Agences de développement régional Audit du cadre de contrôle de la gestion de la surveillance et de la production de rapports relativement aux programmes de subventions et de contributions sélectionnés

Table des matières

Sommaire

Le présent audit vise à offrir une assurance raisonnable que les agences de développement régional (ADR) sélectionnés ont adopté un cadre de contrôle de la gestionVoir la note en bas de page 1 efficace de la surveillance et de la production de rapports relativement aux programmes de subventions et de contributions, conformément à la Politique du Conseil du Trésor sur les paiements de transfert et à la Directive connexe.

Pourquoi est-ce important

Les programmes de subventions et de contributions visent à venir en aide aux administrations locales, aux organismes sans but lucratif et aux entreprises pour réaliser des progrès technologiques, mettre au point des produits et stimuler l'économie locale.

L'exécution efficace des programmes de subventions et de contributions est l'une des principales priorités des ADR, dont l'objectif premier est d'avoir des économies locales prospères, diversifiées et participatives dans l'intérêt de tous les Canadiens.

La surveillance et la production de rapports sont des éléments de contrôle essentiels à la gestion des programmes dans le processus des paiements de transfert. Les ADR doivent disposer d'un cadre de contrôle de la gestion efficace des activités de surveillance et de production de rapports, y compris les paiements aux bénéficiaires, afin d'assurer la conformité aux modalités des programmes et des ententes de financement. Un tel cadre aide à assurer la conformité à la Politique du Conseil du Trésor sur les paiements de transfert et à la Directive connexe ainsi qu'aux exigences législatives, incluant la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP).

Constatations clés

Les ADR ont tous pour mandat de soutenir le développement économique de leur région respective. Toutefois, leur approche de la gestion et de la prestation des programmes de subventions et de contributions varie.

Les programmes suivants des ADR étaient visés par l'audit : le Programme de développement des entreprises (PDE) de l'Agence de promotion économique du Canada atlantique (APECA); le Programme de développement économique du Québec (PDEQ) de l'Agence de développement économique du Canada pour les régions du Québec (DEC); le Programme de développement du Sud de l'Ontario (PDSO) et les Initiatives de l'Avantage du Sud de l'Ontario (IASO) de l'Agence fédérale de développement économique pour le Sud de l'Ontario (FedDev Ontario).

Concernant les programmes sélectionnés des ADR, l'audit a porté sur la gouvernance des programmes; l'élaboration et la mise en œuvre de processus de surveillance et de production de rapports; les paiements versés aux bénéficiaires et les remboursements reçus de ces derniers; et les activités de gestion des relations avec les intervenants dans les programmes aux fins de l'amélioration des programmes.

En général, l'APECA, DEC et FedDev Ontario ont adopté des cadres de contrôle de la gestion pour gérer les processus de surveillance et de production de rapports visant leurs programmes de contributions. Les trois ADR ont mis en place des structures de gouvernance des programmes et des contrôles internes en tenant compte des risques afin de favoriser la conformité aux exigences de surveillance et de production de rapports. Les trois agences examinent et utilisent l'information sur les coûts des programmes pour appuyer les décisions au sujet des programmes et d'autres aspects organisationnels relativement aux activités de surveillance, de contrôle, de production de rapports et de paiement, de même que pour appuyer la budgétisation et les estimations des ressources. Les ADR ont aussi défini et communiqué les exigences en matière de gestion et de prestation des programmes, et gèrent leurs risques liés à la surveillance et à la production de rapports.

Les trois ADR ont élaboré des exigences de surveillance et de production de rapports qui tiennent compte des risques et des résultats touchant les programmes et qui sont conformes à la Politique sur les paiements de transfert, à la Directive sur les paiements de transfert et aux dispositions législatives pertinentes. Ils ont aussi établi des stratégies de mesure du rendement qui s'harmonisent avec leur architecture des activités de programme (AAP), les Rapports sur les plans et les priorités (RPP) et les Rapports ministériels sur le rendement (RMR), conjointement avec des approches visant à imposer des exigences de surveillance et de production de rapports aux bénéficiaires en fonction de leur cote d'évaluation du risque. L'APECA et FedDev Ontario peuvent améliorer la cohérence de la preuve documentaire liée à l'examen des rapports d'étape des bénéficiaires, afin d'assurer la conformité aux modalités des programmes et des ententes de financement.

Les trois ADR contrôlent les paiements versés aux bénéficiaires et les remboursements de ces derniers pour s'assurer qu'ils se conforment aux modalités des programmes et des ententes de financement, à la Politique sur les paiements de transfert et à la LGFP. Ils ont établi des procédures de surveillance et des contrôles pour les besoins de la vérification et de l'approbation des paiements, de la conformité des bénéficiaires aux modalités de remboursement, et de la clôture des projets. L'APECA et DEC pourraient améliorer la cohérence du rendement et de la documentation de leurs contrôles liés à la vérification des paiements.

