Rapport d’assurance : Audit interne des marchés de services de consultation attribués à McKinsey & Company par le gouvernement fédéral

Bureau du dirigeant principal d’audit, d’évaluation et de gestion du risque
Services publics et Approvisionnement Canada

1. Conformité aux normes professionnelles

L’audit interne a été effectué conformément aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne.

2. Renseignements généraux

L’approvisionnement au sein du gouvernement du Canada est assujetti à la Directive sur la gestion de l’approvisionnement (et à la Archivée : Politique sur les marchés référence 1, désormais abrogée), dont l’objectif est de veiller à ce que l’approvisionnement de biens, de services et de travaux de construction permette d’obtenir les biens et les services nécessaires pour appuyer la prestation de programmes et de services aux Canadiens, tout en offrant le meilleur rapport qualité-prix à l’État. Ainsi, les approvisionnements doivent notamment permettre d’obtenir des résultats opérationnels, être assujettis à des mécanismes de gouvernance et de surveillance efficaces, être équitables, ouverts et transparents et répondre aux attentes du public en matière de prudence et de probité.

Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) joue un rôle important dans les opérations du gouvernement du Canada en tant que principal fournisseur de services pour les ministères et organismes fédéraux. Il aide ces ministères et organismes à atteindre les objectifs de leur mandat à titre d’acheteur central. Il faut mentionner que SPAC est unique comparativement aux autres ministères et organismes, étant donné son double rôle de fournisseur de services communs (autorité contractante) pour les autres ministères et organismes fédéraux et de propriétaire fonctionnel (autorité technique) qui exerce son pouvoir délégué pour les achats ministériels. Ces 2 rôles sont administrés par la Direction générale de l’approvisionnement.

À cette fin, le rôle de SPAC en tant que fournisseur de services communs englobe la planification et l’organisation de la fourniture de matériel et de services connexes ainsi que l’approvisionnement en biens, en services et en construction pour le compte des ministères et organismes, de même que le renforcement de l’intégrité et de l’efficacité du processus de passation de marchés. Plus particulièrement, le gouvernement du Canada a besoin des compétences et de l’expertise de tiers, par l’intermédiaire de l’approvisionnement, pour s’acquitter de son mandat, y compris d’entreprises qui ont une portée mondiale et qui offrent des services consultatifs et d’analyse comparative exclusifs. Par conséquent, la Direction générale de l’approvisionnement met en place des instruments d’achat, notamment des offres à commandes et des arrangements en matière d’approvisionnement, pour simplifier le processus d’approvisionnement et y réduire la redondance, en présélectionnant les fournisseurs qui satisfont aux capacités d’entreprise obligatoires et aux critères financiers obligatoires, ce qui en permet une utilisation générale par les ministères clients. Ces instruments sont mis en place conformément aux politiques et aux règlements sur l’approvisionnement du gouvernement fédéral.

De plus, d’après la Politique sur l’approvisionnement de SPAC, le ministère est également responsable de veiller à ce qu’une infrastructure soit en place pour permettre aux personnes qui passent des marchés pour ses propres fins de se conformer à la lettre et à l’esprit de la Directive sur la gestion de l’approvisionnement.

En janvier 2023, le premier ministre a chargé la ministre Fortier, présidente du Conseil du Trésor (CT), ainsi que la ministre Jaczek, ministre des Services publics et de l’Approvisionnement, d’entreprendre un examen des marchés attribués à la firme McKinsey & Company (ci-après appelée McKinsey). Le 8 février 2023, le Bureau du contrôleur général du Canada (BCG) a demandé aux organisations du gouvernement de soumettre, au plus tard le 15 février 2023, une liste de tous leurs marchés conclus avec McKinsey depuis le 1er janvier 2011, et de fournir de l’information connexe sur ces marchés. Pour ces organismes qui ont été l’autorité technique et/ou qui ont conclu de tels marchés à titre d’autorité contractante, le BCG a chargé les dirigeants principaux d’audit de ces organisations d’effectuer un audit interne indépendant officiel des processus d’approvisionnement connexes, dont les résultats doivent être communiqués au BCG d’ici le 22 mars 2023.

3. Objectifs et portée de l’audit

Les objectifs de l’audit étaient de déterminer ce qui suit pour l’ensemble des marchés conclus avec McKinsey qui sont visés par la portée :

  1. l’intégrité du processus d’approvisionnement a été maintenue dans le respect du Code de valeurs et d’éthique du secteur public et de la Directive sur les conflits d’intérêts
  2. les approvisionnements ont été effectués d’une manière équitable, ouverte et transparente conformément à la politique du CT en vigueur à l’époque (Archivée : Politique sur les marchés ou Directive sur la gestion de l’approvisionnement)
  3. les approvisionnements ont été effectués conformément aux processus internes et aux cadres de contrôle de l’organisation (c’est-à-dire, conformément aux cadres de gestion de l’approvisionnement, aux contrôles financiers et aux contrôles de sécurité)

La portée de l’audit portait principalement sur l’examen des pratiques d’approvisionnement pour l’ensemble des marchés concurrentiels et non concurrentiels avec McKinsey qui ont été attribués (en d’autres mots signés) par SPAC, en tant que fournisseur de services communs ou en vertu de son propre pouvoir délégué, entre le 1er janvier 2011 et le 7 février 2023. L’audit portait aussi sur la mise en place d’offres à commandes et d’arrangements en matière d’approvisionnement pendant la période visée. Les offres à commandes et les arrangements en matière d’approvisionnement sont des instruments d’achat non exécutoires entre le gouvernement fédéral et les fournisseurs potentiels de biens et de services précis, lesquels précisent les modalités qui s’appliqueront aux futurs besoins qui feront l’objet d’une commande ou d’une demande de soumissions au moment opportun.

Pendant la période visée, SPAC, en tant que fournisseur de services communs, a mis en place une offre à commandes principale et nationale (numéro EN578-211925/001/ZM) par le biais de 19 commandes subséquentes non concurrentielles à l’offre à commandes en question, pour une valeur totale de 48 755 150 $ (voir le tableau 1 : Offres à commandes et commandes subséquentes connexes avec McKinsey). SPAC a également mis en place 3 arrangements en matière d’approvisionnement. L’un de ces arrangements (numéro E60ZT-16TSSB/091/Z) a donné lieu à un marché concurrentiel avec un ministère client (24 848 700 $) et à un marché non concurrentiel dans le cadre duquel SPAC était le ministère client (24 860 $), pour une valeur totale de 24 873 560 $ (voir le tableau 2 : Arrangements en matière d’approvisionnement et marchés connexes avec McKinsey).

De plus, SPAC était le fournisseur de services communs dans le cadre d’un marché concurrentiel (1 332 000 $). Le ministère a également mis en place un marché concurrentiel (29 620 266 $) et un marché non concurrentiel (0 $) pour ses propres fins. La valeur totale de ces 3 marchés est de 30 952 266 $ (voir le tableau 3 : Autres marchés avec McKinsey).

En résumé, SPAC a accordé des marchés d’une valeur totale de 104 580 976 $ à McKinsey.

L’audit n’a pas évalué :

Tableau 1 : Offres à commandes et commandes subséquentes connexes avec McKinsey
Numéro Date de début et date de fin Valeur du marché Stratégie d’approvisionnement Type de marché Ministère client But du marché
Offre à commandes principale et nationale
EN578-211925/001/ZM 2021-02-26 à 2023-02-28 Sans Objet (s/o). Offre à commandes Non concurrentiel SPAC Services d’analyse comparative comprenant des outils fonctionnels, des bases de données et le soutien d’experts pour mesurer le rendement par rapport à des organisations canadiennes et internationales semblables afin de cerner les lacunes et de déterminer les possibilités d’amélioration. Ces services peuvent être utilisés pour appuyer des programmes complexes, notamment la modernisation numérique et d’autres initiatives de transformation d’envergure.
Commandes subséquentes à l’offre à commandes principale et nationale (les 19 commandes suivantes étaient subséquentes à l’offre à commandes principale et nationale - EN578-211925/001/ZM)
1. 2021-03-22 à 2021-05-31 1 998 409 $ Non concurrentielle Commande subséquente Ministère de la Défense nationale (MDN) Soutenir le programme de la Marine numérique et diagnostiquer l’état de préparation de la Marine pour réaliser les initiatives numériques.
2. 2021-03-24 à 2021-04-28 339 895 $ Non concurrentielle Commande subséquente Emploi et Développement social Canada (EDSC) Aider EDSC à élargir son mandat et à établir un modèle opérationnel amélioré, renforcé et élargi en évaluant la maturité du Ministère et en informant l’équipe de direction sur les principaux éléments de ce nouveau modèle opérationnel.
3. 2021-03-25 à 2021-04-22 1 075 735 $ Non concurrentielle Commande subséquente MDN Soutenir la Marine royale canadienne avec son outil de gestion de flotte axé sur l’intelligence artificielle et évaluer son état de préparation ainsi que sa maturité en matière d’analyse.
4. 2021-07-30 à 2021-10-08 2 567 535 $ Non concurrentielle Commande subséquente MDN Appuyer une feuille de route exploitable pour créer une solution numérique moderne axée sur le plaignant, afin de remplacer les ensembles de données fragmentés et les technologies actuellement utilisées à l’échelle du MDN et des Forces armées canadiennes (FAC).
5. 2021-08-05 à 2021-10-15 1 606 488 $ Non concurrentielle Commande subséquente MDN Appuyer un cadre pour l’équité, la diversité et l’inclusion réalisable pour soutenir l’examen des rapports et des recommandations liés à la culture et pour classer les sujets et les recommandations en fonction des cadres organisationnels.
6. 2021-09-20 à 2022-03-25 5 718 569 $ Non concurrentielle Commande subséquente MDN Aider les FAC à combler les lacunes culturelles actuelles qui vont à l’encontre de la culture professée.
7. 2021-10-05 à 2022-02-25 5 252 633 $ Non concurrentielle Commande subséquente Exportation et développement Canada (EDC) Soutenir EDC dans la transformation de son organisation au moyen d’un mécanisme numérique et non numérique en mettant en œuvre un modèle opérationnel plus souple axé sur l’équipe, en évaluant l’organisation et le modèle opérationnel, et en formulant des recommandations sur les rôles, la composition des équipes et l’orchestration dans l’ensemble de l’organisation.
8. 2021-10-25 à 2022-01-04 517 388 $ Non concurrentielle Commande subséquente EDSC Transformation d’ESDC/Service Canada – soutien au counseling en leadership.
9. 2021-11-03 à 2022-02-07 2 647 587 $ Non concurrentielle Commande subséquente MDN Appuyer le programme de la Marine numérique et cerner les lacunes en matière de capacités qui doivent être comblées pour leurs initiatives numériques.
10. 2021-11-04 à 2022-02-11 3 087 079 $ Non concurrentielle Commande subséquente MDN Appuyer l’évaluation des capacités pour la solution de gestion intégrée des plaintes du MDN et des FAC.
11. 2022-02-16 à 2022-07-08 3 383 714 $ Non concurrentielle Commande subséquente Banque de développement du Canada (BDC) Soutenir BDC dans l’évaluation de la situation globale de l’organisation tandis qu’elle se positionne pour lancer officiellement sa transformation (vision et aspiration de 2030).
12. 2022-02-24 à 2022-05-20 2 486 334 $ Non concurrentielle Commande subséquente MDN Appuyer l’évaluation des capacités pour la solution de gestion intégrée des plaintes du MDN et des FAC.
13. 2022-03-15 à 2022-05-27 2 486 334 $ Non concurrentielle Commande subséquente EDC Aider EDC à peaufiner les stratégies, les concepts et les outils élaborés à ce jour pour son plan directeur afin d’appuyer des méthodes de travail souples pour offrir des produits et des services de meilleure qualité et plus rapidement aux clients.
14. 2022-03-31 à 2022-05-27 1 195 021 $ Non concurrentielle Commande subséquente MDN Aider le quartier général (QG) opérationnel des FAC au niveau opérationnel à améliorer et à accélérer ses pratiques numériques et agiles modernes.
15. 2022-08-05 à 2022-09-30 1 533 767 $ Non concurrentielle Commande subséquente MDN Services d’analyse comparative pour aider le QG opérationnel des FAC à améliorer et à accélérer ses pratiques numériques et agiles modernes.
16. 2022-08-16 à 2023-02-07 5 742 858 $ Non concurrentielle Commande subséquente EDSC Soutenir EDSC dans son évaluation du parcours numérique qui permettra de réinventer l’expérience de bout en bout des clients et des employés.
17. 2022-10-21 à 2022-12-19 1 975 271 $ Non concurrentielle Commande subséquente Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) Appuyer l’ASFC dans l’examen de la capacité de sa solution de Gestion des cotisations et des recettes à produire des résultats et des avantages et à recommander des mesures d’atténuation lorsque les avantages sont compromis.
18. 2022-10-24 à 2023-03-03 2 047 705 $ Non concurrentielle Commande subséquente MDN Services d’analyse comparative pour appuyer la transformation du processus de traitement des plaintes du MDN.
19. 2023-01-09 à 2023-04-17 3 092 828 $ Non concurrentielle Commande subséquente MDN Analyse comparative de l’état actuel global de la culture du groupe du Chef – Conduite professionnelle et culture (CCPC).
Tableau 2 : Arrangements en matière d’approvisionnement et marchés connexes avec McKinsey
Numéro Date de début et date de fin Valeur du marché Stratégie d’approvisionnement Type de marché Ministère client But du marché
Arrangements en matière d’approvisionnement
EN537-05IT01/233/EI 2019-08-13 Perpétuel note 1 du tableau 2 s/o Arrangement en matière d’approvisionnement Concurrentiel SPAC La méthode d’approvisionnement en services professionnels en informatique centrés sur les solutions (SPICS) comprend des services et, dans certains cas, des biens essentiels pour lesquels un fournisseur définit et présente une solution liée au besoin, gère l’ensemble de la commande, de la phase ou du projet et accepte la responsabilité des résultats.
E60ZT-16TSSB/091/ZT 2017-05-16 Perpétuel note 1 du tableau 2 s/o Arrangement en matière d’approvisionnement Concurrentiel SPAC Les services professionnels centrés sur les tâches et les solutions sont la méthode d’approvisionnement obligatoire pour la prestation de services professionnels non informatiques fondés sur les solutions. Ils couvrent 5 domaines d’expertise de base qui sont utilisés couramment et nationalement : les services aux ressources humaines, les services-conseils en affaires et services de gestion du changement, les services de gestion de projets, les services de gestion de projets immobiliers, et les services techniques, d’ingénierie et d’entretien.
E60ZN-15TSSB/092/ZN 2015-08-23 à
2017-03-31
s/o Arrangement en matière d’approvisionnement Concurrentiel SPAC Les Services professionnels centrés sur les tâches et les solutions sont la méthode d’approvisionnement obligatoire pour la prestation de services professionnels non informatiques fondés sur les solutions. Ils couvrent 5 domaines d’expertise de base qui sont utilisés couramment et nationalement : les services aux ressources humaines, les services-conseils en affaires et services de gestion du changement, les services de gestion de projets, les services de gestion de projets immobiliers, et les services techniques, d’ingénierie et d’entretien.
Marchés relatifs à un arrangement en matière d’approvisionnement
1. 2019-05-30 à 2020-03-31 24 860 $ Non concurrentielle, relative à un arrangement en matière d’approvisionnement Marché SPAC Expert en matière des technologies de l’information (TI) et des transformations opérationnelles pour la stabilisation des RH à la paye afin de contribuer à déterminer les défis qui restent à relever et les priorités afin d’atteindre et de maintenir un état stable pour les RH à la paye au cours de la période de 2020-2023.
2. 2019-06-26 à 2021-12-31 24 848 700 $ Concurrentielle, relative à un arrangement en matière d’approvisionnement Marché Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC) Expertise d’experts du monde entier dans l’élaboration et la mise en œuvre de stratégies de transformation à l’appui de la transformation des services d’IRCC.

