Assemblées publiques annuelles et relations externes

Assemblées publiques annuelles

L’approche adoptée pour tenir des assemblées publiques annuelles variera selon l’organisation; toutefois, une assemblée publique annuelle devrait présenter les caractéristiques clés suivantes :

• elle devrait être ouverte à tous; 
• elle devrait transmettre au public un message de transparence, de responsabilisation et d’accessibilité;
• elle devrait offrir au public une façon d’acquérir une bonne connaissance des activités de la société et l’occasion de poser des questions ou de formuler des commentaires;
• elle devrait permettre des interactions avec les membres du conseil d’administration et avec des membres clés de la haute direction (comme le PDG et le CSF) et le public;
• elle devrait être menée de manière à concorder avec la portée des activités de la société à l’échelle nationale;
• les résultats de l’assemblée devraient être évalués et les pratiques exemplaires devraient être mises en commun avec la collectivité des sociétés d’État.

Les sociétés d’État disposent d’une marge de manœuvre importante en ce qui concerne leurs assemblées publiques annuelles. La nature et la portée de l’assemblée, de même que le choix du lieu et du moment, seront déterminés par la société d’État, en fonction de ses besoins et de ses préférences. Les sociétés devraient tenir une assemblée publique chaque année en raison de la nature annuelle de l’assemblée, mais il leur appartient d’en fixer la date et la durée.

Les pratiques exemplaires qui sont présentées ici sont le fruit de l’expérience acquise lors des plus récentes assemblées publiques annuelles tenues par les sociétés d’État fédérales. Voici ce en quoi elles consistent :

• émettre un avis public par des moyens assurant une large diffusion, et ce, longtemps avant la date de l’assemblée;
• choisir le moment où se tiendra l’assemblée publique annuelle de manière à favoriser la plus forte participation possible de la part du public aux meilleurs frais possibles;
• organiser l’assemblée d’une façon qui corresponde aux besoins et aux moyens de la société ainsi qu’aux besoins du public;
• donner un aperçu clair de l’ordre du jour de l’assemblée au début de celle-ci;
• offrir aux participants des occasions de s’exprimer;
• publier un compte rendu de l’assemblée après celle-ci.

Activités de relations externes

Les sociétés d’État sont encore encouragées à concevoir d’autres activités de relations externes afin de fournir au public l’occasion d’obtenir des renseignements ou d’exercer une influence sur les services ou les approches. Ces activités peuvent prendre différentes formes : des réunions de consultation sur des sujets et initiatives en particulier; un site Web public (où l’on retrouvera les lois pertinentes, le mandat de la société, les rapports annuels, l’orientation stratégique établie, des renseignements sur les finances et la gestion de l’entité, et les coordonnées de personnes-ressources); des sondages, des questionnaires, des bulletins et des rapports. Les activités externes viennent compléter l’assemblée publique annuelle et offrent des possibilités continues au public de contribuer aux activités de l’organisation.

Ces activités devraient :

• promouvoir la transparence, la responsabilisation et l’accessibilité;
• refléter et communiquer le mandat, la vision et les activités de la société;
• faire l’objet d’évaluations approfondies et d’améliorations constantes;
• être décrites dans le rapport annuel;
• assurer une participation active du public en demandant la formulation de commentaires.

3.1 Principes directeurs applicables aux assemblées publiques annuelles

Voici des principes directeurs d’ordre général dont les sociétés d’État devraient tenir compte lors de la planification et de la tenue de leurs assemblées publiques annuelles :

• 1) La nature et l’organisation de l’assemblée publique annuelle doivent concorder avec la nature des activités de la société d’État, son mandat, ses clients et ses parties prenantes.

  Considérant la diversité des mandats confiés aux sociétés d’État ainsi que le large éventail de parties prenantes, les sociétés doivent être à même de décider dans la mesure du possible de la nature et de l’organisation de leurs assemblées publiques annuelles.

  La méthode de convocation de l’assemblée publique annuelle (en personne ou par voie électronique) sera choisie par chaque société d’État. Dans le cas d’une organisation nationale, le choix de la manière de tenir l’assemblée annuelle et du lieu de celle-ci est crucial. La méthode retenue doit favoriser la participation de membres du public rattachés au plus grand nombre possible de secteurs et provenant du plus grand nombre possible de régions.

