Rapport annuel au Parlement sur l’administration de la Loi sur l’accès à l’information

Introduction

Le Service canadien d’appui aux tribunaux administratifs (SCDATA) a le plaisir de présenter au Parlement son Rapport annuel sur l’administration de la Loi sur l’accès à l’information (la Loi) pour la période du 1^er avril 2020 au 31 mars 2021.

Conformément à l’article 94 de la Loi sur l’accès à l’information et à l’article 20 de la Loi sur les frais de service, le présent rapport annuel de 2020-2021 a été préparé à l’intention de la Chambre des communes et du Sénat. Il analyse les renseignements tirés du Rapport statistique sur la Loi sur l’accès à l’information qui est publié par le SCDATA. Il fait également état des nouvelles tendances, des activités de formation, des plaintes et de la surveillance ayant trait à l’administration de la Loi par le SCDATA.

La Loi sur l’accès à l’information a pour objet d’énoncer le droit d’accès aux renseignements contenus dans les documents placés sous le contrôle des institutions fédérales. La Loi stipule que l’information gouvernementale doit être accessible au public, que les exceptions nécessaires à ce droit doivent être limitées et précises, et que les décisions relatives à la divulgation de l’information gouvernementale doivent être contrôlées par une source indépendante du gouvernement.

La Loi vise à compléter les modalités d’accès aux documents; elle ne vise pas à restreindre l’accès aux renseignements qui sont normalement à la disposition du public.

Le SCDATA s’engage à respecter l’esprit et l’intention de la Loi sur l’accès à l’information afin de favoriser l’établissement d’une culture axée sur l’ouverture et la transparence.

Mandat du SCDATA

Le SCDATA a été créé avec l’entrée en vigueur, le 1^er novembre 2014, de la Loi sur le Service canadien d’appui aux tribunaux administratifs. Il est responsable de fournir des services de soutien et des installations à 11 tribunaux administratifs fédéraux au moyen d’un guichet unique et intégré. Le SCDATA offre également des locaux et un soutien administratif au Conseil national mixte, en plus d’appuyer le Tribunal de la protection de l’environnement du Canada conformément à un protocole d’entente (PE) conclu avec Environnement et Changement climatique Canada.

Ces services comprennent les services spécialisés qui sont requis par chacun des tribunaux (p. ex., services de greffe, recherche et analyse, services juridiques et toute autre activité liée au mandat ou aux dossiers particuliers d’un tribunal), ainsi que des services internes (p. ex., ressources humaines, services financiers, gestion et technologies de l’information, aménagement des locaux, sécurité, planification et communications). Par ces services spécialisés, le SCDATA contribue à améliorer l’accès à la justice pour les Canadiens.

Le ministre de la Justice et procureur général du Canada est responsable du SCDATA.

Les services de soutien du SCDATA sont destinés aux tribunaux administratifs suivants :

Commission de révision agricole du Canada (CRAC)

La CRAC est un tribunal quasi judiciaire indépendant qui examine les sanctions administratives pécuniaires en matière d’agriculture et d’agroalimentaire infligées aux personnes qui auraient contrevenu aux règles fédérales ayant trait à l’importation de produits animaux et de produits végétaux, au transport sans cruauté des animaux d’élevage, à l’utilisation de pesticides et à l’inspection de plantes, d’animaux et de viandes.

Conseil canadien des relations industrielles (CCRI)

Le CCRI favorise des relations patronales-syndicales constructives dans le secteur privé assujetti à la réglementation fédérale en supervisant l’acquisition et la cession des droits de négociation, en réglant les plaintes sur les pratiques de travail déloyales par voie de médiation ou d’arbitrage, et en veillant à la continuité des services nécessaires à la protection de la santé et de la sécurité publiques en cas de conflit de travail. Il est également chargé de l’application de la Loi sur le statut de l’artiste.

Commission canadienne d’examen des exportations de biens culturels (CCEEBC)

La CCEEBC est un organisme décisionnel indépendant qui relève du ministre du Patrimoine canadien et des Langues officielles qui décide si un bien culturel présente un intérêt exceptionnel et une importance nationale en vue de protéger et de préserver le patrimoine artistique, historique et scientifique du Canada et de le rendre accessible au public.