Note(s) du tableau 2

Note 1 du tableau 2

Conformément à l’annexe A, 6.2 de la Directive sur la gestion de l’approvisionnement du CT, l’utilisation des arrangements en matière d’approvisionnement de SPAC est obligatoire pour certaines catégories de produits. Par conséquent, les arrangements en matière d’approvisionnement doivent rester disponibles pour que les ministères et organismes puissent s’en servir, et ils peuvent être annulés à condition qu’une solution de remplacement ait été établie.

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Tableau 3 : Autres marchés avec McKinsey
Numéro Date de début et date de fin Valeur du marché ($) Stratégie d’approvisionnement Type de marché Ministère client But du marché
1. 2018-08-31 à 2020-08-30 1 332 000 $ Concurrentielle Marché ASFC Établir et exploiter un Bureau de la gestion de la valeur pour le projet de la Gestion des cotisations et des recettes de l’ASFC. L’entrepreneur doit fournir des méthodes, des processus, des conseils stratégiques et constituer une équipe de ressources qualifiées.
2. 2020-02-27 à 2023-03-31 29 620 266 $ Concurrentielle Marché SPAC Services du projet Accélérateur pour aider le Centre des services de paye de la fonction publique à éliminer l’arriéré des mouvements en attente et à réaliser des gains d’efficience dans le traitement des nouveaux cas à l’avenir.
3. 2020-07-24 à 2022-12-31 0 $ Non concurrentielle Marché SPAC Services d’expertise internationale pour aider le Canada à répondre promptement à un large éventail de questions liées à la pandémie de COVID-19.

4. Approche

Le BCG a fourni à tous les ministères et organismes concernés, qui sont responsables de mener à bien le programme dans leurs organisations respectives, un plan d’audit et un programme d’audit pour assurer l’uniformité de la portée à l’échelle du gouvernement du Canada. Étant donné le double rôle de SPAC en tant que fournisseur de services communs et d’acheteur ministériel aux termes de son propre pouvoir délégué et de la nécessité d’évaluer la mise en place de l’offre à commandes et des arrangements en matière d’approvisionnement, le ministère a adapté le programme d’audit du BCG en conséquence (voir l’annexe C : Critères d’audit). Pour assurer l’intégrité et l’objectivité du travail, cet audit a été exécuté uniquement par des auditeurs internes de la fonction publique qui sont assujettis au Global Internal Auditing Code of Ethics (disponible en anglais seulement) de l’Institute of Internal Auditors.

5. Constatations et recommandations

Ce qui suit décrit les constatations et les recommandations de l'objectif 1.

5.1 Objectif 1 : intégrité du processus d’approvisionnement

L’annexe E : Observations détaillées présente une liste d’observations détaillées, par critères d’audit, avec une évaluation connexe du rôle de SPAC en tant que fournisseur de services communs et de l’exercice de son pouvoir délégué pour les achats ministériels, en tant que propriétaire fonctionnel.

5.1.1 Valeurs et éthique

Le Code de valeurs et d’éthique du secteur public (le Code) indique que les fonctionnaires servent l’intérêt public :

En complément du Code, la Directive sur les conflits d’intérêts du CT vise à réduire au minimum les risques associés aux situations de conflit d’intérêts ou de responsabilités. En outre, le chapitre 3 du Code de conduite de SPAC fournit à tous les employés des lignes directrices sur les comportements attendus dans l’exécution de leurs fonctions au nom du ministère, notamment en ce qui a trait aux conflits d’intérêts.

5.1.2 Fonctionnaires et titulaires de charge publique actuels

L’équipe d’audit a constaté que les employés de SPAC sont automatiquement assujettis à ces codes comme condition d’emploi. En outre, la conformité est maintenue en exigeant de tous les employés qu’ils confirment avoir pris connaissance du Code et acceptent de se conduire en conformité avec celui-ci au début de la période d’évaluation du cycle de gestion du rendement annuel. Qui plus est, des mécanismes de contrôle des conflits d’intérêts sont en place, lesquels sont basés sur la communication, la connaissance et la compréhension des instruments de politique. Ces mécanismes de contrôle reposent essentiellement sur la déclaration volontaire. Il convient de souligner que l’équipe d’audit n’a trouvé aucun document au dossier démontrant que des conflits d’intérêts auraient été déclarés par les fonctionnaires ou les titulaires de charge publique actuels pour l’un ou l’autre des 24 marchés.

De plus, on s’attend à ce que la sélection des fournisseurs ne soit pas influencée de quelque façon que ce soit par le ministre ou le personnel de son Cabinet. Dans son examen des 24 dossiers de passation de marché, l’équipe d’audit n’a rien trouvé qui indiquait que le ministre ou son personnel avaient influencé le processus de passation de marchés avec McKinsey. En fait, le seul cas d’intervention du ministre ou de son personnel est survenu à un moment où l’approbation du ministre était requise pour une commande subséquente à l’offre à commandes principale et nationale en raison des limites de pouvoirs établies dans la délégation de pouvoir et l’instrument d’orientation de SPAC.

5.1.3 Conflits d’intérêts des fournisseurs

Selon la Archivée : section 4.2.12 de la Politique sur les marchés du CT, tous les marchés doivent contenir des clauses pertinentes reflétant les exigences de la Loi sur les conflits d’intérêts, comme le précise la section 4.15 du Guide des approvisionnements de Services publics et Approvisionnement Canada. De plus, les fournisseurs acceptent de respecter le Code de conduite pour l’approvisionnement de Services publics et Approvisionnement Canada, qui comprend l’obligation, pour les fournisseurs, de signaler tout conflit d’intérêts par écrit à l’autorité contractante. Les fournisseurs sont liés par le Code pour la durée de leur marché. Enfin, aucun document au dossier ne montrait que des conflits d’intérêts auraient été déclarés par le fournisseur pour l’un ou l’autre des 24 marchés.

5.1.4 Anciens fonctionnaires et titulaires de charge publique

La Directive sur la gestion de l’approvisionnement section 4.5.5 indique que les autorités contractantes doivent inclure des exigences obligeant les anciens fonctionnaires à s’auto-identifier et à informer les fournisseurs que cette information sera divulguée de façon proactive. Cela est précisé à la section 4.30.45.25 du Guide des approvisionnements de Services publics et Approvisionnement Canada, qui stipule que les clauses du Guide des clauses et conditions uniformisées d’achat, selon le cas, doivent être utilisées dans toutes les demandes de soumissions afin de garantir le respect des politiques relatives aux anciens fonctionnaires, et que les fournisseurs doivent s’identifier comme étant d’anciens fonctionnaires, le cas échéant.

Les mécanismes de contrôle relatifs aux conflits d’intérêts déclarés par d’anciens fonctionnaires ou titulaires de charge publique sont basés sur la connaissance des politiques et la déclaration volontaire. Par conséquent, l’attente est que les anciens fonctionnaires et titulaires de charge publique veillent à la préservation de l’intégrité du processus d’approvisionnement. L’équipe d’audit n’a trouvé aucun document au dossier démontrant que des conflits d’intérêts auraient été déclarés par d’anciens fonctionnaires ou titulaires de charge publique pour l’un ou l’autre des 24 marchés. De plus, les 24 marchés examinés comportaient des clauses obligeant les anciens fonctionnaires à s’auto-identifier. Tout particulièrement, McKinsey, une société qui fournit des services au Canada, n’est pas considérée comme un ancien fonctionnaire; c’est pourquoi il ne pourrait pas y avoir de cas de passation de marché avec un ancien fonctionnaire au sens de la définition d’un ancien fonctionnaire susmentionnée. Cela dit, selon les instructions de sécurité d’un marché, des enquêtes de sécurité sont effectuées pour chaque expert-conseil (voir section 5.2.2.3 : exigences de sécurité).

5.1.5 Conclusion

Dans l’ensemble, l’intégrité du processus d’approvisionnement a été préservée, conformément au Code de valeurs et d’éthique du secteur public, à la Directive sur les conflits d’intérêts ainsi qu’aux instruments et aux procédures de la politique d’approvisionnement connexe. Plus précisément, aucun cas de non-conformité n’a été décelé relativement aux conflits d’intérêts concernant d’actuels ou d’anciens fonctionnaires ou titulaires de charge ou McKinsey.

5.1.6 Recommandations

Sans objet

5.2 Objectif 2 : Équité, ouverture et transparence, conformément à la politique applicable

Ce qui suit décrit les constatations et les recommandations de l'objectif 2.

5.2.1 Établissement de l’offre à commandes et des arrangements en matière d’approvisionnement

5.2.1.1 Offre à commandes principale et nationale

Selon le chapitre 3 du Guide des approvisionnements de Services publics et Approvisionnement Canada, une offre à commandes est une offre qu’un fournisseur fait au Canada et qui permet aux ministères et organismes d’acheter des biens, des services ou une combinaison des 2, selon la demande, pendant une période déterminée. Une offre à commandes n’est pas un contrat.

Suivant un processus de commande subséquente, qui incorpore les modalités ainsi que les prix de l’offre à commandes, un contrat distinct est conclu chaque fois qu’on passe une commande subséquente pour la fourniture de biens et/ou la prestation de services dans le cadre d’une offre à commandes. Cette méthode d’approvisionnement est souvent utilisée pour faciliter l’accès à divers biens et services ainsi qu’à accélérer l’approvisionnement en ces biens et services en établissant des fournisseurs qualifiés, lorsqu’un ou plusieurs clients ont régulièrement la même demande. Les offres à commandes peuvent être concurrentielles ou non concurrentielles et, dans la mesure du possible, la préférence est de recourir à un processus concurrentiel.

Si un processus non concurrentiel est suivi, la section 4.10 de la Directive sur la gestion de l’approvisionnement du CT stipule que les autorités contractantes doivent justifier, dans le dossier du contrat, le recours aux appels d’offres limités. De plus, le Guide des approvisionnements de Services publics et Approvisionnement Canada, chapitre 3 indique que dans tous les cas où aucune soumission n’est sollicitée, la justification doit comprendre un renvoi à l’exception applicable aux soumissions concurrentielles selon un des 4 motifs définis dans le Règlement sur les marchés de l’État de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP). Voici ces 4 motifs :

De plus, lorsqu’une exemption est invoquée en vertu du paragraphe 6d) du Règlement sur les marchés de l’État, l’Avis sur la Politique des marchés 2007-4 – Marchés non concurrentiels du CT exige de répondre à 7 questions.

Les procédures pour mettre en place l’offre à commandes avec McKinsey se sont déroulées à l’automne 2019 et dans les premiers mois de 2020. La Direction générale de l’approvisionnement a évalué la demande des ministères et organismes pour ces services d’analyse comparative exclusifs. En fonction de ces exigences, SPAC a mis en place l’offre à commandes principale nationale non concurrentielle avec McKinsey en février 2021 pour soutenir les clients qui avaient besoin de services d’analyse comparative (voir l’annexe D : services d'analyse comparative de McKinsey pour obtenir la liste complète des services d’analyse comparative fournis par McKinsey). La période initiale pour passer des commandes subséquentes s’échelonnait du 1er mars 2021 au 28 février 2022, et elle a été prolongée jusqu’au 28 février 2023. Cette offre à commandes est maintenant expirée.

L’équipe d’audit a constaté que la Direction générale de l’approvisionnement a justifié le recours à un fournisseur unique en invoquant une exception en vertu du paragraphe 6d) au motif que McKinsey détient des droits exclusifs pour fournir les services d’analyse comparative en question au moyen de ses diagnostics fondés sur des sondages et de ses ensembles de données. Ces ensembles de données sont basés sur l’information obtenue des clients mondiaux de McKinsey au moyen de sondages exclusifs; aucun autre fournisseur n’a le droit de consulter et d’utiliser les ensembles de données de McKinsey, et aucun revendeur n’est autorisé à distribuer les sondages de McKinsey ou à appliquer ses diagnostics. De plus, l’équipe d’audit a constaté que la direction générale de l’approvisionnement a répondu aux 7 questions auxquelles il faut répondre lorsqu’une exception est invoquée en vertu du paragraphe 6d). Il convient de mentionner que pour l’une des questions du CT, à savoir si d’autres sources d’approvisionnement pour le même soutien ou son équivalent ont été envisagées et, si c’était le cas, pourquoi elles n’ont pas été recommandées, l’équipe d’audit a constaté que la réponse indiquait que d’autres sociétés pouvaient fournir des services d’analyse comparative, mais que seule McKinsey offrait des analyses comparatives Digital Quotient et 360 degrés. Cependant, le dossier ne contenait aucune preuve que des recherches avaient été menées au moment de l’établissement de l’offre à commandes pour confirmer qu’il n’y avait pas d’autres sources d’approvisionnement pour le même service ou son équivalent.

De plus, la question 7 du CT demande de décrire les mesures ayant été prises pour trouver différents fournisseurs et d’expliquer l’incidence que les seuils fixés dans les accords commerciaux ou les limites de passation/modification des marchés prévues dans la directive du CT sur les marchés auront sur la stratégie d’approvisionnement proposée. De plus, dans les conseils fournis pour aider le client à répondre à cette question, il est mentionné que SPAC affichera un préavis d’adjudication de contrat sur le Service électronique d’appels d’offres du gouvernement (SEAOG) afin de s’assurer qu’il n’existe aucun fournisseur en mesure de répondre à ce besoin. Bien que l’affichage d’un préavis d’adjudication de contrat ne soit pas obligatoire, l’équipe d’audit a constaté que ce processus n’a pas été suivi. Selon les représentants de la Direction générale de l’approvisionnement de SPAC, cette approche a été envisagée, mais n’a pas été retenue, en raison de la nature exclusive des services.

