Rapport annuel au Parlement 2021-2022 – Loi sur la protection des renseignements personnels

1. INTRODUCTION

La Loi sur la protection des renseignements personnels (ci-après la Loi) confère aux personnes le droit d’accéder aux renseignements personnels détenus sur eux-mêmes par les organisations du gouvernement fédéral qui figurent dans l’annexe de la Loi et d’en demander la correction. La Loi oblige aussi ces organisations à respecter le droit à la vie privée en limitant la collecte, l’utilisation et la divulgation de renseignements personnels.

Le présent rapport est préparé conformément à l’article 72 de la Loi, qui exige que le responsable de l’Agence de promotion économique du Canada atlantique (APECA) prépare, aux fins de dépôt au Parlement, un rapport annuel sur l’application de cette loi. Le rapport sera publié sur le site Web de l’Agence.

Le mandat de l’APECA est de créer des possibilités de croissance économique au Canada atlantique en aidant les entreprises à devenir plus concurrentielles, plus innovatrices et plus productives, en travaillant avec les collectivités variées à développer et à diversifier leur économie et en faisant la promotion des atouts de la région. Des renseignements supplémentaires se trouvent sur le site Web de l’APECA (https://www.canada.ca/fr/promotion-economique-canada-atlantique.html).

2. STRUCTURE ORGANISATIONNELLE

La Direction de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) veille à l’application de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Elle compte une directrice (coordonnatrice de l’AIPRP), une analyste de l’AIPRP et une employée de soutien au siège social de l’APECA à Moncton, au Nouveau-Brunswick. La Direction de l’AIPRP est responsable du traitement de toutes les demandes d’accès à l’information et de renseignements personnels, ainsi que de l’élaboration, de la coordination et de la mise en œuvre de politiques, de lignes directrices et de procédures efficaces pour gérer la conformité de l’Agence aux lois en matière d’AIPRP.

De plus, la Direction de l’AIPRP examine divers documents avant qu’ils soient publiés afin de s’assurer qu’ils ne contiennent pas de renseignements pouvant faire l’objet d’une exception ou d’une exclusion en vertu des lois. Pendant la période visée par le rapport, la Direction de l’AIPRP a examiné les documents préparés en réponse à 101 questions parlementaires écrites.

Les directions générales et les bureaux régionaux veillent également à l’application des lois en matière d’AIPRP à l’Agence. Chaque secteur et direction générale de l’organisation compte un agent de liaison (relevant normalement du sous-ministre ou d’un sous-ministre adjoint) qui coordonne le processus de repérage des documents.

3. DÉLÉGATION DES POUVOIRS

Aux fins de l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le président a délégué les pleins pouvoirs au vice-président des Finances et Services corporatifs et secrétaire général, et il a délégué des pouvoirs partiels à la coordonnatrice de l’AIPRP.

Une copie signée de l’instrument de délégation se rapportant à la Loi sur la protection des renseignements personnels se trouve à l’annexe A.

4. POINTS SAILLANTS DU RAPPORT STATISTIQUE

Comme le montrent les rapports statistiques à l’annexe B et à l’annexe C, l’Agence a répondu à deux demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels en 2021-2022. Aucun document détenu par l’Agence n’a été jugé pertinent pour répondre à ces demandes.

Le coût de l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels s’est établi à 14 497 $ en 2021-2022. Ce montant correspond à une partie des salaires et à des frais de fonctionnement et d’entretien.

Le tableau suivant démontre la tendance liée au nombre de demandes fermées au cours des dix derniers exercices financiers.

5. FORMATION ET SENSIBILISATION

La coordonnatrice de l’AIPRP a organisé des séances d’information informelles à l’intention du personnel sur les exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels au cours de la période visée par le rapport. Cependant, aucune séance de formation officielle n’a été offerte.

6. POLITIQUES, LIGNES DIRECTRICES, PROCÉDURES ET INITIATIVES

L’Agence n’a mis en application aucune politique, ligne directrice, procédure ou initiative nouvelle ou révisée quant à la protection des renseignements personnels pendant la période visée.

7. PLAINTES ET VÉRIFICATIONS

Aucune plainte liée à la protection des renseignements personnels n’a été reçue et aucune enquête ou vérification n’a été effectuée pendant la période visée par le rapport.

8. SURVEILLANCE

Puisque l’Agence n’a pas reçu beaucoup de demandes d’accès à des renseignements personnels, aucune surveillance n’était requise au cours de la période visée par le rapport.

9. ATTEINTES SUBSTANTIELLES À LA VIE PRIVÉE

Aucun cas d’atteinte substantielle à la vie privée n’a été signalé au Commissariat à la protection de la vie privée et à la Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada pendant la période visée par le rapport.

