Guide de référence portant sur les exigences relatives à la documentation du Centre des services de paye

Aperçu

Le présent guide de référence est conçu pour aider les employés, les gestionnaires, les services des ressources humaines et des finances, et le Centre des services de paye à déterminer quelles sont les exigences relatives à la documentation qu’il est toujours ou parfois nécessaire d’envoyer au Centre des services de paye aux fins de traitement et de clôture de certains événements de paye dans Phénix, le nouveau système de paye. Il est important de ne pas oublier que toute demande envoyée au Centre des services de paye doit toujours être accompagnée d’un formulaire PSPC-SPAC 446-5, PSPC-SPAC 446-6 ou PSPC-SPAC 446-7 (ESDC/EDSC) de Demande d'intervention de paye.

Exigences relatives à la documentation

La présente section fournit un aperçu des différents types de documents requis pour divers événements de payes.

Aucun document requis

Il existe des événements de paye pour lesquels il n’est pas nécessaire d’envoyer des documents au Centre des services de paye. Les renseignements requis peuvent alors être entrés dans le système ministériel de gestion des ressources humaines par les Ressources humaines aux fins d’intégration dans Phénix par l’intermédiaire du libre-service pour les employés ou les gestionnaires. Voici certains des exemples les plus courants :

prolongation de la nomination pour une période déterminée (soumise à temps), fin de la nomination à durée déterminée, fin anticipée de la nomination à durée déterminée
retenues facultatives entrées par l’intermédiaire du libre-service pour les employés (par exemple, pour une association récréative)
paye pour services supplémentaires (soumise à temps)
congé non payé de 5 jours ou moins (soumis à temps)
prolongation d’une nomination intérimaire

Documents toujours requis

Certains événements de paye ne peuvent être traités qu’après réception par le Centre des services de paye de certains documents. Si le Centre des services de paye ne reçoit pas tous les documents requis, l’événement de paye ne peut pas être traité dans Phénix et est rejeté par l’unité responsable des cas entrants du Centre des services de payes. Voici certains des exemples les plus courants :

avances de salaire d’urgence (ASU) / Paiement prioritaire (PP) (modification et recouvrement)
versements correspondant à des allocations et indemnités non automatisées dans Phénix
embauche
congés non payés de plus de cinq jours
retours de congés non payés de plus de cinq jours
cessation d’emploi
mutation de sortie

Des documents peuvent être requis

Il existe des événements de paye pour lesquels il peut être nécessaire d’envoyer des documents au Centre des services de paye si une exception s’applique. Voici certains des exemples les plus courants :

rémunération d’intérim, embauche, réembauche, déploiement, promotion et mutation d’entrée lorsqu’une exception relative au salaire s’applique, par exemple une augmentation au mérite, un salaire fondé sur les études ou le statut « ab initio »
détachement, affectation ou échange entraînant un changement de lieu de travail ou d’unité de négociation

Exigences liées à la documentation du Centre des services de paye

L’annexe A énonce les exigences du Centre des services de paye en matière de documents; on y précise quels documents doivent (ou pourraient devoir) être envoyés au Centre des services de paye à l’égard d’un événement de paye donné pour permettre son traitement. Les renseignements suivants sont indiqués :

Événement de paye : rémunération d’intérim, avantages sociaux (facultatifs) et modification des données fiscales
Expéditeur : personne chargée d’envoyer la documentation
Documents obligatoires : liste des documents qui doivent être soumis pour cet événement de paye en particulier
Documents à soumettre en cas d’exception : liste des documents qui doivent être soumis pour cet événement de paye en particulier, si une exception s’applique

Source fiable : personnes qui ont été désignées par un ministère afin de confirmer que la signature et l’approbation du gestionnaire délégué ont été obtenues adéquatement, le cas échéant, pour cet événement de paye en particulier. Si votre ministère a centralisé ses sources fiables et son service d’examen des demandes d'intervention de paye (DIP) il est recommandé d'abord transmettre votre demande à ces ressources, qui veilleront à ce qu’elle soit complète (documents compris), puis la soumettront au Centre des services de paye en votre nom. Ces ministères offrent ces services :

Pêches et Océans Canada
Santé Canada
Défense nationale, Ressources humaines (RH), HR Connect RH (1‑833‑RHR‑MDND [1‑833‑747‑6363])
Agence de la santé publique du Canada
Services publics et Approvisionnement Canada, Ma RessourceRH (1‑844‑641‑5882)
Gendarmerie royale du Canada

Allocations et indemnités automatisées

De plus, la liste ci-dessous présente des allocations et indemnités automatisées pouvant être entrées directement dans PeopleSoft par le service des ressources humaines et pour lesquelles aucun document ne doit être envoyée au Centre des services de paye aux fins de traitement direct dans Phénix :

prime au bilinguisme
allocation annuelle versée aux employés du groupe EG
prime de formation des détenus
prime versée en remplacement des jours fériés
indemnité de recrutement et de maintien en poste
prime de surveillance
indemnité provisoire de maintien en poste
indemnité de congé annuel

Toutes les autres allocations et indemnités sont déclenchées par l’envoi de documents au Centre des services de paye, notamment la demande d'intervention de paye.

Remarque : Dans certains cas ou certaines circonstances exceptionnelles, des documents peuvent être exigés pour les allocations et indemnités énumérées ci-dessus.

