Réponse et plan d’action de la direction : Audit des conflits d’intérêts à l’Agence de la santé publique du Canada
Agence de la santé publique du Canada
Bureau de l’audit et de l’évaluation
Juin 2024
Recommandation 1
La sous-ministre adjointe (SMA) de la Direction générale des services de gestions (DGSG), avec l’appui de la conseillère scientifique en chef et vice-présidente de la Direction générale des données, de la surveillance et de la prospective (DGDSP), doit préciser et communiquer les rôles, les responsabilités et les obligations liés à la mise en œuvre et à la surveillance des mesures correctives, à la formation du personnel, à la communication avec les intervenants, à la collecte de données et à la production de rapports.
Réponse de la direction et mesures de gestion prévues
La direction approuve cette recommandation.
- Le Guide sur les conflits d’intérêts sera mis à jour pour tenir compte des rôles, des responsabilités et des mesures correctives.
- Produit livrable : Le Guide sur les conflits d’intérêts sera mis à jour.
- Date d’échéance prévue : Trimestres 1 et 2 de l’exercice financier 2024-2025.
- Après l’achèvement de l’exercice d’audit, un nouveau système automatisé de réception, de suivi et de déclaration des données a été élaboré et mis en œuvre.
- Produit livrable : Un système automatisé de réception, de suivi et de déclaration des données.
- Date d’échéance prévue : Trimestre 2 de l’exercice financier 2024-2025.
- Présentement, les données statistiques et les cas très médiatisés sont examinés et fournis lors des mises à jour des relations de travail avec les chefs de directions générales qui ont lieu au moins deux fois par année.
- Produit livrable : Des mises à jour régulières auprès des chefs des directions générales.
- Date d’échéance prévue : Complété.
- Un plan sera élaboré pour fournir des renseignements généraux dans un rapport trimestriel complet qui comprend des données statistiques et des cas très médiatisés, ainsi que des plans de communication et des tendances au sein de l’Agence.
- Produit livrable : Des rapports de mise à jour à l’échelle de l’Agence seront préparés chaque trimestre.
- Date d’échéance prévue : Trimestres 2 et 4 de l’exercice financier 2024-2025.
- Afin d’assurer la conformité, l’intention est d’adopter un système de suivi pour fournir un rappel aux personnes dans des situations de risque élevé. Ceci comprendra un courriel annuel envoyé après que l’employé reçoit une réponse à sa déclaration. Ce courriel servira de rappel pour l’employé et leur superviseur direct des paramètres auxquels ils se sont engagés. Dans certains cas, la haute direction recevra une copie conforme.
- Produit livrable : Des suivis annuels sur les cas de risque élevé.
- Date d’échéance prévue : Trimestre 2 de l’exercice financier 2024-2025.
Responsabilité : Direction générale des services de gestion (DGSG)
Recommandation 2
La SMA de la DGSG, avec l’appui de la conseillère scientifique en chef et vice-présidente de la DGDSP, doit examiner et mettre en œuvre des activités de formation et de sensibilisation afin de mieux soutenir les gestionnaires dans leurs obligations relatives aux conflits d’intérêts.
Réponse de la direction et mesures de gestion prévues
La direction approuve cette recommandation.
- La trousse de formation actuelle sera améliorée pour donner des scénarios aux fins de discussion sur le rôle de la gestion par rapport à leurs employés.
- Produit livrable : La formation sur les conflits d’intérêts sera modifiée pour inclure le scénario portant sur la direction aux fins de discussion.
- Date d’échéance prévue : Trimestre 2 de l’exercice financier 2024-2025.
- Des messages visant la direction seront rédigés et communiqués avec tous les employés afin de mettre plus d’emphase sur l’importance du rôle de la direction dans le processus des conflits d’intérêts.
- Produit livrable : Des messages visant la direction seront rédigés et communiqués.
- Date d’échéance prévue : Trimestre 3 de l’exercice financier 2024-2025.
- Le bureau des conflits d’intérêts créera un outil d’évaluation pour les gestionnaires semblable à celui que les employés utilisent pour leur propre situation.
- Produit livrable : Un outil d’évaluation de la direction sera mis en œuvre et ajouté à la page MaSource sur les conflits d’intérêts.
- Date d’échéance prévue : Trimestre 4 de l’exercice financier 2024-2025.
