Stratégie intégrée en matière de ressources humaines et de paye
Séance de mise à jour sur les progrès, octobre 2024
Depuis le lancement du système de paye actuel en 2016, les efforts consacrés à la stabilisation de ses activités ont continué. Malgré les efforts considérables du Bureau de la dirigeante principale des ressources humaines (BDPRH) du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) et Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC), les conséquences sont encore ressenties par les fonctionnaires huit ans plus tard.
L’objectif de la session était d’informer les fonctionnaires des efforts déployés pour stabiliser les opérations et donner une mise à jour sur le projet de transformation vers un système de ressources humaines et de paye intégré.
Nous nous sommes engagés à opérer de façon transparente sur ce dossier en offrant des mises à jour régulières, une page web améliorée et une meilleure mobilisation des utilisateurs. Cette deuxième session trimestrielle sera suivie par d’autres sessions qui seront organisées au courant de la prochaine année.
Cette vidéo est l'enregistrement de l'événement qui a eu lieu le 2 octobre 2024. Une session en français et une session en anglais ont eu lieu séparément. La plupart des sujets ont été abordés de manière égale au cours des deux sessions, à l'exception de la période de questions-réponses à la fin, qui a recueillit les questions des différents membres de l'audience. Sous la vidéo, vous trouverez la liste de toutes les questions et réponses abordées pendant la session en anglais.
Transcription de : Séance de mise à jour sur les progrès, octobre 2024
Début de la vidéo
(Texte à l'écran : Services publics et Approvisionnement Canada)
[Mitos San Diego, parle du podium.]
Bienvenue à la deuxième mise à jour trimestrielle sur les ressources humaines (RH) et la paye pour le Gouvernement du Canada.
(Texte à l'écran : Mitos San Diego, Directrice principale, Bureau de gestion de programme de l’entreprise, Services publics et Approvisionnement Canada)
Ceci est l’événement en français pour tous les fonctionnaires.
Je m’appelle Mitos San Diego. Je suis la directrice principale du Bureau de gestion de programmes d’entreprises au sein de la Direction de la gestion du capital humain à SPAC.
C’est la deuxième fois que j’ai le plaisir de servir en tant que modératrice pour nos mises à jour trimestrielles. Donc, bienvenue à ceux qui se joignent à nous virtuellement. C’est aussi très excitant d’accueillir certains de vous en présentiel, ici, au 111, Sussex à Ottawa, pour la première fois.
Alors que nous nous réunissons aujourd’hui, honorons la Journée nationale de la vérité et de la réconciliation, observée, il y a seulement deux jours. Cette journée importante nous rappelle de reconnaître les impacts durables des écoles résidentielles, de respecter la résilience des communautés autochtones et de réaffirmer notre engagement envers une réconciliation significative dans tous les aspects de nos vies et de notre travail.
À cet égard, je tiens à reconnaître qu’étant à Ottawa, je suis sur le territoire traditionnel non cédé des nations Anishinaabe et Algonquine.
Alors que nous travaillons tous à différents d’endroits, prenez un moment pour réfléchir au territoire autochtone où vous vous trouvez en ce moment.
[Moment de silence.]
Alors maintenant, j’aimerais mentionner quelques éléments pratiques pour la séance d’aujourd’hui.
Cette séance est enregistrée et sera publiée sur Canada.ca dans les prochaines semaines.
Pour tous ceux dans la salle, il y a aussi de la photographie, de la vidéo en coulisse pendant la séance d’aujourd’hui. Si vous ne souhaitez ne pas être filmé ou photographié, veuillez-vous identifiez à l’équipe de photographie et de tournage, à l’arrière de la salle.
Un service d’interprétation en langue des signes est disponible. Dans la salle, un écran et des places réservées à l’avant sont disponibles pour accéder à ce service.
Si vous vous joignez à nous virtuellement, veuillez cliquer sur le bouton en haut, à droite, de cette vidéo. Il y a également un bouton pour les sous-titres, si vous souhaitez accéder aux sous-titres.
Si vous rencontrez des difficultés techniques lors de cette séance, essayez de vous déconnecter de votre VPN.
Nous avons un programme bien rempli aujourd'hui. Nous allons commencer par une petite mise à jour sur les progrès. Qu’est-ce qui a été accompli depuis notre dernier événement en juillet? Nous démontrerons ensuite comment l’intelligence artificielle est utilisée pour traiter les cas de l’arriéré plus rapidement.
Enfin, nous terminerons l’événement d’aujourd’hui par une séance de questions et réponses, où les participants en présentiel et ceux qui se joignent virtuellement auront l’occasion de poser des questions.
