Agences de développement régional Audit interne de la gestion des comptes débiteurs des programmes de contributions

Constatation 1 : Gouvernance

La gouvernance est un processus permettant aux organisations d'établir des orientations stratégiques, de définir et d'attribuer les responsabilités, d'évaluer les risques et de mettre en œuvre des contrôles internes visant à atteindre les résultats en fonction des objectifs établis. Une gouvernance clairement énoncée renforce la probabilité d'atteindre les objectifs, tout en tenant compte de la responsabilisation et des risques.

L'audit a examiné dans quelle mesure les ADR ont mis en place des mesures de gouvernance, de gestion des risques et de contrôle interne de la gestion des comptes débiteurs, conformément à la Politique sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor, à la Directive sur la gestion des comptes débiteurs du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada et au Règlement sur la radiation des créances du gouvernement fédéral.

Les trois ADR ont démontré un niveau de gouvernance suffisant pour soutenir la gestion des comptes débiteurs; cependant, dans le cas de l'une des agences, il y a lieu de mieux définir le mandat du comité responsable d'approuver et de radier les comptes débiteurs.

Chaque ADR a mis en place un cadre de gouvernance, ce qui comprend différents comités de surveillance et comités consultatifs à l'appui de la gestion des comptes débiteurs. Ces comités regroupent des participants à différents paliers (ex. représentants de la haute direction et des programmes). Les comités assurent la gouvernance et proposent conseils et recommandations en matière de programmes de contributions et de comptes débiteurs, en vue de soutenir les processus décisionnels de la haute direction.

L'audit a constaté que le mandat du comité FedDev Ontario responsable de recommander l'approbation et la radiation de comptes débiteurs ne définit pas clairement la prestation de recommandations et conseils indépendants d'Industrie Canada relativement à la radiation. De plus, FedDev Ontario a conclu un protocole d'entente avec Industrie Canada concernant la gestion des comptes en souffrance. Plus précisément, Industrie Canada fournit à FedDev Ontario des examens et des recommandations externes objectifs concernant les décisions relatives aux radiations. Le président de FedDev Ontario est ultimement responsable d'approuver les radiations de sommes, ce qui fournit un niveau supplémentaire de surveillance des décisions prises en cette matière. Le Règlement sur la radiation des créances du gouvernement fédéral^{Note de bas de page [8]} stipule que le comité chargé de recommander les radiations doit se composer d'au moins trois fonctionnaires, dont au moins un n'a pas participé à la création ou à l'établissement de la dette visée par la proposition de radiation. Une définition claire du rôle d'Industrie Canada permettrait d'assurer la conformité au Règlement sur la radiation des créances.

Les trois ADR ont établi et communiqué les rôles et les responsabilités pour la gestion des comptes débiteurs.

Les trois ADR ont établi et communiqué les rôles et les responsabilités pour la gestion des comptes débiteurs. L'audit a constaté que les rôles et les responsabilités sont communiqués par le biais des politiques et procédures des agences. Les directions et les agents de programmes des ADR ont indiqué que les rôles et responsabilités sont également communiqués par le biais des ententes de rendement et des activités de formation, ce qui aide les membres du personnel des ADR dans l'exercice de leurs fonctions.

Les trois ADR ont développé une approche axée sur le risque pour la gestion des comptes débiteurs.

La Politique sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor stipule que les administrateurs généraux doivent veiller à ce que le fardeau administratif des bénéficiaires soit proportionnel au niveau de risque. De plus, la Directive sur les paiements de transfert du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada exige que les organisations adoptent une approche axée sur les risques dans la conception des programmes de paiements de transfert.

Les trois ADR ont élaboré une stratégie de gestion des risques pour la gestion des comptes débiteurs. Au niveau de l'agence, les ADR ont créé des profils de risques organisationnels qui sont harmonisés avec leurs objectifs opérationnels et qui cernent certains risques liés à la gestion des comptes débiteurs au niveau de l'entreprise. Au niveau des programmes, les risques liés aux contributions remboursables sont gérés par les agents de programmes grâce à la mise en application de politiques et procédures de gestion du risque propres à chaque ADR.

La majorité des ADR ont mis en place des contrôles internes pour appuyer la gestion des programmes de contributions remboursables.

La Directive sur les paiements de transfert du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada stipule que les ministères doivent mettre en place des contrôles interne de manière à assurer l'administration appropriée des comptes débiteurs.

