Organismes consultatifs externes

Politique sur la gestion des organismes consultatifs externes de l’Agence de la santé publique du Canada de 2011 - Sommaire

Le recours aux organismes consultatifs externes correspond à l’engagement du gouvernement du Canada à obtenir les services de personnes externes au gouvernement dans le cadre de son travail et de son processus décisionnel.

Les organismes consultatifs externes fournissent à l'Agence de la santé publique du Canada des conseils d'experts provenant de personnes qui possèdent des connaissances, une expertise ou une expérience précieuses. Les conseils peuvent être de nature scientifique, technique, politique ou programmatique.  Il convient de mentionner que l’organisme consultatif externe n’est pas un organisme visant la défense ou la promotion de droits. De plus, l’Agence de la santé publique du Canada détient l’autorité décisionnelle et la responsabilité finales en ce qui a trait à toutes les décisions émanant des conseils obtenus d’un organisme consultatif externe.

L’Agence de la santé publique du Canada peut mettre sur pied un organisme consultatif externe afin d’obtenir des conseils sur des questions visées par le mandat de l’Agence de la santé publique du Canada, notamment les suivantes :

• Élaboration et mise en œuvre des politiques;
• Élaboration et mise en œuvre des programmes;
• Questions émergentes et priorités de recherche;
• Sujets de nature professionnelle ou scientifique lorsqu’il est nécessaire d’appuyer l’expertise de l’Agence de la santé publique du Canada;
• Une question pour laquelle il y a un manque de données concluantes ou de certitude scientifique; et
• Une question pour laquelle des commentaires au sujet d’une évaluation des risques et avantages, y compris sur les façons d’atténuer les risques, seraient utiles.

Lorsque l’Agence de la santé publique du Canada crée et soutient les organismes consultatifs externes, elle respecte les exigences et les principes établis dans les politiques et les lois fédérales applicables, notamment ceux liés à la protection de la vie privée, aux langues officielles et à la gestion des risques.

Objectif stratégique et autorité

La présente politique favorise la gestion efficace et uniforme des organismes consultatifs externes de l’Agence de la santé publique du Canada.  Elle est publiée sous l’autorité de la présidente de l’Agence de la santé publique du Canada dans son rôle d'aider le ministre dans l'exercice de ses pouvoirs et fonctions en matière de santé publique..  Comme il est énoncé à l’article 14.1 de la Loi sur l’Agence de la santé publique du Canada, le ministre peut mettre sur pied des organismes consultatifs externes et d’autres comités en lien avec la santé publique

Les organismes consultatifs externes

Les caractéristiques déterminantes d’un organisme consultatif externe sont les suivantes :

• Il est mis sur pied par le ministre ou l’Agence afin d’offrir des conseils sur certains sujets d’ordre médical, scientifique, technique, politique ou programmatique en lien avec l’Agence et visés par le mandat de l’Agence de la santé publique du Canada;
• Ses membres votants sont choisis pour offrir des conseils d’experts à l’Agence de la santé publique du Canada. De plus, ils sont choisis en fonction du mérite et en vue de refléter un vaste éventail de connaissances, d’expertise et d’expérience;
• Les membres votants peuvent comprendre des intervenants provinciaux et territoriaux uniquement s’ils sont choisis à titre d’experts dans leur champ de connaissances, d’expertise et d’expérience et non à titre de représentants de leur gouvernement;
• Les membres votants ne doivent pas faire partie du gouvernement fédéral; et
• Il émet des conseils à l’intention de l’Agence de la santé publique du Canada à titre de groupe, et non en tant que personnes ou représentants d’organisations.

L’Agence de la santé publique du Canada peut collaborer avec un autre ministère, organisme ou organisation du gouvernement afin de rassembler ou d’appuyer le travail d’un organisme consultatif externe.

L’Agence de la santé publique du Canada conserve son pouvoir décisionnel et décide de la façon dont elle utilisera les recommandations et conseils d’un organisme consultatif externe.

Cadre de référence et mandat

Chaque organisme consultatif externe doit avoir un cadre de référence, y compris un mandat. Le cadre de référence, qui doit être conforme à la présente politique, est établie par l’Agence de la santé publique du Canada et régit le fonctionnement de l’organisme consultatif externe.