Les trois ADR ont sollicité la rétroaction de leurs intervenants afin d'améliorer le rendement des programmes. FedDev Ontario saisit les occasions afin d'améliorer sa gestion des relations avec les intervenants et le rendement des programmes.

Conclusion

Dans l'ensemble, les cadres de contrôle de la gestion de la surveillance et de la production de rapports établis et mis en œuvre par l'APECA, DEC et FedDev Ontario appuient la conformité à la Politique sur les paiements de transfert et à la Directive connexe.

Conformité aux normes professionnelles

La présente mission d'audit a été menée conformément aux Normes d'audit interne du gouvernement du Canada, dans lesquelles figurent les Normes internationales pour la pratique professionnelle de l'audit interne (anglais seulement) de l'Institut des auditeurs internes. Une inspection des pratiques professionnelles est présentement en cours, avec les résultats prévus pour la fin de 2013-2014.

Anthea English, CPA, CA
Contrôleur général adjoint et dirigeant principal de la vérification
Vérification interne, Bureau du contrôleur général

Objectif et portée de l'audit

Le présent audit vise à offrir une assurance raisonnable que les ADR sélectionnés ont adopté un cadre de contrôle de la gestion efficace de la surveillance et de la production de rapports relativement aux programmes de subventions et de contributions, conformément à la Politique du Conseil du Trésor sur les paiements de transfert et à la Directive sur les paiements de transfert.

L'audit de la surveillance et de la production de rapports relativement aux programmes de subventions et de contributions sélectionnés a été désigné et approuvé dans le Plan d'audit interne axé sur les risques (PAIAR) des ADR pour 2012-2013. Suite aux consultations menées avec les ADR au sujet du PAIAR pour 2012-2013, les trois programmes de paiements de transfert suivants des ADR ont été retenus aux fins de l'audit en raison de leur taille et de leur matérialité : le PDE de APECA; le PDEQ de DEC; et le PDSO-IASO de FedDev Ontario. L'Annexe C offre de plus amples renseignements au sujet des programmes des ADR sélectionnés.

L'audit a porté sur la gouvernance des programmes des ADR; l'élaboration et la mise en œuvre de processus de surveillance et de production de rapports; les paiements versés aux bénéficiaires et les remboursements reçus de ces derniers; et les activités de gestion des relations avec les intervenants aux fins de l'amélioration des programmes. L'audit a examiné les contrôles de vérification et d'approbation des ADR relativement aux opérations de paiement et de remboursement afin d'assurer le respect des modalités des programmes ainsi que des exigences de la Politique sur les paiements de transfert et de la LGFP.

Concernant l'APECA et FedDev Ontario, l'échantillon d'audit comprenait les fonds de projet remboursables et non remboursables financés par le PDE et le PDSO-IASO de 2010 à 2012. En ce qui concerne DEC, l'échantillon d'audit comprenait les fonds de projet remboursables et non remboursables financés de 2006-2007 à 2012-2013. L'échantillon d'audit de DEC comprenait en outre certains projets liés au programme d'infrastructure, qui sont gérés directement par l'Agence ainsi que des programmes d'infrastructure gérés en collaboration avec Infrastructure Canada (INFC) et la province de Québec aux termes de protocoles d'entente (PE). L'audit n'a pas porté sur le rendement de ces PE.

Les champs d'enquête et les critères d'audit sont présentés à l'Annexe A.

Constatations détaillées et recommandations

Constatation 1 : Gouvernance des programmes

La gouvernance des programmes est un processus avec lequel les organismes établissent des orientations stratégiques, définissent et attribuent les responsabilités, évaluent les risques et mettent en œuvre des mesures visant à atteindre les résultats en fonction des objectifs établis. Les attentes clairement établies et communiquées renforcent la probabilité d'atteindre les objectifs de gestion et de prestation de programmes, tout en tenant compte de la responsabilisation à l'égard du rendement, des résultats et des risques.

L'audit a examiné la mesure dans laquelle les ADR ont mis en place des processus de gouvernance des programmes, de gestion des risques et de contrôle interne pour surveiller la conformité des bénéficiaires et pour appuyer les exigences de surveillance et de production de rapports.

Les trois ADR ont établi des mécanismes de surveillance et des contrôles internes axés sur les risques afin d'appuyer la surveillance des programmes et la production de rapports. De plus, les trois agences utilisent les données sur les coûts des programmes pour appuyer la prise de décision.

