Réunion du Comité consultatif des fournisseurs : 1 novembre 2024

Trouvez l'ordre du jour et le compte rendu des discussions.

Lieu de réunion: Virtuel via MS Team

Le 1^er novembre 2024, de 13 h à 15 h (heure de l’Est, HE)

• Coprésidente, représentante du gouvernement : Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC), Direction générale de l’approvisionnement (DGA), Joëlle Paquette, sous-ministre adjointe déléguée (SMAD) par intérim,
• Coprésidente par intérim du secteur privé : CMC-Canada, Donna Ringrose, directrice générale

• Association des industries aérospatiales du Canada (AIAC) : Dwayne Lucas, vice-président, Projets spéciaux
• Canadian Aboriginal and Minority Supplier Council (CAMSC) : Cassandra Dorrington, présidente et chef de la direction
• Association des industries canadiennes de défense et de sécurité (AICDS) : Nicolas Todd, vice-président, Relations avec le gouvernement et communications
• Chambre de commerce du Canada (CCC) : Alex Greco, directeur principal, Fabrication et chaînes de valeur
• Fédération canadienne de l’entreprise indépendante (FCEI) : Michelle Auger, gestionnaire, Enjeux et projets nationaux des entreprises
• Manufacturiers et Exportateurs du Canada (MEC) : Haroun Mansour, délégué de Ryan Greer, vice-président, Affaires publiques et politique nationale
• Conseil pour l’avancement des agents de développement autochtones (CAADA) : Ray Wanuch, directeur général
• TECHNATION Canada : Prateek Sureka, vice-président exécutif, Relations gouvernementales et stratégie

• Black Businesses and Professional Association (BBPA) : Frances Delsol, vice-présidente, Partenariats, sensibilisation et approvisionnement
• Association canadienne des conseillers en gestion (CMC-CANADA) : Sandy Moir, associée de Goss Gilroy Inc. Management Consultants
• Chambre de commerce gaie et lesbienne du Canada (CGLCC) : Darrell Schuurman
• Women’s Business Enterprises Canada Council (WBE Canada) : Charli Law Jury, directrice générale par intérim, directrice des finances et des opérations

• SPAC, Clinton Lawrence-Whyte, DG, Soutien en approvisionnement Canada (SAC)
• SPAC, Levent Ozmutlu, DG, Secteur de la politique stratégique (SPS)
• SPAC, Santina Vendra, directrice associée, Secteur de la politique stratégique (SPS)
• SPAC, Lysane Bolduc, DG, Secteur des solutions transformatrices pour les services professionnels (SSTSP)
• SPAC, Judith Rorai, directrice, Direction de la transformation en approvisionnement et des partenariats (DTAP)
• SPAC, Sophie Savard, directrice générale par intérim, Secteur de la transformation du programme des approvisionnements (STPA)
• SPAC, Ghislaine Maisonneuve, spécialiste en conception d’apprentissage, Secteur de la transformation du programme des approvisionnements (STPA)
• SPAC, Alexandre Picard, directeur, Direction générale de la surveillance ministérielle (DGSM)
• SPAC, Chris Saunders, gestionnaire, Direction générale de la surveillance ministérielle (DGSM)
• SPAC, Michelle Laviolette, gestionnaire, Direction générale de la surveillance ministérielle (DGSM)

• SPAC, Chantal Warywoda, directrice principale intérimaire, Engagement des fournisseurs et coordination régionale (EFCR)
• SPAC, Aline Ngarukiyintwali, gestionnaire, Services internes, EFCR
• SPAC, Michael Semenick, Services internes
• SPAC, Fresnel Devalon, Services internes
• SPAC, Fabiola Ingabire, Services internes

La coprésidente du gouvernement souhaite la bienvenue à tous et à toutes et reconnaît que la réunion est coordonnée depuis le territoire non cédé du peuple Anishinaabeg. Elle invite tout le monde à participer dans la langue officielle de son choix et demande à la coprésidente par intérim du secteur privé de procéder à l’appel nominal. 

La coprésidente du gouvernement explique les récents changements apportés au poste de la coprésidence de l’industrie, qui était vacant à la suite du départ de l’ancienne titulaire. Elle remercie cette dernière pour son dévouement au sein du Comité. Elle souhaite la bienvenue à la nouvelle coprésidente de l’industrie et la remercie d’avoir accepté d’occuper le poste par intérim jusqu’aux prochaines élections, prévues pour le printemps 2025.

La nouvelle coprésidente de l’industrie se présente et déclare qu’elle a hâte de travailler avec les membres du CCF.

Le CCF approuve à l’unanimité le compte rendu des discussions de la réunion du 5 juin 2024. 

