Services publics et Approvisionnement Canada
Sommaire des conclusions et recommandations : Évaluation du projet pilote d'approvisionnement de la Défense axé sur les risques
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Description de l'initiative
Le projet pilote d'approvisionnement de la Défense axé sur les risques (PPADR) a permis de déléguer provisoirement à la ministre des Services publics et de l'Approvisionnement Canada (SPAC) des pouvoirs de conclusion et de modification des contrats et des ententes contractuelles pour des approvisionnements en matière de défense à risque faible et à complexité faible ou moyenne dépassant les limites de passation de marchés de SPAC pour la période allant de novembre 2018 à avril 2020. SPAC a dirigé la mise en œuvre du projet pilote, en partenariat avec le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) et le ministère de la Défense nationale (MDN).
Objectif, portée et méthodologie de l'évaluation
L'évaluation du projet pilote d'approvisionnement de la Défense axé sur les risques a examiné l'atteinte de ses objectifs conformément à la Politique sur les résultats du Conseil du Trésor. L'examen a porté sur les 4 objectifs suivants:
- les niveaux d'approbation pour les achats de défense entrepris par SPAC sont bien définis en fonction de l'évaluation des risques
- les processus administratifs sont simplifiés et permettent d'obtenir des approbations plus rapides pour un grand nombre d'achats de défense de SPAC
- le Conseil du Trésor (CT) est en mesure de mettre l'accent de son approbation sur les marchés complexes et les marchés à risque plus élevé
- la mise en œuvre de Protection, Sécurité, Engagement (PSE) du MDN est appuyée et les besoins des Forces armées canadiennes (FAC) sont mieux comblés
Le Secteur de l'évaluation de SPAC a entrepris cette évaluation entre décembre 2020 et mai 2020. En gros, le programme du PPADR comprend 3 ministères intervenants, notamment : SPAC, MDN et SCT.
Plusieurs méthodes ont été utilisées pour évaluer la réalisation des objectifs par le programme. L'évaluation a eu recours à de nombreuses sources de données probantes, tel que des entrevues et des sondages ainsi qu'un examen des données de mesure du rendement, des renseignements sur les opérations et les rapports, ainsi que des évaluations des risques et de l'atténuation des risques.Contraintes et limites de l'évaluation
Dans la préparation des conclusions de l'évaluation, toutes les limites cernées pour des méthodes précises ont été atténuées par le recours aux conclusions tirées de nombreuses sources de données probantes. Parmi les limites on retrouve le fait que:
- Entrevues
- Les questionnaires d'entrevue étaient partiellement adaptés au rôle de la personne interrogée. Par conséquent, toutes les questions n'ont pas été posées à toutes les personnes interrogées, qui n'ont pas toujours pu répondre à toutes les questions.
- Sondage
- La réalisation du sondage visait les employés qui fournissaient un soutien opérationnel dans le cadre du projet pilote. Le sondage comprenait une liste exhaustive de questions demandant le point de vue des répondants et certaines questions étaient posées à un seul ministère. En raison de sa grande distribution, le sondage a révélé des cas où le taux important de répondants ne connaissait pas suffisamment le sujet pour donner une perspective sur la question (jusqu'à 40 % des réponses à certaines questions). Certains répondants au sondage étaient également ajoutés au processus d'entrevue.
- Renseignements sur les opérations et les rapports
- Les renseignements sur les opérations et les rapports obtenus dans le cadre du programme ont été examinés. Cependant, l'évaluation n'a pas permis de recueillir des données pour en arriver à des conclusions par rapport à certains indicateurs d'évaluation, à la fois en raison du manque de renseignements disponibles et de la nécessité de préciser davantage les indicateurs utilisés dans l'évaluation. Il convient de noter qu'il n'y avait pas suffisamment de renseignements détaillés préalables au projet pilote. En outre, en raison des contraintes opérationnelles résultant de la pandémie de COVID-19, l'équipe d'évaluation n'a pas pu terminer un examen des médias et de la correspondance ministérielle.