• 2) Les assemblées publiques annuelles devraient transmettre au public un message de transparence, de responsabilisation et d’accessibilité.

  Le fait de miser sur la transparence, la responsabilisation et l’accessibilité permettra au public de mieux comprendre les activités de la société d’État et contribuera à maximiser l’utilité de ces activités grâce aux commentaires et à l’apport du public. Chaque fois que la chose est possible, il convient d’encourager un dialogue permettant au public de poser des questions et de présenter des commentaires dans le cadre de l’assemblée publique annuelle.

• 3) Il n’est pas nécessaire d’engager des dépenses importantes pour la tenue des assemblées publiques annuelles.

  Il n’est pas nécessaire d’engager des dépenses excessives pour tenir une assemblée publique annuelle; il peut suffire d’inviter le public à assister à une assemblée du conseil d’administration et de permettre aux personnes qui le souhaitent de poser des questions ou de soumettre des opinions aux membres du conseil et de la haute direction. Les sociétés d’État qui planifient leur assemblée publique annuelle doivent tenir compte de la perception qu’a le public de cette assemblée. Les membres de certaines tranches du public pourraient juger défavorablement le fait que l’on offre des repas gratuits ou que l’on procède à des tirages et estimer qu’il s’agit d’initiatives non appropriées.

• 4) Les échanges permanents au sujet des pratiques exemplaires reliées aux assemblées publiques annuelles à l’intérieur de la collectivité des sociétés d’État demeurera un outil important pour améliorer ces assemblées et pour déterminer au besoin s’il existe des approches communes.

  Chaque société d’État qui tient des assemblées publiques annuelles doit communiquer aux autres sociétés les leçons apprises et les pratiques exemplaires en découlant; s’il y a lieu, on déterminera également certaines approches communes. Le forum des secrétaires des sociétés d’État sera une bonne occasion de mettre en commun l’expérience relative aux assemblées publiques annuelles et d’apprendre de collègues ce qui a fonctionné et ce qui n’a pas donné de bons résultats.

3.2 Caractéristiques communes applicables aux assemblées publiques annuelles

Voici les caractéristiques principales qui pourraient être présentes dans l’assemblée publique annuelle d’une société d’État :

• 1) Chaque société d’État tient une assemblée publique au moins une fois l’an. Il appartient à la société d’État de déterminer le moment où se tiendra cette assemblée ainsi que la durée de celle-ci.

  Dans certains cas, une société d’État pourra choisir de tenir plus d’une assemblée publique durant l’année, de façon à recevoir les commentaires d’une large portion des parties prenantes.

  L’assemblée publique annuelle peut coïncider avec la tenue d’une assemblée du conseil d’administration, avec la publication du rapport annuel ou du résumé du plan d’activités, ou encore avec une autre activité, si la société d’État juge la chose appropriée.

• 2) Les membres du conseil d’administration et de la haute direction devraient, lorsque c’est possible, participer à l’assemblée publique annuelle.

  La présence des membres du conseil d’administration et de membres clés de la haute direction comme le chef de la direction offre au public l’occasion de discuter directement avec les décideurs de la société, de leur poser des questions et de leur faire des commentaires.

• 3) Les sociétés d’État invitent tous les membres du public à assister à leurs assemblées publiques annuelles.

  Les sociétés d’État devraient veiller à inviter tous les membres du public à participer à leurs assemblées publiques annuelles. Les sociétés d’État peuvent tenir d’autres réunions destinées uniquement à des groupes particuliers de clients, mais les assemblées publiques annuelles s’adressent au public en général. Dans la section 5 de ce document, vous trouverez des hyperliens qui vous permettent de vous renseigner sur la planification des réunions inclusives et sur les besoins spéciaux des participants

• 4) Les assemblées publiques annuelles visent trois buts : fournir des renseignements sur les activités de la société d’État; demander au public de formuler des commentaires; offrir au public l’occasion de poser des questions.

  Peu importe les modalités ou l’ordre du jour, les sociétés doivent adopter à l’égard des assemblées publiques annuelles une approche favorisant l’échange de renseignements et les discussions au sujet de leurs activités. Les rapports annuels ou les résumés du plan d’activités peuvent être de bons sujets de discussion. Outre la communication de renseignements, les assemblées doivent permettre au public de poser des questions et de présenter des points de vue à la société. Les assemblées publiques annuelles ultérieures procurent également aux sociétés l’occasion de faire part de leurs décisions quant aux mesures qui ont été prises relativement aux réactions du public dans le cadre des assemblées précédentes.

