Changement de processus : Mise en œuvre du courrier certifié pour le Régime d'assurance-invalidité (AI)

Date :

Aux : Dirigeants des ressources humaines, Gestionnaires en rémunération et Employeurs distincts participants

Objet

Le présent avis vise à vous fournir de l'information au sujet d'un changement à la façon dont la Sun Life, l'assureur du Régime d'assurance-invalidité (AI), communiquera par courrier électronique avec les gestionnaires en rémunération et les employeurs.

Contexte

Le Secteur des pensions et des avantages sociaux du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, en collaboration avec la Sun Life, a examiné diverses options pour transmettre en toute sécurité les renseignements concernant les membres.

Le recours au site web de « messagerie protégée » de la Sun Life en se servant du « courrier certifié » a été approuvé comme solution, et la Sun Life a commencé à se servir de ce site Web pour envoyer des courriels aux conseillers en rémunération.

Qu'est le courrier certifié?

Le courrier certifié est un outil permettant à la Sun Life d'échanger des courriels avec des contacts externes sans que l'information soit diffusée sur Internet. Pour accéder à un courriel transmis par courrier certifié, le destinataire aura besoin d'un mot de passe qui lui permettra de lire le message depuis un endroit sécurisé du pare-feu de la Sun Life.

Pourquoi utiliser le courrier certifié?

La Sun Life, en sa qualité d'assureur du Régime d'assurance-invalidité, doit faire preuve de diligence raisonnable pour garantir la protection et la sécurité des renseignements personnels et professionnels.

Le courrier certifié rajoute une couche supplémentaire de sécurité aux courriels échangés à propos de renseignements privés ou confidentiels, comme ceux se rapportant à la santé ou à la situation d'emploi d'un employé.

Le courrier certifié utilise une connexion sécurisée; les conseillers en rémunération doivent donc se servir d'un mot de passe pour accéder aux messages à partir d'un endroit sécurisé du pare-feu de la Sun Life.

Consignes détaillées

Comment lire les courriels envoyés par courrier certifié

  1. Le courriel que votre personne-ressource à la Sun Life enverra par courrier certifié apparaîtra comme un courriel ordinaire dans votre boîte de réception.
  2. Dans le corps de ce courriel, il sera fait mention que votre personne-ressource à la Sun Life vous a envoyé un message par courrier certifié et on vous fournira les instructions à suivre pour y accéder.
  3. La première fois que vous lirez un tel message, après avoir cliqué sur le lien dans le courriel, vous accéderez à l'écran de ramassage des messages sécurisés où l'on vous demandera de créer un mot de passe. Une fois que vous aurez entré votre mot de passe, vous cliquerez sur « Suivant ».
  4. Lorsque vous aurez cliqué sur « Suivant », vous arriverez à votre centre des messages sécurisés, où vous pourrez alors cliquer sur « Boîte de réception » pour visualiser le courriel.
  5. Cliquez sur le sujet du courriel pour l'ouvrir.
  6. Dès que vous ouvrirez un courriel envoyé par courrier certifié, votre personne-ressource à la Sun Life recevra une confirmation que vous avez ouvert son courriel.
  7. Après 90 jours, le message sera effacé de votre compte de courrier certifié.

Comment envoyer des courriels par courrier certifié

Pour envoyer des courriels par courrier certifié à votre personne-ressource à la Sun Life :

  1. Celle-ci doit d'abord vous avoir envoyé un courriel par courrier certifié. lorsque vous le recevrez, vous devrez mener à terme le processus d'enregistrement pour ouvrir votre compte de courrier certifié.

    Vous ne pouvez vous servir du courrier certifié que pour envoyer des courriels aux adresses portant les noms de domaine suivants : @sunlife.com, @clarica.com, @sunlife.ca

  2. Une fois votre compte de courrier certifié créé, vous pourrez y accéder à l'adresse suivante https://webmail.sunlife.com. Nous vous recommandons d'ajouter cette adresse à vos Favoris dans votre navigateur Web.
  3. Lorsque vous aurez accès à l'écran de branchement, l'on vous demandera d'inscrire votre identificateur de l'utilisateur (votre adresse de courriel) et votre mot de passe.
  4. Lorsque vous aurez accédé à votre centre de courrier certifié, cliquez sur « Nouveau message » dans la barre de navigation en haut de l'écran pour envoyer un nouveau message.
  5. Après avoir composé votre message, cliquez sur « Send secure » pour l'expédier. N'inscrivez rien dans la section « Afficher les options ».
  6. Vous pourrez visualiser le courriel en cliquant sur « Messages envoyés » à partir de votre compte de courrier certifié.
  7. Après 90 jours, le message sera effacé de votre compte de courrier certifié.

Information important au sujet de votre compte de courrier certifié

Votre compte de courrier certifié n'est pas l'endroit approprié pour conserver les courriels que vous recevrez de votre personne-ressource à la Sun Life.

  • Sa capacité est limitée à 200 Mo.
  • Les courriels demeureront dans votre compte que 90 jours.

L'outil de courrier certifié commencera à éliminer des courriels de votre compte dès que vous aurez atteint la limite de sa capacité (200 Mo) ou si un courriel y est depuis plus de 90 jours, selon la première de ces éventualités.

Les courriels les plus anciens seront les premiers à être éliminés.

Demandes de renseignements

Vous pouvez transmettre vos demandes de renseignements au sujet du courrier certifié à votre personne-ressource à la Sun Life ou par courriel à l'adresse Contactez Sun Life par courriel certifiedmail@sunlife.com

Les demandes de renseignements portant sur d'autres sujets peuvent être transmises au Secteur des pensions et avantages sociaux du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada à Contactez Secteur des pensions et avantages sociaux par courriel pbs-spas@tbs-sct.gc.ca.

Bayla Kolk
Sous-ministre adjoint
Secteur des pensions et avantages sociaux

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