D’après l’examen des documents, l’équipe d’audit a conclu que les services d’analyse des coûts et des prix ont été retenus pour l’offre à commandes, et que les prix de ces services étaient justes et raisonnables. De plus, le dossier contenait un résultat de l’évaluation du risque lié à l’approvisionnement décrivant le niveau de risque global et un résumé de cette évaluation qui énumère tous les risques identifiés.

De plus, l’équipe d’audit a constaté qu’il n’existe aucune exigence d’enquête de sécurité pour les entreprises lors de l’établissement de l’offre à commandes. Par ailleurs, les exigences de sécurité n’étaient pas imposées lors de l’établissement de l’offre à commandes principale et nationale, et les exigences de sécurité pour les commandes subséquentes décrites dans l’offre à commandes étaient contradictoires. Par exemple, la section Sécurité sur la page couverture indiquait que l’offre à commandes ne peut être utilisée pour les commandes subséquentes dans lesquelles les besoins de matière de sécurité ont été déterminés, mais la section 8.0, Procédures pour les commandes subséquentes, indique qu’une liste de vérification des exigences relatives à la sécurité, s’il y a lieu, doit être fournie par l’utilisateur désigné pour les commandes subséquentes d’une valeur supérieure à 200 000 $. L’équipe d’audit a été informée par les représentants de la Direction générale de l’approvisionnement que la page couverture était erronée et que l’intention était de permettre diverses exigences de sécurité pour les commandes subséquentes.

De plus, l’offre à commandes initiale a été signée et approuvée par des personnes détenant le pouvoir délégué approprié. Cependant, bien que les 2 modifications aient été approuvées par une personne détenant le pouvoir délégué approprié, un seul exemplaire a été signé par SPAC et McKinseyréférence 2.

5.2.1.2 Établissement d’arrangements en matière d’approvisionnement

Le Guide des approvisionnements de Services publics et Approvisionnement Canada, chapitre 3 indique qu’un arrangement en matière d’approvisionnement est un arrangement non exécutoire entre le Canada et un fournisseur préqualifié, qui permet aux ministères et organismes d’attribuer des contrats et d’obtenir des soumissions à partir d’un bassin de fournisseurs préqualifiés pour des besoins précis, dans les limites de la portée de l’arrangement. L’intention d’un arrangement en matière d’approvisionnement est d’établir un cadre pour permettre le traitement rapide de chaque demande de soumissions qui donne lieu à des marchés exécutoires pour les biens et/ou services décrits dans ces demandes de soumissions.

McKinsey est l’un des nombreux fournisseurs s’étant qualifiés dans le cadre de 3 arrangements concurrentiels en matière d’approvisionnement établis par SPAC en 2015, 2017 et 2019. L’équipe d’audit a constaté que les exigences relatives aux services, la méthode de sélection des soumissions et les critères d’évaluation prévus dans ces 3 arrangements en matière d’approvisionnement étaient appropriés. Toutefois, il n’y avait aucune évaluation individuelle au dossier, et les résultats de l’évaluation par consensus n’étaient pas datés ni signés. En outre, des documents au dossier confirmaient que des évaluations des risques en matière d’approvisionnement n’avaient été effectuées que pour un seul des 3 arrangements en matière d’approvisionnement.

L’équipe d’audit a aussi constaté que des copies signées par SPAC et McKinsey étaient au dossier pour un seul des 3 arrangements en matière d’approvisionnement. Dans le cas des 2 autres arrangements en matière d’approvisionnement, les copies n’étaient signées que par une des parties. De plus, des copies signées par SPAC et McKinsey étaient au dossier pour seulement 3 des 4 modifications connexes par contre la copie au dossier pour la modification numéro 3 n’était signée que par SPAC. En outre, pour les 3 arrangements en matière d’approvisionnement, l’équipe d’audit a trouvé des listes de contrôle récapitulatives de l'évaluation indiquant que l'habilitation de sécurité de McKinsey était conforme avant la mise en place de l’instrument d’achat. De plus, McKinsey détenait la cote de sécurité appropriée, qui était enregistrée dans le Système d'information sur la sécurité ministérielle et industrielle.

5.2.1.3 Conclusion

De manière générale, les processus d’établissement de l’offre à commandes et des 3 arrangements en matière d’approvisionnement n’étaient que partiellement conformes aux principes d’équité, d’ouverture et de transparence et aux politiques applicables. En ce qui concerne l’offre à commandes non concurrentielle, les justifications ont été fournies, et des services d’analyse des coûts et du prix ont été obtenus, confirmant ainsi le caractère équitable et raisonnable du prix. En outre, en ce qui concerne les arrangements en matière d’approvisionnement, les exigences relatives aux services, les méthodes de sélection et les critères ont été élaborés et figuraient au dossier. Toutefois, les documents contractuels auraient pu être plus exhaustifs afin de mieux étayer les mesures et les décisions prises.

De plus, aucune exigence de sécurité n’était requise pour l’offre à commandes principale et nationale, et pour les 3 arrangements en matière d’approvisionnement, McKinsey détenait la cote de sécurité requise avant leur établissement. En outre, les pouvoirs délégués ont été exercés de manière appropriée dans l’ensemble. Cependant, il manquait la signature de SPAC ou du fournisseur sur les modifications de l’offre à commandes ainsi que sur un des arrangements en matière d’approvisionnement et une modification connexe.

5.2.2 Commandes subséquentes et marchés

Ce qui suit décrit les commandes subséquentes et les contrats concernés par ce rapport.

5.2.2.1 Établissement des besoins et détermination de la stratégie d’approvisionnement

La Archivée : section 16.1 de la Politique sur les marchés du CT stipule que l’« énoncé des travaux ou la description des besoins devrait énumérer avec précision les travaux à exécuter, les objectifs à atteindre et les délais à respecter ». Elle précise aussi que l’« énoncé des travaux devrait indiquer les étapes précises du travail, leur ordonnancement, la place de chacune dans le projet global et les rapports existant entre elles ». Cette politique s’appuie sur l’annexe 1.1 du Guide des approvisionnements de Services publics et Approvisionnement Canada, qui indique que le ministère client est le ministère « principal » aux fins de l’élaboration de ce document.

De plus, conformément à la Archivée : section 10.2.6 de la Politique sur les marchés du CT, le recours à l’une des 4 exceptions à la règle de l’appel d’offres « doit être pleinement justifié, et les raisons doivent figurer au dossier du marché ». Cette exigence est précisée à la Archivée : section 3.15 du Guide des approvisionnements de Services publics et Approvisionnement Canada. Se reporter à la section 5.2.1 : Établissement de l’offre à commandes et des arrangements en matière d’approvisionnement, en outre, en ce qui a trait aux documents contractuels, la Archivée : section 12.3 de la Politique sur les marchés du CT stipule que les dossiers « doivent être établis et structurés de manière à faciliter la surveillance au moyen d’une piste de vérification complète qui renferme des détails au sujet des marchés liés aux décisions et aux communications pertinentes ».

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À la lumière de l’examen des documents, l’équipe d’audit a constaté que 18 des 19 commandes subséquentes étaient dotées d’un énoncé des travaux. Un de ces énoncés définissait les besoins propres à la commande subséquente, tandis que les 17 autres énoncés comprenaient un renvoi à l’énoncé des travaux de l’offre à commandes principale et nationale ou de la proposition de McKinsey. Le Bureau du contrôleur général a confirmé que, pour une commande subséquente passée dans le cadre de l’offre à commandes principale et nationale, le recours à l’énoncé des travaux fourni dans ladite offre à commandes ne permettait pas de se conformer aux exigences de la politique, et que les ministères clients étaient tenus de définir leurs propres besoins.

En ce qui concerne la détermination de la stratégie d’approvisionnement, l’équipe d’audit a constaté que, parmi les dossiers des 19 commandes subséquentes, un seul comprenait une justification pour le recours à un processus d’approvisionnement non concurrentiel (l’un des 4 motifs d’exception) et pour le choix de la méthode d’approvisionnement. De plus, le dossier de 5 des 19 commandes subséquentes comprenait des documents confirmant que l’agent de négociation des marchés avait vérifié que la commande subséquente était conforme à l’offre à commandes.

Étant donné l’absence de documents attestant de la conformité des ministères clients quant à la définition de leurs propres besoins et à la formulation des justifications requises, l’équipe a constaté que les agents de négociation des marchés n’avaient pas exercé efficacement leur fonction de remise en question à cet égard.

En outre, compte tenu de l’absence générale de certains documents contractuels dans les dossiers, l’équipe d’audit n’a pas été en mesure de déterminer si les énoncés des travaux avaient été établis avant la sélection du fournisseur et l’attribution du marché et si le recours à l’offre à commandes principale et nationale était bien le meilleur instrument d’achat pour répondre aux besoins du ministère client.

Pour les 2 concurrentiels, l’équipe d’audit a constaté que les énoncés des travaux avaient été établis de manière appropriée avant l’attribution du marché et qu’ils avaient été remis en question de manière appropriée par l’autorité contractante. Qui plus est, comme il s’agissait de marchés concurrentiels, aucune justification n’était requise.

De plus, l’équipe d’audit a constaté que les périodes visées par les 19 commandes subséquentes et les 2 marchés concurrentiels étaient raisonnables.

Il convient de noter que des représentants de la Direction générale de l’approvisionnement ont informé l’équipe d’audit que des processus actualisés concernant les commandes subséquentes passées dans le cadre de l’offre à commandes principale et nationale ont été mis en œuvre en janvier 2023. Ces processus rappellent aux agents de négociation des marchés de SPAC de s’assurer que les ministères clients fournissent un énoncé des travaux avant l’attribution du marché ainsi que des justifications propres à leurs besoins.

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Sur les 3 marchés, l’équipe d’audit a constaté qu’un seul (le marché concurrentiel) contenait un énoncé des travaux établi adéquatement avant l’attribution du marché et remis en question par l’autorité contractante.

Parmi les 2 autres marchés (les marchés non concurrentiels), un seul précisait les raisons justifiant le recours à un appel d’offres limité. En ce qui concerne le marché non concurrentiel conclu dans le cadre d’un arrangement en matière d’approvisionnement, les raisons justifiant le choix de méthode d’approvisionnement et les documents attestant la concordance entre l’arrangement d’approvisionnement et les tâches requises par le marché figuraient au dossier. L’équipe d’audit a constaté que les périodes visées par les 3 marchés étaient raisonnables.

5.2.2.2 Fractionnement des marchés

Conformément à la Archivée : section 11.2.7 de la Politique sur les marchés du CT, « les autorités contractantes doivent s’abstenir de fractionner des marchés, ou des modifications apportées à des marchés, pour se soustraire à l’obligation d’obtenir soit l’approbation exigée par la Loi ou par la Directive du Conseil du Trésor sur les marchés, soit l’approbation des cadres compétents du ministère ou de l’organisme ».

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Les offres à commandes sont conçues pour passer des commandes subséquentes à mesure que les besoins sont cernés, ce qui permet de réduire au minimum les risques de fractionnement. Étant donné l’absence de certains documents aux dossiers, l’équipe d’audit n’a pas pu déterminer si le client avait l’intention, au moment où chaque commande subséquente a été passée, de faire effectuer le même travail ou un travail semblable à l’avenir. Se reporter à la section 5.2.2.1 : Établissement des besoins et détermination de la stratégie d’approvisionnement. De plus, la direction de la Direction générale de l’approvisionnement a fait savoir que les différents besoins sont attribués aux agents de négociation des marchés de manière ponctuelle et qu’ils ne font pas l’objet d’un examen global pour éviter qu’un même ministère ou organisme n’attribue plusieurs marchés à un même fournisseur dans un court délai.

Dans le cas des 2 marchés concurrentiels, l’équipe d’audit n’a trouvé aucune preuve indiquant qu’ils avaient été fractionnés.

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Pour les 3 marchés, l’équipe d’audit n’a trouvé aucune preuve indiquant qu’ils avaient été fractionnés.

5.2.2.3 Exigences de sécurité

Les exigences de sécurité liées aux marchés doivent être respectées aux fins de conformité à la Politique sur la sécurité du gouvernement du CT.

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Comme il a été susmentionné, l’offre à commandes principale et nationale contenait des instructions relatives à la sécurité contradictoires, et l’intention était de permettre diverses exigences de sécurité pour les commandes subséquentes. Se reporter à la section 5.2.1.1 : Offre à commandes principale et nationale. L’équipe d’audit a constaté que, pour les 19 commandes subséquentes, la nécessité ou non d’avoir des dispositions relatives à la sécurité avait été établie de façon appropriée, généralement au moment où les services avaient été demandés. Par conséquent, des 8 commandes subséquentes qui prévoyaient des exigences de sécurité, 7 contenaient une liste de vérification des exigences relatives à la sécurité approuvée.

De plus, les 2 marchés concurrentiels comprenaient des dispositions relatives à la sécurité, et une liste de vérification des exigences relatives à la sécurité approuvée figurait au dossier.

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L’équipe d’audit a constaté que les exigences de sécurité étaient précisées dans l’énoncé des travaux et qu’une liste de vérification des exigences relatives à la sécurité figurait au dossier pour les 3 marchés. De plus, par suite de l’examen des documents, l’équipe a constaté que, pour un des 3 marchés, les experts-conseils respectaient les exigences de sécurité requises. Dans le cas du deuxième marché, les attestations de sécurité d’un des 3 experts-conseils figuraient au dossier. Pour le troisième marché, aucune attestation de sécurité des experts-conseils ne figurait au dossier.

5.2.2.4 Procédures et établissement des prix pour les commandes subséquentes passées dans le cadre d’une offre à commandes/marchés non concurrentiels conclus dans le cadre d’un arrangement en matière d’approvisionnement

L’offre à commandes principale et nationale décrit les procédures et établit les prix pour les commandes subséquentes. L’équipe d’audit a constaté que les procédures ont été suivies pour l’ensemble des 19 commandes subséquentes, et que l’approbation de SPAC a été obtenue lorsque la valeur de la commande excédait 200 000 dollars. L’équipe a également constaté que les prix étaient bien fondés sur les montants indiqués dans l’offre à commandes.

L’équipe d’audit a constaté que l’ensemble des 19 commandes subséquentes ont été signées par un agent de négociation des marchésréférence 3 après la date d’attribution du marché passé dans le cadre de l’offre à commandes principale et nationale. En outre, les 4 modifications ont été signées par SPAC et par McKinsey avant la fin de la période visée par la commande subséquente initiale. Toutefois, les périodes visées par 2 des 19 commandes subséquentes et par 2 des 4 modifications connexes se terminaient après la période visée par l’offre à commandes principale et nationale.

