Rapport annuel au Parlement sur l’application de la Loi sur la protection de la vie privée Le 1er avril 2023 au 31 mars 2024

Introduction

Le Service canadien d’appui aux tribunaux administratifs (SCDATA) a le plaisir de présenter au Parlement son rapport annuel sur l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels (la Loi). L’article 72 de la Loi exige que la personne responsable de chaque institution du gouvernement fédéral prépare et soumette un rapport annuel au Parlement sur l’application de la Loi chaque année financière. Le présent rapport donne un aperçu des activités du SCDATA dans le cadre de la mise en œuvre de la Loi au cours de l’exercice commençant le 1er avril 2023 et se terminant le 31 mars 2024.

La Loi sur la protection des renseignements personnels vise à protéger la vie privée des particuliers en ce qui a trait aux renseignements personnels détenus par une organisation gouvernementale à leur sujet et à donner à ces personnes le droit d’accès à l’information personnelle les concernant. Elle protège aussi les renseignements personnels des gens en assurant un contrôle important sur la façon dont ces renseignements sont recueillis, utilisés et communiqués.

Le SCDATA s’engage à respecter l’esprit et l’intention de la Loi afin de favoriser l’établissement d’une culture axée sur l’ouverture et la transparence tout en assurant la protection de la vie privée des personnes en ce qui a trait aux renseignements personnels qu’il détient à leur sujet.

Le présent rapport annuel n’est pas destiné à satisfaire aux exigences en matière de déclaration pour les filiales non opérationnelles (« papier ») de l’institution ou pour toute autre institution non opérationnelle.

Mandat du SCDATA

Le SCDATA a été créé avec l’entrée en vigueur, le 1er novembre 2014, de la Loi sur le Service canadien d’appui aux tribunaux administratifs. Il est responsable de fournir des services de soutien et des installations à 11 tribunaux administratifs fédéraux au moyen d’un guichet unique et intégré. Le SCDATA offre également des locaux et un soutien administratif au Conseil national mixte, en plus d’appuyer le Tribunal de la protection de l’environnement du Canada conformément à un protocole d’entente (PE) conclu avec Environnement et Changement climatique Canada.

Ces services comprennent les services spécialisés qui sont requis par chacun des tribunaux (p. ex., services de greffe, recherche et analyse, services juridiques et toute autre activité liée au mandat ou aux dossiers particuliers d’un tribunal), ainsi que des services internes (p. ex., ressources humaines, services financiers, gestion et technologies de l’information, aménagement des locaux, sécurité, planification et communications). Par ces services spécialisés, le SCDATA contribue à améliorer l’accès à la justice pour les Canadiens. Le ministre de la Justice et procureur général du Canada est responsable du SCDATA. Les services de soutien du SCDATA sont destinés aux tribunaux administratifs suivants :

Commission de révision agricole du Canada (CRAC)

La Commission est un tribunal administratif indépendant qui rend des décisions impartiales concernant les sanctions administratives pécuniaires et avertissements imposés pour des violations alléguées en matière de lois et de règlements dans le secteur agricole et agroalimentaire fédéral.

Conseil canadien des relations industrielles (CCRI)

Le CCRI est un tribunal quasi judiciaire indépendant et représentatif. Il a pour mandat de favoriser l’établissement et le maintien de relations du travail harmonieuses dans les secteurs d’activités relevant de la compétence fédérale. Il veille également à ce que les milieux de travail fédéraux respectent les lois sur la santé et la sécurité et les normes d’emploi minimales.

Le CCRI est chargé d’interpréter et d’appliquer la partie I (Relations du travail) et certaines dispositions de la partie II (Santé et sécurité au travail), de la partie III (Durée normale du travail, salaire, congés et jours fériés) et de la partie IV (Sanctions administratives pécuniaires) du Code.

Le CCRI est également chargé d’interpréter et d’appliquer la partie II (Relations professionnelles) de la Loi sur le statut de l’artiste et de trancher les appels interjetés en vertu de la Loi sur le Programme de protection des salariés.

Commission canadienne d’examen des exportations de biens culturels (CCEEBC)

La CCEEBC est habilitée en vertu de la Loi sur l’exportation et l’importation de biens culturels (la Loi) à donner accès à la justice aux parties demanderesses cherchant la révision de demandes de licence d’exportation de biens culturels refusées. La Commission est, en outre, habilitée à administrer les dispositions de la Loi qui soutiennent l’acquisition, la préservation, l’échange et l’accès aux biens culturels au sein du Canada. Elle remplit une fonction essentielle en enrichissant les collections publiques du Canada et en contribuant à la préservation des biens culturels d’intérêt exceptionnel et/ou d’importance nationale.