L'audit a révélé que les responsabilités de surveillance des structures de comité des ADR examinées comprenaient la mise en œuvre cohérente de la gouvernance des programmes, la gestion des risques, la mesure du rendement financier et des programmes, la surveillance et la production de rapports ainsi que les activités de mobilisation des clients. Selon les résultats de l'audit, chaque ADR avait établi et mis en œuvre des processus, procédures et mécanismes de contrôle interne pour la gestion des programmes de contributions relativement à la surveillance et à la production de rapports qui, comme constaté, sont fondés sur les risques. Cette démarche est conforme aux exigences de la Politique sur les paiements de transfert et de la Directive connexe.

L'audit a aussi révélé que les ADR examinent les coûts liés à la prestation des programmes de contributions et qu'ils utilisent cette information pour prendre des décisions touchant la prestation des programmes et d'autres aspects organisationnels. L'APECA et DEC procèdent à une analyse des coûts liés à la prestation de leurs programmes de contributions en ce qui concerne les activités de surveillance, de contrôle, de production de rapports et de paiement ainsi que pour appuyer la budgétisation et les estimations des ressources. FedDev Ontario a entrepris un examen des coûts axé sur les activités relativement à sa prestation des programmes de contributions.

Les trois ADR ont établi et communiqué des politiques, procédures et contrôles ainsi que des rôles et responsabilités clairs régissant les processus de surveillance et de production de rapports relatifs aux programmes.

Des représentants de programme de chacun des ADR ont mentionné que les rôles, les responsabilités et les attentes de rendement relativement aux activités de surveillance, de production de rapports et à d'autres activités de gestion des programmes de contributions ont été clairement définis et communiqués par l'entremise des politiques, des procédures et de la formation. Par exemple, les ADR ont offert des séances de formation sur la diligence raisonnable, la gestion du risque, l'analyse des états financiers, et la gestion des programmes de contributions fédéraux. Chaque employé de programme dans les ADR dresse des plans de rendement et d'apprentissage annuels, qui font l'objet d'un examen semestriel afin d'appuyer l'exécution de leurs rôles et responsabilités.

Les trois ADR ont cerné des risques organisationnels liés à la surveillance et à la production de rapports et ont élaboré des stratégies pour les gérer.

Dans le cadre de leurs activités de gestion des risques, les ADR ont cerné des risques liés à la surveillance et à la production de rapports et ont élaboré des stratégies afin de surveiller ces risques.

L'APECA utilise un rapport, intitulé Tableau de bord de la direction, pour fournir en temps opportun de l'information pour la prise de décisions sur les tendances relatives au rendement comparativement aux cibles, de façon à fournir et à soutenir l'information décisionnelle au niveau des programmes et des rapports sur la gestion des risques et sur les résultats. DEC a mis en place des processus de surveillance des bénéficiaires fondée sur le risque, de production de rapports et de vérification des paiements, ainsi qu'une stratégie de gestion du rendement, afin d'analyser l'atteinte des résultats des projets et de faire rapport sur le rendement des projets et des programmes. La direction de FedDev Ontario examine actuellement les priorités stratégiques et les occasions à l'échelle de l'organisation et des programmes, y compris sa structure de gouvernance et de gestion des risques, ses systèmes d'information et ses initiatives relatives à la qualité des données, afin d'améliorer l'information pour la production de rapports sur le rendement et les résultats des programmes.

En général, les ADR ont mis en place des processus de gouvernance des programmes, de gestion du risque et des contrôles internes pour surveiller la conformité des bénéficiaires et pour appuyer les exigences internes de surveillance et de production de rapports.

Constatation 2 : Processus de surveillance et de production de rapports

L'objectif de la Politique sur les paiements de transfert est d'assurer que les programmes de paiements de transfert sont gérés de façon intègre, transparente et responsable, en tenant compte des risques, que ces programmes sont centrés sur les citoyens et les bénéficiaires, et conçus et mis en œuvre de façon à répondre aux priorités du gouvernement en vue d'atteindre les résultats escomptés pour les Canadiens.

L'audit a examiné dans quelle mesure les ADR ont mis en œuvre des exigences de surveillance des programmes et de production de rapports en tenant compte des risques et des résultats des programmes, et de la conformité à la Politique sur les paiements de transfert, à la Directive connexe et aux lois applicables aux ADR.

Les trois ADR ont conçu des stratégies de mesure du rendement à l'appui de la production de rapports sur les résultats des programmes.

Pour les programmes retenus, chaque ADR a conçu des stratégies de mesure du rendement comportant des paramètres, des indicateurs et des stratégies de collecte de données afin d'appuyer la production de rapports sur les résultats des programmes. Pendant l'audit, on a constaté que les stratégies de mesure du rendement examinées s'harmonisaient avec les AAP des ADR. Chaque ADR dispose de systèmes d'information sur le rendement des programmes pour faciliter la production de rapports sur les résultats de son AAP par l'entremise de ses RPP et RMR.

