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Audit de la gestion de la propriété intellectuelle à l’Agence de la santé publique du Canada

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Organisation : Agence de la santé publique du Canada

Date publiée : août 2024

Rapport définitif
Septembre 2023

Préparé par le Bureau de l'audit et de l'évaluation
Santé Canada et l'Agence de la santé publique du Canada

Table des matières

Résumé

Introduction

La propriété intellectuelle (PI) est constituée des actifs incorporels générés par les employés et les ressources de l'Agence de la santé publique du Canada (ASPC), tels que les inventions, les nouvelles technologies et les modèles novateurs. Les propriétaires et les créateurs de PI disposent de certains droits juridiques d'une durée limitée pour contrôler l'utilisation de leurs actifs de PI. La PI de l'ASPC est un bien de l'État qui doit être protégé et contrôlé afin de promouvoir la santé et la sécurité des Canadiens, ainsi que la gérance financière des ressources du gouvernement du Canada.

La politique de l'ASPC sur la propriété intellectuelle a été publiée par le Bureau du conseiller scientifique principal en 2017. Le portefeuille de PI de l'ASPC comprend plus de 75 demandes de brevets, brevets en instance et brevets accordés, expirés ou abandonnés. Ceci englobe une variété de technologies, y compris des vaccins, des traitements, des bactériophages (virus qui infectent les bactéries et ont diverses applications), des outils diagnostiques et des logiciels. Un grand nombre d'outils éducatifs et de publications scientifiques sont également protégés par le droit d'auteur de la Couronne.

Le Bureau de la gestion de la propriété intellectuelle et du développement commercial (BGPIDC) relève de la Direction générale du Laboratoire national de microbiologie (DGLNM) et est responsable de la protection de la PI et de la commercialisation des technologies. L'aide apportée par le BGPIDC comprend l'obtention de licences pour des technologies, le soutien des collaborations de recherche et la négociation de divers accords susceptibles de générer de la PI.

L'Audit de la gestion de la PI a été inclus dans le plan d'audit axé sur les risques de l'ASPC approuvé pour la période de 2021 à 2023, en réponse aux risques liés à l'identification, à la protection et à la surveillance de la PI de l'ASPC.

Objectif de la mission

L'objectif de cet audit était de déterminer si des pratiques de gestion appropriées sont en place pour protéger les intérêts de l'ASPC en ce qui concerne la propriété intellectuelle (PI).

Conclusions générales

Dans l'ensemble, l'ASPC a mis en œuvre certaines pratiques de gestion clés nécessaires à la protection de la PI de l'Agence. Par exemple, l'Agence a créé le BGPIDC, lequel relève de la DGLNM, pour la gestion et la protection globales de la PI et de la commercialisation des technologies de l'Agence. Elle a également élaboré une politique sur la propriété intellectuelle qui régit la gestion de l'ensemble de la PI générée par l'Agence. L'audit a cerné des possibilités d'améliorer la gestion de la PI en clarifiant la responsabilité du maintien et de la mise en œuvre de la politique sur la PI, en renforçant la surveillance de la PI par l'ASPC et sa capacité à faire respecter la politique, et en envisageant le positionnement organisationnel stratégique du BGPIDC afin de promouvoir et de reconnaître les attentes plus larges, à l'échelle de l'Agence, en matière de gestion rationnelle de la PI.