L'APECA et DEC ont établi et mis en place des contrôles internes, et testent régulièrement ces contrôles à l'appui de la gestion des programmes de contributions remboursables. Cependant, l'audit a révélé des faiblesses en matière de contrôles internes au sein des processus de gestion des comptes débiteurs utilisés actuellement par FedDev Ontario, notamment un niveau inapproprié de séparation des tâches et un niveau de rapprochement inadéquat entre les systèmes de gestion des paiements de transfert et les systèmes financiers. Ces constatations font l'objet d'une discussion plus détaillée sous la Constatation 3 puisqu'elles portent sur la comptabilisation financière. FedDev Ontario travaille actuellement à l'élaboration de nouveaux processus afin de corriger ces faiblesses en matière de contrôles.

La mise en œuvre d'un cadre de contrôle interne appuie la gestion efficace des comptes débiteurs et atteste la conformité à la Directive sur la gestion des comptes débiteurs du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.

Recommandation 1

FedDev Ontario doit assurer que le rôle d'Industrie Canada en matière de recommandation de la radiation des créances est clairement défini dans le mandat du comité responsable de recommander l'approbation et la radiation de comptes débiteurs.

Recommandation 2

FedDev Ontario doit achever son cadre de contrôle interne relatif à visant la gestion des comptes débiteurs, de manière à assurer, notamment, la séparation appropriée des responsabilités et le rapprochement des renseignements financiers.

Constatation 2 : Cycle de vie des comptes débiteurs des contributions

La Politique sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor stipule que les programmes de contributions doivent être gérés de façon intègre, transparente et responsable, d'une manière qui tient compte des risques, et doivent être conçus et mis en œuvre de façon à répondre aux priorités du gouvernement en vue d'atteindre les résultats escomptés pour les Canadiens.

L'audit a examiné le degré d'efficacité de la gestion, par les ADR, du cycle de vie des comptes débiteurs des contributions de manière à respecter les politiques du Conseil du Trésor, les directives du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada et les règlements connexes. Dans le contexte du présent audit, le cycle de vie des comptes débiteurs des contributions se compose des cinq étapes suivantes :

1. sélection des bénéficiaires (c.-à-d. évaluation de la capacité de remboursement des demandeurs, sélection des bénéficiaires pour les programmes de contributions à remboursement conditionnel ou à remboursement non conditionnel);
2. comptabilisation (c.-à-d. enregistrement des renseignements sur le compte débiteur et modalités de remboursement dans le système de gestion des paiements de transfert);
3. surveillance (c.-à-d. surveillance de la conformité des bénéficiaires et des modifications pouvant toucher les modalités des ententes de financement);
4. perception et recouvrement (c.-à-d. processus visant à obtenir le remboursement des fonds consentis du bénéficiaire dont le compte est en retard ou en souffrance);
5. fermeture (c.-à-d. fermeture des comptes du bénéficiaire conformément à l'entente de financement et aux procédures mises en place par les ADR, y compris la radiation de montants considérés comme étant irrécouvrables).

Les trois ADR ont mis en place des procédures pour évaluer la capacité de remboursement des contributions par les demandeurs.

La Politique sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor stipule que les programmes de paiements de transfert doivent être gérés d'une façon qui prend en compte les risques et qui démontre clairement l'optimisation des ressources.

Chacune des ADR a mis en place des politiques et procédures permettant d'évaluer la capacité de remboursement des demandeurs. Les procédures exigent d'évaluer et d'analyser la capacité d'un demandeur de rembourser la contribution de manière à démontrer la diligence requise dans ses évaluations. Cette exigence aide les ADR à respecter les exigences stipulées par la politique et à gérer les risques liés aux programmes de paiements de transfert.

Pendant l'examen des dossiers, l'audit a constaté que les trois ADR ont mené des évaluations de la capacité de remboursement des demandeurs au cours de la phase de sélection; cependant, elles n'étaient pas toujours en mesure de dresser un portrait clair de cette capacité de remboursement. Plus spécifiquement, l'audit a constaté que l'analyse des demandeurs prenait en compte les renseignements financiers (c.-à-d. les ratios financiers); toutefois, les évaluations, parfois, ne comportaient pas une conclusion énonçant clairement la capacité de remboursement du demandeur. Cette situation peut être attribuable à l'absence de procédures ministérielles explicites à cet égard (c.-à-d. les gabarits ne comportent pas une exigence spécifique ou une zone permettant de noter une conclusion relative à la capacité de remboursement). L'examen a permis de noter des améliorations dans les dossiers les plus récemment examinés concernant les conclusions clairement énoncées en matière de remboursement. La présence d'une conclusion claire quant à la capacité de remboursement du demandeur viendrait appuyer une évaluation de qualité supérieure et démontrerait une diligence raisonnable en matière de processus décisionnels et de gestion prudente des fonds publics par les ADR.

