Recrutement en ligne - sommaire d'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP)

Institution fédérale : Agence de promotion économique du Canada atlantique (APECA)

Fonctionnaire de l’APECA responsable de l’EFVP : Nancy Pike Directrice générale des Ressources humaines

Responsable de l’institution fédérale ou délégué aux fins de l’article 10 de la Loi sur la protection des renseignements personnels : Diane Cormier Directrice/Coordonnatrice, Access à l’information et la protection des renseignements personnels

Section 1 – Aperçu et introduction de l’EFVP

Description du programme ou de l’activité :

Dans le cadre de la nouvelle orientation en dotation de la Commission de la fonction publique (CFP), les ministères disposent d’une plus grande capacité à personnaliser la dotation, notamment grâce à des approches souples, à une importance accrue accordée aux résultats et à une moindre importance accordée au processus. La direction des Ressources humaines de l’Agence de promotion économique du Canada atlantique (APECA) a été chargée de trouver des façons novatrices d’attirer des candidats du public à l’Agence et d’accélérer les processus de dotation collective. L’une des innovations constituant une pratique exemplaire de l’industrie est l’entrevue vidéo asynchrone par Internet avec les candidats.

Description de la catégorie de dossiers qui se rapportent au programme ou à l’activité :

Recrutement et dotation - Comprend des dossiers concernant le recrutement et la dotation pour combler des postes à temps plein ou à temps partiel au sein de l’institution. Les dossiers peuvent inclure des renseignements concernant la présélection, l’examen, les tests, les entrevues, l’évaluation, la sélection, l’embauche et la promotion de candidats. Ils peuvent aussi inclure des renseignements sur les conditions d’emploi, les mutations, les affectations et les détachements; le recrutement d’étudiants, de professionnels et de techniciens; les appels d’après-mandat; la zone de sélection, ainsi que les renseignements échangés avec les organismes centraux chargés du recrutement et de la dotation et avec les autres agences de placement. Numéro de la catégorie de dossiers : NDP 920

Description du fichier de renseignements personnels (FPR) qui se rapportent au programme ou à l’activité :

Dotation - Ce fichier décrit les renseignements liés aux activités de recrutement et de dotation, y compris les demandes d’emploi sollicitées et non sollicitées, et les reclassifications de postes, les détachements, les mutations ou autres affectations ou modalités de travail au sein des institutions fédérales. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom, les coordonnées, les résultats des analyses/tests, les renseignements biographiques, le statut de citoyen, la date et le lieu de naissance, les renseignements sur les études, le numéro d’identification d’employé, des renseignements sur l’équité en emploi, les renseignements qui figurent au dossier de l’employé, les renseignements financiers, la compétence dans les langues officielles, les renseignements médicaux, les opinions et les points de vue sur, ou concernant, des individus, et les signatures. Numéro du FPR: POE 902

Autorisation légale relative au programme ou à l’activité :

La Loi sur l’emploi dans la fonction publique

Résumé du projet, de l’initiative, des modifications :

L’APECA désire confier à un tiers la prestation de ces services dans le cadre d’un projet pilote d’un an, car le ministère ne possède pas le savoir–faire requis pour créer une plateforme permettant aux candidats d’effectuer un enregistrement vidéo des réponses d’entrevue et de les organiser aux fins d’examen ultérieur.

L’entrepreneur retenu fournira un logiciel d’entrevue vidéo et pourra assurer d’autres services, comme la vérification automatisée des références et les tests de compétences des candidats. Les membres du comité d’évaluation, qui sont des employés des Ressources humaines (RH) et des gestionnaires recruteurs, accéderont aux vidéos à l’aide d’un nom d’utilisateur et d’un mot de passe pour évaluer les candidats. Les candidats pourront choisir de ne plus recevoir le service en ligne.