Tribunal canadien des droits de la personne (TCDP)

Le TCDP entend des affaires de discrimination qui concernent des organisations sous réglementation fédérale, comme les forces armées, les transporteurs aériens, les entreprises de camionnage interprovinciales, les banques et la fonction publique fédérale. Les membres du Tribunal instruisent les plaintes de discrimination qui sont envoyées par la Commission canadienne des droits de la personne au Tribunal. Le TCDP a également un mandat aux termes de la Loi sur l’équité salariale (La LES). Selon la LES, les employeurs sont tenus d’adopter une approche proactive afin de verser une rémunération égale aux hommes et aux femmes qui effectuent un travail de valeur égale. Le TCDP se prépare à rendre des décisions en vertu de la Loi canadienne sur l’accessibilité. Le tribunal décidera les appels de certaines décisions rendues par le commissaire à l’accessibilité.

Tribunal canadien du commerce extérieur (TCCE)

Le TCCE est reconnu, au Canada et sur la scène internationale, pour sa capacité à statuer sur des différends commerciaux de manière rigoureuse, équitable, transparente et en temps opportun. Le Tribunal fournit aux entreprises canadiennes et étrangères des décisions à la suite d’enquêtes sur des recours commerciaux, d’enquêtes sur des marchés publics du gouvernement fédéral et d’appels en matière de droits de douane et de taxe d’accise. À la demande du gouvernement, le Tribunal fournit des conseils en matière économique et tarifaire.

Tribunal de la concurrence (TC)

Le TC est un tribunal administratif spécialisé alliant les domaines de l’économie et des affaires à celui du droit. Le Tribunal est un organisme strictement décisionnel, indépendant de tout ministère.

Les affaires dont il est saisi traite de questions de fusionnements d’entreprises, d’abus de position dominante, d’accords entre concurrents, de refus de se conformer, du maintien des prix, d’autres pratiques restrictives du commerce, des accords de spécialisation, de prix à la livraison, les jugements étrangers, dispositions législatives et directives nuisant à l’activité économique au Canada ainsi que les refus d’approvisionnement de fournisseurs étrangers.

Les causes dont le Tribunal est saisi sont habituellement d’intérêt national, de grande envergure et hautement complexes et peuvent être associées à des enjeux financiers importants et se répercuter directement sur la capacité concurrentielle de l’entreprise privée et de l’industrie.

Commission des relations de travail et de l’emploi dans le secteur public fédéral (CRTESPF)

La CRTESPF est un tribunal indépendant quasi judiciaire établi par la Loi sur la Commission des relations de travail et de l’emploi dans le secteur public fédéral (LCRTESPF), qui est entrée en vigueur le 1er novembre 2014. La CRTESPF est chargée de l’administration des régimes de négociation collective et d’arbitrage des griefs dans la fonction publique fédérale et au Parlement. La CRTESPF est également responsable du règlement des plaintes en matière de dotation liées aux nominations internes et aux mises à pied dans la fonction publique fédérale. Elle peut également recevoir des plaintes à propos des nominations qui ont été faites afin de se conformer à une ordonnance d’une décision précédente de la CRTESPF, ainsi que les révocations de nominations internes.

Tribunal de la protection des fonctionnaires divulgateurs d’actes répréhensibles (PSDPT)

Le PSDPT a été créé en 2007. C’est un organisme quasi judiciaire qui fonctionne indépendamment de tout ministère fédéral canadien. Le tribunal a été créé pour accroître la confiance du public dans l’intégrité des fonctionnaires et pour protéger contre les représailles ceux qui dénoncent des actes répréhensibles.

Tribunal de la sécurité sociale du Canada (TSS)

Le Tribunal de la sécurité sociale (TSS) est un tribunal administratif indépendant qui rend des décisions sur des appels liés à la sécurité sociale. Le TSS a pour mission d’offrir à la population canadienne un processus d’appel simple, rapide et équitable.

Le TSS juge des appels qui portent sur :

• les prestations d’assurance-emploi;

• les prestations d’invalidité du Régime de pensions du Canada (RPC);

• d’autres prestations du RPC;

• les prestations de la Sécurité de la vieillesse et du Supplément de revenu garanti.

