Rapport annuel au Parlement 2022-2023 – Loi sur l’accès à l’information

Au sujet de cette publication

© Sa Majesté le Roi du chef du Canada, représenté par la ministre de
l’Agence de promotion économique du Canada atlantique, 2023

No de catalogue : AC2-15/1F-PDF

ISSN : 2817-3740 – Rapport annuel au Parlement 2022-2023 – Loi sur l’accès à l’information

1. INTRODUCTION

La Loi sur l’accès à l’information (ci-après la Loi) renforce la responsabilité et la transparence des institutions fédérales afin de promouvoir une société à la fois ouverte et démocratique et de permettre un débat public relatif à la conduite de ces institutions. La partie 1 de la Loi garantit un droit d’accès à l’information au sein des institutions fédérales, sous réserve de certaines exceptions précises et limitées. La partie 2 établit les exigences relatives à la publication proactive de l’information des institutions fédérales, les différents types de renseignements personnels, détenus par des institutions gouvernementales fédérales, qui intéressent le grand public.

Le présent rapport est préparé conformément à l’article 94 de la Loi, qui exige que le responsable de l’Agence de promotion économique du Canada atlantique (APECA) prépare, aux fins de dépôt au Parlement, un rapport annuel sur l’application de cette loi. Ce rapport est également rédigé conformément à l’article 20 de la Loi sur les frais de service.

Le mandat de l’APECA est de créer des possibilités de croissance économique au Canada atlantique en aidant les entreprises à devenir plus concurrentielles, plus innovatrices et plus productives, en travaillant avec les collectivités variées à développer et à diversifier leur économie et en faisant la promotion des atouts de la région de l’Atlantique. Des renseignements supplémentaires se trouvent sur le site Web de l’APECA (https://www.canada.ca/fr/promotion-economique-canada-atlantique.html).

2. STRUCTURE ORGANISATIONNELLE

La Direction de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) veille à l’application de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Elle compte une directrice (coordonnatrice de l’AIPRP), une analyste de l’AIPRP et une employée de soutien au siège social de l’APECA, à Moncton, au Nouveau-Brunswick. La Direction de l’AIPRP est responsable du traitement de toutes les demandes d’accès à l’information et à des renseignements personnels, ainsi que de l’élaboration, de la coordination et de la mise en œuvre de politiques, de lignes directrices et de procédures efficaces pour gérer la conformité de l’Agence aux lois en matière d’AIPRP.

La Direction de l’AIPRP veille également au respect des exigences en matière de publication proactive en partenariat avec les responsables de l’Agence et examine divers documents avant qu’ils soient publiés afin de s’assurer qu’ils ne contiennent pas de renseignements pouvant faire l’objet d’une exception ou d’une exclusion en vertu de la Loi. Pendant la période visée par le rapport, la Direction de l’AIPRP a également examiné les documents préparés en réponse à 112 questions parlementaires écrites.

L’APECA veille au respect de la loi en collaborant avec la Direction de l’AIPRP, les directions générales et les bureaux régionaux. Chaque secteur et direction générale de l’organisation compte un agent de liaison (relevant normalement du sous-ministre ou d’un sous-ministre adjoint) qui coordonne le processus de repérage des documents. En outre, une employée occasionnelle a été embauchée pour aider pendant les périodes où le volume de travail était plus élevé en 2022-2023.

L’Agence n’a conclu aucune entente de services avec une autre institution fédérale en vertu de l’article 96 de la Loi au cours de la période visée par le rapport.

3. ORDONNANCE DE DÉLÉGATION DE POUVOIRS

Aux fins de l’application de la Loi sur l’accès à l’information, le président a délégué les pleins pouvoirs au vice-président des Finances et Services corporatifs et secrétaire général, et il a délégué des pouvoirs partiels à la coordonnatrice de l’AIPRP.

Une copie signée de l’instrument de délégation se rapportant à la Loi sur l’accès à l’information se trouve à l’annexe A.

4. RENDEMENT POUR 2022-2023

Les renseignements suivants ont pour objet d’aider le lecteur à interpréter l’information donnée à l’annexe B et à l’annexe C.

