Audit annuel ciblé des auto-évaluations des contrôles de base dans les petits ministères (exercice 2023-2024)
Bureau du contrôleur général
Résumé
Le présent rapport résume les constatations de l’audit annuel ciblé des auto-évaluations des contrôles de base dans les petits ministères (PM) concernant Bibliothèque et Archives Canada (BAC) et l’Agence de la consommation en matière financière du Canada (ACFC) dans les domaines de l’approvisionnement, des créditeurs à la fin de l’exercice (CAFE) et de la gestion des comptes débiteurs.
L’audit a révélé les éléments ci-dessous.
- Dans le domaine de l’approvisionnement, des possibilités d’amélioration ont été relevées en ce qui concerne la documentation à l’appui des contrats non concurrentiels, la diligence raisonnable lors de l’approvisionnement auprès du même fournisseur, la divulgation proactive et les cadres de gestion de l’approvisionnement. Les résultats en question correspondaient en partie aux résultats de l’auto-évaluation des PM.
- Les deux PM ont obtenu des cotes de conformité élevées en matière de CAFE et de gestion des comptes débiteurs, ce qui correspond aux résultats de leur auto-évaluation. Une exception a été notée concernant l’exécution en temps opportun du pouvoir d’attestation.
Renseignements généraux
Le mandat de l’équipe des Opérations d’audit du Bureau du contrôleur général (BCG) en vertu de la Politique sur l’audit interne du Conseil du Trésor comprend la direction de missions d’audit interne axées sur les PM qui n’ont pas leur propre fonction d’audit interne.
En 2021, le BCG a mis en œuvre une approche renouvelée pour mener des missions d’assurance dans les PM. Cette approche comprenait le déploiement d’une série d’outils d’auto-évaluation portant sur des domaines clés de la politique de gestion financière. Pour ce faire, les PM devaient présenter graduellement leurs résultats sur une période de cinq ans. À la suite de la présentation des résultats, le BCG effectue des audits annuels ciblés pour valider les auto-évaluations d’un échantillon de PM.
Le rapport résume les principales constatations, les recommandations et les conseils généraux découlant de l’achèvement du deuxième cycle annuel d’audit ciblé du BCG axé sur l’approvisionnement, les CAFE et la gestion des comptes débiteurs.
Objectifs et portée de l’audit
Les objectifs du présent audit étaient les suivants :
- vérifier l’exactitude des résultats des auto-évaluations dans un échantillon de PM dans les domaines de l’approvisionnement, des CAFE et de la gestion des comptes débiteurs;
- fournir des renseignements connexes pour aider à aborder les défis et les risques communs.
Les deux PM sélectionnés pour l’audit ciblé étaient les suivants :
- Bibliothèque et Archives Canada (BAC)
- Agence de la consommation en matière financière du Canada (ACFC)
De plus amples détails sur la portée, l’approche, la méthodologie et les critères évalués dans le cadre de cet audit sont présentés à l’annexe A.
Conformité avec les normes professionnelles
Le présent audit interne a été effectué conformément aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne.
Sheri Ostridge, M.Ed., auditrice interne certifiée
Contrôleure générale adjointe et dirigeante principale de l’audit
Secteur de l’audit interne, Bureau du contrôleur général
Constatation 1 : Approvisionnement
Quelles étaient les attentes et pourquoi est-ce important
Les PM sont tenus de respecter les politiques et les directives établies par le Conseil du Trésor en matière d’approvisionnement. Les approvisionnements doivent être gérés de manière à démontrer une saine intendance et un meilleur rapport qualité-prix, conformément à l’engagement du gouvernement du Canada à l’égard de la réconciliation avec les Autochtones et à ses objectifs socioéconomiques, notamment l’écologisation du gouvernement, le soutien aux petites et moyennes entreprises et l’amélioration de l’accessibilité. Les approvisionnements doivent être gérés d’une manière équitable, ouverte et transparente et répondre aux attentes du public en matière de prudence et de probité. Les PM doivent mettre en œuvre des procédures pour :
- gérer efficacement l’approvisionnement concurrentiel et non concurrentiel, et conserver la documentation essentielle;
- faire approuver les contrats en temps opportun par une personne dotée du pouvoir approprié;
- divulguer de manière proactive les contrats d’une valeur supérieure à 10 000 $;
- établir un cadre de gestion de l’approvisionnement.