Tribunal des revendications particulières Canada (SCT)

Le SCT, mis sur pied le 16 octobre 2008, s’inscrit dans la politique La Justice, enfin du gouvernement fédéral et est le produit d’une initiative conjointe historique avec l’Assemblée des Premières Nations visant à accélérer le règlement des revendications particulières afin que les Premières Nations revendicatrices obtiennent justice et que le gouvernement, l’industrie et l’ensemble des Canadiens soient fixés.

Le Tribunal a compétence sur les revendications non acceptées aux fins de négociation après trois ans ou, si elles sont acceptées, pour lesquelles la négociation n’a pas donné lieu à un règlement après trois ans. L’instruction des revendications par le Tribunal ne constitue pas une procédure d’appel ou de contrôle de la décision de la ministre des Relations Couronne-Autochtones.

Tribunal d’appel des transports du Canada (TATC)

Le mandat du TATC est de tenir des audiences indépendantes en révision ou en appel, à la demande des parties concernées, à la suite de mesures administratives et de l’application de la loi prises par le ministre des Transports et l’Office des transports du Canada, et ce, dans tous les secteurs des transports au Canada.

Tribunal de la protection de l’environnement du Canada (TPEC)

Le TPEC est constitué d’un groupe d’arbitres experts (appelés « réviseurs ») qui sont chargés de réviser de façon impartiale les sanctions administratives pécuniaires (« SAP ») et les ordres d’exécution émis par les agents d’application de la loi d’Environnement et changement climatique Canada (« ECCC »). Le TPEC, anciennement connu sous le nom de Révision de la protection de l’environnement Canada, est entièrement indépendant d’ECCC.

Conseil national mixte (CNM)

Le Conseil national mixte de la fonction publique du Canada est la tribune de choix pour l’élaboration conjointe, la consultation et l’échange d’information entre le gouvernement à titre d’employeur et les agents négociateurs de la fonction publique.

Sous l’égide du Conseil national mixte (CNM), les parties travaillent en étroite collaboration pour résoudre des problèmes et définir des conditions d’emploi qui s’appliquent à l’ensemble de la fonction publique. Parmi les sujets traités au CNM, on retrouve les voyages en service commandé, la réinstallation, l’aide au transport quotidien, les postes isolés et les logements de l’État, les directives sur le service extérieur, le réaménagement des effectifs, la sécurité et la santé au travail, la prime au bilinguisme et le régime de soins de santé de la fonction publique.

Structure organisationnelle

Le bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) est chargé de l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels (la Loi) au nom du SCDATA. Son mandat consiste à assurer la conformité aux lois, aux règlements et à la politique gouvernementale ainsi qu’à élaborer des directives et des normes ministérielles pour tout ce qui touche la Loi. La responsabilité liée aux pouvoirs, aux devoirs et aux fonctions relatifs à l’administration de la Loi a été officiellement établie et elle est énoncée dans le décret de délégation en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et du Règlement sur l’accès à l’information signé par l’administrateur en chef du SCDATA. (Annexe A – Décret de délégation).

Au sein du SCDATA, l’administrateur en chef délègue ses pouvoirs, son autorité et ses responsabilités au :

• Directrice générale ou directeur général, Direction des services de gestion;

• Secrétaire ministériel;

• Gestionnaire de l’AIPRP, bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels.

En tant que coordinatrice de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée du SCDATA, la gestionnaire du bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels dispose d’une délégation de pouvoir sur les questions relatives à l’accès à l’information et la protection de la vie privée. Le bureau de l’AIPRP fait partie du secrétariat ministériel, qui se trouve au sein de la direction des services de gestion de l’organisation. C’est l’organe central de coordination pour toutes les demandes reçues par le SCDATA en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Le bureau est composé d’une gestionnaire et de deux analystes. Le bureau de l’AIPRP a bénéficié des services de soutien d’un consultant de l’AIPRP spécialisé dans les activités liées à la protection de la vie privée au cours de la période couverte par le présent rapport.

Le bureau de l’AIPRP reçoit, coordonne et traite les demandes conformément à la Loi, sensibilise l’organisation et s’acquitte de ses responsabilités en matière d’établissement de rapports concernant la Loi. Le bureau de l’AIPRP fournit également des conseils d’experts et des orientations à la haute direction et au personnel du SCDATA sur des questions relatives à demande et l’interprétation de la Loi.

Le SCDATA n’a conclu aucun accord de service en vertu de l’article 73.1 de la Loi sur la protection des renseignements personnels au cours de la période couverte par le présent rapport. 

Rendement de 2023-2024

Cette section présente les principaux renseignements sur le rendement du Ministère pour l’exercice 2023-2024. Voir l’annexe B pour le rapport statistique complet.