La durée de l’existence de l’organisme consultatif correspondra à la période nécessaire à la réalisation de son mandat. L’organisme consultatif externe aura un mandat initial allant jusqu’à trois ans, qui pourra ensuite être renouvelé pour des périodes supplémentaires de trois ans, selon que le mandat aura été rempli ou non. Le cadre de référence sera examiné au moins à  la fin de la période de trois ans et avant le renouvellement de l’organisme consultatif externe. L’Agence de la santé publique du Canada peut également mettre un terme au mandat d’un organisme consultatif externe et le dissoudre à tout moment.

Points à prendre en considération relativement aux membres

L’Agence de la santé publique du Canada nomme les membres d’un organisme consultatif externe et désigne la durée de la nomination. Un organisme consultatif externe doit être composé d’au moins trois membres. Le nombre optimal de membres dépendra du mandat de l’organisme consultatif externe.

L'Agence de la santé publique du Canada peut chercher des candidats par l’entremise d’un appel de candidatures ouvert ou ciblé afin de trouver les personnes dont les connaissances, l’expertise ou l’expérience correspondent le mieux au mandat de l’organisme consultatif externe.  Selon le mandat de l’organisme consultatif externe, ses membres pourront notamment être dotés des qualités suivantes :

• Connaissances médicales, vétérinaires, scientifiques ou techniques;
• Expertise spécialisée;
• Reconnaissance à titre de chef de file du domaine;
• Expérience pratique ou clinique;
• Expérience personnelle directe, notamment à titre de professionnel de la santé, de patient, de consommateur ou de fournisseur de soins;
• Expérience organisationnelle à titre de représentant de personnes qui partagent un point de vue ou un intérêt particulier;

L'Agence de la santé publique tiendra également compte du statut professionnel, des affiliations et des intérêts d'une personne, de sa capacité démontrée à travailler dans un environnement de comité, de sa disponibilité et de sa volonté de servir.Au moment de prendre une décision relative à la nomination des membres d’un organisme consultatif externe, l’Agence de la santé publique du Canada tentera d’assurer une composition diversifiée et inclusive, comme il convient. Par exemple, elle peut choisir des membres provenant de certains groupes de population, des communautés de langues officielles en situation minoritaire ou d’un large éventail d’emplacements géographiques.

Avant d’être nommé à titre de membre d’un organisme consultatif externe, la personne proposée doit répondre aux exigences suivantes :

• Présenter un Formulaire de vérification de sécurité, de consentement et d’autorisation du personnel à des fins d’habilitation de sécurité et obtenir l’habilitation de sécurité correspondant au mandat de l’organisme consultatif externe;
• Signer une Entente de confidentialité pour interdire la divulgation de tout renseignement confidentiel ou protégé reçu dans le cadre de la participation;
• Remplir signer un Sommaire de l’expertise, de l’expérience, des affiliations et des intérêts; et
• Consentir à la publication d’un résumé de ses affiliations et intérêts ainsi que d’une courte biographie à l’intention du public.

Affiliations et intérêts des membres

Le candidat doit utiliser le formulaire pour communiquer tous ses intérêts et affiliations, notamment tous les conflits d’intérêts et intérêts financiers directs (y compris ceux des membres de la famille immédiate) en lien avec le mandat de l’organisme consultatif externe. Ceux‑ci peuvent comprendre un soutien financier obtenu d’une entreprise commerciale, la participation à une activité parrainée par une entreprise commerciale ou une opinion publiée ou émise en public au sujet du mandat de l’organisme consultatif externe.

Une personne qui a un intérêt financier direct envers le mandat de l’organisme consultatif externe dans son entièreté ne peut être membre d’un organisme consultatif externe de l’Agence de la santé publique du Canada.  Une personne ayant des affiliations et intérêts indirects liés au mandat de l’organisme consultatif externe peut quand même être nommée membre de l’organisme consultatif externe si elle possède des connaissances, une expertise ou une expérience précieuses qui contribueront au travail de l’organisme consultatif externe. Toutefois, la participation de ce membre de l’organisme consultatif externe pourrait être limitée lorsque certains points sont mis à l’ordre du jour ou que certains sujets sont abordés pendant les réunions, selon la nature des affiliations ou des intérêts du membre par rapport au mandat de l’organisme consultatif externe, durant toute la période au cours de laquelle il est membre.  

