Processus de risque et de conformité

Phase 1 : autoévaluations organisationnelles

Le PRC comprend deux autoévaluations qui aideront les administrateurs généraux à déterminer dans quelle mesure leur organisation gèrent efficacement les principaux secteurs de l’administration :

• autoévaluation de la conformité et du rendement;
• autoévaluation du risque.

Ces deux autoévaluations contribueront à cerner les points forts, les possibilités d’amélioration et les préoccupations qui peuvent être abordées de manière proactive.

Les organisations sont tenues de répondre à des questions dans des domaines d’intérêt précis, déterminés par le SCT. Les domaines d’intérêt sont des domaines de gestion qui sont essentiels à l’administration efficace du secteur public, c’est-à-dire que la conformité et le rendement dans ces domaines peuvent avoir une incidence importante sur le fonctionnement d’une organisation et du gouvernement dans son ensemble.

Les domaines d’intérêt sont liés aux exigences législatives ou aux politiques du Conseil du Trésor et servent à fournir des renseignements qui ne sont pas recueillis par d’autres mécanismes. 

Le PRC a 11 domaines d’intérêt :

• approvisionnement;
• biens immobiliers;
• données;
• gestion du rendement;
• gestion financière et des dépenses;
• santé au travail;
• sécurité;
• services;
• subventions et contributions;
• technologie;
• valeurs et éthique.

Chaque sous-ministre est responsable de déterminer les données probantes dont il a besoin pour attester avec exactitude et confiance ses autoévaluations. Les organisations ne sont pas tenues de fournir ces renseignements au SCT.

Questions d’autoévaluation pour chacun des 11 domaines d’intérêt.

Des risques existent dans toutes les organisations. Pour assurer une gestion responsable, il importe de définir les risques et de mettre en œuvre des mesures d’atténuation adéquates. Le volet du PRC axé sur les risques permet aux administrateurs généraux d’évaluer, chaque année, les risques et les stratégies d’intervention de l’organisation.

Les organisations doivent remplir une autoévaluation qui examine les risques de deux angles différents : les risques organisationnels et les risques liés aux domaines d’intérêt.

Phase 2 : analyse et examen du SCT

Au cours de la phase 2, le SCT examinera les autoévaluations des organisations et d’autres sources de données afin de cerner les organisations qui pourraient bénéficier d’une discussion sur les résultats de leur PRC avec le secrétaire du Conseil du Trésor.

Le PRC fournira également d’autres sources de renseignements que le SCT pourra utiliser afin d’orienter les décisions l’ensemble de ses politiques et les activités associées.

Phase 3 : mobilisation relative aux résultats

Les administrateurs généraux restent responsables du traitement des cas de non-conformité aux exigences législatives et à celles du Conseil du Trésor, conformément au Cadre stratégique sur la gestion de la conformité. Par conséquent, ils sont responsables de déterminer, de mettre en œuvre et de suivre les mesures appropriées qui répondent aux résultats du PRC, en utilisant les mécanismes existants tels que leur comité ministériel de vérification.

Au cours de la phase 3, les discussions entre le SCT et les administrateurs généraux des organisations identifiés au cours de la phase 2 sont des possibilités pour ces derniers de présenter les mesures qu’ils ont prises ou qu’ils prévoient prendre pour aborder les domaines d’intérêt dans lesquels des non-conformités ou des faiblesses ont été relevées. Les discussions permettent également au SCT d’échanger des renseignements sur les mesures et les pratiques des organisations les plus performantes avec les organisations qui peuvent avoir des lacunes dans un domaine d’intérêt précis.

En même temps, ces discussions permettent au SCT de recevoir des commentaires sur son ensemble de politiques et sur les possibilités d’aider davantage les organisations à respecter leurs obligations connexes.

Bien que les discussions se veulent collaboratives, elles constituent également un mécanisme clé pour signaler les attentes en matière d’excellence en gestion continue et d’amélioration. Les cas de non-conformité cernés dans le cadre du PRC doivent être traités dès que possible et les points faibles doivent être renforcés, le cas échéant. Cette attente s’accompagne implicitement de la reconnaissance que la résolution de certains problèmes peut nécessiter une longue période de temps.

Lorsque les autoévaluations subséquentes du PRC ou d’autres mécanismes démontrent que les problèmes précédemment cernés ne sont pas traités comme prévu, le SCT peut prendre une série de mesures décrites dans le Cadre stratégique sur la gestion de la conformité. Ces mesures, proportionnelles au risque et au contexte, peuvent comprendre la sensibilisation par les responsables fonctionnels (p. ex., le dirigeant principal des ressources humaines, la contrôleuse générale, le dirigeant principal de l’information), l’imposition de mesures correctives ou la restriction des pouvoirs ou des responsabilités. De plus, l’efficacité relative de la réponse d’une organisation aux conclusions du PRC peut guider les évaluations du rendement de l’administrateur général.

Rapport sur les résultats ministériels

Les organisations devront fournir un résumé annuel de leur autoévaluation du PRC et de toute mesure prise pour donner suite aux constatations de leur rapport sur les résultats ministériels. Les organisations qui ne publient pas de rapport sur les résultats ministériels doivent transmettre cette information en utilisant un mécanisme adapté à la production de rapports annuels.

Rapport pangouvernemental

Chaque année, le SCT rédigera un rapport pangouvernemental qui présentera les résultats recueillis auprès des organisations participantes. Ce rapport sera publié sur Canada.ca.

Examen annuel des organisations évaluées

Chaque année, le SCT passera en revue la liste des organisations participantes. Il ajoutera ou retirera des organisations en fonction des paramètres établis liés à la au PRC, le cas échéant.

Pour les organisations dont le nombre d’ETP fluctue au-dessus ou en dessous de 150 ETP, la participation au prochain cycle du PRC sera basée sur une moyenne quinquennale d’ETP. De manière générale, la moyenne sera calculée à partir des données déclarées par les organisations dans leur rapport sur les résultats ministériels ou dans le cadre d’un mécanisme de reddition de comptes équivalent.

Le SCT communiquera avec les organisations concernées avant de modifier les paramètres liés à leur participation au PRC.