2020-2021 Rapport Annuel sur l'administration de la Loi sur l'accès à l'information

En juin 2019, le projet de loi C-58 a reçu la sanction royale et est devenu la Loi modifiant la Loi sur l’accès à l’information, la Loi sur la protection des renseignements et d’autres lois en conséquence. Il apporte les modifications les plus importantes à la Loi depuis son entrée en vigueur en 1983. Entre autres, il accorde au commissaire à l’information le pouvoir de rendre des ordonnances, permet aux institutions gouvernementales de demander au commissaire à l’information l’autorisation de refuser de traiter les demandes vexatoires et contraint les institutions gouvernementales à publier de façon proactive différentes informations.

Le présent rapport est établi et déposé au Parlement conformément à l’article 94 de la Loi sur l’accès à l’information. Il fait état de la façon dont le Service canadien du renseignement de sécurité (SCRS) a appliqué la Loi du 1er avril 2020 au 31 mars 2021.

2. Mandat du SCRS

Depuis trente-sept (37) ans, le SCRS démontre son utilité aux Canadiens en fournissant au gouvernement des renseignements et des conseils cruciaux concernant les menaces qui pèsent sur la sécurité du Canada et les intérêts nationaux. La Loi sur le SCRS investit le Service du mandat d’enquêter sur les activités soupçonnées de constituer une menace envers la sécurité du Canada, notamment le terrorisme et l’extrémisme violent, l’espionnage et le sabotage, les activités influencées par l’étranger et le renversement du gouvernement. Le SCRS conseille également le gouvernement sur ces menaces et prend des mesures légales pour les réduire. De plus, il fournit des évaluations de sécurité sur les personnes qui doivent avoir accès à des informations classifiées ou à des sites sensibles au sein du gouvernement du Canada ainsi que des conseils en matière de sécurité en rapport avec l’exercice des pouvoirs et fonctions conférés en vertu de la Loi sur la citoyenneté et de la Loi sur l’immigration et la protection des réfugiés. Le SCRS recueille des enseignements étrangers dans les limites du Canada à la demande du ministre des Affaires étrangères ou du ministre de la Défense nationale.

En juin 2019, la Loi de 2017 sur la sécurité nationale a reçu la sanction royale. Elle a modernisé la Loi sur le SCRS, c’est-à-dire qu’elle a actualisé des pouvoirs qui étaient rendus insuffisants, introduit de nouvelles mesures de protection et de responsabilisation et clarifié les responsabilités du SCRS. Ces modifications ont réglé des problèmes et conféré au SCRS les pouvoirs dont il avait besoin pour évoluer au même rythme que la menace et le contexte juridique et technologique.

3. Structure organisationnelle

Au cours de l’exercice 2020-2021, la Section de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (SAIPRP) est restée au Bureau de la sous-directrice, Politiques et Partenariats stratégiques. Dans ce Bureau, elle fait partie de la Direction des litiges et divulgations, qui relève d’un directeur général. Tous les employés de la SAIPRP se consacrent entièrement à l’administration des programmes liés à la Loi sur l’accès à l’information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels au sein du SCRS. Ils offrent un service rapide et de grande qualité aux clients internes et d’autres organismes gouvernementaux, notamment des ministères, et conseillent les employés du SCRS en ce qui concerne le respect de leurs obligations aux termes de ces deux lois. La Direction des services juridiques du SCRS, dont les avocats relèvent du ministère de la Justice (JUS), leur fournit des conseils juridiques au besoin.

Ainsi, la SAIPRP peut compter sur vingt (20) employés à plein temps pour remplir les obligations du SCRS au titre de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Pendant la période visée, la SAIPRP comprenait un (1) chef (un coordonnateur), un (1) chef adjoint, trois (3) sous-chefs, treize (13) analystes à plein temps, un (1) agent d’administration et un (1) recherchiste ainsi qu’un analyste à temps partiel.

Les responsabilités de la SAIPRP dans l’application de la Loi sont subdivisées en deux (2) catégories.