Le président demandera aux membres de faire un énoncé verbal quant à leurs affiliations et intérêts pertinents au début de chaque réunion. Le membre doit également aviser l’Agence de la santé publique du Canada et le président de tout changement dans le statut de ses affiliations et intérêts qui a trait au mandat de l’organisme consultatif externe.

Rôles et responsabilités

Membres des organismes consultatifs externes

Afin de veiller à ce que l’Agence de la santé publique du Canada conserve l’autorité décisionnelle finale en ce qui a trait aux questions qui la concernent, et pour veiller à ce que les organismes consultatifs externes offrent des conseils et recommandations indépendants à l’Agence de la santé publique du Canada, certains membres ne peuvent voter :

• Un fonctionnaire fédéral ne peut participer à la formulation de conseils fournis par l’organisme consultatif externe à l’Agence de la santé publique du Canada. Toutefois, il peut agir à titre de membre d’office sans voix délibérative et soutenir le travail de l’organisme consultatif externe en communiquant l’opinion de l’organisme fédéral qu’il représente et en fournissant des renseignements sur l’Agence.
• Les personnes qui représentent de façon spécifique l’industrie, les associations et les administrations provinciales et territoriales ne peuvent prendre part au processus de vote. Toutefois, elles peuvent agir à titre d’agents de liaison et ainsi transmettre des renseignements et offrir leur expertise dans le cadre des discussions de l’organisme consultatif externe, au besoin.

Les membres d’un organisme consultatif externe doivent tenir compte de tous les intrants reçus en ce qui a trait à son mandat au moment de préparer leurs recommandations, conseils, rapports ou tout autre document et pour fournir, au mieux de leur compétence, des conseils objectifs et indépendants. Les membres d’un organisme consultatif externe ont également les responsabilités suivantes : 

• Être disponibles et prêts à participer aux réunions de l’organisme consultatif externe, y compris des conférences téléphoniques, des échanges de courriel, des conférences vidéo, etc.; 
• Être disponibles et prêts à participer à une réunion ou à une consultation publique sur un sujet lié au mandat de l’organisme consultatif externe; 
• Participer aux discussions au sujet des recommandations, des conseils ou des rapports de l’organisme consultatif externe à l’intention de l’Agence de la santé publique du Canada; et
• Exercer et respecter le mandat de l’organisme consultatif externe.

À titre de condition pour la nomination, le membre d’un organisme consultatif externe doit donner à l’Agence de la santé publique du Canada la permission de publier une brève notice biographique et un résumé de l’expertise, de l’expérience et des affiliations et des intérêts sur le site Web de l’Agence de la santé publique du Canada et par d’autres moyens, au besoin.  Les membres potentiels pourront examiner et approuver le sommaire afin d’en vérifier l’exactitude, durant le processus de nomination. 

Les membres de l’organisme consultatif externe doivent adresser les questions des médias et du public au Secrétariat, qui communiquera avec la Direction des communications stratégiques en santé publique. 

Le président. L’Agence de la santé publique du Canada nomme le président d’un organisme consultatif externe pour une durée précise. Le président ne doit pas faire partie du gouvernement fédéral. Le président peut être un membre votant ou non de l’organisme consultatif externe.  Le président agira à titre d’animateur et s’acquittera de diverses responsabilités, y compris celle d’offrir les conseils de l’organisme consultatif externe à l’Agence de la santé publique du Canada.   

L’Agence de la santé publique du Canada

Par l’entremise du Secrétariat de l’organisme consultatif externe et du secrétaire exécutif, l’Agence de la santé publique du Canada soutient le travail des organismes consultatifs externes.

Secrétaire exécutif.  Un organisme consultatif externe peut avoir un secrétaire exécutif, qui est souvent un responsable de haut niveau comme un directeur général. Ce dernier offre une orientation au Secrétariat, au besoin, prend des décisions sur l’organisme consultatif externe et ses conseils et peut indiquer à l’organisme consultatif externe comment les conseils ont été utilisés.  

