Système des services professionnels centralisés
Orientation de l'évaluateur pour les exigences des arrangements en matière d’approvisionnement

Orientation sur l'évaluation et notes

Au moment de déterminer la valeur du besoin de l'AMA afin de déterminer si ProServices s'applique, l'autorité contractante doit inclure toutes les périodes d'option (s'il y a lieu), tous les frais de déplacement, toutes les taxes applicables et tous les frais de subsistance, etc.

Orientation sur l'évaluation et notes

Dans le cas des besoins évalués à 40 000 $ (y compris toutes les options, les modifications et les taxes applicables et tous les frais de déplacement et de subsistance, etc.) ou moins, l'autorité contractante n'invoque pas la règle « ne dépasse pas 40 000 $ » conformément au Règlement sur les marchés de l'État (RME). L'autorité contractante serait tout de même tenue d'effectuer une recherche, mais elle aurait l'option de sélectionner un seul fournisseur parmi les résultats de recherche. Les autorités contractantes qui souhaitent invoquer l'une des 3 autres raisons de ne pas solliciter de soumissions en vertu du RME ne peuvent pas utiliser les méthodes d'approvisionnement dans le portail électronique du SSPC.

Orientation sur l'évaluation et notes

L'autorité contractante doit imprimer et sauvegarder une copie électronique des résultats initiaux et finaux et les placer dans le dossier contractuel. Si aucune copie des résultats de recherche ne figure au dossier, l'évaluateur ne sera pas en mesure de confirmer que les règles opérationnelles communes du portail électronique du SSPC ont été appliquées. Les recherches effectuées dans le portail électronique du SSPC se font en deux parties – les résultats de recherche initiaux intitulés « (Nom de la méthode d'approvisionnement) AA - Recherche filtrage »,qui est une liste de tous les fournisseurs potentiels qui respectent les critères de recherche précisés, et les résultats de recherche finaux, intitulés « (Nom de la méthode d'approvisionnement) AA - Dernier résultats de la recherche », qui est une liste des fournisseurs invités à présenter une soumission. Dans tous le cas, l'autorité contractante est tenue de verser les résultats de recherche initiaux et finaux dans le dossier contractuel.

Les renseignements suivants doivent être fournis dans les résultats de recherche initiaux et finaux :

• le nom de la méthode d'approvisionnement
• le nom légal du fournisseur
• les critères de recherche utilisés (catégorie ou catégories, niveau, nombre de ressources, région, cote de sécurité du fournisseur, mesures de protection des documents par le fournisseur, etc.)
• la date de la journée ou la recherche a été effectuée
• les données de l’acheteur

Orientation sur l'évaluation et notes

L'évaluateur doit déterminer si les catégories et niveaux d'expérience utilisés dans les critères de recherche sont compatibles avec les travaux décrits dans l'EDT.

Orientation sur l'évaluation et notes

Une copie complète du document de demande de soumissions, y compris, sans toutefois s'y limiter, l'Énoncé des travaux (EDT), la catégorie ou les catégories et les niveaux requis, l'exigence de sécurité, les critères obligatoires et cotés, la méthode de sélection, les attestations, la grille souple (s'il y a lieu) et les clauses du contrat subséquent, entre autres, doit figurer au dossier. Sans copie du document complet de demande de soumissions, l'évaluateur est dans l'impossibilité de confirmer les renseignements envoyés au fournisseur.

Orientation sur l'évaluation et notes

L'évaluateur doit vérifier si la catégorie ou les catégories, le niveau d'expertise, l'attestation de sécurité du fournisseur, la mesure de protection des documents par le fournisseur et la région ou région métropolitaine indiqués dans le document de demande de soumissions correspondent aux critères utilisés pour effectuer la recherche.

Ce qui suit s'applique uniquement aux besoins dirigés:

• Si la cote de sécurité ou le niveau de protection des documents indiqué dans le profil du fournisseur dans le portail électronique du SSPC est plus élevé que celui indiqué dans la demande de soumissions, une non-conformité ne doit pas être soulevée. La raison étant que le fournisseur sélectionné aurait apparu dans les résultats de la recherche dans les deux cas
• Si la cote de sécurité ou le niveau de protection des documents indiqué dans le profil du fournisseur dans le portail électronique du SSPC est inférieur à celui indiqué dans la demande de soumissions, une non-conformité sera produite s'il n'y a pas de documentation confirmant ce qu'était le niveau de protection des documents au moment de la demande de soumission

Orientation sur l'évaluation et notes

Les demandes de soumissions doivent accorder aux fournisseurs une période minimale pour soumettre une réponse. Les temps de réponse minimal des soumissions ont été mis au point, en consultation avec les fournisseurs et les utilisateurs du service, pour donner aux fournisseurs suffisamment de temps pour trouver des ressources capables d'effectuer les travaux. Les autorités contractantes qui accordent une période de réponse inférieure à la période minimale requise doivent avoir versé au dossier une justification écrite. La justification doit être formulée en consultation avec le client et, possiblement, les fournisseurs désignés.

Au moment de calculer la période de réponse, on ne compte pas la date indiquée dans le document de demande de soumissions ou la date à laquelle le document de demande de soumissions a été envoyé aux fournisseurs (si la date est différente de celle indiquée sur le document de demande de soumissions). Lorsqu'il y a des écarts entre la date indiquée sur le document de demande de soumissions et la date à laquelle une copie par courriel du document de demande de soumissions est envoyée aux fournisseurs (par exemple, la date indiquée sur le document de demande de soumissions est le 7 janvier 2020 et la date du courriel est le 8 janvier 2020), la date à laquelle le document de demande de soumissions a été envoyé aux fournisseurs doit servir à déterminer la conformité avec cette exigence. Lorsque le document de demande de soumissions n'indique pas la date de réponse, on doit supposer que la date à laquelle le document de demande de soumissions est envoyé aux fournisseurs représente la date de demande de soumissions, et cette date doit servir à déterminer la conformité avec cette exigence.

Orientation sur l'évaluation et notes

Les documents de demande de soumissions doivent comprendre, à tout le moins, mais sans s'y limiter, les renseignements suivants :

• les instructions uniformisées
  • les instructions sur la présentation des soumissions (l'adresse pour la présentation des soumissions, la date et l'heure de clôture)
• les instructions pour la préparation des soumissions
• les procédures d'évaluation des soumissions
• la méthode de sélection
• la capacité financière (s'il y a lieu)
• les attestations
• la clause de sécurité (s'il y a lieu)
• la Liste de vérification des exigences relatives à la sécurité (LVERS) remplie (s'il y a lieu), à l'exception de la partie D, voir remarque ci-dessous
• les clauses du contrat subséquent (incluant les clauses d’autorisations de tâches (AT), frais de déplacement, etc., si applicable)
• une description complète des travaux à exécuter (c'est-à-dire, l'EDT)

Les documents de demande de soumissions relatifs à toutes les méthodes d'approvisionnement, à l'exception de ProServices et les services d’aide temporaire (SAT), doivent utiliser le modèle de demande de soumissions « Modèle de demande de soumissions et de contrat subséquent pour les besoins de complexité élevée (CE) » qui est disponible dans le Guide des clauses et conditions uniformisées d'achat (CCUA). Les documents de demande de soumissions qui sont émis au moyen de la méthode d'approvisionnement de ProServices doivent utiliser le modèle de demande de soumissions « Modèle de demande de soumissions et de contrat subséquent pour les besoins de complexité moyenne (CM) » qui est disponible dans le Guide des CCUA. Pour les SAT, l’utilisateur doit utiliser l’un des trois (3) modèles de demande de soumissions disponibles sur le site internet des SAT. Les modèles de demande de soumissions de CE et de CM et SAT comprennent des clauses qui doivent figurer dans le document de demande de soumissions et des clauses qui ne sont requises que dans des circonstances précises. Au moment de déterminer la conformité avec cet élément, les évaluateurs doivent déterminer si tous les renseignements indiqués ci dessus, y compris toutes les clauses appropriées, ont été intégrés au document de demande de soumissions.

Orientation sur l'évaluation et notes

Les documents de demande de soumissions doivent comprendre, à tout le moins, mais sans s'y limiter, les renseignements suivants :

• les attestations (s'il y a lieu)
• la clause de sécurité (s'il y a lieu)
• la LVERS remplie (s'il y a lieu)
• les clauses du contrat subséquent
• une description complète des travaux à exécuter (c'est-à-dire, l'Énoncé des travaux (EDT))

Orientation sur l'évaluation et notes

La grille souple s'applique aux besoins où l'on a recours à l'arrangement en matière d'approvisionnement de tâches de Services professionnels centrés sur les tâches et les solutions (SPTS), ou encore aux besoins pour les catégories faisant partie des volets 8 à 12 (services professionnels non centrés sur la technologies de l'information (TI), pour la méthode d'approvisionnement de ProServices seulement. La grille souple indique le nombre minimum de points requis par chaque ressource proposée pour être admissible à chaque niveau d'expertise (c'est-à-dire, subalterne, intermédiaire ou supérieur). Un différent nombre de points est attribué aux études, aux attestations professionnelles et à l'expérience pertinentes. Le document de demande de soumissions doit comprendre les renseignements suivants se rapportant à la grille souple :

• un énoncé précisant que le soumissionnaire doit démontrer que chaque ressource proposée a obtenu le nombre minimal de points requis pour le niveau et la catégorie pertinents décrits dans la ou les grilles souples
• une copie de la ou des grilles souples pertinentes ou un renvoi à l'exigence énoncée à l'annexe « A », Besoin de l'arrangement en matière d'approvisionnement de tâches de SPTS

Orientation sur l'évaluation et notes

Les critères d'évaluation obligatoires précisent les exigences minimales essentielles à l'exécution de tous les travaux. D'importants écarts entre les critères obligatoires, l'EDT, la grille souple (s'il y a lieu) donnent à penser :

• que les travaux décrits dans l'EDT sont inexacts
• que la Grille souple (si applicable), plus précisément la ou les catégories ou le ou les volets et le niveau (s'il y a lieu) sélectionnés sont inexacts
• qu'il y a eu une apparence de tentative de manipulation du processus d'approvisionnement

Des écarts entre l’énoncé des travaux, plus précisément le niveau de chaque catégorie, et les exigences obligatoires viendraient invalider la recherche effectuée. Dans un tel cas, il est fort probable que si le niveau de la ou des catégories que l'on utilise correspondait aux exigences obligatoires, les résultats de recherche auraient été sensiblement différents. Par exemple, le document de demande de soumissions exigeait un architecte d'applications ou de logiciels de niveau intermédiaire (ou niveau 2). L'expérience requise dans le document de demande de soumissions était d'un minimum de 15 ans. Toutefois, l'expérience requise pour cette catégorie au niveau précis est de 5 à moins de 10 années d'expérience. Le fait d'exiger un minimum de 15 années d'expérience serait cohérent avec la catégorie précisée au niveau supérieur (ou niveau 3).

