Rapport annuel au Parlement sur l’administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Introduction

Le Service canadien d’appui aux tribunaux administratifs (SCDATA) est heureux de présenter au Parlement son Rapport annuel sur l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels (la Loi) pour l’exercice 2020-2021 (du 1^er avril 2020 au 31 mars 2021).

En vertu l’article 72 de la Loi, le chef de chaque institution du gouvernement fédéral doit préparer et soumettre au Parlement un rapport annuel sur l’administration de la Loi au cours de l’exercice financier. Ce rapport brosse un aperçu des efforts déployés par le SCDATA pour assurer la mise en œuvre de la Loi durant cette période.

La Loi sur la protection des renseignements personnels vise à protéger la vie privée des particuliers en ce qui a trait aux renseignements personnels détenus par une organisation gouvernementale à leur sujet et à donner à ces personnes le droit d’accès à l’information personnelle les concernant. Elle protège aussi les renseignements personnels des gens en assurant un contrôle important sur la façon dont ces renseignements sont recueillis, utilisés et communiqués.

Le SCDATA s’engage à respecter l’esprit et l’intention de la Loi afin de favoriser l’établissement d’une culture axée sur l’ouverture et la transparence tout en assurant la protection de la vie privée des personnes en ce qui a trait aux renseignements personnels qu’il détient à leur sujet.

Mandat du SCDATA

Le Service canadien d’appui aux tribunaux administratifs (SCDATA) a été institué le 1^er novembre 2014, à l’entrée en vigueur de la Loi sur le service canadien d’appui aux tribunaux administratifs. Le SCDATA est chargé d’offrir des services et des installations de soutien à 11 tribunaux administratifs fédéraux au moyen d’un guichet unique et intégré. De plus, le SCDATA fournit des installations et un soutien administratif au Conseil national mixte et soutient le Tribunal de la protection de l’environnement du Canada par le biais d’un protocole d’entente (PE) avec Environnement et Changement climatique Canada.

Ces services comprennent les services spécialisés requis pour appuyer le mandat de chaque tribunal (par exemple, service de greffe, recherche et l’analyse, services juridiques et autres services liés au mandat ou aux affaires), ainsi que les services internes (par exemple, les ressources humaines, les services financiers, la gestion et la technologie de l’information, les locaux, la sécurité, la planification et les communications). Grâce à ces services spécialisés, le SCDATA contribue à améliorer l’accès à la justice pour les Canadiens.

La responsabilité du Service canadien d’appui aux tribunaux administratifs échoit au ministre de la Justice et procureur général du Canada.

Voici la liste des tribunaux administratifs qu’appuie le SCDATA.

Commission de révision agricole du Canada (CRAC)

La CRAC est un tribunal quasi judiciaire indépendant qui examine les sanctions administratives pécuniaires en matière d’agriculture et d’agroalimentaire infligées aux personnes qui auraient contrevenu aux règles fédérales ayant trait à l’importation de produits animaux et de produits végétaux, au transport sans cruauté des animaux d’élevage, à l’utilisation de pesticides et à l’inspection de plantes, d’animaux et de viandes.

Conseil canadien des relations industrielles (CCRI)

Le CCRI favorise des relations patronales-syndicales constructives dans le secteur privé assujetti à la réglementation fédérale en supervisant l’acquisition et la cession des droits de négociation, en réglant les plaintes sur les pratiques de travail déloyales par voie de médiation ou d’arbitrage, et en veillant à la continuité des services nécessaires à la protection de la santé et de la sécurité publiques en cas de conflit de travail. Il est également chargé de l’application de la Loi sur le statut de l’artiste.

Commission canadienne d’examen des exportations de biens culturels (CCEEBC)

La CCEEBC est un organisme décisionnel indépendant qui relève du ministre du Patrimoine canadien et des Langues officielles qui décide si un bien culturel présente un intérêt exceptionnel et une importance nationale en vue de protéger et de préserver le patrimoine artistique, historique et scientifique du Canada et de le rendre accessible au public.

Tribunal canadien des droits de la personne (TCDP)

Le TCDP est un tribunal quasi judiciaire indépendant qui instruit les plaintes de discrimination illicite au sens de la Loi canadienne sur les droits de la personne. Il tranche la question de savoir si un acte discriminatoire a été commis en matière d’emploi, ou en ce qui concerne la fourniture de biens, de services, d’installations ou de moyens d’hébergement. Le TCDP rejette la plainte si elle n’est pas fondée; si elle l’est, il peut accorder des mesures de redressement à la victime.

