Conditions de nomination à l'intention des membres des comités de vérification (2007)

1.1 Mécanisme de nomination

Sur recommandation du président du Conseil du Trésor, le Conseil du Trésor confirme les nominations, au moyen du Décret de nomination par le Conseil du Trésor qui précise la durée du mandat. Le décret doit également mentionner au sein de quel comité ministériel de vérification le membre est nommé et s’il s’agit d’un membre en titre ou du président du comité.

1.2 Durée du mandat

Les personnes nommées occupent leur charge à titre amovible. La nomination peut être révoquée en tout temps, sans préavis ni indemnité additionnelle.

1.3 Date de la nomination

La date indiquée sur le Décret de nomination par le Conseil du Trésor constitue la date d’entrée en vigueur de la nomination.

1.4 Acceptation de la nomination

Pour signifier qu’elle accepte la nomination, la personne nommée doit retourner une copie signée du formulaire d’acceptation de la nomination au Secrétariat du recrutement et du perfectionnement du Comité de vérification dans les trente jours suivant sa réception. En signant la lettre de nomination, la personne nommée atteste qu’elle a lu les conditions de nomination, convient de s’y conformer et accepte la nomination.

1.5 Mandat et renouvellement

À moins d’indication contraire, les mandats sont de quatre ans, renouvelable une seule fois à la discrétion du Conseil du Trésor, pour une autre période d’au plus quatre ans.

1.6 Démission

Lorsqu’une personne nommée démissionne, elle doit envoyer une lettre de démission à l’administrateur général du ministère auquel est rattaché le comité de vérification dont elle fait partie (ci après appelé « l’administrateur général ») et le contrôleur général du Canada. La lettre doit préciser les motifs de la démission (p. ex. raisons personnelles, désaccord avec quelqu’un ou à propos d’une décision, conflit d’intérêt).

1.7 Indemnisation et services juridiques

Le conseil du Trésor a approuvé une exception à la Politique du Conseil du Trésor sur l’indemnisation des fonctionnaires de l’État et sur la prestation de services juridiques à ces derniers afin que les personnes nommées par le Conseil du Trésor soient réputées d’être des « fonctionnaires de l’État » aux fins de la politique, jusqu’à ce que celle ci soit modifiée.

1.8 Rémunération

La rémunération sera établie selon un taux journalier, selon le barème 1, sauf indication contraire. La liste 2 indique les ministères et les organismes du niveau I (niveaux de référence de plus de 1 MM$).

Liste 2 : Ministères et organismes du niveau I

• Agriculture et Agroalimentaire Canada
• Agence des services frontaliers du Canada
• Patrimoine canadien
• Agence canadienne de développement international
• Citoyenneté et Immigration
• Service correctionnel du Canada
• Environnement Canada
• Finances Canada
• Pêches et Océans Canada
• Affaires étrangères et Commerce international Canada
• Santé Canada
• Ressources humaines et Développement social Canada
• Affaires indiennes et du Nord Canada
• Industrie Canada
• Justice Canada
• Défense nationale
• Ressources naturelles Canada
• Travaux publics et Services gouvernementaux Canada
• Gendarmerie royale du Canada
• Transports Canada
• Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
• Anciens combattants Canada

1.9 Frais de voyage en service commandé et autres dépenses

La Directive sur les voyages du Conseil du Trésor, telle qu’elle s’applique au groupe de la direction de la fonction publique, doit régir le remboursement des frais de voyage engagés par les personnes nommées par le Conseil du Trésor à titre de membres de comités ministériels de vérification. Les autres frais et les dépenses supplémentaires, directement reliés à l’exercice des fonctions en tant que personne nommée pour un comité de vérification, seront remboursés au prix coûtant.

2.1 Réunions

Les personnes nommées doivent assister aux réunions du comité de vérification qui auront lieu habituellement dans la région de la Capitale nationale au moins quatre fois par année comme le décide le président. Elles doivent assister à d’autres réunions ou téléconférences, au besoin. Par ailleurs, elles doivent préparer des présentations par écrit, des rapports et des analyses, participer aux présentations, aux séances d’information et aux évaluations et assumer d’autres fonctions connexes, au besoin.

