Transparence, gestion des risques et intégrité : Comité permanent des comptes publics – 27 mai 2021
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Transparence, gestion des risques et intégrité des activités d’approvisionnement
Contexte
La fraude et les actes répréhensibles constituent un risque pour les activités d’approvisionnement essentielles de Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC), entraînant des pertes financières et une érosion de la confiance du public envers le gouvernement du Canada.
Le Rapport 1 : L’approvisionnement en solutions de technologies de l’information complexes, publié dans les Rapports 2021 du vérificateur général du Canada, comprend une recommandation selon laquelle SPAC devrait continuer à améliorer son utilisation de l’analyse des données afin de pouvoir cerner les problèmes d’intégrité en approvisionnement.
Cette recommandation fait suite à une recommandation précédente formulée par le Bureau du vérificateur général (BVG) dans son rapport de 2017 – Gérer le risque de fraude, selon laquelle SPAC devrait analyser et explorer les données pour détecter certaines formes de fraude.
Messages clés
Analyse et exploration des données en vue de renforcer l’intégrité du système d’approvisionnement
- Le gouvernement du Canada s’engage à prendre des mesures pour combattre les pratiques inappropriées, illégales ou contraires à l’éthique des entreprises et à les tenir responsables de leur inconduite
- Dans le cadre des efforts déployés par le gouvernement du Canada pour améliorer l’intégrité de ses systèmes d’approvisionnement, SPAC a renforcé ses capacités d’analyse de données pour permettre la détection d’anomalies pouvant indiquer une fraude, une collusion et diverses formes d’actes répréhensibles dans les contrats d’approvisionnement
- SPAC a créé une base de données centrale de renseignements dans laquelle il ajoute continuellement aux données relatives aux contrats de SPAC couvrant plus de 12 ans ainsi que d’autres bases de données et données ouvertes concernant plus de 180 000 fournisseurs et 1,2 million de contrats. La centralisation de ces données d’approvisionnement fournit l’environnement analytique nécessaire pour détecter les anomalies indiquant une éventuelle fraude et pour obtenir les renseignements nécessaires à l’amélioration de l’intégrité et de la sécurité économique de l’approvisionnement de SPAC
- La détection des fraudes est une question complexe, qui nécessite des informations provenant de plusieurs sources différentes. SPAC s’est efforcé de surmonter certains des défis rencontrés dans le traitement d’une grande variété de données d’approvisionnement et de données accessibles au public, dans le but de permettre une utilisation efficace des renseignements pour identifier les sources potentielles de fraude. La capacité à détecter les fraudes sera encore améliorée lorsque le Système électronique d’approvisionnement de SPAC sera fonctionnel, car les informations seront collectées dans un format numérique
- Un plan formel d’opérationnalisation de l’analyse et de l’exploration des données sera produit d’ici la fin de l’exercice 2021 à 2022
Cadre de gestion des risques de fraude de Services publics et Approvisionnement Canada
- Conformément aux pratiques exemplaires, le cadre de gestion des risques de fraude de SPAC utilise des contrôles, des outils et des programmes pour prévenir la fraude, détecter la fraude lorsqu’elle se produit et réagir rapidement lorsque des incidents de fraude se produisent
- À la suite de la vérification du BVG de 2017, reconnaissant l’importance permanente de l’évaluation des risques de fraude comme mesure clé d’atténuation de la fraude, le ministère a lancé une évaluation des risques de fraude dans le prolongement de son cadre de gestion des risques de fraude qui couvre tous les secteurs d’activité de SPAC
- En 2020, SPAC a ajouté le risque de fraude et d’autres actes répréhensibles au profil de risque ministériel de SPAC afin de souligner le contexte organisationnel de ce risque et de permettre la planification stratégique à l’échelle du ministère
- SPAC développe une nouvelle approche collaborative de la gestion des risques de fraude. En utilisant un forum connu sous le nom de « Carrefour antifraude », SPAC cherchera à intégrer et à coordonner les activités antifraudes auparavant cloisonnées et à renforcer le partage d’informations et la sensibilisation parmi les responsables des contrôles et des activités antifraudes, en vue de réduire le risque de fraude. Le Carrefour antifraude devrait être fonctionnel d’ici 2022 à 2023
Mise à jour : Rapport 1 – Gérer le risque de fraude : Printemps 2017 : Rapports du vérificateur général du Canada
Dans le Rapport 1 des rapports du vérificateur général du printemps 2017, intitulé « Gérer le risque de fraude », le BVG a conclu que SPAC ne gérait pas de manière appropriée tous ses risques de fraude et a formulé 4 recommandations.