Nombre de demandes reçues et traitées

L’Agence a reçu 21 demandes en 2022-2023, soit une baisse légère par rapport à la période précédente où 25 demandes avaient été reçues.

En tout, 20 demandes ont été fermées, dont 2 demandes en suspens de l’exercice 2021-2022. Trois demandes ont été reportées à la prochaine période d’établissement de rapport et sont toujours dans les délais prescrits par la loi.

Le tableau suivant montre la tendance liée au nombre de demandes reçues, par source, au cours des dix derniers exercices financiers.

Exceptions et exclusions

Comme c’était le cas pendant les dix derniers exercices, les trois principales exceptions invoquées étaient liées aux articles de la Loi portant sur les renseignements personnels (article 19), les renseignements de tiers (article 20) et les activités du gouvernement (article 21). Aucune exclusion a été invoquée en 2022-2023.

Complexités

Des documents ont été repérés en réponse à 18 des 20 demandes d’accès fermées en 2022-2023. Aucun document pertinent n’existait pour les 2 autres demandes. Les documents ont été divulgués en totalité pour 3 demandes et en partie pour 15 demandes. Le traitement de ces demandes a donné lieu à l’examen de 3 873 pages de documents, dont 2 326 ont été divulguées en partie ou en totalité. Des copies électroniques des documents ont été fournies en réponse à toutes les demandes.

Le tableau suivant fournit des renseignements supplémentaires concernant les pages divulguées.

L’Agence a dû entreprendre les consultations suivantes dans le cadre du traitement de 13 demandes :

• 12 avis à des tiers en vertu de l’article 27 de la Loi;
• 2 consultations auprès d’autres institutions gouvernementales.

Prorogations

Le délai prescrit par la loi pour répondre aux demandes a été prolongé 16 fois, comme suit :

Les délais ont été prorogés en vertu des alinéas suivants :

• 9(1)a) – lorsque la demande portait sur un nombre élevé de documents ou nécessitait une recherche dans un nombre élevé de documents et/ou lorsque le respect du délai initial aurait entravé de façon déraisonnable le fonctionnement de l’Agence;
• 9(1)b) – lorsqu’il était nécessaire de tenir des consultations qui ne pouvaient avoir lieu dans le délai initial;
• 9(1)c) – lorsque l’Agence devait aviser des tiers de son intention de communiquer un document en vertu du paragraphe 27(1) de la Loi.

Délais statutaires

Toutes les demandes fermées en 2022-2023 ont été fermées dans les délais prévus par la loi. Le tableau ci-dessous présente les détails des délais de réponse au cours des dix derniers exercices :

Délai de traitement et disposition

Parmi les demandes fermées en 2022-2023, trois ont été achevées dans un délai d’un à 30 jours, cinq ont été achevées dans un délai de 31 à 60 jours, neuf ont été achevées dans un délai de 61 à 120 jours et trois ont été achevées dans un délai de 121 à 180 jours.

Parmi ces demandes, tous les documents ont été communiqués dans 15 p. 100 des cas et une partie des documents a été communiquée dans 75 p. 100 des cas. Aucun document n’existait pour 10 p. 100 des demandes.

Consultations

En 2022-2023, l’Agence a répondu à 39 demandes de consultation reçues d’autres institutions fédérales et des gouvernements provinciaux. Ces consultations ont occasionné l’examen de 882 pages de documents et ont toutes été effectuées dans les délais prescrits.

Incidence de la pandémie de COVID-19

Les mesures prises par l’Agence en lien à la pandémie de COVID-19, comme le télétravail, n’ont pas eu d’incidence sur la capacité de l’organisation à s’acquitter de ses responsabilités prévues par la Loi sur l’accès à l’information.

5. ACTIVITÉS DE FORMATION ET DE SENSIBILISATION

La Direction de l’AIPRP fournit régulièrement des conseils aux fonctionnaires de l’Agence en ce qui concerne le traitement des demandes d’accès à l’information ainsi que l’interprétation de la Loi pour veiller au traitement efficace et cohérent de toutes les demandes reçues par l’Agence.