Les trois ADR ont établi des approches afin d'imposer aux bénéficiaires des exigences de surveillance et de production de rapports fondées sur le risque.

Chaque ADR a établi des méthodologies pour imposer des exigences de surveillance et de production de rapports de manière proportionnelle à la cote d'évaluation du risque du bénéficiaire ou du projet. En ce qui a trait aux ententes de financement avec les bénéficiaires examinées, les exigences relatives à la production de rapports nécessitaient des rapports d'étape sur les projets, des états financiers, ou les deux.

L'examen des dossiers échantillonnés de l'APECA a révélé que certaines ententes de financement ne précisaient pas le type ou la fréquence des rapports requis selon la cote d'évaluation du risque assignée au bénéficiaire. En réponse, la direction a indiqué que l'Agence s'emploie à mettre en place de nouveaux modèles d'entente de financement afin de donner suite à cette constatation. L'examen des dossiers échantillonnés de DEC (hormis une exception) et de FedDev Ontario a montré que tous les accords de contribution des bénéficiaires renfermaient le type et la fréquence appropriés d'exigences de surveillance et de production de rapports relativement à la cote d'évaluation du risque de leurs projets.

Les ADR ont communiqué avec les bénéficiaires lorsque ces derniers n'avaient pas respecté les exigences relatives à la production de rapports prévues dans l'entente de financement.

L'examen des dossiers échantillonnés des ADR a révélé que certains bénéficiaires de chacun des ADR n'avaient pas toujours fourni leurs rapports selon les exigences relatives au contenu, à la présentation ou à l'échéancier précisées dans leurs ententes de financement. Toutefois, il a également été constaté que les ADR avaient communiqué avec les bénéficiaires afin d'obtenir les renseignements requis.

La mesure dans laquelle les ADR documentaient la preuve de leur examen des exigences de production de rapports des bénéficiaires variait d'un agence à l'autre.

L'examen des dossiers échantillonnés a permis de constater que, dans l'ensemble, les ADR documentent la preuve de leur examen des rapports sur les états financiers et sur les rapports d'étape présentés par les bénéficiaires conformément à leurs lignes directrices établies pour les programmes.

Dans le cas des dossiers échantillonnés de l'APECA où les bénéficiaires devaient fournir des états financiers, l'agence a utilisé le rapport de surveillance requis pour documenter l'examen et l'analyse des renseignements financiers des bénéficiaires. Ce rapport sert également à évaluer l'état général du dossier du projet et à déterminer si la cote de risque du bénéficiaire doit être changée. L'examen des dossiers échantillonnés de l'APECA a aussi permis de relever certaines exceptions où la preuve de l'examen des rapports d'étape des bénéficiaires n'avait pas été documentée clairement. Il a également été constaté que l'APECA utilise différentes méthodes pour examiner et évaluer la conformité des bénéficiaires aux exigences relatives à la production des rapports d'étape.

L'examen de tous les dossiers échantillonnés de DEC a révélé que les états financiers, les rapports d'étape ou les autres rapports à livrer par les bénéficiaires avaient été examinés.

L'examen des dossiers échantillonnés de FedDev Ontario a relevé quelques exceptions, où la preuve de l'examen des rapports d'étape des bénéficiaires n'était pas toujours clairement documentée. De plus, FedDev Ontario utilise différentes méthodes pour examiner et évaluer la conformité des bénéficiaires aux exigences relatives à la production des rapports.

La documentation de l'examen des rapports des bénéficiaires et de la conformité aux modalités des programmes démontre la diligence raisonnable des programmes à évaluer la réalisation des résultats attendus par les bénéficiaires et aide à repérer les problèmes possibles associés à un bénéficiaire ou à un projet donné. L'examen des rapports des bénéficiaires aide à identifier les risques financiers et non financiers des bénéficiaires ainsi que la non-conformité aux ententes de financement. De plus, l'utilisation d'une méthode normalisée, plutôt que de méthodes différentes, pour l'examen des rapports pour s'assurer que les bénéficiaires sont conformes aux exigences des ententes de financement et aux modalités des programmes pourrait entrainer des gains d'efficience.

Dans l'ensemble, les trois ADR ont élaboré et géré des exigences de surveillance et de production de rapports en tenant compte des risques et des résultats des programmes ainsi que de manière à favoriser la conformité à la Politique sur les paiements de transfert, à la Directive connexe et aux lois applicables aux ADR.

L'APECA et FedDev Ontario peuvent améliorer la documentation de l'examen des exigences relatives à la production des rapports d'étape des bénéficiaires, afin d'assurer la conformité aux modalités des ententes de financement.