Recommandations

  1. Le vice-président de la DGLNM et le conseiller scientifique en chef, en consultation avec la haute direction de l'Agence, devraient déterminer l'emplacement organisationnel de la fonction de la PI au sein de l'Agence et assurer la conformité avec ses pouvoirs, ses rôles et ses responsabilités.
  2. Le vice-président de la DGLNM et le conseiller scientifique en chef, en consultation avec la haute direction de l'Agence, devraient revoir et mettre à jour la politique sur la PI, en tenant compte des éléments suivants :
    • refléter toute mise à jour de la structure, des pouvoirs, des responsabilités et des exigences découlant de la recommandation 1;
    • clarifier les exigences relatives à la divulgation de la PI;
    • identifier les conséquences potentielles du non-respect de la politique.
    • présenter régulièrement des rapports à la haute direction au sujet de la politique.
  3. Dans le cadre de la mise à jour de la politique sur la PI, le vice-président du DGLNM et le conseiller scientifique en chef, en consultation avec la haute direction de l'Agence, devraient envisager d'exiger la participation du BGPIDC à la gestion (à l'établissement, à la rédaction et à l'examen) des accords de collaboration en matière de recherche, d'octroi de licences et de transfert de matériel, afin de mieux faire comprendre la nécessité de conclure des accords appropriés pour assurer une bonne gestion (l'identification, l'évaluation, la protection et la surveillance) de la PI de l'ASPC.
  4. Dans le cadre de la mise à jour de la politique sur la PI, le vice-président du LNM et le conseiller scientifique en chef devraient clarifier le rôle et les pouvoirs du BGPIDC en tant qu'expert en matière de la PI de l'Agence, en particulier en ce qui concerne la formation sur la PI. Il conviendrait également d'envisager de rendre le matériel de formation de la PI obligatoire pour tous les employés qui créent de la PI, les sous-traitants, les travailleurs invités et les autres parties concernées.

Critères 1 et 2 : Des politiques, des rôles, des responsabilités et des obligations de rendre compte sont en place et respectés pour protéger les intérêts de l'ASPC en matière de propriété intellectuelle

Contexte

Le gouvernement du Canada a créé son cadre stratégique sur la propriété intellectuelle (PI) à l'intention des ministères et organismes à vocation scientifique (MOVS) pour contribuer à la gestion efficace de la PI dans l'ensemble du pays. L'ASPC a élaboré une politique sur la PI fondée sur une série de principes directeurs visant à promouvoir une meilleure gestion de la PI, de sa création à son déploiement. La politique comprend des responsabilités devant aider les employés de l'ASPC à identifier, protéger et gérer la PI.

Dans le cadre de la politique sur la PI, la gestion de la PI de l'ASPC repose sur la coopération de divers intervenants. La politique ne prévoit pas de mesures de conformité ou d'application permettant de s'assurer que les formulaires de divulgation des inventions sont remplis et d'imposer la nécessité et l'utilisation d'accords de collaboration, de transfert de matériel et de non-divulgation. Ce manque de mesures entrave le rôle du BGPIDC en matière de gestion de la PI.

Que pensions-nous constater?

Nous nous attendions à trouver une politique sur la PI détaillant clairement les responsabilités des intervenants de l'ASPC en matière de gestion, de supervision, de conformité et de soutien de la PI. Nous nous attendions à ce que les rôles et responsabilités du BGPIDC soient définis dans la politique. Nous nous attendions également à ce que ces rôles, responsabilités et exigences soient globalement respectés.

Constatations

Bien que l'Agence ait élaboré une politique sur la propriété intellectuelle en 2017, elle n'a pas clairement défini l'ensemble des rôles, responsabilités et principes directeurs nécessaires à la bonne gestion de la propriété intellectuelle, de sa création à sa gestion. Par exemple, la politique ne définit pas les exigences en matière de rapports et les relations entre les créateurs de propriété intellectuelle, leurs gestionnaires respectifs et le BGPIDC. La politique ne définit pas non plus les pouvoirs et les attentes concernant son application, ni les conséquences en cas de non-respect. De plus, la politique sur la PI s'appuie sur des liens avec des politiques externes, telles que les politiques de propriété intellectuelle du Conseil du Trésor et la Loi sur les inventions des fonctionnaires. Ces lacunes rendent difficiles la compréhension et le respect des responsabilités de toutes les intervenants et pourraient entraver la capacité de l'Agence à gérer efficacement sa propriété intellectuelle.