Nous vous encourageons à poser des questions tout au long de l’événement aussi, en vous connectant à slido.com avec le code « gcrhpaye ». N’oubliez pas de voter pour les questions de vos collègues aussi.
Nous tenons à rappeler à tout le monde de ne pas publier d’informations personnelles à Slido. Pour ceux qui sont présents dans la salle, il y a également des micros de chaque côté qui peuvent être utilisés pendant la période de questions et réponses.
[Graphique à l'écran montrant les informations pour se connecter à Slido]
Alors, sans plus tarder, permettez-moi de vous présenter notre panel aujourd’hui.
Christiane Fox, sous-greffière du Conseil privé et secrétaire associée du cabinet, Francis Trudel, dirigeant principal délégué des ressources humaines au Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada et Alex Benay, sous-ministre adjoint de la Gestion du capital humain au sein des Services publics et de l’Approvisionnement Canada.
Je vais maintenant passer la parole à la sous-greffière pour débuter la séance.
[Christiane Fox parle à une table avec Francis Trudel et Alex Benay assis à sa gauche.]
Merci beaucoup Mitos. C’est vraiment un plaisir d’être de retour, puis de faire le point sur les ressources humaines et le système de paye.
J’aimerais commencer premièrement à remercier tous les employés qui travaillent sur le système de paye. Ce n’est pas un travail facile.
(Texte à l'écran : Christiane Fox, sous-greffière du Conseil privé et secrétaire associée du cabinet)
Ça prend beaucoup d’énergie, d’innovation et ça prend des employés dédiés. Alors, merci beaucoup pour votre travail. Je pense qu’on voit vraiment les résultats de vos efforts. Puis, ce n’est pas passé inaperçu. J’admire vraiment votre engagement envers l’excellence, à l’intendance et aussi l’intégrité, qui font partie vraiment des valeurs éthiques de la fonction publique.
Alors, il y a trois mois, nous nous sommes réunis avec des fonctionnaires pour tenir des discussions sur les ressources humaines et la paye. Ce fut une étape importante qui a signalé un changement d’approche dans la façon dont nous allons communiquer avec vous.
Je pense qu’il y a eu vraiment une emphase sur la collaboration, puis écouter le point de vue des employés à travers la fonction publique et aussi ceux qui travaillent sur la transformation. Puis vraiment, notre objectif principal, c’est d’avoir un engagement continu et d’avoir des informations qui se partagent de façon régulière.
Alors, on vous invite de participer à chaque étape de ce processus, parce que c’est vraiment essentiel à notre progrès. Puis, on ne peut pas le réussir sans votre « input » et votre feedback.
Alors, comme Mitos l’a suggéré, la première mise à jour trimestrielle sur les ressources humaines et la paye ont eu lieu le 9 juillet. On est de retour aujourd’hui.
À l’époque, on a vraiment fait le point de rencontrer les employés, les syndicats et les médias.
[Graphique à l’écran]
(Titre du graphique : Récapitulatif : Ce que nous avons dit la dernière fois.)
(Texte sur le graphique;
C’est le 9 juillet 2024 qu’a eu lieu la première mise à jour trimestrielle sure les RH et la paye à l’intention des employés, des syndicats et des médias.
- « Nous devons faire les choses différemment en matière de RH et de paye. »
- Survol des leçons, des faits et des priorités en matière de RH et de paye.
- Travaux visant à stabiliser les opérations actuelles
- Mise en place d’une gouvernance, à des fins de responsabilisation et de transparence ;
- Lancement d’un projet piloté fondé sur l’IA pour le traitement de l’arriéré du Centre des services de paye ;
- Intégration de ministères à MesRHGC ; et
- Rationalisation des données sur les RH provenant des ministères grâce aux Actions unifiées pour la paye.
- Efforts déployés pour transformer les RH et la paye
- Acquisition d’un centre de données centralisé pour que les employés aient un seul dossier de RH au GC ; et
- Poursuite du développement et des essais à l’égard de Dayforce comme solution possible.
- Approche de transparence intrinsèque,
- « Nous voulons entendre ce que vous avez à dire. »)
C’était vraiment important pour nous que tout le monde reçoive cette information – la même information, en même temps. Il était important aussi que cette mise à jour vienne directement de la source. On va continuer avec cette approche.
Puis, on doit intégrer les ressources humaines et la paye d’une manière qui fonctionne pour vous. Nous devons faire état du processus, des progrès et des défis dans le cadre de la mise sur pied du nouveau système, tout en favorisant une culture qui reflète nos valeurs et qui établit une norme relative à la manière dont nous souhaitons travailler au sein du gouvernement du Canada aujourd’hui et à l’avenir.
