours	Délai de traitement de 61 à 120 jours
Communication totale	0	2	0	0
Communication partielle	0	1	0	0
Exception totale	0	0	0	0
Exclusion totale	0	0	0	0
Aucun document n’existe	0	0	0	0
Demande abandonnée	0	0	0	0
Ni confirmée ni infirmée	0	0	0	0
Total	0	3	0	0

2.1 Disposition et délai de traitement (suite)

Disposition	Délai de traitement de 121 à 180 jours	Délai de traitement de 181 à 365 jours	Plus de 365 jours de Délai de traitement	Total
Communication totale	0	0	0	2
Communication partielle	0	0	0	1
Exception totale	0	0	0	0
Exclusion totale	0	0	0	0
Aucun document n’existe	0	0	0	0
Demande abandonnée	0	0	0	0
Ni confirmée ni infirmée	0	0	0	0
Total	0	0	0	3

2.2 Exceptions

Article	Nombre de demandes
18(2)	0
19(1)a)	0
19(1)b)	0
19(1)c)	0
19(1)d)	0
19(1)e)	0
19(1)f)	0
20	0
21	0
22(1)a)(i)	0
22(1)a)(ii)	0
22(1)a)(iii)	0
22(1)b)	0
22(1)c)	0
22(2)	0
22.1	0
22.2	0
22.3	0
23 a)	0
23 b)	0
24 a)	0
24 b)	0
25	0
26	1
27	0
28	0

2.3 Exclusions

Article	Nombre de demandes
69(1)a)	0
69(1)b)	0
69.1	0
70(1)	0
70(1)a)	0
70(1)b)	0
70(1)c)	0
70(1)d)	0
70(1)e)	0
70(1)f)	0
70.1	0

2.4 Support des documents divulgués

Disposition	Papier	Électronique	Autre
Communication totale	0	2	0
Communication partielle	0	1	0
Total	0	3	0

2.5 Complexité

2.5.1 Pages pertinentes traitées et divulguées

Disposition des demandes	Nombre de pages traitées	Nombre de pages divulguées	Nombre de demandes
Communication totale	248	213	2
Communication partielle	74	74	1
Exception totale	0	0	0
Exclusion totale	0	0	0
Demande abandonnée	0	0	0
Ni confirmée ni infirmée	0	0	0
Total	322	287	3

2.5.2 Pages pertinentes traitées et divulguées en fonction de l’ampleur des demandes

Disposition	Nombre de demandes ou qu’il avait moins de 100 pages traitées	Pages divulguées	Nombre de demandes ou qu’il avait 101 à 500 pages traitées	Pages divulguées	Nombre de demandes ou qu’il avait 501 à 1 000 pages traitées	Pages divulguées
Communication totale	1	59	1	154	0	0
Communication partielle	1	74	0	0	0	0
Exception totale	0	0	0	0	0	0
Exclusion totale	0	0	0	0	0	0
Demande abandonnée	0	0	0	0	0	0
Ni confirmée ni infirmée	0	0	0	0	0	0
Total	2	133	1	154	0	0

2.5.2 Pages pertinentes traitées et divulguées en fonction de l’ampleur des demandes (suite)

Disposition	Nombre de demandes ou q q u’il avait 1 001 à 5 000 pages traitées	Pages divulguées	Nombre de demandes ou qu’il avait plus de 5 000 pages traitées	Pages divulguées
Communication totale	0	0	0	0
Communication partielle	0	0	0	0
Exception totale	0	0	0	0
Exclusion totale	0	0	0	0
Demande abandonnée	0	0	0	0
Ni confirmée ni infirmée	0	0	0	0
Total	0	0	0	0

2.5.3 Autres complexités

Disposition	Consultation requise	Avis juridique	Renseignements entremêlés	Autre	Total
Communication totale	0	0	0	1	1
Communication partielle	0	0	0	1	1
Exception totale	0	0	0	0	0
Exclusion totale	0	0	0	0	0
Demande abandonnée	0	0	0	0	0
Ni confirmée ni infirmée	0	0	0	0	0
Total	0	0	0	2	2