Depuis la publication de la politique sur la PI en 2017, l'emplacement organisationnel de la fonction de la PI et son rôle au sein de l'Agence ont changé. La fonction de la PI a été créé à l'origine au sein du Laboratoire national de microbiologie (LNM; 2001), a été transféré au Bureau du conseiller scientifique principal (BCSP) en 2014 et a ensuite (2018) été réintégré au Laboratoire national de microbiologie qui est devenu une direction générale, la DGLNM, en juillet 2021. Ce changement organisationnel n'a pas été pris en compte dans la politique de l'ASPC sur la PI. Le BGPIDC n'a pas le pouvoir d'obliger les gestionnaires à impliquer le BCSP dans la gestion et la protection de la PI de l'Agence, et son déplacement d'un bureau central à une division opérationnelle réduit la visibilité des activités scientifiques et de la PI qui émanent de l'extérieur de la DGLNM.

Actuellement, la politique s'appuie sur l'adhésion des gestionnaires et des employés de l'ASPC aux lois, à d'autres politiques, et aux accords, notamment la Loi sur les inventions des fonctionnaires (LIF), les accords de non-divulgation individuels, les accords de recherche concertée et divers codes de valeurs et d'éthique, pour contrôler la protection de la PI. Bien que la politique sur la PI prévoie l'obligation de divulguer les découvertes potentielles de PI, elle ne précise pas que les divulgations doivent être faites au BGPIDC et ne définit aucune conséquence si la PI n'est pas divulguée. Cela entraîne un risque de PI non identifiée et réduit la capacité du BGPIDC à contrôler et à gérer la PI générée par l'Agence.

Enfin, la politique de l'ASPC sur la PI désigne le Bureau du conseiller scientifique principal (BCSP) comme responsable de la surveillance de la PI de l'ASPC, une fonction soutenue par le BGPIDC au sein de la DGLNM. Les rôles et responsabilités en matière d'identification et de protection de la PI de l'ASPC sont partagés par l'ensemble des activités de l'Agence générant de la propriété intellectuelle et par tous les employés de l'ASPC. Le BGPIDC est chargé de fournir des conseils d'experts faisant autorité en matière de gestion de la PI, mais ces responsabilités partagées augmentent le risque que la propriété intellectuelle passe inaperçue et soit revendiquée, brevetée et éventuellement commercialisée par une autre organisation.

Conclusion

Bien que la politique de 2017 sur la PI définisse les rôles et les responsabilités entourant la gestion de la propriété intellectuelle, elle est obsolète et ne décrit pas avec précision les rôles, les responsabilités et les structures hiérarchiques actuels du BGPIDC. Elle ne définit pas non plus de manière adéquate la reddition de comptes et ne confère pas au BGPIDC le pouvoir de surveiller la gestion de la propriété intellectuelle au sein de l'Agence. Avant que la politique ne soit mise à jour pour tenir compte de ces considérations, l'Agence devrait examiner l'emplacement organisationnel du BGPIDC, compte tenu de son rôle dans toute l'Agence, afin de s'assurer qu'il a la capacité de surveiller efficacement le respect de la politique et de protéger l'ensemble de la propriété intellectuelle de l'Agence.

Recommandation 1

Le vice-président de la DGLNM et le conseiller scientifique en chef, en consultation avec la haute direction de l'Agence, devraient déterminer l'emplacement organisationnel de la fonction de la PI au sein de l'Agence et assurer la conformité avec ses pouvoirs, ses rôles et ses responsabilités.

Recommandation 2

Le vice-président de la DGLNM et le conseiller scientifique en chef, en consultation avec la haute direction de l'Agence, devraient revoir et mettre à jour la politique sur la PI, en tenant compte des éléments suivants :

Critère 3 : Les intérêts en matière de propriété intellectuelle sont identifiés, évalués, protégés et surveillés de manière appropriée.

Contexte

Le BGPIDC de la DGLNM est responsable de la gestion des inventions et des droits de propriété intellectuelle connexes de l'Agence. Le Bureau veille à ce que la propriété intellectuelle et les biens de l'État soient protégés par divers types d'accords et fournit des conseils sur les publications et les droits d'auteur liés à la PI. Ces activités reposent toutes sur le fait que les employés et les responsables de l'ASPC divulguent volontairement leur travail au BGPIDC.

