Exigences ministérielles en matière de rapport financier pour l'exercice se terminant le 31 mars 2010

Message envoyé de la part de Madame Suzie Gignac Directrice exécutive,Politique comptable et rapports du gouvernement Bureau du Contrôleur général

Nous tenons à vous informer des exigences en matière de rapport pour l'exercice se terminant le . Cette lettre contient des informations sur les exigences ministérielles en matière de rapport financier reliées :

  • à l'état des opérations financières non enregistrées des ministères;
  • aux passifs liés aux sites contaminés;
  • aux demandes d'exemption de publication de certains paiements de réclamations contre l'État, paiements à titre gracieux et montants adjugés par une cour et aux changements provenant de la nouvelle Ligne directrice sur les réclamations et paiements à titre gracieux du Conseil du Trésor; et
  • aux états financiers des ministères et organismes.

État des opérations financières non enregistrées des ministères

La politique du Conseil du Trésor à l'égard des provisions pour évaluation de l'actif et du passif nécessite que les ministères fassent une évaluation de la collectibilité de leurs créances à recevoir et communiquent le détail des éléments de passif importants qui ne sont pas inscrits dans les comptes ministériels.

Les ministères doivent inscrire avec précision leurs opérations financières dans les comptes du Canada. Ils le font la plupart du temps au moyen d'une inscription dans le système ministériel de gestion financière à partir duquel la balance de vérification est soumise au Système central de gestion des rapports financiers (SCGRF). Il peut toutefois arriver dans certaines situations que des sommes importantes ayant une incidence sur les comptes du ministère ne soient pas dûment enregistrées à la fin de la sous période 2 de la période prolongée 12 du . Celles-ci incluent:

  1. Opérations en rapport avec des activités survenues entre la fermeture du SCGRF et la date d'achèvement des états financiers du gouvernement, à la fin du mois d'août, qui témoignent des conditions existantes à la fin de l'exercice (p. ex. faillite d'un bénéficiaire d'une contribution remboursable sans condition ou d'une garantie de prêt importante, perte inattendue d'une créance à recevoir pour le ministère, etc.). Compte tenu de la situation économique actuelle, une attention particulière devrait être portée au cours de cette période afin de surveiller si certains événements pourraient avoir une incidence importante sur les estimations et les hypothèses utilisés pour l'évaluation des actifs et passifs;
  2. Correction d'une erreur importante découverte par le ministère ou son vérificateur après la fermeture du SCGRF. Les erreurs évidentes soulevées dans la cadre de la vérification des Comptes publics doivent être corrigées lorsque c'est possible. Les erreurs non corrigées qui seront incluses dans le Sommaire des écarts non ajustés du Bureau du vérificateur général doivent être supportées et comprises. Pour la préparation des Comptes publics, le Contrôleur général se réserve le droit de demander une écriture après la fermeture pour ces derniers points; et
  3. Provisions pour les passifs éventuels qui n'ont pas été enregistrées par le ministère en raison d'une exception énumérée dans la Norme comptable du Conseil du Trésor (NCCT) 3.6 – Éventualités, plus spécifiquement :
  • Lorsque l'importance du passif éventuel est si grande que l'inclusion de la provision dans les charges/passifs risque de révéler le montant estimatif du passif éventuel ou
  • Lorsque l'éventualité a trait au Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) en tant qu'employeur de la fonction publique et que les répercussions potentielles de la divulgation se répercutent sur plusieurs ministères.

Pour les cas prévus aux paragraphes 1 et 2, les ministères doivent aviser le SCT de l'exigence éventuelle qu'une écriture après la fermeture soit enregistrée en précisant le montant et la nature de l'opération dès que l'information est disponible.

Il est à noter qu'à l'exception du point 3 mentionné ci-dessus, si l'écriture après la fermeture est faite, cette transaction doit apparaître aux états financiers du ministère comme si elle avait été enregistrée dans la balance de vérification du ministère.

Dans les situations décrites au paragraphe 3, les ministères doivent communiquer au SCT, d'ici au , le montant de la provision, sa nature et les raisons pour lesquelles le ministère n'a pas enregistré la provision. En ce qui concerne tout fait nouveau survenu après le , il appartient aux ministères de renseigner le SCT dès qu'ils sont informés de la situation.

Dans tous les cas, l'information est considérée comme confidentielle et doit être communiquée à:

Suzie Gignac,
Directrice exécutive
Politique comptable et rapports du gouvernement
Secteur de la gestion financière et de l'analyse
Bureau du contrôleur général
Secrétariat du Conseil du Trésor
300, avenue Laurier Ouest, 8e étage
Ottawa (Ontario)
K1A 0R5
Téléphone: 613-952-0886; Suzie.Gignac@tbs-sct.gc.ca

Passifs liés aux sites contaminés

Les ministères doivent fournir un sommaire de l'information financière sur les passifs environnementaux au sous-receveur général dans le tableau TA5a conformément aux instructions relatives aux comptes publics (page 133). Cette année l'échéance pour soumettre ce tableau est le soit la même date que les plaques et formes du volume I et II doivent être soumises au sous-receveur général.

