Rapport annuel au Parlement 2020-2021 – Loi sur la protection des renseignements personnels

1. INTRODUCTION

La Loi sur la protection des renseignements personnels (ci-après la Loi) confère aux personnes le droit d’accéder aux renseignements personnels détenus sur eux-mêmes par les organisations du gouvernement fédéral qui figurent dans l’annexe de la Loi et d’en demander la correction. La Loi oblige aussi ces organisations à respecter le droit à la vie privée en limitant la collecte, l’utilisation et la divulgation de renseignements personnels.

Le présent rapport est préparé conformément à l’article 72 de la Loi, qui exige que le responsable de l’Agence de promotion économique du Canada atlantique (APECA) prépare, aux fins de dépôt au Parlement, un rapport annuel sur l’application de cette loi. Le rapport sera publié sur le site Web de l’Agence.

Le mandat de l’APECA est de créer des possibilités de croissance économique au Canada atlantique en aidant les entreprises à devenir plus concurrentielles, plus innovatrices et plus productives, en travaillant avec les collectivités variées à développer et à diversifier leur économie et en faisant la promotion des atouts de la région. Des renseignements supplémentaires se trouvent sur le site Web de l’APECA (https://www.canada.ca/fr/promotion-economique-canada-atlantique.html).

2. STRUCTURE ORGANISATIONNELLE

La Direction de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) veille à l’application de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Elle compte une directrice (coordonnatrice de l’AIPRP) et une employée de soutien au siège social de l’APECA à Moncton, au Nouveau-Brunswick. La coordonnatrice de l’AIPRP est responsable du traitement de toutes les demandes d’accès à l’information et de renseignements personnels, ainsi que de l’élaboration, de la coordination et de la mise en œuvre de politiques, de lignes directrices et de procédures efficaces pour gérer la conformité de l’Agence aux lois en matière d’AIPRP.

De plus, la coordonnatrice de l’AIPRP examine divers documents avant qu’ils soient publiés afin de s’assurer qu’ils ne contiennent pas de renseignements pouvant faire l’objet d’une exception ou d’une exclusion en vertu des lois. Pendant la période visée par le rapport, la Direction de l’AIPRP a examiné les documents préparés en réponse à 127 questions parlementaires écrites.

Les directions générales et les bureaux régionaux veillent également à l’application des lois en matière d’AIPRP à l’Agence. Chaque secteur et direction générale de l’organisation compte un agent de liaison (relevant normalement du sous-ministre ou d’un sous-ministre adjoint) qui coordonne le processus de repérage des documents.

3. DÉLÉGATION DES POUVOIRS

Aux fins de l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le président a délégué les pleins pouvoirs au vice-président des Finances et Services corporatifs et secrétaire général, et il a délégué des pouvoirs partiels à la coordonnatrice de l’AIPRP.

Une copie signée de l’instrument de délégation se rapportant à la Loi sur la protection des renseignements personnels se trouve à l’annexe A.

4. HIGHLIGHTS OF THE STATISTICAL REPORT

Comme le montrent les rapports statistiques à l’annexe B et à l’annexe C, l’Agence a répondu à une demande présentée en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels en 2020-2021. En raison du grand nombre de pages à examiner (260 pages), le traitement de cette demande a exigé une prolongation de 30 jours du délai prescrit par la loi. En tout, 257 pages ont été divulguées, et certains documents ont été protégés en vertu de l’article 26 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, car ils contenaient des renseignements personnels relatifs à un tiers.

Le coût de l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels s’est établi à 10 097 $ en 2020-2021. Ce montant correspond à une partie des salaires et à des frais de fonctionnement et d’entretien. Il s’agit d’une baisse de 1 188 $ par rapport à la période précédente.

Le tableau suivant démontre la tendance à l’égard du nombre de demandes fermées au cours des dix derniers exercices financiers.

Nombre de demandes fermées au cours des 10 derniers exercices
Exercice financier 2011-2012 2012-2013 2013-2014 2014-2015 2015-2016 2016-2017 2017-2018 2018-2019 2019-2020 2020-2021
Totaux 0 2 1 2 0 1 2 3 3 1

5. FORMATION ET SENSIBILISATION

La coordonnatrice de l’AIPRP a tenu des séances d’information informelles avec le personnel sur les exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels au cours de la période visée par le rapport. Cependant, elle n’a offert aucune séance de formation officielle.