En ce qui a trait aux opérations

• Recevoir et traiter toutes les demandes reçues en vertu de la Loi.
• Aider les demandeurs à formuler leur demande, au besoin.
• Rassembler tous les documents pertinents et s’assurer que les recherches sont faites de façon rigoureuse et que rien n’a été oublié.
• Effectuer le premier examen des documents et formuler des recommandations à l’intention des secteurs responsables.
• Effectuer toutes les consultations nécessaires en interne et à l’externe, et y donner suite.
• Regrouper les recommandations.
• Appliquer toutes les exceptions discrétionnaires et obligatoires prévues par la Loi.
• Aider le Commissariat à l’information du Canada dans tous les dossiers liés à l’accès à l’information, notamment les plaintes déposées contre le SCRS.
• Représenter le SCRS dans les litiges liés à l’accès à l’information.

En ce qui a trait aux politiques et aux procédures

• Coordonner les mises à jour annuelles publiées dans Info Source et leur présentation au Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT).
• Préparer le rapport annuel sur l’application de la Loi.
• Conseiller et guider régulièrement les cadres supérieurs et les employés du SCRS sur toutes les questions liées à l’accès à l’information.
• Sensibiliser les employés du SCRS à l’accès à l’information et leur donner des séances de formation pour veiller à ce qu’ils connaissent toutes les obligations prévues par la Loi.
• S’assurer que le SCRS respecte la Loi, les règlements ainsi que les procédures et politiques pertinentes.
• Afficher le résumé des demandes d’accès à l’information dans le portail du Gouvernement ouvert et traiter les demandes informelles.
• S’occuper de la salle de lecture publique du SCRS.
• Veiller à ce que le SCRS respecte les obligations qui lui incombent aux termes de la partie 2 de la Loi.
• Participer aux activités du milieu de l’accès à l’information, notamment à la conférence annuelle de l’Association canadienne d’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels ainsi qu’aux réunions et aux divers groupes de travail des spécialistes du domaine du SCT.

Pendant la période visée, le SCRS n’a ni fourni ni reçu de services relatifs aux attributions conférées à une autre institution fédérale au sens de l’article 96 de la Loi.

4. Ordonnance autorisant la délégation de pouvoirs

Conformément au paragraphe 95(1) de la Loi, le ministre de la Sécurité publique et de la Protection civile a signé une ordonnance de délégation de pouvoir permettant au directeur du SCRS, à la sous-directrice adjointe des Politiques et des Partenariats stratégiques, au directeur général des Litiges et des Divulgations et au chef de la SAIPRP d’exercer ses attributions à titre de responsable de l’institution.

L’ordonnance de délégation actuelle a été signée le 27 octobre 2020 par l’honorable Bill Blair, C.P., député.

5. Interprétation du rapport statistique de 2020-2021 concernant les demandes présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

Le SCT exige des organismes qu’ils déposent chaque année un rapport statistique sur l’application de la Loi et qu’ils présentent, dans ce rapport, des données cumulatives sur leurs activités au cours de l’exercice. Le rapport statistique du SCRS pour 2020-2021 ainsi que le rapport supplémentaire figurent à la fin du présent rapport. Dans le présent rapport, les nombres ont été arrondis à l’entier le plus près.

* Lors des exercices de 2019-2020 et de 2020-2021, la pandémie de COVID-19 a eu une incidence sur le respect des délais prescrits par la Loi. Il en sera question plus loin dans le rapport.

Comme le montre le tableau 1, le SCRS a reçu 624 demandes du 1er avril 2020 au 31 mars 2021, ce qui représente une diminution de trente-neuf pourcent (39 %) par rapport au nombre de demandes reçues au cours de l’exercice précédent. Même si la diminution du nombre de demandes est importante et fort probablement liée à la pandémie mondiale, le SCRS a tout de même traité un grand nombre de demandes hautement complexes et délicates.

5.1 – Sources des demandes

Les 624 demandes reçues pendant la période visée provenaient de diverses sources. Dans l’ensemble, quarante-neuf pourcent (49 %) des demandes provenaient de membres de la population qui, pour la grande majorité, souhaitaient connaître le statut de leur dossier d’immigration et de citoyenneté ou voulaient savoir si le SCRS avait des informations à leur sujet. Aussi, dix-huit pourcent (18 %) des demandes provenaient d’entreprises, généralement de cabinets de droit traitant des dossiers d’immigration et de citoyenneté. Le nombre de demandes de la part des médias a augmenté de quarante-quatre pourcent (44 %) par rapport au dernier exercice.