Des contrôles efficaces de l’approvisionnement sont essentiels pour s’assurer que l’approvisionnement aide les ministères à offrir des programmes et des services à la population canadienne, à résister à l’examen du public, à faciliter l’accès, à favoriser la concurrence et à optimiser la dépense des fonds publics au profit de l’État.
L’établissement d’un cadre de gestion de l’approvisionnement permet également de s’assurer que les approvisionnements sont effectués avec intégrité et qu’ils sont conformes à l’ensemble des instruments d’approvisionnement et au Code de valeurs et d’éthique du secteur public. Les cadres de gestion de l’approvisionnement aident les organisations à apporter un soutien aux employés qui participent à l’approvisionnement, à évaluer et à gérer les risques, à surveiller le rendement, ainsi qu’à prendre des décisions éclairées.
Ce qui a été constaté
L’audit a permis de constater que dans le cas des deux PM, le niveau de conformité observé était élevé dans de nombreux domaines. Notamment, pour l’approvisionnement concurrentiel, dans la plupart des cas :
- l’énoncé des travaux, la description de travail et les critères d’évaluation étaient ouverts, équitables et transparents;
- l’entrepreneur a été évalué et choisi conformément aux modalités de la soumission;
- l’engagement des dépenses était approprié;
- les dépenses ont été approuvées par une personne dotée du pouvoir approprié et avant la signature du contrat.
Approvisionnement non concurrentiel
L’audit a révélé que, dans le cas de l’approvisionnement non concurrentiel, les énoncés des travaux et les analyses du meilleur rapport qualité-prix n’étaient pas toujours suffisamment documentés et corroborés. Dans certains cas, les éléments suivants ont été constatés :
- la proposition du fournisseur a servi d’énoncé des travaux;
- une analyse du meilleur rapport qualité-prix n’a pas rendu possible la détermination de comment et de pourquoi le fournisseur a obtenu le meilleur rapport qualité-prix au profit du ministère.
Ensemble, ces écarts créent une perception possible de partialité à l’égard d’un fournisseur et limitent la recherche d’options alternatives.
Il y a eu deux cas où une commande subséquente à une offre à commandes non concurrentielle émise par Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) a été auto-évaluée comme un contrat concurrentiel. Tout en reconnaissant les responsabilités partagées entre le PM et SPAC, dans l’un de ces cas, le PM ne disposait finalement pas de la documentation appropriée pour justifier le contrat non concurrentiel qui a été établi.
Diligence raisonnable lors de l’approvisionnement auprès du même fournisseur
Des preuves indiquant un risque potentiel de fractionnement des marchés ont été recueillies auprès des deux PM. Plus précisément, des contrats consécutifs ont été conclus avec le même fournisseur pour obtenir des produits livrables comparables. Si ces contrats multiples avaient été combinés, ils auraient dépassé les limites des raisons justifiant le recours à un fournisseur unique de 25 000 $ concernant les biens et de 40 000 $ concernant les services. Dans un autre cas, un ministère a attribué des contrats concurrentiels consécutifs au même fournisseur pour effectuer des travaux similaires alors que ce dernier était le seul soumissionnaire. Les deux contrats étaient exactement à la limite d’approvisionnement ministérielle et, s’ils avaient été combinés, l’approbation du Conseil du Trésor aurait été requise.
Il aurait été prudent de faire preuve d’une diligence raisonnable supplémentaire pour assurer l’ouverture, l’équité et la transparence du processus d’approvisionnement dans les situations où des contrats consécutifs avaient été conclus avec le même fournisseur.
Approbation de marchés
Bien que les marchés aient souvent été approuvés par une personne ayant le pouvoir approprié, il y a eu quelques cas dans un PM, où l’absence de documentation disponible a rendu impossible de déterminer si le pouvoir approprié a été exercé.
