Services publics et Approvisionnement Canada
Sommaire des conclusions et recommandations : Évaluation du Programme de surveillance de l'équité
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Description de l'initiative
Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) s'est engagé à exceller dans les opérations gouvernementales et à assurer une saine intendance au profit de la population canadienne, en offrant des services et des programmes de première qualité adaptés aux besoins des organismes fédéraux. Le Programme de surveillance de l'équité a été créé en tant que mécanisme de surveillance officiel visant à fournir à la gestion, aux fournisseurs, aux clients et aux Canadiens une assurance indépendante que les activités ministérielles, dont l'achat de biens, de services ou de services de construction, l'acquisition et l'aliénation de biens immobiliers, l'aliénation des biens de l'État et l'octroi de subventions et de contributions, sont menées de manière équitable, ouverte et transparente.
Objectif, portée et méthodologie de l'évaluation
La présente évaluation portait sur la pertinence (besoin continu, harmonisation avec les priorités du gouvernement fédéral et les résultats stratégiques du Ministère, et cohérence avec les rôles et les responsabilités de SPAC) et le rendement (atteinte des résultats escomptés ainsi que l'efficience et l'économie du programme) du Programme de surveillance de l'équité.
L'évaluation était fondée sur les sources de données suivantes :
- Examen des documents
- Analyse comparative
- Entrevues
- Sondage
- Analyse financière
- Analyse de données
Contraintes et limites de l'évaluation
Parmi les limites, mentionnons le faible taux de réponse à certaines questions du sondage auprès des autorités contractantes. De plus, aucune recherche sur l'opinion publique n'a été menée pour obtenir le point de vue des Canadiens sur le rôle du Programme de surveillance de l'équité consistant à assurer l'équité, l'ouverture et la transparence des processus d'approvisionnement. Une comparaison des programmes de surveillance de l'équité d'autres administrations gouvernementales a permis de déterminer que peu de leçons retenues ou d'innovations qui permettraient d'améliorer le Programme de surveillance de l'équité résident dans ces programmes.
Constatations de l'évaluation
Pertinence
Le Programme de surveillance de l'équité est pertinent puisqu'il appuie le résultat stratégique de saine intendance de SPAC. Bien qu'il n'existe aucune exigence législative ou réglementaire pour le programme, il est conforme à la lettre de mandat de la ministre, au discours du Trône et à la Loi fédérale sur la responsabilité en ce qui concerne le soutien d'un gouvernement ouvert et transparent. Il permet de veiller à l'équité perçue et réelle dans le processus d'approvisionnement et de faire en sorte que les problèmes soient relevés et résolus en temps réel.
Rendement
Dans l'ensemble, le programme atteint les résultats immédiats et intermédiaires. La plupart des processus d'approvisionnement pour lesquels une surveillance est justifiée font l'objet d'une surveillance. Les clients perçoivent les services de surveillance de l'équité comme étant opportuns et de qualité. Plus de 300 problèmes d'équité ont été relevés et réglés dans le cadre de processus d'approvisionnement, ce qui a permis de déterminer des pratiques exemplaires.
Les résultats immédiats pourraient être améliorés en révisant la Politique sur la surveillance de l'équité, afin d'en clarifier les critères d'évaluation de la nécessité d'une surveillance de l'équité. De plus, les examens des leçons retenues pourraient être utilisés efficacement pour cerner les problèmes systémiques qui indiquent la nécessité d'apporter des changements aux politiques ou aux lignes directrices en matière d'approvisionnement.
Le programme fonctionne de façon efficiente et économique. Le coût de la surveillance de l'équité par rapport à la valeur des processus d'approvisionnement faisant l'objet d'une surveillance est négligeable (0,01 %). Le programme fonctionne à un faible coût et remplit son vaste mandat. Les coûts internes du programme par mission de surveillance ont baissé, principalement en raison des postes vacants, tandis que les coûts pour les services des surveillants de l'équité sous contrat ont légèrement augmenté.
Recommandations
La sous-ministre adjointe (SMA), Direction générale de la surveillance, devrait apporter les changements actuellement envisagés à la Politique sur la surveillance de l'équité, afin de s'assurer que tous les processus d'approvisionnement à risque élevé, très sensibles et très complexes sont évalués en vue de déterminer s'ils doivent faire l'objet d'une surveillance, qu'ils exigent l'approbation du Ministère ou du Conseil du Trésor ou non.
La SMA, Direction générale de la surveillance, devrait prendre des mesures pour s'assurer que les leçons retenues sont fondées sur une analyse de tous les problèmes d'équité relevés au cours d'une mission de surveillance et qu'un examen des leçons retenues est effectué régulièrement. De plus, les leçons retenues devraient être communiquées régulièrement à la Direction générale de l'approvisionnement maritime et de défense ainsi qu'à la Direction générale des approvisionnements, afin de les informer des changements aux politiques, aux lignes directrices, aux manuels d'approvisionnement et aux outils connexes pertinents.
Les SMA de la Direction générale de l'approvisionnement maritime et de défense ainsi que de la Direction générale des approvisionnements devraient veiller à ce que les politiques, les lignes directrices et les manuels d'approvisionnement, en plus des outils d'approvisionnement connexes élaborés, soient régulièrement examinés et mis à jour, s'il y a lieu, en fonction des problèmes d'équité systémiques relevés dans le cadre de l'analyse des leçons retenues du Programme de surveillance de l'équité.
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