En ce qui concerne le marché non concurrentiel passé dans le cadre d’un arrangement en matière d’approvisionnement, l’équipe d’audit a constaté que les procédures ont été suivies. Cependant, bien que de la documentation sur le prix ait été versée au dossier, aucun élément ne permettait de confirmer le caractère juste et raisonnable des prix.

5.2.2.5 Évaluations des soumissions pour les marchés concurrentiels

La Directive sur la gestion de l’approvisionnement, section 4.5 du CT stipule que les autorités contractantes ont la responsabilité de « veiller à ce qu’un appel d’offres soit lancé pour les contrats » et de « limiter le nombre de critères techniques obligatoires à ceux jugés être des exigences essentielles pour obtenir les résultats escomptés et s’assurer qu’aucune soumission n’est rejetée inutilement ». Le rôle de SPAC en tant que fournisseur de services communs comprend une fonction consultative consistant à remettre en question les exigences élaborées par les ministères lorsque les critères obligatoires sont trop restrictifs ou semblent favoriser certains soumissionnaires.

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Dans le cas de 2 marchés concurrentiels, l’équipe d’audit a constaté que la méthode de sélection des soumissions et les critères d’évaluation ont été clairement exposés dans le document d’invitation à soumissionner avant la publication de la demande de propositions. Pour les 2 marchés, l’équipe n’a trouvé aucun document à l’appui du choix des critères d’évaluation obligatoires. De plus, des soumissionnaires potentiels ont posé des questions sur les critères, mais les dossiers ne contenaient aucune réponse à ces questions. En l’absence de justification, l’équipe d’audit n’a pas pu évaluer le caractère approprié des critères obligatoires, qui pourraient être perçus comme trop restrictifs. Cela dit, les critères ont été remis en question par l’autorité contractante. En outre, cette équipe d’audit a constaté que, pour un marché, la soumission a été pleinement évaluée conformément à toutes les modalités de la demande de soumissions. Quant à l’autre marché, il n’y avait au dossier aucune copie des formulaires d’évaluation individuelle ou d’évaluation par consensus signés, mais les autres aspects de la soumission ont été évalués conformément aux modalités de la demande de soumissions. Notamment, McKinsey était le seul soumissionnaire pour chacun des marchés.

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En ce qui concerne le marché concurrentiel, l’équipe d’audit a constaté que la méthode de sélection des soumissions et les critères d’évaluation ont été exposés dans le document d’invitation à soumissionner. Cependant, aucun document dans le dossier ne confirmait qu’ils avaient été établis avant la publication de la demande de propositions. De plus, les critères n’ont pas été jugés trop restrictifs et ils ont été remis en question par l’autorité contractante. L’équipe d’audit a constaté que la soumission a été partiellement évaluée conformément aux modalités de la demande de soumissions, car elle n’a trouvé aucune preuve que les rapports d’évaluation individuelle et d’évaluation par consensus étaient signés. Il restait 2 soumissionnaires à la fin du processus et le marché a été attribué à l’entreprise classée au premier rang, soit McKinsey.

5.2.2.6 Délégation de pouvoirs

L’instrument de délégation de pouvoirs et d’orientation de SPAC constitue le document officiel par lequel le ministre et le sous-ministre délèguent les pouvoirs de signature, les pouvoirs financiers et autres à des titulaires de postes, et non à des personnes en tant que telles. Les pouvoirs délégués peuvent être exercés sur le plan opérationnel ou fonctionnel à des niveaux correspondants de la hiérarchie des pouvoirs dans l’organisation et lorsqu’une carte de spécimen de signature valide est émise pour des pouvoirs délégués précis. Conjointement avec la délégation de pouvoirs et le montant du marché proposé ou de la modification, la complexité et les risques de l’approvisionnement sont évalués pour assigner le marché à un agent de négociation des marchés.

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L’équipe d’audit a constaté que pour les 19 commandes subséquentes et les modifications connexes ayant des incidences financières, les formulaires requis et dûment signés servant à confirmer la disponibilité des fonds, conformément au pouvoir d’engager des fonds, figuraient au dossier. En outre, 14 des 19 commandes subséquentes et 3 des 4 modifications connexes étaient dûment signées ou approuvées par l’autorité déléguée appropriée conformément au pouvoir d’exécuter une opération. Il est à noter que 4 commandes subséquentes n’ont pas pu être évaluées, car la carte de spécimen de signature indiquant le pouvoir délégué n’était pas disponible. Dans le cas d’une des commandes subséquentes et d’une modification, le système déterminant les niveaux d’approbation requis pour ces marchés a erronément indiqué que l’approbation du gestionnaire était exigée, alors qu’en fait une approbation ministérielle était nécessaire. Ce problème de système a été détecté au début de 2022, mais une approbation a parfois été donnée au niveau du gestionnaire quand une approbation de niveau plus élevé, y compris une approbation ministérielle, était requise. La recherche d’une solution est en cours. En attendant, un message s’affiche pour avertir tous les utilisateurs de ce problème et faire en sorte que tous les approbateurs valident les limites de leur pouvoir d’approbation quand ils approuvent des documents.

Concernant les 2 marchés concurrentiels, les formulaires requis et dûment signés servant à confirmer la disponibilité des fonds, conformément au pouvoir d’engager des fonds, figuraient au dossier. Quant au pouvoir d’exécuter une opération, pour l’un des marchés, l’équipe d’audit a constaté qu’il était signé par l’autorité déléguée appropriée. Toutefois, elle n’a pas pu confirmer que la personne ayant approuvé avait le pouvoir délégué approprié, car sa carte de spécimen de signature n’était pas disponible. En ce qui concerne le second marché, le formulaire qui indique le niveau requis pour la signature et l’approbation du marché était au dossier, mais il n’était pas approuvé. Par conséquent, l’équipe d’audit n’a pas pu pleinement évaluer le caractère approprié des pouvoirs délégués. Néanmoins, l’équipe d’audit a constaté que le marché et 2 modifications étaient signés ou approuvés par des personnes ayant un pouvoir délégué. En ce qui concerne la troisième modification, l’équipe d’audit a été incapable de confirmer le caractère approprié des pouvoirs délégués, car les cartes de spécimen de signature des personnes qui ont signé et approuvé la modification n’étaient pas disponibles.

De plus, les 4 modifications aux commandes subséquentes et les 3 modifications contractuelles étaient justifiées et documentées.

Enfin, les 19 commandes subséquentes, les 2 marchés concurrentiels, ainsi que toutes les modifications connexes respectaient les limites de passation de marchés de SPAC indiquées dans la politique visée.

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SPAC a conclu 3 marchés en tant que ministère client. Seulement 2 de ces marchés étaient visés par la portée de l’audit en ce qui concerne les pouvoirs financiers délégués, car la valeur en dollars du troisième marché était nulle. L’équipe d’audit a constaté que, dans les 2 cas, les formulaires requis dûment signés figuraient au dossier. Ces formulaires confirment la disponibilité des fonds conformément aux pouvoirs d’engager des dépenses et d’engager des fonds, lesquels pouvoirs ont été exercés par les personnes auxquelles ils avaient été délégués.

En outre, l’équipe d’audit a constaté que les 3 marchés et les 7 modifications connexes ont été signés par SPAC et McKinsey et approuvés par les personnes détenant les pouvoirs délégués appropriés, dans le respect des limites de passation de marchés de SPAC indiquées dans la politique visée. De plus, en ce qui concerne les 2 marchés ayant des répercussions financières, même si le pouvoir d’attestation a été exercé par la personne à qui il avait été délégué, l’équipe d’audit a constaté que les dépenses n’avaient pas été pleinement étayées par de la documentation. Toutefois, pour l’un des marchés, l’équipe d’audit est en mesure de confirmer que les services ont été fournis après la signature de l’entente. Pour ce qui est du deuxième marché, l’équipe d’audit a constaté que les factures n’étaient pas suffisamment détaillées. Elle n’est donc pas en mesure de déterminer si les modalités du marché ont été respectées. Enfin, l’équipe a constaté que, selon la documentation, SPAC et McKinsey ont tenu des réunions d’étape.

De plus, les 7 modifications contractuelles étaient justifiées et documentées.

5.2.2.7 Divulgation proactive

Conformément à la Directive sur la gestion de l’approvisionnement du Conseil du Trésor, les ministères et organismes sont tenus de divulguer les renseignements sur la passation de marchés de façon proactive. L’équipe d’audit a constaté que SPAC a fait une divulgation proactive concernant seulement 2 des 3 marchés qu’il a conclus en tant que ministère client. Cependant, les dates de début et de fin de l’un des marchés qui ont été publiées ne concordaient pas avec celles indiquées au dossier.

5.2.3 Conclusion

Dans l’ensemble, seule une partie des activités d’approvisionnement a été réalisée de manière équitable, ouverte et transparente conformément aux politiques applicables. Les lacunes à l’égard des documents contractuels à l’appui des mesures et des décisions prises ont eu une incidence sur la réalisation de nombreuses activités. Ces lacunes ont limité la capacité de la Direction générale de l’approvisionnement à exercer une fonction de remise en question de façon approfondie et à démontrer que SPAC s’était acquitté de ses rôles et responsabilités en tant que fournisseur de services communs. Plus particulièrement, dans le cas des 19 commandes subséquentes, la Direction générale devait s’assurer que les services offerts par le fournisseur correspondaient aux besoins, que le meilleur instrument d’achat pour répondre aux besoins du ministère client avait été choisi et qu’il n’y avait aucun fractionnement des marchés. De plus, dans les cas où des processus concurrentiels ont été utilisés, les critères d’évaluation de plusieurs marchés peuvent être perçus comme déraisonnablement restrictifs, car la documentation limitée au dossier ne permettait pas à l’équipe d’audit de démontrer le contraire. Aussi, en raison d’erreurs de système, les approbations n’ont pas été confiées au niveau de pouvoir approprié, compte tenu de l’importance du montant, de la complexité et des risques liés au marché.

Bien que certains de ces problèmes puissent être liés au manque de compréhension des rôles et des responsabilités, ils démontrent que les activités d’approvisionnement de base n’ont pas été réalisées comme prévu, ce qui souligne la nécessité de renforcer et d’améliorer les pratiques contractuelles. Voir la section 5.3.1 : Rôles, responsabilités et obligations de rendre compte

5.2.4 Recommandations

5.3 Objectif 3 : Respect des processus et des cadres de contrôle ministériel

Selon les discussions tenues avec le cadre supérieur désigné pour la gestion de l’approvisionnement et le dirigeant principal des finances, l’équipe d’audit a constaté que, en plus des contrôles clés visés par les objectifs 1 et 2, SPAC a plusieurs processus et contrôles internes en place pour assurer un approvisionnement équitable, ouvert et transparent en services professionnels dans le cadre de son rôle de fournisseur de services communs, mais aussi dans le cadre d’approvisionnements ministériels visés par les pouvoirs qui lui sont délégués. Ces processus et contrôles sont décrits dans les sections ci-après.

5.3.1 Rôles, responsabilités et obligations de rendre compte

Conformément à l’article 4.1 de la Directive sur la gestion de l’approvisionnement du Conseil du Trésor, les cadres supérieurs désignés pour la gestion de l’approvisionnement doivent établir, mettre en œuvre et maintenir un cadre de gestion de l’approvisionnement ministériel qui décrit clairement les rôles, les responsabilités et les obligations de rendre compte. À cette fin, l’annexe 1.1 du Guide des approvisionnements de Services publics et Approvisionnement Canada présente la matrice des responsabilités, qui fournit une répartition générique des types de responsabilités anticipées entre SPAC en tant que fournisseur de services communs et les ministères clients.

L’équipe d’audit a constaté qu’aucune définition ni obligation n’est associée aux rôles de responsable et de contributeur ou aux rôles partagés, même si les responsabilités sont indiquées pour chaque activité d’approvisionnement. Par exemple, pour la définition des exigences et les activités d’administration des marchés, la fonction de remise en question et/ou de surveillance qui devrait être exécutée par SPAC en tant que fournisseur de services communs n’est pas clairement définie dans le rôle de « contribution », ce qui pourrait donner lieu à une mauvaise interprétation et à des résultats variés.

5.3.2 Formation, outils et ressources

L’un des résultats attendus de la Directive sur la gestion de l’approvisionnement du CT consiste à gérer les approvisionnements d’une manière qui permet d’obtenir des résultats opérationnels, et qui témoigne d’une bonne intendance et de l’optimisation des ressources, conformément aux objectifs socioéconomiques et environnementaux du gouvernement du Canada. Par conséquent, les agents de négociation des marchés doivent mener le processus d’approvisionnement de façon ouverte, juste et honnête, et toutes les personnes qui y prennent part doivent faire preuve de prudence, de probité et de transparence à chaque étape. Ce sont donc nos employés qui exercent le plus grand contrôle : les agents de négociation des marchés savent comment et quand appliquer les cadres politiques et législatifs appropriés à leurs approvisionnements respectifs, et procéder à l’examen de supervision, à la transmission aux échelons supérieurs et à l’approbation.

L’équipe d’audit a constaté que les agents de négociation des marchés qui assument le rôle de fournisseur de services communs et d’acheteur ministériel dans les limites du pouvoir délégué de SPAC disposent de la formation, des outils et des ressources nécessaires pour les appuyer dans l’exercice de leurs responsabilités en matière d’approvisionnement. Un processus d’échange de renseignements est aussi en place pour favoriser la diffusion efficace et ciblée de renseignements pertinents et fiables à ceux qui en ont besoin. Si la politique est mal interprétée ou si les responsabilités, les obligations et les rôles ne sont pas clairement définis, documentés et communiqués, il pourrait toutefois en résulter des cas de non-conformité.

5.3.3 Surveillance et supervision

Des activités de surveillance et de supervision sont menées dans le cadre de chaque dossier d’approvisionnement en fonction de la valeur monétaire, du risque et de la complexité de l’approvisionnement. Cela comprend la délégation des pouvoirs ainsi que l’évaluation de la complexité de l’approvisionnement et l’évaluation des risques liés à l’approvisionnement qui permet d’acheminer les approvisionnements complexes et à risque plus élevé à des employés qualifiés de niveau supérieur aux fins d’approbation.

5.3.3.1 Examens et experts en la matière

Selon l’examen des documents et des entrevues , l’équipe d’audit a constaté que les dossiers peuvent faire l’objet d’un examen ou d’une consultation auprès d’un expert en la matière, selon les risques et la complexité du marché. L’équipe d’audit a constaté que 23 des 24 marchés visés par la portée du présent audit comportaient des éléments de preuve indiquant qu’un examen avait été réalisé. En général, c’est la personne ayant approuvé le marché qui a effectué cet examen. Pour 6 contrats, des éléments de preuve ont aussi révélé qu’un agent de négociation des marchés avait eu recours aux services d’experts en la matière, notamment d’équipes de services juridiques et de négociation des prix.