6. POLITIQUES, LIGNES DIRECTRICES, PROCÉDURES ET INITIATIVES

L’Agence n’a mis en application aucune politique, ligne directrice, procédure ou initiative nouvelle ou révisée quant à la protection des renseignements personnels pendant la période visée.

7. PLAINTES ET VÉRIFICATIONS

Aucune plainte liée à la protection des renseignements personnels n’a été reçue et aucune enquête ou vérification n’a été effectuée fin pendant la période visée par le rapport.

8. SURVEILLANCE

Puisque l’Agence n’a pas reçu beaucoup de demandes d’accès à des renseignements personnels, aucune surveillance n’était requise au cours de la période visée par le rapport.

9. ATTEINTES SUBSTANTIELLES À LA VIE PRIVÉE

Aucun cas d’atteinte substantielle à la vie privée n’a été signalé au Commissariat à la protection de la vie privée et à la Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada pendant la période visée par le rapport.

10. ÉVALUATIONS DES FACTEURS RELATIFS À LA VIE PRIVÉE

Aucune évaluation des facteurs relatifs à la vie privée n’a été effectuée au cours de la période visée par le rapport.

11. DIVULGATIONS DANS L’INTÉRÊT PUBLIC

L’Agence n’a pas divulgué de renseignements personnels en vertu de l’alinéa 8(2)m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels pendant la période visée par le rapport.

12. INCIDENCES DE LA PANDÉMIE DE COVID-19

Les mesures de télétravail prises par l’Agence en réponse à la pandémie de COVID-19 n’ont pas eu d’incidence sur la capacité de l’organisation à s’acquitter de ses responsabilités prévues par la Loi sur la protection des renseignements personnels.

ANNEXE A - Délégation de pouvoirs

Ordonnance de délégation de pouvoirs en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, signée par le président de l’APECA.

 

ANNEXE B - Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l’institution : Agence de promotion économique du Canada atlantique

Période visée par le rapport : du 1er avril 2020 au 31 mars 2021

Section 1 – Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

1.1 Nombre de demandes

Nombre de demandes
  Nombre de demandes
Reçues pendant la période d’établissement de rapport 1
En suspens à la fin de la période d’établissement de rapport précédente 0
Total 1
Fermées pendant la période d’établissement de rapport 1
Reportées à la prochaine période d’établissement de rapport 0

Section 2 – Demandes fermées pendant la période visée par le rapport

2.1 Disposition et délai de traitement

Disposition et délai de traitement
Disposition of Requests Délai de traitement
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de
365 jours
Total
Communication totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 1 0 0 0 0 1
Exception totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Aucun document n’existe 0 0 0 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0 0 0 0 0
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 1 0 0 0 0 1

2.2 Exceptions

Exceptions
Article Nombre de demandes Article Nombre de demandes Article Nombre de demandes
18(2) 0 22(1)a)(i) 0 23a) 0
19(1)a) 0 22(1)a)(ii) 0 23b) 0
19(1)b) 0 22(1)a)(iii) 0 24a) 0
19(1)c) 0 22(1)b) 0 24b) 0
19(1)d) 0 22(1)c) 0 25 0
19(1)e) 0 22(2) 0 26 1
19(1)f) 0 22.1 0 27 0
20 0 22.2 0 27.1 0
21 0 22.3 0 28 0
    22.4 0    

2.3 Exclusions

Exclusions
Article Nombre de demandes Article Nombre de demandes Article Nombre de demandes
69(1)a) 0 70(1) 0 70(1)d) 0
69(1)b) 0 70(1)a) 0 70(1)e) 0
69.1 0 70(1)b) 0 70(1)f) 0
    70(1)c) 0 70.1 0

2.4 Support des documents communiqués

Support des documents communiqués
Papier Électronique Autre
0 1 0

2.5 Complexité

2.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées

Pages pertinentes traitées et communiquées
Nombre de pages traitées Nombre de pages communiquées Nombre de demandes
260 257 1

2.5.2 Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l’ampleur des demandes

Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l'ampleur des demandes
Disposition Moins de 100 pages traitées 101 à 500 pages traitées 501 à 1 000 pages traitées 1 001 à 5 000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandes Pages divulguées Nombre de demandes Pages divulguées Nombre de demandes Pages divulguées Nombre de demandes Pages divulguées Nombre de demandes Pages divulguées
Communication totale 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 1 257 0 0 0 0 0 0
Exception totale 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 1 257 0 0 0 0 0 0