3.1 Objet

L’objet du présent code est d’accroître la confiance du public dans l’intégrité des membres du comité de vérification et dans le processus décisionnel au gouvernement

• tout en encourageant des personnes expérimentées et compétentes à se porter candidat et à accepter une nomination;
• tout en facilitant les échanges entre les secteurs privé et public;
• en établissant de claires règles de conduite en ce qui concerne les conflits d’intérêts et les pratiques d’après-mandat pour les personnes nommées;
• en réduisant au minimum la possibilité que des conflits surviennent entre les intérêts privés et les responsabilités publiques des personnes nommées et en prévoyant des mesures pour résoudre de tels conflits dans l’intérêt du public, s’ils surviennent.

3.2 Principes

Les personnes nommées sont tenues d’exécuter leurs fonctions dans l’intérêt du public. Leur impartialité doit être irréprochable. Par conséquent, on a élaboré un Code sur les conflits d’intérêts et la conduite éthique en se fondant sur la Partie I du Code régissant la conduite des titulaires de charge publique en ce qui concerne les conflits d’intérêt et l’après mandat.

Le code renferme des normes qui visent à maintenir et à augmenter la confiance du public dans l’intégrité des personnes nommées. Il énonce les principes à suivre afin d’éviter les conflits réels ou apparents entre les intérêts privés et les responsabilités publiques des membres.

Normes d’éthique

Les personnes nommées doivent agir avec honnêteté et selon des normes supérieures en matière d’éthique de façon à préserver et à accroître la confiance du public dans l’intégrité, l’objectivité et l’impartialité du gouvernement.

Examen public

Les personnes nommées ont l’obligation d’exercer leurs fonctions officielles et d’organiser leurs affaires personnelles d’une manière si irréprochable qu’elle puisse résister à l’examen public le plus minutieux; pour s’acquitter de cette obligation, il ne leur suffit pas simplement d’observer la loi.

Prise de décisions

Dans l’exercice de leurs fonctions officielles, les personnes nommées doivent prendre toute décision dans l’intérêt public et d’après le bien fondé de chaque cas.

Intérêts privés

Les personnes nommées ne doivent pas conserver d’intérêts personnels sur lesquels les activités gouvernementales auxquelles ils participent pourraient avoir une influence quelconque.

Intérêt public

Dès leur nomination, les personnes nommées doivent organiser leurs affaires personnelles de manière à éviter les conflits d’intérêt réels, potentiels ou apparents; l’intérêt public doit toujours prévaloir dans les cas où les intérêts des personnes nommées entrent en conflit avec leurs fonctions et responsabilités officielles.

Commentaire public

La personne nommée doit respecter les protocoles établis par le ministère en ce qui concerne les commentaires publics. Si aucun protocole de ce genre n’existe, la personne nommée doit consulter l’administrateur général pour se faire conseiller par lui avant de faire des commentaires publics au sujet de questions dont est saisi le comité de vérification.

Avantages personnels

Le travail de la personne nommée ne doit pas donner lieu à des avantages financiers personnels ou privés ou d’autres avantages considérables pour la personne nommée ou pour les familles ou entreprises ayant un lien avec elle. (Les avantages personnels n’incluent pas les paiements journaliers versés à la personne nommée en sa qualité de membre du comité de vérification.)

Devoir de divulgation

La personne nommée doit informer l’administrateur général du ministère de toute circonstance qui pourrait avoir un effet négatif ou nuisible sur ses capacités d’accomplir les fonctions qui lui incombent.

Devoir d’informer et devoir de démissionner – Conflit d’intérêt

L’indépendance de la personne nommée est claire, en raison de l’absence d’un intérêt personnel et financier direct et indirect, réel et perçu, chez elle et chez des membres de sa famille, associés ou concurrents ET en raison de sa capacité personnelle et disposition à insister auprès de la direction, du dirigeant de la vérification et du Bureau du vérificateur général que soient explorés des pratiques et des sujets de préoccupation au sein du ministère. Il s’agit aussi pour elle d’appliquer à fond ce principe en maintenant sa contestation de rapports ou de pratiques considérées comme incompatibles avec les faits ou avec les pratiques acceptables  —  même lorsque des collègues au comité risquent de ne pas partager le même avis. La conséquence de ce devoir est qu’il faut informer directement l’administrateur général dans une pareille situation. La sauvegarde de l’indépendance peut aboutir à une décision mutuelle de mettre fin à la nomination.