Abandon de poste

Abandon de poste Expéditeur

Approbation par le gestionnaire (article 34); transmission par les Ressources humaines, par l’entremise d’une source fiable

Abandon de poste Documents obligatoires

Demande d'intervention de paye et lettre de cessation d’emploi

Abandon de poste Source fiable requise

Oui

Nomination intérimaire : Exception

Nomination intérimaire : Exception Expéditeur

Approbation par le gestionnaire (article 34); transmission par les Ressources humaines, par l’entremise d’une source fiable

Nomination intérimaire : Exception Documents à soumettre en cas d’exception

Demande d'intervention de paye et l’un des éléments suivants :

lettre d’offre
formulaire PSPC-SPAC-262
courriel de dotation express ou dotation accélérée
formulaire ministériel de nomination intérimaire – requis dans les cas d’exceptions liés au salaire (par exemple, augmentation au mérite, salaire fondé sur les études, statut « ab initio », traducteurs, juges, gouverneur en conseil, personnel d’un ministre, lieutenants-gouverneurs, fourchettes et échelons salariaux, montants fixes et protection salariale)
versements qui ne peuvent être établis à partir des données du système de gestion des ressources humaines

Nomination intérimaire : Exception Source fiable requise

Oui

Nomination intérimaire : Exception – Membres d’équipage de navire et officiers de navire

Nomination intérimaire : Exception – Membres d’équipage de navire et officiers de navire Expéditeur

Approbation par le gestionnaire (article 34); transmission par les Ressources humaines, par l’entremise d’une source fiable

Nomination intérimaire : Exception – Membres d’équipage de navire et officiers de navire Documents à soumettre encas d’exception

Demande d'intervention de paye et l’un des éléments suivants :

lettre d’offre
formulaire PWGSC-TPSGC 446-5 ou PWGSC-TPSGC 262
versements qui ne peuvent être établis à partir des données du système de gestion des ressources humaines

Nomination intérimaire : Exception Source fiable requise

Oui

Nomination intérimaire dans le groupe Direction

Nomination intérimaire dans le groupe Direction Expéditeur

Approbation du gestionnaire (article 34); transmission par les Ressources humaines, par l’entremise d’une source fiable

Nomination intérimaire dans le groupe Direction Documents obligatoires

Demande d'intervention de paye et documents fournis par le ministère

Avantages sociaux : Facultatifs Source fiable requise

Oui

Avantages sociaux : Primes d’assurance-invalidité (AI) ou d'assurance-invalidité de longue durée (AILD) – Demande aux fins de l’impôt sur le revenu

Avantages sociaux : Primes d’assurance-invalidité (AI)/assurance-invalidité de longue durée (AILD) Expéditeur

Employé

Avantages sociaux : Primes d’assurance-invalidité (AI)/assurance-invalidité de longue durée (AILD) Documents obligatoires

Demande d'intervention de paye

Avantages sociaux : Primes d’assurance-invalidité (AI)/assurance-invalidité de longue durée (AILD) Source fiable requise

Non

Avantages sociaux : Régime de pensions

Avantages sociaux : Régime de pensions Expéditeur

Employé

Avantages sociaux : Régime de pensions Documents obligatoires

Demande d'intervention de paye

Avantages sociaux : Régime de pensions Source fiable requise

Non

Avantages sociaux : Facultatifs

Avantages sociaux : Facultatifs Expéditeur

Employé

Avantages sociaux : Facultatifs Documents obligatoires

Demande d'intervention de paye et formulaires du régime d’avantages sociaux applicable, comme :

Régime d’assurance pour les cadres de gestion de la fonction publique
Régime de soins dentaires, régime d’assurance-maladie à couverture générale et régime d’assurance-maladie provincial

Avantages sociaux : Facultatifs Documents à soumettre en cas d’exception

Demande d'intervention de paye et formulaire de demande de l’employé (TBS/SCT-006491) pour le Régime de soins de santé de la fonction publique lorsque l’un des cas suivants s’applique :

une des personnes à charge de l’employé devient fonctionnaire et obtient sa propre protection
l’employé souhaite ajouter une personne à charge qui a déjà été fonctionnaire et qui a déjà eu sa propre protection au titre du Régime de soins de santé de la fonction publique
L’employé souhaite passer d’une protection complémentaire à une protection totale
l’employé souhaite passer d’une protection totale à une protection complémentaire
l’employé est en congé non payé

Avantages sociaux : Facultatifs Source fiable requise

Non

Modification des heures de travail

Modification des heures de travail Expéditeur

Approbation par le gestionnaire (article 34); transmission par les Ressources humaines, par l’entremise d’une source fiable

Modification des heures de travail Documents obligatoires

Demande d'intervention de paye et horaire de travail ou modification des heures de travail pour les employés autres que les étudiants (il peut s’agir d’un courriel ou d’un commentaire dans la DIP)

Modification des heures de travail Source fiable requise

Oui

Annulation : Congé avec étalement du revenu (CER)

Annulation : Congé avec étalement du revenu (CER) Expéditeur

Gestionnaire (article 34) ou gestionnaire des ressources humaines délégué par l’entremise d’une source fiable

Annulation : Congé avec étalement du revenu (CER) Documents obligatoires

Demande d'intervention de paye et Formulaire de demande de congé avec étalement du revenu (TBS-SCT 325-10)

Annulation : Congé avec étalement du revenu (CER) Source fiable requise

Oui

Annulation : Congé non payé (CNP) de plus de 5 jours

Annulation : Congé non payé (CNP) de plus de 5 jours Expéditeur

Gestionnaire (article 34) ou gestionnaire des ressources humaines délégué par l’entremise d’une source fiable

Annulation : Congé non payé (CNP) de plus de 5 jours Documents obligatoires

Demande d'intervention de paye et formulaire de demande de congé (GC 178) ou formulaire équivalent du ministère

Annulation : Congé non payé (CNP) de plus de 5 jours Source fiable requise

Oui

Annulation : Congé de transition à la retraite (CTR)

Annulation : Congé de transition à la retraite (CTR) Expéditeur

Gestionnaire (article 34) ou gestionnaire des ressources humaines délégué par l’entremise d’une source fiable

Annulation : Congé de transition à la retraite (CTR) Documents obligatoires

Demande d'intervention de paye et Demande de congé de transition à la retraite (TBS/SCT 325-9F)