Divulgation proactive
Bien que tous les marchés des deux PM aient été divulgués de manière proactive, l’information divulguée par un PM, y compris la valeur des marchés et les échéanciers, n’était pas uniforme dans la plupart des marchés, ce qui a réduit la transparence et la responsabilisation. Pour atténuer ce risque, et à la suite de l’audit, le PM a mis en place des examens supplémentaires de ses activités de divulgation proactive, qui s’étendent jusqu’au dirigeant principal des finances.
Cadre de gestion de l’approvisionnement
L’audit a révélé qu’aucun des PM n’avait de cadre de gestion de l’approvisionnement en place pendant la période visée. Au cours de l’audit, il a été constaté que les deux ministères ont élaboré des cadres de gestion de l’approvisionnement qui s’harmonisent généralement avec les éléments requis. Ces cadres de gestion de l’approvisionnement devraient être entièrement mis en œuvre au cours de l’exercice 2025-2026.
Raisons possibles des écarts dans la conformité à la politique
Le gouvernement du Canada achète un large éventail de biens et de services, chaque type d’approvisionnement comportant ses propres exigences et défis. Par conséquent, l’approvisionnement est un processus très complexe. Dans les PM, compte tenu des ressources limitées, il peut être difficile de s’y retrouver dans les divers processus et procédures complexes en matière d’approvisionnement.
Exactitude entre les cotes d’auto-évaluation et les cotes d’audit
Lorsque l’on compare les cotes d’auto-évaluation et les cotes d’audit pour l’approvisionnement, un PM a une exactitude de 93 % et l’autre de 87 %.
Constatation 2 : Créditeurs à la fin de l’exercice et gestion des comptes débiteurs
Quelles étaient les attentes et pourquoi est-ce important
Les PM sont tenus de respecter les politiques et les directives établies par le Conseil du Trésor en ce qui a trait à la gestion des CAFE et des comptes débiteurs et de veiller à ce que la gouvernance, la surveillance et les contrôles internes dans ces domaines soient efficaces.
La conformité dans ces domaines aide directement les administrateurs généraux dans leur rôle d’administrateurs des comptes en vertu de la Loi sur la gestion des finances publiques. Des contrôles équilibrés dans les deux secteurs permettent aux ministères de répondre aux priorités du gouvernement en matière de gestion des risques et des ressources financières. Pour ce faire, ils assurent une saine gestion des fonds publics en faisant preuve d’intégrité, de transparence et de responsabilisation.
Ce qui a été constaté
Dans l’ensemble, les cotes de conformité aux critères établis dans les domaines des CAFE et de la gestion des comptes débiteurs constatées lors de l’audit étaient élevées dans les deux PM.
CAFE
L’audit a révélé des cotes de conformité élevées dans la plupart des domaines des CAFE.
- Les CAFE ont été correctement établis, enregistrés et réglés dans le compte créditeur approprié dans presque tous les cas.
- Le pouvoir d’attestation a été exercé par la personne ayant le pouvoir délégué appropriée dans presque tous les cas, et les dépenses ont été correctement appuyées par une preuve d’exécution et de coût.
Dans quelques cas, le pouvoir d’attestation n’a pas été exécuté en temps opportun, ce qui peut entraîner des retards dans le traitement des paiements aux fournisseurs.
Gestion des comptes débiteurs
L’audit a révélé des cotes de conformité élevées dans la plupart des domaines de la gestion des comptes débiteurs. Par exemple, le recouvrement et l’enregistrement des comptes débiteurs échantillonnés étaient exacts, un processus était en place pour prendre des mesures en temps opportun (notamment la radiation) lorsqu’un compte débiteur n’était pas réglé en entier, et des procédures ont été mises en œuvre pour démontrer que les comptes débiteurs étaient réduits au minimum dans la mesure du possible et que les tâches étaient séparées. Des documents montrant que les débiteurs ont été informés des modalités de paiement ont été fournis.