Cadeaux, marques d’hospitalité et autres avantages

Mis à part les cadeaux secondaires, les marques d’hospitalité habituelles et les autres avantages d’une valeur minime, il est interdit aux personnes nommées et à leurs familles de solliciter ou d’accepter le transfert de valeurs économiques, sauf s’il s’agit de transferts résultant d’un contrat exécutoire ou d’un droit de propriété.

Traitement préférentiel

Il est interdit aux personnes nommées de se prévaloir de leur poste pour venir en aide à une personne physique ou morale, lorsque cela pourrait donner lieu à un traitement de faveur.

Position d’initié

Il est interdit aux personnes nommées d’utiliser à leur propre avantage ou bénéfice des renseignements obtenus dans l’exercice de leurs fonctions et responsabilités officielles qui, de façon générale, ne sont pas accessibles au public.

Biens du gouvernement

Il est interdit aux personnes nommées d’utiliser directement ou indirectement les biens du gouvernement, y compris les biens loués, ou d’en permettre l’usage à des fins autres que les activités officiellement approuvées.

Après mandat

À l’expiration de leur mandat, les personnes nommées ne peuvent pas tirer un avantage du poste qu’ils ont occupé. De plus, il est interdit aux personnes nommées de faire des propositions aux ministères où elles ont agi comme membres de comités de vérification ou de solliciter du travail auprès de ceux-ci dans l’année qui suit la fin de leur mandat.

Sollicitation de fonds

Il est interdit aux personnes nommées de solliciter des fonds auprès d’un particulier, d’un groupe, d’un organisme ou d’une entreprise, lorsque l’exercice d’une telle activité peut les placer en situation d’obligation incompatible avec leurs fonctions publiques.

Respect de l’administration du Code

Il incombe aux personnes nommées de respecter l’administration du présent code et de faire preuve de retenue lorsqu’elles commentent les questions dont le comité est saisi.

4.1 Base et méthode de paiement

Sauf indication contraire, la personne nommée sera rémunérée à un taux journalier ferme, pour l’exécution des fonctions et responsabilités en tant que membre du comité de vérification, conformément à l’article 1.8, barème 1 et liste 2.

Un jour est défini comme étant 7.5 heures. Le paiement versé pour les services accomplis correspondra aux jours durant lesquels le membre du comité de vérification a effectivement accompli les fonctions et responsabilités énoncées au barème 3, sans dispositions spéciales prévoyant des congés annuels, jours fériés ou congés de maladie. Dans certains cas, si le nombre d’heures travaillées est supérieur ou inférieur à une journée, le taux journalier sera calculé au prorata.

Les dépenses de voyage et de subsistance, engagées en bonne et due forme et raisonnablement par les personnes nommées, dans le cadre de la prestation de services en tant que membres du comité de vérification et autorisées par l’administrateur général, seront remboursées au prix coûtant, sans majoration, en conformité avec les règles concernant les indemnités de repas, de véhicule privé et de faux frais figurant aux annexes B, C, D de la Directive sur les voyages et avec d’autres dispositions de la directive s’adressant aux « voyageurs » plutôt qu’aux « employés ». Les personnes nommées pourront se prévaloir des autorisations spéciales de voyager prévues pour le groupe de la direction.

Les autres dépenses accessoires tels que les appels interurbains, les frais de copie de documents, etc., engagées raisonnablement et en bonne et due forme dans l’exécution des fonctions des membres du comité de vérification seront remboursées au prix coûtant, sans majoration.