Tribunal canadien des droits de la personne (TCDP)

Le TCDP est un tribunal quasi judiciaire indépendant qui instruit les plaintes de discrimination illicite au sens de la Loi canadienne sur les droits de la personne. Il tranche la question de savoir si un acte discriminatoire a été commis en matière d’emploi, ou en ce qui concerne la fourniture de biens, de services, d’installations ou de moyens d’hébergement. Le TCDP rejette la plainte si elle n’est pas fondée; si elle l’est, il peut accorder des mesures de redressement à la victime.

Tribunal canadien du commerce extérieur (TCCE)

Le TCCE est un organe quasi judiciaire qui permet aux entreprises canadiennes et étrangères d’avoir accès à des processus justes, transparents et opportuns pour les enquêtes sur les recours commerciaux et sur l’approvisionnement du gouvernement fédéral, et lors des appels de droit de douane et de taxe d’accise. À la demande du gouvernement, le TCCE fournit des conseils sur des questions tarifaires et économiques.

Tribunal de la concurrence (TC)

Le TC est un tribunal spécialisé indépendant qui a une compétence double, d’une part en économie et commerce, et d’autre part en droit. Les affaires dont il est saisi portent sur des questions comme les fusions d’entreprises; l’abus de position dominante; les accords entre concurrents; le refus de se conformer; le maintien des prix; les autres pratiques restrictives du commerce; les pratiques commerciales trompeuses; les accords de spécialisation; les prix à la livraison; les jugements, lois et directives étrangers qui nuisent aux activités économiques au Canada; et les refus de fournir des fournisseurs étrangers.

Commission des relations de travail et de l’emploi dans le secteur public fédéral (CRTESPF)

La CRTESPF est un tribunal quasi judiciaire indépendant établi par la Loi sur la Commission des relations de travail et de l’emploi dans le secteur public fédéral. Elle est chargée de l’administration des régimes de négociation collective et d’arbitrage de griefs dans le secteur public fédéral et au Parlement. Elle est également responsable de la résolution des plaintes sur la dotation qui se rapportent aux nominations et aux mises à pied internes dans la fonction publique fédérale. Elle s’occupe des plaintes sur des nominations faites à la suite d’une décision antérieure, ainsi que des révocations de nominations internes.

Tribunal de la protection des fonctionnaires divulgateurs (TPFD)

Le TPFD a été établi dans le but d’accroître la confiance du public dans l’intégrité des fonctionnaires. Son rôle consiste principalement à instruire les plaintes en matière de représailles qui lui sont transmises par le commissaire à l’intégrité du secteur public. Il peut ordonner des mesures de réparation à l’égard du plaignant et des sanctions disciplinaires à l’encontre des personnes qui ont exercé les représailles.

Le TPFD a pour mission de contribuer à l’amélioration d’une culture de l’éthique au sein de la fonction publique grâce au traitement opportun et impartial des plaintes.

Tribunal de la sécurité sociale du Canada (TSS)

Le TSS est un tribunal administratif indépendant qui rend des décisions quasi judiciaires sur les appels interjetés en vertu de la Loi sur l’assurance-emploi, du Régime de pensions du Canada et de la Loi sur la sécurité de la vieillesse.

Tribunal des revendications particulières du Canada (TRP)

Le TRP est un tribunal indépendant constitué par la Loi sur le Tribunal des revendications particulières afin de statuer sur les griefs des Premières Nations contre Sa Majesté. Il a le mandat exprès de trancher les revendications particulières, y compris celles fondées sur la violation d’un traité, la fraude, la location ou la disposition sans droit de terres ou l’absence de compensation adéquate pour des terres de réserves ou d’autres éléments d’actif. La Loi sur le Tribunal des revendications particulières vise non seulement à régler les griefs en instance, mais aussi à favoriser la réconciliation entre les Premières Nations et Sa Majesté.

Tribunal d’appel des transports du Canada (TATC)

Le TATC fournit un mécanisme de recours pour le secteur national des transports en ce qui concerne des mesures administratives prises par le ministre des Transports et l’Office des transports du Canada en vertu de diverses dispositions législatives fédérales sur le transport. Il tient des audiences de révision et d’appel à la demande des personnes concernées par ces décisions administratives.

Tribunal de la protection de l’environnement du Canada (TPEC)

Le TPEC est un tribunal quasi judiciaire indépendant qui tient des audiences de révision pour les sanctions administratives pécuniaires et les ordres d’exécution qui ont été émis par les agents d’application de la Loi d’Environnement et Changement climatique Canada (ECCC). Le TPEC ne relève pas d’ECCC et portait auparavant le nom de Révision de la protection de l’environnement Canada.

