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Guide d'établissement des coûts - Listes de contrôle

Table des matières

Étape 1 - Liste de contrôle du but de l'établissement des coûts

  1. Quelles sont les décisions de la direction qui seront appuyées par les renseignements sur les coûts? Veuillez préciser ces décisions.
  2. Quels problèmes opérationnels sont à l’origine de la demande de renseignements sur les coûts?
  3. Existe-t-il des exigences législatives, stratégiques, ou d’organismes centraux qui peuvent influer sur la définition du but ou l’établissement de la base de coûts? Dans l’affirmative, veuillez décrire ces exigences et préciser si vous en avez‑vous tenu compte? Dans la négative, veuillez justifier cette décision.
  4. Qui sont les intervenants participant au projet d’établissement des coûts?
  5. Quelle est la portée de l’exercice d’établissement des coûts? Veuillez énumérer les organismes (internes et externes) participants, les activités de programme, les services de soutien au programme, et les activités spéciales des services internes.
  6. Existe-t-il d’autres ministères qui seront touchés par l’initiative dont les coûts sont établis et, le cas échéant, ont‑ils été consultés?
  7. Quelle est la période visée par l’établissement des coûts?
  8. Quelles hypothèses ont été formulées à l’étape de la définition des buts de l’établissement des coûts? Les hypothèses ont‑elles toutes été consignées avec les pièces justificatives?
  9. Le but de l'établissement des coûts tel que défini exige‑t‑il des renseignements sur les coûts différentiels, les coûts totaux, ou les deux?
  10. Les renseignements sur les coûts sont‑ils requis de manière récurrente? Dans l’affirmative, veuillez préciser le taux de récurrence.
  11. Quels sont les produits livrables? Veuillez les énumérer et les décrire, en précisant les bénéficiaires et les échéanciers connexes.
  12. Les intervenants ont‑ils tous été consultés à l’étape de définition du but? Dans la négative, veuillez expliquer pourquoi.
  13. Le but de l'établissement des coûts tel que défini a‑t‑il été confirmé par l’utilisateur final des renseignements?
  14. Avez‑vous consigné le but défini?

Signature

*Les ministères sont invités à compléter cette liste en fonction de leurs besoins particuliers.

Étape 2 - Liste de contrôle aux fins de la définition des objets de coûts

  1. Compte tenu du but défini, quels sont les objets (produits, services, bureaux régionaux, processus et activités de programme) dont les coûts doivent être établis? Veuillez préciser.
  2. Avez‑vous utilisé le modèle d’objet de coûts de l’annexe B?
  3. Avez‑vous consulté les divers utilisateurs des renseignements sur les coûts afin de définir vos objets de coûts?
  4. Avez‑vous examiné les documents relatifs au but défini (AAP, RPP, renseignements sur les droits d’utilisation, rapports de vérification et comptes publics)?
  5. Les objets de coûts que vous avez choisis correspondent-ils vraiment au but défini?
  6. Les intervenants pertinents (internes et externes) ont‑ils confirmé les objets de coûts définis?
  7. Avez‑vous consigné votre choix d’objets de coûts?

Signature

*Les ministères sont invités à compléter cette liste en fonction de leurs besoins particuliers.

Étape 3 - Liste de contrôle de la base des coûts

  1. Quels exercices doivent être inclus dans l’établissement des coûts?
  2. La structure financière (plan comptable) de votre ministère vous permet‑elle de réunir des renseignements sur les coûts qui sont pertinents par rapport au but de l'établissement des coûts et aux objets de coûts? Dans la négative, comment obtiendriez‑vous les renseignements nécessaires?
  3. La base des coûts est‑elle strictement composée de coûts réels, standards, budgétaires, prévus, ou d’un mélange de ces coûts? Avez‑vous documenté la justification du choix de la base des coûts?
  4. La base des coûts englobe‑t‑elle des taux ou des coûts standards? Comment ont‑ils été déterminés? Ont‑ils été mis à jour au cours des deux dernières années? Dans la négative, veuillez expliquer pourquoi.
  5. La direction a‑t‑elle approuvé vos coûts standards?
  6. Pour les coûts estimatifs et prévus, veuillez décrire la technique utilisée et documenter toutes les hypothèses.
  7. La haute direction et d’autres intervenants (internes et externes) pertinents ont­‑ils validé vos hypothèses?
  8. Pour les coûts réels, avez‑vous envisagé utiliser une combinaison des divers champs du bloc de codage financier du ministère pour édifier votre base des coûts? Veuillez décrire la combinaison.
  9. Avez‑vous tenu compte des coûts de programme directs, comme les coûts salariaux, de F et E et d’immobilisation? Veuillez les décrire.
  10. Avez‑vous tenu compte des coûts de soutien au programme auquel les objets de coûts appartiennent? Veuillez les décrire.
  11. Avez‑vous tenu compte des coûts des SI qui sont pertinents par rapport au but et aux objets de coûts? Veuillez les décrire.
  12. Avez‑vous tenu compte des coûts gérés par l’administration centrale, comme les RASE, les services juridiques et ceux pertinents à TPSGC? Veuillez les décrire.
  13. L’entité dont les coûts doivent être établis est‑elle un fonds renouvelable? Les coûts de financement sont‑ils pertinents par rapport au but défini et aux objets de coûts? Veuillez justifier votre réponse.
  14. Avez‑vous tenu compte des coûts d’amortissement? Veuillez préciser votre source d’information.
  15. Avez‑vous consulté votre ou vos ministères partenaires dans le cadre d’initiatives conjointes ou horizontales et de prestation de services partagés?
  16. Avez‑vous tenu compte des coûts des autres ministères liés aux initiatives conjointes ou horizontales?
  17. Avez‑vous consulté les gestionnaires de programme et les gestionnaires des SI (comme en matière de communications, de services juridiques, de finances, de RH, d’informatique et de gestion du matériel)?
  18. Avez‑vous utilisé le modèle précédent de base des coûts afin de déterminer les coûts pertinents?
  19. Les utilisateurs des renseignements sur les coûts ont‑ils confirmé la base des coûts finale?
  20. Avez‑vous documenté votre base des coûts, y compris des facteurs comme les sources de données, les champs de codage financier utilisés, les coûts standards, les techniques de prévision et les hypothèses?