Secrétariat.  L’Agence de la santé publique du Canada peut établir un Secrétariat, composé de responsables de l’Agence de la santé publique du Canada, et qui offrira un soutien organisationnel et administratif à chaque organisme consultatif externe. Plus particulièrement, il effectue les tâches suivantes :

• Coordonner le processus de nomination des membres;
• Coordonner la préparation et la distribution des documents à l’intention des membres de l’organisme consultatif externe, des observateurs et d’autres personnes;
• Contribuer au travail de l’organisme consultatif externe, au besoin, et déterminer à quel moment son mandat a été rempli;
• Soutenir l’accès du public aux renseignements sur l’organisme consultatif externe;
• Faire la liaison entre l’Agence de la santé publique du Canada et l’organisme consultatif externe;
• Aider le président à assumer ses responsabilités;
• Aider à l’examen ou à la vérification de l’organisme consultatif externe, au besoin;
• Restreindre la participation d’un membre d’un organisme consultatif externe à une réunion en raison de la nature de ses affiliations ou intérêts; et
• Maintenir l’information publiée sur le site Web de l’Agence de la santé publique du Canada au sujet de l’organisme consultatif externe.

Autres membres du personnel de l’Agence de la santé publique du Canada. Des spécialistes du domaine médical, scientifique, technique, de même que des programmes et des politiques et des experts d’autres domaines peuvent soutenir le travail de l’organisme consultatif externe, de plusieurs façons. De plus, le Bureau de la politique et de la planification stratégiques a pour responsabilité de fournir un leadership et des conseils stratégiques sur la mise en œuvre et le respect de la présente politique, au sein des directions générales de l’Agence de la santé publique du Canada.  

Participation du public et divulgation

Conformément aux politiques d’ouverture et de transparence de l’Agence de la santé publique du Canada, des renseignements sur l’organisme consultatif externe peuvent être accessibles pour le public. De même, dans la mesure du possible, les représentants des sociétés et des organismes, les professionnels de la santé et les membres du grand public qui détiennent des renseignements ou affichent un intérêt à l’égard du mandat de l’organisme consultatif externe peuvent être invités à participer et à fournir des renseignements.  

Toutefois, pour plusieurs raisons, y compris la protection des renseignements personnels, il ne sera pas toujours possible de rendre publics l’existence, les recommandations, les conseils ou les rapports de l’organisme consultatif externe. Les renseignements sur l’organisme consultatif externe auxquels le public a accès et qui ne sont généralement pas visés par des exigences liées à la confidentialité sont les suivants : 

• Renseignements qui relèvent déjà du domaine public, notamment les renseignements disponibles sur Internet;
• Renseignements à la diffusion desquels la personne visée par les renseignements, ou dont l’entreprise ou les affaires sont visées par les renseignements, consent.

Sauf mention contraire dans le mandat de l’organisme consultatif externe, un compte rendu public des décisions, les biographies des membres et un résumé de l’expertise, des expériences et des affiliations et intérêts de l’organisme seront affichés sur le site Web de l’Agence de la santé publique du Canada. Le compte rendu public des décisions sera de nature générale et ne comportera pas de renseignements confidentiels. 

Rapports sur les recommandations

Le Secrétariat préparera un dossier général regroupant les recommandations et les conseils formulés dans le cadre de chaque réunion de l’organisme consultatif externe, y compris les réunions en personne, les réunions virtuelles, les conférences téléphoniques et les vidéoconférences. Le document précisera si le dossier est entièrement ou partiellement confidentiel.  De plus, si les membres ne peuvent arriver à un consensus, le dossier doit indiquer que certains membres n’étaient pas d’accord avec les recommandations ou les conseils. 

Il se peut qu’un membre de l’organisme consultatif externe n’ayant pas participé à une partie d’une réunion en raison de ses affiliations et de ses intérêts ne reçoive pas la partie du document relative à ces affiliations et à ces intérêts avant la publication de cette partie du document.

Un organisme consultatif externe peut fournir des recommandations ou des conseils uniquement si l’Agence de la santé publique du Canada lui a posé des questions et si ces questions sont visées par son mandat. Lorsque l’Agence de la santé publique du Canada reçoit des renseignements qui ne sont pas visés par le mandat d’un organisme consultatif externe, ces renseignements seront conservés et utilisés ultérieurement à la discrétion de l’Agence.