5.3.3.2 Examen après l’approvisionnement

L’équipe d’audit a constaté que SPAC, en tant que fournisseur de services communs, procède à l’examen des activités d’approvisionnement après l’attribution d’un marché. Cet examen est fondé sur un échantillon aléatoire de la moyenne pondérée des secteurs sur une base trimestrielle. Il convient de noter qu’un contrat visé par le présent audit a fait l’objet de cet examen, et les résultats ont révélé que le dossier ne contenait pas suffisamment de documentation. En 2020, les données de cet examen ont été regroupées dans un rapport distribué à la haute direction du Programme des approvisionnementsréférence 4. Il a ensuite fait l’objet d’une discussion au Comité de directionréférence 5 de SPAC, afin de cerner les tendances organisationnelles et de fournir des renseignements à l’appui de l’amélioration continue.

L’équipe d’audit a également constaté qu’il serait utile d’inclure dans la méthodologie, sous sa forme actuelle, les marchés qui présentent un niveau élevé de risque ou de complexité, et a examiné l’exactitude et la pertinence de ces approvisionnements. Lors d’entrevues menées auprès de la direction de la Direction générale de l’approvisionnement, l’équipe d’audit a été informée que l’ensemble du processus faisait l’objet d’un examen et que la direction envisage d’adopter une approche proactive pour cerner et gérer les risques au lieu de procéder à des examens après l’approvisionnement, qui sont de nature réactive.

5.3.3.3 Comité de surveillance

L’équipe d’audit a constaté que SPAC, comme fournisseur de services communs, exerce une surveillance sur les processus d’approvisionnement jugés très risqués et complexes. Plus particulièrement, un comité d’examen des acquisitions a été mis sur pied en tant que processus interministériel d’examen des acquisitions, conformément à la Archivée : Politique sur l’examen des acquisitions du Conseil du Trésor (annulée en octobre 2019). Il a permis d’examiner les retombées socio-économiques des marchés dont la valeur est comprise entre 2 et 100 millions de dollars avant l’attribution d’un contrat. Un contrat visé par le présent audit répondait aux critères et avait été soumis en conséquence, mais aucun compte rendu de cette réunion n’a été établi à l’issue de celle-ci.

De plus, un nouvel organisme de gouvernance de SPAC, appelé le Comité d’examen des acquisitions, a été mis sur pied, et sa réunion inaugurale a eu lieu en décembre 2022. Ce comité, dont le mandat s’étend à l’ensemble des approvisionnements, se penchera sur les processus d’approvisionnement à forte visibilité au cas par cas, et ce, dès l’étape de la planification du processus, y compris ceux dont le ou les contrats doivent être soumis à l’approbation du ministre ou du Conseil du Trésor avant l’attribution.

5.3.4 Programmes clés

Ce qui suit décrit les programmes clés en relation avec ce rapport.

5.3.4.1 Évaluation de la complexité des achats et Évaluation des risques liés aux achats

Selon la section 2.30.10 du Guide des approvisionnements de Services publics et Approvisionnement Canada, chaque demande fait l’objet d’une évaluation visant à déterminer le niveau de complexité de l’achat, de manière à diriger le besoin vers le volet approprié du processus et à y affecter un agent de négociation des contrats possédant les compétences nécessaires pour gérer cet achat. De plus, la section 3.1.5 stipule que le processus d’évaluation des risques liés aux achats est appliqué afin de déterminer le niveau de risque auquel le gouvernement du Canada s’expose lorsqu’il conclut des contrats. Par ailleurs, l’évaluation des risques liés aux achats s’applique à tous les achats, peu importe le niveau de complexité, et doit être réalisée à l’étape de la stratégie d’approvisionnement avant l’élaboration d’un document d’approbation. Comme il a été indiqué précédemment, le système qui permet de faire approuver les contrats au niveau requis produisait des résultats erronés. Une solution provisoire a donc été mise en place jusqu’à ce que le problème soit corrigé. Veuillez-vous référer à la section 5.2.2.6 : Délégation de pouvoirs.

L’équipe d’audit a constaté que les contrats devant faire l’objet de l’audit présentaient, selon l’évaluation réalisée, un degré de complexité plus ou moins faible et un niveau de risque faible à moyennement élevé.

5.3.4.2 Régime d’intégrité du gouvernement du Canada

Le Régime d’intégrité du gouvernement du Canada, qui est administré par la Direction générale de la surveillance de SPAC, est un système de radiation et de suspension fondé sur des règles qui vise à faire en sorte que le gouvernement du Canada traite avec des fournisseurs ayant un comportement éthique, tant au Canada qu’à l’étranger. Le Régime comprend la Politique d’inadmissibilité et de suspension, qui précise quand et comment un fournisseur peut être déclaré inadmissible ou être frappé d’une suspension l’empêchant de faire affaire avec le gouvernement fédéral pour une période donnée. Les agents de négociation des contrats doivent s’assurer que les demandes de soumissions et les contrats concernés comprennent les dispositions relatives à l’intégrité, et qu’une vérification en bonne et due forme de l’intégrité est réalisée avant l’attribution du contrat. Il est à noter que les commandes et les contrats subséquents aux offres à commandes et les contrats passés au titre d’un arrangement en matière d’approvisionnement ne font pas l’objet de vérifications de l’intégrité, car celles-ci sont réalisées lorsque les offres à commandes et les arrangements en matière d’approvisionnement sont établis.

L’équipe d’audit a constaté qu’une vérification de l’intégrité figurait au dossier de l’offre à commandes et des 3 arrangements en matière d’approvisionnement. De plus, les 3 contrats concurrentiels comprenaient les dispositions relatives à l’intégrité appropriées et ont donné lieu à des vérifications de l’intégrité. De plus, l’équipe d’audit a observé qu’au cours de la période visée, le statut de McKinsey par rapport au Régime d’intégrité est demeuré le même, et que le fournisseur n’a fait l’objet d’aucun obstacle ni d’aucune restriction au titre du Régime.

5.3.4.3 Programme de surveillance de l’équité

Le Programme de surveillance de l’équité a été mis en place dans le cadre de la Politique sur la surveillance de l’équité de SPAC afin d’attester de manière indépendante que les processus d’approvisionnement sont menés avec équité, ouverture et transparence, ainsi que d’accroître la confiance du public à l’égard de la façon dont le gouvernement mène ses activités. L’équipe d’audit a constaté que, pour aucun des 3 contrats concurrentiels visés par le présent audit, un surveillant de l’équité n’a pas été retenu à l’étape de la planification du processus d’approvisionnement, car les circonstances ne le justifiaient pas conformément à la section 3.135 du Guide des approvisionnements de Services publics et Approvisionnement Canada.

5.3.4.4 Politique sur les mesures correctives du rendement des fournisseurs

La Politique sur les mesures correctives du rendement des fournisseurs de SPAC est entrée en vigueur le 4 novembre 2010. Elle s’applique au Programme des approvisionnements de SPAC en tant que fournisseur de services communs pour les opérations sous son autorité. Conformément au paragraphe c. de la section 8.180.15.20 de la Politique, il faut vérifier l’existence d’une mesure corrective du rendement du fournisseur dans le Système d’information sur les fournisseurs à la clôture de l’appel d’offres pour les marchés concurrentiels et avant tout échange avec un fournisseur unique. Il faut également le revérifier avant d'attribuer le contrat, d'émettre des modifications ou d'exercer des options. L'équipe d'audit a constaté qu'aucun problème de rendement n'a été signalé à l'égard de McKinsey ni qu'aucune évaluation de la conformité du rendement de l'entreprise n'a été menée ou appliquée dans le système au cours de la période visée par l'audit.

5.3.5 Conclusion

Dans l'ensemble, les contrôles clés évalués par rapport à l'objectif 3 étaient partiellement conformes. Les rôles et les responsabilités de SPAC étaient définis, consignés par écrit et communiqués. Toutefois, ils pourraient gagner en clarté si une distinction était faite entre ceux de SPAC en tant que fournisseur de services communs et ceux des ministères. De plus, des formations, des ressources et des outils sont offerts pour soutenir les agents de négociation des marchés dans l’exercice de leurs responsabilités liées à l’approvisionnement. Des processus d’échange d’information existent pour permettre une diffusion ciblée et efficace de renseignements pertinents et fiables aux personnes qui ont un besoin de savoir. Par ailleurs, des activités de surveillance et de supervision ont été menées lors de l’octroi des marchés de services professionnels, et il y avait des organismes de gouvernance en place pour les approvisionnements complexes et à haut risque. Toutefois, une rigueur accrue est nécessaire à l’égard du processus de planification des approvisionnements afin d’améliorer le traitement des marchés complexes et à haut risque. Enfin, SPAC a mis sur pied des programmes pour appuyer ses processus internes et son cadre de contrôle.

Il y a une occasion de revoir la méthodologie actuelle de vérification postérieure en matière d’approvisionnement et d’envisager d’y intégrer une approche plus proactive pour veiller à ce que les marchés présentant des risques ou une complexité plus élevés fassent l’objet de vérifications.

5.3.6 Recommandations

6. Réponse de la direction

Les constatations et les recommandations de cet audit ont été présentées à la direction de SPAC. Le rapport d’audit a été examiné et recommandé pour l’approbation de l’administrateur général par le Comité ministériel d’audit de SPAC.

SPAC établit différents instruments d’achat, notamment des arrangements en matière d’approvisionnement et des offres à commandes, pour réduire la redondance et simplifier le processus d’approvisionnement mené avec des fournisseurs présélectionnés qui doivent posséder certaines capacités d’entreprise obligatoires et répondre à des critères financiers, ce qui permet une utilisation répandue par les ministères clients. Ces instruments sont établis conformément aux règlements et aux politiques d’approvisionnement de la fonction publique fédérale.

À la lumière de l’évaluation de l’utilisation au fil du temps des instruments d’achat pour lesquels McKinsey, comme d’autres entreprises offrant une gamme de services similaires non visés par le présent audit, la Direction générale de l’approvisionnement réalise actuellement une analyse d’options pour établir de nouveaux instruments visant à offrir des services spécialisés, telle l’analyse comparative, au gouvernement du Canada, tout en respectant les principes d’équité, d’ouverture et de transparence. Cette stratégie d’approvisionnement sera conçue pour veiller à l’optimisation des ressources et à l’intégrité du processus d’approvisionnement grâce à l’intégration d’une plus grande concurrence, dans la mesure du possible. Les leçons tirées du présent audit, de l’analyse de SPAC et des consultations avec les intervenants feront partie de l’élaboration des futurs instruments d’achat et des processus connexes.

La Direction générale de l’approvisionnement appuie entièrement le présent audit. En raison des courts délais accordés pour réaliser la vérification, de l’étendue de la période visée par l’audit, de l’absence de certains membres du personnel et de l’entreposage externe de dossiers physiques antérieurs à la transition vers la tenue de dossiers principalement électroniques, il a été impossible d’accéder à certains documents. La Direction générale de l’approvisionnement poursuivra ses travaux de compilation de la documentation pertinente afin de satisfaire aux divers audits.

La direction a accepté les constatations d’audit et a élaboré un plan d’action pour donner suite aux recommandations (consultez l’annexe F : Plan d’action de la direction). Les actions déterminées devraient être achevées d’ici janvier 2025. Le Comité ministériel d’audit de SPAC prendra part au suivi de la mise en œuvre de ce plan d’action, conformément aux procédures normalisées d’audit interne du ministère. Si des problèmes ou des recommandations supplémentaires sont constatés à la suite des résultats des examens externes effectués par le Bureau de l’ombudsman de l’approvisionnement et/ou le Bureau du vérificateur général du Canada, SPAC mettra le plan d’action de la direction à jour afin de les incorporer.

L’administrateur général de SPAC approuve ce rapport, y compris le plan d’action de la direction.

Annexes

Les éléments suivants sont des annexes importantes à ce rapport.

Annexe A : Sigles et abréviations

Tableau 4: Sigles et abréviations
Sigle ou abréviation Définition
PAC Préavis d’adjudication de contrat
BDC Banque de développement du Canada
FAC Forces armées canadiennes
ASFC Agence des services frontaliers du Canada
DPF Dirigeant principal des finances
MDN Ministère de la Défense nationale
EDSC Emploi et Développement social Canada
EDC Exportation et développement Canada
LGFP Loi sur la gestion des finances publiques
SEAOG Service électronique d’appels d’offres du gouvernement
IRCC Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada
TI Technologies de l’information
McKinsey McKinsey & Company
BVG Bureau du vérificateur général du Canada
BCG Bureau du contrôleur général
SPAC Services publics et Approvisionnement Canada
CT Conseil du Trésor

Annexe B : Glossaire

Tableau 5: Glossaire
Terme Définition
Préavis d’adjudication de contrat Avis public destiné aux fournisseurs pour leur faire part de l’intention d’un ministère ou d’un organisme d’attribuer à un fournisseur sélectionné à l’avance, jugé comme étant le seul fournisseur en mesure d’exécuter les travaux, un contrat pour un bien, un service ou des travaux de construction, ce qui permet aux autres fournisseurs de signaler leur intérêt à soumissionner en présentant un énoncé des capacités. Source : Chapitre 3 du Guide des approvisionnements de Services Publics et Approvisionnement Canada.
Pouvoir d’approbation Pouvoir d’accepter les modalités proposées du marché lorsqu’elles sont conformes à l’ensemble des lois, règlements et politiques applicables. Source : Délégation de pouvoirs et Instrument d’orientation, 6 août 2019 – Services publics et Approvisionnement Canada
Pouvoir d’attestation Pouvoir d’attester, en vertu de l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques, l’exécution d’un marché ainsi que le montant, les droits et l’admissibilité au titre du paiement. Source : Directive sur la délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers
Pouvoir d’engager des fonds Pouvoir d’engager des fonds, conformément à l’article 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques, pour s’assurer que le solde non grevé est suffisant avant de conclure un marché ou une autre entente. Source : Directive sur la délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers
Contrat Accord « contraignant conclu par une autorité contractante et un entrepreneur afin d’acquérir ou d’obtenir un bien, un service ou de la construction pour un ministère. Source : Directive sur la gestion de l’approvisionnement du CT
Autorité contractante Personne qui a le pouvoir délégué de conclure un contrat ou une entente contractuelle au nom d’un ministère ou d’un organisme. Source : Directive sur la gestion de l’approvisionnement du CT
Pouvoir d’engager des dépenses Pouvoir d’engager des dépenses (de dépenser des fonds) ou de créer une obligation d’obtenir des biens ou des services qui entraîneront des dépenses ultérieures de fonds. Source : Directive sur la délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers
Ancien fonctionnaire Tout ancien employé d’un ministère au sens de la Loi sur la gestion des finances publiques, un ancien membre des Forces armées canadiennes ou un ancien membre de la Gendarmerie royale du Canada. Source : Chapitre 3 du Guide des approvisionnements de Services publics et Approvisionnement Canada.
Service électronique d’appels d’offres du gouvernement La source officielle gratuite sur laquelle les fournisseurs devraient se fier pour trouver les appels d’offres du gouvernement du Canada. Source : Trouver des opportunités sur Achatsetventes.gc.ca.
Signataire autorisé L’autorité chargée de veiller à ce que les modalités inscrites dans les documents contractuels correspondent à celles approuvées par l’autorité d’approbation des marchés. Source : Instrument de délégation de pouvoir et d’orientation de SPAC, 6 août 2019
Offre à commandes Offre faite par un fournisseur de fournir sur demande à des clients des biens et(ou) des services selon des prix ou une base de tarification préétablis et conformément à des modalités définies pour une durée précisée. Source : Glossaire du Guide des approvisionnements de Services publics et Approvisionnement Canada.
Arrangement en matière d’approvisionnement Accord non contraignant entre TPSGC et un fournisseur dont on a déterminé au préalable qu’il est en mesure de fournir des biens ou des services au gouvernement du Canada. Source : Glossaire du Guide des approvisionnements de Services publics et Approvisionnement Canada.
Responsable technique Personne responsable de fournir des renseignements, des lignes directrices et des conseils sur l’aspect technique d’un produit. Source : Glossaire du Guide des approvisionnements de Services publics et Approvisionnement Canada.
Pouvoir d’exécuter une opération Pouvoir de conclure des marchés, y compris les acquisitions par carte d’achat, ou d’approuver des droits reconnus par la loi (par exemple, prestations d’assurance-emploi). Source : Directive sur la délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers

Annexe C : Critères d’audit

Tableau 6: Critères d’audit
Objectifs de l’audit Critères Sources des critères
1. L’intégrité du processus d’approvisionnement a été maintenue, conformément au Code de valeurs et d’éthique du secteur public et à la Directive sur les conflits d’intérêts; 1. Les fonctionnaires et les titulaires de charge publique veillent à ce que l’intégrité du processus d’approvisionnement soit maintenue, et soit conforme au Code de valeurs et d’éthique du secteur public et à la Directive sur les conflits d’intérêts; Loi sur les conflits d’intérêts – partie I
Directive sur les conflits d’intérêts – articles 4.2.16
Code de valeurs et d’éthique du secteur public – section sur l’Intégrité (3)
Archivée : Politique sur les marchés (avant le 13 mai 2022) – articles Archivée : section 4.2.12, Archivée : 10.8, Archivée : 11.1.1, Archivée : 12.4
Directive sur la gestion de l’approvisionnement – articles 4.2.2, 4.3.2
2. La conclusion d’un marché avec d’anciens fonctionnaires et titulaires de charge publique est exécutée avec intégrité conformément à la Directive sur les conflits d’intérêts, à la Loi sur les conflits d’intérêts et aux instruments de politique sur l’approvisionnement. Loi sur les conflits d’intérêts – Partie I, Partie III (35, 36)
Directive sur les conflits d’intérêts – 4.2.16
Code de valeurs et d’éthique du secteur public – section sur l’intégrité (3)
Archivée : Politique sur les marchés (avant le 13 mai 2022) – Archivée : 4.1.9, Archivée : 4.2.20, Archivée : annexe C, Archivée : annexe 5
Directive sur la gestion de l’approvisionnement (après le 13 mai 2022), 4.5.5, 4.6.4, 4.10.1.7
2.1. Les offres à commandes et les arrangements en matière d’approvisionnement ont été établis de manière équitable, ouverte et transparente conformément à la politique du CT en vigueur à l’époque (Politique sur les marchés ou la Directive sur la gestion de l’approvisionnement) note 1 du tableau 6 . 1. Approvisionnement : offre à commandes non concurrentielle. Il existe des documents à l’appui de la justification des offres à commandes et arrangements en matière d’approvisionnement non concurrentiels conformément à l’article 6 du Règlement sur les marchés de l’État. Règlement sur les marchés de l’État – Article 6 [En vigueur jusqu’au 25 janvier 2023]
Avis sur la Politique des marchés 2007-4 – Marchés non concurrentiels Attestations et renseignements supplémentaires Contrats à prix ferme – attestation des prix et vérification discrétionnaire des comptes Fiche d’information sur les approvisionnements : Marché non concurrentiel
2. Approvisionnement : arrangements en matière d’approvisionnement concurrentiels. Les critères d’évaluation des soumissions étaient énoncés dans la demande de propositions et ont été utilisés pour sélectionner les fournisseurs d’une manière ouverte, équitable et transparente. Processus de demande de soumissions
Documents uniformisés d’approvisionnement ministériels
Modèles uniformisés d’approvisionnement
Procédures d’utilisation des modèles uniformisés d’approvisionnement
3. Les prix des offres à commandes ont été jugés équitables et raisonnables. Attestations et renseignements supplémentaires Contrats à prix ferme – attestation des prix et vérification discrétionnaire des comptes Guide à l’intention des praticiens sur l’établissement des prix en approvisionnement Services d’analyse des coûts et du prix
Directive sur le recours aux services d’analyse des coûts et du prix
Fiche d’information sur les approvisionnements. Services d’analyse des coûts et du prix
4. Les risques liés à l'instrument de passation des marchés ont été identifiés et traités. Chapitre 3 – Exigences en matière d’évaluation des risques liés aux achats
Traitement des risques signalés dans le document d’approbation
Offre à commandes – achatsetventes.gc.ca
5. Les exigences relatives à la sécurité sont traitées pour assurer la conformité avec les dispositions de la Politique sur la sécurité du gouvernement du CT. Archivée : Politique sur les marchés – article 4
Liste de vérification des exigences relatives à la sécurité
2.2 La passation des marchés a été effectuée de manière équitable, ouverte et transparente conformément à la politique du CT en vigueur à l’époque (Archivée : Politique sur les marchés ou la Directive sur la gestion de l’approvisionnement). 1. Approvisionnement : non concurrentiel. Des documents existent pour justifier le recours à des marchés d’approvisionnement non concurrentiels, conformément à l’article 6 du Règlement sur les marchés de l’État. Archivée : Politique sur les marchés (avant le 13 mai 2022) – Archivée : articles 10.2.1, Archivée : section 10.2.6, Archivée : 10.5, Archivée : 10.7.30 et Archivée : annexe C
Directive sur la gestion de l’approvisionnement (après le 13 mai 2022) – 4.3.1, 4.3.2, 4.3.5
Avis sur la Politique des marchés 2007-4 – Marchés non concurrentiels
Règlement sur les marchés de l’État [En vigueur jusqu’au 25 janvier 2023] Règlement sur les marchés de l’État – article 6
2. Approvisionnement : Concurrentiel. Les critères d’évaluation des soumissions ont été fournis dans les documents de la demande de propositions (DP), et ont servi à choisir le soumissionnaire gagnant de façon ouverte, équitable et transparente. Archivée : Politique sur les marchés (avant le 13 mai 2022) articles Archivée : 4.1.2; Archivée : 4.1.9; Archivée : 16.1.2; Archivée : 10.5; Archivée : 10.7; Archivée : 10.8; Archivée : 11.1 et Archivée : 11.3, Archivée : annexe J
Directive sur la gestion de l’approvisionnement (après le 13 mai 2022) – 4.1.1, 4.3.1, 4.3.5 (4.1.1 le cadre de gestion de l’approvisionnement (PDF) devrait inclure des exigences détaillées)
3. Gestion des marchés – Les marchés et les modifications du marché sont approuvés avant la réception des services ou l’expiration du marché d’origine, et les pièces justificatives sont conservées dans les dossiers. Un contrôle et une certification documentés de la prestation des services ont été mis en œuvre. Archivée : Politique sur les marchés (avant le 13 mai 2022) – articles Archivée : 4.2.10; Archivée : 11.2; Archivée : 11.3; Archivée : 12.3; Archivée : 12.4.1; Archivée : 12.9, Archivée : annexe H 2.6
Directive sur la gestion de l’approvisionnement (après le 13 mai 2022) – 4.3.1, 4.3.5, (le cadre de gestion de l’approvisionnement (PDF) devrait inclure des exigences détaillées), 4.10.6
Politique sur la sécurité du gouvernement Annexe A A.6
4. Autorité de certification (article 34) – L’autorité de certification est exercée par une personne ayant l’autorité déléguée pour le faire, qui accomplit la tâche en temps opportun et vérifie l’exactitude du paiement demandé (article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques). Directive sur la délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers [2017-04-01] – articles 4.1.11, A.2.2.1.1 à A.2.2.1.3, A.2.2.1.7 à A.2.2.1.9.
Loi sur la gestion des finances publiques [2018-03-18 actuel à ] – article 34
5. Divulgation proactive – Les contrats, y compris les modifications, d’une valeur de plus de 10 000 $ satisfont aux exigences minimales en matière de divulgation proactive. Archivée : Politique sur les marchés (avant le 13 mai 2022) – Archivée : article 5.1.6
Directive sur la gestion de l’approvisionnement (après le 13 mai 2022) – annexe C
Archivée : Lignes directrices sur la divulgation proactive des marchés – Canada.ca article 4.1 (modifié le 1er avril 2022)
Archivée : Lignes directrices sur la divulgation proactive des marchés [version précédente] – Article 4.1
Loi sur l’accès à l’information (86-1)
3. La passation des marchés a été effectuée conformément aux processus internes et aux cadres de contrôle de l’organisation (c’est-à-dire, conformément aux cadres de gestion en matière d’approvisionnement, aux contrôles financiers et aux contrôles de sécurité). 1. La passation des marchés a été effectuée conformément aux processus internes et aux cadres de contrôle de votre ministère. Archivée : Politique sur les marchés (avant le 13 mai 2022)
Directive sur la gestion de l’approvisionnement (après le 13 mai 2022)

Note(s) du tableau 6

Note 1 du tableau 6

L’équipe d’audit interne de SPAC a ajouté cet objectif d’audit et les critères et sources associés aux critères d’audit du BCG compte tenu du rôle unique du Ministère en tant que fournisseur de services communs. Plus précisément, il s’agit de l’établissement de l’offre à commandes principale et nationale et des trois arrangements en matière d’approvisionnement.

Retour à la note 1 du tableau 6

Lors de l’évaluation des critères susmentionnés, l’équipe d’audit basera son jugement professionnel sur les niveaux ci‑dessous pour déterminer les résultats.

Tableau 7: Niveau et explication
Niveau Explication
Conforme Tous les critères ont été observés comme étant entièrement (100 %) conformes.
Partiellement conforme Les critères ont été considérés comme partiellement conformes, car il y avait un nombre limité de problèmes de conformité moins importants.
Non conforme Les critères ont été considérés comme partiellement conformes, car un niveau élevé de non-conformité a été constaté ou un petit nombre de problèmes de conformité importants ont été relevés.
Impossible à évaluer Les critères n’ont pas pu être évalués en raison d’une limitation dans la collecte des données probantes.
Sans objet Le critère n’a pas été évalué, car il ne s’applique pas à la situation

Annexe D : Services d’analyse comparative de McKinsey

Les solutions de l’entrepreneur sont un ensemble entièrement exclusif d’outils de diagnostic et d’analyse comparative. Toutes les données saisies dans le cadre de ces diagnostics proviennent de la base de clientèle mondiale de l’entrepreneur, de tous les secteurs, et sont stockées de façon sécurisée, conformément aux exigences juridiques en vigueur et à d’autres normes convenues avec ces clients. L’entrepreneur fournira des services d’analyse comparative, comprenant A) une ou plusieurs solutions d’analyse comparative, ainsi que B) des services de soutien d’experts.

L’Indice de santé organisationnelle complet offre :

L’équipe A intègre les 7 services distincts suivants dans une proposition homogène :

  1. Un leadership engagé exercé par au moins 2 associés ou associés principaux (à temps partiel) de McKinsey, qui sont responsables d’effectuer la livraison, de gérer activement la mission et de diriger la résolution de problème avec l’équipe
  2. Une équipe à temps plein composée d’un gestionnaire de mission et d’un associé ou analyste des activités, qui dirigent les activités quotidiennes (par exemple, entrevues et collecte de données, analyse, résolution de problèmes et communications). L’équipe à temps plein s’appuie sur les ressources, les capacités et l’expertise suivante le plus possible afin d’obtenir des résultats supérieurs pour le client
  3. Des experts en la matière et un leadership élargi (à temps partiel), qui apportent une expertise et une expérience de classe mondiale concernant des sujets pertinents pour l’industrie et des thèmes fonctionnels
  4. Des connaissances et des outils exclusifs qui aident nos clients à résoudre leurs problèmes de manière plus efficace et efficiente
  5. Soutien aux nouvelles solutions et aux techniques analytiques avancées
  6. Une équipe de recherche disponible en tout temps pour répondre aux questions des clients sur des sujets tels que les pratiques exemplaires ou les tendances importantes
  7. Un soutien graphique de calibre mondial

L’équipe B intègre 7 capacités distinctes en une seule offre intégrée :

  1. Un leadership engagé exercé par au moins 2 associés ou associés principaux (à temps partiel) de McKinsey, qui sont responsables d’effectuer la livraison, de gérer activement la mission et de diriger la résolution de problème avec l’équipe
  2. Une équipe à temps plein composée d’un gestionnaire de mission et de 2 associés ou analystes des activités, qui dirigent les activités quotidiennes (par exemple, entrevues et collecte de données, analyse, résolution de problèmes et communications). L’équipe à temps plein s’appuie sur les ressources, les capacités et l’expertise suivantes le plus possible afin d’obtenir des résultats supérieurs pour le client
  3. Des experts en la matière et un leadership élargi (à temps partiel), qui apportent une expertise et une expérience de classe mondiale concernant des sujets pertinents pour l’industrie et des thèmes fonctionnels
  4. Des connaissances et des outils exclusifs qui aident nos clients à résoudre leurs problèmes de manière plus efficace et efficiente
  5. Soutien aux nouvelles solutions et aux techniques analytiques avancées
  6. Une équipe de recherche disponible en tout temps pour répondre aux questions des clients sur des sujets tels que les pratiques exemplaires ou les tendances importantes
  7. Un soutien graphique de calibre mondial

Les conseils en matière de leadership comprend 5 capacités distinctes dans une offre intégrée :

  1. Un leadership engagé par au moins un associé de McKinsey (à temps partiel), qui est responsable de la prestation des séances et gère activement les efforts de mobilisation
  2. Des experts en la matière et un leadership élargi (à temps partiel), qui apportent une expertise et une expérience de classe mondiale concernant des sujets pertinents pour l’industrie et des thèmes fonctionnels
  3. Des connaissances et des outils exclusifs qui aident les clients à résoudre leurs problèmes de manière plus efficace et efficiente
  4. Soutien aux nouvelles solutions et aux techniques analytiques avancées
  5. Une équipe de recherche disponible en tout temps pour répondre aux questions des clients sur des sujets tels que les pratiques exemplaires et les tendances importantes

Source : Offre à commandes principale et nationale avec McKinsey.

