Audit de l’obligation de prendre des mesures d’adaptation concernant la vaccination contre la COVID 19

Pourquoi l’audit est-il important?

À compter d’octobre 2021, les employés de l’administration publique centrale devaient être entièrement vaccinés contre la COVID‑19, à moins que des mesures d’adaptation n’aient été prises en raison d’une contre-indication médicale certifiée, d’une interdiction religieuse ou d’un autre motif de discrimination prohibé au sens de la Loi canadienne sur les droits de la personne. En l’absence de mesure d’adaptation, les employés peuvent être placés en congé non payé. Par conséquent, il est nécessaire de veiller à ce que le processus^{Note de bas de page 1} de gestion des demandes de mesures d’adaptation soit appliqué de façon cohérente.

Résultats de l’audit

Dans l’ensemble, bien que les activités et les mécanismes de contrôle de gouvernance aient été conçus de façon appropriée et qu’ils aient fonctionné comme prévu, certains problèmes ont nuit à l’efficacité du processus.

Domaine d’intérêt	Observations	Incidence
Définition du processusFootnote a	Dans l’ensemble, les exigences en matière d’information et d’activités à l’appui du processus de demande de mesures d’adaptation ont été définies et communiquées.	La plupart des gestionnaires étaient au courant des exigences liées au processus.
Définition des rôles et responsabilitésFootnote a	Les rôles et les responsabilités des employés, des gestionnaires, des Relations de travail et des membres du Comité d’examen participant au processus ont été définis, documentés et communiqués.	Les personnes participant au processus avaient accès à des renseignements relatifs à leurs responsabilités et rôles respectifs.
Pouvoir décisionnelFootnote b	Afin d’assurer un processus équitable et cohérent, le Comité d’examen a examiné tous les cas et a fourni des recommandations aux gestionnaires. Certains étaient enclins à accepter les recommandations du Comité pour assurer la cohérence des décisions au sein du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) ou se rallier aux opinions des représentants de la haute direction au sein du Comité.	Les considérations organisationnelles ont influé sur la capacité de certains gestionnaires de jouer leur rôle décisionnel.
Respect du processusFootnote b	Après la mise en œuvre de la politique, la plupart des demandes de mesures d’adaptation ont été traitées [L’information a été retranchée]. En général, les exigences du processus ont été respectées. Toutefois : [L’information a été retranchée] la justification à l’appui des recommandations du Comité d’examen était trop brève pour fournir des précisions et une orientation appropriée aux gestionnaires; les gestionnaires devaient informer rapidement les employés de leurs décisions. Cependant, aucune ligne directrice n’a été définie concernant le délai approprié. La date de présentation de la demande, les recommandations formulées ou les décisions communiquées aux employés n’étaient pas toujours inscrites aux dossiers. Par conséquent, la rapidité avec laquelle les décisions ont été prises n’a pas pu être évaluée dans le cadre de l’audit. Les gestionnaires étaient reconnaissants du soutien continu reçu des Relations de travail tout au long du processus.	[L’information a été retranchée] Les gestionnaires ont éprouvé de la difficulté à communiquer leurs décisions aux employés, car la rétroaction reçue du Comité d’examen était insuffisante.
Gestion de l’informationFootnote c	Bien que les gestionnaires devaient consigner les décisions communiquées aux employés, aucune information cohérente ne permettait d’établir que ces dernières l’avaient bel et bien été. Les dossiers à l’appui des activités liées aux demandes de mesures d’adaptation ont été conservés dans un compte de courriel personnel. Ils ont par la suite été transférés dans un système de tenue de dossiers (p. ex., GCdocs) à la suite de la demande d’accès à l’information de l’équipe d’audit. Aucune approbation ou date officielle n’a été donnée pour indiquer l’autorité et l’état d’avancement des recommandations du Comité d’examen.	Le défaut de stocker l’information dans les dépôts ministériels a une incidence sur la capacité de comptabiliser et de protéger efficacement les documents à l’appui des activités liées à la prise de décisions. L’absence d’une approbation officielle du compte rendu des décisions du Comité d’examen a eu une incidence sur l’intégrité du document et l’attestation de son exhaustivité.

Considérations pour l’avenir

1. Pouvoir décisionnel : Renforcer les communications en fournissant aux gestionnaires des renseignements supplémentaires concernant : (i) leur pouvoir en tant que décideur; et (ii) le rôle du Comité d’examen.
2. Délai de traitement : Définir les attentes quant au délai de sorte que le traitement des cas et la communication des décisions aux employés soient rapides.
3. Comité d’examen : Fournir davantage de renseignements à l’appui des recommandations du Comité d’examen afin d’aider les gestionnaires à prendre leurs décisions.
4. Comité d’examen : Inclure la confirmation de l’authenticité et de l’attestation dans le compte rendu des décisions du Comité d’examen.
5. Gestion de l’information : Appliquer des pratiques rigoureuses de gestion de l’information de sorte que les documents soient bien sauvegardés.

Annexe 1 – à propos de l’audit

Autorité

L’audit a été demandé par la sous-ministre adjointe, Division des ressources humaines (DRH), à la suite de la mise en œuvre de la Politique sur la vaccination contre la COVID‑19 applicable à l’administration publique centrale, y compris à la Gendarmerie royale du Canada du CT qui a été adoptée en octobre 2021.