L’Agence de la santé publique du Canada ou le Secrétariat fournira rapidement au président et aux membres de l’organisme consultatif externe un rapport de suivi précisant la façon dont l’Agence de la santé publique du Canada a réagi aux recommandations ou aux conseils et la façon dont elle les a utilisés.

Rapports annuels

Un rapport traitant du fonctionnement général et des activités de l’organisme consultatif externe doit être produit chaque année, ou à la fin du mandat de l’organisme consultatif externe, selon la première occurrence. Le rapport doit être présenté aux personnes à qui l’organisme consultatif externe fournit des recommandations, comme le directeur ou l’administrateur en chef de la santé publique du Canada.

Le rapport devrait comporter les renseignements suivants : mandat de l’organisme consultatif externe, liste des membres et leur biographie et tous les formulaires remplis par les membres, sommaire des questions posées par l’ASPC sur l’organisme consultatif externe, sommaire de toutes les discussions et conclusions, y compris une mention des divergences d’opinion et toutes les recommandations ou tous les conseils fournis par l’organisme consultatif externe. 

Examen d’un organisme consultatif externe

Le but et le fonctionnement des organismes consultatifs externes devraient périodiquement faire l’objet d’un examen dans l’objectif de veiller à ce qu’il fonctionne de façon efficace et efficiente, de confirmer que son travail est encore nécessaire et de relever les possibilités d’amélioration sur le plan de l’administration et de la gestion. L’examen est mené par les représentants officiels de l’Agence de la santé publique du Canada ou des consultants embauchés par l’Agence de la santé publique du Canada, et peut comporter un examen du contenu et des fonctions administratives ainsi que de la logistique.

L’examen doit avoir lieu

• Au moins une fois tous les trois ans s’il s’agit d’un organisme consultatif externe dont le mandat est continu ou à long terme;
• Au moins une fois tous les deux ans, dans le cas d’un organisme consultatif externe ayant un mandat prévu de cinq ans ou moins;
• Moins de six mois après la fin du mandat d’un organisme consultatif externe créé pour formuler des conseils à court terme.

Le rapport d’examen sera présenté à l’Agence de la santé publique du Canada, qui pourra ensuite autoriser sa distribution aux membres de l’organisme consultatif externe. Dans le cas d’un examen général des organismes consultatifs externes, le rapport d’examen sera présenté à l’administrateur en chef de la santé publique du Canada.

Administration

L’Agence de la santé publique du Canada doit veiller à ce que les activités opérationnelles des organismes consultatifs externes soient réalisées conformément aux exigences et aux principes énoncés dans la réglementation et les politiques gouvernementales fédérales applicables.  Par exemple, les dispositions de la Loi sur les langues officielles s’appliquent aux activités des organismes consultatifs externes.

Les membres se verront rembourser les dépenses engagées dans le cadre de déplacements approuvés pour participer aux réunions de l’organisme consultatif externe, conformément aux politiques du gouvernement du Canada, y compris la Directive sur les voyages du Conseil du Trésor et la Directive sur la gestion des dépenses de voyage, d’accueil et de conférences.  

L’Agence de la santé publique du Canada offre une protection en matière de responsabilité civile à chaque membre bénévole si celui‑ci a agi de bonne foi et dans la portée du mandat de l’organisme consultatif externe, s’il n’a pas agi contre l’intérêt de l’État et s’il ne dispose pas d’une protection de ce type.

Dans des circonstances exceptionnelles, l’Agence de la santé publique du Canada peut passer des contrats de service avec des membres de son organisme consultatif externe afin de les indemniser pour leur participation à l’organisme consultatif externe.  Cette décision doit être fondée sur une justification, qui peut être une exigence en matière d’expertise, de portée exceptionnelle du travail ou d’autres critères. Ce type de décisions en matière de paiement seront prises par l’administrateur en chef de la santé publique du Canada ou son représentant délégué.

Pour obtenir une copie de la politique complet, communiquez avec la personne suivante:

phac-eabaspc-ocee@canada.ca

Liens connexes

• Liste des organismes consultatifs externes