Annexe E : Observations détaillées

Tableau 8: Observations détaillées
Critères d’audit Évaluation de l’audit note 1 du tableau 8 Justification de l’évaluation
Servies publics et Approvisionnement Canada en tant que fournisseur de services communs (autorité contractante) Services publics et Approvisionnement Canada en tant que ministère client (autorité technique)
Objectif de l’audit 1 : L’intégrité du processus d’approvisionnement a été maintenue dans le respect du Code de valeurs et d’éthique du secteur public et de la Directive sur les conflits d’intérêts
1. Les fonctionnaires et les titulaires de charge publique veillent à ce que l’intégrité du processus d’approvisionnement soit maintenue et soit conforme au Code de valeurs et d’éthique du secteur public et à la Directive sur les conflits d’intérêts. Conforme Conforme
  • Aucun élément ne permet de démontrer que la ministre ou son personnel ont été influencés de quelque manière que ce soit dans la sélection du fournisseur
  • La ministre et son personnel n’ont participé qu’à l’approbation d’une commande subséquente à l’offre à commandes principale et nationale, conformément à l’instrument de délégation de pouvoir et d’orientation de SPAC
  • L’équipe d’audit a notamment constaté que le dossier ne contenait aucun document indiquant que des conflits d’intérêts avaient été déclarés par des fonctionnaires ou des titulaires de charges publiques actuels pour l’un des 24 marchés
2. La conclusion de marchés avec d’anciens fonctionnaires et titulaires de charge publique est exécutée avec intégrité conformément à la Directive sur les conflits d’intérêts, à la Loi sur les conflits d’intérêts et aux instruments de politique sur l’approvisionnement. Conforme Conforme
  • Les 24 contrats renfermaient des clauses exigeant que les anciens fonctionnaires s’auto-identifient comme tels
  • Le dossier ne contenait aucun document indiquant que des conflits d’intérêts avaient été déclarés par le fournisseur pour l’un des 24 marchés
Objectif d’audit 2.1 : Les offres à commandes et les arrangements en matière d’approvisionnement ont été établis de manière équitable, ouverte et transparente conformément à la Politique du Conseil du Trésor en vigueur à l’époque (Archivée : Politique sur les marchés ou Directive sur la gestion de l’approvisionnement ).
1. Approvisionnement : offres à commandes non concurrentiels. Il existe des documents à l’appui de la justification des offres à commandes et arrangements en matière d’approvisionnement non concurrentiels conformément à l’article 6 du Règlement sur les marchés de l’État. Partiellement conforme s/o Offre à commandes :
  • L’offre à commandes initiale a été signée et approuvée par des personnes détenant le pouvoir délégué approprié. Toutefois, même si les 2 modifications ont été approuvées par la personne détenant le pouvoir délégué approprié, une seule copie a été signée par SPAC et McKinsey
  • Une justification du recours à un fournisseur unique indiquant que l’exception 6.(d) du Règlement sur les marchés de l’État a été invoquée, ainsi que les réponses aux 7 questions du CT, ont été sauvegardées dans le dossier. Toutefois, le dossier ne contenait aucune preuve que des recherches avaient été menées au moment de l’établissement de l’offre à commandes pour confirmer qu’il n’existait pas d’autres sources d’approvisionnement pour le même service ou un service équivalent
2. Approvisionnement : arrangements en matière d’approvisionnement concurrentiels. Les critères d’évaluation des soumissions étaient énoncés dans la demande de propositions et ont été utilisés pour sélectionner les fournisseurs d’une manière ouverte, équitable et transparente. Partiellement conforme s/o Arrangements en matière d’approvisionnement :
  • Pour l’un des 3 arrangements en matière d’approvisionnement, des copies signées à la fois par SPAC et McKinsey ont été sauvegardées dans le dossier, mais pour les 2 arrangements en matière d’approvisionnement restants, une seule partie a signé les copies. De plus, des copies de 3 des 4 modifications connexes ont été signées à la fois par SPAC et McKinsey, mais la troisième modification a seulement été signée par SPAC
  • Les 3 arrangements en matière d’approvisionnement comportaient des exigences en matière de services, une méthode de sélection des soumissions et des critères d’évaluation appropriés. Toutefois, le dossier ne contenait pas d’évaluation individuelle et les résultats de l’évaluation par consensus sauvegardés dans le dossier n’étaient ni datés ni signés
3. Les prix des offres à commandes ont été jugés équitable et raisonnables. Conforme s/o Offre à commandes :
  • Des services d’analyse des coûts et des prix ont été engagés, et ceux-ci ont jugé les prix justes et raisonnables
Arrangements en matière d’approvisionnement :
  • Sans objet, car les 3 arrangements en matière d’approvisionnement ne contenaient pas de prix
4. Les risques liés à l'instrument de passation des marchés ont été identifiés et traités. Partiellement conforme s/o Offre à commandes :
  • Le résultat de l’évaluation des risques liés à l’approvisionnement, qui indique le niveau de risque global, et le résumé de l’évaluation des risques liés à l’approvisionnement, qui énumère tous les risques identifiés, figuraient dans le dossier
Arrangements en matière d’approvisionnement :
  • Seul un des 3 arrangements en matière d’approvisionnement dispose de documents au dossier confirmant la réalisation d’évaluations des risques
5. Les exigences relatives à la sécurité sont traitées pour assurer la conformité avec les dispositions de la Politique sur la sécurité du gouvernement du CT. Conforme s/o Offre à commandes :
  • La Politique ne comporte pas d’exigence selon laquelle les entreprises doivent faire l’objet d’une enquête de sécurité lors de l’établissement d’une offre à commandes. En outre, les exigences relatives à la sécurité n’étaient pas en vigueur au moment où l’instrument a été établi
  • Les directives sur la sécurité pour les commandes subséquentes décrites dans l’offre à commandes étaient contradictoires entre la page de couverture et la section 8. Les représentants de la Direction générale des approvisionnements ont confirmé que la page de couverture était inexacte et que l’intention était de permettre diverses exigences en matière de sécurité pour les commandes subséquentes
Arrangements en matière d’approvisionnement :
  • Pour les 3 arrangements en matière d’approvisionnement, l’équipe d’audit a trouvé des listes de contrôle récapitulatives de l'évaluation indiquant que l'habilitation de sécurité de McKinsey était conforme avant la mise en place de l’instrument d’achat. En outre, McKinsey détenait La cote de sécurité appropriée, qui était enregistrée dans le Système d'information sur la sécurité ministérielle et industrielle
Objectif de l’audit 2.2 : Les approvisionnements ont été effectués de manière équitable, ouverte et transparente conformément à la politique du Conseil du Trésor en vigueur à l’époque (Archivée : Politique sur les marchés ou Directive sur la gestion de l’approvisionnement)
1. Approvisionnement : non concurrentiel – Il existe des documents à l’appui de la justification des marchés non concurrentiels conformément à l’article 6 du Règlement sur les marchés de l’État. Non conforme Partiellement conforme SPAC en tant que fournisseur de services communs :
  • Les 19 commandes subséquentes et modifications connexes ayant une incidence financière étaient accompagnées de formulaires signés dans les dossiers confirmant le pouvoir d’engager des fonds
  • Sur les 19 commandes subséquentes, 18 étaient accompagnées d’un énoncé des travaux. Toutefois, seules 17 d’entre elles faisaient référence à l’énoncé des travaux élaboré pour l’offre à commandes principale et nationale ou à la proposition de McKinsey, ce qui n’est pas suffisant pour satisfaire aux exigences de la politique. En outre, une des 19 commandes subséquentes comportait des justifications du recours à un marché non concurrentiel et du choix de l’instrument d’achat. D’autre part, pour 5 des 19 commandes subséquentes, le dossier contenait des documents confirmant que l’agent de négociation des contrats s’était assuré de la concordance entre la commande subséquente et l’offre à commandes
  • Étant donné qu’il n’y avait pas de document dans les dossiers démontrant la conformité des ministères clients concernant la fourniture de leurs propres exigences et l’élaboration des justifications requises, les agents de négociation des contrats n’ont pas exercé efficacement leur fonction de remise en question à cet égard
  • L’absence générale de documents contractuels dans les dossiers a empêché de déterminer si l’énoncé des travaux avait été réalisé avant la sélection du fournisseur et l’attribution du marché, si l’utilisation de l’offre à commandes principale et nationale était en fait le meilleur instrument d’approvisionnement pour répondre aux besoins du ministère client et s’il y avait eu fractionnement des marchés
  • Les 19 commandes subséquentes ont respecté les procédures, y compris l’obtention de l’approbation de SPAC si la commande subséquente dépasse 200 000 dollars, et le prix était basé sur les montants indiqués dans l’offre à commandes
  • Pour les 19 commandes subséquentes, la durée était raisonnable
SPAC en tant que ministère client :
  • Pour le seul marché non concurrentiel faisant l’objet d’une délégation de pouvoir financier, le pouvoir d’engager des fonds a été exercé de manière appropriée
  • Pour les 2 marchés non concurrentiels, aucun énoncé des travaux n’avait été versé au dossier avant l’attribution du marché, ce qui a empêché de confirmer qu’ils avaient été élaborés de manière appropriée
  • Sur les 2 marchés non concurrentiels, un seul justifiait le recours à l’appel d’offres limité
  • Pour le marché non concurrentiel passé dans le cadre d’un arrangement en matière d’approvisionnement, la justification du choix de l’instrument d’achat et les éléments démontrant l’adéquation entre l’arrangement en matière d’approvisionnement et les tâches requises par le marché figuraient dans le dossier
  • Pour les 2 marchés non concurrentiels, rien n’indique qu’il y ait eu fractionnement des marchés
  • Les procédures ont été suivies pour le marché non concurrentiel passé dans le cadre d’un arrangement en matière d’approvisionnement. Cependant, bien qu’il y ait eu une certaine documentation sur le prix, il n’y avait pas d’éléments démontrant que le prix était juste et raisonnable
  • Pour le marché non concurrentiel ayant des conséquences financières, il n’a pas été possible de confirmer si les services ont été fournis après l’attribution du marché, car les dépenses n’étaient pas entièrement étayées par des documents (par exemple, les factures ne contenaient pas suffisamment de détails)
  • Pour les 2 marchés non concurrentiels, la durée était raisonnable
2. Approvisionnement : concurrentiel – Les critères d’évaluation des soumissions étaient énoncés dans la demande de propositions et ont été utilisés pour sélectionner les entrepreneurs d’une manière ouverte, équitable et transparente. Partiellement conforme Partiellement conforme SPAC en tant que fournisseur de services communs :
  • Pour les 2 marchés concurrentiels, les dossiers contenaient des formulaires signés confirmant le pouvoir d’engager des fonds
  • Les 2 marchés concurrentiels comportaient des énoncés de travaux qui avaient été élaborés de manière appropriée et remis en question par l’autorité contractante
  • Pour les 2 marchés concurrentiels, la méthode de sélection des soumissions et les critères d’évaluation ont été décrits dans le document de demande de soumissions avant l’émission de la demande de propositions. Pour les 2 marchés, le dossier ne contenait aucun document confirmant la justification de la détermination des critères d’évaluation obligatoires. En outre, certains soumissionnaires éventuels ont posé des questions sur les critères, mais aucune réponse n’a été versée au dossier pour indiquer comment elles ont été traitées. L’absence de justification a empêché d’évaluer la pertinence des critères obligatoires, qui pourraient être perçus comme trop restrictifs. Cela dit, les critères des 2 marchés ont été remis en question par l’autorité contractante. De plus, pour un des marchés, la soumission a été entièrement évaluée conformément à toutes les modalités de la demande de soumissions. Pour l’autre marché, même s’il n’y avait aucune preuve de l’existence des formulaires d’évaluation individuels signés, ni de formulaire d’évaluation par consensus dans les dossiers, les aspects restants de la soumission ont été évalués conformément aux modalités de la demande de soumissions. Soulignons que McKinsey était le seul soumissionnaire pour chacun des 2 marchés
  • Pour les 2 marchés concurrentiels, la durée était raisonnable
  • Pour les 2 marchés concurrentiels, rien n’indique qu’il y ait eu fractionnement des marchés
SPAC à titre de ministère client :
  • Pour le marché concurrentiel, le pouvoir d’engager des fonds a été exercé par les personnes investies du pouvoir délégué appropriées
  • Pour le marché concurrentiel, un énoncé des travaux a été élaboré de manière appropriée et remis en question par l’autorité contractante
  • Pour le marché concurrentiel, la méthode de sélection des soumissions et les critères d’évaluation ont été décrits dans le document de demande de soumissions. Toutefois, le dossier ne contenait aucun document attestant qu’ils avaient été préparés avant la publication de la demande de propositions. Les critères n’ont pas été jugés trop restrictifs, et ils ont été remis en question par l’autorité contractante. En outre, la soumission a été partiellement évaluée conformément aux modalités de la demande de soumissions, car rien ne prouve que les évaluations individuelles et le rapport de consensus n’étaient pas signés. En bout de ligne, il y a eu 2 soumissionnaires et le marché a été attribué à la société la mieux classée, McKinsey
  • Pour le marché concurrentiel, rien n’indique qu’il y ait eu fractionnement des marchés
  • Pour le marché concurrentiel, il n’a pas été possible de confirmer si les services ont été fournis après l’attribution du marché, car les dépenses n’étaient pas entièrement étayées par des documents (par exemple, les factures ne contenaient pas suffisamment de détails)
  • Pour le marché concurrentiel, la durée était raisonnable
3. Gestion des marchés – Les marchés et les modifications de marché ont été approuvés avant la réception des services, ou avant l’expiration du marché initial, et les documents à l’appui sont conservés au dossier. Un suivi documenté et une attestation de la prestation des services ont été mis en œuvre. Partiellement conforme Partiellement conforme SPAC en tant que fournisseur de services communs :
  • En ce qui concerne les 4 modifications des commandes subséquentes et les 3 modifications relatives à l’un des 2 marchés concurrentiels, elles étaient tous justifiées et étayées
  • Les exigences en matière de sécurité ont été déterminées pour les 19 commandes subséquentes et les 2 marchés concurrentiels. Cependant, une commande subséquente n’avait pas de liste de vérification des exigences relatives à la sécurité approuvée
  • Les 19 commandes subséquentes ont été signées et émises avant la date d’expiration de l’offre à commandes principale et nationale. En outre, les 4 modifications ont été signées par SPAC et McKinsey avant la date de fin de la commande subséquente initiale. Toutefois, pour 2 des commandes subséquentes et 2 des 4 modifications, les dates de fin étaient postérieures à la date de fin de l’offre à commandes principale et nationale
  • En ce qui concerne le pouvoir d’exécuter une opération, 14 des 19 commandes subséquentes initiales et toutes les modifications connexes ayant des conséquences financières ont été signées et approuvées par la personne investie du pouvoir délégué appropriée. En particulier, 4 commandes subséquentes n’ont pas pu être évaluées, car la carte de spécimen de signature indiquant la personne investie du pouvoir délégué n’était pas disponible. En outre, pour une des commandes subséquentes et une modification, le système produisant le niveau d’approbation requis pour le marché a indiqué par erreur que l’approbation du gestionnaire était nécessaire alors que l’approbation ministérielle était requise. Bien que le système n’ait pas encore été corrigé, une solution provisoire a été mise en œuvre
  • En ce qui concerne le pouvoir d’exécuter une opération pour les 2 marchés concurrentiels, l’un des marchés a été signé par la personne investie du pouvoir délégué appropriée, mais l’approbateur autorisé n’a pas pu être confirmé, car la carte de spécimen de signature indiquant la délégation de pouvoir n’était pas disponible. Pour le deuxième marché, le formulaire qui indique le niveau requis pour la signature et l’approbation du marché figurait dans le dossier, mais il n’a pas été approuvé, ce qui a entraîné l’impossibilité d’évaluer de manière exhaustive l’adéquation de la délégation de pouvoir. Néanmoins, le marché et les 2 modifications ont été signés ou approuvés par une personne détenant le pouvoir délégué. Pour la troisième modification, il était impossible d’évaluer l’adéquation de la délégation de pouvoir, car les cartes de spécimen des personnes qui ont signé et approuvé la modification n’étaient pas disponibles
  • Les 19 commandes subséquentes et les 2 marchés concurrentiels, ainsi que toutes les modifications connexes, ont respecté les limites de passation de marchés de SPAC énoncées dans la politique concernée