Que pensions-nous constater?

Nous nous attendions à trouver des rôles et des responsabilités clairement définis en ce qui concerne la gestion de la PI (divulgation, rapports, protection et surveillance), et ce, pour tous les intervenants en PI de l'ASPC. Nous nous attendions à ce que le BGPIDC fournisse à l'Agence un soutien et des orientations supplémentaires en matière de PI.

Constatations

Globalement, le BGPIDC identifie, évalue, protège et surveille l'ensemble de la PI de l'ASPC qui lui est communiquée. Toutefois, il existe un risque que la PI ne soit pas identifiée, ni divulguée volontairement au BGPIDC par les employés et les gestionnaires de l'ASPC.

Pour examiner la manière dont le BGPIDC identifie, évalue et protège la PI de l'ASPC, l'équipe d'audit a examiné les formulaires de divulgation des inventions et les documents connexes pour les cinq dernières années. Sur les cinq dossiers reçus :

Dans le cas de la demande de brevet déposée par une autre partie, nous avons découvert que le chercheur, un employé de l'ASPC, avait contacté le BGPIDC plusieurs années auparavant et que l'invention n'avait pas été jugée prête à être brevetée. Le chercheur a poursuivi son travail en utilisant les installations de l'ASPC et les subventions du gouvernement, dans le cadre d'un accord de collaboration. Toutefois, l'autre partie à l'accord a déposé une demande de brevet pour l'invention une fois qu'elle était prête. Les exigences de divulgation de la politique actuelle sur la PI n'obligent pas les chercheurs à faire part de l'avancement de leurs travaux et, par conséquent, le BGPIDC n'avait aucun moyen de savoir que l'invention était prête à faire l'objet d'un brevet.

Le rôle du BGPIDC dans la gestion de la PI de l'ASPC consiste notamment à fournir des conseils et un soutien pour l'obtention de licences de PI, à promouvoir les collaborations de recherche, à faciliter la négociation d'accords, à fournir des ressources pour la divulgation des inventions et à fournir des documents relatifs à la publication et à l'approbation des droits d'auteur. Toutefois, ce soutien et ces conseils ne constituent pas une exigence obligatoire de la politique et ne sont fournis que sur demande. De plus, il n'existe actuellement aucun mécanisme (c.-à-d., liste de tous les travaux scientifiques en cours, liste des affiliations approuvées) permettant au BGPIDC de rechercher et d'identifier de manière proactive les sources potentielles de propriété intellectuelle générées par l'ASPC qui pourraient nécessiter une évaluation, une protection et un suivi. Par conséquent, il existe un risque que les activités génératrices de PI de l'ASPC ne soient pas identifiées, évaluées, protégées ou surveillées.

Conclusion

Le BGPIDC gère toute la propriété intellectuelle de l'ASPC qui lui est divulguée conformément aux politiques et procédures établies. Toutefois, le BGPIDC compte sur les employés de l'ASPC pour respecter la politique et sur les responsables de l'ASPC pour veiller au respect de cette politique, notamment en signalant les divulgations de PI au BGPIDC. Si ces groupes ne respectent pas la politique, le BGPIDC ne peut pas remplir ses obligations de surveillance et il existe un risque accru que la PI de l'ASPC ne soit pas correctement identifiée, évaluée, contrôlée et protégée.

Recommandation 3

Dans le cadre de la mise à jour de la politique sur la PI, le vice-président du LNM et le conseiller scientifique en chef, en consultation avec la haute direction de l'Agence, devraient envisager d'exiger la participation du BGPIDC à la gestion (à l'établissement, à la rédaction et à l'examen) des accords de collaboration en matière de recherche, d'octroi de licences et de transfert de matériel, afin de mieux faire comprendre la nécessité de conclure des accords appropriés pour assurer une bonne gestion (l'identification, l'évaluation, la protection et la surveillance) de la PI de l'ASPC.

