Audit annuel ciblé des auto-évaluations des contrôles de base dans les petits ministères (exercice 2022-2023)

Renseignements généraux

À l’automne 2022, 42 petits ministères (PM) devaient fournir au Bureau du contrôleur général (BCG) les résultats de leurs auto-évaluations des contrôles de base approuvés par leur dirigeant principal des finances dans les secteurs de politique suivants : Délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers et Paiements de transfert.

Après avoir reçu ces auto-évaluations, le BCG a fourni aux PM les résultats consolidés de ces auto-évaluations et des informations sur les constatations horizontales. Le BCG a par la suite lancé un audit dans un échantillon de trois petits ministères afin de vérifier de façon indépendante l’exactitude des résultats obtenus dans le cadre des auto-évaluations et de fournir des renseignements pour aider les PM à répondre aux défis et aux risques communs liés à ces secteurs de politique.^{Note en bas de page 1} Pour ce faire, les trois PM suivant ont été choisis :

• Savoir polaire Canada (POLAIRE);
• Femmes et Égalité des genres Canada (FEGC);
• le Comité externe d’examen de la Gendarmerie royale du Canada (Comité externe d’examen de la GRC).

Les PM qui n’ont pas fait partie de cet audit devraient vérifier si les recommandations et les conseils généraux du présent rapport s’appliquent à leur contexte, et, le cas échéant, élaborer leur propre plan d’action de la direction et en assurer le suivi à l’interne.

Pourquoi est-ce important?

Les Canadiens s’attendent à ce que les ressources financières du gouvernement du Canada soient bien gérées dans le cadre de l’exécution des programmes et protégées grâce à des contrôles équilibrés qui permettent une certaine souplesse et une gestion des risques. À titre d’administrateurs des comptes en vertu de la Loi sur la gestion des finances publiques, les administrateurs généraux doivent veiller à ce que la délégation des pouvoirs et les paiements de transfert soient organisés de manière à atteindre les objectifs ministériels, conformément aux politiques et procédures gouvernementales qui établissent les exigences en matière de saine gestion des fonds publics.

Principales constatations

• En ce qui concerne l’exactitude, l’audit a permis de constater que, dans l’ensemble, les cotes de conformité résultant des auto-évaluations et déclarées par les trois PM pour les deux secteurs examinés n’étaient pas largement surestimées.
• Dans le secteur des paiements de transfert, des cotes de conformité élevées ont généralement été observées pour les PM audités. Les exceptions étaient liées principalement à l’harmonisation des ententes de financement avec les modalités des programmes.
• La conformité dans le secteur de la délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers variait plus largement d’un ministère à l’autre dans l’ensemble des PM audités, allant d’un niveau faible à un niveau élevé. Les possibilités d’amélioration relevées touchent principalement le suivi annuel des instruments de délégation et la formation connexe.
• La rigueur des approches d’échantillonnage adoptées par les trois PM pour effectuer leurs auto‑évaluations variait également considérablement d’un ministère à l’autre. Un PM a évalué toutes ses opérations, et les deux autres n’ont pas été en mesure de démontrer pleinement quelle méthode d’échantillonnage ils avaient adoptée pour leurs auto-évaluations, compte tenu du manque de documents justificatifs.

Conclusion

Dans l’ensemble, l’audit a permis de constater que les résultats des auto-évaluations des PM audités présentaient un degré élevé d’exactitude dans le secteur des paiements de transfert et que les possibilités d’amélioration concernant la conformité aux politiques gouvernementales étaient plus nombreuses dans le secteur de la délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers.