Recommandation 1

Les cadres supérieurs de l'APECA et de FedDev Ontario devraient prendre des mesures pour s'assurer que la preuve de l'examen des exigences liées à la production de rapports d'étape des bénéficiaires est invariablement documentée.

Constatation 3 : Paiements et remboursements

Aux termes de la Politique sur les paiements de transfert, les paiements doivent être versés aux bénéficiaires de manière opportune, judicieuse et efficace afin de favoriser la réalisation des objectifs, de tenir compte des risques et d'assurer que les bénéficiaires se conforment à leur entente de financement. La Politique exige également que les montants remboursables par un bénéficiaire ou recouvrables d'un bénéficiaire soient reconnus comme des dettes dues à la Couronne et que des mesures de recouvrement appropriées soient prises.

L'audit a évalué dans quelle mesure les paiements versés par les ADR aux bénéficiaires et les montants remboursés par ces derniers aux ADR sont surveillés pour s'assurer de la conformité aux modalités des ententes de financement, à la Politique sur les paiements de transfert, à la Directive connexe et à la LGFP.

Les ADR ont établi des processus de surveillance et des contrôles visant l'examen et l'approbation des paiements aux bénéficiaires. Des exceptions ont été constatées concernant la cohérence des contrôles liés à l'examen et à la vérification des paiements.

L'audit a relevé l'utilisation de nombreuses pratiques pertinentes relatives aux paiements par les ADR, notamment les processus, contrôles et formulaires axés sur le risque pour vérifier et approuver les demandes de remboursement des bénéficiaires; des matrices de délégation des pouvoirs de signer des documents financiers qui délimitent les autorisations relatives aux programmes de contributions en vertu de la LGFP; et des fonctions financières centralisées pour le traitement des paiements. L'examen des paiements versés aux termes des trois programmes a montré que tous les paiements échantillonnés ont été vérifiés et approuvés par des individus ayant les pouvoirs délégués appropriés, en application des articles 34 et 33 de la LGFP, et qu'il y avait division des tâches entre les individus approuvant les paiements (article 34) et ceux traitant les paiements (article 33).

L'APECA et DEC suivent un processus de vérification après paiement fondé sur le risque et ils ont élaboré des normes de service relatives au traitement des paiements et surveillent leur application. FedDev Ontario est en train d'élaborer des normes de service de ce genre. Ces normes de service constituent d'importantes mesures pour évaluer l'efficacité des processus et des contrôles liés à l'examen et à la vérification des paiements. FedDev Ontario utilise pour chaque paiement, un formulaire sommaire d'échantillonnage qui est signé par un gestionnaire, à titre de contrôle aux fins de l'assurance de la qualité et pour s'assurer de l'exécution de la vérification requise, en fonction du risque, des factures de coûts à rembourser et de la preuve de paiement.

Quelques exceptions ont été constatées pendant l'examen des paiements de l'APECA relativement à l'absence de documentation claire de la vérification des paiements et une autre exception a été relevée où des dépenses inadmissibles avaient été remboursées. Ces exceptions n'ont pas été relevées par les contrôles liés à la vérification des paiements de l'APECA.

L'examen des paiements de DEC a révélé quelques exceptions où des bénéficiaires ont été remboursés des frais engagés avant la date d'admissibilité stipulée dans l'entente de financement et une autre exception où des dépenses inadmissibles avaient été remboursées. Ces exceptions n'avaient pas été décelées par les contrôles liés à la vérification des paiements de DEC. L'APECA et DEC devraient s'assurer que les contrôles pour l'examen et la vérification des paiements soient exécutés et documentés régulièrement pour garantir que les bénéficiaires se font rembourser uniquement les dépenses auxquelles ils ont droit aux termes de leurs ententes de financement.

L'examen des paiements échantillonnés de FedDev Ontario n'a relevé aucune exception dans le rendement des contrôles d'examen et de vérification des paiements de l'Agence.

Les trois ADR ont établi des procédures pour gérer et surveiller la conformité des bénéficiaires aux modalités de remboursement.

L'audit a montré que chaque ADR avait établi, dans les dispositions relatives au remboursement des ententes de financement, des directives, des procédures et des contrôles afin de gérer les risques de non-remboursement des contributions par les bénéficiaires. Les lignes directrices et procédures des ADR examinées étaient conformes à la Directive sur la gestion des comptes débiteurs du Conseil du Trésor.

Chaque ADR surveille et produit des rapports sur la conformité des bénéficiaires aux modalités de remboursement des ententes de financement. Toutes les ententes de financement précisaient les conséquences en cas de manquement ou de non-conformité des bénéficiaires aux modalités. Toutes les ententes de financement remboursable échantillonnées renfermaient un calendrier de remboursement.

