Termes de référence Comité de liaison communautaire Centre scientifique canadien de santé humaine et animale

Sur cette page

• Contexte
• But
• Mandat
• Objectifs
• Rôle et responsabilités des membres
• Rapports
• Composition et structure du Comité
• Durée des postes
• Fonctionnement
• Portée
• Rémunération
• Sécurité et code de conduite

Contexte

Le 10 août 1999, le ministre de la Santé et le ministre de l'Agriculture et de l'Agroalimentaire de l'époque annonçaient leur intention de créer un comité de liaison communautaire (CLC) permanent afin de contribuer au maintien d'une communication ouverte et complète avec la communauté de Winnipeg en ce qui a trait au Centre scientifique canadien de santé humaine et animale (CSCSHA).

But

Créer et maintenir une atmosphère de confiance publique entre le CSCSHA et la communauté.

Mandat

Servir de forum permanent de discussion et d'échange de renseignements entre la population canadienne et le CSCSHA.

Objectifs

Les objectifs du CLC sont les suivants :

• chercher de l'information et échanger des connaissances sur les enjeux qui préoccupent le public;
• offrir un forum permanent en vue d'obtenir l'opinion du public et de maintenir un échange soutenu d'informations;
• offrir aux directeurs de laboratoire une perspective externe de la communauté locale afin de soutenir l'amélioration continue des processus et des protocoles du CSCSHA;
• servir de portail pour communiquer de façon proactive des renseignements exacts à la communauté afin de mieux faire connaître au public les activités du CSCSHA;
• assurer la sécurité de la communauté et des employés du CSCSHA.

Rôle et responsabilités des membres

Le CLC a la responsabilité de trouver des informations concernant les activités jugées préoccupantes par la communauté (que ces préoccupations soient fondées ou non), d'examiner toutes les activités, tous les incidents et tous les programmes, puis de formuler des recommandations concernant les mesures qui pourraient soulager les préoccupations éventuelles du public.

Le CLC a la responsabilité de transmettre des informations précises au public grâce à une communication ouverte et transparente.

Rapports

Le CLC est autorisé à transmettre les préoccupations au Comité exécutif du laboratoire afin que des mesures adéquates soient prises, et à être informé du progrès accompli. Si la réponse apportée est jugée insuffisante, le CLC, par l'intermédiaire des deux coprésidents, fera part de son point de vue à l'administrateur en chef de la santé publique et au président de l'Agence canadienne d'inspection des aliments. Si le CLC estime que les préoccupations exprimées par le public sont d'une importance primordiale, il pourra communiquer directement avec les ministres appropriés ou avec la population en général.

Le CLC relève directement du Comité exécutif de laboratoire du CSCSHA et doit faciliter le fonctionnement optimal du Centre. Toutefois, le CLC doit d'abord et avant tout rendre des comptes à la population de Winnipeg, du Manitoba et du Canada. À la fin de chaque année, le CLC pourrait préparer un rapport annuel de ses activités, le cas échéant.

Composition et structure du Comité

Le CLC a une composition équilibrée puisqu'il est composé d'un minimum de 12 et d'un maximum de 18 intervenants provenant des groupes suivants :

• le gouvernement provincial;
• la Ville de Winnipeg;
• la communauté agricole;
• la communauté médicale;
• le milieu universitaire;
• la communauté des vétérinaires;
• la communauté dans son ensemble;
• le directeur du Centre national des maladies animales exotiques (CNMAE);
• le vice-président du Laboratoire national de microbiologie (LNM), qui agit comme coprésident pour l'établissement.

Durée des postes

Chaque participant est nommé pour une durée de trois ans et un tiers des membres doit être renouvelé ou renommé chaque année à partir de la troisième année d'activité, à l'exception des directeurs du LNM et du CNMAE, CSCSHA. À moins que des membres précis soient désignés comme étant des représentants continus d'une organisation particulière, les renouvèlements sont limités à deux termes (c.-à-d. neuf (9) années de service au total).

Le CLC invitera la communauté à soumettre des candidatures, et après examen, il recommandera la nomination de candidats à l'approbation du vice-président du LNM. L'administrateur en chef de la santé publique et le président de l'ASPC, ainsi que le président de l'ACIA, doivent être informés des nominations. Les renouvellements ne nécessitent pas d'approbation.

Si un membre s'absente pendant plus de trois réunions consécutives, le coprésident de la communauté communiquera avec lui afin d'évaluer son intérêt continu à participer au comité en tant que membre. Le Comité peut révoquer un membre à la demande des deux coprésidents lorsqu'ils le jugent nécessaire, notamment en raison d'absences prolongées.

Le Comité est présidé par deux coprésidents : un issu de la communauté et l'autre étant le vice président du LNM. Le coprésident de la communauté est nommé pour une durée de deux ans, avec possibilité d'une réélection.

Lorsque son premier mandat tire à sa fin, le coprésident de la communauté doit envoyer un courriel au Comité pour indiquer son intention de remplir son mandat pour une deuxième fois ou de laisser sa place. S'il décide de poursuivre son mandat, un vote par scrutin aura lieu au cours de la prochaine réunion du Comité pour approuver le deuxième mandat ou s'y opposer (règle de la majorité). Si le coprésident décide de ne pas renouveler son mandat, les membres du Comité seront invités à poser leur candidature, et un vote par scrutin de tous les candidats sera tenu à la prochaine réunion du Comité (règle de la majorité).

Lorsque son deuxième mandat tire à sa fin, le coprésident de la communauté doit envoyer un courriel au Comité et inviter ses membres à poser leur candidature. Un vote par scrutin de tous les candidats sera tenu à la prochaine réunion du Comité afin de confirmer le prochain coprésident de la communauté (règle de la majorité).

Fonctionnement

Les réunions ont lieu au moins tous les trois mois ou plus souvent si les coprésidents le jugent nécessaire.

Le quorum des réunions est d'au moins quatre participants issus de la communauté et les votes se font à la majorité simple.

Le CSCSHA soutiendra gratuitement le CLC pour ce qui est des tâches de secrétariat, de l'administration et des communications.

Portée

Le Comité complète la communication et l'interaction continues avec les membres de la communauté, les intervenants, les médias, et les organismes de réglementation du Centre scientifique canadien de santé humaine et animale et du Centre de recherche en infectiologie JC-Wilt.

Le Comité fournira des conseils sur les moyens appropriés et efficaces de communiquer avec la communauté. Les renseignements sont transmis au Comité exécutif du Centre, aux parties intéressées et au public dans le cadre d'un processus ouvert et transparent.

Le fonctionnement du CLC est jugé accessible au public et les détails sont communiqués ouvertement.

Rémunération

Les membres du Comité sont des bénévoles et ne reçoivent aucune rémunération.

Sécurité et code de conduite

Les représentants de la communauté qui siègent au CLC ne sont pas obligés d'obtenir une autorisation de sécurité.
Révisé en mars 2021