Sur la base des constatations principales de ce rapport, des recommandations ont été émises dans les secteurs suivant (voir la liste des recommandations à l’annexe E) :

• Surveillance annuelle des instruments de délégation
• Formation requise sur la délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers.
• Alignement des ententes de financement avec les modalités de leurs programmes respectifs

En outre, des conseils généraux ont été émis pour tous les PM participant à l’auto-évaluation dans les secteurs suivants (voir l’annexe F pour la liste des conseils généraux) :

• Séparation des tâches lors du remplissage des outils d’auto-évaluations
• Prise en compte du risque de surestimation lors de l'auto-évaluation des niveaux de conformité
• Tirer parti des meilleures pratiques existantes dans d'autres PM
• Suivre les lignes directrices relatives à l’échantillonnage de l’auto-évaluation émises par le BCG et conserver les documents justificatifs

Objectifs

Les objectifs de cet audit étaient les suivants :

• vérifier l’exactitude des résultats d’un échantillon d’auto-évaluations effectuées par les PM dans les secteurs de la délégation des pouvoirs et des paiements de transfert;^{Note en bas de page 3}
• fournir des renseignements connexes pour aider les PM à répondre aux défis et aux risques qu’ils ont en commun.

Portée

À l’automne 2022, 42 PM devaient fournir au BCG les résultats de leurs auto-évaluations (portant sur l’exercice 2021-2022) dans les secteurs de la délégation des pouvoirs et des paiements de transfert en utilisant l’outil prévu par le BCG. Les micro-organisations n’étaient tenues de fournir leur auto-évaluation que pour le secteur de la délégation des pouvoirs.

Trois PM ont été sélectionnés pour cet audit en fonction d’une évaluation des risques réalisée par l’équipe du BCG. Afin d’assurer une certaine diversité et représentativité de l’échantillon d’audit, les critères suivants ont été pris en compte :

• temps écoulé depuis les derniers audits du BCG sur les éléments de la portée;
• taille du ministère;
• secteur d’activité;
• les résultats de l’auto-évaluation.

Les trois PM sélectionnés pour l’audit ciblé étaient les suivants :

• Savoir polaire Canada (POLAIRE), est un organisme de réglementation et est, de par sa taille, un PM de petite taille;
• Femmes et Égalité des genres Canada (FEGC), est un organisme de consultation en matière de politiques classée comme un PM de taille moyenne;
• le Comité externe d’examen de la Gendarmerie royale du Canada (Comité externe d’examen de la GRC), est un organe d’enquête classé comme une micro-organisation^{Note en bas de page 4}.

La portée de l’audit excluait les auto-évaluations fournies au BCG par les autres PM ainsi que les PM qui ont leur propre fonction d’audit interne (y compris un comité ministériel d’audit).

Échelle de cotation de la conformité

• Faible : Moins de 80 % de conformité
• Moyen : Moins de 90 % de conformité et supérieur ou égal à 80 % de conformité
• Élevé : Supérieur ou égal à 90 % de conformité

Constatations détaillées

Paiements de transfert

Les paiements de transfert sont l’un des principaux instruments que le gouvernement met en place pour assurer la réalisation de ses grands objectifs stratégiques et de ses priorités. Il s’agit notamment de paiements monétaires ou de transferts de produits, de services ou de biens à des tiers, y compris aux sociétés d’État, effectués par le gouvernement du Canada sous forme de crédits.

Le cadre stratégique du Conseil du Trésor fournit une orientation sur les paiements de transfert au sein du gouvernement et vise à faire en sorte que les programmes de paiements de transfert soient :

• conçus et mis en œuvre pour répondre aux priorités gouvernementales en vue d’obtenir des résultats pour les Canadiens;
• gérés avec intégrité et transparence, de façon responsable et en tenant compte des risques;
• axés sur les citoyens et les bénéficiaires.

Les deux PM qui ont fait l’objet d’un audit pour ce secteur sont FEGC et POLAIRE^{Note en bas de page 5}.

La figure 1 décrit les résultats moyens de conformité obtenus par sous-critère pour les éléments suivants :

• financement;
• séparation des tâches;
• pouvoir d’engager des dépenses et pouvoir d’engager des fonds;
• gestion des paiements de transfert;
• pouvoir d’attestation.

Plus précisément, la figure 1 montre la comparaison entre la moyenne des résultats des cotes d’auto‑évaluation des ministères visés et de leurs cotes d’audit réelles, et la façon dont elles se comparent à la moyenne des cotes d’auto-évaluation des 42 ministères.