La coprésidente, représentante du gouvernement, invite le SPS, SSTSP et SAC de SPAC à faire leur mises à jour. 

Le SPS de SPAC fait le point sur le Programme de la diversité des fournisseurs et indique qu’il travaille encore sur le processus d’approbation. 

Le SSTSP de SPAC présente un exposé sur la transformation de l’approvisionnement en services professionnels. 

Le SSTSP de SPAC commence la présentation en abordant six domaines d’intérêt du plan d’action. Le premier domaine met l’accent sur le modèle d’optimisation de la prestation de l’approvisionnement, qui vise à remplacer les mécanismes actuels des méthodes d’approvisionnement et à faire une transition harmonieuse vers la nouvelle infrastructure de technologie de l’information de SPAC. Le deuxième domaine met l’accent sur la gestion des contrats et le rendement des fournisseurs, et vise à faire progresser les résultats grâce à l’amélioration des méthodologies, du suivi, de l’évaluation et de la documentation et grâce à des mécanismes permettant de saisir le rendement antérieur.

Le domaine d’intérêt suivant est le contrôle de la qualité et la surveillance. Le SSTSP de SPAC indique qu’un poste d’expert en vérification de la qualité et en conformité a été créé pour assurer la surveillance interne. Les trois derniers domaines d’intérêt concernent respectivement le contrôle des coûts des contrats, la participation des intervenants et l’appui des intervenants.

Le SAC de SPAC donne une mise à jour  sur ses activités et engagements.

SAC de SPAC indique que le secteur a organisé des événements tout au long de l’année dans de nombreuses communautés. SAC de SPAC mentionne quelques événements à venir en novembre pour les femmes entrepreneures (Québec), pour les entreprises locales à Gatineau et les PME à Ottawa. SAC de SPAC salue également le partenariat avec CAADA pour le salon d’information sur l’approvisionnement de la Colombie-Britannique et les outils des agents de développement économique (ADE), qui facilitent l’établissement de liens avec les entreprises autochtones partout au pays. 

SAC de SPAC mentionne également une séance avec ses  cadres  pour discuter des priorités et de la mission de l’organisation. SAC vise à diriger un écosystème d’approvisionnement collaboratif qui consulte et soutient les petites entreprises diversifiées, les partenaires et les ministères. Ses quatre principales priorités pour l’année sont les suivantes : faire progresser les initiatives de transformation de l’approvisionnement, renforcer la participation des partenaires, utiliser les données et les renseignements d’affaires pour améliorer les opérations d’approvisionnement et favoriser une culture organisationnelle positive. Dans l’ensemble, l’ambiance au sein de SAC est positive, les membres de l’équipe participant à des collaborations externes et internes.

Rétroaction de la part des membres du CCF :

• L’AICDS exprime des préoccupations au sujet de la relation entre le gouvernement et les organismes de certification tiers (c.-à-d. si le gouvernement doit les accréditer ou conclure un protocole d’entente avec eux). Le SPS de SPAC répond que, outre la certification par une tierce partie, on accepterait l’auto-certification accompagnée de vérifications rigoureuses des antécédents. Le SPS de SPAC reconnaît actuellement les associations de certification tierces suivantes : la Chambre de commerce LGBT+ du Canada (CGLCC), le Canadian Aboriginal and Minority Supplier Council (CAMSC), l’Inclusive Workplace and Supply Council of Canada (IWSCC) et le Women’s Business Enterprises Canada Council (WBE Canada). Cependant, le SPS de SPAC admet que cette liste pourrait s’allonger à l’avenir. Le SPS de SPAC indique également que les associations de certification tierces qui ont la capacité nécessaire pour faire preuve de diligence raisonnable pourraient donner un autre niveau d’assurance au processus. En ce qui concerne les protocoles d’entente, le SPS de SPAC attend le lancement du PDF et est ouvert à d’autres discussions à mesure que le programme évolue. Le SPS de SPAC espère d’abord lancer le programme, puis mettre en œuvre des mesures d’accompagnement au fil du temps. 
• Le CAMSC met également en garde le gouvernement contre le danger que d’autres associations revendiquent le droit d’être des tiers certificateurs. Le SPS de SPAC admet le risque associé à tout programme et le risque d’abus ou d’autres problèmes. Le SPS de SPAC assure aux membres du CCF qu’il restera vigilant et surveillera de près l’évolution du programme. 
• L’AICDS s’enquiert des cibles de rendement établies pour le Programme de la diversité des fournisseurs. Le SPS de SPAC reconnaît que le manque de données de référence pour fixer des objectifs était un problème. Il prévoit utiliser les données recueillies au cours de la première année comme base de référence après le lancement du programme. Le SPS de SPAC déterminera ensuite quelles cibles, le cas échéant, peuvent être établies. Le SPS de SPAC indique que la situation de l’approvisionnement auprès des Autochtones est différente, puisque la cible de 5 % a été établie après des années de travail. L’organisation assure ensuite les membres du CCF que les objectifs de diversité des fournisseurs seront abordés dans les phases subséquentes, le cas échéant.
• L’AICDS s’enquiert également de la façon dont le SSTSP de SPAC a obtenu les commentaires du secteur privé concernant la transformation des services professionnels. Le SSTSP de SPAC mentionne qu’une demande de renseignements a été lancée en janvier sur AchatsCanada pour recueillir les réponses aux questions et les commentaires. Jusqu’à présent, il y a eu deux vagues de questions et deux vagues de réponses. L’organisation mentionne également qu’elle rencontre régulièrement des associations qui représentent différents segments de marché (p. ex. TECHNATION) pour obtenir d’autres commentaires et points de vue de l’industrie des technologies de l’information. Enfin, grâce à SAC et à des événements de SAC, le SSTSP de SPAC peut avoir un dialogue ouvert avec le secteur privé.  
• Le SSTSP de SPAC ajoute qu’il envisage de réduire le nombre de méthodes d’approvisionnement en fonction des commentaires du secteur privé. Le SSTSP de SPAC reconnaît également que les thèmes des questions reçues sont récurrents, malgré différentes formes de rencontres avec des segments spécifiques de l’industrie.