Tribunal canadien du commerce extérieur (TCCE)

Le TCCE est un organe quasi judiciaire qui permet aux entreprises canadiennes et étrangères d’avoir accès à des processus justes, transparents et opportuns pour les enquêtes sur les recours commerciaux et sur l’approvisionnement du gouvernement fédéral, et lors des appels de droit de douane et de taxe d’accise. À la demande du gouvernement, le TCCE fournit des conseils sur des questions tarifaires et économiques.

Tribunal de la concurrence (TC)

Le TC est un tribunal spécialisé indépendant qui a une compétence double, d’une part en économie et commerce, et d’autre part en droit. Les affaires dont il est saisi portent sur des questions comme les fusions d’entreprises; l’abus de position dominante; les accords entre concurrents; le refus de se conformer; le maintien des prix; les autres pratiques restrictives du commerce; les pratiques commerciales trompeuses; les accords de spécialisation; les prix à la livraison; les jugements, lois et directives étrangers qui nuisent aux activités économiques au Canada; et les refus de fournir des fournisseurs étrangers.

Commission des relations de travail et de l’emploi dans le secteur public fédéral (CRTESPF)

La CRTESPF est un tribunal quasi judiciaire indépendant établi par la Loi sur la Commission des relations de travail et de l’emploi dans le secteur public fédéral. Elle est chargée de l’administration des régimes de négociation collective et d’arbitrage de griefs dans le secteur public fédéral et au Parlement. Elle est également responsable de la résolution des plaintes sur la dotation qui se rapportent aux nominations et aux mises à pied internes dans la fonction publique fédérale. Elle s’occupe des plaintes sur des nominations faites à la suite d’une décision antérieure, ainsi que des révocations de nominations internes.

Tribunal de la protection des fonctionnaires divulgateurs (TPFD)

Le TPFD a été établi dans le but d’accroître la confiance du public dans l’intégrité des fonctionnaires. Son rôle consiste principalement à instruire les plaintes en matière de représailles qui lui sont transmises par le commissaire à l’intégrité du secteur public. Il peut ordonner des mesures de réparation à l’égard du plaignant et des sanctions disciplinaires à l’encontre des personnes qui ont exercé les représailles.

Le TPFD a pour mission de contribuer à l’amélioration d’une culture de l’éthique au sein de la fonction publique grâce au traitement opportun et impartial des plaintes.

Tribunal de la sécurité sociale du Canada (TSS)

Le TSS est un tribunal administratif indépendant qui rend des décisions quasi judiciaires sur les appels interjetés en vertu de la Loi sur l’assurance-emploi, du Régime de pensions du Canada et de la Loi sur la sécurité de la vieillesse.

Tribunal des revendications particulières du Canada (TRP)

Le TRP est un tribunal indépendant constitué par la Loi sur le Tribunal des revendications particulières afin de statuer sur les griefs des Premières Nations contre Sa Majesté. Il a le mandat exprès de trancher les revendications particulières, y compris celles fondées sur la violation d’un traité, la fraude, la location ou la disposition sans droit de terres ou l’absence de compensation adéquate pour des terres de réserves ou d’autres éléments d’actif. La Loi sur le Tribunal des revendications particulières vise non seulement à régler les griefs en instance, mais aussi à favoriser la réconciliation entre les Premières Nations et Sa Majesté.

Tribunal d’appel des transports du Canada (TATC)

Le TATC fournit un mécanisme de recours pour le secteur national des transports en ce qui concerne des mesures administratives prises par le ministre des Transports et l’Office des transports du Canada en vertu de diverses dispositions législatives fédérales sur le transport. Il tient des audiences de révision et d’appel à la demande des personnes concernées par ces décisions administratives.

Tribunal de la protection de l’environnement du Canada (TPEC)

Le TPEC est un tribunal quasi judiciaire indépendant qui tient des audiences de révision pour les sanctions administratives pécuniaires et les ordres d’exécution qui ont été émis par les agents d’application de la Loi d’Environnement et Changement climatique Canada (ECCC). Le TPEC ne relève pas d’ECCC et portait auparavant le nom de Révision de la protection de l’environnement Canada.

Conseil national mixte (CNM)

Le CNM est la tribune de choix pour le codéveloppement, la consultation et le partage d’information entre le gouvernement à titre d’employeur et les agents négociateurs de la fonction publique.

Structure organisationnelle

Le Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) est chargé de l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels (la Loi) au nom du SCDATA. Son mandat consiste à assurer la conformité aux lois, aux règlements et à la politique gouvernementale ainsi qu’à élaborer des directives et des normes ministérielles pour tout ce qui touche la Loi. L’arrêté de délégation en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et du Règlement sur la protection des renseignements personnels, qui a été signé par l’administrateur en chef du SCDATA, établit officiellement et décrit les responsabilités liées aux pouvoirs, aux tâches et aux fonctions relatives à l’administration de la Loi. Les pouvoirs décrits dans l’arrêté de délégation, qui figure à l’annexe A, ont été délégués au directeur général de la Direction des services ministériels, au directeur de la Division de la planification et des communications et au gestionnaire de l’AIPRP.