5.2 – Dispositions prises relativement aux demandes traitées

La SAIPRP a traité 658 demandes en 2020-2021. De ce nombre, quarante-cinq pourcent (45 %) ont été traitées en 15 jours ou moins, vingt-deux pourcent (22 %) ont été traitées dans un délai de 16 à 30 jours et treize pourcent (13 %) ont été traitées dans un délai de plus de 120 jours. Dans l’ensemble, trois (3) demandes ont fait l’objet d’une communication totale alors que trente-sept pourcent (37 %) des demandes ont fait l’objet d’une communication partielle. Pour vingt-huit pourcent (28 %) des demandes, les recherches ont permis de déterminer qu’il n’existait aucun document et, pour dix-huit pourcent (18 %) des demandes, l’existence de documents n’a pu être ni confirmée ni infirmée. Aucune demande n’a été rejetée au motif qu’elle était vexatoire, de mauvaise foi ou abusive.

5.3 – Taux de présomption de refus

Des 658 demandes traitées en 2020-2021, la SAIPRP a réussi à traiter 531 demandes (quatre-vingt-un pourcent (81 %)) dans le délai prescrit par la Loi, mais a dépassé ce délai pour 127 demandes (dix-neuf pourcent (19 %)). Il est important de préciser que quarante-sept pourcent (47 %) des 127 demandes ont fait l’objet d’une prorogation. La pandémie de COVID-19 et la nécessité de consulter d’autres organismes, dont des ministères, au sujet de documents classifiés ont constitué les principales raisons des retards. Les mesures prises par le SCRS et d’autres organismes gouvernementaux en raison de la pandémie de COVID-19 ont eu une grande incidence sur les retards dans les délais de traitement.

5.4 – Prorogations

La Loi permet à l’organisation de proroger le délai lorsqu’elle doit mener des consultations internes ou externes, lorsqu’elle a besoin de plus de temps pour examiner un grand nombre de documents ou lorsque l’examen des documents risque d’entraver son fonctionnement. Pendant la période visée, le Service a prorogé le délai de traitement de cinquante-neuf demandes (59) et, dans soixante pourcent (60 %) des cas, il a procédé ainsi parce qu’il devait consulter d’autres organismes gouvernementaux au sujet de documents classifiés.

5.5 – Exceptions et exclusions invoquées

Selon la Loi sur l’accès à l’information, les organisations peuvent refuser de communiquer des informations pour différents motifs. La SAIPRP a invoqué 1 675 exceptions aux termes de la Loi pendant la période visée.

La Loi ne s’applique pas aux informations déjà accessibles au public et prévoit des exclusions notamment dans le cas des documents confidentiels du Cabinet. La SAIPRP a invoqué 136 fois des exclusions en vertu de la Loi.

5.6 – Demandes de consultation reçues d’autres organismes du gouvernement du Canada

En 2020-2021, le Service a reçu quatre-vingt-quinze demandes (95) de consultation ayant trait à ses dossiers ou à ses affaires. Aussi, 293 demandes étaient en suspens à la fin de 2019-2020. La grande majorité des demandes reportées en 2020-2021 consistaient en des demandes de consultation de Bibliothèque et Archives Canada (BAC). Ces demandes visaient un nombre immense de pages de documents complexes et sensibles contenant des renseignements de sécurité provenant d’anciens dossiers de la Gendarmerie royale du Canada et du SCRS. Le Service s’emploie à traiter l’arriéré dans les demandes de consultation de BAC. Par exemple, pendant la période de référence, la SAIPRP a été en mesure d’affecter des employés exclusivement au traitement des demandes de consultations de BAC, lorsque la charge de travail et les échéances le permettaient.

En 2020-2021, la SAIPRP a traité 158 demandes de consultation, lesquelles ont nécessité l’examen de 30 913 pages. Au total, trente-sept pourcent (37 %) des demandes de consultation ont été traitées en moins de 60 jours et soixante-trois pourcent (63 %) l’ont été en plus de 61 jours. La SAIPRP a reporté 230 demandes de consultation au prochain exercice.

