2019-2020 Rapport annuel au Parlement – La Loi sur l’accès a l’information

1. INTRODUCTION

La Loi sur l’accès à l’information (ci-après nommée la Loi) donne aux citoyens canadiens, aux résidents permanents et à toute personne physique ou morale présente au Canada le droit d’avoir accès aux documents qui relèvent des institutions fédérales, sous réserve d’exceptions précises et limitées. La Loi prévoit également que les décisions relatives à la non-divulgation des renseignements peuvent être examinées indépendamment du gouvernement.

Le présent rapport est préparé conformément à l’article 94 de la Loi, qui exige que le responsable de l’Agence de promotion économique du Canada atlantique (APECA) prépare, aux fins de dépôt au Parlement, un rapport annuel sur l’application de cette loi. Le rapport sera publié sur le site Web de l’Agence.

Le mandat de l’APECA est de créer des possibilités de croissance économique au Canada atlantique en aidant les entreprises à devenir plus concurrentielles, plus innovatrices et plus productives, en travaillant avec les collectivités variées à développer et à diversifier leur économie et en faisant la promotion des atouts de la région. Des renseignements supplémentaires se trouvent sur le site Web de l’APECA (https://www.canada.ca/fr/promotion-economique-canada-atlantique.html).

2. STRUCTURE ORGANISATIONNELLE

La Direction de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) veille à l’application de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Elle compte une directrice (coordonnatrice de l’AIPRP) et une employée de soutien au siège social de l’APECA à Moncton, au Nouveau-Brunswick. La coordonnatrice de l’AIPRP est responsable du traitement de toutes les demandes d’accès à l’information et de renseignements personnels, ainsi que de l’élaboration, de la coordination et de la mise en œuvre de politiques, de directives et de procédures efficaces pour gérer la conformité de l’Agence aux lois en matière d’AIPRP.

De plus, la coordonnatrice de l’AIPRP examine divers documents avant qu’ils soient publiés afin de s’assurer qu’ils ne contiennent pas de renseignements pouvant faire l’objet d’une exception ou d’une exclusion en vertu des lois. Pendant la période visée par le rapport, la Direction de l’AIPRP a examiné les documents préparés en réponse à 99 questions parlementaires écrites.

Les directions générales et les bureaux régionaux veillent également à l’application des lois en matière d’AIPRP à l’Agence. Chaque secteur et direction générale de l’organisation compte un agent de liaison (relevant normalement du sous-ministre ou d’un sous-ministre adjoint) qui coordonne le processus de repérage des documents. En outre, une employé occasionnelle a été embauchée pour aider pendant les périodes où le volume de travail était plus élevé en 2019-2020.

3. DÉLÉGATION DE POUVOIRS

Aux fins de l’application de la Loi sur l’accès à l’information, le président a délégué les pleins pouvoirs au vice-président des Finances et Services corporatifs et secrétaire général, et il a délégué des pouvoirs partiels à la coordonnatrice de l’AIPRP.

Une copie signée de l’instrument de délégation se rapportant à la Loi sur l’accès à l’information se trouve à l’Annexe A.

4. POINTS SAILLANTS DU RAPPORT STATISTIQUE

Les renseignements suivants ont pour objet d’aider le lecteur à interpréter l’information donnée à l’Annexe B et l’Annexe C.

Nombre de demandes reçues et traitées

L’Agence a reçu 108 demandes en 2019-2020, ce qui représente une augmentation de 315 p. 100 par rapport à la période précédente. En tout, 108 demandes ont été fermées en 2019-2020. Cela représente une augmentation de 575 p. 100 par rapport à la période précédente. Les documents en réponse à 27 demandes ont été entièrement divulgués, et ceux en réponse à 63 demandes ont été partiellement divulgués. L’Agence a fourni des fichiers électroniques en réponse à 90 demandes. Dix demandes ont été été abandonnées, tous les documents ont fait l’objet d’une exception en réponse à six demandes, une demande a été transférée et l’Agence n’avait aucun document à fournir pour l’autre demande.

Le tableau suivant démontre la tendance à l’égard du nombre de demandes traitées, par source, au cours des dix derniers exercices financiers. Selon l’information précisée par les demandeurs au moment de la présentation de leur demande, environ 55 p. 100 des demandes reçues pendant la période visée ont été présentées par des membres des médias.