Section 2 – Détermination et catégorisation des facteurs de risques

a) Type de programme ou d’activité Niveau de risque pour la vie privée Cote
Le programme ou l’activité ne comporte PAS de décision visant un individu identifiable 1  
Administration de programmes/activités et de services 2 2
Exécution/Enquêtes d’observation ou réglementaires 3  
Enquête criminelle et exécution/sécurité nationale 4  

 

b) Type de renseignements personnels en cause et contexte Niveau de risque pour la vie privée Cote
Uniquement des renseignements personnels fournis par l’intéressé — au moment de leur collecte — concernant un programme autorisé et recueillis auprès de l’individu lui‑même ou avec son consentement quant à leur communication, en l’absence d’éléments contextuels sensibles. 1  
Renseignements personnels fournis par l’intéressé avec consentement d’utiliser aussi les renseignements personnels détenus par une autre source/en l’absence d’éléments contextuels sensibles, après leur collecte. 2 2
Numéro d’assurance sociale, renseignements médicaux ou financiers ou autres renseignements personnels sensibles et/ou éléments contextuels sensibles entourant les renseignements personnels. Renseignements personnels sur des mineurs ou des incapables ou encore concernant une personne ayant qualité pour agir au nom de l’intéressé. 3  
Renseignements personnels sensibles, y compris des profils détaillés, des allégations ou soupçons, des échantillons de substances corporelles et/ou éléments contextuels particulièrement sensibles entourant les renseignements personnels. 4  

 

c) Partenaires du programme ou de l’activité et participation du secteur privé Niveau de risque pour la vie privée Cote
Au sein de l’Agence (parmi un ou plusieurs programmes de la même Agence) 1  
Avec d’autres institutions fédérales 2  
Avec une combinaison d’organismes fédéraux, provinciaux ou municipaux 3  
Organisations du secteur privé ou organisations internationales ou gouvernements étrangers 4 4

 

d) Durée du programme ou de l’activité Niveau de risque pour la vie privée Cote
Activité ou programme ponctuel 1  
Programme à court terme 2  
Programme à long terme 3 3

 

e) Population visée par le programme Niveau de risque pour la vie privée Cote
Le programme touche certains employés à des fins administratives internes. 1  
Le programme touche tous les employés à des fins administratives internes. 2  
Le programme touche certains individus à des fins administratives externes. 3 3
Le programme touche tous les individus à des fins administratives externes. 4  

 

f) Technologie et vie privée Niveau de risque pour la vie privée
L’activité ou le programme (nouveau ou modifié) comporte‑il l’implantation d’un nouveau système électronique, logiciel ou programme d’application, y compris un collecticiel (ou logiciel de groupe) qui est implanté pour soutenir le programme ou l’activité eu égard à la création, la collecte ou la manipulation de renseignements personnels? Oui
L’activité ou le programme nouveau ou modifié exige‑t‑il une modification de systèmes ou services existants de TI? Non
L’activité ou le programme nouveau ou modifié implique‑t‑il l’implantation d’une ou plusieurs des technologies suivantes :

- Méthodes d’identification améliorées

- Recours à la surveillance :

- Utilisation de l’analyse automatisée des renseignements personnels, du couplage de renseignements personnels et des techniques de découverte/acquisition de connaissances.

Non

 

g) Transmission de renseignements personnels Niveau de risque pour la vie privée Cote
Les renseignements personnels sont utilisés à l’intérieur d’un système fermé. 1  
Les renseignements personnels sont utilisés dans un système qui comporte des connexions à au moins un autre système. 2  
Les renseignements personnels sont transférés à un appareil portable ou sont imprimés. 3  
Les renseignements personnels sont transmis au moyen de technologies sans fil. 4 4

 

h) Incidences des risques pour l’Agence Niveau de risque pour la vie privée Cote
Répercussions négatives au niveau de la direction/gestion

Les procédures/processus doivent être revus, les outils doivent être changés, il faut changer de fournisseur/partenaire.

1  
Répercussions négatives au niveau organisationnel

Changements à la structure organisationnelle, modification de la structure décisionnelle de l’organisation, changement de la distribution/répartition des responsabilités, changement de l’architecture d’activités de programme, départ d’employés, réaffectation de ressources de RH.

2  
Préjudice financier

Poursuites, montants supplémentaires requis, réaffectation de ressources financières.

3  
Atteinte à la réputation, embarras, perte de crédibilité

Diminution de la confiance du public, élus placés sous les projecteurs, résultats stratégiques de l’Agence compromis, priorité gouvernementale compromise, répercussions sur les secteurs de résultats du gouvernement du Canada.

4 4

 

i) Incidences des risques sur l’individu ou l’employé Niveau de risque pour la vie privée Cote
Inconvénient 1  
Atteinte à la réputation, embarras 2 2
Préjudice financier 3  
Préjudice physique 4  
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