Figure 1 - Version textuelle

Sous-critères	Cotes moyennes de l'auto-évaluation des 42 PM	Cotes moyennes de l'auto-évaluation des ministères visés	Cotes moyennes de l'audit des ministères visés
Sous-critère 1.2	100 %	100 %	85 %
Sous-critère 1.3	100 %	100 %	100 %
Sous-critère 2.1	92 %	100 %	100 %
Sous-critère 3.2	98 %	100 %	100 %
Sous-critère 5.5	96 %	100 %	100 %
Sous-critère 5.7	82 %	100 %	100 %
Sous-critère 6.3	98 %	95 %	95 %

Description des sous-critères
Légende
	1.2 Les types de paiements de transfert sélectionnés pour le bénéficiaire sont appropriés en vertu des modalités du programme.
	1.3 Les montants de financement sont conformes aux limites sur le cumul de l’aide fédérale établies dans les modalités du programme.
	2.1 La séparation des fonctions existe entre les personnes responsables de la gestion des paiements de transfert.
	3.2 Les dépenses (montant de financement total du projet) sont approuvées avant l’approbation de l’entente de financement.
	5.5 Les documents à l’appui pour tous les paiements de transfert réalisés sont remplis et documentés correctement, conformément aux exigences en matière de paiement et d’établissement de rapports énoncées dans l’entente de financement signée.
	5.7 Les modifications sont signées par une personne dûment autorisée et sont réalisées avant la date de fin de l’entente.
	6.3. Le pouvoir d’attestation est exercé en temps opportun.

Pour les cotes de conformité, les résultats de l’audit du BCG s’alignent sur ceux des auto-évaluations des PM dans la plupart des éléments clés examinés dans le cadre des paiements de transfert, notamment en ce qui a trait aux éléments suivants :

• la cohérence entre les limites sur le cumul et les montants de financement;
• l’existence d’une séparation des tâches entre les personnes;
• l’approbation des dépenses avant l’approbation de l’entente de financement;
• la disponibilité de la documentation à l’appui de la réalisation des activités;
• la signature des modifications de l’entente de financement par la personne dûment autorisée à le faire;
• l’exercice du pouvoir d’attestation en temps opportun.

L’audit a permis de constater qu’il n’y avait qu’un écart de 7 % entre les résultats d’auto-évaluation de la conformité des PM et les résultats de l’audit. Les écarts entre les résultats de l’audit et ceux des auto-évaluations étaient principalement liés à la conformité des ententes de financement et des programmes avec les modalités connexes (par exemple, durée maximale, montant du financement et dépenses admissibles dans le cadre des ententes).

Délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers

Selon la Directive sur la délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers, les dirigeants principaux des finances sont responsables de la délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers et de la tenue à jour de celle-ci, et de la gestion et la surveillance des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers qui y sont énoncés. Ainsi, il est possible de s’assurer que les ressources financières du gouvernement du Canada sont bien gérées dans le cadre de la prestation des programmes offerts à la population canadienne et qu’elles sont protégées grâce à des contrôles équilibrés qui permettent une certaine souplesse et une gestion des risques.

Le Guide de délégation et de mise en œuvre des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers fournit de l’information aux ministères sur les pouvoirs de dépenser et les pouvoirs financiers qui peuvent être délégués et sur comment, quand et à qui ils peuvent l’être, en plus des outils nécessaires pour le faire. La Politique sur la gestion des personnes et la Politique en matière d’apprentissage, de formation et de perfectionnement (archivée) fournissent les lignes directrices en ce qui concerne la formation requise en matière de délégation.

Les trois PM, soit le Comité externe d’examen de la GRC, POLAIRE et FEGC ont fait l’objet d’un audit pour ce secteur.

La figure 2 décrit les résultats moyens de conformité obtenus par sous‑critères dans le secteur de la délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers, ainsi que dans le secteur de l’apprentissage, de la formation et du perfectionnement. Il montre la moyenne des résultats des cotes d’auto-évaluation des ministères visés et de leurs cotes d’audit réelles, et la façon dont elles se comparent à la moyenne des cotes d’auto-évaluation des 42 ministères.