Bien qu’elle n’ait initialement pas fait partie du Plan intégré de vérification et d’évaluation 2021-2022 approuvé du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT), elle a été ajoutée dans le cadre de la mise à jour de février 2022 au Comité d’audit.

Objectif et portée

L’audit vise à garantir que la structure de gouvernance et les mécanismes de contrôle relatifs à l’obligation de prendre des mesures d’adaptation conformément à la Politique sur la vaccination contre la COVID‑19 du CT ont été conçus de façon appropriée et fonctionnent comme prévu.

Plus particulièrement :

• La gouvernance du processus relatif à l’obligation de prendre des mesures d’adaptation concernant la vaccination des employés contre la COVID‑19 est définie et mise en œuvre comme prévu.
• Les rôles et responsabilités sont clairs et communiqués.
• Les processus ministériels et les principaux mécanismes de contrôle connexes sont appropriés et mis en œuvre de façon à appuyer le relatif à l’obligation de prendre des mesures d’adaptation concernant la vaccination des employés contre la COVID‑19. Cela comprenait l’examen de toutes les demandes présentées par les employés du SCT en vertu de l’article 4.1.8 de la Politique du 6 octobre 2021 jusqu’à l’achèvement de ce projet.

La portée de l’audit ne comprenait pas les activités, les mécanismes de contrôle ou les processus suivants :

• Le rôle du Bureau de la dirigeante principale des ressources humaines en matière d’élaboration de politiques pour la Politique sur la vaccination contre la COVID‑19 du CT ou la Directive sur l’obligation de prendre des mesures d’adaptation.
• Les mécanismes de contrôle au sein du Système de suivi pour l’attestation à la vaccination du gouvernement du Canada (SSAV-GC).
• Les activités et les processus liés à l’obligation ministérielle de prendre des mesures d’adaptation découlant de demandes autres que celles liées à la vaccination contre la COVID‑19.
• Le processus ministériel de congé non payé et les activités découlant de mesures de ressources humaines ou de dotation autres que celles liées à la vaccination contre la COVID‑19.

Secteurs d’intérêt et méthodologie

Une description des secteurs d’intérêt, des critères connexes et des conclusions générales de l’audit est présentée à l’annexe 2.

La méthodologie suivante a été utilisée pour effectuer les travaux d’audit :

• Examen et analyse des documents.
• Examen des processus et mise à l’essai des principaux mécanismes de contrôle pour évaluer leur conception et leur efficacité.
• Examen des [L’information a été retranchée] demandes de mesures d’adaptation soumises [L’information a été retranchée].
• Entrevues avec des représentants de la Division des ressources humaines.
• Entrevues avec des représentants de la direction concernés selon un échantillon sélectionné : 7 (24 %) gestionnaires participant au processus et 2 (40 %) membres du Comité d’examen.

Énoncé de conformité

L’audit interne a été conduit conformément aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne.

Annexe 2 – secteurs d’intérêt, critères d’audit d’accompagnement et résultats globaux

Secteur d’intérêt 1

La gouvernance du processus relatif à l’obligation de prendre des mesures d’adaptation concernant la vaccination des employés contre la COVID‑19 est définie et mise en œuvre comme prévu, et les rôles et responsabilités sont clairs et communiqués.

Critères	Résultats	Point à considérer
1,1 Des processus ont été élaborés et mis en œuvre pour appuyer la gestion des demandes liées à l’obligation de prendre des mesures d’adaptation.	Aucun problème relevé.	Rien à signaler.
1,2 Les rôles et responsabilités étaient clairement définis, documentés et communiqués.	Aucun problème relevé.	Rien à signaler.

Secteur d’intérêt 2

Le processus ministériel et les principaux mécanismes de contrôle connexes sont appropriés et mis en œuvre de façon à appuyer le processus relatif à l’obligation de prendre des mesures d’adaptation concernant la vaccination des employés contre la COVID‑19.

Critères	Résultats	Point à considérer
2,1 Les activités de prise de décisions relatives aux demandes de mesures d’adaptation sont conformes aux processus établis et ont été traitées en temps opportun.	Légers problèmes relevés.	Point à considérer 1 : Pouvoir décisionnel Point à considérer 2 : Délai de traitement Points à considérer 3 et 4 : Comité d’examen
2,2 La documentation à l’appui des décisions a été gérée conformément aux exigences en matière de gestion de l’information.	Examen obligatoire.	Point à considérer 5 : Gestion de l’information

Annexe 3 – description des principales activités du processus : processus relatif à l’obligation de prendre des mesures d’adaptation concernant la vaccination contre la covid‑19

Version textuelle

L'organigramme du processus fournit une description des principales activités du processus relatif à l’obligation de prendre des mesures d’adaptation concernant la vaccination contre la covid 19. Le processus est lancé lorsqu'un employé fait une demande d'adaptation, appuyée par les documents appropriés. Le gestionnaire, avec l'aide des relations de travail, examine la demande en fonction des exigences énoncées. La demande est ensuite transmise au comité d'examen qui fait une recommandation au gestionnaire quant à l'approbation de la demande. Si le gestionnaire accepte la demande, des mesures d'adaptation seront mises en œuvre pour l'employé. Si le gestionnaire rejette la demande, une mesure salariale est prise.