Résumé de l’évaluation de l’Initiative de modernisation des services des ressources humaines

Description de l’initiative

  • Lancée au cours de l'exercice financier 2011-2012, l'Initiative de modernisation des services des ressources humaines (RH) représentait un investissement visant à moderniser les services des RH afin d'appuyer un processus, un système et un ensemble de données pour l'ensemble du gouvernement du Canada (GC) ainsi que de réduire le nombre de systèmes de RH, ce qui améliore l'efficacité des opérations des RH.
  • Sur une période de trois ans, 21,9 M$ ont été affectés à quatre composantes :
    1. mise en œuvre d'un processus opérationnel commun en RH;
    2. mise sur pied du projet pilote de solutions opérationnelles en ressources humaines;
    3. remplacement du système d'information des ressources humaines;
    4. mise en place de la norme d'interopérabilité des données en RH dans l'ensemble du gouvernement.

Portée et méthodologie de l’évaluation

  • L'évaluation est un rapport de progrès à mi-parcours. Elle a permis d'examiner comment l'initiative a été conçue et la mesure dans laquelle les résultats immédiats et intermédiaires ont été obtenus grâce aux fonds affectés de 2011 à 2014.
  • Les évaluateurs ont évalué la pertinence et le rendement des activités liées à l'initiative.
  • L'évaluation est basée sur quatre éléments de preuve :
    1. examen des données administratives;
    2. examen de la documentation;
    3. entrevues;
    4. études de cas.

Contraintes et limites de l’évaluation

  • Les données administratives n’étaient disponibles que pour l’une des composantes.
  • Les données détaillées d'une composante ont été recueillies dans les 20 plus grands ministères parmi les 84 ministères participants. Néanmoins, ces 20 ministères représentaient la plus grande utilisation des ressources, et les données pour ceux-ci étaient complètes et exhaustives. Les évaluateurs ont pu extraire des renseignements fiables et atténuer cette contrainte.

Résultats du programme

  • Transformation de la gestion des RH afin de permettre la réalisation des objectifs stratégiques du GC et une capacité de gestion des RH plus robuste.

Mesures du rendement

  • Contribution à des économies et à des réductions dans l’ensemble de la fonction publique grâce à :
    • une empreinte réduite du soutien aux systèmes de RH dans les ministères.
    • un coût réduit de soutien aux systèmes de RH par employé.

Conclusions de l’évaluation

Besoin du programme : Oui

  • La modernisation des services des RH demeure pertinente, car il y a un besoin continu d'améliorer l'efficience des RH et la prestation des services aux Canadiens. L'inclusion de PeopleSoft v.9.1, prédécesseur de Mes RHGC, dans la modernisation de l'initiative des services de RH suit les priorités, les rôles et les responsabilités du GC et du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.

Harmonisation avec les rôles et les priorités du gouvernement fédéral : Oui

  • L'initiative s'harmonise avec les rôles et les responsabilités du GC de même qu'avec les priorités du gouvernement fédéral afin de trouver des solutions pangouvernementales visant à moderniser la prestation des services aux Canadiens tout en réalisant des économies opérationnelles.

Rendement : Progrès partiel effectué

  • Certains ministères ont manqué de ressources pour mettre en œuvre les exigences rapidement.
  • L’initiative n’a fait l’objet d’aucune surveillance après sa mise en œuvre, ce qui aurait permis de rectifier le tir.
  • La gouvernance a été cloisonnée, et l'interaction entre les composantes était mal comprise.
  • Le Secrétariat, à titre de responsable opérationnel, aurait dû intervenir plus tôt. De plus, le court délai accordé pour la mise en œuvre a posé certains défis aux ministères et aux organismes. Une fois que le rôle du Secrétariat a été précisé, le soutien du Secrétariat était approprié et apprécié, surtout pour le Processus opérationnel commun en ressources humaines.

Recommandations

Les recommandations s'adressent à la direction de l'Initiative de transformation des services administratifs du Secrétariat, secteur responsable des travaux continus liés au développement conjoint de PeopleSoft v.9.1 et du Système d'information sur les ressources humaines. Ces éléments sont depuis devenus Mes RHGC et la norme d'interopérabilité.

  1. Affecter des ressources humaines et financières non seulement à la conception et à la mise en œuvre, mais aussi au soutien et à la surveillance continus afin d'évaluer la mesure dans laquelle les nouveaux processus et systèmes satisfont aux besoins des ministères et des organismes et fonctionnent comme prévu. Préciser quelle organisation est responsable d'affecter ces ressources.
  2. Communiquer les attentes des ministères (comme les échéanciers de mise en œuvre, le degré et la nature de la participation de tous les intervenants ainsi que les résultats attendus de l'initiative) au début du cycle de vie de l'initiative de transformation.
  3. Faire en sorte que les initiatives pangouvernementales disposent de fonctions de gouvernance et de surveillance qui mobilisent tous les secteurs fonctionnels à tous les échelons de la chaîne de gouvernance afin d’éviter le cloisonnement.
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