• 5) La taille de la société d’État et la portée de ses activités influe sur le choix de l’endroit où se tient l’assemblée publique annuelle.

  Les sociétés dont les activités ont une portée nationale pourraient envisager des lieux et des mécanismes variés pour la tenue de leurs assemblées publiques annuelles, ce qui ne sera pas le cas des sociétés dont les activités ont une portée régionale ou locale.

  Les sociétés d’État ayant un mandat national peuvent choisir de mobiliser le public en tenant leur assemblée publique annuelle à un endroit différent chaque année. De plus, on pourra utiliser des outils technologiques de façon créative afin de favoriser un accès élargi ou de faciliter les discussions (p. ex., diffusion Web ou téléphone).

• 6) Le fait d’évaluer le succès de l’assemblée publique annuelle aidera la société d’État à cibler les domaines pouvant être améliorés.

  Ce sont les sociétés d’État qui détermineront en quoi consistera cette évaluation. Les autoévaluations ou les sondages réalisés auprès des participants sont des méthodes fréquemment utilisées. Les sociétés d’État devraient veiller à améliorer constamment leurs assemblées à la lumière des résultats de ces évaluations.

3.3 Assemblées publiques annuelles : pratiques exemplaires

Les pratiques exemplaires décrites ci-après sont le fruit de l’expérience acquise par les sociétés d’État ayant tenu des assemblées publiques annuelles. Elles ont été notées par des employés du Secrétariat du Conseil du Trésor ayant pris part à ces assemblées ou ont été communiquées directement par les sociétés d’État. Voici ce en quoi elles consistent :

4.1 Approche commune recommandée

La majorité des sociétés d’État mènent déjà des activités de relations externes. Les activités de relations externes dont il est question précédemment viennent compléter l’assemblée publique annuelle et fournissent des occasions continues de contribution publique aux activités de l’organisation. Elles sont encouragées à évaluer et à améliorer constamment ces activités.

Voici des principes directeurs touchant les activités de relations externes :

• 1) On peut utiliser les activités de relations externes pour promouvoir la transparence, la responsabilisation et l’accessibilité.

  Les sociétés d’État peuvent mettre à la disposition des parties prenantes le plus de renseignements possible sur leur organisation, sans toutefois mettre en péril leurs activités commerciales.

• 2) Les sociétés d’État peuvent communiquer régulièrement au public des renseignements sur leur mandat, leur vision et leurs activités; les sociétés choisiront les moyens devant servir à communiquer cette information.

  Les sociétés d’État efficaces s’efforceront de communiquer leurs activités aux parties prenantes. Elles pourront par exemple utiliser leur site Web ou la publication de leur rapport annuel à cette fin. Elles pourront aussi communiquer le mandat, la vision et les activités de la société au moyen de bulletins, de brochures et de présentations.

• 3) On peut demander aux parties prenantes de présenter des commentaires.

  Les membres du public concernés (y compris les parties prenantes telles que les clients de la société) peuvent fournir des commentaires précieux à la société si on leur offre la possibilité de soumettre des commentaires sur les activités des sociétés d’État. Les coordonnées de personnes-ressources devraient être transmises aux membres du public afin que ceux-ci sachent avec qui communiquer au sein de la société pour formuler des commentaires.

• 4) Les activités de relations externes peuvent être évaluées et constamment améliorées.

  Les sociétés d’État peuvent s’efforcer d’améliorer constamment leurs activités de relations externes, en cherchant et en examinant de nouvelles idées ou de meilleures méthodes afin de recourir à la technologie dans le cadre de telles activités. L’intégration d’un mécanisme de rétroaction des utilisateurs dans des activités de relations externes (p. ex. une formule interactive de rétroaction, un numéro de contact ou message par courrier électronique à des fins de commentaires) aidera à déterminer si les activités de relations externes actuelles demeurent utiles et pertinentes pour les utilisateurs.

• 5) Les activités de relations externes peuvent être décrites dans le rapport annuel.

  Les activités de relations externes des sociétés d’État peuvent être exposées clairement dans les rapports annuels de ces dernières. Les sociétés d’État pourraient décider de la nature et de la teneur de l’information ainsi fournie.