Régime de soins de santé de la fonction publique (RSSFP) - Transition au nouveau processus d'acheminement et d'administration des fichiers d'admissibilité

Répercussions sur les conseillers en rémunération

À la suite de la transition au nouveau processus d’acheminement du fichier d’admissibilité et de la fréquence accrue de la transmission des données, les interventions manuelles sont de beaucoup réduites. L’acheminement des données d’admissibilité entre les systèmes sources et le système de la Sun Life a été automatisé le plus possible, bien qu’il soit entendu que le système source demeure le système d’enregistrement. C’est pourquoi les questions d’admissibilité seront réacheminées au conseiller en rémunération (CR) ou au spécialiste des assurances (SA) du membre aux fins d’examen et de redressement. 

On s’attend à ce que la question de l’admissibilité puisse être soulevée de deux façons. Lors du chargement du fichier d’admissibilité hebdomadaire, la Sun Life produit les relevés de rejets (il en est question dans les lignes qui suivent) et les enregistrements rejetés sont retournés à l’organisation participante aux fins d’examen et de redressement dans le système source. La majorité des erreurs devraient concerner la saisie des données, par exemple, une date de début de la protection qui précède la date de naissance ou encore le rejet d’une demande de règlement en raison d’une divergence dans les données d’admissibilité. En l’occurrence, le membre doit communiquer avec son CR ou SA pour qu’il procède à un examen puis à la correction de l’erreur. Même si le CR ou le SA peut devoir consulter la Sun Life pour régler ces problèmes, il doit en premier résoudre la divergence dans le système source, puis acheminer la correction au système de la Sun Life. Ainsi, la Sun Life ne modifiera plus manuellement son système à la suite des conversations téléphoniques comme par le passé.  Ce changement a été apporté après avoir constaté que les interventions manuelles sont la principale source de divergences dans les données entre les systèmes sources et le système de la Sun Life.

Remarque : C’est seulement lorsque le système source est correct qu’une mise à jour manuelle sera effectuée dans le système de la Sun Life. Dans ce cas, car aucun changement n'est apporté dans la source car le système source est correct, aucun enregistrement ne sera transmis dans le fichier d’admissibilité de la semaine suivante.
Voici les nouvelles zones sur l’admissibilité :

• Nom de famille (seulement les 16 premiers caractères)
• Initiales
• Date de naissance
• Sexe
• Code du ministère
• Liste de paie
• Bureau de paie
• Indicateur employé, pensionné, survivant, étudiant, tuteur
• Numéro de certificat du RSSFP
• Date de début de la protection
• Date de fin de la protection
• Type de protection (individuelle ou familiale)
• Niveau de la garantie-hospitalisation (I, II ou III)
• Catégorie de la protection (supplémentaire ou totale)

Trois zones clés utilisés pour identifier un membre sont: nom, date de naissance et numéro de certificat du RSSFP

Types de changement

Une autre différence dans le nouveau processus d’acheminement est le nombre de données transmises.  À l’heure actuelle, un enregistrement est transmis à la fin de chaque mois pour chaque membre au régime. Par contraste, le processus d’acheminement ne produit d’enregistrement que si une modification a été apportée à l’enregistrement du membre depuis l’exécution du fichier d’admissibilité précédent, c.-à-d. les modifications traitées la semaine précédente.  S’il n’y a pas de changement de la protection d’un membre ou des identificateurs personnels, aucun enregistrement pour ce membre n’est transmis. Voici les changements pour lesquels un enregistrement doit être transmis :

1. Nouvelle demande d’adhésion
2. Correction ou modification du nom de famille
3. Correction de la date de naissance
4. Modification du numéro de certificat du RSSFP
5. Modification de protection (doit toujours être accompagnée d’une date de début révisée)
6. Mutation qui entraîne un changement dans le nom du ministère, le bureau de paie ou la liste de paie
7. Congédiement avec annulation des protections
8. Départ à la retraite, pension différée, réaménagement des effectifs

Les changements de protection dans le nouveau fichier d’admissibilité comprennent le remplacement de la protection supplémentaire par la protection totale; le changement de la situation de famille, soit de célibataire à famille; de même que du niveau de la garantie-hospitalisation. Il faut déclarer un changement de protection lorsque l’un ou une combinaison des trois changements précédents surviennent. S’il faut déclarer différentes dates de début en raison d’un changement complexe de protection, les nombreux enregistrements correspondants pour le membre doivent être transmis. 

Exemple : Un membre demande le changement suivant :

• De la protection supplémentaire familiale de niveau II À
  la protection supplémentaire individuelle de niveau I.

