Réponse et plan d'action de la direction - Audit de la gestion des comptes débiteurs à l’Agence de la santé publique du Canada

Recommandation 1
Le dirigeant principal des finances (DPF) renforce la surveillance des comptes afin d'appuyer la gestion des risques liés au recouvrement et la possibilité de recouvrement des comptes débiteurs en souffrance.

La Direction des opérations financières, au sein du Partenariat de services partagés (DOF-PSP) mettra en œuvre   la production périodique de rapports au DPF et aux adjoints aux dirigeants principaux des finances (ADPF), qui illustre la situation des comptes débiteurs en souffrance en fonction du type et de l'antériorité.

1.1 Rapport trimestriel

31 mai 2018 (pour les comptes débiteurs en souffrance en date du 31 mars 2018)

Directeur, Division des opérations et systèmes comptables /dirigeant principal des opérations comptables/coordonnateur des comptes débiteurs du ministère

Recommandation 2
Le dirigeant principal des finances modifie les documents et les procédures d'orientation pour améliorer la gestion des comptes débiteurs, y compris :

• uniformiser et préciser les rôles et les responsabilités pour le rétablissement de dettes, ainsi que la surveillance et le recouvrement de dettes liées à des trop-payés dans le cadre d'ententes de contribution;
• élaborer des documents d'orientation pour faciliter les activités de recouvrement, comme la localisation du débiteur et la détermination de la capacité du débiteur à rembourser la dette;
• établir une méthode pour déterminer si le coût du recouvrement n'est pas justifiable en fonction du montant de la dette ou de la probabilité de la recouvrer.

La Direction des opérations financières, au sein du Partenariat de services partagés (DOF-PSP) améliora la Norme sur la gestion des comptes débiteurs afin de préciser les rôles et responsabilités pour les activités telles que la surveillance continue et le recouvrement de dettes liées à des trop-payés dans le cadre d'ententes de contribution. La DOF-PSP préparera un document d'orientation afin d'appuyer le personnel des services de comptabilité à déterminer les activités de recouvrement avancées à mener en fonction de la nature de la dette. Le document comprendra des directives sur l'examen du coût du recouvrement au moment de déterminer l'activité de recouvrement convenable.

2.1 Nouvelle Norme sur la gestion des comptes débiteurs

30 septembre 2018

Directeur, Contrôles internes et politique financière

2.2 Document d'orientation sur les activités de recouvrement

30 juin 2018

Directeur, Division des opérations et systèmes comptables //dirigeant principal des opérations comptables/coordonnateur des comptes débiteurs du ministère

Recommandation 3
Le dirigeant principal des finances établit un processus pour examiner et approuver les résultats d'audits de bénéficiaires et assurer l'enregistrement en temps opportun des comptes débiteurs.

Le Centre des subventions et des contributions (CSC) du Bureau du dirigeant principal des finances (BDPF) consultera les intervenants afin d'établir un processus pour l'examen et l'approbation des audits de bénéficiaires et assurer l'enregistrement en temps opportun des comptes débiteurs (CD). Ce processus sera inclus dans la base de données et le matériel de formation pour les procédures normales d'exploitation (PNE) afin d'assurer un accès et des communications rapides pour les employés chargés de la prestation du programme de subventions et de contributions.

3.1 Élaborer et inclure processus des résultats de l'audit et création des CD dans les PNE.

31 décembre 2018

BDPF - CSC

3.2 Inclure processus des résultats de l'audit et création des CD dans le matériel de formation.

31 décembre 2018 et par la suite

Recommandation 4
Le dirigeant principal des finances examine les comptes débiteurs de plus d'un an afin de prendre, en temps opportun, des mesures de recouvrement ou de radiation des dettes et établir une provision pour les comptes douteux qui tient compte de la probabilité de recouvrement.

Les rapports trimestriels destinés au DOPF et aux ADPF vont tenir compte des comptes débiteurs âgés de plus d'un an afin de faciliter la consultation, et serviront à cibler les efforts de recouvrement. Les résultats des activités de recouvrement seront aussi partagés avec la section de la Comptabilité ministérielle à chaque trimestre à des fins de considération dans la détermination de la provision pour les comptes douteuses. 

4.1 Rapport trimestriel

31 mai 2018 (pour les comptes débiteurs en souffrance en date du 31 mars 2018)

Directeur, DOSC/dirigeants principaux, services de comptabilité/coordonnateur des comptes débiteurs du ministère