Figure 2 - Version textuelle

Sous-critère	Cotes moyennes de l'auto-évaluation des 42 PM	Cotes moyennes de l'auto-évaluation des ministères visés	Cotes moyennes de l'audit des ministères visés
Sous-critère 1.1	98 %	100 %	100 %
Sous-critère 1.2	86 %	100 %	33 %
Sous-critère 1.3	88 %	100 %	100 %
Sous-critère 1.4	96 %	50 %	100 %
Sous-critère 2.1	93 %	97 %	68 %
Sous-critère 2.2	92 %	78 %	58 %

Description des sous-critères
Légende
	1.1 Les pouvoirs de dépenser et les pouvoirs financiers sont délégués par écrit conformément à la Directive sur la délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers.
	1.2 La délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers fait l’objet d’un examen au moins une fois par année.
	1.3 Le tableau de délégation est mis à jour et soumis aux fins de signature par le ministre lorsque des changements importants sont apportés ou dans les 90 jours civils suivant la nomination d’un nouveau ministre.
	1.4 Les pouvoirs financiers délégués à d’autres ministères sont signés par le ministre ou le sous-ministre.
	2.1 Toutes les personnes reçoivent une formation obligatoire avant de pouvoir exercer les pouvoirs de dépenser et les pouvoirs financiers délégués dont elles disposent.
	2.2 Les personnes doivent valider la connaissance qu’ils ont des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers qui leur ont été délégués au moins une fois tous les cinq ans afin de les conserver.

L’audit a permis de constater qu’en moyenne environ la moitié des résultats de l’auto-évaluation de la conformité des PM correspondent de près aux résultats de l’audit. Les secteurs dont les résultats de l’audit correspondent à ceux des auto-évaluations des PM concernent les pouvoirs de dépenser et les pouvoirs financiers délégués par écrit conformément à la Directive et soumis au ministre aux fins de signature lorsque des changements importants sont apportés ou dans les 90 jours civils suivant la nomination d’un nouveau ministre.

Selon l’audit, 22 % des écarts relevés entre les résultats de l’audit et ceux des auto-évaluations étaient significatifs (c’est-à-dire cote de conformité élevée obtenue à l’auto-évaluation par rapport à une cote de conformité faible correspondante obtenue à l’audit). Ces écarts ont été observés en ce qui concerne l’apprentissage, la formation et le perfectionnement dans les cas où les PM ont délégué des pouvoirs financiers à des personnes avant qu’elles ne suivent la formation requise.

De plus, un autre secteur pour lequel il y a eu un écart important était celui des examens annuels des pouvoirs financiers dans le cadre desquels deux PM avaient une documentation limitée pour soutenir la réalisation du processus.

Raisons possibles des écarts observés entre les résultats de l’audit et ceux des auto-évaluations

Plusieurs facteurs peuvent expliquer les incohérences relevées entre les résultats de l’audit et ceux des auto-évaluations. Comme c’est souvent le cas pour les auto-évaluations, il peut y avoir une tendance inhérente naturelle à surestimer les résultats. De plus, même si les outils d’auto-évaluation contiennent des lignes directrices détaillées, ils ne peuvent pas traiter de tous les cas particuliers qui pourraient exister dans les 42 PM, ce qui peut entraîner des divergences dans l’interprétation des politiques et des directives. Enfin, certaines constatations pourraient s’expliquer par le fait que les PM n’ont pas nécessairement accès en temps opportun à l’expertise technique requise pour effectuer une évaluation approfondie.

Pourquoi est-ce important?

Des auto-évaluations exactes de la conformité avec les politiques gouvernementales permettent non seulement aux administrateurs généraux d’assumer leur rôle d’administrateurs des comptes, mais aussi aux ministères d’avoir une meilleure vue d’ensemble des secteurs où les améliorations sont les plus nécessaires afin d’établir l’ordre de priorité des mesures correctives.