Si le changement de la situation de famille est acheminé dans les 60 jours de l’événement, il entre en vigueur le premier jour du mois suivant, sinon un délai de carence de trois mois s’applique.  La diminution du niveau de la garantie-hospitalisation entre cependant en vigueur le premier jour du mois après 60 jours suivant la date de réception de la demande. Si la demande a été reçue le 8 mars 2011, soit hors de la période de 60 jours, la garantie-hospitalisation réduite entre en vigueur le 1^er juin 2011, alors que le statut de célibataire est reconnu à compter du 1^er juillet 2011. 

Pour donner effet à ce type de changement, deux enregistrements distincts doivent être transmis pour ce membre, car les changements entrent en vigueur à différentes dates. Les CR qui utilisent l’application Web de la rémunération (AWR) ont intérêt à savoir que le système produira automatiquement les enregistrements nécessaires et déterminera les dates de début associées. Les organisations qui n’utilisent pas l’AWR doivent échelonner une demande de ce genre sur plusieurs périodes de déclaration successives, de façon qu’un enregistrement ne se substitue pas à un autre lors de la déclaration du changement dans le fichier d’admissibilité hebdomadaire.  Si deux enregistrements distincts sont créés pour déclarer les deux changements et qu’ils sont transmis dans un seul fichier d’admissibilité hebdomadaire, la Sun Life les rejettera tous les deux à titre de fichiers erronés en double et les soumettra à l’examen du CR ou du SA.

Depuis le lancement de l’AWR, il est impossible de modifier le numéro de certificat du RSSFP.  Toutefois, l’outil conserve les données historiques pour réattribuer son numéro de certificat d’origine à un employé rentrant sans qu’il ait à s’identifier. Il se peut cependant qu’un deuxième numéro de certificat soit émis lorsque des employés se joignent à une organisation, ou en sont mutés, qui n’utilisent pas l’AWR. Ces cas ne seront découverts que si le membre dévoile l’existence d’un numéro précédent. Dans ces situations, il conservera le nouveau numéro de certificat. Un CR devrait l’informer de remplir une demande d’adhésion préalable en indiquant ce nouveau numéro de certificat et de ne plus utiliser l’ancien numéro de certificat.

Lorsqu’un numéro de certificat a été émis pour deux membres, le membre auquel ce numéro a été attribué en premier le conserve et un nouveau numéro est attribué à l’autre membre. Il faut ensuite informer ce dernier du nouveau numéro et il devra remplir une demande d’adhésion préalable en indiquant ce nouveau numéro pour éviter les difficultés à la présentation d’une demande de règlement.

Calendrier de mise à jour du système de la Sun Life

À compter du 3 mai 2011, les changements et mises à jour de l’admissibilité seront communiqués une fois pas semaine. Dans certaines situations, le CR devra contacter la Sun Life au nom du membre pour qu’elle modifie la protection dans son système et cette modification sera déclarée dans le processus d’acheminement hebdomadaire. À l’heure actuelle, la Sun Life met à jour plus de 10 000 enregistrements par mois à la suite de discussions avec les CR individuels au cours du mois. Cette pratique était essentielle, bien qu’incommode, pour transmettre les données d’admissibilité mensuelles, et les problèmes diminueront grandement après l’entrée en vigueur du processus d’acheminement du fichier hebdomadaire le 3 mai 2011.

De plus, avec l’envoi du nouveau fichier d’admissibilité chaque mardi, le système de la Sun Life sera mis à jour le mardi soir. Par conséquent, la Sun Life  pourra seulement mettre à jour les systèmes de ses sous-traitants, soit les solutions e-Santé de TELUS, au plus tôt, le mercredi soir. Après la mise en œuvre complète du nouveau processus d’acheminement des fichiers d’admissibilité, le membre pour lequel un changement a été transmis le mardi pourra seulement présenter une demande de règlement électronique à une pharmacie le jeudi matin.

Transaction à une date future

Les CR doivent aussi savoir que la Sun Life peut accepter les demandes de modification à une date future (date de début seulement), soit d’au plus 90 jours. Les relevés de modifications des utilisateurs de l’AWR seront produits en fonction du calendrier de traitement établis par TPSGC et pour l’AWR, alors que ceux qui n’utilisent pas l’AWR verront des améliorations et des restrictions de leur propre système. Quel que soit le système, il convient de ne pas oublier la règle des 90 jours lors du traitement des changements, car les changements qui débordent cette période seront rejetés et déclarés dans le relevé de transactions refusées; il en est question plus loin dans le document.