Dans un cas, il a été déterminé que l’exigence opérationnelle concernant l’octroi du crédit n’était pas documentée et qu’une politique de crédit n’était pas en place. Par conséquent, les clients avaient jusqu’à 30 jours pour régler leurs factures. Bien que les opérations soient de faible matérialité, en l’absence d’une politique de crédit appropriée, un crédit pourrait être accordé dans des situations qui ne correspondent pas aux exigences opérationnelles des ministères et aux niveaux de risque acceptables.
Raisons possibles de cotes de conformité élevées à l’égard de la politique
Les secteurs de CAFE et de gestion des comptes débiteurs sont tous deux des activités opérationnelles essentielles au sein des deux PM. D’après les entrevues menées au cours de l’audit, ces secteurs disposent d’équipes spécialisées et dévouées de personnes ayant plusieurs années d’expérience.
Exactitude entre les cotes d’auto-évaluation et les cotes d’audit
Lorsque l’on compare les cotes d’auto-évaluation et les cotes d’audit pour les CAFE des deux PM, l’un a une exactitude de 100 % et l’autre de 91 %.
En ce qui concerne la gestion des comptes débiteurs, un PM affichait une exactitude de 100 % tandis que l’autre affichait une exactitude de 94 %.
Recommandations
- L’ACFC et BAC devraient s’assurer que leurs processus d’approvisionnement comprennent des étapes pour élaborer et conserver des documents clés, y compris, mais sans s’y limiter :
- un énoncé des travaux défini avant la sélection du fournisseur et l’attribution du marché;
- une analyse qui indique comment et pourquoi le fournisseur obtient le meilleur rapport qualité-prix au profit du ministère;
- une diligence raisonnable lors de l’approvisionnement auprès du même fournisseur.
- L’ACFC devrait officialiser son processus pour s’assurer que les marchés sont divulgués adéquatement avec les renseignements appropriés. Par exemple, l’Agence pourrait inclure une vérification postérieure des marchés divulgués.
- BAC devrait mettre en œuvre un cadre de gestion de l’approvisionnement qui soit conforme aux éléments requis définis dans la Directive sur la gestion de l’approvisionnement.
Directives générales à tous les petits ministères
Tout au long de l’audit ciblé, certaines possibilités de renforcer le processus de délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers ont été observées. Les PM pourraient trouver utile de mettre en œuvre un processus de surveillance annuel pour s’assurer que les instruments de délégation sont à jour et approuvés conformément à la Directive sur la délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers. Les cartes de spécimen de signature doivent également afficher les renseignements appropriés, y compris les pouvoirs connexes, les domaines de responsabilité et les dates d’entrée en vigueur.
Réponse de la direction
Les conclusions et les recommandations de cette mission ont été présentées aux ministères visés. La direction est d’accord avec les constatations qui figurent dans le présent rapport et prendra des mesures pour donner suite à l’ensemble des recommandations applicables.
Annexe A : Secteurs d’intérêt et niveaux de conformité
À l’automne 2023, 42 PM devaient présenter au BCG les résultats de leurs auto-évaluations (couvrant l’exercice 2022-2023Voir la note en bas de page 1) dans les domaines de l’approvisionnement, des CAFE et de la gestion des comptes débiteurs à l’aide des outils prescrits par le BCG. L’audit a permis d’évaluer la documentation fournie par les PM participants pour étayer les cotes de leurs auto-évaluations individuelles. Au besoin, des entrevues de suivi ont été menées auprès de représentants ministériels de haut niveau qui assument des responsabilités clés en matière de gestion financière.
Le BCG a également examiné les approches d’échantillonnage adoptées par les PM ayant fait l’objet de l’audit pour déterminer si elles étaient conformes aux directives d’échantillonnage présentées dans les outils. Le BCG n’a pas sélectionné d’échantillons supplémentaires dans le cadre de l’audit. En raison de la petite taille de l’échantillon (deux ministères), les résultats de l’audit ne fournissent qu’une indication limitée de la fiabilité globale des auto-évaluations effectuées par les 42 PM participants et, par conséquent, il n’est pas possible d’effectuer des extrapolations statistiques quantifiables.