Annulation : Congé de transition à la retraite (CTR) Source fiable requise

Oui

Modification de la durée d’emploi

Modification de la durée d’emploi Expéditeur

Approbation par le gestionnaire (article 34); transmission par les Ressources humaines, par l’entremise d’une source fiable

Modification de la durée d’emploi Documents obligatoires

Demande d'intervention de paye et lettre d’offre ou demande des RH avec approbations

Modification de la durée d’emploi Source fiable requise

Oui

Chèque : Paiements en espèces

Chèque : Paiements en espèces Expéditeur

Employé

Chèque : Paiements en espèces Documents obligatoires

Demande d'intervention de paye et paiement en espèces (chèque ou mandat)

Chèque : Paiements en espèces Source fiable requise

Non

Chèque : Chèque perdu ou volé

Chèque : Chèque perdu ou volé Expéditeur

Employé

Chèque : Chèque perdus ou volé Documents obligatoires

Demande d'intervention de paye et formulaires PSPC-SPAC 535, PSPC-SPAC 536 ou PSPC-SPAC 540

Chèque : Chèque perdu ou volés Source fiable requise

Non

Conversion de la classification

Conversion de la classification Expéditeur

Approbation du gestionnaire disposant de pouvoirs en vertu de l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques; transmise par les ressources humaines par l’entremise d’une source fiable

Conversion de la classification Documents obligatoires

Demande d'intervention de paye et (PSPC-SPAC 446-6) et avis de conversion envoyé à tous les employés touchés (lot)

Conversion de la classification Source fiable requise

Oui

Correction d’échelon

Correction d’échelon Expéditeur

Employé ou gestionnaire

Correction d’échelon Documents obligatoires

Demande d'intervention de paye – dans le cas d’une augmentation d’échelon qui n’a pas eu lieu, lorsque la paye n’a pas été révisée après un an, ou dans le cas où l’augmentation d’échelon n’a pas été appliquée correctement

Correction d’échelon Source fiable requise

Non

Directive sur les postes isolés et les logements de l’État : Déplacements (non admissibles à l’indemnité de frais de déplacement en congé)

Directive sur les postes isolés et les logements de l’État : Déplacements (non admissibles à l’indemnité de frais de déplacement en congé) Expéditeur

Approbation par le gestionnaire (article 34); transmission par les Ressources humaines, par l’entremise d’une source fiable

Directive sur les postes isolés et les logements de l’État : Déplacements (non admissibles à l’indemnité de frais de déplacement en congé) Documents obligatoires

Demande d'intervention de paye et document relatif aux frais de déplacement ou demande de remboursement

Directive sur les postes isolés et les logements de l’État : Déplacements (non admissibles à l’indemnité de frais de déplacement en congé) Source fiable requise

Oui

Indemnité de poste isolé (IPI) : Rajustement

Indemnité de poste isolé (IPI) : Rajustement Expéditeur

Approbation par le gestionnaire (article 34); transmission par les Ressources humaines, par l’entremise d’une source fiable

Indemnité de poste isolé (IPI) : Rajustement Documents obligatoires

Demande d'intervention de paye et formulaire Indemnités de postes isolés (PWGSC-TPSGC 7631)

Indemnité de poste isolé (IPI) : Rajustement Source fiable requise

Oui

Indemnité de poste isolé (IPI) : Avis de diminution

Indemnité de poste isolé (IPI) : Avis de diminution Expéditeur

Approbation par le gestionnaire (article 34); transmission par les Ressources humaines, par l’entremise d’une source fiable

Indemnité de poste isolé (IPI) : Avis de diminution Documents obligatoires

Demande d'intervention de paye et formulaire Indemnités de postes isolés (PWGSC-TPSGC 7631)

Indemnité de poste isolé (IPI) : Avis de diminution Source fiable requise

Oui

Indemnité de poste isolé (IPI) : Commencement

Indemnité de poste isolé (IPI) : Commencement Expéditeur

Approbation par le gestionnaire (article 34); transmission par les Ressources humaines, par l’entremise d’une source fiable

Indemnité de poste isolé (IPI) : Commencement Documents obligatoires

Demande d'intervention de paye et formulaire Indemnités de postes isolés (PWGSC-TPSGC 7631)

Indemnité de poste isolé (IPI) : Commencement Source fiable requise

Oui

Indemnité de poste isolé (IPI) : Arrêt

Indemnité de poste isolé (IPI) : Arrêt Expéditeur

Approbation par le gestionnaire (article 34); transmission par les Ressources humaines, par l’entremise d’une source fiable

Indemnité de poste isolé (IPI) : Arrêt Documents obligatoires

Demande d'intervention de paye et formulaire Indemnités de postes isolés (PWGSC-TPSGC 7631) OU avis d’annulation visant le poste isolé (il peut s’agir d’un courriel ou d’un commentaire dans la DIP)

Indemnité de poste isolé (IPI) : Arrêt Source fiable requise

Oui

Mise à pied

Mise à pied Expéditeur

Article 34 : gestionnaire des ressources humaines délégué par l’entremise d’une source fiable

Mise à pied Documents obligatoires

Demande d'intervention de paye et avis de mise à pied ou lettre de cessation d’emploi

Mise à pied Source fiable requise

Oui

Correction de révision salariale

Correction de révision salariale Expéditeur

Employé ou gestionnaire/superviseur

Correction de révision salariale Documents obligatoires

Demande d'intervention de paye – À ne pas utiliser avant une date limite associée à la signature d’une convention collective

Correction de révision salariale Source fiable requise

Non

Créance envers l’État

Créance envers l’État Expéditeur

Approbation par le gestionnaire (article 34); transmission par le gestionnaire (article 34) ou les Finances par l’entremise d’une source fiable