Transaction rétroactive

Auparavant, l’administration du RSSFP approuvait les transactions rétroactives qui remontaient à plus de six mois. Cette condition a été assouplie dans le nouveau processus. Puisque le nouveau processus d’acheminement hebdomadaire est automatisé, la Sun Life traitera les modifications rétroactives si elles remplissent les conditions suivantes : la modification ne précède pas le dernier changement au dossier de la Sun Life et elle n’est pas antérieure à la capacité du membre à présenter une demande de règlement.

Exemple 1 : Demande de modification de la protection présentée le 11 mars 2014 qui prendra effet le 1^er juin 2013. Le dernier enregistrement au dossier de la Sun Life date du 1^er septembre 2010.

•  La Sun Life traitera le changement.

Si l’une ou l’autre condition n’est pas remplie, la Sun Life ne mettra pas son système à jour et soumettra le dossier à l’examen de son équipe des protections (annexe B). Durant l’examen, l’équipe peut contacter le CR pour vérifier la modification du système source ou demander cette modification afin de saisir correctement les données sur le membre en cause dans le système de la Sun Life.

Exemple 2 : Demande de modification de la protection présentée le 11 mars 2014 qui prendra effet le 1^er janvier 2012. Le dernier enregistrement au dossier de la Sun Life date du 1^er septembre 2010. La demande déborde la période de présentation d’une demande de règlement.

• La Sun Life ne traitera pas la demande et l’attribuera à son équipe des protections.

Avec l’entrée en vigueur du nouveau processus d’acheminement automatisé, les relevés seront envoyés à l’administration du RSSFP pour qu’elle surveille la fréquence des transactions rétroactives.

Congé sans solde

Vous avez sans doute remarqué que la liste des changements qui génèrent un nouvel enregistrement dans le système de la Sun Life ne comprend pas de scénarios sur les congés sans solde. À l’avenir, la Sun Life ne saura pas qu’un membre est en congé sans solde et continuera de traiter ses demandes de règlement jusqu’à la réception d’un avis de cessation de la protection. La protection des membres au titre du régime continue automatiquement lorsqu’ils sont en congé sans solde, sauf s’ils confirment par écrit qu’ils veulent annuler la protection (ils peuvent alors payer leurs cotisations à l’avance ou à leur retour du congé). Par conséquent, la collecte des cotisations auprès des membres en congé sans solde, que ce soit celles des membres seulement ou de ces derniers et de l’employeur, est considérée comme une question distincte de l’admissibilité au maintien de la protection aux termes du RSSFP. Bien que les questions d’admissibilité et de versement soient séparées dans le nouveau processus d’acheminement, les membres en congé sans solde qui payent leurs cotisations à l’avance et ceux qui résident au Québec devront toujours remplir le formulaire 2278 de TPSGC pour que leurs cotisations soient collectées et consignées.

Mutation

Lorsqu’un employé est muté d’un ministère à un autre, il faut enregistrer le changement, car le code du ministère, la liste de paie et peut-être le bureau de paie changeront.  Lorsque l’admissibilité est administrée au moyen de l’AWR et que le bureau de paie demeure inchangé à la suite de la mutation, l’AWR produit automatiquement le changement pour le membre, une fois que la mutation a été saisie dans le système. Si le bureau de paie change aussi, il faut créer deux enregistrements. Le premier sera produit par le ministère d’attache qui déclare la date de la cessation de la protection. Lorsque le ministère d’accueil saisit les renseignements sur la rémunération de l’employé dans son système, un deuxième enregistrement est créé pour consigner la date de début de la protection. Il est essentiel de coordonner de près ces types de mutation afin d’éviter la cessation de la protection avant que la date de début de la protection n’ait été transmise.

Si votre organisation n’utilise pas l’AWR pour administrer l’admissibilité au RSSFP, les mutations internes seront traitées essentiellement comme elles le sont actuellement, c’est-à-dire le code du ministère, la liste de paie et le bureau de paie demeurent les mêmes et aucun enregistrement n’est généré pour un changement. En cas de mutation d’une organisation qui utilise l’AWR à une autre qui ne l’utilise pas, il faut suivre le processus existant pour le changement des bureaux de paie.

