Sommaire de l’évaluation des incidences sur la vie privée : Utilisation du numéro d’assurance sociale comme identificateur de dossier pour les régimes de pension de la fonction publique, des Forces canadiennes et de la Gendarmerie royale du Canada

Table des matières

1. But
2. Description
3. Justification de la nécessité de l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée
4. Objectifs de l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée
5. Utilisation et échange du numéro d'assurance sociale – Processus opérationnel actuel
6. Résultats de l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée et résumé des risques
7. Plan d'action – Atténuation des risques
8. Gestion de la sécurité

1. But

Le présent document a pour but de faciliter l'examen de l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée concernant l'utilisation du numéro d'assurance sociale comme identificateur de dossier pour l'administration des régimes de pension fédéraux établis aux termes de la Loi sur la pension de la fonction publique, de la Loi sur la pension de retraite des Forces canadiennes et de la Loi sur la pension de retraite de la Gendarmerie royale du Canada. Le document examine aussi les quatre risques d'entrave à la vie privée décelés dans l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, ainsi que les recommandations formulées pour y faire face et les mesures prises pour mettre ces recommandations en œuvre.

2. Description

La présente évaluation des facteurs relatifs à la vie privée étudie si l'utilisation du numéro d'assurance sociale comme identificateur de dossier pour l'administration des régimes de pension de la fonction publique, des Forces canadiennes et de la Gendarmerie royale du Canada répond aux exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels et aux politiques connexes du Secrétariat du Conseil sur la protection de la vie privée.

La portée de l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée n'englobe pas les modifications de la collecte des renseignements personnels qui pourraient résulter du projet de modernisation des services et des systèmes de pensions du gouvernement du Canada en cours de mise en œuvre par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada. Ce ministère, tout comme le ministère de la Défense nationale et la Gendarmerie royale du Canada qui sont les organismes responsables de l'administration des régimes concernés devront réexaminer la présente évaluation si des modifications de la collecte, de l'utilisation et de l'échange du numéro d'assurance sociale entre les régimes de pension créent des risques importants d'entraves à la vie privée.

Pour fournir des services d'administration des pensions, les administrateurs des régimes doivent veiller à posséder la capacité fonctionnelle et technique nécessaire et à répondre à toutes les exigences législatives associées à l'administration des pensions. Une de ces exigences consiste à s'assurer que le service total ouvrant droit à pension qu'un cotisant peut accumuler dans le cadre des différents régimes de pension régis dans le cas présent par la Loi sur la pension de la fonction publique, la Loi sur la pension de retraite des Forces canadiennes et la Loi sur la pension de retraite de la Gendarmerie royale du Canada ne dépasse pas trente–cinq ans. La prestation supplémentaire de décès est un autre élément commun à deux des régimes de pension concernés, à savoir les régimes régis par la Loi sur la pension de la fonction publique et la Loi sur la pension de retraite des Forces canadiennes. Même si des arrangements distincts existent pour chaque régime, un cotisant au Régime de prestations supplémentaires de décès ne peut être protégé que par un seul régime à une date donnée.

Afin de se conformer aux exigences législatives liées aux trois régimes de pension concernés, les administrateurs des régimes de pension ont besoin d'un identificateur de dossier pour partager des renseignements limités sur les pensions. Or, le numéro d'assurance sociale est le seul identificateur de dossier commun à ces régimes.

Le mouvement de personnel fréquemment observé au sein de la fonction publique, des Forces canadiennes et de la Gendarmerie royale du Canada a des répercussions sur les membres des régimes de pension établis au titre de la Loi sur la pension de la fonction publique, de la Loi sur la pension de retraite des Forces canadiennes et de la Loi sur la pension de retraite de la Gendarmerie royale du Canada. Le numéro d'assurance sociale est requis pour que Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, le ministère de la Défense nationale et la Gendarmerie royale du Canada puissent échanger de l'information sur l'administration de la pension ou des prestations d'un employé. Il est particulièrement nécessaire pour confirmer et calculer le service antérieur quand un employé cesse son emploi dans une entité (Forces canadiennes, Gendarmerie royale du Canada ou fonction publique) et entre en fonctions dans l'une des deux autres.