Critère 4 : L'ASPC mène suffisamment d'activités de formation et de sensibilisation en matière de propriété intellectuelle.

Contexte

L'ASPC est chargée de fournir aux employés la formation et les ressources appropriées pour promouvoir une meilleure gestion de la propriété intellectuelle. La formation sur la PI fournit des connaissances de base sur les définitions, les rôles et les processus clés liés à la PI de l'ASPC. L'équipe du BGPIDC est chargée d'élaborer, de gérer et d'offrir la formation en matière de propriété intellectuelle. Le BGPIDC a élaboré un plan d'éducation qui comprend des initiatives visant à mieux faire connaître les droits et les responsabilités de l'Agence en matière de PI.

Que pensions-nous constater?

Nous nous attendions à trouver des activités de formation qui fournissent aux employés les outils et les connaissances nécessaires à la protection de la PI. Nous nous attendions également à trouver des efforts de sensibilisation qui augmentent la visibilité des obligations des employés en matière de PI.

Constatations

Dans l'ensemble, le BGPIDC a mis en œuvre certaines initiatives de formation et de sensibilisation à la PI afin d'aider les employés et les responsables à comprendre leur rôle et leurs responsabilités en matière de gestion de la PI. Le BGPIDC a élaboré un plan d'éducation qui décrit les ressources liées à la PI et le matériel de formation mis à la disposition des chercheurs. Le plan d'éducation sur la PI limite initialement la mise en œuvre à l'échelle de l'Agence et donne la priorité à la DGLNM, comme moyen d'atteindre le plus grand nombre de créateurs de PI de l'ASPC avec les ressources dont dispose le BGPIDC.

Le plan d'éducation sur la propriété intellectuelle comprend les éléments suivants :

En raison de sa position organisationnelle actuelle à l'Agence, le BGPIDC ne dispose pas de l'autorité nécessaire à l'échelle de l'Agence pour gérer et assurer la conformité aux initiatives ou aux exigences en matière de formation en PI, et le BGPIDC a déclaré que des capacités financières et humaines restreintes limitent sa capacité à mettre en œuvre des initiatives de formation et de sensibilisation à travers l'Agence, étant donné les rôles et les responsabilités plus larges de cette division.

La politique sur la PI régit la gestion de toute la PI générée par les activités de l'ASPC; toutefois, elle ne reflète pas la structure et les rôles de la DGLNM et du BCSP en ce qui concerne les activités de formation et de sensibilisation de l'ASPC en matière de PI. La politique sur la PI confie à l'Agence, dans le cadre de ses principes directeurs, la responsabilité de fournir aux employés des formations et des ressources documentaires. Cela ne confère pas au BGPIDC un pouvoir ou une responsabilité spécifique quant à la formation au sein de l'Agence. La communication et le respect de la politique, ainsi que la participation aux activités de formation, incombent aux gestionnaires de l'ASPC. Le BGPIDC a élaboré des documents d'orientation sur la PI à l'intention des gestionnaires et des employés de l'ASPC, mais ces activités de formation ne sont pas obligatoires pour l'ensemble du personnel susceptible de générer de la propriété intellectuelle.

Conclusion

Le BGPIDC mène des activités de formation et de sensibilisation et a élaboré un programme détaillé de formation sur la PI. Cependant, la formation n'est pas obligatoire et ne fait pas partie du programme d'intégration des employés, et la politique actuelle ne prévoit pas l'autorité nécessaire pour s'assurer que les employés de l'ASPC participent au programme d'éducation. Par conséquent, les employés de l'ASPC peuvent ne pas être conscients de leurs responsabilités et ne pas protéger correctement la PI de l'ASPC.

Recommandation 4

Dans le cadre de la mise à jour de la politique sur la PI, le vice-président du LNM et le conseiller scientifique en chef devraient clarifier le rôle et les pouvoirs du BGPIDC en tant qu'expert en matière de la PI de l'Agence, en particulier en ce qui concerne la formation sur la PI. Il conviendrait également d'envisager de rendre le matériel de formation de la PI obligatoire pour tous les employés, les sous-traitants, les travailleurs invités et les autres parties concernées qui créent de la PI.