L’intérêt que vous portez à cette mise à jour démontre à quel point elle est importante pour vous. Dans cet esprit, je vous invite à continuer à nous demander des comptes. S’il y a quelque chose que nous n’avez pas entendu aujourd’hui, un sujet, une question, une mise à jour, n’hésitez pas. Faites-nous le savoir. Bien sûr, si vous n’avez pas eu la chance de venir à la dernière mise à jour, je vous invite à la consulter en ligne.
Nous avons parlé de la nécessité de faire les choses différemment, du fait qu’il ne s’agit pas seulement de réparer le système Phénix. Notre processus est axé sur la communication et une approche transparente.
La dernière fois, on avait vraiment parlé du travail réalisé pour stabiliser les ressources humaines et la paye. Alors, on a parlé de la responsabilisation et la transparence. On a parlé de l’utilisation de l’intelligence artificielle dans nos dossiers de travail et l’intégration des ministères à MesRHGC. On a aussi parlé de la rationalisation des données pour les ressources humaines.
Alors en outre, nous avons parlé des efforts déployés pour transformer les ressources humaines et la paye, comme l'acquisition d’un centre de données centralisé, pour que les fonctionnaires aient un seul dossier de ressources humaines et la poursuite du développement et des essais à l’égard de Dayforce, une solution possible au problème de paye.
Je suis heureuse de vous dire que nous avons fait du progrès sur tous ces fronts au cours des derniers mois. À ce stage, plus de vingt fournisseurs ont confirmé leur intérêt en réponse à notre processus d’acquisition d’un centre de données centralisé. Leurs propositions sont en cours d’examen.
Deuxièmement, on a fait un pré-lancement de l’assistant virtuel avec intelligence artificielle. Ça a eu lieu le 22 août 2024. Les équipes sont en train de tester l’outil et de recueillir des données afin de l’améliorer, mais les résultats initiaux étaient très positifs.
Troisièmement, quatre des actions unifiées pour la paye ont été lancées dans l’ensemble du gouvernement. Donc, les ministères travaillent maintenant à la mise en œuvre de ces mesures dans leurs processus quotidiens.
Et, quatrièmement, les équipes des ressources humaines et de la paye ont organisé plusieurs ateliers avec des dizaines d’employés de différents ministères au mois d’août. Puis, on a entendu les observations, les frustrations, les suggestions pour les mettre en œuvre.
On a également lancé notre site Web restructuré sur Canada.ca, qui est vraiment une façon de faire une mise à jour sur le contenu de notre travail.
De plus, on a lancé une nouvelle page Facebook qui, vraiment, est un endroit pour les employés de poser les questions. C’est vraiment directement sur les ressources humaines et la paye. On a vraiment un accès direct aux personnes qui travaillent dans ce domaine, pour être en mesure de répondre à vos questions.
Par ailleurs, je suis heureuse de constater l’évolution de la manière dont nous communiquons par rapport à cette transformation, en fournissant des documents sur le portail du gouvernement ouvert.
Un élément important de notre travail au sein du comité du sous-ministre, c’est vraiment d’être transparent dans notre approche et partager les documents de décisions, les décisions qui sont prises à notre niveau.
Alors, c’est vraiment bien de voir que 50 types de documents différents ont été publiés. Il s’agit notamment de rapports, de présentations, l’ordre du jour de réunions et le compte rendu de nos décisions comme comité.
Ce n’est qu’un début. Les documents seront régulièrement publiés à l’avenir. Vous trouverez la liste complète à ouvert.canada.ca.
Bien entendu, l’une des choses les plus importantes pour nous, que nous avons mentionnée la dernière fois et que je vais partager encore une fois aujourd’hui, c’est qu’on veut vous entendre. Nous voulons entendre ce que vous avez à dire. Vos idées sont essentielles. Cette conversation va dans les deux sens. On veut être clairs que c’est vraiment une session de feedback et d’information. On n’aura pas toujours toutes les réponses précises, mais vous avez notre engagement d’un suivi et de répondre de nos connaissances établies aujourd’hui.
Cela se résume au respect envers les personnes. Je mène un dialogue actuellement de valeur éthique dans la fonction publique. Le respect de la personne, le respect de nos employés, l’écoute, les communications, l’engagement sont essentiels. La réussite de ce projet ne dépend pas uniquement de la solution informatique que nous allons utiliser. Il s’agit de changer la culture des ressources humaines et de la paye pour la rendre plus efficace et plus humaine.
Cela nous posera des défis à tous, mais je sais que nous, en tant que fonctionnaires, avons la résilience nécessaire pour réussir.
