Audit de la gestion de la propriété intellectuelle à l’Agence de la santé publique du Canada : Réponse et plan d’action de la direction
Réponse et plan d'action de la direction
Février 2024
Recommandation 1
Le vice-président de la DGLNM et le conseiller scientifique en chef, en consultation avec la haute direction de l'Agence, devraient déterminer l'emplacement organisationnel de la fonction de la PI au sein de l'Agence et assurer la conformité avec ses pouvoirs, ses rôles et ses responsabilités.
Réponse de la direction et mesures prévues
La direction est d'accord avec la recommandation, tout en soulignant qu'on doit aborder le manque de cohérence des pouvoirs de la politique sur la PI avec la conception organisationnelle (placement de la fonction de la PI) avant de mettre en œuvre les autres recommandations (2 à 4) au sein du centre de responsabilité approprié.
Livrables
- La conception et la mise en œuvre d'un examen organisationnel des pouvoirs dans les politiques et de la conception organisationnelle, avec des rôles et des responsabilités proposés et des recommandations sur le placement organisationnel, y compris une documentation appropriée.
- Une présentation qui indique les recommandations concernant le placement approprié de la fonction de la PI de l'Agence, y compris des questions sur les ressources, aux fins de l'appui du CE.
Date d'achèvement prévue
- Juin 2024
Échéanciers des jalons intérimaires :
- Février 2024
- Mars 2024
- Avril 2024
Responsabilité
Direction générale du Laboratoire national de microbiologie (DGLNM); conseiller scientifique en chef; DGSG (en ce qui concerne les questions de sécurité liées à fonction de PI et la mise en œuvre de la politique).
Jalons intérimaires
- Accord sur le transfert de la fonction de PI de la DGLNM au BCSC. Date cible d'achèvement de janvier 2024. Achevé le 5 février 2024.
- Le président approuve la conception notionnelle. Date cible d'achèvement de février 2024, chef de file de l'ASPC : la DGLNM en étroite collaboration avec le BCSC. Achevé le 5 février 2024.
- La DGSG complète l'examen de la description du travail. Date cible d'achèvement d'avril 2024, chef de file de l'ASPC : la BCSC en étroite collaboration la DGLNM. Lancé en janvier 2024.
- Examen de la gestion du changement. Date cible d'achèvement de juin 2024, chefs de file de l'ASPC : la DGLNM, le BCSC et la DGSG. Lancé en janvier 2024.
- Obtenir la recommandation du CE. Date cible d'achèvement d'avril 2024, chefs de file de l'ASPC : la DGLNM et le BCSC. Sur la bonne voie pour avril 2024.
- Conception organisationnelle finalisée et mise en œuvre. Date cible d'achèvement de juin 2024, chef de file de l'ASPC : le BCSC en étroite collaboration avec la DGLNM.
Recommandation 2
Le vice-président de la DGLNM et le conseiller scientifique en chef, en consultation avec la haute direction de l'Agence, devraient revoir et mettre à jour la politique sur la PI, en tenant compte des éléments suivants :
- refléter toute mise à jour de la structure, des pouvoirs, des responsabilités et des exigences découlant de la recommandation 1;
- clarifier les exigences relatives à la divulgation de la PI;
- identifier les conséquences potentielles du non-respect de la politique;
- présenter régulièrement des rapports à la haute direction au sujet de la politique.
Réponse de la direction et mesures prévues
La direction est d'accord avec la recommandation, tout en soulignant qu'un renouvellement de la politique est exigé, et que la recommandation 3, ainsi que les pouvoirs définis en recommandation 4 seront abordés dans le cadre de la mise à jour de la politique.
Livrables
- Mise à jour de la politique de l'Agence sur la PI.
- Une présentation au CE aux fins de leur appui d'une politique mise à jour sur la PI au sein de l'Agence et la mise en œuvre qui suivra.
Date d'achèvement prévue
- Juin 2025
Échéanciers des jalons intérimaires :
- Mars 2024
- Février 2025
Responsabilité
VP de la DGLNM jusqu'à ce que le chef de la PI soit déterminé en collaboration avec le conseiller scientifique en chef.
Jalons intérimaires
- Un examen de la politique actuelle de la PI compte tenu des changements à l'organisation. Date cible d'achèvement de septembre 2024, chef de file : le BCSC à la suite du transfert de la fonction. Lancé en mars 2024.
- La politique sur la PI est mise à jour et les plans de mise en œuvre et de communications sont finalisés. Date cible d'achèvement de janvier 2025, chef de file de l'ASPC : le BCSC. Lancé en mars 2024.
- Une présentation aux tables de gouvernance de l'ASPC aux fins d'approbation, y compris une orientation à la gestion. Date cible d'achèvement de février 2025, chef de file de l'ASPC : le BCSC. Sur la bonne voie pour février 2025.
- Des modifications sont apportées en raison de la rétroaction de la gouvernance et le déploiement du plan de mise en œuvre et de communications pour la politique sur la PI mise à jour. Date cible d'achèvement de juin 2025, chef de file de l'ASPC : le BCSC. Sur la bonne voie pour juin 2025.