Recommandation 1 : procéder à une évaluation des risques de fraude qui prend en considération tous les secteurs de l’organisation
Mesures prises :
- SPAC a réalisé une évaluation complète des risques de fraude sur 3 ans de toutes ses activités, notamment :
- les activités de passation de marchés (2018) (8 recommandations)
- les transactions immobilières (2019) (11 recommandations)
- l’administration de la paye, le receveur général, la surveillance ministérielle et les services numériques (2020) (11 recommandations)
- Étant donné que le niveau acceptable de tolérance au risque de fraude est mieux évalué par les directions générales concernées de SPAC, les recommandations du présent rapport sont évaluées par ces directions en collaboration avec la Direction générale de surveillance ministérielle de manière à établir une action coordonnée par SPAC au risque de fraude. La réponse au risque tient compte, par exemple, des répercussions, coûts et avantages possibles de la mise en œuvre de la recommandation, des différentes possibilités de mise en œuvre et du calendrier
- Les risques généraux ou stratégiques mentionnés dans cette évaluation, ainsi que les mesures d’atténuation mises en œuvre par les directions générales, sont intégrés dans le profil de risque ministériel permanent sur la fraude et les autres actes répréhensibles
Recommandation 2 : effectuer l’analyse et l’exploration des données pour détecter les fraudes
Mesures prises :
- SPAC a renforcé ses capacités d’analyse de données pour détecter les anomalies contractuelles énumérées dans le rapport du BVG (à savoir le fractionnement des contrats, les modifications appropriées et le recours inapproprié aux contrats à fournisseur unique) et produira un plan officiel pour rendre ce processus opérationnel d’ici la fin de l’exercice 2021 à 2022
- SPAC a créé une base de données centrale de renseignements dans laquelle il ajoute continuellement aux données relatives aux contrats de SPAC couvrant plus de 12 ans ainsi que d’autres bases de données et données ouvertes concernant plus de 180 000 fournisseurs et 1,2 million de contrats d’approvisionnement fournit l’environnement analytique nécessaire pour détecter certaines formes de fraude et pour obtenir les renseignements nécessaires à l’amélioration de l’intégrité et de la sécurité économique de l’approvisionnement de SPAC
- En plus de ses fonctions de détection des fraudes et de sécurité économique, la base de données centrale de renseignements a également été utilisée par SPAC lors de sa réponse à la pandémie de COVID-19, fournissant des renseignements concernant les fournisseurs d’équipement de protection individuelle (EPI) et l’évaluation des activités de retour au travail
Recommandation 3 : formation antifraude obligatoire
Mesures prises :
- Au printemps 2018, SPAC a élaboré un nouveau cours de formation intitulé Prévention de la fraude et des actes répréhensibles afin que les employés puissent mieux identifier la fraude et les autres actes répréhensibles, suivre les procédures de signalement de la fraude ou des actes répréhensibles et comprendre leur protection légale contre les représailles et la confidentialité conformément aux dispositions de la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d’actes répréhensibles (LPFDAR). Au 31 mars 2021, environ 9 100 employés actifs de SPAC (53 %) avaient suivi la formation
Recommandation 4 : améliorer le suivi des déclarations de conflits d’intérêts
Mesures prises :
- SPAC modifie actuellement son système de suivi des conflits d’intérêts (CI) et cherche à mettre en œuvre un nouveau système de gestion des cas afin d’améliorer la surveillance et les rapports du processus des CI, en fournissant une approche fondée sur des preuves pour gérer les risques liés aux CI dans l’ensemble du ministère
Affaires récentes liées à la fraude dans l’approvisionnement de Services publics et Approvisionnement Canada
- Au cours des 2 derniers exercices (de 2019 à 2021), SPAC a conclu 8 enquêtes sur des fraudes liées à l’approvisionnement qui ont nécessité une intervention de la direction ou des forces de l’ordre, qui peuvent être réparties entre les sous-catégories suivantes :
- collusion entre fournisseurs
- collusion entre fonctionnaires et fournisseurs
- conflit d’intérêts, fausses déclarations et/ou facturation
- À la suite de ces enquêtes, 16 recommandations ont été formulées pour améliorer les contrôles internes afin de prévenir la fraude dans l’approvisionnement dans les domaines suivants : conflits d’intérêts et dispositions relatives à l’après-mandat pour les employés, conflits d’intérêts et collusion des fournisseurs, et contrôles administratifs internes. Ces recommandations en sont à diverses étapes de leur mise en œuvre
- SPAC documente toutes les fraudes et les schémas associés pour soutenir le renforcement des capacités de détection des fraudes, ainsi que pour améliorer les contrôles internes
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