Donc, je suis très heureuse de participer à cette initiative et je suis partie de la conversation dans le futur. Alors, permettez-moi de souligner une dernière fois les progrès réalisés par ces équipes et par toutes les personnes concernées par les ressources et la paye. J’apprécie énormément votre travail et je vous remercie de votre présence aujourd’hui. Je passe maintenant la parole à Francis et Alex.
[Francis Trudel parle à une table avec Alex Benay assis à sa gauche et Christine Fox à sa droite.]
Merci, Chris. C’est pour moi aussi un plaisir d’être ici pour participer à cette deuxième séance, faire le suivi de la première du lancement de l’initiative de transparence, il y a quelques mois.
(Texte à l'écran : Francis Trudel, dirigeant principal délégué des ressources humaines au Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada)
Je pense, pour moi, que la meilleure façon de vous donner cette petite mise à jour, c’est de faire référence à cet acétate qui est sur l’écran, pour ceux – je pense que tout le monde y a accès, – un peu pour bâtir sur certains des messages clés qu’on a passés lors de la dernière séance et expliquer un peu où le Conseil du Trésor joue un rôle particulier dans ce projet d’ampleur.
Je fais référence ici à vraiment deux piliers principaux de travail qui sont faits sur le côté du Conseil du Trésor, c’est-à-dire la simplification des ressources humaines et de la paye, et l’agenda de normalisation des ressources humaines ou de standardisation.
[Graphique à l’écran.]
(Titre du graphique : Faire les choses différemment)
(Texte sur le graphique;
- Les défis actuels en matière des RH et de la paye mettent en lumière la nécessité d’examiner le secteur des RH et de la paye pour comprendre pourquoi nos systèmes ne peuvent pas fournir ce dont nous avons besoin, et plus important encore, ce dont vous avez besoin. Ce faisant, nous reconnaissons que les RH et la paye sont plus compliquées qu’elles ne devraient l’être, et nous prenons des mesures pour faire les choses différemment.
- Simplification des RH et de la paye – Nous travaillons avec les agents négociateurs pour simplifier les nombreuses règles des RH et de la paye présentes dans les politiques et les conventions collectives.
- Normalisation des RH et de la paye – Nous collaborons avec les ministères et les organismes pour promouvoir la cohérence en matière des RH et de la paye en adoptant des processus et des solutions communs.
- Des règles simplifiées, combinées à des processus et des solutions normalisés, nous aideront collectivement à obtenir de meilleurs résultats en matière des RH et de la paye, offrant donc un meilleur service aux employés, ce qui soutient de meilleurs résultats pour la fonction publique et pour les Canadiens et les Canadiennes.)
C’est un peu un anglicisme, mais c’est peut-être quelque chose que les gens se reconnaissent un peu plus. Ça paraît peut-être un peu simpliste, peut-être un peu minimaliste, si vous vous rappelez une des thématiques qu’on a eues lors de notre dernière rencontre. On travaille Alex et moi vraiment en complémentarité. On vit ce projet-là comme étant un projet, un enjeu collectif avec une solution collective. Donc, c’est un enjeu de complémentarité. Le Conseil du Trésor s’attaque sur ces deux points principaux-là.
Le premier pilier, peut-être juste pour vous rappeler un peu à quoi on fait référence, et les avancements qu’on a sur ce terrain-là, c’est celui de la simplification.
Je pense – Chris, tu me posais la question lors de la dernière séance, d’un peu expliquer la complexité de l’environnement dans lequel on travaille. Ce qui mène à cette complexité, c’est vraiment la nature même de l’organisation dans laquelle on travaille. Je faisais référence au gouvernement du Canada, étant le plus gros employeur au Canada. On parle de 400 000 personnes. On parle d’une régionalisation de l’ensemble de nos postes, de nos opérations.
Une centaine d’institutions, autour de 70 à 75 groupes occupationnels, 17 syndicats, 58 conventions collectives. Bref, vous comprenez que la complexité fait partie même de qui on est. Ça, on ne peut pas complètement s’en sortir. La conclusion qu’on avait, à la suite de cette conversation, c'était d’abord, d’une part, la détermination du fait que cette complexité a un impact sur les transactions en paye. Donc, c’est un peu inévitable, mais en même temps, on sait que ces transactions, on ne pourrait jamais rendre cet environnement complètement simple. Mais on ne veut pas non plus s'asseoir sur nos lauriers et se dire, parce que c’est compliqué, on le laisse comme ça. Il n’y a pas de simplification à faire.