La manière dont étaient déterminées les conditions de remboursement des contributions à remboursement conditionnel n'était pas décrite.

La Directive sur les paiements de transfert du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada stipule que lorsque des contributions sont remboursables, que les remboursements soient conditionnels ou non, les facteurs qui déterminent si un remboursement doit être effectué ainsi que le montant et les modalités du remboursement doivent être inclus dans les conditions de l'accord de contribution.

Les contributions à remboursement conditionnel ont pour but d'encourager l'innovation, par exemple, en aidant les entreprises à mettre au point et à commercialiser de nouveaux produits ou de nouveaux services, ou à diriger la création de partenariats de recherche ou de commercialisation. On considère généralement que ces contributions s'accompagnent d'un risque élevé, car le demandeur type est une entreprise en démarrage n'ayant pas d'antécédents financiers importants. Par conséquent, les ADR partagent le risque avec les bénéficiaires. Souvent, les conditions accompagnant les contributions à remboursement conditionnel consistent en un pourcentage établi des ventes des nouveaux produits.

Au vu des dossiers examinés pour l'APECA et DEC^{Note de bas de page [9]}, les conditions des contributions à remboursement conditionnel étaient indiquées dans les accords de contribution. La justification de la manière dont les conditions de remboursement avaient été déterminées n'était toutefois pas évidente dans les dossiers (ex. la raison du pourcentage particulier des ventes demandé, la manière dont on était arrivé à ce pourcentage, etc.). Les ADR n'avaient pas établi d'exigences relatives à la description des modalités selon lesquelles les conditions étaient déterminées. Le fait de documenter la manière dont les conditions de remboursement sont déterminées aide à justifier les décisions liées aux contributions à remboursement conditionnel, et montre qu'on a fait preuve d'une diligence raisonnable dans la détermination des conditions de remboursement.

Les trois ADR comptabilisent avec exactitude les comptes débiteurs des contributions dans le système des paiements de transfert.

La Directive sur la gestion des comptes débiteurs du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada stipule qu'il incombe au ministère de comptabiliser et de présenter avec exactitude toutes les transactions de comptes débiteurs dans les comptes ministériels.

L'audit a révélé que les trois ADR avaient comptabilisé les conditions de remboursement (y compris les modifications) des bénéficiaires dans le système des paiements de transfert avec exactitude et conformément à l'information sur les comptes débiteurs dans les accords de contribution.

Les trois ADR ont établi des politiques et des procédures de surveillance; cependant, la mise en œuvre de telles procédures pourrait être améliorée.

Aux termes de la Directive sur les paiements de transfert du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, on s'attend à ce que les organismes établissent une approche axée sur le risque pour la conception des programmes de paiements de transfert, ce qui comprend l'élaboration d'exigences concernant la surveillance des bénéficiaires.

Les trois ADR ont élaboré des politiques et des procédures de surveillance des comptes débiteurs des contributions. Il est toutefois ressorti de l'audit que les ADR n'avaient pas toutes élaboré des politiques et des procédures organisationnelles de surveillance.

Plus particulièrement, en ce qui concerne l'APECA, l'audit a révélé que, pour les dossiers ayant un nombre élevé de modifications, la fréquence de la surveillance des projets des bénéficiaires n'était pas ajustée afin de tenir compte des changements touchant la cote de risque des bénéficiaires. L'agence a indiqué que des améliorations ont été apportées à cet égard.

Pour DEC, l'audit a constaté que, sauf dans le cas d'un dossier examiné, il y avait des éléments probants indiquant qu'on procédait à l'examen des renseignements fournis à l'Agence par les bénéficiaires, comme les états financiers, et qu'on évaluait la capacité continue des bénéficiaires de rembourser leurs contributions.

L'examen des dossiers a aussi révélé que les pratiques de surveillance de FedDev Ontario n'étaient pas toujours conformes aux exigences de la politique et des procédures de l'Agence. Plus particulièrement, il n'y avait pas suffisamment d'éléments probants indiquant que l'Agence effectuait les activités de surveillance requises, comme mettre à jour les profils de risques des bénéficiaires, faire le suivi de certains renseignements déclarés et documenter clairement les examens des renseignements déclarés par les bénéficiaires.