10. ÉVALUATIONS DES FACTEURS RELATIFS À LA VIE PRIVÉE

Aucune évaluation des facteurs relatifs à la vie privée n’a été effectuée au cours de la période visée par le rapport.

11. DIVULGATIONS DANS L’INTÉRÊT PUBLIC

L’Agence n’a pas divulgué de renseignements personnels en vertu de l’alinéa 8(2)m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels pendant la période visée par le rapport.

12. INCIDENCES DE LA PANDÉMIE DE COVID-19

Les mesures de télétravail prises par l’Agence en réponse à la pandémie de COVID-19 n’ont pas eu d’incidence sur la capacité de l’organisation à s’acquitter de ses responsabilités prévues par la Loi sur la protection des renseignements personnels.

ANNEXE A

ANNEXE B

Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l’institution : Agence de promotion économique du Canada atlantique

Période visée par le rapport : du 1^er avril 2021 au 31 mars 2022

Section 1 – Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

1.1 Nombre de demandes reçues

1.2 Mode des demandes

Section 2 – Demandes informelles

2.1 Nombre de demandes informelles

2.2 Mode des demandes informelles

2.3 Délai de traitement pour les demandes informelles

2.4 Pages communiquées informellement

Section 3 – Demandes fermées pendant la période d’établissement de rapport

3.1 Disposition et délai de traitement

3.2 Exceptions

3.3 Exclusions

3.4 Format des documents communiqués

3.5 Complexité

3.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées en formats papier et document électronique

3.5.2 Pages pertinentes traitées en fonction de l’ampleur des demandes en formats papier et document électronique par disposition des demandes

3.5.3 Minutes pertinentes traitées et communiquées en format audio

3.5.4 Minutes pertinentes traitées en fonction de l’ampleur des demandes en format audio par disposition des demandes

3.5.5 Minutes pertinentes traitées et communiquées en format vidéo

3.5.6 Minutes pertinentes traitées en fonction de l’ampleur des demandes en format vidéo par dispositions des demandes

3.5.7 Autres complexités

3.6 Demandes fermées

3.6.1 Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la loi

3.7 Présomptions de refus

3.7.1 Motifs du non-respect des délais prévus par la loi

3.7.2 Demandes fermées au-delà des délais prévus par la loi (y compris toute prolongation prise)

3.8 Demandes de traduction

Section 4 – Communication en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)

Section 5 – Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Section 6 – Prorogations

6.1 Motifs des prorogations

6.2 Durée des prorogations

Section 7 – Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

7.1 Demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada et autres organisations

7.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada

7.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organisations

Section 8 – Délais de traitement des demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet

8.1 Demandes auprès des Services juridiques

8.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé

Section 9 – Avis de plaintes et d’enquêtes reçus

Section 10 – Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) et des fichiers de renseignements personnels (FRP)

10.1 Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

10.2 Fichiers de renseignements personnels spécifiques à l’institution et centraux

Section 11 – Atteintes à la vie privée

11.1 Atteintes substantielles à la vie privée signalées

11.2 Atteintes à la vie privée signalées non-substantielles

Section 12 – Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

12.1 Coûts répartis

12.2 Ressources humaines

ANNEXE C

Rapport statistique supplémentaire sur la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l’institution :Agence de promotion économique du Canada atlantique

Période visée par le rapport : du 1^er avril 2021 au 31 mars 2022

Section 1 – Capacité de recevoir des demandes sous la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

Indiquez le nombre de semaines pendant lesquelles votre institution a pu recevoir des demandes d’AIPRP par les différents canaux.

Section 2 – Capacité de traiter les dossiers sous la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

2.1 Indiquez le nombre de semaines pendant lesquelles votre institution a pu traiter des documents papiers à différents niveaux de classification.

2.2 Indiquez le nombre de semaines pendant lesquelles votre institution a pu traiter des documents électroniques à différents niveaux de classification.

Section 3 – Demandes ouvertes et plaintes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

3.1 Indiquez le nombre de demandes ouvertes qui sont en suspens depuis des périodes de rapport précédentes.

3.2 Indiquez le nombre de plaintes ouvertes auprès du Commissaire à l’information du Canada qui sont en suspens depuis des périodes de rapport précédentes.

Section 4 – Demandes ouvertes et plaintes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

4.1 Indiquez le nombre de demandes ouvertes qui sont en suspens depuis des périodes de rapport précédentes.

4.2 Indiquez le nombre de plaintes ouvertes auprès du Commissaire à la protection de la vie privée du Canada qui sont en suspens depuis des périodes de rapport précédentes.

Section 5 – Numéro d’assurance sociale (NAS)