Au sein de la structure organisationnelle du SCDATA, le Bureau de l’AIPRP relève de l’Unité Planification et communications, qui fait partie de la Direction des services ministériels. La surveillance du Bureau de l’AIPRP est assurée par le directeur de la planification et des communications. Le Bureau de l’AIPRP compte un gestionnaire et deux analystes, ainsi que des services de soutien offerts par un expert-conseil en AIPRP, dont le travail est consacré aux activités d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels.

Le Bureau de l’AIPRP reçoit, coordonne et traite les demandes en conformité avec la Loi, fait connaître la Loi au sein de l’organisation, s’acquitte des responsabilités en matière de déclaration prévues dans la Loi et fournit des conseils spécialisés et des directives à la haute direction et au personnel du SCDATA au sujet de la Loi.

Le SCDATA n’a conclu aucune entente de service en vertu de l’article 73.1 de la Loi sur la protection des renseignements personnels pendant la période de référence.

Rendement pour 2020-2021

Le Service canadien d’appui aux tribunaux administratifs (SCDATA) a reçu un total de 153 demandes officielles aux termes de la Loi. Une demande ayant été reportée de l’exercice précédent, 32 des 38 demandes actives ont été traitées. Une demande ayant été reportée de l’exercice précédent, 151 des 154 demandes actives ont été traitées. Trois demandes ont été reportées au nouvel exercice. Le SCDATA a répondu à 93 % des demandes reçues, soit 140 demandes, dans les délais prévus par la Loi. Une copie du Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels figure à l’annexe B.

Au cours des dernières années, le nombre de demandes a augmenté de façon exponentielle (figure 1). Entre la première période de rapport complète depuis la création du SCDATA (exercice 2015-2016) et la période de rapport actuelle, le nombre de demandes reçues a augmenté de 5 000 %. Cela est probablement dû à la notoriété croissante du SCDATA en tant qu’institution ainsi qu’à la mise en œuvre du service Demandes d’AIPRP en ligne en 2018-2019.

Figure 1 : Demandes reçues

En plus de traiter les demandes reçues en vertu de la Loi, le Bureau de l’AIPRP formule des recommandations à l’intention d’autres institutions au sujet de la communication de documents concernant le SCDATA. Au cours de la période de rapport, le SCDATA a reçu une demande de consultation de la part d’une autre institution fédérale. La demande de consultation restante a été reportée au prochain exercice.

Le nombre de demandes de consultation présentées par d’autres organismes gouvernementaux est demeuré constant au fil des ans, comme le montre la figure 1, à l’exception du nombre élevé de demandes de consultation reçues en 2015-2016.

Délais de traitement des demandes fermées et prorogations

Comme l’indique la figure 2 ci-dessous, le SCDATA a répondu à 131 demandes dans un délai de 1 à 15 jours, à six demandes dans un délai de 16 à 30 jours et à sept demandes dans un délai de 31 à 60 jours. Dans le cas des sept demandes restantes, une réponse a été fournie dans un délai de 61 à 120 jours. Sur les 151 demandes traitées, trois, soit environ 2 % des demandes, ont abouti à une communication des documents en entier, et huit, soit environ 5 % des demandes, à une communication partielle. Cent quarante des 151 demandes ont été traitées dans le délai prévu par la Loi. Les 11 autres demandes n’ont pas été traitées dans le délai prévu par la Loi en raison de la charge de travail (dans deux cas) et d’autres raisons (dans neuf cas).

Figure 2 : Résolution et délai de traitement

Le délai de traitement peut être prorogé au-delà de l’échéance de 30 jours prévue par la Loi dans trois types de circonstances:

• en raison du grand nombre de documents demandés ou de l’ampleur des recherches à effectuer pour donner suite à la demande [alinéa 15(a)(i) de la Loi]
• lorsque des consultations sont nécessaires [alinéa 15(a)(ii) de la Loi]
• lorsqu’il faut prévoir plus de temps pour la traduction ou le transfert des documents sur un support de substitution

Au cours de la période de déclaration, huit prorogations ont été accordées en vertu de l’alinéa 15(a)(i) (Entrave au fonctionnement) et une prorogation a été accordée en vertu de l’alinéa 15(a)(b) (À des fins de traduction).