5.7 – Autres demandes

Le SCRS traite les demandes informelles (qui ne sont pas assujetties à la Loi) de façon rapide et efficace, de sorte à promouvoir l’ouverture et la transparence. La SAIPRP a traité 823 demandes informelles en 2020-2021, comparativement à 410 demandes l’exercice précédent, ce qui représente une hausse importante de 101 pourcent. Au total, soixante-quatorze pourcent (74 %) des demandes informelles ont été traitées dans les 30 jours suivant leur réception et 71 635 pages ont été communiquées durant l’exercice.

La SAIPRP a aussi donné des avis et des conseils au personnel du SCRS, dont ses cadres, sur les dispositions de la Loi. Elle a offert son aide plus de 196 fois sur une grande variété de sujets, dont la gestion de l’information, la sécurité de l’information, des projets de politique, des protocoles d’entente, les notes pour la période de questions, ainsi que la communication d’information en dehors du cadre prévu par la Loi.

Au cours de la période de référence, soixante-dix (70) demandes ont été présentées en vertu de la Loi à la suite de la divulgation proactive des titres des notes d’information et des numéros de suivi. Ce chiffre augmentera probablement à mesure que le SCRS continuera d’assurer la publication proactive de certaines informations et que le public prendra connaissance des responsabilités du gouvernement relatives à la Partie 2 de la Loi.

En 2020-2021, la SAIPRP a continué de recevoir des appels et des courriels de membres de la population souhaitant connaître la procédure pour obtenir des informations ou présenter une demande en vertu de la Loi. L’équipe administrative de la SAIPRP a répondu aux questions avec professionnalisme, invitant souvent les demandeurs à consulter le site Web « Demande d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels en ligne ».

5.8 – Incidence des mesures liées à la pandémie de COVID-19

Tel qu’il a été mentionné au tableau 1, la pandémie mondiale de COVID-19 a eu une influence importante sur le taux de demandes traitées dans les délais prescrits par la Loi pour l’exercice 2020-2021. Les mesures de lutte contre la propagation de la COVID-19 mises en place par le SCRS et le Gouvernement du Canada ont eu des conséquences négatives sur la SAIPRP.

Le 14 mars 2020, le SCRS a mis en oeuvre son plan de continuité des activités. Dans ce contexte et parce qu’elle ne peut examiner des documents secrets et très secrets en télétravail, la SAIPRP a été obligée de fermer pour huit (8) semaines. Ainsi, les demandes d’accès à l’information envoyé au Service entre le 14 mars et le 19 mai 2020 n’ont été ni enregistrées ni traitées. La SAIPRP a toutefois été en mesure de suivre les recommandations du SCT et a envoyé des avis de retards aux demandeurs concernés. Le site Web du SCRS, tout comme le courriel de réponse automatique au public de la SAIPRP et la messagerie vocale, ont été modifiés pour aviser les demandeurs des retards possibles dans le traitement de leur demande en raison des mesures visant à freiner la propagation de la COVID-19 en milieu de travail.

Un nombre restreint d’employés ont pu réintégrer les bureaux lorsque la situation l’a permis et que l’endroit a été jugé sécuritaire. La SAIPRP a fonctionné avec une capacité de traitement partielle du 19 mai au 24 août 2020, c’est-à-dire quatorze (14) semaines. Pour des raisons de sécurité interne, le Service n’a pas les moyens de traiter les documents numériques secrets et très secrets. Durant ces quatorze (14) semaines, la SAIPRP a tout de même été en mesure de traiter 201 demandes papiers, dont 127 reçues après le 1er avril 2020. À partir du 24 août 2020, les employés de la SAIPRP ont tous pu reprendre le travail au bureau et rester en poste jusqu’à la fin de l’exercice. Comme indiqué à l’annexe C du « Rapport statistique supplémentaire 2020-2021 sur la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels », le Service a été en mesure de recevoir des demandes par la poste et par le service de demande numérique pendant quarante-quatre (44) des cinquante-deux (52) semaines de l’exercice.