Des séances de sensibilisation aux exigences de la Loi sur l’accès à l’information sont offertes à tous les employés de l’Agence sur demande. En 2022-2023, deux séances de formation formelles ont été offertes, et approximativement 50 personnes y ont participé. De nombreuses séances d’information informelles ont également été offertes aux employés de l’Agence qui ont demandé de l’information sur les exigences de la Loi pendant la période visée par le rapport.

6. POLITIQUES, LIGNES DIRECTRICES, PROCÉDURES ET INITIATIVES

L’Agence n’a mis en application aucune politique, ligne directrice ou procédure nouvelle ou révisée quant à l’accès à l’information pendant la période visée.

7. PUBLICATION PROACTIVE

La Direction de l’AIPRP collabore avec des représentants ministériels pour satisfaire aux exigences en matière de divulgation proactive énoncées dans la partie 2 de la Loi. Au cours de la période de rapport 2022-2023, toutes les exigences en matière de divulgation proactive ont été respectées dans les délais prescrits par la loi et publiées sur le Portail du gouvernement ouvert du gouvernement du Canada.

Tous les mois, la Direction de l’AIPRP a publié de façon proactive les titres des notes de service destinées à la présidente et à la ministre. De plus, une liste sommaire des demandes d’accès à l’information complétées a été publiée tous les mois.

La Direction de l’AIPRP a collaboré avec les responsables des programmes, des communications et des services corporatifs pendant la période de rapport pour veiller à ce que les documents liés aux voyages, à l’accueil, aux contrats de plus de 10 000 $, aux subventions et aux contributions ainsi qu’aux reclassifications des postes, et les documents d’information pour les nouveaux administrateurs généraux ou ministres, les trousses liées aux comparutions devant un comité parlementaire et les notes pour la période de questions soient publiés conformément aux exigences législatives.

8. PLAINTES ET VÉRIFICATIONS

Les demandeurs peuvent déposer, auprès du Commissariat à l’information, une plainte au sujet de toute question relative au traitement de leur demande.

La commissaire à l’information a cessé de faire enquête sur deux plaintes liées à la durée des prorogations au cours de la période de rapport conformément à l’alinéa 30(4)b) de la Loi.

Il a été conclu qu’une plainte était fondée, et les documents ont été communiqués conformément à l’ordonnance de la commissaire à l’information en vertu de l’alinéa 36.1(1)a) de la Loi.

Une plainte visant les exceptions appliquées aux documents pertinents en réponse à une demande qui a été présentée en 2016-2017 est toujours en cours de traitement.

Aucune vérification n’a été effectuée pendant la période visée par le rapport.

9. FRAIS

La Loi sur les frais de service exige qu’une autorité responsable fasse annuellement rapport au Parlement sur les frais perçus par l’institution.

En ce qui concerne les frais perçus en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, les renseignements ci-dessous sont déclarés conformément à l’article 20 de la Loi sur les frais de service.

• Autorité habilitante : Loi sur l'accès à l'information.
• Frais payables : le frais d’application de 5 $ est le seul frais facturé pour une demande d'accès à l'information.
• Total des revenus : le total des recettes du frais pour l'exercice financier de 2022 à 2023 est de 95 $.
• Frais dispensés ou remboursés : En tout, des frais de 10 $ ont été annulés en 2022-2023.
• Coût de fonctionnement du programme : En 2022-2023, le coût total de l’application de la Loi sur l’accès à l’information s’est élevé à 256 390 $.

10. SURVEILLANCE

La Direction de l’AIPRP assure un suivi régulier des délais et des tendances liés au traitement des demandes en maintenant une communication continue avec les fonctionnaires de l’Agence. Cela comprend des rapports sur l’état d’avancement et des discussions avec les services des communications, les bureaux régionaux et le Bureau de liaison ministérielle toutes les semaines.