2.5.3 Autres complexités

Autres complexités
Disposition Consultation
requise
Avis
juridique
Renseignements
entremêlés
Autre Total
Communication totale 0 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 0 1 1
Exception totale 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0 0
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 1 1

2.6 Demandes fermées

2.6.1 Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la loi

Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la loi
Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la loi 1
Pourcentage des demandes fermées dans les délais prévus par la loi (%) 100

2.7 Présomptions de refus

2.7.1 Motifs du non-respect des délais prévus par la loi

Motifs du non-respect des délais prévus par la loi
Nombre de demandes fermées au-delà des délais prévus par la loi Motif principal
Entrave au fonctionnement/charge de travail Consultation externe Consultation interne Autres
0 0 0 0 0

2.7.2 Demandes fermées au-delà des délais prévus par la loi (y compris toute prolongation prise)

Demandes fermées au-delà des délais prévus par la loi
Nombre de jours au-delà des délais prévus par la loi Nombre de demandes
fermées au-delà des délais prévus par la loi où aucune prolongation n’a été prise
Nombre de demandes fermées
au-delà des délais prévus par la loi où une prolongation a été prise
Total
1 à 15 jours 0 0 0
16 à 30 jours 0 0 0
31 à 60 jours 0 0 0
61 à 120 jours 0 0 0
121 à 180 jours 0 0 0
181 à 365 jours 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0
Total 0 0 0

2.8 Demandes de traduction

Demandes de traduction
Demandes de traduction Acceptées Refusées Total
De l’anglais au français 0 0 0
Du français à l’anglais 0 0 0
Total 0 0 0

Section 3 – Communication en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)

Communication en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)
Alinéa 8(2)e) Alinéa 8(2)m) Paragraphe 8(5) Total
0 0 0 0

Section 4 – Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Demandes de correction de renseignements personnels et mentions
Disposition des demandes de correction reçues Nombre
Mentions annexées 0
Demandes de correction acceptées 0
Total 0

Section 5 – Prorogations

5.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes

Motifs des prorogations et disposition des demandes
Nombre de demandes pour lesquelles une prorogation a été prise 15 a)(i) Entrave au fonctionnement de l’institution 15 a)(ii) Consultation 15 b)
Traduction ou cas de transfert
Examen approfondi nécessaire pour déterminer les exceptions Grand nombre de pages Grand volume de demandes Les documents sont difficiles obtenir Documents confidentiels du Cabinet (Article 70) Externe Interne
1 0 1 0 0 0 0 0 0

5.2 Durée des prorogations

Durée des prorogations
Durée des prorogations 15 a)(i) Entrave au fonctionnement de l’institution 15 a)(ii) Consultation 15 b) Traduction ou cas de transfert
Examen approfondi nécessaire pour déterminer les exceptions Grand nombre de pages Grand volume de demandes Les documents sont difficiles à obtenir Documents confidentiels du Cabinet (article 70) Externe Interne
1 à 15 jours 0 0 0 0 0 0 0 0
16 à 30 jours 0 1 0 0 0 0 0 0
Plus de 31 jours               0
Total 0 1 0 0 0 0 0 0

Section 6 – Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations confidentiels du Cabinet

6.1 Demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada et organisations

Demandes de consultation reçues d'autres institutions du gouvernement du Canada et organisations
Consultations Autres institutions du
gouvernement du Canada
Nombre de pages à traiter Autres
organisations
Nombre de pages à traiter
Reçues pendant la période d’établissement de rapport 0 0 0 0
En suspens à la fin de la période d’établissement de rapport précédente 0 0 0 0
Total 0 0 0 0
Fermées pendant la période d’établissement de rapport 0 0 0 0
Reportées à la prochaine période d’établissement de rapport 0 0 0 0

6.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada

Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres institutions du gouvernement du Canada
Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15
jours
16 à 30
jours
31 à 60
jours
61 à
120
jours
121 à
180
jours
181 à
365
jours
Plus de 365
jours
Total
Communication totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 0 0 0 0 0 0
Exception totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Consultation d’une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0