L'APECA mène des analyses comparatives de ses taux de mauvaise créance et de radiation avec les tendances du secteur déclarées par la Banque de développement du Canada (BDC) et DEC. Des communications régulières sont menées entre le personnel des bureaux régionaux et celui de l'administration centrale ainsi que des réunions annuelles pour échanger sur les leçons apprises à l'échelle de l'agence. L'examen des dossiers échantillonnés de l'APECA a démontré que la majorité des bénéficiaires ont rencontré les exigences de remboursement. Dans les situations ou ce n'était pas le cas, l'APECA a entrepris des mesures de recouvrement conforment avec son processus de collection et de recouvrement.

DEC effectue une analyse comparative de ses taux de mauvaise créance et de radiation avec les données déclarées par le Bureau du surintendant des institutions financières (BSIF). DEC prépare également un Tableau de bord prospectif pour aider à réduire les taux de manquement et d'insolvabilité des bénéficiaires de son portefeuille de programmes de contributions. Tous les bénéficiaires échantillonnés de DEC ont rencontré leurs exigences de remboursement.

Il a été impossible d'évaluer le rendement du processus de gestion des comptes débiteurs de FedDev Ontario au cours de la période de l'audit, car aucun des projets liés aux IASO n'était à l'étape où les bénéficiaires devaient rembourser leurs contributions. Au moment de l'audit, aucun des projets de l'IASO n'était en souffrance.

Les ADR ont établi des procédures et des contrôles de clôture des projets. Tous les projets échantillonnés ont été fermés en conformité aux procédures et contrôles établis des ADR.

Chaque ADR a adopté des procédures et des contrôles de clôture pour gérer les dossiers de projet des bénéficiaires qui sont terminés ou pour lesquels un manquement aux modalités des ententes de financement a été constaté. Tous les ADR ont mis en place des processus et des mesures visant à protéger les fonds fédéraux en cas de manquement des bénéficiaires, en considérant les options de recouvrement des fonds avant la clôture du projet ou avant de prendre une décision de radiation.

L'examen des projets échantillonnés en souffrance de l'APECA et de DEC a révélé que chaque agence avait appliqué, dans la mesure possible, les procédures de recouvrement requises et documenté la chronologie des événements conformément à ses exigences procédurales en place. En ce qui a trait aux dossiers en souffrance échantillonnés de DEC, il a été confirmé pendant l'audit que les bénéficiaires avaient remboursé leurs contributions avant la clôture des projets. Les décisions de radiation échantillonnées de DEC avaient été documentées correctement et approuvées par les autorités compétentes. Il n'a pas été possible d'évaluer le rendement de FedDev Ontario relativement à la clôture des projets et au processus de gestion des comptes débiteurs au cours de la période de l'audit, car aucun des projets liés aux IASO n'était terminé ou en souffrance.

Dans l'ensemble, les trois ADR contrôlent les paiements versés aux bénéficiaires et les remboursements de ces derniers pour s'assurer qu'ils se conforment aux modalités, à la Politique sur les paiements de transfert et à la LGFP. Ils ont établi des procédures de surveillance et des contrôles pour les besoins de la vérification et de l'approbation des paiements, de la conformité des bénéficiaires aux modalités de remboursement, et de la clôture des projets.

Des occasions d'amélioration ont été constatées pour l'APECA et DEC en ce qui concerne la documentation cohérente du rendement ou l'exécution cohérente des contrôles liés à l'examen et à la vérification des paiements.

Recommandation 2

Les cadres supérieurs de l'APECA et de DEC devraient s'assurer que les activités prescrites de vérification et d'approbation des paiements sont exécutées et consignées en conformité avec les procédures et les contrôles établis. L'APECA et de DEC devraient aussi prendre les mesures requises afin de recouvrir les dépenses inadmissibles remboursées aux bénéficiaires.

Constatation 4 : Gestion des relations avec les intervenants et amélioration continue

La Politique sur les paiements de transfert exige des organismes fédéraux chargés des programmes de paiements de transfert qu'ils gèrent ces programmes en tenant compte de leurs bénéficiaires. L'audit a examiné dans quelle mesure les ADR ont établi des mécanismes de gestion des relations avec la clientèle pour faire en sorte que leurs bénéficiaires participent à l'atteinte des résultats escomptés et pour mesurer le rendement des programmes aux fins de leur amélioration continue.

La majorité des ADR ont adopté des méthodes officielles de gestion des relations afin de recueillir la rétroaction des intervenants pour améliorer le rendement des programmes.