Le paiement ne sera effectué qu’une fois par mois ou moins fréquemment, à condition que la demande de paiement soit soumise au point de contact ministériel. La demande de paiement doit inclure les renseignements suivants :

• le nom de la personne nommée et l’adresse à laquelle le paiement devrait être envoyé
• la période sur laquelle porte la demande
• le nombre de jours effectifs pendant lesquels les services ont été dispensés durant la période visée, accompagné d’une feuille de temps
• le montant à payer (nombre de jours travaillés multiplié par le taux journalier approprié)
• les frais de voyage et de subsistance encourus durant la période ou une période antérieure, en conformité avec la Directive sur les voyages du Conseil du Trésor
• les autres frais encourus durant la période ou une période antérieure
• le montant total de la demande
• des copies des reçus faisant état des dépenses de voyage et de subsistance et des autres faux frais dont le remboursement est demandé
• le nom et numéro de téléphone d’un point de contact

4.2 Établissement et gestion des jours de service

Le président ou un membre régulier d’un comité de vérification, dans des circonstances normales, n’est pas supposé accomplir les fonctions et responsabilités qui lui incombent de par sa nomination au comité au-delà d’un nombre estimé de jours par an. Au début de chaque année civile, le point de contact communique le nombre de jours de service prévus pendant la durée de la nomination et toute prolongation de celle-ci.

À titre indicatif, il est prévu qu’une personne nommée dans un ministère de niveau 1 assurera jusqu’à 30 jours de service par an, à titre de président, et jusqu’à 20 jours par an, en tant que membre régulier. On s’attend à ce que le niveau de service à assurer par le président et membres réguliers des comités dans d’autres organisations soit un peu moins élevé.

Une fois que le nombre annuel de jours de service de la personne nommée a été fixé pour l’année, celle ci ne peut soumettre des demandes de paiement pour un nombre supérieur de jours, sauf s’il en a été décidé autrement par l’administrateur général. Si la personne nommée doit travailler des journées additionnelles, elle doit présenter, par écrit, une demande des journées additionnelles requises pour accomplir les fonctions durant l’année tout en y joignant une explication et des documents à l’appui lorsque c’est possible. Le point de contact peut à ce moment là augmenter, selon le besoin et par écrit, le nombre de jours pour lesquels un remboursement peut être demandé.

4.3 Point de contact ministériel

En ce qui concerne la nomination, il faut désigner un « point de contact » et en informer la personne nommée. Le point de contact représente le ministère auquel la personne nommée a été assignée. Le point de contact a comme responsabilité de préciser et de gérer le nombre de jours de service qui sont censés être assurés et de fournir de l’aide à la personne nommée pour les questions administratives ayant trait à la nomination et est la personne à laquelle la personne nommée envoie les demandes de paiement. La personne nommée devrait communiquer avec le point de contact pour régler toute question administrative, et notamment pour obtenir les autorisations de sécurité nécessaires.

4.4 Sécurité

Aux termes de l’article 2.1 de la Norme sur la sécurité du personnel – 2 04 de la Politique du gouvernement sur la sécurité, les personnes doivent se soumettre à une enquête de sécurité si elles ont accès à des biens et à des renseignements délicats. Une des conditions de la nomination de la personne nommée est qu’elle doit avoir obtenu ou être en mesure d’obtenir, dans un délai raisonnable, une autorisation de sécurité valide au niveau secret émise par un organisme de sécurité reconnu du gouvernement fédéral. Certaines organisations peuvent exiger une autorisation de sécurité à un niveau plus élevé. Avant d’entreprendre ses fonctions, la personne nommée doit faire l’objet d’une vérification de fiabilité et obtenir une attestation de fiabilité. Le point de contact ministériel aidera la personne nommée à obtenir les cotes appropriées. Il est interdit à la personne nommée d’avoir accès à de l’information classifiée avant d’avoir obtenu la cote de sécurité voulue.

Sauf indication contraire, il est interdit à la personne nommée d’emporter de l’information « protégée ou classifiée » d’installations gouvernementales à moins qu’elle soit titulaire d’une vérification d’organisation désignée (VOD) valide. Si nécessaire, le point de contact aidera la personne nommée à obtenir la cote nécessaire.

4.5 Non divulgation d’information

Dans le cadre de ses fonctions, il se peut que la personne nommée ait accès à de l’information protégée ou classifiée du gouvernement du Canada y compris à des états financiers, des plans d’activités et des documents du Cabinet. La personne nommée doit protéger la nature confidentielle de cette information protégée ou classifiée.

Sauf s’il en est décidé autrement, il est interdit à la personne nommée de révéler, de copier ou de fournir de l’information protégée ou confidentielle à un tiers. De plus, il lui est interdit de divulguer les activités, opérations, décisions ou recommandations du comité de vérification à des tiers ou d’en discuter avec eux.