Créance envers l’État Documents obligatoires

Demande d'intervention de paye et demande de recouvrement d’une créance envers l’État

Créance envers l’État Source fiable requise

Oui

Retenues : Loyer

Retenues : Expéditeur

Employé

Retenues : Documents obligatoires

Demande d'intervention de paye et document officiel

Retenues : Source fiable requise

Oui

Retenues : Modification des données fiscales ou de l’impôt supplémentaire

Retenues : Modification des données fiscales ou de l’impôt supplémentaire Expéditeur

Employé

Retenues : Modification des données fiscales ou de l’impôt supplémentaire Documents obligatoires

Demande d'intervention de paye et formulaires relatifs à l’impôt supplémentaire (par exemple, TD1, formulaire d’impôt provincial)

Retenues : Modification des données fiscales ou de l’impôt supplémentaire Source fiable requise

Non

Retenues : Exonération fiscale unique

Retenues : Exonération fiscale unique Expéditeur

Employé

Retenues : Exonération fiscale unique Documents obligatoires

Demande d'intervention de paye et lettre d’autorisation de l’Agence du revenu du Canada ou de l’Agenceu du Revenu du Québec

Retenues : Exonération fiscale unique Source fiable requise

Non

Retenues : Dons de bienfaisance (commencement ou arrêt)

Retenues : Dons de bienfaisance Expéditeur

Employé

Retenues : Dons de bienfaisance Documents obligatoires

Demande d'intervention de paye et formulaire de la Campagne de charité en milieu de travail du gouvernement du Canada (CCMTGC)

Retenues : Dons de bienfaisance Source fiable requise

Non

Retenues : Stationnement

Retenues : Stationnement Expéditeur

Unité de la sécurité, agent de l’unité de sécurité, agent des services administratifs, agent des locaux, agent des installations ou source fiable

Retenues : Stationnement Documents obligatoires

Demande d'intervention de paye et formulaire ou courriel demandant le commencement ou l’arrêt des retenues pour les frais de stationnement

Retenues : Stationnement Source fiable requise

Non

Retenues : Opposition aux cotisations syndicales

Retenues : Opposition aux cotisations syndicales Expéditeur

Approbation du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT); transmission par les Ressources humaines par l’entremise d’une source fiable

Retenues : Opposition aux cotisations syndicales Documents obligatoires

Demande d'intervention de paye et formulaire Déclaration assermentée – Opposition à la retenue de cotisations syndicales pour motifs religieux

Retenues : Opposition aux cotisations syndicales Source fiable requise

Oui

Retenues : Cotisations syndicales

Retenues : Cotisations syndicales Expéditeur

Employé

Retenues : Cotisations syndicales Documents obligatoires

Demande d'intervention de paye et demande concernant les cotisations syndicales (courriel ou commentaire dans la DIP)

Retenues : Cotisations syndicales Source fiable requise

Non

Rétrogradation

Rétrogradation Expéditeur

Approbation par le gestionnaire (article 34); transmission par les Ressources humaines, par l’entremise d’une source fiable

Rétrogradation Documents obligatoires

Demande d'intervention de paye et lettre d’offre

Rétrogradation Source fiable requise

Oui

Refus d’une augmentation d’échelon

Refus d’une augmentation d’échelon Expéditeur

Gestionnaire (article 34) par l’entremise d’une source fiable

Refus d’une augmentation d’échelon Documents obligatoires

Demande d'intervention de paye et document officiel

Refus d’une augmentation d’échelon Source fiable requise

Oui

Mutation : Exception

Mutation : Exception Expéditeur

Approbation par le gestionnaire (article 34); transmission par les Ressources humaines, par l’entremise d’une source fiable

Mutation : Exception Documents à soumettre en cas d’exception

Demande d'intervention de paye et lettre d’offre

Mutation : Exception Source fiable requise

Oui

Dépôt direct : Exceptions uniquement

Dépôt direct : Exceptions uniquement Expéditeur

Employé

Dépôt direct : Exceptions uniquement Documents requis dans les cas d’exceptions

Demande d'intervention de paye et formulaire d’inscription au dépôt direct, dans les cas où un employé est incapable de modifier ses renseignements relatifs au dépôt direct en ligne, au moyen des fonctions libre-service de Phénix

Dépôt direct : Exceptions uniquement Source fiable requise

Non

Avance de salaire d’urgence / Paiement prioritaire : Recouvrement ou modification

Avance de salaire d’urgence / paiement prioritaire : Recouvrement ou modificationExpéditeur

Finances par l’entremise d’une source fiable (nouvelle demande) ou employé (demande de modification)

Avance de salaire d’urgence / Paiement prioritaire : Recouvrement Documents obligatoires

Demande d'intervention de paye et formulaire de demande d’avance de salaire d’urgence ou de paiement prioritaire (GC214 ou GC215)

Avance de salaire d’urgence / Paiement prioritaire : Recouvrement Source fiable requise

Oui – Recouvrement

Non – Modification

Versements : Droits d’adhésion

Versements : Droits d’adhésion Expéditeur

Approbation par le gestionnaire (article 34); transmission par les Ressources humaines, par l’entremise d’une source fiable

Versements : Droits d’adhésion Documents obligatoires

Demande d'intervention de paye et demande de remboursement des droits d’adhésion

Versements : Droits d’adhésion Source fiable requise

Oui

Versements : Rémunération au rendement

Versements : Rémunération au rendement Expéditeur

Approbation par le gestionnaire (article 34); transmission par les Ressources humaines par l’entremise d’une source fiable

Versements : Rémunération au rendement Documents obligatoires

Demande d'intervention de paye et document officiel

Versements : Rémunération au rendement Source fiable requise

Oui

Versements : Allocations et indemnités non automatisées

Versements : Allocations et indemnités non automatisées Expéditeur

Approbation par le gestionnaire (article 34); transmission par les Ressources humaines, par l’entremise d’une source fiable