Malgré la petite taille de l’échantillon pour cet audit, les écarts observés entre les résultats des auto‑évaluations et ceux de l’audit sont un facteur important pour tous les PM participants (ou pour tout autre ministère qui utilise l’outil d’auto-évaluation du BCG) lorsqu’ils doivent interpréter les résultats obtenus dans le cadre de leur auto-évaluation. Par exemple, les écarts observés dans le cadre de cet audit peuvent permettre d’obtenir une indication des secteurs pour lesquels la direction est plus susceptible de largement surestimer son niveau de conformité.

Conclusion

Dans l’ensemble, l’audit a permis de constater que les résultats des auto-évaluations fournis par les PM, pour le secteur des paiements de transfert étaient, en général, assez justes. En revanche, le niveau d’exactitude des résultats des auto-évaluations dans le secteur de la délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers variait davantage. 

Conseils généraux pour tous les PM

1. Dans la mesure du possible, les ministères devraient envisager de demander à un groupe de personnes différent (peut-être d’une section différente) du groupe des personnes responsables du traitement des opérations d’effectuer les auto-évaluations de la conformité, ce qui pourrait aider à atténuer le risque de surestimation souvent associé aux exercices d’auto-évaluation.
2. Lorsque de telles auto-évaluations sont utilisées, il faut tenir compte du risque de surestimation des niveaux de conformité.
   • Selon les résultats de cet audit :
     1. les cotes de conformité obtenues à l’auto-évaluation dans le secteur des paiements de transfert étaient très justes;
     2. la majorité des ministères audités avaient tendance à s’auto-évaluer d’au moins un niveau de conformité supérieur aux résultats de l’audit dans le secteur de la délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers;
     3. toute la formation obligatoire offerte par l’École de la fonction publique du Canada doit être mise à profit pour atténuer le risque de surestimation;
     4. la consultation du Guide de délégation et de mise en œuvre des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers peut également aider à répondre aux questions techniques dans le secteur de la délégation et, en cas de doute, les ministères sont invités à communiquer avec le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada pour obtenir des conseils (se reporter à la section 8 de la Directive sur la délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers).

Échelle de cotation de la conformité

• Faible : Moins de 80 % de conformité
• Moyen : Moins de 90 % de conformité et supérieur ou égal à 80 % de conformité
• Élevé : Supérieur ou égal à 90 % de conformité

Constatations détaillées

Raisons possibles des écarts observés dans la conformité avec les politiques

Plusieurs facteurs peuvent expliquer l’incohérence des résultats de l’audit entre les PM et entre les deux secteurs. Les paiements de transfert sont une activité fondamentale dans un ministère et, à ce titre, peuvent faire l’objet d’une plus grande attention en raison des besoins accrus en ressources et du niveau d’examen plus élevé pour ce qui est de la surveillance et de l’intérêt public, ce qui peut intrinsèquement conduire à un niveau plus élevé de conformité aux politiques.

De plus, les PM de plus grande taille visés par l’audit avaient tendance à avoir des cotes de conformité plus élevées, ce qui, d’après les entrevues, serait attribuable en partie au fait qu’ils disposent de ressources plus spécialisées et parfois même de ressources consacrées à la mise en conformité. Cela expliquerait également le niveau de conformité élevé des auto-évaluations du secteur des paiements de transfert, puisqu’elles ont été effectuées par les PM de plus grande taille de l’échantillon. De plus, la variabilité des résultats de conformité peut également être attribuable en partie à une variabilité du degré d’officialisation des processus opérationnels dans les PM.

Pourquoi est-ce important?

Les critères des auto-évaluations découlant des instruments de politique et de la législation sont des exigences obligatoires auxquelles tous les PM doivent se conformer. La conformité appuie directement les administrateurs généraux dans leur rôle en tant qu’administrateur des comptes, en vertu de la Loi sur la gestion des finances publiques. La conformité dans ces deux secteurs permet également aux ministères de répondre aux priorités du gouvernement, tout en assurant une saine gestion des fonds publics grâce à l’intégrité, à la transparence et à la responsabilisation.