Les ADR sont encouragées à poursuivre les efforts qu'elles déploient pour améliorer la mise en œuvre des procédures de surveillance. Les pratiques de surveillance, qui sont pleinement mises en œuvre conformément aux politiques et procédures organisationnelles de surveillance, qui elles-mêmes sont conformes aux politiques et aux directives du Conseil du Trésor, viennent soutenir la capacité des ADR de gérer et d'atténuer efficacement les risques, et montrent qu'une diligence raisonnable est exécutée à l'égard des fonds publics.

Les trois ADR ont mis en œuvre des contrôles concernant la perception ou le recouvrement des comptes débiteurs des contributions.

Aux termes de la Directive sur les paiements de transfert du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, on s'attend à ce que les comptes débiteurs soient constatés rapidement et à ce que des mesures soient prises à leur égard, et à ce que les recouvrements soient maximisés.

Toutes les ADR ont établi des unités de recouvrement (aussi appelées sections des comptes spéciaux), qui sont chargées de prendre des mesures concernant les comptes débiteurs et de maximiser les recouvrements pour les dossiers faisant l'objet d'un défaut de paiement, ou lorsque des difficultés financières évidentes ont une incidence sur la capacité de remboursement. L'audit a révélé que chaque ADR a mis en œuvre des processus et des procédures concernant le recouvrement des comptes débiteurs, conformément aux exigences du Conseil du Trésor. Une bonne pratique a été constatée à DEC, où l'on a établi, pour la gestion des dossiers faisant l'objet d'un recouvrement, un cadre ainsi que des politiques et des procédures décrivant les rôles et les responsabilités des divers représentants de l'Agence qui participent à la gestion de ces dossiers (ex. Opérations, Finances, Services de recouvrement, Services juridiques et Comité de radiation de l'Agence).

En outre, dans chaque ADR, le transfert des dossiers aux fins de perception et de recouvrement était soutenu comme il se doit par la documentation requise, notamment des éléments probants montrant que les dossiers étaient soumis à l'examen et à l'approbation de la direction.

Les trois ADR ont mis en œuvre des contrôles relatifs à la fermeture des comptes débiteurs des contributions.

La Ligne directrice sur le processus opérationnel commun en gestion financière^{Note de bas de page [10]} du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada fait mention de la gestion appropriée de la fermeture des dossiers des bénéficiaires.

Les ADR ont élaboré et documenté des procédures de clôture des projets pour s'assurer qu'il n'y a pas d'obligations en souffrance au moment de la fermeture du dossier d'un bénéficiaire. Il est ressorti de l'examen des dossiers que chaque ADR fermait les dossiers conformément à ses procédures, aux exigences des accords de contribution et à la ligne directrice du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.

On a aussi constaté une bonne pratique de la part de l'APECA, qui a élaboré une liste de contrôle de fin de projet en plus de ses directives et de ses procédures, ce qui aide les agents des programmes à s'assurer que les procédures de fermetures appropriées sont exécutées relativement aux comptes débiteurs des contributions.

Recommandation 3

L'APECA et DEC doivent veiller à ce que les éléments justifiant la détermination des conditions de remboursement pour les contributions à remboursement conditionnel soient documentés de manière explicite à l'appui de la conformité à la Directive sur les paiements de transfert du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.

Recommandation 4

L'APECA et FedDev Ontario doivent continuer de renforcer la mise en œuvre des politiques et procédures de surveillance des comptes débiteurs des contributions pour s'assurer de la conformité à la Directive sur les paiements de transfert du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.

Constatation 3 : Comptabilisation financière des comptes débiteurs liés aux contributions remboursables

La comptabilisation financière des comptes débiteurs pour les contributions remboursables vise à soutenir la communication de l'information financière sur les comptes débiteurs, et elle s'appuie sur la Politique sur les provisions pour évaluation de l'actif et du passif du Conseil du Trésor, la Directive sur la gestion des comptes débiteurs du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada et la réglementation fédérale, comme le Règlement sur les intérêts et les frais administratifs et le Règlement sur la radiation des créances.

L'audit a évalué dans quelle mesure la comptabilisation financière des comptes débiteurs liés aux contributions remboursables est conforme à la politique du Conseil du Trésor, à la directive du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada et à la réglementation applicable.