ANNEXE A

ANNEXE B

Rapport statistique sur la Loi sur l’accès à l’information

Nom de l’institution : Agence de promotion économique du Canada atlantique

Période visée par le rapport : du 1^er avril 2022 au 31 mars 2023

Section 1 – Demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

1.1  Nombre de demandes

1.2  Source des demandes

1.3 Mode des demandes

Section 2 – Demandes informelles

2.1 Nombre de demandes informelles

2.2 Mode des demandes informelles

2.3 Délai de traitement des demandes informelles

2.4 Pages communiquées informellement

2.5 Pages recommuniquées informellement

Section 3 – Demandes à la Commissaire à l’information pour ne pas donner suite à la demande

Section 4 – Demandes fermées pendant la période d’établissement de rapports

4.1 Disposition et délai de traitement

4.2 Exceptions

*A.I. : affaires internationales   *Déf. : défense du Canada   *A.S. : activités subversives

4.3 Exclusions

4.4 Format des documents communiqués

4.5 Complexité

4.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées en formats papier et document électronique

4.5.2 Pages pertinentes traitées en fonction de l’ampleur des demandes en formats papier et document électronique par disposition des demandes

4.5.3 Minutes pertinentes traitées et communiquées en format audio

4.5.4  Minutes pertinentes traitées en fonction de l’ampleur des demandes en format audio par disposition des demandes

4.5.5 Minutes pertinentes traitées et communiquées en format vidéo

4.5.6  Minutes pertinentes traitées en fonction de l’ampleur des demandes en format vidéo par disposition des demandes

4.5.7 Autres complexités

4.6 Demandes fermées

4.6.1 Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la loi

4.7 Présomptions de refus

4.7.1 Motifs du non-respect des délais prévus par la loi

4.7.2 Demandes fermées au-delà des délais prévus par la loi (y compris toute prolongation prise)

4.8 Demandes de traduction

Section 5 – Prorogations

5.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes

5.2 Durée des prorogations

Section 6 – Frais

Section 7 – Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

7.1 Demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada et organisations

7.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada

7.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organisations à l’extérieur du gouvernement du Canada

Section 8 – Délais de traitement des demandes de consultation sur les renseignements confidentiels du Cabinet

8.1 Demandes auprès des Services juridiques

8.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé

Section 9 – Enquêtes et compte rendus de conclusion

9.1 Enquêtes

9.2 Enquêtes et rapports des conclusions

Section 10 – Recours judiciaires

10.1 Recours judiciaires sur les plaintes

10.2 Recours judiciaires sur les plaintes de tiers en vertu de l’alinéa 28(1)

Section 11 – Ressources liées à la Loi sur l’accès à l’information

11.1 Coûts répartis

11.2 Ressources humaines

ANNEXE C

Rapport statistique supplémentaire sur la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements

Nom de l’institution : Agence de promotion économique du Canada atlantique

Période visée par le rapport : du 1^er avril 2022 au 31 mars 2023

Section 1 – Capacité de recevoir des demandes sous la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

Indiquez le nombre de semaines pendant lesquelles votre institution a pu recevoir des demandes d’AIPRP par les différents canaux.

Section 2 – Capacité de traiter les dossiers sous la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

2.1 Indiquez le nombre de semaines pendant lesquelles votre institution a pu traiter des documents papiers à différents niveaux de classification.

2.2 Indiquez le nombre de semaines pendant lesquelles votre institution a pu traiter des documents électroniques à différents niveaux de classification.

Section 3 – Demandes ouvertes et plaintes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

3.1 Indiquez le nombre de demandes ouvertes qui sont en suspens depuis des périodes de rapport précédentes.

3.2 Indiquez le nombre de plaintes ouvertes auprès du Commissaire à l’information du Canada qui sont en suspens depuis des périodes de rapport précédentes.

Section 4 – Demandes ouvertes et plaintes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

4.1  Indiquez le nombre de demandes ouvertes qui sont en suspens depuis des périodes de rapport précédentes.

4.2  Indiquez le nombre de plaintes ouvertes auprès du Commissaire à la protection de la vie privée du Canada qui sont en suspens depuis des périodes de rapport précédentes.

Section 5 – Numéro d’assurance sociale (NAS)

Section 6 – Accès universel sous la Loi sur la protection des renseignements personnels