Responsabilité : Direction générale des services de gestion (DGSG)
Recommandation 3
La SMA de la DGSG, avec l’appui de la conseillère scientifique en chef et vice-présidente de la DGDSP, doit examiner et mettre à jour l’ensemble des documents d’orientation afin d’assurer une meilleure harmonisation avec toutes les politiques, procédures et lignes directrices sur les conflits d’intérêts.
Réponse de la direction et mesures de gestion prévues
La direction approuve cette recommandation.
Tous les documents connexes doivent être harmonisés.
Produits livrables :
- L’ensemble de documents sera examiné et les modifications nécessaires seront identifiées. Date d’échéance prévue : Trimestre 3 de l’exercice financier 2024-2025.
- L’ensemble de documents sera mis à jour. Date d’échéance prévue : Trimestre 4 de l’exercice financier 2024-2025.
Responsabilité : Direction générale des services de gestion (DGSG)
Recommandation 4
La SMA de la DGSG, avec l’appui de la conseillère scientifique en chef et vice-présidente de la DGDSP, doit élaborer une approche de surveillance axée sur les risques pour optimiser les ressources et les délais de traitement et réduire les arriérés. Elle doit également élaborer et mettre en œuvre des procédures opérationnelles normalisées pour veiller à ce que les déclarations de conflits d’intérêts et les dossiers d’approbation d’affiliation soient analysés et que les mesures d’atténuation soient appliquées de manière uniforme.
Réponse de la direction et mesures de gestion prévues
La direction approuve cette recommandation.
- Il est nécessaire d’avoir un exercice d’évaluation des risques plus compréhensif et officiel.
- Produit livrable : Le profil de gestion des risques sera élaboré.
- Date d’échéance prévue : Trimestre 3 de l’exercice financier 2024-2025.
- On se sert d’une approche informelle basée sur les risques pour prioriser les dossiers, étant donné le grand nombre de cas et les ressources disponibles. Cette approche peut être officialisée et des PON seront élaborées.
- Produit livrable : Les procédures opérationnelles normalisées seront élaborées et mises en œuvre.
- Date d’échéance prévue : Trimestre 4 de l’exercice financier 2024-2025.
- Tenant compte des pressions externes actuelles, conjuguées à l’achèvement de la Politique d’affiliation académique, ces outils contribueront à assurer un résultat plus ciblé et plus uniforme, ce qui renforcera l'éthique fondamentale de l’Agence et assurera la confiance du grand public.
- Produit livrable : L’intégration avec les examens et approbations des affiliations académiques seront élaborées.
- Date d’échéance prévue : Trimestre 4 de l’exercice financier 2024-2025.
- Enfin, grâce au profil de collaboration et de gestion des risques, une norme de service plus précise peut être développée, en donnant la priorité aux dossiers à risque plus élevé.
- Produit livrable : Examiner et élaborer des normes de service selon le profil de gestion des risques et la priorisation.
- Date d’échéance prévue : Trimestre 4 de l’exercice financier 2024-2025.
Responsabilité : Direction générale des services de gestion (DGSG)
Recommandation 5
La SMA de la DGSG, avec l’appui de la conseillère scientifique en chef et vice-présidente de la DGDSP, doit établir un protocole de communication pour un échange régulier de renseignements entre les différentes fonctions impliquées dans les domaines liés aux conflits d’intérêts, comme le Centre de l’ombud, de la résolution et de l’éthique (CORE), les Services de la divulgation interne (SDI) et le Bureau de la propriété intellectuelle (PI).
Réponse de la direction et mesures de gestion prévues
- La Division des relations de travail (DRT) et le Bureau de la conseillère scientifique en chef (BCSC) collaboreront afin d’assurer qu’une sensibilisation accrue des responsabilités des employés et de la gestion soit communiquée et que les processus soient harmonisés en vertu des contraintes des systèmes actuels. Produit livrable : Des discussions ciblées auront lieu entre la DRT et le BCSC afin de planifier et mettre en œuvre une marche à suivre immédiate. Date d’échéance : Trimestre 1 de l’exercice financier 2024-2025.
- Un groupe de travail sera créé pour assurer pour assurer l’harmonisation et l’élaboration continues des processus, l’uniformité continue des communications et l’harmonisation des questions générales. Produit livrable : Un groupe de travail est créé. Date d’échéance prévue : Trimestre 4 de l’exercice financier 2024-2025.
Responsabilité : Direction générale des services de gestion (DGSG)