La comptabilisation financière des comptes débiteurs pour les contributions remboursables renvoie aux activités clés suivantes : la comptabilisation et le rapprochement des transactions de comptes débiteurs; la gestion de l'imposition d'intérêts et de frais administratifs pour les comptes en souffrance; la comptabilisation d'estimations concernant les provisions pour créances douteuses; la radiation des créances de bénéficiaires jugées irrécouvrables. La comptabilisation financière exacte contribue à la gestion efficace des comptes débiteurs et favorise la conformité à la politique du Conseil du Trésor, à la directive du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada et à la réglementation applicable.

La plupart des ADR rapprochent l'information financière liée aux comptes débiteurs pour les contributions remboursables qui est contenue dans le système de paiement de transfert et le système financier; cependant, des possibilités d'amélioration ont été constatées pour une ADR.

La Directive sur la gestion des comptes débiteurs du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada mentionne qu'il incombe au ministère de comptabiliser et de présenter avec exactitude toutes les transactions de comptes débiteurs dans les comptes ministériels.

Les trois ADR utilisent à la fois un système de paiement de transfert et un système financier pour comptabiliser les activités financières liées aux comptes débiteurs. Chaque ADR a établi des procédures pour veiller à ce que les transactions relatives aux comptes débiteurs des contributions soient comptabilisées dans les deux systèmes à l'appui des rapports de l'organisme.

Des possibilités d'améliorations ont été constatées pour FedDev Ontario en ce qui a trait au rapprochement entre ses deux systèmes afin d'assurer l'exactitude des renseignements financiers liés aux comptes débiteurs des contributions. Plus particulièrement, les dossiers examinés ont révélé certaines divergences entre l'information consignée dans le système de paiement de transfert et celle saisie dans le système financier de l'ADR. Au moment de l'audit, FedDev Ontario n'avait pas mis de procédures en place pour rapprocher ces données.

En l'absence d'un rapprochement approprié des données de ces deux systèmes, il existe un risque que l'information comptabilisée ne soit pas exacte ou complète, ce qui pourrait faire en sorte que des renseignements incorrects soient communiqués et utilisés pour prendre des décisions. Un rapprochement adéquat aide à s'assurer de l'exactitude des données du système financier qui servent à produire les états financiers de l'organisme, et montre que l'Agence se conforme à la directive du Conseil du Trésor. FedDev Ontario a récemment élaboré une orientation et des processus en matière de contrôle interne, après la période visée par la portée de l'audit.

Les pratiques d'imposition d'intérêts et de frais administratifs varient au sein des trois ADR.

Selon le Règlement sur les intérêts et les frais administratifs, dans le cas d'une contribution remboursable, l'intérêt doit être compté à la date de chaque versement prévu pour le remboursement selon les conditions de la contribution. La Directive sur la gestion des comptes débiteurs du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada mentionne qu'il incombe à l'organisme d'imposer les intérêts et les frais administratifs autorisés.

L'audit a révélé que l'APECA comptabilisait en temps opportun les intérêts et les frais administratifs visant les comptes en souffrance, et que les tarifs et les montants comptabilisés étaient exacts. L'APECA effectue un calcul quotidien de l'intérêt et l'applique au bénéficiaire. L'Agence a aussi mis en œuvre des procédures pour s'assurer que l'annulation des intérêts est approuvée comme il se doit.

Les pratiques de DEC relatives aux intérêts et aux frais administratifs pour les comptes en souffrance ne sont pas conformes aux exigences du Conseil du Trésor du Canada et du Règlement sur les intérêts et les frais administratifs. Par exemple, DEC calcule l'intérêt toutes les deux semaines et soumet une facture au bénéficiaire une fois que le principal a été remboursé (à l'exception des comptes en souffrance; dans ce cas-là, l'intérêt est calculé et imputé par l'unité de recouvrement), au lieu de compté l'intérêt à la date de chaque versement prévu pour le remboursement, conformément aux exigences.

FedDev Ontario impose des intérêts et des frais administratifs pour les comptes en souffrance, mais il n'impute pas les intérêts de la manière prescrite par la directive et la réglementation applicables. Plus particulièrement, durant la période visée par la portée de l'audit, il a été constaté que l'intérêt était calculé manuellement tous les mois dans une feuille de calcul Excel, au lieu d'être calculé tous les jours, conformément aux exigences. FedDev Ontario a indiqué que depuis le 1^er mars 2014, il a mis en œuvre, en collaboration avec Industrie Canada, un programme automatique de calcul de l'intérêt qui calcule l'intérêt dû relativement à une contribution remboursable le jour suivant la date d'échéance de remboursement du principal.