6.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organisations

Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres organisations
Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15
jours
16 à 30
jours
31 à 60
jours
61 à
120
jours
121 à
180
jours
181 à
365
jours
Plus de
365
jours
Total
Communication totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 0 0 0 0 0 0
Exception totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Consultation d’une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0

Section 7 – Délais de traitement des demandes de consultation sur les renseignements confidentiels du Cabinet

7.1 Demandes auprès des Services juridiques

Demandes auprès des Services juridiques
Nombre de jours Moins de 100 pages traitées 101 à 500 pages traitées 501 à 1 000 pages traitées 1 001 à 5 000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandes Pages divulguées Nombre de demandes Pages divulguées Nombre de demandes Pages divulguées Nombre de demandes Pages divulguées Nombre de demandes Pages divulguées
1 à 15 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
16 à 30 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
31 à 60 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
61 à 120 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
121 à 180 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
181 à 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

7.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé

Demandes auprès du Bureau du Conseil privé
Nombre de jours Moins de 100 pages traitées 101 à 500 pages traitées 501 à 1 000 pages traitées 1 001 à 5 000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandes Pages divulguées Nombre de demandes Pages divulguées Nombre de demandes Pages divulguées Nombre de demandes Pages divulguées Nombre de demandes Pages divulguées
1 à 15 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
16 à 30 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
31 à 60 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
61 à 120 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
121 à 180 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
181 à 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Section 8 – Avis de plaintes et d’enquêtes reçus

Avis de plaintes et d'enquêtes reçus
Article 31 Article 35 Article 37 Recours judiciaire Total
0 0 0 0 0

Section 9 – Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) et des fichiers de renseignements personnels (FRP)

9.1 Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée
Nombre d’ÉFVP terminées 0

9.2 Fichiers de renseignements personnels

Fichiers de renseignements personnels
Fichiers de renseignements personnels Actifs Créés Supprimés Modifiés
2 0 0 0

Section 10 – Atteintes substantielles à la vie privée

Atteintes substantielles à la vie privée
Nombre d’atteintes substantielles à la vie privée signalées au SCT 0
Nombre d’atteintes substantielles à la vie privée signalées au CPVP 0

Section 11 – Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

11.1 Coûts

Coûts
Dépenses Montant
Salaires 9 787 $
Heures supplémentaires 0 $
Biens et services 310 $
    • Contrats de services professionnels    
    • Autres 310 $
Total 10 097 $

11.2 Ressources humaines

Ressources humaines
Ressources Années-personnes consacrées aux activités liées à la protection des renseignements personnels
Employés à temps plein 0,120
Employés à temps partiel et occasionnels 0,000
Employés régionaux 0,000
Experts-conseils et personnel de l’Agence 0,000
Étudiants 0,000
Total 0,120

ANNEXE C - Rapport statistique supplémentaire sur la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l’institution : Agence de promotion économique du Canada atlantique

Période visée par le rapport : du 1er avril 2020 au 31 mars 2021

Section 1 – Capacité de recevoir des demandes d’AIPRP

Nombre de semaines pendant lesquelles l’institution a pu recevoir des demandes d’AIPRP par les différents canaux

Nombre de semaines pendant lesquelles l'institution a pu recevoir des demandes d'AIPRP par les différents canaux
  Nombre de semaines
En mesure de recevoir des demandes par la poste 52
En mesure de recevoir des demandes par courriel 52
En mesure de recevoir des demandes en moyen d’un service de demande numérique 52

Section 2 – Capacité de traiter les dossiers

2.1 Nombre de semaines pendant lesquelles l’institution a pu traiter des documents papier dans différents niveaux de classification

Nombre de semaines pendant lesquelles l'institution a pu traiter des documents papier dans différents niveaux de classification
  Ne peut pas traiter Peut traiter en partie Peut traiter en totalité Total
Documents papiers non classifiés 0 0 52 52
Documents papiers Protégé B 0 0 52 52
Documents papiers Secret et Très secret 0 52 0 52

2.2  Nombre de semaines pendant lesquelles l’institution a pu traiter des documents électroniques dans différents niveaux de classification

Nombre de semaines pendant lesquelles l'institution a pu traiter des documents électroniques dans différents niveaux de classification
  Ne peut pas traiter Peut traiter en partie Peut traiter en totalité Total
Documents électroniques non classifiés 0 0 52 52
Documents électroniques Protégé B 0 0 52 52
Documents électroniques Secret et Très secret 0 52 0 52

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