Orientation sur l'évaluation et notes

La conformité avec chaque exigence technique obligatoire doit être fondée sur une simple réponse par « oui » ou par « non ». Si l'évaluateur doit faire preuve de jugement pour déterminer la conformité, le document de demande de soumissions doit présenter des lignes directrices de sorte que les fournisseurs sachent comment leur réponse sera évaluée. Par exemple, le document de demande de soumissions exige un diplôme d'études secondaires. Cette exigence est claire : la personne y répond ou non. Un exemple de critère qui nécessiterait d'user de jugement est l'exigence d'un diplôme d'études secondaires ou d'une combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience. Dans de tels cas, la combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience doit être précisée.

Un document de demande de soumissions qui ne précise pas l'exigence minimale requise, les connaissances requises, le nombre minimal de projets ou la durée minimale des projets entre autres, obligera les évaluateurs de juger qu'une ressource est conforme si, par exemple, cette ressource possède une journée d'expérience dans un domaine requis. Les déclarations comme « expérience de » et « vaste expérience de » ne précisent pas de quantité minimale d'expérience, et elles permettent donc les évaluations discrétionnaires.

Les documents de demande de soumissions qui omettent de préciser le caractère récent de l'expérience ou du projet obligeront les évaluateurs à juger qu'une ressource est conforme si, par exemple, l'expérience a été acquise ou le projet achevé il y a cinq, dix ou vingt ans.

L'autorité contractante doit, pour chaque exigence technique obligatoire, énoncer la façon dont la conformité sera déterminée. Dans le cas des critères liés aux projets et à l'expérience, la conformité peut être déterminée au moyen du curriculum vitæ présenté. Toutefois, le respect de critères comme l'attestation de sécurité, le titre professionnel et les études, entre autres, devrait être justifié en présentant des preuves objectives comme des certificats et des copies de diplômes, etc. En l'absence de déclarations claires indiquant comment la conformité sera déterminée, l'autorité contractante sera obligée d'accepter comme preuve une simple déclaration du fournisseur. Dans de telles situations, une observation doit être citée, y compris, dans les commentaires, une note indiquant que l'affirmation faite par le fournisseur devrait être acceptée.

Orientation sur l'évaluation et notes

Les critères d'évaluation techniques obligatoires ne doivent pas avoir pour effet de restreindre indûment la capacité d'un fournisseur à répondre à la demande de soumissions. Voici des exemples d'une telle situation :

• Exiger une quantité minimale d'expérience dans un très court délai (par exemple, 3 ans au cours des quatre 4 dernières années), compte tenu de la catégorie, du niveau et de la description des travaux requis dans l'EDT, etc.
• Un nombre déraisonnable d'exigences obligatoires, compte tenu de la catégorie, du niveau et de la description des travaux requis dans l'EDT, etc.
• L'expérience requise est déraisonnable, compte tenu de la catégorie, du niveau et de la description des travaux requis dans l'EDT (par exemple, on exige la catégorie 1.1 – expert-conseil en ressources humaines, niveau de compétence subalterne et expérience minimale requise de 10 ans)
• Le ou les certificats exigés sont déraisonnables compte tenu de la catégorie, du niveau, de la description des travaux à exécuter décrits dans l'EDT (par exemple, besoin lié à la catégorie 2.15 – expert-conseil en animation, niveau d'expertise subalterne et attestation de maître-animateur requise)

  Remarque : L'attestation professionnelle de maître animateur est d'un niveau d'attestation supérieur à celui de formateur professionnel.

• Expérience précise liée au gouvernement où les travaux doivent avoir été effectués dans un secteur en particulier du gouvernement fédéral (par exemple, l'exigence vise la catégorie 3.2, gestionnaire de projet, d'un niveau d'expertise intermédiaire, avec un minimum de 10 années d'expérience dans un bureau de projet en particulier à la Défense nationale)

Orientation sur l'évaluation et notes

Les critères d'évaluation technique cotés sont utilisés pour aider à déterminer quelle réponse à la demande de soumissions représente le meilleur rapport qualité prix. D'importants écarts entre les critères cotés, l'EDT ou les critères de recherche donnent à penser :

• que les travaux décrits dans l'EDT sont inexacts
• que les critères de recherche, plus précisément la ou les catégories ou le ou les volets et le niveau (s'il y a lieu) sélectionnés sont inexacts
• qu'il y a eu une apparence de tentative de manipulation du processus d'approvisionnement

Orientation sur l'évaluation et notes

Les critères par rapport auxquels les points sont attribués doivent être clairement définis de sorte que les fournisseurs possèdent les renseignements nécessaires pour offrir les meilleures ressources potentielles, et de sorte que l'autorité contractante ou le client puisse évaluer les ressources offertes et prendre des décisions en fonction de critères clairement définis.

Le document de demande de soumissions doit décrire clairement les critères cotés afin de permettre aux responsables de l'évaluation technique de prendre des décisions appropriées et valables concernant l'attribution des points. Par exemple, si des points sont attribués à un diplôme postsecondaire, le critère doit indiquer les points attribués à chaque type de diplôme (c'est-à-dire, diplôme de premier cycle, diplôme d'études supérieures ou doctorat), s'il y a lieu, et indiquer la ou les disciplines qui seraient admissibles à l'attribution de points. Si cela n'était pas fait, cela pourrait avoir pour effet, par exemple, de forcer un évaluateur à accepter des diplômes dont le lien avec les travaux requis est faible, voire inexistant.

Les documents de demande de soumissions qui ne précisent pas l'exigence minimale d'expérience, la durée minimale du projet, etc. obligeront les évaluateurs à attribuer des points aux projets dont la ressource a, par exemple, une journée d'expérience dans une catégorie requise. De plus, les documents de demande de soumissions qui ne précisent pas comment récente doit être l'expérience ou le projet obligeront les évaluateurs à attribuer des points à des projets qui, par exemple, ont été achevés il y a 5, 10 ou 20 ans.

Orientation sur l'évaluation et notes

Les lignes directrices sur la notation qui sont utilisées pour chaque critère coté doivent, en présence de conditions précises, être en mesure de ne retourner qu'une valeur unique. Les lignes directrices sur la notation qui attribuent des points à plusieurs éléments comme des projets doivent clairement indiquer le nombre de points qui seront attribués à chaque élément ou projet.

Par exemple, l'exigence minimale est de 2 années d'expérience (ce qui est présenté expressément comme une exigence obligatoire). Le guide de notation attribue 10 points pour plus de 2 années d'expérience, mais moins de 5 années d'expérience, ainsi que 20 points pour 5 années d'expérience ou plus. Les fournisseurs savent que s'ils offrent une ressource comptant 5 années d'expérience, ils se verront attribuer 20 points pour ce critère. Toutefois, selon le même exemple qui figure ci-dessus, le guide de notation attribue 10 points pour 2 à 5 années d'expérience et 20 points pour 5 années d'expérience ou plus. Comment l'évaluateur déterminera t’il le nombre de points à attribuer à une ressource qui compte exactement 5 années d'expérience?

Utilisation de barèmes de notation :

Dans certains cas, le document de demande de soumissions peut comprendre un tableau qui présente des renseignements supplémentaires sur la façon dont les points sont attribués à un projet. Par exemple, pour une exigence cotée, des points peuvent être attribués en fonction d'une description de l'approche qu'un soumissionnaire adopterait pour effectuer les travaux requis. Dans de tels cas, des points seraient attribués en fonction du degré de compréhension, de la clarté et de l'exhaustivité, entre autres, du soumissionnaire. La façon dont les points seront attribués doit être claire. Par exemple, si des points sont attribués en fonction de la compréhension du besoin par le soumissionnaire, il ne peut pas y avoir d'ambiguïté dans la description des divers niveaux de compréhension. De plus, il ne peut y avoir qu'une note attribuée par niveau. Par exemple, si, pour un critère coté, des points sont attribués en fonction du niveau de compréhension du fournisseur et que le nombre maximal de points est de 50, les points peuvent être attribués comme suit :

• Niveau 1 – 10 points (assez bonne compréhension)
• Niveau 2 – 20 points (bonne compréhension)
• Niveau 3 – 30 points (excellente compréhension)

À l'aide du même exemple ci dessus, une plage de points sont attribués comme suit :

• Niveau 1 – De 1 à 10 points (assez bonne compréhension)
• Niveau 2 – De 11 à 20 points (bonne compréhension)
• Niveau 3 – De 21 à 30 points (excellente compréhension)

D'après ce qui précède, l'attribution d'une plage de points pour chaque niveau permet à l'évaluateur de déterminer l'« excellence » de la compréhension.