Signature

*Les ministères sont invités à compléter cette liste en fonction de leurs besoins particuliers.

Étape 4 - Liste de contrôle de classification des coûts

  1. Est‑ce que chaque élément de votre base de coûts a été classée par coûts directs, coûts indirects de soutien au programmes et coûts indirects des SI?
  2. Afin de classer tous les éléments par coûts directs ou coûts indirects, avez‑vous consulté les fournisseurs des services ou les responsables des activités en question? Dans la négative, veuillez expliquer pourquoi.
  3. Est‑ce que les données disponibles dans les systèmes financiers vous sont utiles pour classer chaque élément par coûts directs ou coûts indirects? Entre autres, l’extraction des données des systèmes financiers selon les paramètres suivants pourrait s’avérer utile :
    • centre de responsabilité (CR);
    • objectif (programme, activité ou projet);
    • objet (objet d’exécution, objet courant ou objet économique);
    • combinaison – activités de programme, objectifs, articles et CR.
  4. Est‑ce que les intervenants internes et externes concernés ont confirmé votre classification des coûts? Dans la négative, veuillez expliquer pourquoi cela n’a pas été fait.
  5. Avez‑vous documenté votre processus de classification des coûts, y compris l’ensemble des hypothèses?

Signature

*Les ministères sont invités à compléter cette liste en fonction de leurs besoins particuliers.

Étape 5 - Liste de contrôle de l'attribution des coûts

  1. Avez‑vous attribué les coûts directs de votre programme aux objets de coût?
  2. Dans quel ordre avez‑vous attribué les coûts indirects suivants? Veuillez en expliquer la raison.
    1. Services internes (SI)
    2. Soutien au programme
  3. À l’étape de définition d’une approche d’établissement des coûts, avez‑vous évalué la somme de temps et de ressources ainsi que le degré de précision nécessaires dans le but de déterminer s’ils sont proportionnels aux avantages attendus?

Coûts des services internes (SI)

  1. Avez-vous, en consultation avec les gestionnaires des SI, déterminé les secteurs des SI qui fournissent de nombreux services à d’autres secteurs des SI, et prendrez‑vous ces interactions en considération dans la base de coûts et la répartition des coûts (conformément à la norme comptable de gestion 2400‑4 de CMA Canada)? Cela exige du jugement.
  2. Avez‑vous, en consultation avec les gestionnaires des SI, déterminé les coûts qui peuvent être attribués directement à des objets de coûts cibles? Si tel est le cas, avez‑vous attribué les coûts en question aux objets de coûts pertinents et les avez‑vous soustraits des coûts des SI devant être répartis selon une autre méthode?
  3. Concernant les coûts des SI restants, avez‑vous consulté les gestionnaires des SI afin de déterminer la mesure dans laquelle il existe une relation de cause à effet entre ces coûts et les objets de coûts cibles? Veuillez expliquer comment vous avez évalué les éléments de coûts. Serait‑il prudent de regrouper certains d’entre eux avant de les répartir entre les objets de coûts? Veuillez décrire et justifier l’utilisation du processus de regroupement. Décrivez les éléments de coûts identifiés.
  4. Concernant les coûts des SI qui ne sont pas liés à aucun objet de coûts par une relation causale, les avez‑vous regroupés puis répartis selon une méthode raisonnable, par exemple le nombre d’ETP, le budget salarial ou le budget de fonctionnement?