Exceptions et exclusions

Comme pendant les dix derniers exercices, les trois principales exceptions invoquées étaient liées aux articles de la Loi portant sur les renseignements personnels (article 19), les renseignements de tiers (article 20) et les activités du gouvernement (article 21).

L’alinéa 68 a) de la Loi a été invoqué pour exclure des renseignements qui étaient déjà du domaine public en réponse à quatre demandes.

Les documents liés à deux demandes reçues au cours du présent exercice contenaient des renseignements confidentiels du Cabinet ou en faisaient mention. Ainsi, ces renseignements ont été exclus en vertu de l’article 69 de la Loi.

Complexités

Le traitement des 106 demandes d’accès pour lesquelles des documents ont été repérés en 2019-2020 a donné lieu à l’examen de 3 002 pages de documents, dont 1 998 ont été divulguées en totalité ou en partie. Le tableau suivant fournit des renseignements additionnels concernant les pages divulguées.

L’Agence a dû entreprendre les consultations suivantes dans le traitement de 28 demandes :

• 17 avis à des tiers en vertu de l’article 27 de la Loi;
• 19 consultations auprès d’autres institutions gouvernementales.

Prorogations

Tel qu’il est décrit dans le tableau suivant, l’Agence a eu recours à 44 prorogations pour répondre aux demandes :

Les délais ont été prorogés en vertu des alinéas suivants :

• 9(1)a) – lorsque la demande portait sur un nombre élevé de documents ou nécessitait une recherche dans un nombre élevé de documents, et/ou lorsque le respect du délai orignal aurait entravé de façon sérieuse le fonctionnement de l’Agence;
• 9(1)b) – lorsqu’il était nécessaire de recourir à des consultations qui ne pouvaient être effectuées dans le délai original;
• 9(1)c) – lorsque l’Agence devait aviser des tiers de son intention de communiquer un document en vertu du paragraphe 27(1) de la Loi.

Délais statutaires

Une demande a été fermée en retard en 2019-2020 car elle ne pouvait être traitée dans le délai prescrit sans entraver les activités du gouvernement et en raison de la charge de travail. Cent sept demandes ont été fermées dans les délais prévus par la loi. Le pourcentage de demandes fermées à temps, qui était de 100 p. 100 en 2018-2019, est passé à 99 p. 100 cette année. Le tableau ci-dessous présente les détails des délais de réponse au cours des dix derniers exercices :

Frais

La Loi sur l’accès à l’information autorise la collecte de frais de 5 $ pour la présentation d’une demande. En tout, l’Agence a perçu des frais de 15 $ pour la présentation de trois demandes fermées pendant la période visée par le rapport. Elle a renoncé aux frais relatifs à 46 demandes, et ceux des autres demandes ont été perçus par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada au moyen de son service en ligne de demande d’accès à l'information et de renseignements personnels.

Conformément à la Directive provisoire concernant l’administration de la Loi sur l’accès à l’information publiée le 5 mai 2016, et les modifications à la Loi sur l’accès à l’information qui sont entrées en vigueur le 19 juin 2020, l’APECA dispense de tous les frais prévus par la Loi et le Règlement, à l’exception des frais de présentation de 5 $ prévus à l’alinéa 7(1)a) du Règlement.

Consultations

En 2019-2020, l’Agence a répondu à 59 demandes de consultation reçues d’autres institutions fédérales et des gouvernements provinciaux, ce qui représente une augmentation d’environ 30 p. 100 par rapport à la période précédente. Ces consultations ont occasionné l’examen de 964 pages de documents et ont été effectuées dans les délais prescrits.

Coûts

En 2019-2020, le coût total de l’application de la Loi sur l’accès à l’information s’est élevé à 210 144 $. Ce montant représente 195 982 $ en salaires et 14 162 $ en frais de fonctionnement et d’entretien (p. ex. licences d’utilisation de systèmes, déplacements et formation). Comparativement à la période précédente, cela correspond à une augmentation de 22 090 $.