Au cours de la période couverte par ce rapport, le SCDATA a reçu un total de 211 demandes formelles, ce qui est comparable à l’année précédente (214 demandes) (tableau 1). Ces demandes s’ajoutent aux 6 demandes reportées de l’exercice précédent, soit un total de 217 demandes actives. Des 217 demandes, 216 ont été traitées. Au dernier jour de la période de déclaration, une demande a été reportée de l’exercice 2023-2024 à la période de déclaration 2024-2025, et cette demande respecte toujours les délais prévus par la Loi.

Le SCDATA a répondu à 213 demandes officielles de protection de la vie privée dans les délais prescrits par la Loi, ce qui représente 99 % des 216 demandes clôturées en 2023-2024.

Le nombre de demandes reçues au cours des dernières années a augmenté de façon exponentielle, passant de 15 au cours de l’exercice 2017-2018 à 211 en 2023-2024 (voir le tableau 1 ci-dessous). Cette évolution est probablement due à la notoriété croissante de l’ATSSC en tant qu’institution, ainsi qu’à la mise en œuvre du service de demandes d’AIPRP en ligne (SDAL) en 2018-2019. Cette mise en œuvre a donné lieu à un plus grand nombre de demandes soumises en ligne.

Le nombre de pages traitées a augmenté, passant d’environ 209 pages pour l’exercice 2016-2017 à près de 3 500 pages pour l’exercice 2023-2024. Nous notons également que certains exercices (2018-2019, 2019-2020, 2022-2023) ont connu une augmentation substantielle du nombre de pages traitées. Une grande partie de ces augmentations sont attribuables à la quantité de demandes traitées.

Au cours des derniers exercices, le taux de conformité du SCDATA pour les demandes traitées dans les délais législatifs a été supérieur à 93 %. Les 3 dernières périodes de déclaration ont donné lieu à un taux de conformité net de 99 %, tout en observant une augmentation du nombre de demandes reçues et du nombre de pages traitées.

Formation et sensibilisation

Pour améliorer la connaissance et la compréhension de la Loi dans l’ensemble du SCDATA, des sessions de formation et de sensibilisation ont été organisées par le bureau de l’AIPRP.

Le bureau de l’AIPRP dispense régulièrement des formations informelles l’application législation relative à l’AIPRP aux agentes et agents de liaison ministériels. Les agentes et agents de liaison aident le bureau de l’AIPRP à produire les documents demandés et à fournir des informations sur l’objet des demandes.

Les membres du personnel du SCDATA ont suivi la formation sur les principes fondamentaux de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée (COR502), proposée en ligne par l’École de la fonction publique du Canada. Dans le cadre de cette initiative, le bureau de l’AIPRP a élaboré et coordonné un régime d’action visant à garantir le respect par le SCDATA des nouvelles exigences énoncées dans la directive relative aux demandes d’informations personnelles et à la correction des informations personnelles. Ainsi, 514 membres du personnel ont suivi le cours, ce qui représente 81 % du personnel du SCDATA. Le SCDATA poursuivra ses efforts pour améliorer la connaissance et la compréhension de la Loi.

Le bureau de l’AIPRP a été l’un des premiers à adopter la solution logicielle de nouvelle génération pour le traitement des demandes d’AIPRP, pilotée par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada. Le bureau de l’AIPRP est passé de notre ancien système à la nouvelle solution logicielle (ATIPXpress) et était pleinement opérationnel à la fin de la période couverte par le présent rapport. En outre, le bureau de l’AIPRP a créé du matériel pédagogique et formé nos agentes et agents de liaison à l’utilisation du nouveau logiciel.

Au cours de la période couverte par le présent rapport, le bureau de l’AIPRP a créé un manuel interne de vérification de l’identité. Ce manuel fournit la procédure à suivre pour valider de manière efficace et cohérente l’identité d’une personne lorsqu’elle soumet une demande d’AIPRP.

Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives

Le SCDATA s’appuie sur l’ensemble des instruments de politique et d’orientation du Conseil du Trésor en matière d’accès à l’information. Au cours de la période couverte par le présent rapport, le SCDATA n’a mis en œuvre aucune politique, ligne directrice ou procédure nouvelle ou révisée propre à l’institution.