2.6 Présomptions de refus

2.6.1 Motifs du non‑respect du délai statutaire

Nombre de demandes fermées après le délai statutaire	Motif principal - charge de travail	Motif principal - consultation externe	Motif principal - consultation interne	Autre
0	0	0	0	0

2.6.2 Nombre de jours de retard

Nombre de jours de retard	Nombre de demandes en retard où le délai n’a pas été prorogé	Nombre de demandes en retard où le délai a été prorogé	Total
1 à 15 days	0	0	0
16 à 30 days	0	0	0
31 à 60 days	0	0	0
61 à 120 days	0	0	0
121 à 180 days	0	0	0
181 à 365 days	0	0	0
Plus de 365 jours	0	0	0
Total	0	0	0

2.7 Demandes de traduction

Demandes de traduction	Acceptées	Refusées	Total
De l’anglais au français	0	0	0
Du français à l’anglais	0	0	0
Total	0	0	0

Partie 3 – Communication en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)

Alinéa 8(2)e)	Alinéa 8(2)m)	Paragraphe 8(5)	Total
0	0	0	0

Partie 4 – Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Disposition des demandes de correction reçues	Nombre
Mentions annexées	0
Demandes de correction acceptées	0
Total	0

Partie 5 - Prorogation

5.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes

Disposition des demandes où le délai a été prorogé	15 a)i) Entrave au fonctionnement	15 a)ii) Consultation - Article 70	15 a)ii) Consultation - Autre	15 b) Traduction ou conversion
Communication totale	0	0	0	0
Communication partielle	0	0	1	0
Exception totale	0	0	0	0
Exclusion totale	0	0	0	0
Aucun document n’existe	0	0	0	0
Demande abandonnée	0	0	0	0
Total	0	0	1	0

5.2 Durée des prorogations

Durée des prorogations	15(a)(i) Entrave au fonctionnement	15(a)(ii) Consultation - Article 70	15(a)(ii) Consultation - Autre	15(b) Traduction ou conversion
1 à 15 jours	0	0	0	0
16 à 30 jours	0	0	1	0
Total	0	0	1	0

Partie 6 – Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organismes

6.1 Demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada et organismes

Consultations	Autres institutions du gouvernement du Canada	Nombre de pages à traiter	Autres organismes	Nombre de pages à traiter
Reçues pendant la période d’établissement de rapport	0	0	0	0
En suspens à la fin de la période d’établissement de rapport précédente	0	0	0	0
Total	0	0	0	0
Fermées pendant la période d’établissement de rapport	0	0	0	0
Reportées à la prochaine période d’établissement de rapport	0	0	0	0

6.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada

Recommendation	1 à 15 jours jours requis pour traiter les demandes de consultation	16 à 30 jours jours requis pour traiter les demandes de consultation	31 à 60 jours jours requis pour traiter les demandes de consultation	61 à 120 jours jours requis pour traiter les demandes de consultation
Communication totale	0	0	0	0
Communication partielle	0	0	0	0
Exception totale	0	0	0	0
Exclusion totale	0	0	0	0
Consultation d’une autre institution	0	0	0	0
Autre	0	0	0	0
Total	0	0	0	0

6.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada (suite)

Recommendation	121 à 180 jours jours requis pour traiter les demandes de consultation	181 à 365 jours jours requis pour traiter les demandes de consultation	Plus de 365 jours jours requis pour traiter les demandes de consultation	Total
Communication totale	0	0	0	0
Communication partielle	0	0	0	0
Exception totale	0	0	0	0
Exclusion totale	0	0	0	0
Consultation d’une autre institution	0	0	0	0
Autre	0	0	0	0
Total	0	0	0	0