Réaménagement des effectifs

Un membre est admissible à la protection continue pour une période d’un an après un renvoi pour cause de réaménagement des effectifs. La collecte des cotisations se poursuit selon la méthode courante. Toutefois, dans ce cas, il faut déclarer la cessation de la protection dans le processus d’acheminement du fichier d’admissibilité. Puisque cette transaction à une date future concerne la date de début et non la date de fin de la protection, la période de 90 jours applicable aux transactions futures établie par la Sun Life ne s’applique pas.  Dans les organisations qui utilisent l’AWR pour administrer l’admissibilité, leur système déclarera la date future une fois qu’elle est confirmée dans l’AWR. Les organisations qui n’utilisent pas l’AWR doivent envoyer un enregistrement à la Sun Life pour qu’elle traite la cessation de la protection en conformité avec la Directive. Il faut remplir le formulaire 2278 de TPSGC pour les cas de paiement obligatoire des cotisations.

Retraite et pension différée

Les pensionnés touchant une pension différée ne sont pas admissibles au maintien de la protection après leur cessation d’emploi et avant le début de la pension annuelle. Il faut envoyer un avis de cessation pour ces individus au moment de leur départ ainsi qu’un enregistrement de la nouvelle date de début, mais seulement après la présentation d’une demande de protection et le début du versement de la pension annuelle.  Le processus existant demeure inchangé.

Un membre admissible à une pension immédiate peut connaître une « interruption de protection » temporaire jusqu’à ce que son premier versement soit traité. Cette «interruption de protection » cessera au versement de la pension, et les frais de services ou de produits admissibles seront remboursés rétroactivement. Cette situation peut néanmoins causer des difficultés au membre. C’est pourquoi le Centre des pensions de la fonction publique (CPFP) formule une stratégie de communication pour informer les membres récemment retraités de cette possibilité et il poursuit le travail pour apporter des solutions permanentes dans le système. 

Avis électronique et relevé d’erreurs de la Sun Life

Après la réception du nouveau fichier d’admissibilité hebdomadaire de chaque organisation participante, le système de la Sun Life produit un avis électronique automatisé pour informer chacune d’elle du traitement de son fichier, avec ou sans erreur. Si un relevé d’erreurs est produit, l’organisation en cause est informée et doit venir le chercher au service de transfert sécurisé des messages et des fichiers.  Les organisations qui n’utilisent pas le SRP recevront les avis électroniques à l’adresse courriel qu’elles ont fournie au début de l’initiative. Les ministères pour lesquels TPSGC produit le fichier d’admissibilité hebdomadaire recevront un message électronique seulement lorsqu’un relevé d’erreurs est produit; ils ne recevront pas de message lorsque leurs enregistrements ont été traités sans erreur. Si vous recevez un courriel et le relevé d'erreurs n'est pas affiché, veuillez communiquer avec la Sun Life au 1-800-263-4053 du lundi au vendredi de 08h30 à 17h00, heure normale de l’Est.

Comme il a été signalé, sur réception du fichier d’admissibilité d’une organisation, la Sun Life vérifie dans son système les renseignements transmis avant d’entrer les modifications. S’il y a un problème avec le fichier complet, p. ex., il est corrompu, un message automatisé, comme mentionné ci-dessus, est envoyé à l’organisation visée pour l’informer et qu’elle doit corriger le fichier puis le transmettre à nouveau. Si le fichier est acceptable, d’autres vérifications seront effectuées pour chaque enregistrement saisi dans le système de la Sun Life. À cette étape, si un problème est relevé concernant un enregistrement quelconque dans le fichier, le processus de chargement de la Sun Life rejettera cet enregistrement seulement, plutôt que le fichier complet.  Une fois tous les enregistrements traités, les relevés d’erreurs sont produits en fonction du code du ministère associé à un enregistrement donné, puis ventilés selon le bureau de paie et la liste de paie. Les renseignements dans le relevé d’erreurs comprennent l’information communiquée à l’origine à la Sun Life ainsi qu’un code numérique de rejet associé à l’erreur.  La liste des codes d’erreur et des messages correspondants se trouve à l’annexe A et devrait bientôt figurer dans le Guide sur l’administration des régimes d’assurances de TPSGC.

Il revient aux organisations d’examiner et de modifier leur système afin de corriger le problème et elles doivent produire un nouvel enregistrement dans le prochain fichier hebdomadaire. Dans l’éventualité où l’examinateur détermine que l’enregistrement rejeté est correct, il doit contacter l’équipe des protections de la Sun Life au (613) 560-7512 et demander le chargement manuel de l’enregistrement afin de faire concorder le système source et celui de la Sun Life.

Fichier hebdomadaire sur les membres et fichier de rapprochement annuel

Comme il a été mentionné, les données d’admissibilité sont communiquées à la Sun Life chaque semaine. Les fichiers hebdomadaires renferment seulement les changements (début, fin ou modifications) apportés depuis le traitement du fichier hebdomadaire précédent. Si votre ministère est de petite taille et que des changements ne sont pas traités au cours d’une semaine donnée, il n’est pas nécessaire d’envoyer de fichier à la Sun Life.