Orientation sur l'évaluation et notes

Diverses méthodes de sélection qui sont fondées sur des points attribués à des exigences cotées peuvent également préciser qu'une soumission, pour être prise en considération, doit obtenir un nombre minimum de points, un nombre minimum de points par critère coté, ou les deux. Dans de tels cas, le document de demande de soumissions doit indiquer la note minimum requise (totale, individuelle ou les deux). Sans ces renseignements, les fournisseurs ne seront pas en mesure de déterminer si les ressources qu'ils souhaitent offrir obtiendront les notes minimum requises. Les méthodes de sélection potentielles qui pourraient être employées comprennent les suivantes :

• le meilleur rapport qualité prix, défini comme la réponse conforme sur le plan technique dont le prix par point est le plus bas
• le meilleur rapport qualité prix, défini comme la réponse conforme sur le plan technique qui obtient la plus haute note combinée relativement au mérite technique et au prix)
• le meilleur rapport qualité prix, défini comme la réponse conforme sur le plan technique qui obtient le plus de points

Les renseignements liés au nombre minimum de points ou au pourcentage minimum des points totaux qui sont présentés dans diverses sections du document de demande de soumissions doivent être cohérents. Les écarts potentiels comprennent les suivants :

• le nombre minimum de points ou le pourcentage minimum des points totaux qui est indiqué dans une partie du document de demande de soumissions contredit l'exigence minimale qui figure dans une autre
• le pourcentage minimum de points requis qui est indiqué dans une partie du document de demande de soumissions contredit le pourcentage minimum de points calculé d'après le nombre de points minimum et maximum précisé ailleurs dans le document de demande de soumissions
• la partie des clauses du document de demande de soumissions ou le guide de notation exige des soumissionnaires qu'ils obtiennent un nombre minimum de points totaux ou un pourcentage minimum des points maximums totaux qui est différent de la somme du nombre de points minimum requis pour toutes les exigences cotées

Dans l'éventualité où l'évaluateur constate que la demande de soumissions comprend des renseignements contradictoires concernant les points minimums et que le problème est corrigé avant la date d'échéance fixée pour retourner les propositions, on ne doit pas soulever de non-conformité. L'évaluateur doit prendre note de ces faits dans la zone de commentaires du rapport d'évaluation.

Orientation sur l'évaluation et notes

Les critères d'évaluation techniques cotés ne doivent pas être considérés comme limitant la capacité d'un fournisseur à répondre à la demande de soumissions. Des exemples d'une telle situation comprennent notamment les suivants.

• Un nombre déraisonnable d'exigences cotées, compte tenu de la catégorie, du niveau et de la description des travaux requis dans l'EDT, etc.
• La quantité d'expérience requise pour obtenir le nombre maximum de points est déraisonnable. Les facteurs qui peuvent avoir une incidence sur cette conclusion comprennent la catégorie, le niveau et la description des travaux requis dans l'EDT, etc. Par exemple, les points maximums pour un critère coté en particulier ne peuvent être obtenus que si la ressource possède au moins 25 années d'expérience
• Des points sont attribués pour un certificat alors que la nécessité du certificat est déraisonnable, vu la catégorie, le niveau et la description des travaux requis dans l'EDT (par exemple, on exige la catégorie 2.15 – Expert-Conseil en Animation de groupe, niveau d'expertise subalterne; pour obtenir des points, l'attestation requise est une attestation professionnelle de maître formateur)

  Remarque : L'attestation professionnelle de maître formateur est d'un niveau d'attestation supérieur à celui de formateur professionnel.

• Des points sont attribués pour une expérience précise qui ne peut être obtenue qu'au sein d'une organisation précise dans un ministère ou un ministère précis. Par exemple, des points sont attribués en fonction de l'expérience de gestion de projet dans un secteur ou un type de projet précis à la Défense nationale
• Le nombre minimum de projets requis ou la durée minimale d'un projet, ou les deux, qui sont requis pour obtenir la note la plus haute possible sont déraisonnables, vu la catégorie, le niveau et les travaux décrits dans l'EDT, etc.

Orientation sur l'évaluation et notes

Pour être conformes, les soumissions présentées doivent se conformer à toutes les exigences (par exemple, attestations des fournisseurs, exigences en matière d'assurances, stabilité financière) de la demande de soumissions. Les méthodes de sélection disponibles dans le Modèle de demande de soumissions et de contrat subséquent pour les besoins de complexité élevée (CE) comprennent les suivantes :

• la soumission recevable au plus bas prix qui respecte tous les critères d'évaluation technique obligatoires (consulter la clause A0031T du Guide des CCUA)
• la soumission recevable qui respecte tous les critères d'évaluation technique obligatoires et qui présente la plus haute note combinée de mérite technique et de prix (consulter la clause A0027T du Guide des CCUA)
• la soumission recevable au plus bas prix qui respecte tous les critères d'évaluation technique obligatoires et qui obtient le nombre minimum de points, ou encore le pourcentage minimum des points ou le nombre minimum de points pour chaque critère coté (consulter la clause A0034T du Guide des CCUA)
• la soumission recevable qui respecte tous les critères d'évaluation technique obligatoires et dont le prix par point est le plus bas (consulter la clause A0035T du Guide des CCUA)
• la soumission recevable qui respecte tous les critères d'évaluation technique obligatoires et qui obtient le nombre de points le plus élevé dans le budget disponible pour le besoin (consulter la clause A0036T du Guide des CCUA)

Les méthodes de sélection fondées sur la note combinée la plus haute relativement au mérite technique et au prix feront en sorte d'attribuer une plus grande pondération de points au mérite technique et une plus faible pondération au prix. Plus la pondération technique est élevée, plus importante sera la capacité d'effectuer les travaux plutôt que le coût. Dans cette situation, le travail ou les fonctions à exécuter, la catégorie, le niveau et les exigences obligatoires et cotées contribuent tous au fait, par l'évaluateur, de déterminer si c'est à juste titre que l'autorité contractante a utilisé une note combinée plus élevée.

Dans l'éventualité où l'évaluateur constate que la demande de soumissions initiale manque de renseignements concernant la méthode de sélection ou comprend des renseignements contradictoires concernant la méthode de sélection et que le problème est corrigé avant la date d'échéance fixée pour retourner les réponses, on ne doit pas soulever de non-conformité. L'évaluateur doit prendre note de ces faits dans la zone de commentaires du rapport d'évaluation.

Orientation sur l'évaluation et notes

La Politique sur les marchés du CT (annexe A – Définitions) définit la meilleure valeur comme étant « la combinaison de prix, de valeur technique et de qualité, tel que déterminé par l'autorité contractante avant l'appel d'offres et tel que prévu par les critères d'évaluation de l'appel d'offres et qui sert de fondement à l'évaluation et à la négociation entre les acheteurs et les vendeurs pour conclure une entente en vue d'un achat et d'une vente raisonnable. »

Les méthodes de sélection potentielles qui pourraient être employées comprennent les suivantes :

• la soumission conforme au plus bas prix qui respecte tous les critères d'évaluation technique obligatoires (consulter la clause A0031T du Guide des CCUA)
• la soumission recevable qui respecte tous les critères d'évaluation technique obligatoires et qui présente la plus haute note combinée de mérite technique et de prix (consulter la clause A0027T du Guide des CCUA)
• la soumission recevable au plus bas prix qui respecte tous les critères d'évaluation technique obligatoires et qui obtient le nombre minimum de points, ou encore le pourcentage minimum des points ou le nombre minimum de points pour chaque critère coté (consulter la clause A0034T du Guide des CCUA)
• la soumission recevable qui respecte tous les critères d'évaluation technique obligatoires et dont le prix par point est le plus bas (consulter la clause A0035T du Guide des CCUA)
• la soumission recevable qui respecte tous les critères d'évaluation technique obligatoires et qui obtient le nombre de points le plus élevé dans le budget disponible pour le besoin (consulter la clause A0036T du Guide des CCUA)
• la méthode de la ressource appropriée applicable seulement aux services d’aide temporaire (SAT) sous la méthode concurrentielle 1

Il peut être difficile de démontrer que le meilleur rapport qualité prix a été obtenu en employant la méthode b) (c'est-à-dire, la réponse conforme sur le plan technique qui obtient la plus haute note combinée relativement au mérite technique et au prix). Les méthodes de sélection fondées sur la note combinée la plus haute relativement au mérite technique et au prix feront en sorte d'attribuer une plus grande pondération de points au mérite technique et une plus faible pondération au prix. Plus la pondération technique est élevée, plus importante sera la capacité d'effectuer les travaux plutôt que le coût et plus grande sera la prime potentielle que le Canada aurait à payer pour les travaux assortis d'une note plus élevée. Dans cette situation, le travail ou les fonctions à exécuter, la classification, le niveau et les exigences obligatoires et cotées contribuent tous au fait, par l'évaluateur, de déterminer si c'est à juste titre que l'autorité contractante a utilisé une note combinée plus élevée. La cinquième méthode de sélection (c'est-à-dire, la réponse conforme sur le plan technique qui obtient le plus grand nombre de points) est couramment utilisée pour les travaux scientifiques ou dans les cas où le résultat est fondé sur une solution.

Orientation sur l'évaluation et notes

Le portail électronique du SSPC permet à l'autorité contractante de sauvegarder une copie électronique des résultats de recherche initiaux et finaux sur son ordinateur. Si une copie des résultats de recherche initiaux et finaux ne figure pas au dossier, l'évaluateur ne sera pas en mesure de confirmer que les règles opérationnelles harmonisées suivantes ont été appliquées.

• De 0 $ à 40 000 $ --> Un fournisseur est retenu d'après les résultats de recherche initiaux
• Tous les AMA à l’exception de SAT - De 0 $ au montant prévu dans l'ALENA ou l’Accord de libre-échange Canada-Corée (ALECC) (à partir du 1er juillet 2020) --> Un minimum de 2 fournisseurs doivent être invités d'après les résultats de recherche initiaux en sélectionnant 2 fournisseurs ou en sélectionnant 1 fournisseur d'après les résultats de recherche initiaux et en permettant au module des clients du SSPC de sélectionner au hasard le second fournisseur, ou encore en permettant au module des clients du SSPC de sélectionner au hasard deux fournisseurs
• Tous les AMA à l’exception de SAT - Au delà du montant prévu dans l'ALENA ou l’ALECC à 3 750 000,00 $ --> Minimum de 15 fournisseurs doivent être invités d'après les résultats de recherche initiaux. L'autorité contractante (AC) devrait sélectionner au moins 10 fournisseurs avec les 5 fournisseurs restants sélectionnés au hasard dans le module des clients du SSPC. Si l'AC sélectionne moins que le minimum de 10 fournisseurs, le module des clients du SSPC sélectionnera au hasard un nombre suffisant de fournisseurs pour répondre à l'exigence minimale de 15 fournisseurs. Si l'AC sélectionne plus de 15 fournisseurs, mais pas tous les fournisseurs, le module des clients du SSPC sélectionnera tout de même au hasard 5 autres fournisseurs
• SAT méthodes concurrentielles 1 et 2 :
  1. Le système choisit au hasard 5 fournisseurs diversifiés certifiés, 3 étant des fournisseurs à faible volume
  2. Le système génère 6 autres fournisseurs
  3. L’utilisateur désigné choisit 0 à 4 autres fournisseurs
  4. Voir les règles pour les coentreprises

Si une copie de la documentation n'est pas au dossier, l'évaluateur est dans l'impossibilité de confirmer l'identité de la personne qui a envoyé le document de demande de soumissions, à qui il a été envoyé et le moment où celui ci a été envoyé. Il n'est pas permis aux autorités contractantes (AC) de contourner des fournisseurs qui ont été sélectionnés au hasard par le module des clients du SSPC. Les cas de piètre rendement passé de la part d'un fournisseur doivent être gérés en dehors du processus de demande de soumissions.