Initiatives et projets visant à améliorer la protection de la vie privée

Pour maintenir un niveau élevé d’excellence et améliorer continuellement le service à la clientèle en vertu de la Loi, le bureau de l’AIPRP a entrepris les initiatives suivantes :

• a répondu à 30 demandes de conseils en matière de protection de la vie privée adressées à diverses directions et secrétariats de tribunaux. Ces réponses comprenaient des conseils en matière de protection des renseignements personnels concernant l’examen des rapports en vue de leur communication, l’élaboration d’avis sur la protection des renseignements personnels et le renforcement général de notre position en matière de protection des renseignements personnels.

• Mise en œuvre d’un nouveau processus interne simplifié pour la récupération des données. Plus précisément, toutes les demandes d’AIPRP concernant les services internes du SCDATA sont envoyées au bureau de la direction générale (BDG) en tant que bureau de première responsabilité (BPR). Ce nouveau processus permet une plus grande efficacité avec la récupération des données et facilite le traitement des demandes.

Le bureau de l’AIPRP a déployé des efforts considérables pour sensibilisation du SCDATA à la protection de la vie privée par divers moyens, comme indiqué ci-dessus, ainsi que pour rencontrer la direction générale et les cadres au sujet des procédures d’AIPRP et des défis actuels, afin de continuer à moderniser et à affiner nos opérations.

Sommaire des enjeux clés et mesures prises à l’égard des plaintes

Pour cette période de rapport, l’ATSSC n’a reçu aucune nouvelle plainte en vertu de la Loi.

Atteintes importantes à la vie privée

Une atteinte à la vie privée désigne l’accès, la collecte, l’utilisation, la divulgation, la conservation ou l’élimination inappropriés ou non autorisés d’informations à caractère personnel. Une violation importante concerne des informations personnelles dont on peut raisonnablement s’attendre à ce qu’elles causent un préjudice grave à la personne concernée ou qu’elles impliquent un grand nombre de personnes concernées. Au cours de la période couverte par le présent rapport, aucune atteinte substantielle à la vie privée n’a été constatée au sein de du SCDATA. Par conséquent, aucune atteinte importante à la vie privée n’a été signalée au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (CPVP) ni au Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT).

Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

Les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) servent à repérer les risques éventuels d’entrave à la vie privée que posent les programmes et services du gouvernement fédéral, qu’ils soient nouveaux ou remaniés. Elles contribuent aussi à éliminer ces risques ou à les ramener à un niveau acceptable.

Au cours de la période de déclaration, le SCDATA n’a réalisé aucune EFVP.

Divulgations dans l’intérêt public

Conformément au paragraphe 8(2) de la Loi, une institution fédérale peut, dans certaines circonstances, communiquer des renseignements personnels dont elle a la gestion sans le consentement de la personne concernée.

Paragraph 8(2)(m) of the Act states that disclosure of personal information is permitted for any purpose where, in the opinion of the head of the institution, (i) the public interest in disclosure clearly outweighs any invasion of privacy that could result from the disclosure, or (ii) the disclosure would clearly benefit the individual to whom the information relates.

Au cours de cette période de déclaration, le SCDATA a divulgué des renseignements personnels dans 5 cas en vertu de l’alinéa 8(2)(m) de la Loi.

Surveillance de la conformité

Annexe A - Loi sur l’accès à l’information - Arrêté de délégation

Arrêté de délégation
Loi sur l'accès à l'information et Loi sur la protection des renseignements personnels

En vertu des paragraphe 95(1) de la Loi sur l'accès à l'information et 73(1) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, l’Administrateur en chef du Service canadien d’appui aux tribunaux administratifs délègue aux titulaires des postes mentionnés à l'annexe ci-après, ainsi qu'aux personnes occupant à titre intérimaire lesdits postes, les attributions dont l’Administrateur en chef est, en qualité de responsable du Service canadien d’appui aux tribunaux administratifs, investi par les dispositions des Lois ou des règlements mentionnés en regard de chaque poste.

Le présent document remplace et annule tout arrêté antérieur.

Fait à Ottawa dans la province de l'Ontario, ce jour du mois de 2024.

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Orlando Da Silva, MB
Administrateur en chef

Annexe

Pouvoirs, attributions et fonctions délégués en vertu des paragraphe 95(1) de la Loi sur l'accès à l'information et 73(1) de la Loi sur la protection des renseignements personnels et règlements connexes.

Annexe B - Loi sur la protection des renseignements personnels - Rapport statistique

Loi sur la protection des renseignements personnels
Rapport Statistique

Nom de l’institution: Service canadien d'appui aux tribunaux administratifs

Période d'établissement de rapport: 4/1/2023 au 3/31/2024