Versements : Allocations et indemnités non automatisées Documents obligatoires

Demande d'intervention de paye et formulaire pertinent relatif à tout versement qui ne peut pas être établi à partir des données sur les ressources humaines. Voici quelques exemples :

droits d’adhésion
prime au bilinguisme
indemnité de chaussures et de gants
indemnité au titre des marchandises dangereuses
allocation d’automobile
indemnité de loyer
indemnité de déplacement pour transport quotidien
indemnité de service en mer
indemnité particulière à un ministère ou à un groupe professionnel
prime de long service
indemnité de services extérieurs

Versements : Allocations et indemnités non automatisées Source fiable requise

Oui

Prolongation de la durée d’emploi (exception)

Prolongation de la durée d’emploi (exception) Expéditeur

Approbation par le gestionnaire (article 34); transmission par les Ressources humaines, par l’entremise d’une source fiable

Prolongation de la durée d’emploi (exception) Documents obligatoires

Demande d'intervention de paye et l’un des éléments suivants :

lettre d’offre
formulaires d’impôt fédéral et provincial
formulaire Renseignements sur l’employé(e)
dépôt direct

Prolongation de la durée d’emploi (exception) Source fiable requise

Oui

Paye pour services supplémentaires : Congé compensatoire

Paye pour services supplémentaires : Congé compensatoire Expéditeur

Gestionnaire (article 34) par l’entremise d’une source fiable

Paye pour services supplémentaires : Congé compensatoire Documents obligatoires

Demande d'intervention de paye et formulaire sur la paye pour services supplémentaires (GC 179)

Paye pour services supplémentaires : Congé compensatoire Source fiable requise

Oui

Paye pour services supplémentaires : Soumise plus de 6 mois après la prestation des services

Paye pour services supplémentaires : Soumise plus de six mois après la prestation des services Expéditeur

Gestionnaire (article 34) par l’entremise d’une source fiable

Paye pour services supplémentaires : Soumise plus de six mois après la prestation des services Documents obligatoires

Demande d'intervention de paye et formulaire sur la paye pour services supplémentaires (GC 179)

Paye pour services supplémentaires : Soumise plus de six mois après la prestation des services Source fiable requise

Oui

Saisies-arrêts ou compensations

Saisies-arrêts ou compensations Expéditeur

Ministère de la Justice, Secteur de la rémunération

Saisies-arrêts ou compensations Documents obligatoires

Avis de saisie-arrêt envoyé par Ministère de la Justice ou avis de compensation (l’Agence du revenu du Canada)

Saisies-arrêts ou compensations Source fiable requise

Non

Soutien en matière de griefs

Soutien en matière de griefs Expéditeur

Transmission par les Ressources humaines, par l’entremise d’une source fiable

Soutien en matière de griefs Documents obligatoires

Demande d'intervention de paye et document officiel

Soutien en matière de griefs Source fiable requise

Oui

Embauche : Exceptions uniquement

Embauche : Exceptions uniquement Expéditeur

Approbation par le gestionnaire (article 34); transmission par les Ressources humaines, par l’entremise d’une source fiable

Embauche : Exceptions uniquement Documents à soumettre en cas d’exceptions

Le Demande d'intervention de paye, formulaire d’inscription au dépôt direct, formulaire Renseignements sur l’employé(e), formulaire TD1, formulaire d’impôt provincial et lettre d’offre (toujours requise pour les étudiants et parfois requise si des avantages ou versements spéciaux sont nécessaires). En voici quelques exemples :

nomination à un taux inférieur au minimum
nomination à un taux supérieur au minimum et inférieur au maximum, mais n’est pas prévu dans la fourchette
nomination à un taux supérieur au maximum
nomination à un taux supérieur au minimum
versements qui ne peuvent être établis à partir des données du système de gestion des ressources humaines

Embauche : Exceptions uniquement Source fiable requise

Oui

Embauche : Normale

Embauche : Normale Expéditeur

Approbation par le gestionnaire (article 34); transmission par les Ressources humaines, par l’entremise d’une source fiable

Embauche : Normale Documents obligatoires

Demande d'intervention de paye et les éléments suivants :

formulaire d’inscription dépôt direct
formulaire Renseignements sur l’employé(e)
formulaire TD1
formulaire d’impôt provincial

Embauche : Normale Source fiable requise

Non

Impôt sur le revenu : Changement de province

Impôt sur le revenu : Changement de province Expéditeur

Employé

Impôt sur le revenu : Changement de province Documents obligatoires

Demande d'intervention de paye et formulaire d’impôt provincial

Impôt sur le revenu : Changement de province Source fiable requise

Non

Congé : Formulaires de demande de prestations d’assurance-invalidité (AI) ou d’assurance-invalidité de longue durée (AILD)

Congé : Formulaires de demande de prestations d’assurance-invalidité (AI) ou d’assurance-invalidité de longue durée (AILD) Expéditeur

Article 34 : gestionnaire des ressources humaines délégué par l’entremise d’une source fiable ou employé

Congé : Formulaires de demande de prestations d’assurance-invalidité (AI) ou d’assurance-invalidité de longue durée (AILD) Documents obligatoires

Demande d'intervention de paye et déclaration de l’employeur ou de l’employé

Congé : Formulaires de demande de prestations d’assurance-invalidité (AI) ou d’assurance-invalidité de longue durée (AILD) Source fiable requise

Oui – si la déclaration de l’employeur est soumise

Non – si la déclaration de l’employé est soumise

Congé : Congé d’études

Congé : Congé d’études Expéditeur

Article 34 : gestionnaire des ressources humaines délégué par l’entremise d’une source fiable

Congé : Congé d’études Documents obligatoires

Demande d'intervention de paye, et formulaire de demande de congé (GC-178)