Orientation sur l'évaluation et notes

Dans le cas des besoins dont la valeur est supérieure au montant prévu dans l'ALENA ou l’ALECC et jusqu'à 3 750 000,00 $, un APM doit être publié dans le Service électronique d'appels d'offres du gouvernement (SEAOG). Pour les besoins supérieurs à 400 000 $ pour les services d’aide temporaire seulement, un APM doit être publié dans le SEAOG. L'APM indique aux fournisseurs admissibles qui n'ont pas été invités de demander une copie de la demande de soumissions.

Orientation sur l'évaluation et notes

Les éléments suivants, qui sont communs à toutes les méthodes d'approvisionnement harmonisées dans le portail électronique du SSPC, doivent être inclus dans tous les APM, s'il y a lieu.

Des exemples d'APM pour les SPICS, les SPICT et les SPTS sont offerts aux utilisateurs du gouvernement fédéral. Au moment de déterminer la conformité avec cet élément, les évaluateurs doivent déterminer si tous les renseignements indiqués ci dessus ont été intégrés à l'APM.

Orientation sur l'évaluation et notes

Il se peut qu'au cours de la période de réponses, l'autorité contractante ait à modifier le document de demande de soumissions. Les raisons de modifier le document de demande de soumissions comprennent la modification de la date de clôture des réponses, les révisions de l'EDT et les révisions des critères d'évaluation technique (obligatoires ou cotés), etc. Les modifications du document de demande de soumissions doivent être fournies à tous les fournisseurs, y compris tous ceux qui peuvent avoir indiqué précédemment qu'ils ne soumissionneraient pas, et à tous les fournisseurs admissibles qui ne figuraient pas dans les résultats de recherche finaux, mais qui, à la suite de la publication d'un APM, ont demandé et reçu une copie du document de demande de soumissions. Les fournisseurs ont le droit de modifier leur décision de donner ou non une réponse jusqu'à la clôture de la période de réponses. Il se peut que d'après les renseignements nouveaux ou modifiés fournis, un fournisseur change d'avis et choisisse de présenter une réponse.

Les modifications du document de demande de soumissions ne peuvent pas changer un élément du document de demande de soumissions original qui invaliderait la recherche effectuée. De tels changements comprennent les révisions de la ou des catégories, du niveau, de l'exigence en matière de sécurité visant le fournisseur et de la région ou région métropolitaine, etc.

Orientation sur l'évaluation et notes

L'autorité contractante peut, au cours de la période de réponses, recevoir des demandes de précisions ou des questions de fournisseurs potentiels. Si la réponse à de telles demandes pourrait avoir une incidence sur l'offre présentée ou sur la décision, par un fournisseur, de répondre à la demande de soumissions, la demande de précisions ou la question elle même, accompagnée de la réponse, doit être fournie à tous les fournisseurs à titre d'addenda ou de modification de la demande de soumissions. L'autorité contractante doit conserver au dossier des documents qui confirment que tous les fournisseurs invités initialement et tous les fournisseurs qui faisaient partie des résultats de recherche initiaux et qui ont demandé une copie de la demande de soumissions ont reçu toutes les demandes de précisions ou les questions ainsi que les réponses correspondantes.

Orientation sur l'évaluation et notes

Les réponses de tous les fournisseurs doivent être conservées dans le dossier contractuel auprès de l'autorité contractante ou de son « client », ou encore une combinaison des deux. Les réponses des fournisseurs doivent inclure, à tout le moins, une composante technique, une composante financière, les certifications, des informations supplémentaire (le cas échéant), des informations détaillées (le curriculum vitæ, par exemple) qui permettront d'évaluer chaque ressource proposée par rapport à toutes les exigences d'évaluation incluant la grille souple (si applicable) et tout autre renseignement ou document qui est exigé dans le document de demande de soumissions.

Orientation sur l'évaluation et notes

Les besoins non concurrentiels sont ceux où l'autorité contractante a invoqué la règle « ne dépasse pas 40 000 $ ». La réponse de l'unique fournisseur invité doit être conservée dans le dossier contractuel auprès de l'autorité contractante ou de son « client », ou encore une combinaison des deux. La réponse de l'unique fournisseur invité doit comprendre, à tout le moins, les renseignements suivants :

• des renseignements relatifs à la sécurité concernant le fournisseur et les ressources (s'il y a lieu)
• la soumission technique incluant des informations détaillées (par exemple le curriculum vitæ) qui permettront l'évaluation de chaque ressource offerte par rapport à toutes les exigences d'évaluation, y compris la grille souple, s'il y a lieu
• la soumission financière, y compris le prix ferme pour les travaux ou le degré d'effort estimé, le nombre de ressources requises et l'indemnité quotidienne pour chaque catégorie et chaque niveau (s'il y a lieu), etc.
• les attestations

Aux fins d'évaluation, l'autorité contractante doit fournir la documentation complète des réponses à la demande de soumissions transmise par le fournisseur à qui le contrat a été attribué.

Orientation sur l'évaluation et notes

Le rapport d'évaluation technique est à la base des contrats émis. Sans lui, il n'y a aucun moyen de vérifier si toutes les ressources offertes ont été évaluées et si les ressources offertes ont été évaluées conformément aux conditions établies dans le document de demande de soumissions. Le rapport d'évaluation doit englober tous les fournisseurs qui ont présenté une proposition, de même que toutes les ressources offertes.

Orientation sur l'évaluation et notes

• confirmer que chaque ressource a été évaluée en fonction des exigences de la grille souple (s'il y a lieu) et de toutes les autres exigences obligatoires
• indiquer la note obtenue par chaque ressource offerte à la suite de l'évaluation réalisée par rapport aux exigences de la grille souple (s'il y a lieu)
• confirmer si l'on a déterminé la conformité avec les exigences de la grille souple (s'il y a lieu) et toutes les autres exigences obligatoires pour chaque ressource offerte

La « grille souple » s'applique aux marchés utilisant l'arrangement en matière d'approvisionnement (AMA) des SPTS et les catégories non centrées sur la TI de l'AMA de ProServices. La « grille souple » doit être remplie pour chaque ressource offerte, et, une fois remplie, elle indique une note totale pour chaque ressource offerte. Cette note sert à déterminer si chaque ressource offerte obtient la note minimum requise pour la catégorie et le niveau requis. Les évaluateurs doivent consulter l'exemple cité à l'Arrangement en matière d'approvisionnement pour les Services professionnels centrés sur les tâches Annexe « A » Volets et Catégories ou l'AMA de ProServices – Grille souple pour obtenir d'autres directives.

Veuillez prendre note des scénarios suivants :

Scenario no. 1 :

L'unique exigence obligatoire est la conformité avec la grille souple. Une déclaration selon laquelle la ou les ressources offertes répondent aux exigences de la grille souple n'est pas suffisante. L'évaluateur doit énoncer, dans chaque rapport ou courriel d'évaluation officiel, entre autres, le nombre total de points attribués à chaque ressource, la façon dont le nombre total de points a été obtenue et si chaque ressource offerte se conforme aux exigences de la grille souple qui s'applique à la catégorie et au niveau requis.

Scenario no. 2 :

L'unique exigence obligatoire est une quantité minimale d'expérience propre au niveau sélectionné et à la catégorie sélectionnée. La grille souple ne s'applique pas. L'évaluateur doit énoncer, dans un rapport ou courriel d'évaluation officiel, entre autres, si chaque ressource offerte répond à l'exigence minimale liée à l'expérience qui s'applique à la catégorie et au niveau requis. Une déclaration selon laquelle les ressources répondent aux exigences minimales n'est pas suffisante dans ce cas.

Scenario no. 3 :

La grille souple ne s'applique pas à l'exigence, et il y a plusieurs exigences obligatoires. Une déclaration générale selon laquelle les ressources offertes répondent à toutes les exigences obligatoires n'est pas suffisante. L'évaluateur doit énoncer, dans un rapport ou courriel d'évaluation officiel, entre autres, si chaque ressource offerte se conforme à chaque critère obligatoire.

Scenario no. 4 :

La grille souple s'applique à l'exigence, et il y a plusieurs exigences obligatoires. Une déclaration générale selon laquelle les exigences de la grille souple ont été respectées ou non, ou toutes les exigences obligatoires ont été respectées ou non, ou les deux, n'est pas suffisante. L'évaluateur doit énoncer, dans un rapport ou courriel d'évaluation officiel, entre autres, si chaque ressource offerte répond aux exigences de la grille souple qui s'appliquent à la catégorie et au niveau requis, ainsi qu'à chaque critère obligatoire.

Orientation sur l'évaluation et notes

Les rapports d'évaluation doivent documenter la justification qui a servi à déterminer la conformité ou la non-conformité de chaque critère d'évaluation technique obligatoire. Dans les dossiers ou la grille souple est utilisée, le rapport d'évaluation doit fournir la justification des points attribués à la formation, aux certifications et à l'expérience. Lorsqu'un minimum d'expérience ou un nombre minimum de projets sont requis, le rapport d'évaluation doit fournir la justification (par exemple, les numéros de référence de la page, les numéros de référence du projet, etc.) utilisés pour déterminer la conformité. Dans certains cas, la justification est évidente tels que l'éducation et les désignations professionnelles ou les certificats, (par exemple, une copie du certificat confirmant le niveau d'éducation atteint). Le simple fait d'indiquer qu'un ou plusieurs critères d'évaluation techniques obligatoires ont été satisfaits ou non est insuffisant. Dans tous les cas, la justification doit être justifiable.