Il y a des endroits, au niveau de nos conditions d’emploi, au niveau de nos façons de procéder, aux façons de nos gestionnaires d’opérer les transactions de ressources humaines qui vont amener certains éléments en transactions simplifiées, qui vont avoir un impact qui va minimiser, non seulement le « uptake » chez vous Alex, mais surtout les transactions manuelles qu’on veut minimiser au maximum.
Ça m’amène à faire peut-être juste une clarification. Lorsque je parle de simplification, j’entends souvent des gens un peu préoccupés, parce qu’on parle de leurs conditions d’emploi. Ils pensent qu’on arrive dans un exercice de simplification en pensant tenter de retirer ou de sortir de certains engagements dans les conditions qu’on a envers eux. Ce n’est pas du tout l'approche que nous prenons.
L’idée, ce n’est pas de minimiser les conditions d’emploi que vous avez, qui ont été négociées par vos agents syndicaux. C’est vraiment de les arrimer, de les standardiser, de prendre les meilleures pratiques dans certaines conventions collectives, par exemple, puis, de les appliquer à l’ensemble de l’entreprise pour avoir un impact institutionnel. Donc, on ne rentre pas dans ces conversations-là dans un but de retirer des conditions d’emploi. Ce n’est certainement pas l’intention.
Comment on fait ça? Bien, c’est assez simple. On doit s'asseoir avec les gens avec qui on négocie ces conditions d’emploi. Nos syndicats, les agents négociateurs qui sont responsables pour vous, les employés, de négocier les conditions d’emploi avec l’employeur.
Certains d’entre vous le savez déjà, lors de la dernière ronde de négociations de conventions collectives, nous avons négocié avec l'ensemble des syndicats une entente qui permet de s'asseoir et de négocier des conditions d’emploi qui ont des impacts sur la paye et se donner le droit, si on a une entente entre l’employeur et le syndicat, de réouvrir les conventions collectives et de simplifier certaines de ces conditions.
Ça fait un bon moment et en toute franchise, ça fait un bon moment que les syndicats attendent l’employeur de convoquer les syndicats à cette conversation-là. Ça a été un peu long. On doit s'assurer qu’on allait avoir des conversations sur des choses qui ont vraiment des impacts sur la paye. L’idée, ce n’est pas de réouvrir tout, mais de vraiment rouvrir les choses qui ont des impacts sur la paye.
Mais on voulait aussi s’assurer qu’on comprenait quelles étaient les alternatives. Il y des alternatives technologiques qui peuvent aussi permettre d'avoir une bonne réflexion sur – on parle quand même de fonds publics – on veut s'assurer qu’on négocie des solutions de simplifications qui sont les plus avantageuses pour nos fonds publics.
Avec tout ça, je suis content de vous informer que ce matin, nous avons rencontré les syndicats, dans un contexte de gouvernance syndicale et on a confirmé que nous étions maintenant prêts dans les prochaines semaines à convoquer les syndicats dans une conversation initiale, à savoir si on peut trouver des terrains d'entente pour négocier certaines de ces simplifications.
Je n’irai pas trop en détail, mais certains d'entre vous, sûrement, se posent des questions, à savoir de quelles conditions on parle? On a ciblé quatre endroits spécifiques sur lesquels on a annoncé aussi aux syndicats que nous aimerions discuter. Ce n’est pas – la conversation n’est pas fermée à autre chose – mais on a quatre endroits spécifiques. On parle des intérims à court terme. On parle de la liquidation des congés. On parle de la fameuse règle du dix jours. Certains d’entre vous la connaissent, c’est-à-dire que dans notre système, lorsqu’on travaille un minimum de dix jours, on peut avoir des bénéfices qui sont déterminés dans ce mois de travail-là. Je pense qu’il y a une meilleure façon d’administrer ça.
Peut-être l’endroit le plus complexe, ce qu’on appelle la détermination du salaire. Vous savez, il y a beaucoup de mobilité au sein de la fonction publique, que ce soit de la promotion, que ce soit de l’horizontalité, qu’on change de différent groupe occupationnel, tout ça nous amène à déterminer des salaires qui sont parfois très complexes à calculer et amènent des complexités où la simplification est possible.
Rapidement, le deuxième pilier de travail, c’est la standardisation. Si tout cela n’était pas assez compliqué comme conditions d’emploi, on a, en ce moment encore aujourd’hui, une trentaine de systèmes de ressources humaines, avec lesquels on opèrent dans notre entreprise. Il fut un temps où l’on en avait 70. On est rendus à 30. Il y a de l’amélioration, mais il y a encore énormément, énormément à faire. Quand on combine ça avec le fait qu’on a des centaines d’applications uniques dans le système, c’est ce qui fait qu’on se retrouve avec un système de gestion des ressources humaines très fragmenté et aussi des pratiques de gestion qui sont aussi très fragmentées.