Puisque les modifications seulement sont déclarées dans les fichiers d’admissibilité, il se pourrait que les données d’admissibilité dans les systèmes sources et ceux de la Sun Life divergent. Pour parer à cette éventualité, un processus a été élaboré afin de produire un fichier de rapprochement annuel à partir des données dans les systèmes sources qui comprendra tous les membres actifs au RSSFP. Les fonctionnaires du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) coordonnent la production de ce fichier, qui se fait tous les mardis après la production du fichier d’admissibilité hebdomadaire. Ces données ne sont pas saisies dans le système de la Sun Life, mais sont plutôt comparées avec les données dans ce système et un relevé de divergences sera produit. En cas de divergences, un relevé semblable au relevé hebdomadaire d’erreurs est envoyé à chaque organisation aux fins de l’examen du système source et de la correction des données. Ce relevé est généré dans les 20 jours de la production du fichier de rapprochement annuel.

Transfert sécurisé des fichiers

Les organisations participantes et la Sun Life se transmettent les fichiers d’admissibilité et les relevés d’erreurs par l’entremise du service de la Gestion des transferts de fichiers sécurisés (GTFS) de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC). Le travail se poursuit en vue d’établir un lien à la GTFS dans chaque organisation. Dans les ministères et organismes pour lesquels TPSGC produit le fichier d’admissibilité, le travail est aussi en cours pour établir un lien à la GTFS pour qu’ils transmettent de manière sécurisée les relevés d’erreurs de la Sun Life à chaque système source aux fins de correction. Il est recommandé de créer un compte courriel générique dans chaque ministère et organisation participante, etc. qui pourra être utilisé pour ce service. Ce compte courriel pourra faire l’objet d’une surveillance constante afin d’examiner les relevés d’erreurs et de prendre des mesures correctives le plus rapidement possible. Le défaut d’examiner et de corriger les erreurs signalées dans le relevé perturbera le traitement des demandes de règlement. Lorsqu’une perturbation entraîne le rejet d’une demande, la Sun Life informera le membre qu’il doit contacter son CR ou SA pour que ce dernier procède à un redressement, car le système source est le système d’enregistrement.

Versements

Remarque importante : L’ancien processus lié au fichier des versements visait deux objectifs. Une copie de ce relevé était utilisée pour communiquer les données d’admissibilité à la Sun Life et une copie était transmise au SCT avec les cotisations de chaque organisation participante. Il revient au SCT, comme toujours d’ailleurs, de financer les prestations versées aux employés dans le cadre du processus de demande de règlement, c’est pourquoi les cotisations sont versées directement au SCT. Le fichier des versements ne servira plus à communiquer les données d’admissibilité à la Sun Life, mais il servira à appuyer le processus de versement des cotisations mensuelles du RSSFP au SCT, jusqu’à avis contraire.

Modifications autres que dans les systèmes sources

Les renseignements sur le sexe d’un membre figureront dans chaque fichier, mais ils seront seulement saisis par la Sun Life au chargement initial du dossier d’un nouveau membre.  Si ce dernier constate une erreur dans ses renseignements saisis par la Sun Life, RSSF Pil doit utiliser l’outil de l’adhésion préalable sur le site pour apporter les modifications nécessaires.

Période de transition

La majorité des organisations produisent actuellement leur fichier des versements mensuels entre le 17e jour et le 25e jour du mois. Le fichier des versements sera utilisé la dernière fois en mars 2011 pour communiquer les données d’admissibilité à la Sun Life. Le nouveau processus d’acheminement du fichier d’admissibilité entrera en vigueur le 3 mai 2011, après quoi tous les changements apportés entre la production du dernier fichier des versements et le début du nouveau processus devront être saisis. À cette fin, le SCT et la Sun Life ont collaboré l’an dernier avec les spécialistes des opérations et de la TI dans les organisations participantes pour mettre en place la nouvelle norme d’établissement de rapports et s’assurer que les systèmes sources peuvent saisir et rendre compte des changements.

Les éléments techniques liés à ce changement ont été conçus, et chaque CR devrait savoir que les modifications de protection traitées entre la date où son organisation participante produit le dernier fichier des versements et le 3 mai seront transmises à la Sun Life le 3 mai seulement. Par conséquent, les membres qui transmettent des modifications au cours de la période de transition doivent être informés de cette période et du fait que ces modifications seront acheminées à la Sun Life le 3 mai.

ANNEX A