Exigences ministérielles en matière de rapport financier pour l'exercice se terminant le 31 mars 2012

Message de Sylvain Michaud Directeur exécutif, Politique comptable et rapports du gouvernement Bureau du Contrôleur général

Destinataires : Adjoints au dirigeants principaux des finances

Nous tenons à vous informer des exigences en matière de rapport pour l'exercice se terminant le . Cette lettre contient des informations sur les exigences ministérielles en matière de rapport financier reliées :

  • à l'état des opérations financières non enregistrées des ministères et des organismes;
  • aux passifs liés aux sites contaminés;
  • aux demandes d'exemption de publication de certains paiements de réclamations contre l'État, paiements à titre gracieux et montants adjugés par une cour; et
  • états financiers des ministères et des organismes.

État des opérations financières non enregistrées des ministères et des organismes

La politique du Conseil du Trésor à l'égard des provisions pour évaluation de l'actif et du passif nécessite que les ministères et les organismes (1) fassent une évaluation de la recouvrabilité de leurs créances à recevoir et (2) communiquent au Secrétariat du Conseil du Trésor le détail des éléments de passifs importants qui ne sont pas inscrits dans les comptes ministériels.

Les ministères et les organismes doivent inscrire avec précision leurs opérations financières dans les comptes du Canada. Ils le font la plupart du temps au moyen d'une inscription dans le système ministériel de gestion financière à partir duquel la balance de vérification est soumise au Système central de gestion des rapports financiers (SCGRF). Il peut toutefois arriver dans certaines situations que des sommes importantes ayant une incidence sur les comptes du ministère et de l'organisme ne soient pas dûment enregistrées à la fin de la sous période 2 de la période prolongée 12 (P12-2) du . Celles-ci incluent:

  1. Opérations en rapport avec des activités survenues entre la fermeture du SCGRF et la date d'achèvement des états financiers du gouvernement, à la fin du mois d'août, qui témoignent des conditions existantes à la fin de l'exercice (p. ex. faillite d'un bénéficiaire d'une contribution remboursable sans condition ou d'une garantie de prêt importante, perte inattendue d'une créance à recevoir pour le ministère, etc.). Une attention particulière devrait être portée aux changements reliés à l'environnement économique qui pourraient avoir une incidence importante sur les estimations et les hypothèses utilisés pour l'évaluation des actifs et passifs;
  2. Correction d'une erreur importante découverte par le ministère ou l'organisme ou son vérificateur après la fermeture du SCGRF. Les erreurs évidentes soulevées dans la cadre de la vérification des Comptes publics doivent être corrigées lorsque ceci est possible. Les erreurs non corrigées qui seront incluses dans le Sommaire des écarts non ajustés du Bureau du vérificateur général doivent être supportées et comprises et devraient être discutées directement avec le Bureau du contrôleur général. Pour la préparation des Comptes publics, le Contrôleur général se réserve le droit de demander une écriture après la fermeture pour ces derniers points; et
  3. Provisions pour les passifs éventuels qui n'ont pas été enregistrées par le ministère ou l'organisme en raison d'une exception énumérée dans la Norme comptable du Conseil du Trésor (NCCT) 3.6 – Éventualités.

Pour les cas prévus aux paragraphes ci-haut, les ministères et les organismes doivent aviser le Secrétariat du Conseil du Trésor de l'exigence éventuelle qu'une écriture après la fermeture soit enregistrée en précisant le montant et la nature de l'opération dès que l'information est disponible.

Il est à noter qu'à l'exception du point 3 mentionné ci-dessus, si l'écriture après la fermeture est faite, cette transaction doit apparaître aux états financiers du ministère et de l'organisme comme si elle avait été enregistrée dans la balance de vérification du ministère et de l'organisme.

Dans les situations décrites au point 3, les ministères et les organismes doivent communiquer au Secrétariat du Conseil du Trésor, d'ici au , le montant de la provision, sa nature et les raisons pour lesquelles le ministère ou l'organisme n'a pas enregistré la provision. En ce qui concerne tout fait nouveau survenu après le , il appartient aux ministères et aux organismes de renseigner le Secrétariat du Conseil du Trésor dès qu'ils sont informés de la situation.

Dans tous les cas, l'information est considérée comme confidentielle et doit être communiquée à:

Sylvain Michaud
Directeur exécutif
Politique comptable et rapports du gouvernement
Secteur de la gestion financière
Bureau du contrôleur général
Secrétariat du Conseil du Trésor
300, avenue Laurier Ouest, 8e étage
Ottawa (Ontario) K1A 0R5
Téléphone: 613-952-0886
Courriel : Sylvain.Michaud@tbs-sct.gc.ca

Passifs liés aux sites contaminés

Les ministères et les organismes doivent fournir un sommaire de l'information financière sur les passifs environnementaux au sous-receveur général dans le tableau TA5a conformément aux instructions relatives aux comptes publics, section 15.3.8 (section 15.3.8 Passif environnemental - assainissement). L'échéance pour soumettre ce tableau est le soit la même date que les plaques et formes du volume I doivent être soumises au receveur général.

De plus, les ministères et les organismes doivent mettre à jour le répertoire des sites contaminés fédéraux d'ici le . Les montants présentés dans le répertoire devraient servir à préparer la formule TA5 donc, les deux devraient concorder.

Si vous avez des questions sur les exigences en matière de rapport liées aux passifs environnementaux liés aux sites contaminés, veuillez communiquer avec Cindy Laprade au 613-952-0909 ou au cindy.laprade@tbs-sct.gc.ca ou Michel Vaillant au 613-952-5380 ou au michel.vaillant@tbs-sct.gc.ca. S'il y a des questions techniques concernant le système du répertoire des sites contaminés fédéraux, veuillez communiquer avec Frank Dugal au 613-954-4678 ou au Frank.Dugal@tbs-sct.gc.ca.

Demandes d'exemption de publication de paiements de réclamations contre l'État, de paiements à titre gracieux et de montants adjugés par une cour

Tel que stipulé dans le Chapitre 15 du Manuel du receveur général concernant les Procédures des Comptes publics, dans les rares cas où un ministère ou un organisme considère que les détails associés au paiement (i.e. les noms des bénéficiaires et/ou motifs) justifie une non-divulgation, une demande écrite provenant du dirigeant principal des finances avec une justification pour la non-divulgation doit être soumise au plus tard le à:

Sylvain Michaud
Directeur exécutif
Politique comptable et rapports du gouvernement
Secteur de la gestion financière
Bureau du contrôleur général
Secrétariat du Conseil du Trésor
300, avenue Laurier Ouest, 8e étage
Ottawa (Ontario) K1A 0R5
Téléphone: 613-952-0886
Courriel : Sylvain.Michaud@tbs-sct.gc.ca

Le Secrétariat du Conseil du Trésor coordonnera toutes les demandes des ministères et des organismes mais le ministère et l'organisme devrait être prêt à fournir d'autres détails au Comité permanent des comptes publics sur demande. Si vous avez des questions sur les demandes d'exemption, veuillez communiquer avec Sylvianne Côté au 613-952-8024 ou au Sylvianne.Cote@tbs-sct.gc.ca.

États financiers des ministères et des organismes

Une lettre d'appel distincte sera envoyée afin de fournir des instructions à l'égard des états financiers des ministères et organismes pour 2011-2012.

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