Pour adresser cet enjeu, une des initiatives du Conseil du Trésor a été de lancer une directive d’orientation sur la normalisation et la modernisation des systèmes en ressources humaines.
En gros, ce que cette directive demande, c’est qu’elle exige aux ministères devront investir dans des nouveaux systèmes de ressources humaines, soit de les améliorer ou de changer. Ils devront passer à travers une gouvernance centrale pour qu’on s’assure qu’on regarde à la problématique dans l’ensemble de l’impact sur l’entreprise et non pas juste à l’intérieur d'un seul ministère.
La directive, aussi, établit le système, je dis MyGCHR en anglais, parce que c’est comme ça qu’on l’entend, MesRHGC, comme étant le système par défaut sur lequel les entreprises devraient se diriger. Évidemment, Alex pourra vous expliquer que ça ne veut pas dire qu’on va amener tout le monde nécessairement sur cette plateforme, parce qu’il y a des codes à faire qui auront un bon cas à démontrer. Puis, on pourra passer à la solution ultime directement, mais il y a une direction, encore une fois, dans notre standardisation de nos systèmes qui va nous amener dans le moins de systèmes possibles.
Donc, en fait, j’arrêterais là, peut-être, en finissant et en disant que ça reste une composante de la solution, que les actions – c’est un point que je veux juste renforcer et je vais finir là-dessus. Ces actions-là ne sont pas des actions uniquement bénéfiques pour le prochain système de ressources humaines. Ce sont des actions qui sont nécessaires et bénéfiques dans la plateforme actuelle, pour améliorer les conditions actuelles et une condition préalable à, éventuellement, passer à une solution qui sera celle qu’on appelle, la « next gen ». Alex?
[Alex Benay parle à une table avec Francis Trudel et Christine Fox à sa droite.]
Merci, Francis. Avant de commencer, je voulais également tenir à remercier toute la famille de la Gestion du capital humain, à travers tous les ministères qui participent au processus.
(Texte à l'écran : Alex Benay, sous-ministre adjoint de la Gestion du capital humain au sein des Services publics et de l’Approvisionnement Canada (Bureau de coordination de la paye d’entreprise))
Sans vous, on ne serait pas où on est présentement aujourd’hui. Donc, merci.
Puis, je tiens également à remercier vous deux, parce que je pense que tout l’historique du dossier RH et paye, il n’y a jamais eu un alignement aussi, je dirais, aligné, entre le bureau du Conseil privé, le secrétariat du Conseil du Trésor et SPAC. Merci pour votre leadership. Donc, on a voulu donner, à chacun de vous, une vue claire de ce que nous faisons de jour en jour, puis notre progression. C’est pour ça qu’on a rendu le tableau de bord que vous voyez en ligne disponible sur notre site Web.
[Graphique à l’écran.]
(Titre du graphique : Engagements : Suivre nos progrès)
(Texte du graphique :
- Progrès réalisés par rapport aux engagements de 2024-2025; données au 26 septembre 2024
- Opérations actuelles (2024-2025)
- Réduire l’arriéré net : 49 000 cas – 14 %
- Traiter les cas de l’arriéré ayant des répercussions financières : 19 000 cas – 43 %
- Éliminer les cas prioritaires et les cas de l’arriéré de SPC : 12 000 cas – 60 %
- Traiter des cas de l’arriéré pendant les activités normales : 81 000 cas – 39 %
- Adopter de nouvelles mesures en matière de paye (Actions unifiées pour la paye) : 7 mesures en vigueur – 57 %
- Intégrer 9 ministères à MesRHGC (système de RH provisoire du GC) : Terminé – 100 %
- Transformation (2024-2025)
- Acquisition d’un centre de données : Fournisseur recommandé – 38 %
- Projet pilote de centre de données : Environnement pilote prêt – 44 %
- Assistant virtuel fondé sur l’IA : Mis en oeuvre pour 3 types de cas testés – 35 %
- Développement et validation du système Dayforce (année 1) : Rapport sur la faisabilité terminé – 50 %
- Projet pilote de migration des données de SPAC et SPC vers Dayforce : Achevé – 55 %)
On parle de onze engagements clés, qui vont comprendre les jalons et les objectifs très spécifiques, qu’on va souhaiter atteindre d’ici la fin de l’année.
Au cours de ces mises à jour trimestrielles – donc selon toute évidence, on est dans la deuxième – nous allons vous présenter ce qui a été fait. Également, les défis, les réussites. Tout ce que nous avons rencontré dans les derniers mois. Donc, notre but, c’est d’être aussi transparents que possible.