Les évaluateurs ne doivent pas remettre en question la justification fournie par l'évaluateur à propos des critères obligatoires, sauf dans les circonstances suivantes :

• la justification est fondée sur un critère d'évaluation technique obligatoire qui n'est pas cohérent avec la catégorie sélectionnée ou le niveau sélectionné, ou
• une erreur évidente a été commise par l'évaluateur, ou
• l'évaluateur estime que la décision est erronée pour d'autres raisons

Dans de telles circonstances, l'évaluateur devrait n'examiner que les curriculum vitæ où l'évaluation de la ressource est remise en question.

Orientation sur l'évaluation et notes

Pour que l'autorité contractante ou le client sélectionne le fournisseur et les ressources conformément à la méthode de sélection précisée dans le document de demande de soumissions, les points attribués à chaque critère d'évaluation coté doivent être indiqués. Lorsque la détermination de la conformité est fondée sur le sous total minimum d'une note ou sur le total minimum d'une note, ou les deux, pour chaque ressource évaluée, la note minimum (le sous total ou le total, selon le cas) doit être énoncée. Toute partie qui examine un contrat attribué à la suite d'une demande de soumissions doit être en mesure de recréer les circonstances qui ont conduit à la sélection.

Orientation sur l'évaluation et notes

Chaque critère d'évaluation technique coté décrira la façon dont les points doivent être évalués. Les diverses méthodes d'attribution de points comprennent, sans toutefois s'y limiter, les suivantes :

• Les points par projet ou par tâche – les points sont habituellement attribués en fonction d'un projet ou d'une tâche. Sauf indication contraire, on ne peut attribuer de points partiels
• Points pour l'expérience – les points sont habituellement attribués pour des plages de niveau d'expérience. Par exemple, 5 points pour 5 à 7 années d'expérience, 10 points pour plus que 7 années d'expérience à 10 années d'expérience, 20 points pour plus que 10 années d'expérience
• Points pour un titre professionnel ou une attestation professionnelle – les points peuvent être attribués pour une attestation professionnelle pertinente. Par exemple, on peut attribuer 15 points pour une attestation de professionnel de la gestion de projets (PGP)
• Points pour l'éducation – les points peuvent être attribués selon le diplôme. Par exemple, 10 points peuvent être attribués pour un diplôme de premier cycle et 25 peuvent l'être pour un doctorat

Dans tous les cas, les évaluateurs doivent suivre le guide fourni. Par exemple, pour les éléments a) et b) ci dessus, si 10 points sont attribués par projet, l'évaluateur ne peut attribuer qu'une valeur de 0 ou de 10 (aucune valeur intermédiaire). Pour l'élément b) ci dessus, l'évaluateur ne peut attribuer que 5, 10 ou 20 points.

Orientation sur l'évaluation et notes

D'après les méthodes de sélection s'appliquant à des exigences cotées, la façon dont les points sont attribués peut avoir les effets suivants :

• une ressource est déclarée non conforme (c'est-à-dire, que la réponse mentionnant cette ressource ne pourrait pas être prise en considération pour l'attribution d'un contrat) parce qu'elle n'a pas obtenu la note minimum requise exprimée en total ou en sous total
• une ressource est déclarée non conforme pour ne pas avoir obtenu la note minimum pour chaque critère coté
• un contrat n'est pas attribué à un fournisseur parce que la note totale attribuée aux ressources évaluées était trop faible, entraînant un coût par point plus élevé, une note totale plus faible d'après une combinaison de mérite technique et de prix, ou encore une note totale plus faible fondée uniquement sur le mérite technique

Par conséquent, les rapports d'évaluation doivent documenter la justification utilisée pour déterminer le nombre de points attribués à chaque critère d'évaluation technique coté. Il ne suffit pas de déclarer simplement le nombre de points attribués à chaque critère d'évaluation coté. La justification utilisée pour déterminer la note attribuée doit être consignée et valable. Dans certains cas, la justification des points attribués (ou non, selon le cas) est évidente, même si aucune justification n'a été consignée. Par exemple, si les points sont attribués en fonction du niveau d'études (5 points pour un diplôme d'études secondaires, 10 points pour un diplôme d'études de premier cycle, 20 points pour une maîtrise) et que 20 points sont attribués à une ressource qui a prouvé qu'elle détient une maîtrise, la justification est évidente. Les évaluateurs ne doivent pas remettre en question la justification d'un évaluateur concernant les points attribués, sauf dans les circonstances suivantes :

• si la justification est basée sur un critère d'évaluation coté qui n'est pas cohérent avec la catégorie ou le niveau sélectionné ou
• une erreur évidente a été commise par l'évaluateur
• d'autres circonstances ont fait en sorte que l'évaluateur craigne que la décision fût prise par erreur

L'évaluateur ne doit examiner que les curriculum vitæ qui respectent les critères ci dessus.

Orientation sur l'évaluation et notes

L'autorité contractante doit consigner la façon dont les soumissions conformes reçues ont été classées et démontrer que la méthode de sélection énoncée dans le document de demande de soumissions a été appliquée correctement.

Orientation sur l'évaluation et notes

Les méthodes de sélection potentielles disponibles comprennent les suivantes :

• la soumission conforme au plus bas prix qui respecte tous les critères d'évaluation technique obligatoires (consulter la clause A0031T du Guide des clauses et conditions uniformisées d'achat (CCUA))
• la soumission recevable qui respecte tous les critères d'évaluation technique obligatoires et qui présente la plus haute note combinée de mérite technique et de prix (consulter la clause A0027T du Guide des CCUA)
• la soumission recevable au plus bas prix qui respecte tous les critères d'évaluation technique obligatoires et qui obtient le nombre minimum de points, ou encore le pourcentage minimum des points ou le nombre minimum de points pour chaque critère coté (consulter la clause A0034T du Guide des CCUA)
• la soumission recevable qui respecte tous les critères d'évaluation technique obligatoires et dont le prix par point est le plus bas (consulter la clause A0035T du Guide des CCUA)
• la soumission recevable qui respecte tous les critères d'évaluation technique obligatoires et qui obtient le nombre de points le plus élevé dans le budget disponible pour le besoin (consulter la clause A0036T du Guide des CCUA)
• Applicable seulement aux SAT – La soumission recevable qui respecte tous les critères d’évaluation technique obligatoires et dont la ressource proposée répond à l’une des 5 justifications préétablis leur permettant de sélectionner une offre plus élevée dans une plage entre -20 % et +20 % du taux horaire total médian seulement avec la méthode de sélection de la ressource appropriée (choix sélectif)

Les erreurs commises pendant l'évaluation des soumissions présentées peuvent avoir une incidence sur le classement des soumissions et, finalement, sur le fournisseur à qui le contrat est attribué. Par exemple, si la demande de soumissions exigeant un niveau d'études minimum et qu'une preuve d'études n'a pas été fournie, les conclusions tirées dans le rapport d'évaluation n'étaient pas fondées sur une preuve objective. Par conséquent, les ressources offertes auraient dû être jugées non conformes, et le contrat n'aurait pas dû être attribué au fournisseur en question.

Orientation sur l'évaluation et notes

L'autorité contractante doit s'assurer que le fournisseur détient l'autorisation de détenir des renseignements (s'il y a lieu) avant l'attribution du contrat. Les renseignements confirmant la validité de l'autorisation de détenir des renseignements (s'il y a lieu) doivent comprendre : le nom du fournisseur et le niveau de sécurité actuel. Consulter la section Orientation sur l'évaluation et notes sous l'élément 8.06 Cote de sécurité – Attestation.

Orientation sur l'évaluation et notes

L'autorité contractante doit s'assurer que la cote de sécurité de la ressource offerte est valide, non seulement au début de l'exécution du besoin, mais aussi durant toute la période visée par le contrat. Les renseignements confirmant l'attestation de sécurité de chaque ressource doivent comprendre les suivants : le nom de la ressource ou de l'entreprise (selon le cas); le niveau de sécurité actuel; le statut actuel (validité) de la cote de sécurité; et la date à laquelle la cote de sécurité expire ou celle à laquelle où elle est devenue valide. Consulter la section Orientation sur l'évaluation et notes sous l'élément 8.06 Cote de sécurité – Attestation.

Orientation sur l'évaluation et notes

Sans copie du contrat, l'autorité contractante est dans l'impossibilité de déterminer les travaux qui devaient être effectués, et par qui, quel était le taux à facturer, les modalités de paiement, etc. De plus, sans contrat, l'autorité contractante ou le client (s'il y a lieu) ne peut pas attester que les travaux ont été effectués conformément aux modalités du contrat en vertu de l'article 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP).

Orientation sur l'évaluation et notes

L'évaluateur doit déterminer si la valeur de l'exigence utilisée pour effectuer la recherche est conforme à la valeur du ou des contrats attribués, y compris toutes les modifications, les taxes applicables, les frais de déplacement et de subsistance, le temps de déplacement, les options, etc. L'autorité contractante doit, lorsqu'elle émet des modifications au contrat, surveiller la valeur révisée totale du contrat de façon à ne pas dépasser le seuil de la valeur maximale applicable.

Si la recherche a été effectuée sur la base de la valeur totale inférieur à 3.75 M $ et que la valeur totale de tous les contrats adjugés dépasse 3.75 M $, l'achat aurait dû être géré par Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) parce que la valeur totale du besoin excède le pouvoir du ministère tel que décrit dans l'Appendice C, annexe 3 de la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor.

Si la recherche a été effectuée sur la base de la valeur totale de tous les contrats attribués étant inférieure au seuil de l'ALENA ou l’ALECC et que la valeur totale des contrats dépassait le seuil de l'ALENA ou l’ALECC, des règles d'affaires différentes auraient dû être appliquées (nombre de fournisseurs invités, période minimale de la soumission, exigence concernant un avis de projet de marché (APM), etc.).