Annexe A – Fiche de résultats

Critère Évaluation des risques - Risque résiduel sans la mise en œuvre de la recommandation Risque qui demeurera si la recommandation n'est pas mise en œuvre Recommandation
Des politiques, des rôles, des responsabilités et des pouvoirs sont en place pour protéger les intérêts de l'ASPC en matière de la PI. Risque modéré La politique actuelle sur la PI ne reflète pas exactement l'attribution actuelle des responsabilités en matière de propriété intellectuelle au sein de l'Agence et ne confère pas au BGPIDC des pouvoirs suffisants pour protéger la PI. 1
Les politiques, les rôles, les responsabilités et les pouvoirs mis en place pour protéger la PI de l'ASPC sont respectés. Risque modéré Les fonctions actuellement exercées par le BGPIDC ne sont pas reflétées en tant que rôles et responsabilités dans la politique sur la PI. Cela ne permet pas au BGPIDC d'encourager et de soutenir de manière proactive la divulgation et la protection de la PI, ni de veiller à ce que tous les employés générant de la PI respectent les règles établies. 2
Les intérêts en matière de PI sont identifiés, évalués, protégés et surveillés de manière appropriée. Risque modéré La plupart des recherches entreprises par les scientifiques de l'ASPC qui sont susceptibles de faire l'objet d'une protection de la PI émanent d'accords de recherche concertée, d'octroi de licence et de transfert de matériel. Sans l'avis d'experts en PI, les inventions résultant de ces accords risquent de ne pas être protégées de manière adéquate. 3
L'ASPC mène des activités de formation et de sensibilisation. Risque mineur Le respect de la politique sur la PI relève actuellement de la responsabilité des gestionnaires et des employés de l'Agence. En l'absence d'activités de formation et de sensibilisation adéquates, il existe un risque accru que les employés et les gestionnaires ne soient pas conscients de leurs responsabilités au titre de la politique sur la PI et, par conséquent, que la PI développée par l'ASPC ne soit pas divulguée ou protégée de manière appropriée. 4

Annexe B – À propos de l'audit

Objectif de l'audit

L'objectif de cet audit était de déterminer si des pratiques de gestion appropriées sont en place pour protéger les intérêts de l'ASPC en ce qui concerne la propriété intellectuelle (PI).

Portée de l'audit

L'audit a porté sur les processus, les pratiques et les contrôles en matière de propriété intellectuelle mis en place à l'ASPC.

L'audit n'a pas porté sur les procédures relatives aux conflits d'intérêts, qui feront l'objet d'un audit distinct du BAE.

Méthode d'audit

L'audit a été réalisé conformément à la Politique sur l'audit interne du gouvernement du Canada, qui exige d'examiner des preuves suffisantes et pertinentes, et d'obtenir des informations et des explications suffisantes pour fournir un niveau d'assurance raisonnable à l'appui de la conclusion de l'audit.

La méthode retenue comprenait notamment les éléments suivants :

Énoncé de conformité

Le présent audit a été réalisé conformément aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l'audit interne et est validé par les résultats du programme d'amélioration et d'assurance de la qualité du Bureau de l'audit et de l'évaluation.

Critères d'audit

  1. Des politiques, des rôles, des responsabilités et la reddition de comptes sont en place pour protéger les intérêts de l'ASPC en matière de propriété intellectuelle.
  2. Les politiques, les rôles, les responsabilités et la reddition de comptes mis en place pour protéger la propriété intellectuelle de l'ASPC sont respectés.
  3. Les intérêts en matière de propriété intellectuelle sont identifiés, évalués, protégés et surveillés de manière appropriée.
  4. L'ASPC mène suffisamment d'activités de formation et de sensibilisation en matière de propriété intellectuelle.

Détails de la page

2024-08-08