Le SPS de SPAC a fourni une vue d’ensemble sur la gestion de rendement des fournisseurs (GRF). 

La GRF est un cadre qui fournit les outils et les processus nécessaires pour évaluer le rendement des fournisseurs dans le cadre des marchés gouvernementaux. L’objectif est de promouvoir la gestion proactive des contrats, de récompenser le bon comportement ou le bon rendement des fournisseurs et de demander des comptes aux fournisseurs au rendement déficient.  

La GRF a été élaborée et peaufinée au moyen de consultations auprès des intervenants, y compris les industries. Des consultations ont eu lieu dans six régions afin d’évaluer l’intérêt des professionnels de l’approvisionnement et des ministères clients à l’idée de gérer le rendement des fournisseurs. Les commentaires recueillis aideront le gouvernement à améliorer les résultats contractuels globaux pour l’approvisionnement fédéral tout en obtenant le meilleur rapport qualité-prix pour les Canadiens. 

Le cadre permet d’évaluer objectivement le rendement des fournisseurs en fonction du coût, de la qualité, du calendrier et de la gestion. L’intégration de la GRF dans les documents des demandes de soumissions de services professionnels sera progressive. L’approche adoptée sera fondée sur le volume et la valeur des approvisionnements, d’abord de SPAC, puis d’autres ministères. Les notes de la GRF n’auront aucune incidence sur la capacité des fournisseurs à obtenir des contrats au cours de la première année de mise en œuvre du programme.

Le STPA de SPAC a fait la démonstration du nouveau module de gestion du rendement. 

Le STPA de SPAC fait la démonstration du nouveau module de gestion du rendement des fournisseurs, qui relève du projet de gestion des profils des fournisseurs dans la solution d’achats  électronique. Il mentionne que le module de GRF en est au début de la mise en œuvre et fait remarquer qu’on pourrait envisager des améliorations futures en fonction de la rétroaction.

Rétroaction de la part des membres du CCF :