Recommandation 3
Dans le cadre de la mise à jour de la politique sur la PI, le vice-président de la DGLNM et le conseiller scientifique en chef, en consultation avec la haute direction de l'Agence, devraient envisager d'exiger la participation du BGPIDC à la gestion (à l'établissement, à la rédaction et à l'examen) des accords de collaboration en matière de recherche, d'octroi de licences et de transfert de matériel, afin de mieux faire comprendre la nécessité de conclure des accords appropriés pour assurer une bonne gestion (l'identification, l'évaluation, la protection et la surveillance) de la PI de l'ASPC.
Réponse de la direction et mesures prévues
La direction est d'accord avec la recommandation, tout en soulignant qu'une mise à jour de la politique est exigé, ainsi que les pouvoirs définis en recommandation 4 seront abordés dans le cadre de la mise à jour de la politique.
Livrables
- Élaboration d'un document et d'une présentation pour guider la gestion de la PI avec un plan de mise en œuvre pour l'appui du CE.
Date d'achèvement prévue
- Juin 2025
Responsabilité
VP de la DGLNM jusqu'à ce que le chef de la PI soit déterminé en collaboration avec le conseiller scientifique en chef.
Jalons intérimaires
À noter : Une fois que la fonction de la PI passe au BCSC, le Bureau de la gestion de la propriété intellectuelle et du développement commercial (BGPIDC) sera responsable pour la conformité avec toutes les modifications à la politique et l'examen des accords par le chef de file de la politique sur la PI.
- Déterminer le bureau approprié pour la rédaction de divers types d'accords de recherche collaborative. Sur la bonne voie pour être achevé en juin 2024.
- La décision présentée au CE pour la ratification en juin 2025 afin de comprendre comment entrainer la participation du BGPIDC. Sur la bonne voie pour être achevé en juin 2025.
Recommandation 4
Dans le cadre de la mise à jour de la politique sur la PI, le vice-président de la DGLNM et le conseiller scientifique en chef devraient clarifier le rôle et les pouvoirs du BGPIDC en tant qu'expert en matière de la PI de l'Agence, en particulier en ce qui concerne la formation sur la PI. Il conviendrait également d'envisager de rendre le matériel de formation de la PI obligatoire pour tous les employés qui créent de la PI, les sous-traitants, les travailleurs invités et autres parties concernées.
Réponse de la direction et mesures prévues
La direction est d'accord avec la recommandation, tout en soulignant qu'un renouvellement de la politique est exigé et que les pouvoirs définis dans recommandation 4 seront abordés dans le cadre de la mise à jour de la politique.
Livrables
- Des possibilités en matière de formation obligatoire sur la PI pour tous les employés de l'ASPC avec une recommandation pour l'appui du CE au moyen d'un résumé et d'une présentation, y compris la façon dont la formation obligatoire fera partie des engagements annuels sur le rendement et des offres de formation obligatoires pour tous les employés. L'élaboration et la mise en œuvre du plan de formation sont basées sur l'appui du CE.
Date d'achèvement prévue
- Juin 2025
Échéanciers des jalons intérimaires :
- Mars 2024
- Mars 2025
Responsabilité
VP de la DGLNM jusqu'à ce que le chef de la PI soit déterminé en collaboration avec le conseiller scientifique en chef et le SMA de la DGSG, en tant que déclencheur des plateformes de formation.
Jalons intérimaires
- Envoyer un message à tout le personnel concernant les exigences en matière de la PI. Achevé en novembre 2023.
- Examen du matériel de formation en PI. Date cible d'achèvement de mars 2024, chef de file de l'ASPC : le BCSC et la DGLNM. Lancé en mars 2024, date cible du 15 avril 2024.
- Inclure la formation actuelle en PI dans les ententes de rendement à partir de 2024-2025 pour tous les employés de l'ASPC de la classification SERES, ainsi que les employés en sciences de la DGLNM (p. ex., EG, BI, REM). Date cible d'achèvement de mai 2024, chefs de file de l'ASPC : le BCSC, la DGLNM et les VP concernés menant des employés SERES. Lancé en mars 2024, date cible du 15 avril 2024.
- Mettre à jour le matériel de formation sur la PI, y compris l'élaboration d'une ébauche du plan de mise en œuvre et de communications, qui prendra compte de l'inclusion des employés qui ne proviennent pas de l'ASPC. Date cible d'achèvement de juin 2025, chef de file de l'ASPC : le BCSC. Sur la bonne voie pour juin 2025.
- Examiner les procédures actuelles afin d'assurer que les exigences en matière de PI font partie des contrats de l'ASPC. Sur la bonne voie pour juin 2024, chef de file de l'ASPC : la Direction générale du dirigeant principal des finances et services intégrés de gestion (DGDPFSIG), par l'entremise de la Division des approvisionnements et de la gestion du matériel et des biens (DAGMB).
- Mettre à jour le matériel de formation afin d'assurer que les procédures sont claires et suivies de façon appropriée. Date cible d'achèvement de mars 2025, chef de file de l'ASPC : la DGDPFSIG par l'entremise de la DAGMB.
À noter : Les rôles et les responsabilités du BGPIDC au sein de la DGLNM seront examinés une fois que les fonctions de PI passent au BCSC. À la suite de cette transition, le BCSC en collaboration avec la DGSG sera chargée de la formation sur la PI.
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