5. ACTIVITÉS DE FORMATION ET DE SENSIBILISATION

Des séances de sensibilisation aux exigences de la Loi sur l’accès à l’information sont offertes à tous les employés de l’Agence sur demande. Des séances de formation ont été présentées dans tous les bureaux régionaux de l’APECA en 2019‑2020, et environ 170 employés y ont participé. En outre, de nombreuses séances informelles ont été présentées aux employés de l’Agence qui ont demandé de l’information sur les exigences de la Loi pendant la période visée par le rapport.

6. POLITIQUES, LIGNES DIRECTRICES, PROCÉDURES ET INITIATIVES

L’Agence n’a mis en application aucune politique, ligne directrice ou procédure nouvelle ou révisée quant à l’accès à l’information pendant la période visée.

7. PLAINTES ET VÉRIFICATIONS

Les demandeurs peuvent déposer une plainte auprès du Commissariat à l’information au sujet de toute question relative au traitement de leur demande.

Deux plaintes ont été entamées en 2019-2020. Une des plaintes portait sur les exceptions appliquées aux documents pertinents et a été abandonée par le plaignant. L’autre portait sur la communication incomplète des documents visés par la demande et demeure en cours.

Aucune vérification n’a été effectuée pendant la période du rapport.

8. SURVEILLANCE

Aucune surveillance n’a été effectuée au cours de la période du rapport.

ANNEXE A

ANNEXE B

Rapport statistique sur la Loi sur l’accès à l’information

Nom de l’institution : Agence de promotion économique du Canada atlantique

Période visée par le rapport : du 1er avril 2019 au 31 mars 2020

Section 1 – Demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

1.1  Nombre de demandes

1.2  Source des demandes

1.3  Demandes informelles

Remarque : Toutes les demandes comptabilisées auparavant comme étant « traitées de façon informelle » figureront désormais dans cette section uniquement.

Section 2 – Motifs pour ne pas donner suite à une demande

Section 3 – Demandes fermées pendant la période d’établissement de rapports

3.1 Disposition et délai de traitement

3.2 Exceptions

*I.A.: Affaires internationales   *Déf. : Défense du Canada   *A.S. : Activités subversives

3.3 Exclusions

3.4  Support des documents communiqués

3.5  Complexité

3.5.1  Pages pertinentes traitées et communiquées

3.5.2  Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l’ampleur des demandes

3.5.3  Autres complexités

3.6  Demandes fermées

3.6.1  Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la loi

3.7  Présomptions de refus

3.7.1  Motifs du non-respect des délais prévus par la loi

3.7.2  Demandes fermées au-delà des délais prévus par la loi (y compris toute prolongation prise)

3.8  Demandes de traduction

Section 4 – Prorogations

4.1  Motifs des prorogations et disposition des demandes

4.2  Durée des prorogations

Section 5 - Frais

Section 6 – Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

6.1  Demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada et organisations

6.2  Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada

6.3  Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organisations

Section 7 – Délais de traitement des demandes sur les documents confidentiels du Cabinet

7.1  Demandes auprès des Services juridiques

7.2  Demandes auprès du Bureau du Conseil privé

Section 8 – Plaintes et enquêtes

Section 9 – Recours judiciaire

9.1 Recours judiciaires sur les plaintes reçues avant le 21 juin 2019 et au-delà

9.2 Recours judiciaires sur les plaintes reçues après le 21 juin 2019

Section 10 – Ressources liées à la Loi sur l’accès à l’information

10.1  Coûts

10.2 Ressources humaines

ANNEXE C

Rapport statistique supplémentaire 2019-2020 sur la Loi sur l’accès à l’information – Demandes touchées par les mesures liées à la COVID-19

Le tableau suivant précise le nombre total de demandes officielles reçues au cours de deux périodes : du 1er avril 2019 au 13 mars 2020 et du 14 mars 2020 au 31 mars 2020.

Tableau 1 – Demandes reçues

Le tableau suivant précise le nombre total de demandes fermées dans les délais prévus par la loi et le nombre de demandes fermées en présomption de refus au cours des deux périodes allant du 1er avril 2019 au 13 mars 2020 et du 14 mars 2020 au 31 mars 2020.

Tableau 2 – Demandes fermées

Le tableau suivant précise le nombre total de demandes reportées au cours de deux périodes : du 1er avril 2019 au 13 mars 2020 et du 14 mars 2020 au 31 mars 2020.

Tableau 3 – Demandes reportées