• CMC-CANADA demande si ces changements ont été communiqués à l’ensemble de l’industrie. Le SPS de SPAC convient de la nécessité d’avoir un plan de communication clair en plus d’un avis sur AchatsCanada pour informer la communauté des fournisseurs des changements. Le SPS de SPAC indique qu’il prévoit accroître la sensibilisation tout en ciblant d’autres biens et services lorsqu’il commencera à utiliser les notes. Le SPS de SPAC prévoit également de communiquer avec un large éventail de fournisseurs et de clients en utilisant une approche à plusieurs volets. CMC-CANADA pose des questions sur la stratégie de communication, qui sera intégrée à l’approvisionnement au moment du lancement initial. Le SPS de SPAC réitère que l’objectif est de renforcer la rigueur de la gestion des contrats, de promouvoir les bonnes pratiques et de résoudre les problèmes de manière proactive.
• CMC-CANADA demande également si certains fournisseurs ont envoyé des commentaires. Le STPA de SPAC répond que le processus en est encore à ses débuts et que les fournisseurs n’avaient pas encore utilisé le système. Le SSTSP de SPAC mentionne que le premier contrat vient d’être publié et que le système en est aux premières étapes. 
• Le CAMSC demande s’il y aura un soutien pour les fournisseurs qui sont insatisfaits de leurs notes lorsque les résultats de leur évaluation sont beaucoup plus bas que prévu. Le SPS de SPAC précise qu’en cas d’impasse, un service serait disponible à des fins d’éducation et de communication. Le SPS de SPAC explique qu’il y aura un processus d’acheminement au palier hiérarchique approprié pour résoudre les désaccords, en commençant par des conversations internes et en faisant potentiellement intervenir le Bureau de l’ombud de l’approvisionnement, qui servirait de médiateur et d’arbitre, au besoin. L’objectif est de résoudre les problèmes rapidement afin d’éviter les retards.
• Le CAMSC demande également si les notes de GRF pour les soumissions futures favoriseraient les fournisseurs ayant une expérience préalable. Le SPS de SPAC comprend l’inquiétude, mais assure les membres du CCF que les nouveaux fournisseurs ne seront pas désavantagés. Le SSTSP de SPAC offre une solution selon laquelle ceux-ci pourraient recevoir le nombre maximal de points aux évaluations techniques afin d’éviter les désavantages. La solution pourrait être facilement mise en œuvre compte tenu de la flexibilité du système. Le STPA de SPAC ajoute que le système permet l’échange d’information et un processus de va-et-vient. Il  élabore des politiques pour assurer un traitement équitable des nouveaux fournisseurs. Le STPA de SPAC mentionne également que cette approche est conforme aux pratiques d’autres administrations et souligne qu’il s’appuie sur les politiques et les processus pour rendre les évaluations équitables. 
• Le CAADA souligne l’importance d’une communication ouverte pour que les groupes autochtones participent à l’élaboration de cet outil. L’AICDS demande comment les différents points de vue avaient été pris en compte, vue qu’il n’y avait pas eu de discussion depuis 2015. Le SPS de SPAC rassure le CCF que l’approche est demeurée constante. Le système de GRF a été testé auprès de différentes communautés de fournisseurs.
• L’AICDS demande si le système est assujetti à l’AIPRP, ce à quoi le STPA de SPAC répond que les discussions étaient ouvertes. L’AIAC demande si un processus de résolution des conflits comportant des échéanciers précis sera mis en œuvre. Le SPS de SPAC confirme qu’il travaille sur cette question ainsi que sur les échéanciers, les rôles et les responsabilités dans le processus. Le STPA de SPAC fait remarquer que les notes de rendement ne seraient pas utilisées pour créer l’historique du rendement au cours de la première année, et que le rendement dans le cadre de la GRF ne serait pas lié aux modalités de paiement, bien que certains approvisionnements puissent tout de même avoir des modalités de paiement fondées sur le rendement.
• L’AICDS pose des questions sur les changements apportés au système, puisqu’il était moins actif, et demande si l’information contenue dans le système pouvait être divulguée à des tiers, y compris pour les audits et les demandes d’AIPRP. Le SPS de SPAC mentionne que la fonctionnalité du système a été testée et mise à l’essai. Même si certains fournisseurs ne la connaissent peut-être pas bien, le déploiement se fera par phases et des réunions seront organisées pour assurer la compréhension. Le STPA de SPAC précise qu’actuellement, seuls le fournisseur et les responsables techniques peuvent accéder aux données du système, mais que le système offre une flexibilité en ce qui concerne les rôles et les autorisations. Pour les audits et l’accès aux données, le STPA de SPAC pense qu’il est possible de configurer davantage de rôles, compte tenu des implications pour la transparence et la confidentialité, y compris la divulgation en vertu de lois comme l’AIPRP.

La DGSM de SPAC a présenté une vue d’ensemble sur les changements apportés au programme de sécurité des contrats et des résultats préliminaires.

La présentation de la DGSM de SPAC porte sur l’amélioration des processus d’autorisation de sécurité et la gestion des retards au Service de la sécurité et de l’approvisionnement. 

SPAC est le ministère  responsable de la sécurité industrielle, de la gestion des autorisations de sécurité pour les entreprises et les employés, des inspections de sécurité et des évaluations de la propriété ou de l’influence étrangères. Il travaille avec plus de 25 000 entreprises canadiennes.

La DGSM de SPAC souligne les efforts déployés pour réduire les délais de traitement des autorisations de sécurité en raison d’un nouveau processus axé sur des soumissionnaires précis. Désormais, le délai moyen pour une vérification d’organisation désignée (VOD) et une attestation de sécurité d’installation (ASI) est respectivement de 27 jours au lieu de 75 jours, et de 74 jours au lieu de 120 jours. Un test avec Construction de Défense Canada (CDC) a vu des délais de traitement encore plus rapides (7 jours pour la VOD, 30 jours pour l’ASI).

