Réponse et plan d’action de la direction - Audit du processus de la détermination des montants recouvrables pour les subventions et de contributions à l’Agence de la santé publique du Canada, juillet 2019

(Version PDF - 369 ko, 5 pages)


Recommandations	Réponse et mesures prévues par la direction	Produits livrables	Date d’achèvement prévue	Responsabilité
Recommandation 1 Le dirigeant principal des finances devrait élaborer un document d’orientation pour assurer que les responsabilités interdépendantes sont claires et bien compris par tous les employés impliqués dans le processus de l’audit de bénéficiaire.	La direction accepte cette recommandation.
	Le CESC a retenu les services d’une firme d’experts-conseils pour donner une orientation à l’examen et fournir des recommandations sur l’optimisation de l’approche de gestion des S et C de l’ASPC. Ceci comprend les activités suivantes : Cibler l’amélioration continue du cadre de gestion des S et C axé sur les risques; Rationaliser les processus pour être plus efficaces; Préciser les rôles et les responsabilités De plus, le BDPF va travailler avec le directeur général des opérations et les vice-présidents des programmes afin d’élaborer du matériel supplémentaire pour les bénéficiaires et les agents de programme (guide pour les audits et les examens de la conformité des bénéficiaires) afin de préciser les rôles et responsabilités de tous les parties impliquées dans les processus des audits des bénéficiaires.	Un rapport qui comprend les éléments suivants : Des plans de processus des états actuels (les approbations de financement, l’évaluation des risques, la création d’accords de contribution); Un résumé des principaux thèmes, des enjeux particuliers et des possibilités d’amélioration; Une évaluation ministérielle des risques pour l’approche actuelle de gestion et les stratégies de gestion des risques; Des recommandations sur l’état futur qui vont incorporer en particulier les éléments suivants : Un cadre axé sur les risques pour la gestion des S et C; La validation du tableau RACI actuel; Des processus pour une amélioration et une efficacité globales. Un guide pour les audits et les examens de la conformité des bénéficiaires	Complété Décembre 2019	BDPF - CESC
Recommandation 2 Le dirigeant principal des finances devrait revoir le processus de communications des constatations de l’audit aux bénéficiaires pour s’assurer que la communication est claire et cohérente.	La direction accepte cette recommandation.
	Le BDPF va fournir aux bénéficiaires et aux intervenants internes un guide pour les audits et les examens de la conformité des bénéficiaires qui va donner un aperçu du processus afin que toutes les parties soient au courant des étapes de la mobilisation avant le début de l’audit. Ce document va aussi donner un aperçu des rôles et des responsabilités des intervenants de l’ASPC (programmes, régions, bénéficiaires et le CESC). De plus, le BDPF va appuyer les programmes dans l’élaboration de matériaux de communications qui énoncent les constatations d’audit et une voie à suivre recommandée d’une manière claire et cohérente.	Un guide pour les audits et les examens de la conformité des bénéficiaires	31 décembre 2019	BDPF - CESC
Recommandation 3 Le dirigeant principal des finances devrait revoir la stratégie de surveillance axée sur les risques pour s’assurer que les évaluations financières appropriées sont réalisées de façon proportionnelle au risque pour l’Agence.	La direction accepte cette recommandation.
	Le CESC est en train d’examiner la stratégie de surveillance axée sur les risques. Des changements proposés comprennent la rationalisation des exigences dans la production de rapports en mettant en œuvre un examen financier plus détaillé basé sur une sélection d’échantillons. La sélection sera déterminée par les cotes de risque ainsi que par échantillonnage raisonnable. Cet examen plus complet visera à aborder le niveau de risque perçu selon l’évaluation des risques.	Une stratégie de surveillance axée sur les risques mise à jour pour la considération de la haute direction	30 septembre 2019	BDPF - CESC
Recommandation 4 Le dirigeant principal des finances, en collaboration avec les vice-présidents de la DGPSPMC et de la DGPCMI, devrait finaliser et diffuser le guide du bénéficiaire afin de leur communiquer clairement les dépenses admissibles et celles qui ne le sont pas.	La direction accepte cette recommandation.
	Le guide du bénéficiaire est en cours de révision par les gestionnaires de programme. En plus de préciser les dépenses admissibles et inadmissibles, le guide fourni aux bénéficiaires les éléments suivants : - des renseignements sur les rôles, les responsabilités et les obligations; - le processus pour élaborer et finaliser l’accord de contribution; - des détails sur le processus de mettre en œuvre et de gérer l’accord, y compris l’établissement de contrôles internes; - des instructions sur la façon de remplir les formulaires exigés. Une fois publié, le document continuera d’être mis à jour et de nouvelles versions seront publiées comme le CSC le jugera nécessaire.	Guide du bénéficiaire prêt à être diffusé	Complété	BDPF - CESC
Recommandation 5 Les vice-présidents de la DGPSPMC et de la DGPCMI, avec l’appui du dirigeant principal des finances, devraient s’assurer que la réduction par les programmes des constatations de l’audit et des montants recouvrables recommandés est conforme aux modalités des accords de contribution et reflète une utilisation prudente et efficace des fonds publics.	La direction accepte cette recommandation.
	Le BDPF a mis en œuvre des changements dans le processus d’approbation pour préciser les constatations d’audit. Ces changements comprennent l’introduction du tableau de décisions sur les constations d’audit, qui mesure les constations d’audit, les montants recouvrables du CESC et le recouvrement recommandé du programme. Tous les écarts entre les montants recouvrables du CESC et ceux du programme nécessitent l’approbation du VP du programme et du DPF. Ce processus mixte d’approbation va soutenir la responsabilité du DPF concernant l’administration globale des ressources, tandis que le VP du programme visera les questions en matière des politiques du programme.	Procédures opérationnelles normalisées (PON) pour documenter le processus de détermination des montants recouvrables définitive, ainsi que l’utilisation du nouveau Tableau de décisions sur les constations d’audit	Complété	VP de la DGPSPMC et de la DGPCMI BDPF - CESC

Détails de la page

Date de modification :: 2020-01-14