Si la recherche a été effectuée en fonction que la valeur totale du contrat ne dépasse pas 40 000 $ et que la valeur du contrat dépassait ce montant, le processus d'achat aurait dû être fait de façon concurrentiel. Cela pourrait également donner l'impression que l'utilisation de la quatrième exception (c'est-à-dire, ne dépasse pas 40 000 $) dans les Règlements sur les marchés de l'État pour mettre de côté le processus d'appel d'offres concurrentiel a été utilisée, ce qui contrevient aux règles opérationnelles communes du portail électronique du SSPC.

Orientation sur l'évaluation et notes

Les documents contractuels relatifs à toutes les méthodes d'approvisionnement, à l'exception de ProServices et des services d’aide temporaire (SAT), doivent utiliser la partie 7 – Clauses du contrat subséquent provenant du modèle de demande de soumissions « Modèle de demande de soumissions et de contrat subséquent pour les besoins de complexité élevée (CE) » qui est disponible dans le Guide des clauses et conditions uniformisées d'achat (CCUA). Les documents contractuels émis au moyen de la méthode d'approvisionnement de ProServices doivent utiliser la partie 6 – Clauses du contrat subséquent provenant du modèle de demande de soumissions « Modèle de demande de soumissions et de contrat subséquent pour les besoins de complexité moyenne (CM) » qui est disponible dans le Guide des CCUA. Les parties 7 et 6 des modèles de demande de soumissions pour les besoins de complexité élevée (CE) et de complexité moyenne (CM), respectivement, comportent des clauses qui doivent figurer dans le document contractuel et des clauses qui ne sont requises que dans des circonstances précises. Au moment de déterminer la conformité avec cet élément, les évaluateurs doivent déterminer si toutes les composantes requises du contrat, y compris, sans toutefois s'y limiter, toutes les clauses requises (dont la clause de l'arrangement en matière d'approvisionnement (AMA), s'il y a lieu), les annexes et la Liste de vérification des exigences relatives à la sécurité (LVERS), entre autres, ont été incluses dans le contrat. Pour SAT seulement, les clients sont invités à utiliser les modèles de demande de soumission des SAT à Modèles (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada).

Orientation sur l'évaluation et notes

Des changements à l'EDT ou à la description de travail entre la demande de soumissions émise et le contrat attribué pourraient conduire à plusieurs changements, dont, à une ou plusieurs catégories ou à un ou plusieurs niveaux utilisés pendant la recherche (ou les deux), aux critères d'évaluation utilisés, aux ressources offertes par le fournisseur en réponse à la demande de soumissions, aux résultats de l'évaluation et, finalement, au contrat attribué.

Orientation sur l'évaluation et notes

La catégorie ou le niveau, ou les deux, ne peuvent pas être modifiés une fois que le document de demande de soumissions est émis. Un changement au niveau ou à la catégorie rendrait invalide la recherche initiale effectuée.

Orientation sur l'évaluation et notes

Le niveau de la cote de sécurité requis ne peut pas être changé une fois que la demande de soumissions est émise. Dans l'éventualité où l'on déterminait que le niveau de la cote de sécurité précisé était erroné, il faudrait annuler la demande de soumissions, effectuer une nouvelle recherche fondée sur le bon niveau de sécurité requis et émettre un nouveau document de demande de soumissions. Par exemple, si la recherche initiale a été effectuée selon un niveau de sécurité « secret », un changement pour « aucun » niveau conduirait à des résultats de recherche différents. Il en découlerait un effet domino sur les réponses des fournisseurs et les ressources proposées, ainsi que, potentiellement, un changement au processus d'attribution.

La cote de sécurité d'une ressource reste avec cette ressource. Toutefois, la cote de sécurité que détient une ressource ne peut pas être plus élevée que celle du fournisseur. Par exemple, une ressource détient une cote de sécurité « Très secret ». Si l'entreprise A souhaite offrir cette ressource et que sa cote de sécurité est de niveau « secret », l'entreprise A ne peut offrir la ressource que pour les demandes de soumissions qui exigent une cote de sécurité de niveau « secret » ou inférieur. De plus, dans l'exemple ci-dessus, si la ressource détient une cote de sécurité « très secrète » et que la ressource est offerte par l'entreprise B, qui a reçu la cote de sécurité « très secrète » approuvée par l'OTAN, ce que le personnel de sécurité de SPAC a vérifié, la cote de sécurité de l'entreprise A peut être appliquée à l'entreprise B aux fins d'évaluation.

Orientation sur l'évaluation et notes

L’autorité contractante :

• Révise la LVERS soumise par le ministère client
• Vérifie que les clients ont signé les cases 13 et 14
• Signe la case 16 de la LVERS
• Inclut les exigences de sécurité ainsi que les clauses de sécurité appropriées dans la documentation contractuelle
• Vérifie que l’entrepreneur rencontre les exigences de sécurité du contrat (Contactez le Programme de sécurité des contrats)
• S’assure d’envoyer au PSC les copies des LVERS, des guides de sécurité et des contrats attribués – ceci s’applique aussi aux LVERS centralisées
• Fait un rappel au client du besoin d’un guide de classification et d’un plan de sécurité des TI lorsque le contrat a plusieurs niveau de sécurité

Orientation sur l'évaluation et notes

Sans copie de toutes les modifications de contrat, l'autorité contractante est dans l'impossibilité de déterminer si des changements ont été apportés aux travaux à exécuter ou s'il y a eu un changement aux dates des jalons énoncées dans le contrat, etc. Toutefois, d'après les documents qui figurent au dossier, des modifications de contrat peuvent avoir été émises à des fins administratives seulement.

Des exemples de modifications de contrat qui sont de nature administrative comprennent, sans toutefois s'y limiter, les suivants :

• les modifications soulevées pour changer un code de financement
• les modifications soulevées pour réduire la valeur du contrat afin de tenir compte de la quantité réelle de travaux effectués (c'est-à-dire, le nombre de jours ou d'heures)
• les modifications soulevées pour corriger une erreur dans le contrat initial ou dans une modification de contrat précédente

Orientation sur l'évaluation et notes

La date de modification doit être la date à laquelle la modification a été exécutée (c'est-à-dire, la date à laquelle la modification a été signée).

Guide d’évaluation et notes

Lors de la détermination de la conformité à cet élément, les évaluateurs doivent déterminer si toutes les clauses et les annexes mentionnées dans le contrat et concernées par la modification ont été mises à jour de manière appropriée. Les exemples d’une telle situation incluent, mais ne se limitent pas à :

• Le contrat comprend une clause spécifique pour la période du contrat et inclut également dans l’annexe B, base de paiement, une référence à la période du contrat. La modification révise la clause spécifique à la période du contrat mais ne modifie pas l’annexe B ou vice versa
• La modification modifie la valeur du contrat. L’annexe B, base de paiement, est modifiée de manière appropriée, mais la clause de spécifique à la base de paiement dans le contrat n’est pas révisée ou vice versa

Services d’aide temporaire

SPAC n'a pas à approuver la modification. Cependant, vous devez envoyer une copie de la modification dans les 2 jours ouvrables à tpsgc.pasat-apths.pwgsc@tpsgc-pwgsc.gc.ca pour des fins administratives. Les contrats peuvent être modifiés pour atteindre un maximum de 24 semaines consécutives au-delà de la limite de 48 semaines consécutives

Orientation sur l'évaluation et notes

Si l'EDT compris dans le document de demande de soumissions et dans le contrat par la suite nécessite d'importants changements, l'autorité contractante doit annuler le contrat et démarrer un nouveau processus contractuel (effectuer une nouvelle recherche, émettre un nouveau document de demande de soumissions, etc.) La seule exception à la règle ci dessus est un cas où l'autorité contractante a inclus un EDT inexact ou une description de travail inexacte dans le contrat initial. Dans un tel cas, la modification est de nature administrative et a été soulevée pour corriger une erreur présente dans le contrat initial.

Orientation sur l'évaluation et notes

Un changement aux niveaux ou encore à la ou aux catégories, ou les deux, rendrait invalide la recherche initiale effectuée.

La seule exception à la règle ci dessus est un cas où le contrat initial mentionne la mauvaise catégorie ou le mauvais niveau. Dans un tel cas, la modification est de nature administrative et a été soulevée pour corriger une erreur présente dans le contrat initial.

Orientation sur l'évaluation et notes

Les travaux visés par une AT sont autorisés par l'émission d'un ou de plusieurs des formulaires suivants :

• pour les contrats non liés au ministère de la Défenses nationale (MDN) – le formulaire d'autorisation de tâches Public Works and Government Services Canada (PWGSC)-Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) 572 ou un autre formulaire d'AT qui répond aux exigences indiquées aux présentes
• pour les contrats liés au MDN – Formulaire MDN 626 Autorisation de tâches

Dans certains cas, une AT émise doit être modifiée en raison de changements mineurs des travaux requis ou pour augmenter le coût total estimé de l'AT, etc.

Orientation sur l'évaluation et notes

La date de l’AT et/ou la modification de l’AT (le cas échéant) sera la date ou l’AT a été exécutée (c’est-à-dire la date à laquelle l’AT et/ou la modification de l’AT a été signée).

Orientation sur l'évaluation et notes

Le formulaire d’autorisation de tâches doit contenir toute les composantes requises et doit être conforme aux clauses énoncées dans le contrat. Les modifications à l’autorisation de tâches (le cas échéant) doivent contenir toute les composantes requises dans l’autorisation de tâche d’origine. Les formulaires de AT dûment remplis doivent comprendre, à tout le moins, les renseignements suivants :

Les documents à l'appui de l'AT comprennent, sans toutefois s'y limiter, la réponse de l'entrepreneur à la demande d'AT. La réponse de l'entrepreneur devrait comprendre la date de début et de fin des travaux, les modifications proposées aux travaux (s'il y a lieu), le coût estimatif (tarifs journaliers, niveau d'effort, frais de déplacement et de subsistance, etc.), etc.

• L'autorité contractante doit consigner la justification pour la modification de l'AT. Une telle justification peut être incluse dans le formulaire d'AT ou être consignée dans le dossier de manière distincte.
• Il suffit, dans certains cas (par exemple, exigences en matière de sécurité, mode de paiement, base de paiement, etc.), que l'AT indique « consulter le contrat » ou une autre expression en ce sens.
• Les modifications à l'AT doivent être indiqués clairement dans l'AT.
• Dans le formulaire d'AT de SPAC (PWGSC-TPSGC 572 Autorisation de tâches) :
  • La zone intitulée « Description de tâche des travaux requis » doit comprendre la date de début et de fin des travaux;
  • La zone intitulée « Coût de la tâche » permet l'inclusion d'une ventilation détaillée des coûts associés à la tâche, y compris les tarifs journaliers, le niveau d'effort, les frais de déplacement et de subsistance, etc.