Remarque

En tant que fournisseur de services communs, SPAC ne contrôle pas le travail effectué par l’entrepreneur, mais peut être consulté par le ministère client. Les ministères clients sont chargés de signaler tout problème d’administration des marchés à l’autorité contractante, comme indiqué à l’annexe 1.1 du Guide des approvisionnements de Services publics et Approvisionnement Canada.

SPAC en tant que ministère client :
  • Les exigences en matière de sécurité ont été déterminées pour 3 marchés. En outre, pour l’un des 3 marchés, les experts‑conseils avaient les niveaux de sécurité requis. Pour le deuxième marché, les habilitations de sécurité figuraient au dossier pour l’un des 3 experts‑conseils. Et pour le troisième marché, les habilitations de sécurité d’aucun des experts‑conseils ne figurait dans le dossier
  • Les 4 modifications ont été signées par le SPAC et McKinsey avant la date de fin des marchés initiaux ou de la modification précédente et ont été justifiées et étayées. En outre, il n’a pas été possible de confirmer si les services ont été fournis après l’attribution du marché, car les dépenses n’étaient pas entièrement étayées par des documents (par exemple, les factures ne contenaient pas suffisamment de détails)
  • En ce qui concerne le pouvoir d’exécuter une opération, les 3 marchés et les modifications connexes ont été signés et approuvés. En outre, les 3 marchés respectaient les limites de passation de marchés de SPAC énoncées dans la politique du CT concernée
4. Pouvoir d’attestation (article 34) – Le pouvoir d’attestation est exécuté par une personne ayant le pouvoir délégué pour le faire, est accompli en temps opportun et vérifie l’exactitude du paiement demandé (article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques). s/o Partiellement conforme SPAC en tant que fournisseur de services communs :
  • sans objet
SPAC en tant que ministère client :
  • SPAC a 3 marchés, mais seuls 2 ont fait l’objet d’une délégation de pouvoir, le troisième marché ayant une valeur monétaire nulle
  • Dans les 2 marchés, le pouvoir d’attestation était exercé par une personne investie du pouvoir délégué appropriée. Pour les 2 marchés, les dépenses n’étaient pas entièrement étayées par des documents (par exemple, les factures ne contenaient pas suffisamment de détails). En outre, les documents versés au dossier indiquent que des réunions d’avancement ont été organisées avec McKinsey
5. Divulgation proactive – Les marchés, y compris les modifications, évalués à plus de 10 000 $ satisfont aux exigences minimales en matière de divulgation proactive. s/o Partiellement conforme SPAC en tant que fournisseur de services communs :
  • sans objet
SPAC en tant que ministère client :
  • Seuls 2 des 3 marchés ont fait l’objet d’une divulgation proactive. Bien que les 2 marchés aient été divulgués, l’un d’entre eux présentait des incohérences dans les dates de début et de fin du marché entre les renseignements publiés et ceux figurant dans le dossier
Objectif de l’audit 3 : Les approvisionnements ont été effectués conformément aux processus internes et aux cadres de contrôle de l’organisation (c’est-à-dire, conformément aux cadres de gestion de l’approvisionnement, aux contrôles financiers et aux contrôles de sécurité)
1. Les approvisionnements sont effectués conformément aux processus internes et aux cadres de contrôle du ministère. Partiellement conforme Conforme Le rôle de SPAC en tant que fournisseur de services communs et pour les acquisitions ministérielles dans le cadre de la propre délégation de pouvoir de SPAC a été évalué. En outre, la conformité à l’objectif 3 est évaluée de manière exceptionnelle; c’est-à-dire que cela ne comprend pas les processus internes et les éléments du cadre qui sont évalués dans le cadre des objectifs 1 et 2.
  • Les responsabilités sont indiquées par activité d’approvisionnement, chaque rôle étant désigné comme principal, collaboration ou partagé, mais il n’y a pas de définition ni d’obligation redditionnelle connexes
  • De la formation, des outils et des ressources sont disponibles pour aider les agents de négociation des contrats à s’acquitter de leurs responsabilités en matière d’approvisionnement. En outre, il existe un processus d’échange d’information, qui favorise la diffusion efficace et ciblée d’information pertinente et fiable à ceux qui en ont besoin. Toutefois, des cas de non-conformité peuvent survenir si la politique est mal interprétée ou si les rôles, les responsabilités et les obligations redditionnelles ne sont pas clairement définis, consignés et communiqués
  • Des activités de suivi et de contrôle sont en place mais mériteraient d’être améliorées
  • Les marchés sont évalués en fonction de leur complexité et des risques qu’ils présentent, mais le système produisant le niveau d’approbation requis pour le marché a indiqué par erreur que l’approbation du gestionnaire était nécessaire alors que l’approbation ministérielle était requise. Bien que le système n’ait pas encore été corrigé, une solution provisoire a été mise en œuvre
  • Les dossiers montrent que l’offre à commandes principale et nationale et les 3 arrangements en matière d’approvisionnement ont fait l’objet d’une vérification de l’intégrité. En outre, pour les 3 marchés concurrentiels, des dispositions relatives à l’intégrité ont été incluses de manière appropriée et des vérifications de l’intégrité ont été effectuées. De plus, au cours de la période de référence, le statut de McKinsey est resté inchangé dans le cadre du régime d’intégrité et le fournisseur n’a fait l’objet d’aucun obstacle ni d’aucune restriction dans le cadre du régime
  • Aucun surveillant de l’équité n’a été engagé pour les 3 marchés concurrentiels examinés par le présent audit au stade de la planification de l’approvisionnement, étant donné qu’ils ne répondaient pas aux critères de mérite énoncés à la section 3.135 du Guide des approvisionnements de Services publics et Approvisionnement Canada
  • Aucun problème de rendement n’a été signalé et aucune évaluation de la conformité du rendement du fournisseur n’a été effectuée ou appliquée à la société dans le système pour McKinsey au cours de la période de référence

Note(s) du tableau 8

Note 1 du tableau 8

L’évaluation de l’audit peuvent être Conforme, Partiellement conforme, Non conforme, Impossible à évaluer ou Sans objet.

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Annexe F : Plan d’action de la direction

Tableau 9: Plan d’action de la direction
Recommandation Mesure de la direction Secteur responsable Produits livrables attendus par mesure Date d’achèvement prévue

1) Le sous-ministre adjoint, Direction générale des approvisionnements, devrait veiller à ce que les ressources documentaires à valeur opérationnelle liées à l’administration des marchés soient accessibles, préservées et conservées tout au long du cycle d’approvisionnement, afin de favoriser l’équité, l’ouverture et la transparence en matière d’approvisionnement. Il s’agit notamment de la documentation relative à l’énoncé des travaux pour les commandes subséquentes, aux justifications relatives au recours à un fournisseur unique et à la stratégie d’approvisionnement, ainsi qu’à la délégation des pouvoirs en matière de passation de marchés.

En mai 2022, le Programme des approvisionnements a incorporé les exigences relatives à la documentation des dossiers électroniques pour les approvisionnements dans celles de Services publics et Approvisionnement Canada. Une liste de contrôle des dossiers d’approvisionnement a ensuite été établie en septembre 2022. Ces activités ont été entreprises en réponse à la transition du gouvernement du Canada vers la solution d’achats électroniques, et après que l’offre à commandes principale et nationale et la majorité des commandes subséquentes pour McKinsey ont été établies. Direction générale des approvisionnements s/o s/o
1.1 Élaborer une orientation et assurer la sensibilisation, au moyen d’un communiqué à l’échelle de la Direction générale concernant les exigences en matière de gestion de l’information pour les documents de l’annexe 3. Direction générale des approvisionnements 1.1 Communiqué envoyé au personnel Septembre 2023
1.2 Élaborer une séance de formation pour les agents d’approvisionnement afin de les sensibiliser aux exigences en matière de gestion de l’information pour les dossiers d’approvisionnement et de les aider à les comprendre. Direction générale des approvisionnements 1.2 Séances de formation élaborées Juin 2023
1.3 Dispenser une formation aux agents d’approvisionnement et l’intégrer dans les feuilles de route de l’apprentissage et le programme de formation. Direction générale des approvisionnements 1.3 80 % de l’ensemble du personnel d’approvisionnement a reçu une formation. Juin 2024
1.4 Examiner un échantillon de dossiers d’approvisionnement afin de valider la mise en œuvre des nouvelles orientations et des nouveaux outils, ainsi que le succès de la formation. Direction générale des approvisionnements 1.4 Rapport sur l’exhaustivité des documents des dossiers d’approvisionnement Janvier 2025

2) Le sous-ministre adjoint, Direction générale des approvisionnements devrait veiller à ce que SPAC, en tant que fournisseur de services communs, exerce une solide fonction de remise en question au cours du processus de passation des marchés, qui est correctement documentée. Cela comprend notamment les cas où plusieurs marchés sont attribués au même fournisseur par le même ministère ou organisme dans un court laps de temps.

En janvier 2023, une nouvelle fonction et de nouveaux processus de remise en question ont été mis en place pour les offres à commandes non concurrentielles portant sur des services d’analyse comparative. Par exemple, les agents d’approvisionnement de SPAC demandent aux clients de fournir une justification du recours à un fournisseur unique pour chaque commande subséquente et de valider que l’énoncé des travaux fourni par le client correspond à la portée de l’outil d’approvisionnement. Cette activité a été entreprise en réponse à la nécessité de renforcer le rôle de fournisseur de services communs de SPAC, et après que l’offre à commandes principale et nationale et la majorité des commandes subséquentes pour McKinsey ont été établies. Direction générale des approvisionnements s/o s/o
2.1 Réévaluer les méthodes d’approvisionnement pour l’acquisition de services d’analyse comparative et lancer un processus pour de nouvelles méthodes d’approvisionnement avec des fonctions appropriées de gouvernance et de remise en question. Direction générale des approvisionnements 2.1 Mise à jour de la stratégie d’approvisionnement pour les services d’analyse comparative Octobre 2023
2.2 Modifier l’orientation et les outils destinés aux agents de négociation des marchés en ce qui concerne les documents requis pour les offres à commandes principales et nationales non concurrentielles, y compris l’orientation relative à l’attribution de plusieurs marchés à un même fournisseur par le même ministère. Direction générale des approvisionnements 2.2 Mise à jour de l’orientation et des outils destinés aux agents d’approvisionnement Juin 2024
2.3 Examiner et mettre à jour l’orientation et les outils actuels afin de garantir une communication claire et l’existence de processus concernant les attentes relatives au rôle de SPAC pour garantir l’intégrité du processus d’approvisionnement grâce à une solide fonction de remise en question. Direction générale des approvisionnements 2.3 Mise à jour des orientations et des outils pour la passation des marchés Juin 2024

3) Le sous-ministre adjoint, Direction générale des approvisionnements, devrait examiner et clarifier les rôles, les responsabilités et les obligations redditionnelles en matière d’approvisionnement entre SPAC et les ministères clients, particulièrement en ce qui a trait à la clarification des rôles notés comme « collaborant » au processus inclus dans l’annexe 1.1 du Guide des approvisionnements de Services publics et Approvisionnement Canada.

3.1 Examiner la matrice des responsabilités dans le Guide des approvisionnements de Services publics et Approvisionnement Canada pour clarifier les rôles et les responsabilités de SPAC et des ministères clients, et mettre à jour la matrice des responsabilités si nécessaire. Direction générale des approvisionnements 3.1 Matrice des responsabilités révisée Décembre 2023
3.2 Diffuser les modifications aux rôles et aux responsabilités à l’interne et à l’externe aux ministères clients pour assurer une compréhension uniforme, et évaluer si de la formation est requise. Direction générale des approvisionnements 3.2 Diffuser les modifications à l’interne et à l’externe aux ministères clients. Avril 2024

4) Le sous-ministre adjoint, Direction générale des approvisionnements, devrait veiller à ce qu’un processus rigoureux soit mis en place pour la planification de l’approvisionnement, afin de cerner et de traiter les risques et d’intégrer les pratiques exemplaires.

Un nouveau mécanisme opérationnel de gouvernance de l’approvisionnement pour la Direction générale des approvisionnements et le Comité d’examen des acquisitions a été mis en place en janvier 2023. Son mandat consistait à examiner, à recommander et à intégrer des considérations de saine intendance dans l’approvisionnement fédéral. Cette activité a été entreprise pour répondre à la nécessité d’examiner certains approvisionnements fédéraux de grande envergure et complexes afin de les harmoniser avec les engagements du mandat, et a été introduite après que l’offre à commandes principale et nationale et les commandes subséquentes pour McKinsey ont été établies. Direction générale des approvisionnements s/o s/o
4.1 Élaborer un processus d’examen du contrôle de la qualité des marchés afin de cerner les risques liés au respect des principales politiques et procédures en matière d’approvisionnement. Direction générale des approvisionnements 4.1 Processus d’examen proactif des marchés Juin 2024

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