- Examen des risques et de l'atténuation des risques
- Un examen des risques et de l'atténuation des risques a été effectué par une tierce partie. En raison de considérations de coût et de rapidité, tous les documents créés, consultés ou référencés dans la préparation des évaluations finales des risques n'ont pas pu être inclus dans l'examen. Cependant, l'équipe d'évaluation a déterminé que la taille de l'échantillon était suffisante pour appuyer une analyse des outils et leur application pour tirer des conclusions. En fin de compte, l'examinateur a pu fournir une évaluation de la qualité du jugement en formulant des demandes pertinentes d'éclaircissements.
En gros, les principales limites à la réalisation de cette évaluation étaient: (i) le délai fixe pour la mise en œuvre du projet pilote ainsi que (ii) l'amorcement de cet examen 13 mois après le début de la période de 18 mois du projet pilote (bien avant son achèvement).
Aucune des limites rencontrées dans la réalisation de l'évaluation n'était suffisamment importante pour empêcher l'élaboration de ce rapport.
Constatations de l'évaluation
L'évaluation a mené aux constatations suivantes sur la réalisation des objectifs du projet pilote:
- Les niveaux d'approbation ont été identifiés
- Bien qu'il soit possible de raffiner les outils SPAC et leur application, les niveaux d'approbation pour les achats de défense entrepris par SPAC ont été identifiés, à juste titre, comme des achats de risque faible et de complexité faible ou moyenne.
- Les normes de service respectées dans l'ensemble
- Les normes de service de SPAC pour le projet pilote ont été respectées dans l'ensemble, ce qui a permis d'accélérer les échéances pour les activités clés. Le projet pilote a appuyé l'obtention plus rapide d'approbations pour les acquisitions de défense, ce qui pourrait accroître l'efficacité.
- Plus de temps et de ressources pour se concentrer sur les projets à risque et à complexité
- L'approbation par SPAC des marchés à risque faible signifiait que le SCT disposait de plus de temps et de ressources pour se concentrer sur les projets à risque et à complexité élevés figurant au programme du CT. Les améliorations continues apportées par SPAC à l'utilité et à l'exhaustivité de ses produits d'information fournis au SCT permettraient d'optimiser la réalisation efficiente de la politique de défense du Canada.
- Attribution rapide de contrats
- Le projet pilote a appuyé la mise en œuvre de PSE au moyen d'une passation de marchés accélérée, ce qui a permis de démontrer la capacité de SPAC à accroître le nombre d'approvisionnement et à diversifier les approvisionnements approuvés par le ministère. Le MDN croit que les besoins des FAC ont été satisfaits par l'entremise du projet pilote et qu'ils continueraient d'être mieux comblés par l'approbation continue des achats de défense à risque faible et à complexité faible ou moyenne de SPAC.
Dans l'ensemble, l'évaluation a révélé que le projet pilote, pendant sa période de 18 mois, a produit des avantages reconnus sans preuve de préjudice envers l'État. Par conséquent, l'évaluation a conclu qu'il y a lieu que SPAC vise le maintien de la limite révisée de passation de marchés, aux termes de laquelle le ministère peut établir certains contrats sans l'approbation du CT pour les marchés dont le risque est estimé faible et la complexité est estimée faible ou moyenne.
Recommandations
Les 3 recommandations suivantes ont été formulées afin d'améliorer le programme du PPADR:
- recommandation 1 – Il est recommandé que SPAC maintienne l'exercice du pouvoir révisé d'approuver des marchés d'approvisionnement de défense à risque faible et à complexité faible ou moyenne afin de faciliter l'atteinte continue des résultats à l'appui de la politique en matière de défense du gouvernement du Canada
- recommandation 2 – Il est recommandé que SPAC continue de perfectionner ses outils d'évaluation des risques et ses lignes directrices afin d'assurer une plus grande précision dans les méthodes, modèles et lignes directrices à l'appui de l'évaluation et de la documentation des risques inhérents et résiduels ainsi que des risques pour l'État dans le cadre de l'approvisionnement proposé
- recommandation 3 – Il est recommandé que SPAC continue de définir et de simplifier les pratiques opérationnelles afin d'améliorer davantage l'efficacité des achats
La direction de l'acquisitions de SPAC accepte ces recommandations qu'elle reconnaît comme étant une étape importante dans les efforts de modernisation des achats. La direction de l'acquisition fait remarquer que le PPADR a permis à SPAC, en partenariat avec le SCT et le MDN, de mettre à l'essai une autre façon d'approuver les achats en vue de l'amélioration de l'efficacité administrative et de la prestation des services.
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