Conseil national mixte (CNM)

Le CNM est la tribune de choix pour le codéveloppement, la consultation et le partage d’information entre le gouvernement à titre d’employeur et les agents négociateurs de la fonction publique.

Structure organisationnelle

Le Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) est responsable de l’application de la Loi sur l’accès à l’information (la Loi) pour le SCDATA. Il a pour mandat de veiller au respect des lois, des règlements et des politiques du gouvernement et d’élaborer des normes et des directives organisationnelles relatives à la Loi. La responsabilité liée aux pouvoirs, aux devoirs et aux fonctions relatifs à l’administration de la Loi a été officiellement établie et elle est énoncée dans le décret de délégation en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et du Règlement sur l’accès à l’information signé par l’administrateur en chef du SCDATA. Les pouvoirs délégués au directeur général du Service de gestion, au directeur de la planification et des communications et au gestionnaire de l’AIPRP sont décrits dans le décret de délégation qui se trouve à l’Annexe A.

Dans la structure organisationnelle du SCDATA, le Bureau de l’AIPRP relève de l’Unité de la planification et des communications, qui relève de la Direction générale des services de gestion. La surveillance du Bureau de l’AIPRP incombe au directeur de la planification et des communications. Le bureau de l’AIPRP comprend un gestionnaire et deux analystes, ainsi que les services de soutien d’un consultant en matière d’AIPRP qui s’occupe des activités liées à l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels.

Le Bureau de l’AIPRP reçoit, coordonne et traite les demandes en conformité avec la Loi, fait connaître la Loi au sein de l’organisme et s’acquitte des responsabilités en matière de déclaration prévues dans la Loi. De plus, le Bureau de l’AIPRP fournit des conseils spécialisés et des directives à la haute direction et au personnel du SCDATA sur toutes les questions qui se rapportent à la Loi.

Le SCDATA n’a conclu aucune entente de services en vertu de l’article 96 de la Loi sur l’accès à l’information au cours de la période visée.

Rendement pour 2020-2021

Le SCDATA a reçu un total de 85 demandes officielles aux termes de la Loi. En tenant compte des quatre demandes reportées de l’exercice précédent, 83 demandes sur 89 demandes actives ont été traitées. Six demandes ont été reportées à l’exercice suivant.

Le SCDATA a répondu à 78 demandes officielles d’accès à l’information dans les délais prescrits par la loi, ce qui représente 94 % des 89 demandes reçues en 2020-2021 ou reportées des exercices antérieurs.

Depuis sa création en novembre 2014, le nombre de demandes officielles reçues est demeuré stable d’une période de rapport à l’autre. Exceptionnellement, le nombre de demandes officielles reçues au cours de la période visée par le présent rapport a plus que doublé par rapport à la période précédente (Graphique 1). Cette augmentation est probablement attribuable à la notoriété croissante du SCDATA à titre d’institution, ainsi qu’à la mise en œuvre du service Demande d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels (AIPRP) en ligne, en 2018-2019.

Graphique 1 : Demandes reçues

Consultations

En plus de traiter les demandes qu’il reçoit, le Bureau de l’AIPRP formule des recommandations à d’autres institutions au sujet de la divulgation de documents concernant le SCDATA. Au cours de la période visée, le SCDATA a reçu 17 demandes de consultation de la part d’autres institutions fédérales. Sur les 16 demandes traitées, on a recommandé la divulgation complète des documents dans 15 cas et une divulgation partielle dans un cas.

Le nombre de demandes de consultation reçues d’autres institutions fédérales fluctue d’une période de référence à l’autre, sans tendance apparente (Graphique 1). Toutefois, le Bureau de l’AIPRP a indiqué que le SCDATA a reçu le plus petit nombre de demandes de consultation au cours de la période visée comparativement aux autres périodes de référence.

Demandes informelles

Il est possible de faire des demandes liées à des documents déjà divulgués en vertu de la Loi; c’est ce qu’on appelle des « demandes informelles ». Dans le cadre de l’engagement du gouvernement du Canada à l’égard de l’ouverture et de la transparence, des résumés des demandes qui ont déjà entraîné une divulgation sont publiés chaque mois sur le site Web GouvernementOuvert. Le SCDATA a reçu cinq demandes informelles pendant la période visée. Le plus faible nombre de demandes informelles reçues par le SCDATA depuis sa création a été enregistré au cours des deux dernières périodes de référence consécutives (Graphique 1).