6.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organismes

Recommendation	1 à 15 jours jours requis pour traiter les demandes de consultation	16 à 30 jours jours requis pour traiter les demandes de consultation	31 à 60 jours jours requis pour traiter les demandes de consultation	61 à 120 jours jours requis pour traiter les demandes de consultation
Communication totale	0	0	0	0
Communication partielle	0	0	0	0
Exception totale	0	0	0	0
Exclusion totale	0	0	0	0
Consultation d’une autre institution	0	0	0	0
Autre	0	0	0	0
Total	0	0	0	0

6.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organismes (suite)

Recommendation	121 à 180 jours jours requis pour traiter les demandes de consultation	181 à 365 jours jours requis pour traiter les demandes de consultation	Plus de 365 jours jours requis pour traiter les demandes de consultation	Total
Communication totale	0	0	0	0
Communication partielle	0	0	0	0
Exception totale	0	0	0	0
Exclusion totale	0	0	0	0
Consultation d’une autre institution	0	0	0	0
Autre	0	0	0	0
Total	0	0	0	0

Partie 7 – Délais de traitement des demandes de consultation sur les renseignements confidentiels du Cabinet

7.1 Demandes auprès des Services juridiques

Nombre de jours	Nombre de demandes de moins de 100 pages traitées	Pages divulguées	Nombre de demandes ayant entre 101 à 500 pages traitées	Pages divulguées	Nombre de demandes de 501 à 1 000 pages traitées	Pages divulguées
1 à 15	0	0	0	0	0	0
16 à 30	0	0	0	0	0	0
31 à 60	0	0	0	0	0	0
61 à 120	0	0	0	0	0	0
121 à 180	0	0	0	0	0	0
181 à 365	0	0	0	0	0	0
Plus de 365 jours	0	0	0	0	0	0
Total	0	0	0	0	0	0

7.1 Demandes auprès des Services juridiques (suite)

Nombre de jours	Nombre de demandes ayant entre1 001 à 5 000 pages traitées	Pages divulguées	Nombre de demandes ayant plus de 5 000 pages traitées	Pages divulguées
1 à 15	0	0	0	0
16 à 30	0	0	0	0
31 à 60	0	0	0	0
61 à 120	0	0	0	0
121 à 180	0	0	0	0
181 à 365	0	0	0	0
Plus de 365 jours	0	0	0	0
Total	0	0	0	0

7.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé

Nombre de jours	Nombre de demandes ayant moins de 100 pages traitées	Pages divulguées	Nombre de demandes ayant 101 à 500 pages traitées	Pages divulguées	Nombre de demandes ayant 501 à 1 000 pages traitées	Pages divulguées
1 à 15	0	0	0	0	0	0
16 à 30	0	0	0	0	0	0
31 à 60	0	0	0	0	0	0
61 à 120	0	0	0	0	0	0
121 à 180	0	0	0	0	0	0
181 à 365	0	0	0	0	0	0
Plus de 365 jours	0	0	0	0	0	0
Total	0	0	0	0	0	0

7.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé (suite)

Nombre de jours	Nombre de demandes ayant 1 001 à 5 000 pages traitées	Pages divulguées	Nombre de demandes ayant plus de 5 000 pages traitées	Pages divulguées
1 à 15	0	0	0	0
16 à 30	0	0	0	0
31 à 60	0	0	0	0
61 à 120	0	0	0	0
121 à 180	0	0	0	0
181 à 365	0	0	0	0
Plus de 365 jours	0	0	0	0
Total	0	0	0	0

Partie 8 – Plaintes et enquêtes

Article 31	Article 35	Article 37	Recours judiciaire	Total
0	0	0	0	0

Partie 9 – Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP)

Nombre d’EFVP terminées : 1

Partie 10 – Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

10.1 Coûts

Dépenses	Montant
Salaries	13 446,00 $
Heures supplémentaires	0,00 $
Biens et services (Autres)	942,00 $
Total	14 388,00 $

10.2 Ressources humaines

Ressources	Années-personnes consacrées aux activités liées à la protection des renseignements personnels
Employés à temps plein	0,10
Employés à temps partiel et occasionnels	0,00
Employés régionaux	0,00
Experts-conseils et personnel de l’Agence	0,00
Étudiants	0,00
Total	0,10