Orientation sur l'évaluation et notes

Les travaux décrits dans l'AT ou la modification de l’AT doivent être conformes à l'Énoncé des travaux (EDT) contenu dans le contrat. Si l'autorité contractante ou le client détermine qu'il y avait des omissions importantes dans la description de la portée des travaux visés par le contrat, le contrat devrait être annulé et on devrait lancer un nouveau processus d'acquisition.

Chaque AT peut être terminée au plus tard à la date d'expiration du contrat. Si la tâche ne peut pas être achevée avant l'expiration du contrat, il doit être modifié pour prolonger la période contractuelle avant que l'AT soit publiée. Chaque modification à l’AT peut être terminée au plus tard à la date d'expiration de l’original AT. Si la tâche ne peut pas être achevée avant l'expiration de l’original AT, celle-ci doit être modifié pour prolonger la période contractuelle avant que la modification à l'AT soit publiée.

Orientation sur l'évaluation et notes

Le contrat peut autoriser l'exécution de l'intégralité des travaux, ou d'une partie seulement, au moyen d'une AT. Dans les deux cas, la valeur de l'AT ne peut pas dépasser les limites établies dans le contrat pour chaque AT individuelle. Dans le cas des contrats où l'intégralité des travaux sera exécutée au moyen d'une AT, la valeur totale de toutes les AT ne peut pas dépasser les limites établies dans le contrat. Dans le cas des contrats où seule une partie des travaux seront exécutées au moyen d'une AT, la valeur totale de toutes les AT plus la valeur totale des travaux non visés par l'AT ne peuvent pas dépasser les limites établies dans le contrat.

Orientation sur l'évaluation et notes

Si le fournisseur n'est pas en mesure de fournir les services de toute ressource spécifique déterminée dans le contrat, le fournisseur doit fournir une ressource de remplacement qui possède des qualifications et une expérience similaires à la ressource originale. L'acceptation des ressources de remplacement ne doit pas avoir une incidence sur le processus de sélection des fournisseurs.

Si des ressources autres que celles indiquées dans le contrat sont offertes dans le cadre d'une autorisation de tâches (AT), les ressources proposées dans le cadre de l'AT doivent avoir les mêmes qualifications et l'expérience que les ressources initialement offertes.

Le rapport d'évaluation technique est à la base des contrats émis. Sans celui-ci, il n'y a aucun moyen de vérifier si les ressources de remplacement/AT proposées ont été évaluées conformément aux modalités établies dans le document de demande de soumissions. Le rapport d'évaluation doit englober toutes les ressources de remplacement/AT offertes et doit comprendre l'évaluation effectuée à l'égard de la grille souple (s'il y a lieu), tous les critères d'évaluation technique obligatoires et les critères d'évaluation technique cotés (s'il y a lieu).

Orientation sur l'évaluation et notes

Tous les rapports d'évaluation figurant au dossier doivent :

• confirmer que chaque ressource de remplacement/AT a été évaluée en fonction des exigences de la grille souple (s'il y a lieu) et de toutes les autres exigences obligatoires
• indiquer la note obtenue par chaque ressource de remplacement/AT offerte à la suite de l'évaluation réalisée par rapport aux exigences de la grille souple (s'il y a lieu)
• confirmer si l'on a déterminé la conformité avec les exigences de la grille souple (s'il y a lieu) et toutes les autres exigences obligatoires pour chaque ressource de remplacement/AT offerte

La « grille souple » est utilisée pour les approvisionnements qui sont fondés sur un AMA centré sur les tâches des SPTS ou les approvisionnements qui sont fondés sur ProServices (pour les catégories non centrées sur la TI). La « grille souple » doit être remplie pour chaque ressource de remplacement/AT offerte, et, une fois remplie, elle indique une note totale pour chaque ressource offerte. Cette note sert à déterminer si chaque ressource de remplacement/AT offerte obtient la note minimum requise pour la catégorie et le niveau requis. Les évaluateurs doivent consulter l'exemple cité à l'Arrangement en matière d'approvisionnement pour les Services professionnels centrés sur les tâches Annexe « A » Volets et Catégories ou l'AMA de ProServices – Grille souple pour obtenir d'autres directives.

Veuillez prendre note des scénarios suivants.

• Scénario no. 1 :
  L'unique exigence obligatoire est la conformité avec la grille souple. Une déclaration selon laquelle la ou les ressources de remplacement/AT offertes répondent aux exigences de la grille souple n'est pas suffisante. L'évaluateur doit énoncer, dans chaque rapport ou courriel d'évaluation officiel, entre autres, le nombre total de points attribués à chaque ressource de remplacement/AT, la façon dont le nombre total de points a été obtenu et si chaque ressource de remplacement/AT offerte se conforme aux exigences de la grille souple qui s'applique à la catégorie et au niveau requis.
• Scénario no. 2 :
  L'unique exigence obligatoire est une quantité minimale d'expérience propre au niveau sélectionné et à la catégorie sélectionnée. La grille souple ne s'applique pas. L'évaluateur doit énoncer, dans un rapport ou courriel d'évaluation officiel, entre autres, si chaque ressource de remplacement/AT offerte répond à l'exigence minimale liée à l'expérience qui s'applique à la catégorie et au niveau requis. Une déclaration selon laquelle les ressources de remplacement/AT répondent aux exigences minimales n'est pas suffisante dans ce cas.
• Scénario no. 3 :
  La grille souple ne s'applique pas à l'exigence, et il y a plusieurs exigences obligatoires. Une déclaration générale selon laquelle les ressources de remplacement/AT offertes répondent à toutes les exigences obligatoires n'est pas suffisante. L'évaluateur doit énoncer, dans un rapport ou courriel d'évaluation officiel, entre autres, si chaque ressource de remplacement/AT offerte se conforme à chaque critère obligatoire.
• Scénario no. 4 :
  La grille souple s'applique à l'exigence, et il y a plusieurs exigences obligatoires. Une déclaration générale selon laquelle les ressources de remplacement/AT ont répondu ou n'ont pas répondu aux exigences de la grille souple et de toutes les exigences obligatoires, ou les deux, n'est pas suffisante. L'évaluateur doit énoncer, dans un rapport ou courriel d'évaluation officiel, entre autres, si chaque ressource de remplacement/AT offerte répond aux exigences de la grille souple qui s'appliquent à la catégorie et au niveau requis, ainsi qu'à chaque critère obligatoire.

Orientation sur l'évaluation et notes

Les rapports d'évaluation doivent documenter la justification qui a servi à déterminer la conformité ou la non-conformité de chaque critère d'évaluation technique obligatoire. Dans les dossiers ou la grille souple est utilisée, le rapport d'évaluation doit fournir la justification des points attribués à la formation, aux certifications et à l'expérience. Lorsqu'un minimum d'expérience ou un nombre minimum de projets sont requis, le rapport d'évaluation doit fournir la justification (par exemple, les numéros de référence de la page, les numéros de référence du projet, etc.) utilisés pour déterminer la conformité. Dans certains cas, la justification est évidente tels que l'éducation et les désignations professionnelles ou les certificats, (par exemple, une copie du certificat confirmant le niveau d'éducation atteint).

Le simple fait d'indiquer qu'un ou plusieurs critères d'évaluation techniques obligatoires ont été satisfaits ou non est insuffisant. Dans tous les cas, la justification doit être justifiable.

Les évaluateurs ne doivent pas remettre en question la justification fournie par l'évaluateur à propos des critères obligatoires, sauf dans les circonstances suivantes :

• la justification est fondée sur un critère d'évaluation technique obligatoire qui n'est pas cohérent avec la catégorie sélectionnée ou le niveau sélectionné, ou
• une erreur évidente a été commise par l'évaluateur, ou
• l'évaluateur estime que la décision est erronée pour d'autres raisons

Dans de telles circonstances, l'évaluateur devrait n'examiner que les curriculum vitæ où l'évaluation de la ressource de remplacement/AT est remise en question.

Orientation sur l'évaluation et notes

Le rapport d'évaluation, pour chaque ressource de remplacement/AT, doit indiquer :

• les points attribués à chaque critère d'évaluation technique cotée
• le sous-total de la note ou la note totale (s'il y a lieu)

Orientation sur l'évaluation et notes

Le guide de cotation décrit dans la demande de soumissions originale décrit la façon dont les points sont attribués. Les diverses méthodes d'attribution de points comprennent, sans toutefois s'y limiter, les suivantes :

• Les points par projet ou par tâche – les points sont habituellement attribués en fonction d'un projet ou d'une tâche. Sauf indication contraire, on ne peut attribuer de points partiels
• Points pour l'expérience – les points sont habituellement attribués pour des plages de niveau d'expérience. Par exemple, 5 points pour 5 à 7 années d'expérience, 10 points pour plus que 7 années d'expérience à 10 années d'expérience, 20 points pour plus que 10 années d'expérience
• Points pour un titre professionnel ou une attestation professionnelle – les points peuvent être attribués pour une attestation professionnelle pertinente. Par exemple, on peut attribuer 15 points pour une attestation de professionnel de la gestion de projets (PGP)
• Points pour l'éducation – les points peuvent être attribués selon le diplôme. Par exemple, 10 points peuvent être attribués pour un diplôme de premier cycle et 25 peuvent l'être pour un doctorat

Dans tous les cas, les évaluateurs doivent suivre le guide fourni. Par exemple, pour les éléments a) et b) ci dessus, si 10 points sont attribués par projet, l'évaluateur ne peut attribuer qu'une valeur de 0 ou de 10 (aucune valeur intermédiaire). Pour l'élément b) ci dessus, l'évaluateur ne peut attribuer que 5, 10 ou 20 points.