Conclusion

Dans l’ensemble, l’audit a révélé que le niveau de conformité observé dans le secteur des paiements de transfert était généralement élevé et que celui du secteur de la délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers variait davantage selon le ministère, allant d’un niveau faible à un niveau élevé.

Recommandations

1. Les petits ministères devraient mettre en œuvre un processus de surveillance annuel documenté afin de veiller à ce que les instruments de délégation, y compris les cartes de spécimen de signature, soient à jour et approuvés conformément à la Directive sur la délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers.
2. Les petits ministères devraient mettre en œuvre un processus documenté visant à vérifier si les personnes à qui des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers ont été délégués ont :
   1. suivi la formation requise avant d’obtenir leurs pouvoirs et de les exercer;
   2. revalidé leurs connaissances au moins tous les cinq ans afin de conserver les pouvoirs qui leur ont été délégués.
3. Les petits ministères devraient établir un processus officiel pour documenter leur vérification des ententes de financement afin de s’assurer qu’ils sont conformes aux modalités des programmes pertinents. Cette vérification devrait tenir compte de tous les éléments clés suivants :
   1. les bénéficiaires et les activités admissibles;
   2. la durée maximale de l’entente et le financement;
   3. les exigences en matière d’établissement de rapports;
   4. tout autre critère du programme (c’est-à-dire les dépenses admissibles).

Conseils généraux pour tous les PM

Au moment d’élaborer de nouveaux processus opérationnels ou d’améliorer ceux déjà en vigueur, et de les documenter, afin d’améliorer le niveau de conformité dans les deux secteurs examinés et de pouvoir mieux démontrer leur conformité, les ministères pourraient envisager de communiquer avec d’autres PM de taille comparable (ou dans le même secteur d’activité) qui ont obtenu des cotes de conformité plus élevées dans le cadre de l’auto-évaluation pour tirer parti des pratiques existantes, le cas échéant. Cela pourrait aider à réduire au minimum le niveau d’effort nécessaire. 

Constatations détaillées

Un ministère a été en mesure d’examiner toutes ses opérations dans le cadre de son auto-évaluation du secteur de la délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers en raison de la petite taille de sa population.

Un autre ministère a eu recours à une firme externe pour la sélection des échantillons et a seulement été en mesure de démontrer pleinement comment ses opérations ont été sélectionnées aux fins d’examen dans le cadre de son auto-évaluation des paiements de transfert, mais n’a pas été en mesure de le faire pour son auto-évaluation du secteur de la délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers.

Enfin, un ministère n’a pas été en mesure d’expliquer ni de démontrer pleinement comment il a sélectionné ses opérations aux fins d’examen dans le cadre des deux auto-évaluations qu’il a effectuées.

Raisons possibles des écarts observés dans la documentation

La charge de travail et l’incitation à obtenir des résultats pour les Canadiens peuvent être tout aussi importantes dans les PM que dans les grands, mais les ressources y sont plus limitées. Par conséquent, l’importance de veiller à ce que les méthodes d’échantillonnage pour les activités de surveillance soient entièrement documentées pourrait ne pas être considérée comme une priorité. Compte tenu de ce contexte, les instructions relatives à l’échantillonnage pour l’auto-évaluation que le BCG a fournies aux PM auraient pu être plus détaillées et plus claires. Le BCG renforcera donc ses instructions dans ce secteur avant le prochain exercice d’auto-évaluation visant les PM. 

Pourquoi est-ce important?

La fiabilité des résultats est remise en question lorsque les ministères ne sont pas en mesure d’expliquer ou de démontrer pleinement leur méthode de sélection des opérations aux fins d’examen dans leur auto-évaluation en raison du risque inhérent de subjectivité et de l’impossibilité de prouver l’étendue de la représentativité de l’échantillon.

De plus, en l’absence d’une approche d’échantillonnage officielle pour assurer la cohérence entre les exercices d’auto-évaluation, il sera difficile pour les ministères d’évaluer leurs progrès au fil du temps ainsi que l’efficacité des mesures correctives prises.