Sources des demandes

Sur les 85 demandes reçues pendant la période visée, 67 demandes ont été présentées par le public et quatre demandes ont été présentées par les médias. Des demandes ont également été présentées par des entreprises (10 demandes) et des organismes (quatre demandes). Aucune demande n’a été présentée par le secteur universitaire et aucun demandeur n’a refusé de s’identifier.

Graphique 2 : Sources des demandes

Disposition des demandes traitées

Au cours de la période visée, le SCDATA a traité 83 demandes en vertu de la Loi. Parmi ces demandes, 12 demandes (soit 14 %) ont donné lieu à une divulgation complète et cinq demandes (soit 6 %) ont donné lieu à une divulgation partielle des informations demandées. Aucune des demandes d’information n’a été complètement refusée. Deux demandes ont été transférées.

Les autres demandes qui n’ont pas donné lieu à la divulgation de documents sont les cas suivants :

Il n’existe aucun document

Soixante et une (61) demandes n’ont pas pu être traitées parce qu’il n’existe aucun document pertinent sous le contrôle du SCDATA. Chaque fois que c’était possible, on a communiqué aux demandeurs le nom des autres institutions gouvernementales susceptibles de détenir des documents pertinents et on leur a fourni les coordonnées nécessaires.

Demande abandonnée

Trois demandes ont été abandonnées par les demandeurs. Dans la plupart des cas d’abandon, les demandeurs doivent fournir des précisions pour que leur demande soit traitée. Lorsque les demandeurs ne fournissent pas ces précisions, les demandes sont réputées abandonnées. Dans d’autres cas, les demandeurs décident d’abandonner leur demande.

Exceptions invoquées

La Loi sur l’accès à l’information prévoit des exceptions précises aux droits accès. Chaque exception vise à protéger des renseignements relatifs à un intérêt public ou privé particulier et constitue le seul fondement pour refuser l’accès aux informations gouvernementales en vertu de la Loi. Sur les 83 demandes traitées, des exceptions visant à retenir des informations ont été invoquées dans huit cas. L’exception du paragraphe 19(1) (documents contenant des renseignements personnels) et celle de l’alinéa 20(1)(c) (documents contenant des informations sur des tiers) ont été les exceptions les plus fréquemment utilisées.

Prorogations et délai de traitement

Le délai de traitement peut être prorogé au-delà du délai de 30 jours prévu par la Loi dans trois types de circonstances :

• En raison soit du grand nombre de documents demandés, soit de l’ampleur des recherches à effectuer pour donner suite à la demande (alinéa 9(1)(a) de la Loi)
• Il est nécessaire de mener des consultations (alinéa 9(1)(b) de la Loi)
• Avis de la demande doit être donné à une tierce partie (alinéa 9(1)(c) de la Loi)

Au cours de la période visée par le présent rapport, une prorogation en vertu de l’alinéa 9(1)(a) de la Loi a été accordée dans un (1) cas en raison du grand nombre de documents demandés ou parce que le respect de l’échéance prévue au départ aurait entravé de façon déraisonnable le fonctionnement du SCDATA. Aucune prorogation n’a été accordée en vertu de l’alinéa 9(1)(b) aux fins de consultations au sein du SCDATA ou avec d’autres institutions. En outre, une prorogation au titre de l’alinéa 9(1)(c) a été accordée dans un (1) cas, car il était nécessaire de consulter des tiers.

Le SCDATA a donné suite à 60 demandes dans un délai de 1 à 15 jours, à15 demandes dans un délai de 16 à 30 jours et à quatre demandes dans un délai de 31 à 60 jours. Deux demandes ont nécessité un délai de traitement de 61 à 120 jours, aucune demande n’a nécessité un délai de 121 à 180 jours et deux demandes ont nécessité un délai de 181 à 365 jours. Sur les 83 demandes traitées pendant la période visée, 78 l’ont été dans le délai prévu par la Loi.

Incidence de la COVID-19 sur le fonctionnement de l’AIPRP

Le Bureau de l’AIPRP du SCDATA est équipé pour fonctionner de façon virtuelle depuis 2019 et les analystes peuvent travailler à distance. Même si le SCDATA est équipé d’un dépôt de documents électroniques, la récupération des documents en réponse aux demandes a été compliquée par la COVID-19. En effet, tous les documents n’ont pas été numérisés et versés dans un dépôt accessible et tous les tribunaux administratifs ne sont pas équipés de services de registre électronique. Au total, six demandes ont été touchées par les défis liés à la pandémie pendant la période visée.