Chaque ADR a directement contacté les bénéficiaires de ses programmes et d'autres intervenants afin de recevoir leur rétroaction sur la façon d'améliorer ses programmes. Tous les ADR affectent le même agent de programme pendant toute la durée du projet afin d'assurer la continuité pour le bénéficiaire. L'APECA et DEC ont aussi recours aux sondages auprès des clients pour mesurer leur niveau de satisfaction à l'égard de la prestation des programmes, et la surveillance et la production régulières de rapports relativement au rendement des normes de service à la clientèle en vigueur.

Le site Web de l'APECA fournit des renseignements pour aider les demandeurs à accéder à l'information sur ses programmes et à la comprendre. DEC a mis en place un bureau centralisé de service à la clientèle qui se charge de tous les aspects de la gestion de ses clients, y compris la réception des résultats aux sondages sur la satisfaction des bénéficiaires et la communication de ces résultats au bureau régional visé.

FedDev Ontario a tenu des séances de mobilisation des intervenants à l'été et à l'automne 2012 afin de recueillir des commentaires sur le rôle, la visibilité, le rayonnement et les programmes de l'Agence. En plus de ces séances, l'Agence a également mené d'autres consultations à l'appui de ses initiatives de renouvellement des programmes. Au moment de l'audit, FedDev Ontario n'avait pas de processus normalisés pour gérer officiellement la rétroaction des bénéficiaires. Une évaluation intérimaire de l'Agence recommande l'utilisation de sondage des bénéficiaires afin d'évaluer l'atteinte des objectifs de programme. FedDev Ontario adresse les opportunités permettant d’améliorer la gestion des relations avec ses intervenants et le rendement des programmes. Par exemple, l'Agence se concerte avec d'autres ADR et le Centre d'expertise sur les subventions et les contributions du Conseil du Trésor pour relever les occasions de collaborer à un système partagé de gestion des relations avec la clientèle. L'Agence élabore actuellement des normes de service relatives aux programmes.

La mise en place de processus officiels et de systèmes de collecte de données afin d'obtenir la rétroaction des clients facilite l'évaluation du rendement et l'amélioration des programmes ainsi que la prise des décisions relativement à l'orientation future des programmes.

En général, les trois ADR ont sollicité la rétroaction de leurs intervenants afin d'améliorer le rendement des programmes.

Conclusion

Dans l'ensemble, les cadres de contrôle de la gestion de la surveillance et de la production de rapports établis et mis en œuvre par l'APECA, DEC et FedDev Ontario appuient la conformité à la Politique sur les paiements de transfert et à la Directive connexe.

Réponse de la direction

Les conclusions et les recommandations du présent audit ont été présentées à la direction de l'APECA, DEC, et FedDev Ontario.

Les cadres supérieurs ont accepté les constatations du présent rapport et ils prendront les mesures qui s'imposent pour donner suite à toutes les recommandations qui s'appliquent à leur ADR.

Annexe A : Champs d'enquête et critères de l'audit

Champs d'enquête Critères

1. Les ADR ont mis en place des processus de gouvernance des programmes, de gestion des risques et de contrôle interne pour surveiller la conformité des bénéficiaires et pour appuyer les exigences de surveillance et de production de rapports en leur sein.

1.1 : Les ADR ont mis en place, en tenant compte des risques et de la rentabilité, des mécanismes de surveillance, des contrôles internes et des systèmes de production de rapports sur le rendement à l'appui de la surveillance et de la production de rapports relativement à leurs programmes.

1.2 : Les ADR ont établi et communiqué des politiques, procédures et contrôles ainsi que des rôles et responsabilités clairs régissant les processus de surveillance et de production de rapports relativement aux programmes.

1.3 : Les ADR ont cerné les risques liés à la surveillance et à la production de rapports tant pour leurs programmes que pour les bénéficiaires, et ont élaboré une stratégie pour gérer ces risques.

2. Les exigences de surveillance et de production de rapports relativement aux programmes des ADR sont formulées et gérées en tenant compte des risques liés aux programmes, de la gestion des résultats et de la conformité à la Politique sur les paiements de transfert, à la Directive connexe et aux lois applicables.

2.1 : Les ADR ont élaboré une stratégie de mesure du rendement incluant des paramètres et des indicateurs de rendement, des exigences relatives aux données à l'appui et une stratégie de collecte des données pour produire des rapports sur les résultats liés aux objectifs des programmes.

2.2 : Les ADR ont établi une méthodologie pour imposer aux bénéficiaires des exigences en matière de surveillance et de production de rapports en fonction de la cote d'évaluation du risque d'un bénéficiaire ou d'un projet particulier.

2.3 : Les ADR contrôlent la réception des livrables requis des bénéficiaires de programme pour s'assurer de leur conformité à la cote d'évaluation du risque et aux modalités des programmes et des ententes de financement.

2.4 : Les ADR examinent les livrables requis pour s'assurer que les bénéficiaires se conforment aux modalités des programmes et des ententes de financement.