Congé : Congé d’études Source fiable requise

Oui

Congé : Congé d’études (avec indemnité)

Congé : Congé d’études (avec indemnité) Expéditeur

Article 34 : gestionnaire des ressources humaines délégué par l’entremise d’une source fiable

Congé : Congé d’études (avec indemnité) Documents obligatoires

Demande d'intervention de paye, formulaire de demande de congé (GC-178) et documentation ministériels liés à l’indemnité, avec entente signée par l'employé dans laquelle il s'engage à retourner au travail pour une période égale à celle du congé non payé

Congé : Congé d’études (avec indemnité) Source fiable requise

Oui

Indemnisation des travailleurs – Demandes au sujet de la demande et des gains

Indemnisation des travailleurs – Demandes au sujet de la demande et des gains Expéditeur

Gestionnaire (article 34)

Indemnisation des travailleurs – Demandes au sujet de la demande et des gains Documents obligatoires

Demande d'intervention de paye

Indemnisation des travailleurs – Demandes au sujet de la demande et des gains Source fiable requise

Non

Congé : Indemnisation des accidentés du travail : Retour d’un accident de travail

Congé : Indemnisation des accidentés du travail : Retour d’un accident de travail Expéditeur

Article 34 : gestionnaire des ressources humaines délégué par l’entremise d’une source fiable

Congé : Indemnisation des accidentés du travail : Retour d’un accident de travail Documents obligatoires

Demande d'intervention de paye, avis de retour de congé non payé et formulaire de réclamation approuvé de la Commission des accidents du travail

Congé : Indemnisation des accidentés du travail : Retour d’un accident de travail Source fiable requise

Oui

Liquidation des congés : Obligatoire (ministères utilisant le système de gestion des ressources humaines du gouvernement du Canada seulement)

Liquidation des congés : Obligatoire (ministères utilisant le système de gestion des ressources humaines du gouvernement du Canada seulement) Expéditeur

Gestionnaire (article 34) par l’entremise d’une source fiable

Liquidation des congés : Obligatoire (ministères utilisant le système de gestion des ressources humaines du gouvernement du Canada seulement) Documents obligatoires

Rapport de PeopleSoft ou feuille de calcul générée par l'outil de calcul automatisé pour la liquidation obligatoire des congés (Encaissement obligatoire des congés – Gcpédia – accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada) contenant la liste des employés, leur code d’identification de dossier personnel (CIDP) et la quantité de congés à liquider, à transmettre à l'Unité de triage des demandes de soutien opérationnel du Centre des services de paye de la fonction publique à l’adresse soutiencentredepaye.paycentresupport@tpsgc-pwgsc.gc.ca par l’entremise d’une source fiable.

Liquidation des congés : Obligatoire (ministères utilisant le système de gestion des ressources humaines du gouvernement du Canada seulement) Source fiable requise

Oui

Liquidation des congés : Facultative (ministères utilisant le système de gestion des ressources humaines du gouvernement du Canada seulement)

Liquidation des congés : Facultative (ministères utilisant le système de gestion des ressources humaines du gouvernement du Canada seulement) Expéditeur

Gestionnaire (article 34) par l’entremise d’une source fiable

Liquidation des congés : Facultative (ministères utilisant le système de gestion des ressources humaines du gouvernement du Canada seulement) Documents obligatoires

Demande d'intervention de paye et demande de liquidation de congés (unique)

Liquidation des congés : Facultative (ministères utilisant le système de gestion des ressources humaines du gouvernement du Canada seulement) Source fiable requise

Oui

Congés non payés de plus de 5 jours

Congés non payés de plus de 5 jours Expéditeur

Gestionnaire (article 34) ou gestionnaire des ressources humaines délégué par l’entremise d’une source fiable

Congés non payés de plus de 5 jours Documents obligatoires

Demande d'intervention de paye et formulaire de demande de congé non payé selon le type de congé demandé, par exemple :

Demande de congé de transition à la retraite (TBS/SCT 325-9F)
Demande de congé autofinancé (TBS/SCT 330-109)
Demande de congé (GC 178) ou formulaire équivalent du ministère
Formulaire de demande de congé avec étalement du revenu (TBS/SCT 325-10)

Congés non payés de plus de 5 jours Source fiable requise

Oui

Congés non payés de plus de 5 jours – Maternité / parental

Congés non payés de plus de 5 jours Expéditeur

Gestionnaire (article 34) ou gestionnaire des ressources humaines délégué par l’entremise d’une source fiable

Congés non payés de plus de 5 jours Documents obligatoires

Demande d'intervention de paye et formulaire de demande de congé non payé selon le type de congé demandé, par exemple :

demande de congé de maternité ou de congé parental du gouvernement du Canada (PWGSC-TPSGC 925-F)
demande de congé (GC-178) ou formulaire équivalent du ministère

Congés non payés de plus de 5 jours Source fiable requise

Oui

Congé non payé de 5 jours ou moins : Soumission tardive (plus de 6 mois après le congés non payés)

Congé non payé de 5 jours ou moins : Soumission tardive (soumis plus de six mois après le congés non payés) Expéditeur

Gestionnaire (article 34) par l’entremise d’une source fiable

Congé non payé de 5 jours ou moins : Soumission tardive (soumis plus de six mois après le congés non payés) Documents obligatoires

Demande d'intervention de paye et formulaire de demande de congé (GC 178) ou formulaire équivalent du ministère

Congé non payé de 5 jours ou moins : Soumission tardive (soumis plus de six mois après le congés non payés) Source fiable requise

Oui

Modification du congé de maternité/parental

Modification du congé de maternité/parental Expéditeur

Gestionnaire (article 34) ou gestionnaire des ressources humaines délégué par l’entremise d’une source fiable