Orientation sur l'évaluation et notes

D'après les méthodes de sélection s'appliquant à des exigences cotées, la façon dont les points sont attribués peut avoir les effets suivants :

• une ressource de remplacement/AT est déclarée non conforme (c'est-à-dire, que la réponse mentionnant cette ressource de remplacement/AT ne pourrait pas être prise en considération pour l'attribution d'un contrat) parce qu'elle n'a pas obtenu la note minimum requise exprimée en total ou en sous total
• une ressource de remplacement/AT est déclarée non conforme pour ne pas avoir obtenu la note minimum pour chaque critère coté
• un contrat n'est pas attribué à un fournisseur parce que la note totale attribuée aux ressources de remplacement/AT évaluées était trop faible, entraînant un coût par point plus élevé, une note totale plus faible d'après une combinaison de mérite technique et de prix, ou encore une note totale plus faible fondée uniquement sur le mérite technique

Par conséquent, les rapports d'évaluation doivent documenter la justification utilisée pour déterminer le nombre de points attribués à chaque critère d'évaluation technique coté. Il ne suffit pas de déclarer simplement le nombre de points attribués à chaque critère d'évaluation coté. La justification utilisée pour déterminer la note attribuée doit être consignée et valable. Dans certains cas, la justification des points attribués (ou non, selon le cas) est évidente, même si aucune justification n'a été consignée. Par exemple, si les points sont attribués en fonction du niveau d'études (5 points pour un diplôme d'études secondaires, 10 points pour un diplôme d'études de premier cycle, 20 points pour une maîtrise) et que 20 points sont attribués à une ressource de remplacement/AT qui a prouvé qu'elle détient une maîtrise, la justification est évidente. Les évaluateurs ne doivent pas remettre en question la justification d'un évaluateur concernant les points attribués, sauf dans les circonstances suivantes :

• si la justification est basée sur un critère d'évaluation coté qui n'est pas cohérent avec la catégorie ou le niveau sélectionné, ou
• une erreur évidente a été commise par l'évaluateur,
• d'autres circonstances ont fait en sorte que l'évaluateur craigne que la décision fût prise par erreur

L'évaluateur ne doit examiner que les curriculum vitæ qui respectent les critères ci dessus.

Orientation sur l'évaluation et notes

L'autorité contractante doit s'assurer que la cote de sécurité de chaque ressource de remplacement/AT offerte est valide, non seulement au début de la tâche, mais aussi durant toute la période visée par la tâche. Les renseignements confirmant l'attestation de sécurité de chaque ressource doivent comprendre: le nom de la ressource de remplacement/AT; le niveau de sécurité actuel; le statut actuel (validité) de la cote de sécurité de la ressource de remplacement/AT; et la date à laquelle la cote de sécurité expire ou celle à laquelle où elle est devenue valide. Consulter la section Orientation sur l'évaluation et notes sous l'élément 8.06 : Attestation de sécurité.

Duplication de la cote de sécurité :

La cote de sécurité d'une ressource de remplacement/AT reste avec cette ressource de remplacement/AT. Toutefois, la cote de sécurité que détient une ressource de remplacement/AT peut être dupliquée parmi plusieurs organisations, à conditions que les critères suivants soient respectés :

• la cote de fiabilité est toujours valide
• la cote de fiabilité n'est pas sur le point de devoir être mise à jour, et
• l'organisation demandant le duplicata est inscrite et est membre en règle du PSC.

Cote de sécurité des fournisseurs :

Le niveau de la cote de sécurité que détient une ressource de remplacement/AT ne peut pas être plus élevé que celle du fournisseur. Si le PSC de SPAC, confirme la validité de la cote de sécurité d'une ressource de remplacement/AT à un niveau précis, le fournisseur doit également se trouver à ce niveau de sécurité. Par conséquent, l'attestation de la validité de la cote de sécurité d'une ressource de remplacement/AT auprès d'un fournisseur en particulier constitue une preuve acceptable de l'attestation de sécurité détenue par ce fournisseur.

Orientation sur l'évaluation et notes

L'autorité contractante peut uniquement attribuer des contrats qui relèvent de son pouvoir légal, tel que:

• les besoins d'une valeur supérieure à 3 750 000,00 $, pour l'ensemble des ministères à l’exception de Pêche et Océans Canada, Défense Nationale, Services partagés et Transport Canada, doivent être envoyés à Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) aux fins d'approvisionnement
• les besoins d'une valeur inférieur à 3 750 000,00 $ doivent être envoyés à SPAC aux fins d'approvisionnement si la valeur du besoin dépasse l'autorité déléguée du ministère
• l'autorité contractante peut bénéficier d'un niveau d'approbation pour les contrats qui est inférieur à celui délégué à son ministère

Un évaluateur ne peut pas déterminer si l'autorité contractante a ou non le pouvoir délégué d'approuver (c'est-à-dire, signer) les contrats. Compte tenu de la nature délicate de cet enjeu, l'évaluateur demandera conseil avant de demander la confirmation de la délégation de pouvoirs de l'autorité contractante.

Contourner l’approbation

Voici des exemples de comportements pouvant être interprétés comme une tentative de contourner les niveaux d’approbation appropriés de la direction au sein du ministère :

• Émission de plusieurs contrats pour le même travail ou un travail similaire afin d’invoquer la règle du “ne dépasse pas 40 000 $”
  • Par exemple, 2 contrats (chacun d’une valeur de 40 000 $) sont émis pour des travaux identiques ou similaires. L’émission de ces 2 contrats donne l’impression que l’exigence a été scindée afin d’annuler le processus d’appel d’offres
• Diviser un besoin ou diviser un projet en phases de manière à réduire la valeur du besoin de manière à pouvoir utiliser une Arrangement en matière d’Approvisionnement (AMA) spécifique ou à inviter un plus petit nombre de fournisseurs
  • Exemple #1 – Un besoin est évalué à 150 000 $, ce qui signifie qu’un minimum de 15 fournisseurs devra être invité, car la valeur du besoin dépasse le seuil fixé par l’Accord de libre-échange nord-américain (ALENA) ou l’Accord de libre-échange Canada-Corée (ALECC) (effectif le 1er juillet 2020). Si le même besoin était divisé et si un contrat de 75 000 $ était attribué en mars et le second contrat passé en novembre (après la fin du premier contrat) à 75 000 $, l’autorité contractante (utilisant l'AMA) de ProServices) ne serait tenue que d’inviter 2 fournisseurs pour chaque besoin
  • Exemple #2 – Un projet nécessite des travaux couverts par plusieurs catégories. Un contrat est émis pour chaque catégorie et la valeur totale de tous les contrats dépasse le seuil de l’ALENA ou l’ALECC ou la limite de 3 750 000,00 $ pour la plupart des ministères
  • Exemple #3 – Émission de deux contrats (chacun d’une valeur de 75 000 $) en utilisant l’AMA de ProServices pour le même travail ou un travail similaire afin d’éviter d’utiliser l’AMA des Services professionnels centrés sur les tâches et les solutions (SPTS) ou l’AMA des Services professionnels en informatique contrés sur les tâches (SPICT)
  • Exemple #4 – Émission de deux contrats (chacun d’une valeur de 3,75 M $) en utilisant l’AMA des Services professionnels de soutien à la vérification (SPSV) ou l’AMA des Services d’apprentissage pour le même travail ou un travail similaire afin d’éviter d’envoyer le besoin à SPAC pour l’approvisionnement
• Émettre des contrats consécutifs pour le même travail ou un travail similaire
  • Exemple #1 – L’autorité contractante attribue un contrat à un fournisseur et, à la fin du contrat (ou à l'intérieur d'un très court délai) attribue un autre contrat au même fournisseur pour les mêmes travaux ou des travaux similaires. Si le processus d'approvisionnement est centralisé, l'autorité contractante peut recevoir le même besoin ou un besoin similaire de « clients » différents. Dans de tels cas, l'autorité contractante peut soutenir qu'elle ne pouvait pas prévoir qu'on recevrait des besoins pour les mêmes travaux ou des travaux similaires de « clients » différents. Cet argument peut être accepté lorsqu'il n'y a aucun antécédent pour de tels besoins périodiques. Cependant, une fois que cette question a été soulevée auprès de l'autorité contractante, si les évaluations futures révèlent des constatations similaires, l'évaluateur ne peut pas accepter l'argument voulant que le besoin ne puisse pas être anticipé. L'évaluateur doit tenir compte que, même si les travaux sont requis périodiquement, le besoin peut être sporadique (c'est-à-dire, il peut survenir une fois par année, plusieurs fois au cours de la prochaine année, mais pas du tout l'année suivante). Dans de telles situations, l'évaluateur doit accepter l'argument que l'utilisateur de l'autorité contractante ne pouvait pas prévoir les besoins futurs relativement aux mêmes travaux
  • Exemple #2 – L’autorité contractante attribue un contrat à un fournisseur et, à la fin du contrat (ou à l'intérieur d'un très court délai) attribue un autre contrat au même fournisseur ou à un fournisseur différent pour des travaux différents, mais, après un examen approfondi, l'évaluateur détermine que les travaux visés en vertu de chaque contrat représente une phase différente d'un projet. Les autorités contractantes peuvent soutenir, par exemple, que le contrat initial a été attribué pour établir la portée des travaux futurs requis et que, d'après les résultats du contrat initial, une décision a été prise qu'un deuxième contrat était nécessaire. S'il existe une possibilité que des phases supplémentaires des travaux puissent être requises, le besoin initial comprendrait des options pour chaque phase supplémentaire des travaux

Orientation sur l'évaluation et notes

L'ARC et le jugement des tribunaux en la matière ont établi des critères pour évaluer si des relations employeur-employé existent. Pour des directives sur le sujet, consulter un conseiller juridique ou la publication RC 4110, Employé ou travailleur indépendant de l'ARC. En cas d'incertitude, le contrat doit être signé à un niveau supérieur à celui du fonctionnaire qui approuverait normalement la passation initiale du contrat.

Un avis juridique devrait être demandé lorsque l'agent de négociation des contrats ne peut pas déterminer si un contrat est un contrat de services ou un contrat d'emploi (c.-à-d. que le statut d'emploi n'est pas facile à déterminer). Il revient en dernier lieu à l'agent de négociation des contrats de s'assurer que les contrats ne créent pas de relations employeur-employé.