3. Les paiements versés par les ADR aux bénéficiaires et les montants remboursés par ces derniers aux ADR sont surveillés pour s'assurer de leur conformité aux modalités des programmes et des ententes de financement, à la Politique sur les paiements de transfert, à la Directive connexe et à la LGFP.

3.1 : Les ADR ont adopté des mécanismes de surveillance pour faire en sorte que les paiements versés aux bénéficiaires soient conformes aux modalités établies des programmes et des ententes de financement; aux pratiques, contrôles et normes de service des ADR; ainsi qu'à la Politique sur les paiements de transfert, à la Directive connexe et à la LGFP.

3.2 : Les remboursements des bénéficiaires aux ADR sont faits en conformité aux modalités des programmes et des ententes de financement, aux pratiques et aux contrôles établis des ADR, à la Politique sur les paiements de transfert, à la Directive connexe et à la LGFP.

3.3 : Les procédures de clôture des ententes de financement sont dûment suivies.

4. Les ADR accordent la priorité à la gestion des relations avec les bénéficiaires et à l'amélioration continue de leurs programmes.

4.1 : Les ADR ont établi des mécanismes de gestion des relations avec la clientèle pour faire en sorte que leurs bénéficiaires participent à l'atteinte des résultats escomptés et pour mesurer le rendement des programmes aux fins de leur amélioration continue.

Annexe B : Recommandations selon l'agence de développement régional et niveau de priorité

Recommandations APECA DEC FedDev Ontario Niveau de priorité (élevé, moyen, faible)

Notes du tableau 2

Légende
A: Recommandation applicable.
N/A: Recommandation non-applicable.

Recommandation 1

Les cadres supérieurs de l'APECA et de FedDev Ontario devraient prendre des mesures pour s'assurer que la preuve de l'examen des exigences de production de rapports d'étape des bénéficiaires est invariablement documentée.

A N/A A Moyen

Recommandation 2

Les cadres supérieurs de l'APECA et de DEC devraient s'assurer que les activités prescrites de vérification et d'approbation des paiements sont exécutées et consignées en conformité avec les procédures et les contrôles établis. L'APECA et de DEC devraient aussi prendre les mesures requises afin de recouvrir les dépenses inadmissibles remboursées aux bénéficiaires.

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Annexe C : Programmes de contributions des agences de développement régional sélectionnés

Programme de développement des entreprises (PDE) – Agence de promotion économique du Canada atlantique (APECA)

Axé sur les petites et moyennes entreprises, le PDE facilite l'accès au capital sous forme de contributions remboursables consenties sans intérêt et sans exiger de garantie. Les organismes sans but lucratif qui offrent un soutien d'appoint aux entreprises peuvent aussi être admissibles à une aide non remboursableVoir la note en bas de page 2. En 2011-2012, le PDE a investi 31,8 millions de dollars dans des projets d'innovation, dont plus de 11,8 millions pour l'adaptation de technologiesVoir la note en bas de page 3.

Programme de développement économique du Québec (PDEQ) – Agence de développement économique du Canada pour les régions du Québec (DEC)

Le PDEQ contribue au soutien à l'entrepreneuriat, à la performance des entreprises, à la mobilisation des régions et à l'investissement dans les régions tout en appuyant l'activité économique des collectivités du Québec pour stabiliser ou renforcer leur économieVoir la note en bas de page 4. En 2012-2013, les dépenses estimatives prévues au titre du PDEQ et d'autres programmes de DEC se chiffraient à 208,6 millions de dollarsVoir la note en bas de page 5.

Programme de développement du Sud de l'Ontario (PDSO) – Agence fédérale de développement économique pour le Sud de l'Ontario (FedDev Ontario)

FedDev Ontario a été lancée en dans le but d'aider l'économie du Sud de l'Ontario à atténuer et à surmonter les défis régionaux et globaux liés à l'état de l'économieVoir la note en bas de page 6. À titre de programme de base de l'Agence, le PDSO appuie des projets qui stimulent les économies, les entreprises et les collectivités locales pour favoriser leur croissance et leur compétitivitéVoir la note en bas de page 7. En 2010-2011, l'Agence a lancé les sept Initiatives de l'Avantage du Sud de l'Ontario (IASO) dans le cadre du PDSO afin d'aider les entreprises et les collectivités de la région à accroître leur compétitivité, leur innovation et leur diversificationVoir la note en bas de page 8. En 2011-2012, l'Agence a engagé 156,7 millions de dollars dans le cadre des IASOVoir la note en bas de page 9. Le financement de l'Agence a été renouvelé pour cinq années supplémentaires dans le Plan d'action économique 2013 du gouvernement fédéralVoir la note en bas de page 10.

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