Modification du congé de maternité/parental Documents obligatoires

Demande de congé de maternité ou de congé parental OU formulaire de demande de congé (GC 178) OU formulaire équivalent du ministère

Modification du congé de maternité/parental Source fiable requise

Oui

Modification de la lettre d’offre – Salaire (avec justification)

Modification de la lettre d’offre – Salaire (avec justification) Expéditeur

Gestionnaire (article 34) par l’entremise d’une source fiable

Modification de la lettre d’offre – Salaire (avec justification) Documents obligatoires

Demande d'intervention de paye et lettre d’offre modifiée

Modification de la lettre d’offre – Salaire (avec justification) Source fiable requise

Oui

Modification de la lettre d’offre : Dates de début ou de fin

Modification de la lettre d’offre : Dates de début ou de fin Expéditeur

Gestionnaire (article 34) par l’entremise d’une source fiable

Modification de la lettre d’offre : Dates de début ou de fin Documents obligatoires

Demande d'intervention de paye et lettre d’offre modifiée

Modification de la lettre d’offre : Dates de début ou de fin Source fiable requise

Oui

Stationnement : Remboursement

Stationnement : Remboursement Expéditeur

Gestionnaire (article 34) par l’entremise d’une source fiable

Stationnement : Remboursement Documents obligatoires

Demande d'intervention de paye et demande de remboursement ou document relatif au stationnement régional

Stationnement : Remboursement Source fiable requise

Oui

Promotion : Exception

Promotion : Exception Expéditeur

Approbation par le gestionnaire (article 34); transmission par les Ressources humaines, par l’entremise d’une source fiable

Promotion : Exception Documents à soumettre cas d’exceptions

Demande d'intervention de paye et lettre d’offre

Promotion : Exception Source fiable requise

Oui

Promotion au sein du groupe de Direction

Promotion au sein du groupe de Direction Expéditeur

Approbation par le gestionnaire (article 34); transmission par les Ressources humaines, par l’entremise d’une source fiable

Promotion au sein du groupe de Direction Documents à soumettre cas d’exceptions

Demande d'intervention de paye et lettre d’offre

Promotion au sein du groupe de Direction Source fiable requise

Oui

Reclassification

Reclassification Expéditeur

Gestionnaire (article 34), spécialiste en classification agréé ou équivalent; transmission par les Ressources humaines, par l’entremise d’une source fiable

Reclassification Documents obligatoires

Demande d'intervention de paye et lettre d’offre ou équivalent

Reclassification Source fiable requise

Oui

Recouvrement de trop-payés

Recouvrement de trop-payés Expéditeur

Employé ou gestionnaire/superviseur

Recouvrement de trop-payés Documents obligatoires

Demande d'intervention de paye

Recouvrement de trop-payés Source fiable requise

Non

Retour d’un congé non payé : Réadaptation

Retour d’un congé non payé : Réadaptation Expéditeur

Gestionnaire (article 34) par l’entremise d’une source fiable

Retour d’un congé non payé : Réadaptation Documents obligatoires

Demande d'intervention de paye et avis d’approbation et de retour au travail dans le cadre d’un programme de réadaptation ou avis d’achèvement du programme de réadaptation

Retour d’un congé non payé : Réadaptation Source fiable requise

Oui

Réembauche : Exceptions seulement

Réembauche : Exceptions seulement Expéditeur

Approbation par le gestionnaire (article 34); transmission par les Ressources humaines, par l’entremise d’une source fiable

Réembauche : Exceptions seulement Documents à soumettre cas d’exceptions

Demande d'intervention de paye et lettre d’offre (peut être requise si des avantages ou versements spéciaux sont nécessaires) :

nomination à un taux inférieur au minimum
nomination à un taux supérieur au minimum et inférieur au maximum, mais qui n’est pas prévu dans la fourchette
nomination à un taux supérieur au maximum
nomination à un taux supérieur au minimum
versements qui ne peuvent être établis à partir des données du système de gestion des ressources humaines

Réembauche : Exceptions seulement Source fiable requise

Oui

Réembauche : Normale

Réembauche : Normale Expéditeur

Approbation par le gestionnaire (article 34); transmission par les Ressources humaines, par l’entremise d’une source fiable

Réembauche : Normale Documents obligatoires

Demande d'intervention de paye et les éléments suivants :

formulaire TD1
formulaire d’impôt provincial

Réembauche : Normale Source fiable requise

Non

Retour d’un congé non payé

Retour d’un congé non payé Expéditeur

Gestionnaire (article 34) par l’entremise d’une source fiable

Retour d’un congé non payé Documents obligatoires

Demande d'intervention de paye et avis de retour de congé non payé

Retour d’un congé non payé Source fiable requise

Oui

Demande d’une copie du dossier de paye

Demande d’une copie du dossier de paye Expéditeur

Gestionnaire/superviseur; Ressources humaines ou représentant des Relations de travail

Demande d’une copie du dossier de paye Documents obligatoires

Demande d'intervention de paye et demande d’une copie de dossier de paye d’un employé

Le gestionnaire doit indiquer l'adresse postale, l’adresse courriel et le numéro de téléphone de la personne à qui la copie du dossier de paye de l'employé sera envoyée.