Le numéro d'assurance sociale est le seul identificateur commun aux employés de la fonction publique et aux membres des Forces canadiennes et de la Gendarmerie royale du Canada. Chaque entité utilise son propre identificateur de dossier pour consigner les opérations et les services liés à l'administration de la pension et des prestations de ses membres. La fonction publique se sert du code d'identification de dossier personnel et du numéro de pension de retraite, tandis que la Gendarmerie royale du Canada utilise le numéro de matricule et les Forces canadiennes, le numéro de service. Aucun administrateur n'a directement accès à la base de données ou aux documents personnels de l'autre organisme. Le numéro d'assurance sociale d'une personne est le seul identificateur détenu à la fois par la fonction publique, les Forces canadiennes et la Gendarmerie royale du Canada, qui permettra d'identifier avec une exactitude totale les employés touchés provenant d'un organisme autre que leur organisme d'attache initial.

L'utilisation du numéro d'assurance sociale comme identificateur de dossier pour les trois régimes de pension fédéraux concernés est essentielle pour exercer les activités suivantes :

• confirmer la situation du cotisant et éviter le chevauchement des paiements de cotisations et de prestations de retraite;
• déterminer les seuils exacts aux fins du calcul des pensions et des prestations et établir les dates exactes de la cessation d'emploi et du départ à la retraite, en particulier la limite des 35 ans de service ouvrant droit à pension;
• déterminer l'admissibilité au Régime de prestations supplémentaires de décès aux termes de la Loi sur la pension de la fonction publique ou de la Loi sur la pension de retraite des Forces canadiennes.

De toute évidence, l'échange de renseignements sur les pensions entre les administrations est essentiel pour assurer la conformité aux exigences législatives et pour fournir des services efficaces d'administration des pensions et des prestations.

3. Justification de la nécessité de l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Le Secrétariat du Conseil du Trésor supervise les régimes de prestations concernant les membres de la fonction publique et les autres employés gouvernementaux.

Le Secrétariat du Conseil du Trésor a reçu le pouvoir stratégique d'utiliser le numéro d'assurance sociale comme identificateur de dossier pour l'administration des régimes de pension relatifs aux employés de la fonction publique et aux membres des Forces canadiennes et de la Gendarmerie royale du Canada.

Conformément à la Directive sur le numéro d'assurance sociale, le président du Secrétariat du Conseil du Trésor a demandé l'exécution d'une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée au sujet de l'utilisation du numéro d'assurance sociale comme identificateur de dossier par les administrateurs des trois régimes de pension, à savoir Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, le ministère de la Défense nationale et la Gendarmerie royale du Canada, avant de demander aux ministres du Conseil du Trésor d'autoriser l'ajout des trois régimes à la liste des utilisateurs agréés du numéro d'assurance sociale.

4. Objectifs de l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

• Évaluer si l'utilisation du numéro d'assurance sociale comme identificateur de dossier pour l'administration des régimes de pension de la fonction publique, des Forces canadiennes et de la Gendarmerie royale du Canada répond aux exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels et aux politiques connexes du Secrétariat du Conseil du Trésor sur la protection de la vie privée;
• Régler toutes les questions relatives à la protection des renseignements personnels susceptibles d'inquiéter le public (employés de la fonction publique, membres des Forces canadiennes et de la Gendarmerie royale du Canada, personnes chargées d'administrer les trois régimes de pension fédéraux).