Incidence de la COVID-19 sur les opérations de l’AIPRP

Comme le bureau de l’AIPRP du SCDATA possède l’équipement nécessaire pour exercer ses activités de façon virtuelle depuis 2019, les analystes sont en mesure de travailler à distance. Bien que le SCDATA soit doté d’un dépôt électronique de documents, la récupération des documents pour répondre aux demandes d’AIPRP a été remise en question par la COVID-19. Tous les dossiers n’ont pas été numérisés et stockés dans un dépôt accessible, et tous les tribunaux administratifs n’assurent pas la prestation de services du greffe par voie électronique. Au cours de la période de déclaration, les défis posés par la pandémie ont nui au traitement de cinq demandes.

Formation et sensibilisation

Nos agents de liaison ont eu un accès continu à des séances sur la protection des renseignements personnels offertes de manière ponctuelle. Les agents de liaison aident le Bureau de l’AIPRP à fournir les dossiers exigés et donnent des indications sur l’objet des demandes.

Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives

Le SCDATA s’appuie sur les politiques et les instruments du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) en matière de protection des renseignements personnels. Au cours de la période de déclaration, le SCDATA n’a mis en œuvre aucune politique, directive ou procédure nouvelle ou révisée liée à la protection des renseignements personnels.

Plaintes et vérification

Au cours de la période de déclaration, le SCDATA a reçu six avis du Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP), conformément à l’article 31 de la Loi, en vue de l’informer des plaintes déposées contre l’organisme. L’une (1) de ces plaintes concernait les délais de traitement et cinq (5) concernaient les exceptions appliquées.

En outre, le SCDATA a reçu les conclusions du CPVP en ce qui concerne 11 plaintes. Dix (10) de ces plaintes étaient non fondées. L’une d’elles était fondée, et elle a été résolue. Aucune vérification de la protection des renseignements personnels n’a été effectuée au cours de l’exercice.

Suivi

Le suivi des demandes de protection des renseignements personnels a été effectué au moyen du système de gestion des cas, qui saisit toutes les informations pertinentes et nécessaires pour évaluer la conformité aux exigences législatives et aux obligations en matière de déclaration. Le système a été mis à jour à mesure que de nouvelles demandes étaient reçues ou que le statut d’un dossier était modifié. Des réunions hebdomadaires entre le gestionnaire de l’AIPRP et l’analyste de l’AIPRP ainsi que des réunions entre le gestionnaire de l’AIPRP et le directeur de la planification et des communications qui ont été organisées en vue de discuter de la charge de travail et des priorités ont également aidé le SCDATA à respecter ses obligations en vertu de la Loi.

Atteintes substantielles à la vie privée

Une atteinte à la vie privée est jugée importante si elle concerne des renseignements personnels de nature délicate et s’il est raisonnable de s’attendre à ce qu’elle cause un préjudice grave à la personne concernée, ou si l’atteinte à la vie privée touche un grand nombre de personnes. Au cours de la période de déclaration, le SCATA n’a pas subi d’atteintes substantielles à la vie privée.

Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

Les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) servent à repérer les risques éventuels d’entrave à la vie privée que posent les programmes et services du gouvernement fédéral, qu’ils soient nouveaux ou remaniés. Elles contribuent aussi à éliminer ces risques ou à les ramener à un niveau acceptable.

Au cours de la période de déclaration, une EFVP a été réalisée pour évaluer les risques globaux en matière de protection de la vie privée associés aux renseignements personnels traités par le Tribunal canadien du commerce extérieur (TCCE).

Communication de renseignements dans l’intérêt public

Le paragraphe 8(2) de la Loi énonce les circonstances dans lesquelles des renseignements personnels qui relèvent d’une institution fédérale peuvent être communiqués. L’alinéa 8(2)(m) stipule que des renseignements personnels peuvent être communiqués à toute autre fin dans les cas où, de l’avis du responsable de l’institution, des raisons d’intérêt public justifieraient nettement une éventuelle violation de la vie privée ou l’individu concerné en tirerait un avantage certain. Au cours de la période de déclaration, aucun renseignement n’a été communiqué aux termes de l’alinéa 8(2)(m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Annexe A

Annexe

Attributions déléguées en vertu de sous-section 73(1) de la Loi sur la protection des renseignements personnels et le Règlement sur la protection des renseignements personnels

Légende:

AC

Administrateur en chef

DG

Directeur général, services corporatifs

D

Directeur, Planification et communications

G

Gestionnaire, Accès à l'information et protection des renseignements personnels

Annexe B

Loi sur la protection des renseignements personnels
Rapport statistique

Nom de l’institution : Service canadien d'appui aux tribunaux administratifs

Période d'établissement de rapport : 4/1/2020 au 3/31/2021

Section 6: Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

Section 7: Délais de traitement des demandes de consultation sur les renseignements confidentiels du Cabinet

Section 9: Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) et des Fichiers de renseignements personnels (FRP)

Section 10: Atteintes substantielles à la vie privée

Section 11: Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels