Comité permanent des comptes publics: 7 mars 2024

Rapport 1 du Bureau du vérificatrice général sur ArriveCAN

Date : 7 mars 2024, 10 h 00 à 12 h 00

Endroit : En personne

Éléments généraux

Déclaration préliminaire

Arianne Reza, sous-ministre

Services publics et Approvisionnement Canada

Comité permanent des comptes publics

sur l'application ArriveCAN

Le 7 mars 2024

(Nombre de mots : 800)

Merci, Monsieur le Président.

J'aimerais souligner que nous sommes réunis sur le territoire non cédé de la nation algonquine Anishinaabe.

En ma qualité de sous-ministre des Services publics et Approvisionnement Canada (SAPC), mon équipe et moi sommes ici pour poursuivre l'importante discussion au sujet du rapport de la vérificatrice générale sur le développement de l'application ArriveCAN.

Je suis accompagnée aujourd'hui de:

• Dominic Laporte, sous-ministre adjoint de l'Approvisionnement
• Catherine Poulin, sous-ministre adjointe de la Surveillance

Pendant la pandémie, mon ministère a joué un rôle déterminant en assurant la continuité des activités du gouvernement du Canada et en apportant un soutien important aux provinces et aux territoires.

Nous sommes particulièrement fiers de notre rôle dans l'achat urgent de fournitures essentielles et de vaccins vitaux.

SAPC a fait partie de 2 grands audits depuis la pandémie, 1 portant sur l'achat d'équipement de protection individuelle (EPI) et l'autre sur l'achat de vaccins. Ces audits ont permis de constater, dans l'ensemble, que les contrôles et le processus d'approvisionnement fonctionnaient comme ils le devaient.

Dans le cas d'ArriveCAN, la vérificatrice générale et l'ombud de l'approvisionnement ont tous 2 relevé des domaines où nous devons resserrer notre surveillance, notamment en ce qui concerne la documentation et nos processus d'acquisition des services de consultants en technologies de l'information (TI).

Nous acceptons ces recommandations dans leur intégralité et nous avons déjà mis en place des mesures de gestion pour renforcer nos processus.

En ce moment, Monsieur le Président, nous nous employons à améliorer et à renforcer davantage nos processus, surtout en ce qui concerne l'acquisition de services de TI, et nous travaillons en ce sens depuis l'automne. Les mesures que nous avons prises consistent notamment à :

• améliorer les exigences des évaluations pour veiller à ce que les ressources proposées soient dûment qualifiées
• exiger plus de transparence de la part des fournisseurs concernant leurs prix et le recours aux sous-traitants
• améliorer la documentation utilisée lors de l'attribution des contrats et des autorisations de tâches (AT)
• clarifier les exigences relatives aux travaux et les activités, et préciser les initiatives et les projets faisant appel à des fournisseurs

De plus, mon ministère met à jour ses directives afin d'aider les autres ministères et organismes à mener leurs processus d'approvisionnement de manière responsable lorsqu'ils utilisent nos instruments d'achat en vertu de leurs propres autorisations.

Par ailleurs, SAPC prend aussi des mesures pour qu'un cadre supérieur soit chargé de l'assurance de la qualité, de renforcer la documentation dans le cadre de notre fonction d'approvisionnement et de veiller à ce que des outils soient mis à la disposition des agents d'approvisionnement.

Fondamentalement, pour améliorer l'acquisition des services de TI, nous devons veiller à ce que ces processus soient clairs et transparents, et que les responsabilités, les règles et les rôles soient compris et respectés.

Nous devons entre autres travailler en étroite collaboration avec les ministères et les organismes clients afin que ces processus d'approvisionnement soient menés dans le respect des principes d'équité, d'ouverture et de transparence.

À cet égard, la Directive sur la gestion de l'approvisionnement du Conseil du Trésor et notre Guide des approvisionnements présentent la répartition des rôles et des responsabilités. Par exemple, les propriétaires fonctionnels – qui sont nos clients – ont la responsabilité de fournir 1 justification lorsqu'ils utilisent 1 processus d'approvisionnement non concurrentiel.

Dans le cas des approvisionnements liés à ArriveCAN, l'évaluation de la vérificatrice générale a révélé que SAPC a effectivement joué 1 rôle de remise en question auprès de l'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC), et a qu'il a proposé d'autres approches plutôt que de recourir à des processus non concurrentiels, par exemple de mener des processus concurrentiels plus courts ou de raccourcir la durée des contrats dans le cas d'approches non concurrentielles. Suite à notre conseil, la durée d'1 contrat a été réduite.

Dans le contexte de la situation d'urgence provoquée par la pandémie, SAPC et ses conseillers juridiques ont estimé que la justification fournie par l'ASFC pour son approche était suffisante et répondait aux critères d'utilisation en cas d'urgence.

En ce qui concerne le manque de transparence dans la prise de décision, nous sommes déterminés à résoudre le problème à la source, à renforcer les pratiques de gestion des documents et à poursuivre le déploiement de nos solutions d'achats électroniques, afin que la prise de décision soit transparente et que les Canadiens puissent retrouver confiance dans l'administration des activités d'approvisionnement du gouvernement fédéral.

Les nouvelles mesures que nous avons mises en place ont déjà permis de résoudre 1 grande partie de ces problèmes, et nous continuons de prendre des mesures pour renforcer l'acquisition de services de TI.

Respect des codes de conduite

En terminant, je sais que les médias et les comités parlementaires ont soulevé de nombreuses préoccupations concernant l'approvisionnement fédéral et l'intégrité du système. Nous partageons ces préoccupations et nous travaillons activement à l'amélioration du système d'approvisionnement, tout en menant les enquêtes nécessaires s'il y a lieu.

Le domaine de l'approvisionnement en est 1 qui présente, par sa nature, le plus de risques liés aux conflits d'intérêts.

C'est pourquoi le gouvernement exige de tous ses fournisseurs, de leurs sous-traitants et de tous les employés qu'ils agissent dans le respect de la loi et de manière responsable en répondant, au minimum, aux attentes et aux obligations énoncées dans le Code de conduite pour l'approvisionnement. Pour les fonctionnaires fédéraux, ces attentes et obligations sont présentées dans le Code de valeurs et d'éthique.

Ces codes constituent des fondements et des principes directeurs importants pour le travail effectué dans le domaine de l'approvisionnement. Il est de la plus haute importance de veiller au respect de ces codes.

Nos mesures contribueront à renforcer le respect des codes, à améliorer la façon dont nous faisons affaire avec les entreprises et à mieux protéger l'intégrité du système d'approvisionnement.

Merci.

Réponse à l'audit du vérificatrice général

Recommandation 73: SAPC et l'ASFC devraient veiller à ce que les tâches et les produits livrables soient clairement définis dans les contrats et les AT qui s'y rapportent.

SAPC accepte cette recommandation et a déjà pris les mesures suivantes (tirées du Plan d'action de gestion) :

• SAPC a donné des directives, dans 1 communiqué du 4 décembre 2023, au personnel chargé des achats pour s'assurer que les AT comprennent des tâches et des livrables clairs, en plus d'identifier le(s) projet(s) ou initiative(s) spécifique(s) qui sont inclus dans le champ d'application des contrats
• en outre, le SAPC a envoyé 1 directive à ses ministères clients, par l'intermédiaire de leur haut fonctionnaire désigné pour les achats, indiquant que ce changement entrait immédiatement en vigueur pour les contrats de services professionnels, à compter du 28 novembre 2023
• SAPC mettra également à jour le Guide de préparation et d'administration des autorisations de tâches ainsi que le modèle de dossier d'entente à l'intention des clients d'ici avril 2024

Autres messages clés, ne provenant pas du Plan d'action de gestion

SAPC a coopéré avec le Bureau du vérificateur général (BVG) en lui fournissant toutes les informations pertinentes pour mener à bien son examen indépendant des contrats ArriveCAN.

SAPC s'est engagé à améliorer et à renforcer continuellement tous les aspects du processus d'approvisionnement fédéral et a déjà commencé à prendre des mesures pour mettre en œuvre la recommandation du BVG, ainsi que celles formulées par le Bureau de l'ombudsman de l'approvisionnement (BOA).

SAPC a pris des mesures immédiates pour renforcer les contrôles et la surveillance existants en matière de passation de marchés de services professionnels.

Les changements comprennent :

• l'exigence d'une plus grande clarté de la part des propriétaires d'entreprise sur la portée, les tâches et les résultats attendus des nouveaux contrats de services professionnels et des AT
• améliorer les exigences en matière d'évaluation afin de vérifier plus efficacement que toutes les ressources possèdent l'expérience professionnelle requise et les habilitations de sécurité validées
• améliorer les exigences en matière de documentation au moment de l'attribution du contrat et de la délivrance des AT
• suspendre les pouvoirs délégués pour la délivrance par les ministères d'AT pour les contrats attribués par SAPC jusqu'à ce que les ministères mettent en œuvre les mesures de services professionnels nouvellement mandatées par SAPC

Le Ministère collabore activement avec les ministères et les organismes clients pour veiller à ce que ces nouvelles mesures soient mises en œuvre rapidement et efficacement.

SAPC poursuivra son examen des outils de passation de marchés pour les services professionnels, tout en les modernisant pour s'assurer qu'ils soutiennent la meilleure valeur, et qu'ils fournissent 1 diligence raisonnable et des cadres de contrôle appropriés.

Audit d’ArriveCAN du Bureau du vérificatrice général

Modifications apportées à l'approvisionnement en services professionnels

Objet

Le 2 novembre 2022, la Chambre des communes a adopté une motion demandant au BVG d'effectuer une vérification de la performance d'ArriveCAN, y compris les paiements, les contrats et les sous-contrats.

Les rapports d'audit du BOA et du BVG ont été déposés le 29 janvier 2024 et le 12 février 2024, respectivement. Les rapports mettent en évidence de sérieuses préoccupations concernant la gestion du projet et proposent des recommandations en matière d'approvisionnement, en particulier en ce qui concerne les services professionnels.

Faits saillants

• le rapport du Ombudsman de l'approvisionnement a émis 14 recommandations basées sur l'analyse des informations et de la documentation fournies au BOA par l'ASFC, SAPC et Services partagés Canada (SPC) au cours de l'examen, SAPC a répondu à 8 recommandations
• le rapport du vérificatrice général (VG) contient 8 recommandations, dont 1 qui concerne SAPC (conjointement avec l'ASFC)
• SAPC s'est engagé à améliorer et à renforcer continuellement tous les aspects du processus d'approvisionnement fédéral, en particulier les services de TI, et a déjà commencé à prendre des mesures pour mettre en œuvre la recommandation du BVG et du BOA

Messages clés

• SAPC prend très au sérieux les conclusions du VG et du BOA et donne suite à la recommandation en matière d'approvisionnement conformément à son engagement en faveur de procédures de passation de marchés ouvertes, équitables et transparentes, tout en obtenant de la valeur pour les contribuables canadiens
• au cours de l'année écoulée, SAPC a pris des mesures concrètes pour renforcer la surveillance de tous les contrats de services professionnels relevant de son autorité
• à la lumière des rapports du VG et du BOA, SAPC a institué des mesures et des contrôles sur les contrats de services professionnels nouveaux et existants afin de renforcer les pratiques de gestion des contrats. Il collabore activement avec les ministères et les organismes clients pour veiller à ce que ces nouvelles mesures soient mises en œuvre rapidement et efficacement
• collectivement, ces mesures nous aideront à continuer de renforcer et d'améliorer les processus fédérales d'approvisionnement afin de promouvoir une plus grande concurrence, en particulier dans le domaine des services de conseil en TI
• au 23 février 2024, selon les informations recueillies par SAPC, tous les contrats conclus entre GC Strategies et le gouvernement du Canada ont expiré ou ont été suspendus. GC Strategies n'est plus admissible à participer aux appels d'offres du SAPC et a été retiré des arrangements en matière d'approvisionnement

Si l'on insiste sur les mesures immédiates prises par SAPC pour renforcer les contrôles existants et la surveillance des contrats de services professionnels :

• SAPC a mis en œuvre ces changements :
  • exiger des propriétaires d'entreprise 1 plus grande clarté sur l'étendue, les tâches et les produits livrables des nouveaux contrats de services professionnels et des AT
  • améliorer les exigences en matière d'évaluation afin de vérifier plus efficacement que toutes les ressources possèdent l'expérience professionnelle requise et les habilitations de sécurité validées
  • améliorer les exigences en matière de documentation au moment de l'attribution du contrat et de la délivrance des AT
  • suspendre les pouvoirs délégués pour la délivrance par les ministères d'AT pour les contrats attribués par le SAPC jusqu'à ce que les mesures de services professionnels nouvellement mandatées par le SAPC soient mises en œuvre par les ministères
• le ministère collabore activement avec les ministères et les organismes clients pour veiller à ce que ces nouvelles mesures soient mises en œuvre rapidement et efficacement

Si l'on insiste sur les mesures prises en réponse au rapport du BVG :

• SAPC accepte la recommandation 73 et a déjà pris ces mesures :
  • SAPC a donné des directives, dans 1 communiqué du 4 décembre 2023, au personnel chargé des achats pour s'assurer que les AT comprennent des tâches et des livrables clairs, en plus d'identifier le(s) projet(s) ou initiative(s) spécifique(s) qui sont inclus dans le champ d'application des contrats
  • en outre, le SAPC a envoyé 1 directive à ses ministères clients, par l'intermédiaire de leur haut fonctionnaire désigné pour les achats, indiquant que ce changement entrait immédiatement en vigueur pour les contrats de services professionnels, à compter du 28 novembre 2023
  • SAPC mettra également à jour le Guide de préparation et d'administration des autorisations de tâches ainsi que le modèle de dossier d'entente à l'intention des clients d'ici avril 2024

Si l'on insiste sur les mesures prises en réponse à l'examen du BOA :

• SAPC a répondu à 8 des 14 recommandations formulées dans le rapport de l'ombudsman de l'approvisionnement
• à titre d'exemple de mesures prises, SAPC met en œuvre 1 nouvelle liste de contrôle pour les AT afin de s'assurer que les contrats comprennent des critères spécifiques permettant aux autorités techniques d'évaluer les qualifications et les critères des ressources
• SAPC examine également la clause relative à la justification des taux de services professionnels qui permet au Canada d'exiger des soumissionnaires qu'ils justifient les taux proposés qui se situent sous la limite inférieure de la fourchette médiane

Si l'on insiste sur la suspension de GC Strategies :

• le 3 novembre 2023, SAPC a suspendu le contrat de l'ASFC avec GC Strategies et n'a pas attribué de nouveaux contrats à GC Strategies
• le 14 février 2024, SAPC a informé GC Strategies que, jusqu'à nouvel ordre, ils étaient suspendus de toutes les affaires et sollicitations émises par SAPC, soit directement en tant qu'entrepreneur, soit indirectement en tant que sous-traitant. GC Strategies a également été informée que tous ses arrangements en matière d'approvisionnement ont été suspendus

Contexte

En vertu de ses pouvoirs, SAPC a attribué des contrats à l'appui d'ArriveCAN et a été chargé de fournir des conseils en matière de l'approvisionnement au ministère client. L'ASFC était chargée de développer et de gérer l'outil ArriveCAN sur la base des exigences sanitaires de l'Agence de santé publique du Canada (ASPC) appliquées par la Loi sur la quarantaine.

46 contrats différents ont été utilisés pour soutenir ArriveCAN. Parmi ces 46 contrats, il a été confirmé que 31 ont été attribués par SAPC en vertu de ses pouvoirs :

• 19 contrats étaient compétitifs dans le cadre de pouvoirs de passation de marché normaux, incluant 6 qui ont été réservés dans le cadre de la Stratégie d'approvisionnement auprès des entreprises autochtones
• 12 contrats étaient non compétitifs, dont 8 contrats pour l'acquisition de licences de logiciels qui ont été attribués à un fournisseur unique en raison des droits de propriété intellectuelle ou d'un besoin urgent
• de ces 12 contrats non-concurrentiels, 4 faisaient appel à des pouvoirs de passation de marché d'urgence liées à la COVID pour le recrutement de consultants informatiques
• 11 des 31 contrats attribués par SAPC ont été attribués avant la pandémie de COVID-19 et ont été utilisés par l'ASFC pour mobiliser des ressources afin de travailler sur ArriveCAN
• 4 contrats ont été attribués à GC Strategies, dont 3 attribués de manière non-concurrentielle, utilisant des pouvoirs contractuels d'urgence

Le 14 novembre 2022, le Comité permanent des opérations gouvernementales et des prévisions budgétaires (OGGO) de la Chambre des communes a adopté 1 motion recommandant à l'ombudsman de l'approvisionnement de procéder à 1 examen des contrats attribués relativement à la demande ArriveCAN.

Le 13 janvier 2023, le BOA a déterminé qu'il y avait des motifs raisonnables de lancer 1 examen des activités d'approvisionnement associées à la création, à la mise en œuvre et à la maintenance d'ArriveCAN.

À la lumière des conclusions des audits, SAPC a pris des mesures immédiates pour renforcer les contrôles existants autour de l'administration des contrats de services professionnels. Le 28 novembre 2023, les autres ministères et organismes gouvernementaux ont été informés des nouvelles mesures, introduisant 1 ensemble commun de principes et de procédures obligatoires que les clients doivent respecter pour utiliser les instruments de passation de marchés de services professionnels du SAPC.

Ces changements s'alignent étroitement sur les recommandations des audits du BVG et du BOA et sont repris dans les Plans d'action de gestion que le SAPC s'est engagé à mettre en œuvre.

Surfacturation

Objet

Le gouvernement du Canada a été surfacturé d'un montant d'environ 5 millions de dollars par des sous-traitants individuels de fournisseurs ayant des contrats de services professionnels.

Messages clés

• mon ministère a détecté plusieurs systèmes de surfacturation mis en œuvre par des sous-traitants individuels travaillant sur des contrats de services professionnels fédéraux. Ce résultat est le fruit des efforts déployés par SAPC au cours des 5 dernières années pour renforcer son approche de la détection des activités frauduleuses et d'autres types d'actes répréhensibles
• SAPC a rapidement pris des mesures pour suspendre les autorisations de sécurité des sous-traitants en question. Ces individus ne sont alors plus en mesure de faire affaire avec le gouvernement du Canada dans le cadre de contrats ayant des exigences de sécurité
• ces cas ont requis des mois d'efforts de la part des fonctionnaires de mon ministère puisque ces stratagèmes portaient sur de multiples organisations et fournisseurs
• SAPC poursuit ses efforts pour récupérer les montants illégitimes facturés au gouvernement du Canada
• ces cas ont été transmis à la Gendarmerie royale du Canada (GRC), je ne ferai donc pas de commentaires supplémentaires

Contexte

SAPC a découvert 3 cas de surfacturation par des sous-traitants de services professionnels (c'est-à-dire des sous-traitants individuels) qui étaient employés par des entrepreneurs principaux qui détenaient de multiples contrats avec des ministères et organismes fédéraux :

• 1 sous-traitant informatique a surfacturé 8 ministères entre mai 2020 et juin 2022
• 1 deuxième sous-traitant informatique a surfacturé un total de 20 ministères entre avril 2018 et mai 2022
• le troisième sous-traitant a fourni des services professionnels en tant qu'architecte d'entreprise d'avril 2019 à décembre 2022 et a surfacturé un total de 24 ministères

Des enquêtes administratives ont été lancées et ont permis de constater que les mesures prises par les sous-traitants ont entraîné la surfacturation de 41 ministères et organismes fédéraux et sociétés d'État. Les paiements illégitimes sont estimés à 5 millions de dollars.

SAPC a 1 cadre en place pour prévenir, déceler et prendre des mesures en cas d'actes répréhensibles afin de préserver l'intégrité du système d'approvisionnement fédéral. Cette approche inclut l'utilisation de divers outils pour déceler toute activité frauduleuse, et prendre des mesures en cas d'allégations d'inconduites au cas où le gouvernement du Canada est victime de fraude dans le cadre d'un contrat précis ou à grande échelle.

SAPC prend des mesures afin d'accroitre la sensibilisation des agents d'approvisionnement sur la façon d'identifier les cas potentiels ainsi que sur la façon d'utiliser l'analyse de données et les divulgations provenant de la population afin d'identifier les cas potentiels de fraude et d'actes répréhensibles. Afin de répondre aux cas allégués, le ministère a recours à sa capacité d'enquête afin d'examiner les allégations que le gouvernement du Canada est victime ou a été victime de fraude dans ses approvisionnements.

Les 3 cas démontrent que l'approche et les techniques du Ministère pour prévenir, déceler et prendre des mesures en cas d'activités frauduleuses fonctionnent.

Le Ministère continuera d'affiner et de développer son utilisation de ses outils pour déceler et prendre des mesures en cas d'actes répréhensibles et de veiller à ce que les individus et les organisations qui participent à des activités frauduleuses ou d'autres activités illégales sont tenus responsables pour leurs actes et remboursent les sommes dues à l'État.

Demande de renseignement au gouvernement

Numéro de la question : Q-2056

De : Mr. Albas (Central Okanagan-Similkameen Nicola)

Date : 5 décembre 2023

Question

En ce qui concerne l'attribution du contrat à fournisseur unique de 8,9 millions de dollars à GC Strategies pour ArriveCAN : qui a (i)signé, (ii)autorisé, le contrat?

Réponse

Selon les informations fournies par l'ASFC, 3 contrats à fournisseur unique attribués à GC Strategies comprenaient des travaux liés à ArriveCAN. Ces contrats comprennent :

• 47419-212524/001/EL pour le développement d'une application mobile en réponse à la pandémie mondiale de COVID-19
• 47419-202719/001/EL pour le développement de solutions critiques concernant les outils avancés basés sur l'intelligence artificielle (IA) pour les agents de première ligne de l'ASFC, les capacités de passage des frontières à distance, les services sans contact tirant parti de la biométrie et du cloud, et 1 solution de commerce électronique pour faciliter l'augmentation des expéditions traversant la frontière
• 47419-215022/001/EL pour les services de ressources professionnelles pour soutenir l'intégration de l'accessibilité dans les applications Web et mobiles ArriveCAN afin de se conformer au projet de loi C-65

Aucun de ces contrats ne valait 8,9 million$. Les informations demandées pour ces contrats sont les suivantes :