Vous verrez que le tableau de bord est divisé en deux parties. Les opérations actuelles à gauche. Ça veut dire que c’est tout ce qui comprend les efforts visant à améliorer le système qu’on a présentement en place, jusqu'à ce que nous ayons le remplacement.
Puis, à droite, la transformation qui se concentre surtout sur les efforts en cours pour identifier un remplacement pour le système de paye Phénix et la plupart des trente systèmes de RH utilisés à l’échelle du gouvernement du Canada que vous avez entendu Francis le mentionner, il y a quelques instants.
Notre engagement en matière de transparence commence par la publication du tableau de bord, que vous voyez, afin que tous puissent le voir. C’est ce que la transparence – c’est ça qu’on entend. On veut que les chiffres parlent pour eux-mêmes et que les résultats soient bons ou mauvais, ils vont être publiés et disponibles en ligne. Cet outil sert non seulement à informer les gens, il va permettre aussi d’amorcer des conversations importantes. Si les choses vont bien, c’est fantastique. Parlons de ce que ça veut dire pour vous et de la date à laquelle vous pouvez vous attendre à des résultats.
Mais on veut également être transparents si les choses n’avancent pas aussi vite que nous le voudrions. On va discuter des défis auxquels nous sommes confrontés et des efforts en place pour nous remettre sur la bonne voie.
Tout aussi important, si jamais les choses vont mal et que vous avez des idées brillantes, c’est certain qu’on veut les entendre, parce que le problème de la situation de la paye affecte tous les employés du gouvernement du Canada.
Donc, par rapport aux opérations actuelles, on commence à la gauche. Le premier item, c’est réduire l’arriéré net. C’est la situation la plus complexe qu’on a devant nous, car il y a de nombreux facteurs qui ne nous permettent pas de contrôler nécessairement le résultat.
Principalement, le volume de cas entrants. Il s’agit de nouveaux cas nécessitant une intervention manuelle qui continuent d’entrer à chaque jour, au-delà de ce que le système de paye peut traiter automatiquement.
Donc, qu’est-ce que ça veut dire? C’est que ça requiert une intervention manuelle. Donc, avec le nombre de cas entrants qui demeure toujours aussi élevé, il est beaucoup plus difficile de réduire l’arriéré. À mesure qu’on élimine les cas, ça veut dire que beaucoup d’autres cas peuvent se rajouter tout aussi rapidement.
Donc, en examinant les chiffres, nous avons prévu une réduction nette de l’arriéré d’environ 49 000 cas pour cette année financière. Jusqu’à présent, on a réussi à réduire tout près de 7 000 cas, donc environ 14 % de notre objectif.
Donc, c’est certainement un domaine dans lequel on doit faire mieux, mais c’est un domaine dans lequel on ne contrôle pas toutes les interventions, comme je l’ai mentionné.
Par rapport au cas de l’arriéré avec des implications financières, donc, le deuxième item à gauche, au-delà de la réduction des cas arriérés nets, on s’est aussi fixé l’objectif de fermer certains types de cas. Donc, nous avons 19 000 cas dans l’arriéré qui ont de fortes chances d’avoir un impact financier important sur les employés.
Il s’agit ici de cas complexes, dont le traitement peut prendre plusieurs heures, des fois des jours, mais qui sont essentiels à notre engagement. Donc, au cours du dernier trimestre, nous avons fermé plus de 5 000 cas prioritaires, ce qui nous permet, qui nous amène un total, je dirais d’environ d’un peu plus de 8 000 cas. Donc, 43 % de l’objectif pour l’exercice fiscal en cours.
En nous concentrant d’abord sur ces cas, nous sommes en mesure de nous assurer que les employés qui ont le plus besoin d'aide sont priorisés. Puis, de s’assurer qu’il y ait le moins d’impact financier possible sur les employés du gouvernement du Canada.
Notre troisième item, les cas de l’arriéré pour Services partagés Canada. SPAC aussi s’est engagé à traiter 12 000 cas de paye en suspend que les employés de Services partagés Canada avaient en date, à partir du mois d’avril 2024.
L’objectif ici, c’est de s’assurer que Services partagés Canada n’ait pas de cas de paye datant de plus d’un an, d’ici le mois d’avril 2025. La raison pourquoi c’est important, c’est que ça va préparer le ministère au succès dans les essais à venir de la solution RH et de paye Dayforce, au nom du gouvernement du Canada. En date du 26 septembre de cette année fiscale, nous avons fermé plus de 7 000 cas, ce qui nous amène à environ 60 % de cet objectif.