Les tableaux ci-dessous présentent les critères et les résultats de l’audit des deux PM évalués dans les domaines de l’approvisionnement, des CAFE et de la gestion des comptes débiteurs. Les critères d’évaluation ont été établis à partir d’exigences obligatoires de la politique et choisis en fonction des risques émergents, plutôt que dans un ordre séquentiel, afin de fournir une vue d’ensemble de chaque domaine de gestion financière évalué. Les critères et sous-critères évalués dans le cadre de cet audit étaient identiques à ceux utilisés par les PM dans le cadre de leur auto-évaluation.
Pour faciliter la comparaison des résultats, l’échelle de conformité suivante a été utilisée pour les auto-évaluations et l’audit :
- Faible : Conforme dans une mesure inférieure à 80 %
- Moyen : Conforme dans une mesure inférieure à 90 %, mais supérieure ou égale à 80 %
- Élevé : Conforme dans une mesure supérieure ou égale à 90 %
| Secteurs d’intérêt | Critères | PM 1 | PM 2 | Sources connexes |
|---|---|---|---|---|
| 1. Il existe des documents justifiant la passation de marchés non concurrentiels conformément à l'article 6 du Règlement sur les marchés de l'État. |
1.1 Non concurrentiel: L'énoncé des travaux est défini avant la sélection du fournisseur et l’attribution du marché. 1.2 Non concurrentiel: La justification des marchés non concurrentiels (c'est-à-dire le recours à un fournisseur unique) est dûment documentée et corroborée). 1.3 Non concurrentiel: L'analyse est effectuée pour obtenir le meilleur rapport qualité-prix. 1.4 Non concurrentiel: Il n'y a aucune preuve de fractionnement de marché. |
Moyen (81 %) | Faible (50 %) | Directive sur la gestion de l’approvisionnement [13/05/2021] Règlement sur les marchés de l’État [du 10/06/2019 au 27/04/2023] |
| 3. Les critères d'évaluation des soumissions figurent sur les documents de demande de propositions et permettent de sélectionner les entrepreneurs de manière ouverte, équitable et transparente. |
3.2 Concurrentiel: Pour les processus concurrentiels, l'énoncé des travaux, la description des travaux et les critères d'évaluation sont ouverts, équitables et transparents. 3.3 Concurrentiel: Les entrepreneurs, les biens ou les services sont évalués et sélectionnés conformément aux modalités de la soumission. |
Élevé (100 %) | Élevé (90 %) | Directive sur la gestion de l’approvisionnement [13/05/2021] |
| 4. La disponibilité des fonds au titre des engagements est certifiée comme il se doit par une personne dûment autorisée, et ce, avant l'engagement des dépenses d'après la valeur prévue (article 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques). |
4.1 Les dépenses sont approuvées par une personne ayant des pouvoirs délégués appropriés. 4.2 Les dépenses sont approuvées avant la signature du marché. |
Élevé (95 %) | Élevé (95 %) | Loi sur la gestion des finances publiques Directive sur la délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers [01/04/2017] |
| 5. Les marchés et les modifications de marché ont été approuvés avant la réception des services ou l'expiration du marché initial. |
5.1 Les marchés sont signés par une personne ayant le pouvoir délégué approprié (pouvoir d'exécuter une opération). 5.5 Le marché ou les modifications sont émis avant la réception des biens ou des services. 5.6 Les modifications apportées aux marchés sont justifiées et corroborées. 5.7 Les modifications apportées aux marchés sont approuvées par des agents autorisés. 5.8 Les modifications aux marchés sont apportées avant la date d'expiration des marchés. |
Faible (75 %) | Élevé (97 %) | Directive sur la gestion de l’approvisionnement [13/05/2021] Directive sur la délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers [01/04/2017] |