Les PM qui investissent du temps dans la mise en place d’approches d’échantillonnage officielles et solides seraient non seulement en mesure de mieux soutenir leurs administrateurs généraux dans leur rôle d’administrateur des comptes, mais seraient aussi mieux à même d’optimiser l’utilisation de leurs ressources limitées, car elles pourraient concentrer leurs efforts de surveillance sur les principaux secteurs de risque.  

Conclusion

Dans l’ensemble, l’audit a permis de constater que la documentation pour vérifier les approches d’échantillonnage adoptées par les trois PM dans le cadre de leur auto-évaluation était limitée. La rigueur de ces approches variait considérablement d’un ministère à l’autre. Les PM devraient s’assurer à l’avenir de pouvoir démontrer qu’ils suivent les instructions relatives à l’échantillonnage du BCG.

Conseils généraux pour tous les PM

Tous les petits ministères devraient veiller à pouvoir démontrer (au moyen de documents justificatifs) que les directives d'échantillonnage pour l'auto-évaluation émises par le BCG ont été suivies. Une procédure détaillée sur la façon de procéder à l’échantillonnage est fournie sous l’onglet Conseils des outils d’auto-évaluation. Des instructions supplémentaires sur l’échantillonnage se trouvent également dans le Guide de délégation et de mise en œuvre des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers et sur le site Web de Statistique Canada (plus précisément, la section 3.2 « Échantillonnage » du document intitulé Les statistiques : le pouvoir des données!).

Conseils

1. Dans la mesure du possible, les ministères devraient envisager de demander à un groupe de personnes différent (peut-être d’une section différente) du groupe des personnes responsables du traitement des opérations d’effectuer les auto-évaluations de la conformité, ce qui pourrait aider à atténuer le risque de surestimation souvent associé aux exercices d’auto-évaluation.

2. Lorsque de telles auto-évaluations sont utilisées, il faut tenir compte du risque de surestimation des niveaux de conformité.

   Selon les résultats de cet audit :

   • Les cotes de conformité obtenues à l’auto-évaluation dans le secteur des paiements de transfert étaient très justes;
   • La majorité des ministères audités avaient tendance à s’auto-évaluer d’au moins un niveau de conformité supérieur aux résultats de l’audit dans le secteur de la délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers;
   • Toute la formation obligatoire offerte par l’École de la fonction publique du Canada doit être mise à profit pour atténuer le risque de surestimation;
   • La consultation du Guide de délégation et de mise en œuvre des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers peut également aider à répondre aux questions techniques dans le secteur de la délégation et, en cas de doute, les ministères sont invités à communiquer avec le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada pour obtenir des conseils (se reporter à la section 8 de la Directive sur la délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers).
3. Au moment d’élaborer de nouveaux processus opérationnels ou d’améliorer ceux déjà en vigueur, et de les documenter, afin d’améliorer le niveau de conformité dans les deux secteurs examinés et de pouvoir mieux démontrer leur conformité, les ministères pourraient envisager de communiquer avec d’autres PM de taille comparable (ou dans le même secteur d’activité) qui ont obtenu des cotes de conformité plus élevées dans le cadre de l’auto-évaluation pour tirer parti des pratiques existantes, le cas échéant. Cela pourrait aider à réduire au minimum le niveau d’effort nécessaire.
4. Tous les petits ministères devraient veiller à pouvoir démontrer (au moyen de documents justificatifs) que les directives d'échantillonnage pour l'auto-évaluation émises par le BCG ont été suivies. Une procédure détaillée sur la façon de procéder à l’échantillonnage est fournie sous l’onglet Conseils des outils d’auto-évaluation. Des instructions supplémentaires sur l’échantillonnage se trouvent également dans le Guide de délégation et de mise en œuvre des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers et sur le site Web de Statistique Canada (plus précisément, la section 3.2 « Échantillonnage » du document intitulé Les statistiques : le pouvoir des données!).