Le fait de s'assurer de l'exactitude des intérêts et des frais administratifs imposés contribue à la saine gestion des montants dus à l'État, et montre que l'on gère les fonds publics comme il se doit et que l'on se conforme à la directive du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada ainsi qu'à la réglementation.

Les trois ADR estiment et comptabilisent une provision pour créances douteuses à l'appui de la communication de l'information financière exacte sur les comptes débiteurs des programmes de contributions.

La Politique sur les provisions pour évaluation de l'actif et du passif du Conseil du Trésor exige que les comptes débiteurs liés aux programmes de contributions soient évalués en fonction de critères appropriés. Les critères guident les exigences en matière d'estimation et de déclaration concernant la provision pour créances douteuses.

Les ADR ont adopté des approches diverses concernant le calcul de la provision pour créances douteuses. Par exemple, l'APECA utilise une approche de pondération des risques et calcule la provision deux fois par année. On estime qu'il s'agit d'une bonne pratique, car elle permet à l'Agence d'effectuer un calcul en temps opportun, qui tient compte de l'information la plus récente. DEC et FedDev Ontario utilisent des approches qui sont similaires l'une à l'autre dans la mesure où ces organismes fondent leur calcul sur deux types de comptes (dossiers réguliers et dossiers en défaut). DEC prépare l'estimation de la provision pour créances douteuses une fois par année (en mars), et FedDev Ontario prépare l'estimation deux fois par année.

Bien que les approches adoptées par les ADR soient légèrement différentes, il est ressorti de l'audit qu'elles sont toutes conformes à la politique du Conseil du Trésor.

Une estimation appropriée de la provision pour créances douteuses vient soutenir la gestion financière et la prise de décisions par les ADR, et fait en sorte que l'actif soit déclaré de manière exacte dans les états financiers des organismes.

Les trois ADR ont établi et mis en œuvre des procédures pour gérer la radiation des comptes débiteurs.

La Directive sur la gestion des comptes débiteurs du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada stipule qu'il incombe au ministère de prendre des mesures en temps opportun pour toute radiation d'une créance lorsqu'un compte débiteur n'est pas entièrement réglé. En outre, le Règlement sur la radiation des créances énonce les exigences concernant la radiation des comptes débiteurs jugés irrécouvrables, ainsi que les critères applicables à l'évaluation des comptes irrécouvrables.

Il est ressorti de l'audit que chaque ADR a établi et mis en œuvre des procédures pour gérer la radiation des comptes débiteurs, ce qui comprend l'établissement de comités de radiation des créances. L'audit a révélé que les pratiques de radiation des créances des ADR étaient conformes aux exigences figurant dans le Règlement sur la radiation des créances. Cependant, comme il est indiqué à la constatation n^o 1, une possibilité d'amélioration concernant la séparation des pouvoirs en matière de radiation des créances a été constatée pour FedDev Ontario.

L'audit a montré que les dossiers de radiation examinés avaient été évalués en fonction des critères appropriés énoncés dans le Règlement sur la radiation des créances avant le début du processus de radiation, et que les dossiers avaient été approuvés par l'autorité compétente et soutenus par une documentation adéquate. L'audit a aussi révélé que les trois ADR comptabilisaient les montants radiés dans leurs états financiers annuels.

La prise de mesures en temps opportun concernant la radiation des créances vient soutenir l'exactitude des états financiers des ADR en assurant la comptabilisation exacte de leur situation financière, et favorise la conformité à la politique du Conseil du Trésor, à la directive du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada et à la réglementation applicable.

Comme il est mentionné plus haut, les trois ADR ont établi des procédures pour la communication de l'information financière sur les comptes débiteurs liés aux contributions remboursables dans les comptes des organismes, comme l'exige la Directive sur la gestion des comptes débiteurs du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, selon laquelle il incombe au ministère de comptabiliser et de présenter avec exactitude toutes les transactions de comptes débiteurs dans les comptes ministériels.

Recommandation 5

DEC et FedDev Ontario doivent veiller à ce que les politiques et procédures organisationnelles liées à l'imposition d'intérêts et de frais administratifs soient conformes au Règlement sur les intérêts et les frais administratifs.