Frais

La Loi sur les frais de service exige que l’autorité responsable fasse un rapport annuel au Parlement sur les droits perçus par l’institution.

En ce qui concerne les frais perçus en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, les renseignements ci-dessous (Tableau 3) sont présentés conformément aux exigences de l’article 20 de la Loi sur les frais de service.

Conformément à la Directive provisoire concernant l’administration de la Loi sur l’accès à l’information, publiée le 5 mai 2016, et aux modifications apportées à la Loi sur l’accès à l’information qui sont entrées en vigueur le 21 juin 2019, le SCDATA renonce à percevoir tous les droits prescrits par la Loi et son règlement d’application, à l’exception du droit de 5 $ au moment de présenter la demande qui est prévu à l’alinéa 7(1)(a) du Règlement.

Le tableau 3 présente un résumé des renseignements financiers liés à tous les frais prévus par la Loi sur l’accès à l’information qui relèvent de la responsabilité de l’organisme.

Formation et sensibilisation

Afin d’accroître la connaissance et la compréhension de la Loi au sein du SCDATA, des séances de sensibilisation et de formation ont été offertes par le Bureau de l’AIPRP. Plus précisément, le Bureau de l’AIPRP a offert une séance de sensibilisation sur les exigences de la Partie 2 (Publication proactive de renseignements) de la Loi sur l’accès à l’information. Environ 20 personnes ont participé à cette séance d’information.

Nos agents de liaison ont eu un accès continu à des séances offertes de manière ponctuelle. Les agents de liaison aident le Bureau de l’AIPRP à fournir les documents exigés et donnent des indications sur l’objet des demandes.

Politiques, lignes directrices et procédures

Le SCDATA a recours à la série d’instruments de politique et d’orientation en matière d’accès à l’information du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (le SCT). Au cours de la période visée, le SCDATA n’a pas mis en œuvre de politiques, de lignes directrices ou de procédures nouvelles ou révisées propres à l’institution.

Plaintes

Au cours de la période visée par le présent rapport, quatre nouvelles plaintes ont été déposées auprès du Commissariat à l’information du Canada (le CIC) contre le SCDATA au sujet du traitement des demandes d’accès à l’information. Dans les quatre cas, les plaignants ont affirmé que le SCDATA n’avait pas effectué une recherche raisonnable de documents en réponse aux demandes formulées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information.

Le CIC n’a pas mené d’enquête sur les plaintes existantes contre le SCDATA.

Surveillance

La surveillance des demandes d’accès à l’information a été assurée au moyen du système de gestion des cas contenant toute l’information pertinente et nécessaire au respect des exigences prévues par la loi et des obligations en matière de déclaration. Le système a été mis à jour au fur et à mesure que de nouvelles demandes ont été présentées ou que l’état d’un dossier a été modifié. Des réunions hebdomadaires entre le gestionnaire de l’AIPRP et les analystes de l’AIPRP et des réunions entre le gestionnaire de l’AIPRP et la directrice de la planification et des communications pour discuter de la charge de travail et des priorités ont également aidé le SCDATA à remplir ses obligations prévues par la loi.

Annexe A

Annexe

Attributions déléguées en vertu de sous-section 95(1) de la Loi sur l’accès à l’information et le Règlement sur l’accès à l’information

Légende:

AC

Administrateur en chef

DG

Directeur général, services corporatifs

D

Directeur, Planification et communications

G

Gestionnaire, Accès à l'information et protection des renseignements personnels

Annexe B

Loi sur l’accès à l’information
Rapport statistique

Nom de l’institution : Service canadien d'appui aux tribunaux administratifs

Période d'établissement de rapport : 4/1/2020 au 3/31/2021

Section 6: Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

Section 7 – Délais de traitement des demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet

Section 8: Plaintes et enquêtes

Remarque : Entrer des valeurs à deux décimales.

Rapport statistique supplémentaire sur la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l'institution : Service canadien d'appui aux tribunaux administratifs

Période d'établissement : 2020-04-01 to 2021-03-31

Section 1 : Capacité de recevoir des demandes d’AIPRP

Indiquez le nombre de semaines pendant lesquelles votre institution a pu recevoir des demandes d'AIPRP par les différents canaux.

Section 2 : Capacité de traiter les dossiers

2.1 Indiquez le nombre de semaines pendant lesquelles votre institution a pu traiter des documents papier dans différents niveaux de classification.

2.2 Indiquez le nombre de semaines pendant lesquelles votre institution a pu traiter des documents électroniques dans différents niveaux de classification.