De plus, les ministères doivent mettre à jour le répertoire des sites contaminés fédéraux d'ici le , de manière à ce que le SCT ait l'information à sa disposition pour faire une révision.

Si vous avez des questions sur les exigences en matière de rapport liées aux passifs environnementaux liés aux sites contaminés, veuillez communiquer avec Cindy Laprade au 613-952-0909 ou à cindy.laprade@tbs-sct.gc.ca. S'il y a des questions techniques concernant le système du répertoire des sites contaminés fédéraux, veuillez communiquer avec Frank Dugal au 613- 954-4678 or Frank Dugal@tbs-sct.gc.ca.

Demandes d'exemption de publication de paiements de réclamations contre l'État, de paiements à titre gracieux et de montants adjugés par une cour et changements provenant de la nouvelle ligne directrice du Conseil du Trésor sur les réclamations et paiements à titre gracieux

Dans les cas rares ou un ministère veut s'abstenir de publier les détails (i-e les noms et/ou motifs) une demande écrite doit être soumise au plus tard le à, tel que stipulé dans le Chapitre 15 du Manuel du receveur concernant les Procédures des Comptes publics :

Suzie Gignac
Directrice exécutive
Politique comptable et rapports du gouvernement
Secteur de la gestion financière et de l'analyse
Bureau du contrôleur général
Secrétariat du Conseil du Trésor
300, avenue Laurier Ouest, 8e étage
Ottawa (Ontario)
K1A 0R5
Téléphone: 613-952-0886; Suzie.Gignac@tbs-sct.gc.ca

Le SCT coordonnera toutes les demandes des ministères et obtiendra l'appui du Comité permanent des Comptes publics. Si vous avez des questions sur les demandes d'exemption, veuillez communiquer avec Nadia Lapointe-Mills au 613-952-0914 ou à Nadia.Lapointe-Mills@tbs-sct.gc.ca. Les instructions relatives aux comptes publics pour compléter les demandes sont énoncées aux pages 267 - 278.

Conformément à la nouvelle Ligne directrice sur les réclamations et paiements à titre gracieux du Conseil du Trésor qui est en vigueur depuis le , les réclamations pour des effets personnels d'un fonctionnaire ne peuvent être traitées au moyen d'un paiement à titre gracieux à moins qu'un avis juridique indiquant le contraire soit obtenu. À ce titre les réclamations pour dommages causés aux effets personnels des fonctionnaires doivent être traitées au moyen d'un paiement de réclamation contre l'État. Des renseignements additionnels sur la divulgation appropriée de ces opérations seront incorporés dans le Chapitre 15 du Manuel du receveur général sur les procédures des Comptes publics.

États financiers des ministères et organismes

Nous désirons rappeler aux ministères et organismes qu'ils devront publier leurs états financiers dans le cadre du processus lié au Rapport ministériel sur le rendement (RMR). Des instructions à cet égard seront incluses dans le guide de préparation du RMR pour 2009-2010. Les ministères doivent soumettre ce qui suit:

  • une version non signée des états financiers (ébauche quasi-finale) dans la langue de leur choix au Bureau du contrôleur général (BCG) au plus tard le . Après examen, le BCG enverra ses commentaires aux ministères dans le mois qui suit la réception des états financiers.
  • version finale signée des états financiers au BCG au plus tard le . Ce délai accorde plus de temps aux ministères que lors des années précédentes afin de leur permettre d'enregistrer les écritures nécessaires suite aux erreurs trouvées lors de la vérification des Comptes publics. Une seule version (en français ou anglais) doit être envoyée au BCG.

Les entités dont les états financiers sont vérifiés ne sont pas requises d'envoyer leurs ébauches au BCG, cependant elles doivent fournir une version finale signée avec le rapport du vérificateur lorsque disponibles.

Afin de vous aider dans la préparation des états financiers veuillez s.v.p. vous référer à la NCCT 1.2.

Les états financiers des ministères et organismes doivent être envoyés à:

Marcel Lalande, Directeur
Politique comptable et rapports du gouvernement
Secteur de la gestion financière et de l'analyse
Bureau du contrôleur général
Secrétariat du Conseil du Trésor
300, avenue Laurier ouest, 8e étage
Ottawa (Ontario)
K1A OR5

Si vous avez des questions au sujet des états financiers des ministères et organismes, veuillez communiquer avec Marcel Lalande au 613-957-9853, avec Hamid Haffaf au 613-957-9676 ou Alexandre St-Germain au 613-952-0896.

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