5. Utilisation et échange du numéro d'assurance sociale – Processus opérationnel actuel

L'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée incluait l'analyse du processus opérationnel actuel concernant l'utilisation du numéro d'assurance sociale comme identificateur de dossier et l'échange de ce numéro entre Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, le ministère de la Défense nationale et la Gendarmerie royale du Canada aux fins de l'administration des trois régimes de pension fédéraux. L'analyse a révélé que l'utilisation et l'échange du numéro d'assurance sociale visent principalement l'authentification des employés et des membres en vue de confirmer le nombre d'années de service ouvrant droit à pension qu'ils ont accumulées au titre des trois régimes de pension fédéraux. Dans le cas des régimes de pension de la fonction publique et des Forces canadiennes, le numéro d'assurance sociale est également requis pour confirmer la participation au Régime de prestations supplémentaires de décès.

6. Résultats de l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée et résumé des risques

L'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée a permis de déceler quatre secteurs comportant des risques d'entrave à la vie privée en cas d'utilisation du numéro d'assurance sociale comme identificateur de dossier pour l'administration des régimes de pension de la fonction publique, des Forces canadiennes et de la Gendarmerie royale du Canada. Selon l'évaluation, deux de ces quatre secteurs présentent un risque élevé, alors que les deux autres présentent un risque moyen. Voici ces secteurs de risque :

• Absence de pouvoir stratégique d'utiliser le numéro d'assurance sociale pour l'administration des pensions (risqué élevé);
• Absence d'ententes officiellement approuvées de partage des données entre les parties, afin de garantir que la collecte, l'utilisation et l'échange de renseignements personnels (y compris du numéro d'assurance sociale) entre les régimes de pension se conforment à la Loi sur la protection des renseignements personnels et aux politiques connexes du Conseil du Trésor sur la protection de la vie privée (risque élevé);
• Besoin de réviser les avis de confidentialité insérés dans les demandes en ligne et les formulaires actuels pour renseigner le public sur le but de l'utilisation du numéro d'assurance sociale conformément aux exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels et de la Directive sur le numéro d'assurance sociale du Secrétariat du Conseil du Trésor (risque moyen);
• Besoin de mettre à jour tous les fichiers de renseignements personnels pertinents afin de rendre compte de la collecte et de l'utilisation du numéro d'assurance sociale, ainsi que de sa communication aux différents régimes de pension (risque moyen).

7. Plan d'action – Atténuation des risques

• Au nom de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, du ministère de la Défense nationale et de la Gendarmerie royale du Canada, le Secrétariat du Conseil du Trésor a reçu le pouvoir stratégique d'utiliser le numéro d'assurance sociale comme identificateur de dossier pour l'administration des trois régimes de pension fédéraux.
• Une entente de partage de données entre Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, le ministère de la Défense nationale et la Gendarmerie royale du Canada a été rédigée. À titre de responsable, Travaux publics et Services gouvernementaux Canada coordonnera la mise au point définitive de l'entente.
• À la suite de l'obtention du pouvoir stratégique d'utiliser le numéro d'assurance sociale, les trois organismes procéderont à la révision et à la mise à jour des avis de confidentialité insérés dans les demandes en ligne et les formulaires actuels en vue de renseigner le public sur le but de l'utilisation du numéro d'assurance sociale conformément aux exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels et de la Directive sur le numéro d'assurance sociale du Secrétariat du Conseil du Trésor. De plus, les trois organismes mettront à jour et harmoniseront leurs fichiers de renseignements personnels afin de tenir compte de la collecte et de l'utilisation du numéro d'assurance sociale, ainsi que de sa communication aux différents régimes de pension.
• La Directive sur l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée exige qu'un résumé de l'évaluation soit mis à la disposition du public, de préférence dans le site Web du ministère. Comme l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée se rapporte aux employés de la fonction publique et aux membres des Forces canadiennes et de la Gendarmerie royale du Canada, le résumé de l'évaluation sera aussi affiché dans les sites Web de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, du ministère de la Défense nationale et de la Gendarmerie royale du Canada.

8. Gestion de la sécurité

Aucun problème n'a été décelé puisque tous les utilisateurs possèdent l'habilitation nécessaire pour accéder aux renseignements protégés.