| 8. Les marchés, y compris les modifications, évalués à plus de 10 000 $, satisfont aux exigences minimales en matière de divulgation proactive. | 8.1 Les marchés, y compris les modifications, évalués à plus de 10 000 $, satisfont aux exigences minimales en matière de divulgation proactive. | Élevé (100 %) | Faible (25 %) | Loi sur l’accès à l’information Directive sur la gestion de l’approvisionnement [13/05/2021] Lignes directrices sur la divulgation proactive des marchés [01/04/2022] |
| 9. Un cadre de gestion de l'approvisionnement a été établi et comprend des éléments clés. |
9.1 Un cadre de gestion de l'approvisionnement a été établi. 9.2 Le cadre de gestion de l’approvisionnement établi est adapté aux éléments requis tels que définis dans la Directive sur la gestion de l’approvisionnement. |
Faible (0 %) | Faible (0 %) | Directive sur la gestion de l’approvisionnement [13/05/2021] |
| Secteurs d’intérêt | Critères | PM 1 | PM 2 | Sources connexes |
|---|---|---|---|---|
| 1. Les créditeurs à la fin de l’exercice sont correctement établis. |
1.1 Les sommes à verser à des organismes et des particuliers de l'extérieur résultant d'activités menées jusqu'au inclusivement au cours de chaque exercice financier sont inscrites au compte créditeur approprié. 1.2 Le règlement des comptes créditeurs enregistrés est imputé au compte créditeur approprié. |
Élevé (94 %) | Élevé (100 %) | Directive sur les normes comptables : GC 5100 Créditeurs à la fin de l’exercice [01/04/2017] Loi sur la gestion des finances publiques Directive sur la délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers [01/04/2017] |
| 2. La vérification des comptes est assurée par une personne dûment autorisée et est effectuée en temps opportun afin de vérifier l’exactitude des demandes de paiement (article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques). |
2.1 Le pouvoir d’attestation est exercé par une personne dûment autorisée. 2.2 Les dépenses certifiées sont bien documentées avec une preuve de l’exécution des travaux et du montant des frais. 2.3 Le pouvoir d’attestation est exercé en temps opportun. |
Moyen (88 %) | Élevé (100 %) | Loi sur la gestion des finances publiques Directive sur les normes comptables : GC 5100 Créditeurs à la fin de l’exercice [ ] Directive sur la délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers [01/04/2017] |
| Secteurs d’intérêt | Critères | PM 1 | PM 2 | Sources connexes |
|---|---|---|---|---|
| 1. Gouvernance des comptes débiteurs |
1.1 Les créances sont réduites au minimum, dans la mesure du possible, en exigeant le paiement à l’avance ou au moment où les biens et les services sont fournis. 1.2 Le crédit n’est accordé qu’en cas de besoin opérationnel. 1.3 Les débiteurs sont traités équitablement et ils sont informés de leurs droits et de leurs obligations en vertu des lois, des règlements, des politiques et des directives qui s’appliquent. 1.4 La séparation appropriée des tâches est mise en œuvre entre les personnes qui assument des responsabilités en lien avec les rentrées d’argent, les dépôts, les enregistrements de fonds publics, les octrois de crédit, la facturation, le recouvrement et la radiation de créances. |
Faible (75 %) | Élevé (100 %) | Directive sur la gestion des fonds publics et des comptes débiteurs [01/04/2017] |
| 2. Recouvrement des comptes débiteurs | 2.1 Des mesures de recouvrement rapides et rentables sont prises relativement aux comptes débiteurs. | Élevé (100 %) | Élevé (100 %) | Directive sur la gestion des fonds publics et des comptes débiteurs [01/04/2017] |
| 3. Enregistrement des comptes débiteurs | 3.1 Les opérations liées aux comptes débiteurs sont enregistrées avec rapidité et exactitude dans les comptes du ministère. | Élevé (100 %) | Élevé (100 %) | Directive sur la gestion des fonds publics et des comptes débiteurs [01/04/2017] |
| 4. Suppression de créances | 4.1 Des mesures sont prises en temps opportun concernant la radiation, la remise ou la renonciation de créances ou la dispense d’intérêts ou de frais administratifs lorsqu’un compte débiteur n’est pas acquitté en entier. | Élevé (100 %) | Élevé (100 %) | Directive sur la gestion des fonds publics et des comptes débiteurs [01/04/2017] |