Coûts de soutien au programme

  1. Avez‑vous, en consultation avec les gestionnaires responsables du soutien au programme, déterminé les coûts de soutien au programme qui peuvent être directement rattachés aux objets de coûts cibles (par exemple des unités spécialisées)? Si tel est le cas, avez‑vous attribué les coûts en question aux objets de coûts pertinents et les avez‑vous soustraits des coûts de soutien au programme devant être répartis selon une autre méthode?
  2. Concernant le solde des coûts de soutien au programme, avez‑vous consulté les gestionnaires responsables du soutien au programme afin de déterminer la mesure dans laquelle il existe une relation de cause à effet entre ces coûts et les objets de coûts cibles? Veuillez expliquer comment vous avez évalué les éléments de coûts. Serait‑il à propos de regrouper une partie ou la totalité de ces coûts avant de les répartir entre les objets de coûts? Veuillez décrire et justifier l’utilisation du processus de regroupement. Décrivez les éléments de coûts identifiés.
  3. Concernant les coûts de soutien au programme qui ne sont liés à aucun objet de coûts par une relation causale, les avez‑vous regroupés puis répartis selon une méthode raisonnable?

Documentation

  1. Avez‑vous documenté votre processus d’attribution des coûts, les hypothèses sous‑jacentes et les sources de données?

Signature

*Les ministères sont invités à compléter cette liste en fonction de leurs besoins particuliers.

Étape 6 - Liste de contrôle des calculs et de la validation des résultats

Calculs

  1. Veuillez décrire le contenu des feuilles de travail personnalisées et préciser les logiciels et méthodes d’établissement des coûts que vous avez utilisés.
  2. Avez-vous vérifié si tous les titres de rubrique et toutes les données (objets de coûts, base des coûts, regroupements des coûts, éléments de coûts et volumes applicables) ont été saisis avec exactitude dans les feuilles de calcul ou par le logiciel? Avez‑vous inséré des notes de bas de page au besoin? Avez‑vous confirmé l’exactitude des formules?
  3. Avez‑vous effectué tous les calculs pertinents, jusqu’au niveau du coût unitaire (au besoin)?

Validation des résultats

  1. Avez‑vous examiné les listes de contrôle et les approbations relatives aux cinq premières étapes afin de vérifier que toutes les tâches avaient été accomplies et répondaient à tout le moins aux exigences énoncées dans le présent guide?
  2. Avez-vous vérifié si les sources de données, les hypothèses, la méthodologie et les calculs étaient valides en effectuant des rapprochements entre cette information et les rapports financiers produits pour la période visée par l’exercice d’établissement des coûts?
  3. Avez-vous effectué un rapprochement entre les renseignements sur les coûts (au niveau des objets de coûts) et votre base de coûts?
  4. Avez‑vous recueilli les données financières requises à partir de sources pertinentes?
  5. Avez‑vous vérifié l’exactitude de vos calculs sur le plan mathématique?
  6. Avez‑vous confirmé que l’information ainsi produite au sujet des coûts est raisonnable?
  7. Avez‑vous recueilli des données non financières pertinentes, notamment des données volumétriques sur les éléments de coûts, à partir de sources appropriées? Veuillez décrire les données non financières en question ainsi que leurs sources.
  8. Avez-vous eu besoin de calculer des coûts unitaires? Dans l’affirmative, avez‑vous recueilli les données requises sur les volumes des extrants et des résultats à partir de sources pertinentes?
  9. Avez‑vous examiné les listes de contrôle relatives aux cinq premières étapes afin de vérifier que toutes les tâches avaient été accomplies?
  10. Avez‑vous consulté des intervenants (internes et externes) ainsi que la haute direction, et avez‑vous confirmé que les résultats de l’exercice d’établissement des coûts répond au but préalablement défini?

Signature

*Les ministères sont invités à compléter cette liste en fonction de leurs besoins particuliers.

Étape 7 - Modèle d'approbation par le DPF

 

Oui/Non

(si la réponse est non, veuillez fournir une explication)

1. Est‑ce que l'ADPF a approuvé la démarche visant à confirmer que les utilisateurs finals ont été dûment consultés dans le but de définir clairement le but pour lequel l’information sur les coûts est requise?

  

2. Est‑ce que l'ADPF a approuvé la démarche visant à confirmer que des consultations adéquates ont eu lieu entre son organisation, les gestionnaires de programmes et des SI et d’autres ministères dans le but de saisir tous les coûts applicables?

  

3. Est‑ce que l'ADPF a approuvé la démarche visant à confirmer que l’ensemble des méthodologies, des sources de données et des hypothèses ont bien été documentées?

  

4. Est‑ce que l'ADPF a approuvé la démarche visant à confirmer que toutes les autres approbations internes ont été données par les intervenants concernés?

  

5. Est‑ce que l'ADPF a approuvé la démarche visant à confirmer que les six premières étapes décrites dans le Guide d’établissement des coûts du Secrétariat ainsi que les modèles et les listes de contrôle ont été utilisés à chaque étape? (Le DPF donnent leur approbation à cet égard à la septième étape.)

  

Signature du DPF

En ma qualité de DPF, j’atteste que, selon mon opinion professionnelle, l’information relative aux coûts a été préparée en conformité avec le Guide d’établissement des coûts, que cette information est présentée de façon fidèle, que les analyses requises ont été effectuées et que l’on a fait preuve de diligence raisonnable.

*Les ministères sont invités à compléter cette liste en fonction de leurs besoins particuliers.

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