La DGSM de SPAC mentionne une réduction importante dans le traitement tardif des demandes d’enquête de sécurité, en raison de la simplification des processus, d’une meilleure gestion des risques, d’une dotation accrue en personnel et d’une meilleure affectation des ressources. L’objectif est de réduire l’arriéré de 3 100 demandes actuellement à environ 2 000 d’ici mars 2025.

La DGSM de SPAC discute des plans visant à accroître l’intégration à la communauté de la sécurité nationale pour améliorer l’échange d’information et l’analyse des données afin de rehausser la prise de décisions et l’efficacité. Elle vise également à clarifier les critères d’admissibilité pour les autorisations à haut risque afin de rendre les processus plus transparents pour les partenaires de l’industrie.

Rétroaction de la part des membres du CCF :

• CMC-CANADA demande si les changements ont été communiqués à l’industrie. La DGSM de SPAC reconnaît que, bien que l’on ait discuté des changements au processus d’autorisation de sécurité avec l’industrie de la défense, aucune sensibilisation de plus grande envergure n’a encore été menée. La DGSM de SPAC est ouverte à recevoir de la rétroaction et qu’elle prévoit davantage de discussions une fois que d’autres détails sont finalisés.
• CMC-CANADA demande également si le gouvernement a besoin de quoi que ce soit du milieu des affaires en raison de ces changements. La DGSM de SPAC indique que les organisations devraient s’assurer que leurs équipes de sécurité disposent de ressources adéquates, car cela peut accélérer le processus d’autorisation. La DGSM de SPAC encourage davantage la consultation rapide, en particulier en cas d’obstacles dans le cadre de contrats gouvernementaux. Les entreprises devraient ouvrir le dialogue au niveau opérationnel pour résoudre les problèmes avant qu’ils ne dégénèrent.
• Le CAADA soulève des préoccupations au sujet de l’accès des peuples autochtones aux contrats gouvernementaux et aux autorisations de sécurité, en particulier compte tenu des défis socio-économiques. La DGSM de SPAC répond en soulignant qu’il existe un cadre qui accorde la priorité aux autorisations pour les  entreprises autochtones, les personnes et les entreprises sous-représentées. La DGSM de SPAC mentionne également que l’auto-identification peut aider à accélérer le processus. Elle offre un soutien supplémentaire pour surmonter les obstacles tels que les problèmes liés à la prise d’empreintes digitales. 
• La DGSM de SPAC souligne que le processus d’autorisation de sécurité sera adapté pour tenir compte des défis uniques auxquels font face les groupes autochtones, comme la difficulté d’obtenir les documents nécessaires. Elle souligne l’importance d’être informée de ces défis afin de pouvoir ajuster le processus en conséquence. Pour terminer, la DGSM de SPAC encourage les organisations à communiquer pour s’assurer que le processus s’harmonise avec leurs besoins et leurs réalités.

La coprésidente du gouvernement présente les dates proposées pour les réunions de 2025 et demande aux personnes présentes leur avis. Elle rappelle aux membres du CCF la réunion virtuelle en février et la réunion en personne en juin. 

SAC de SPAC suggère d’aviser rapidement le Secrétariat du CCF si des événements majeurs entrent en conflit avec ces dates. La coprésidente du gouvernement mentionne qu’un courriel contenant les dates proposées sera envoyé après la réunion pour permettre aux membres du CCF de vérifier les dates proposées par rapport à leurs calendriers. Elle ajoute que l’objectif est de confirmer les dates et de planifier l’ordre du jour d’ici à la prochaine réunion du CCF en février.

Le CAMSC se dit préoccupé par l’absence d’une date fixe pour le lancement du Programme de la diversité des fournisseurs et demande une meilleure communication afin d’éviter toute surprise pour son organisation. Il propose également d’aider potentiellement à la promotion du programme auprès de ses membres. La coprésidente du gouvernement reconnaît le retard dû à la nécessité d’une approbation ministérielle, en particulier à la suite des changements apportés aux consultations auprès des Autochtones. Elle promet d’informer le groupe une fois qu'une date sera confirmée.

La coprésidente du gouvernement remercie les personnes présentes des discussions productives et les encourage à répondre rapidement aux futures invitations aux réunions.

La coprésidente par intérim de l’industrie conclut également en remerciant toutes les personnes présentes pour leur participation et de leur collaboration.