Comme mentionné précédemment, la pandémie de COVID-19 a eu des effets importants sur les délais de traitement du Service, entre autres l’impossibilité, pour certains organismes dont les employés étaient en télétravail, de recevoir et de traiter des documents secrets et très secrets. Bon nombre de ces organismes ont aussi informé le Service qu’ils ne pouvaient pas accepter les demandes de consultation classifiées. En raison de ces circonstances, des demandes ont fait l’objet de présomptions de refus, de réponses partielles et de longues prorogations nécessaires. Lorsque les restrictions dues à la COVID-19 prendront fin et que ces organismes pourront à nouveau recevoir et traiter des documents classifiés, le Service sera inondé de demande de consultation et de réponses. Le rapport annuel pour le prochain exercice se penchera probablement sur les conséquences d’un tel nombre de demandes.

6. Formation et sensibilisation

En 2020-2021, la SAIPRP n’a pas tenu de formations en personne. Les employés étaient plutôt encouragés à utiliser d’autres moyens de communication, notamment le téléphone, les logiciels de collaboration et la téléconférence. La SAIPRP a toutefois continué à offrir des séances d’information au moyen de diaporamas numériques avec narration. Ces derniers s’inscrivent dans le programme d’orientation que tous les nouveaux employés doivent suivre. Les autres employés du Service peuvent consulter les diapositives quand bon leur semble au moyen d’un logiciel d’apprentissage. Les diapositives en question donnent un aperçu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, aident à mieux comprendre les responsabilités et les obligations individuelles liées à ces lois et aident à bien saisir les processus internes liés à leur application. En 2020-2021, 241 employés du SCRS ont consulté le module de formation.

7. Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives

Le Service n’a mis en oeuvre aucune nouvelle politique, ligne directrice ou procédure en raison de nouvelles politiques et directives du SCT. Il a toutefois présenté des recommandations au SCT dans le cadre de l’examen de la Loi sur l’accès à l’information. Pour effectuer cet exercice, le SCT a invité 265 organismes fédéraux assujettis à la Loi sur l’accès à l’information à donner leur avis sur la Loi, la publication proactive ainsi que les processus et les systèmes utilisés.

8. Objet des plaintes ou des vérifications et mesures prises

Aux termes du paragraphe 30(1) de la Loi, un demandeur peut déposer une plainte auprès du Commissariat à l’information s’il n’est pas satisfait de la réponse à sa demande d’accès à l’information. Parmi les motifs de plainte, mentionnons le refus de l’organisation de communiquer des documents, des informations manquantes et le délai de réponse. En tout, cinquante-deux (52) plaintes ont été déposées auprès du Commissariat à l’information en 2020-2021, ce qui correspond à huit pourcent (8 %) du nombre de demandes d’accès à l’information reçues pendant l’exercice.

Les enquêteurs du Commissariat à l’information ont formulé leurs constatations à l’égard de quarante-quatre plaintes (44) et ont conclu que cinquante pourcent (50 %) d’entre elles n’étaient pas fondées. Aussi, trente-neuf pourcent (39 %) des plaintes ont été abandonnées. Cependant, cinq (5) plaintes ont été jugées fondées. Elles ont été résolues sans que le Service ait besoin d’intervenir.

Le SCRS continue de travailler en étroite collaboration avec le Commissariat à l’information du Canada afin de traiter les plaintes rapidement et efficacement. Il examine le résultat de toutes les enquêtes menées par le Commissariat et actualise ses processus lorsqu’il y a lieu de le faire. La SAIPRP du SCRS se fait un point d’honneur d’offrir un excellent service et d’adopter une approche proactive.

Aucune vérification n’a été effectuée au cours de la période de référence.

Aucune poursuite en justice n’a été intentée contre le SCRS en ce qui concerne l’application de la Loi au cours de la période de référence.

9. Surveillance de la conformité

Le robuste système de suivi des dossiers repose sur les rapports produits par le logiciel de gestion des dossiers liés à l’accès à l’information. Le chef et les sous-chefs de la SAIPRP effectuent des contrôles réguliers sur le traitement des demandes. Le coordonnateur de l’accès à l’information signale les problèmes de conformité au directeur général des Litiges et des Divulgations, au besoin.

10. Autres

En 2020-2021, les dépenses salariales de la SAIPRP se sont élevées à 903 213 $ et les autres coûts associés à l’application de la Loi ont totalisé 192 $.