Demande d’une copie du dossier de paye Source fiable requise

Non

Maintien du salaire d’un cadre supérieur

Maintien du salaire d’un cadre supérieur Expéditeur

Approbation par le gestionnaire (article 34); transmission par les Ressources humaines, par l’entremise d’une source fiable

Maintien du salaire d’un cadre supérieur Documents obligatoires

Demande d'intervention de paye et lettre d’offre

Maintien du salaire d’un cadre supérieur Source fiable requise

Oui

Détachement, affectation ou échange : Exceptions seulement

Détachement, affectation ou échange : Exceptions seulement Expéditeur

Approbation par le gestionnaire (article 34); transmission par les Ressources humaines, par l’entremise d’une source fiable

Détachement, affectation ou échange : Exceptions seulement Documents à soumettre en cas d’exceptions

Demande d'intervention de paye et entente de détachement, d’affectation ou d’échange

Détachement, affectation ou échange : Exceptions seulement y Source fiable requise

Oui

Démission d’un étudiant

Démission d’un étudiant Expéditeur

Gestionnaire des ressources humaines délégué par l’entremise d’une source fiable

Démission d’un étudiant Documents à soumettre en cas d’exceptions

Demande d'intervention de paye et les éléments suivants :

lettre de démission de l’employé
lettre d’acceptation d’un gestionnaire, dans laquelle la date et la raison de la cessation d’emploi sont indiquées

Démission d’un étudiant Source fiable requise

Oui

Cessation d’emploi : Départ à la retraite ou démission

Cessation d’emploi : Départ à la retraite ou démission Expéditeur

Gestionnaire des ressources humaines délégué par l’entremise d’une source fiable

Cessation d’emploi : Départ à la retraite ou démission Documents obligatoires

Demande d'intervention de paye et les éléments suivants :

lettre de démission ou de départ à la retraite ou avis de départ de l’employé
lettre d’approbation d’un gestionnaire, dans laquelle la date et raison de la cessation d’emploi sont indiquées

Cessation d’emploi : Départ à la retraite ou démission Source fiable requise

Oui

Cessation d’emploi : Retraite pour raisons médicales

Cessation d’emploi : Retraite pour raisons médicales Expéditeur

Gestionnaire des ressources humaines délégué par l’entremise d’une source fiable

CCessation d’emploi : Retraite pour raisons médicales Documents obligatoires

Demande d'intervention de paye (le champ Date d’effet de l’événement ou intervention de paye doit être rempli) et les éléments suivants :

lettre ou courriel de l’employé qui demande à prendre sa retraite pour raisons médicales
lettre ou courriel du gestionnaire, dans laquelle il signifie qu’il accepte le départ à la retraite pour raisons médicales
l’un des documents suivants, qui confirme qu’il s’agit d’un départ à la retraite pour raisons médicales :
- lettre de Santé Canada signée par un agent du Programme de santé au travail de la fonction publique
- formulaire Interprétation de l’examen médical pour fins de pension (PWGSC-TPSGC 2012) – déclaration du médecin praticien, section D (page 3) et section supérieure « À l’usage du bureau seulement » remplie par le ministère (CIDP et numéro de pension de l’employé)

Important :

Le Rapport d’évaluation de la santé au travail/Occupational Health Assessment Report (HC‑SC 3312) n’est pas un document approuvé.

Veuillez vous abstenir de fournir de renseignements médicaux confidentiels, comme les détails d’un diagnostic ou d’un problème de santé.

Cessation d’emploi : Retraite pour raisons médicales Source fiable requise

Oui

Indemnités de départ : Autre

Indemnités de départ : Autre Expéditeur

Employé

Indemnités de départ : Autre Documents obligatoires

Demande d'intervention de paye et feuille de temps ou rapport de présence et temps supplémentaire

Indemnités de départ : Autre Source fiable requise

Non

Feuilles de temps : Soumises 6 mois ou plus après l’exécution du travail

Feuilles de temps :Soumises 6 mois ou plus après l’exécution du travail Expéditeur

Gestionnaire (article 34) par l’entremise d’une source fiable

Feuilles de temps :Soumises 6 mois ou plus après l’exécution du travail Documents obligatoires

Demande d'intervention de paye rapport sur les heures travaillées (PSPC-SPAC 1392-1) ou un formulaire équivalent

Feuilles de temps :Soumises 6 mois ou plus après l’exécution du travail Source fiable requise

Oui

Mutation de sortie

Mutation de sortie Expéditeur

Gestionnaire des ressources humaines délégué par l’entremise d’une source fiable

Mutation de sortie Documents obligatoires

Demande d'intervention de paye et lettre d’offre ou avis de départ faisant état de la date et de la raison de la cessation d’emploi (y compris l’acceptation du gestionnaire)

Mutation de sortie Source fiable requise

Oui

Mutation d’entrée : Exceptions seulement

Mutation d’entrée : Exceptions seulement Expéditeur

Approbation par le gestionnaire (article 34); transmission par les Ressources humaines, par l’entremise d’une source fiable

Mutation d’entrée : Exceptions seulement Documents à soumettre en cas d’exceptions

Demande d'intervention de paye et au moins l’un des éléments suivants :

lettre d’offre – peut être requise si une exception ou des versements sont accordés, comme :
- augmentation au mérite, salaire fondé sur les études, statut « ab initio », traducteurs, juges, gouverneur en conseil, personnel d’un ministre, lieutenants-gouverneurs, fourchettes et échelons salariaux, montants fixes et protection salariale
- versements qui ne peuvent être établis à partir des données du système de gestion des ressources humaines.
- formulaire TD1
- formulaire d’impôt provincial
- formulaire Renseignements sur l’employé(e)

Mutation d’entrée : Exceptions seulement Source fiable requise

Oui

Commissions des accidents du travail : Congé pour accident de travail payé (enregistrement de modification des données requis)

Commissions des accidents du travail : Congé pour accident de travail payé (enregistrement de modification des données requis) Expéditeur

Approbation par le gestionnaire (article 34) : transmission par les Ressources humaines, par l’entremise d’une source fiable

Commissions des accidents du travail : Congé pour accident de travail payé (enregistrement de modification des données requis) Documents obligatoires

Demande d'intervention de paye

Commissions des accidents du travail : Congé pour accident de travail payé (enregistrement de modification des données requis) Source fiable requise

Oui

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Services publics et Approvisionnement Canada

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2025-09-29

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