Par rapport aux cas de l’arriéré et les activités normales – ce qu’on veut dire par cet item, donc le quatrième item à la gauche, c’est qu’on estimait être capables de fermer environ 81 000 autres cas de l’arriéré. Essayez de dire ça dix fois rapidement! Donc, seront traités dans le cadre de l’opération régulière ou de cas connexes.
Donc, ce que ça veut dire pour nous, c’est la fermeture de cas dans les arriérés de façon générale, qui se passe de jour en jour. Donc, depuis le début de l’exercice fiscal, on a été capables de traiter un peu moins de 32 000 cas, atteignant 39 % de notre objectif, d’ici la fin de l’année fiscale. Le travail continue et dans le fond, essentiel, afin de maintenir tous nos élans par rapport à la réduction de l’arriéré et pour améliorer l’efficacité des services des ressources humaines et de paye dans l’ensemble du gouvernement du Canada. Dans l’ensemble, malgré le travail acharné de nos agents de rémunération, le nombre élevé de cas entrants au Centre de paye signifie qu’on travaille constamment juste pour maintenir le rythme.
Alors, qu’est-ce qu’on peut faire pour soutenir les efforts – je dirais souvent, inhumain des employés au Centre de la paye? C'est pour ça qu’on a introduit les actions unifiées pour la paye. Donc, quelques mots par rapport à cette initiative. Il s’agit de l’équation de l’arriéré net. Il y a deux options qui sont à notre disposition vraiment pour traiter les arriérés : soit on adresse les stratégies visant à réduire le nombre de cas entrants ou on augmente la capacité du Centre de paye d’être capable de traiter ces arriérés. Donc, on a vraiment juste deux réactions par rapport à la situation actuelle.
On agit donc sur les deux fronts en même temps. Je vous dirais probablement pour la première fois, de façon aussi unifiée depuis les huit dernières années.
Donc, en mai 2024, SPAC et le Secrétariat du Conseil du Trésor ont annoncé sept nouvelles mesures visant à réduire le nombre de cas nécessitant une intervention manuelle. On a communiqué nos attentes vis-à-vis leur mise en place par les ministères et les agences au cours de l’exercice fiscal. Jusqu’à présent, on a mis en place quatre des sept mesures, ce qui signifie qu’on a atteint environ 57 % de l’objectif. Donc, je vous donne un exemple. Une de ces mesures impose aux ministères et aux agences qui sont desservies par le Centre de la paye, de maximiser l’utilisation de la fonction de libre-service dans Phénix.
Nous avons aussi imposé des échéanciers pour certaines sortes de transactions de ressources humaines. Celles-ci doivent maintenant, dorénavant, prendre effet le jeudi suivant le jour de la paye, afin de minimiser les interventions manuelles.
Les ministères travaillent fort pour mettre pleinement en œuvre ces mesures. Certaines sont plus complexes que d’autres. Elles vont prendre plus de temps, c’est certain, mais même si cela va être difficile, on doit arrêter de chercher des excuses et plutôt normaliser les opérations des ressources humaines, afin d’atténuer l’impact sur les opérations de la paye le plus possible. C’est une première étape, je vous dirais, pour travailler en tant qu’entreprise, à la transition de la culture RH et de la paye. Ça va être essentiel à une transition éventuelle vers un nouveau système de paye, que nous soyons capables de travailler de la même façon.
Donc, si je passe au dernier – je pense que je suis rendu au dernier item à gauche. Intégrer des nouveaux ministères à MesRHGC. Comme l’a mentionné Francis, un autre objectif important de l’approche intégrée des RH et de la paye va être de réduire le nombre de systèmes de ressources humaines dans l’ensemble du gouvernement du Canada, alors qu’on se prépare pour Dayforce.
Pour faire progresser la normalisation des RH et de la paye, nous intégrons de nouveaux ministères au système MesRHGC comme mesure provisoire, afin d'améliorer la gestion normalisée des ressources humaines. À la fin de la dernière année financière, on avait 49 ministères qui avaient migré vers MesRHGC.
Depuis ce temps-là, nous avons intégré neuf ministères de plus, ce qui fait 58 ministères au total, qui utilisent MesRHGC. Cela signifie que nous avons atteint officiellement notre objectif pour cette année fiscale, mais on ne s’arrête pas là! Ça, c’est certain. Nous avons déjà lancé un projet d’intégration avec 13 nouvelles organisations, qui devrait être complété au cours de la prochaine année financière ou un peu plus tard.
Donc ça, c’est par rapport à nos opérations actuelles, avec le système qu’on a en place, pour s’assurer qu’on ne focus pas nécessairement strictement sur le futur d’un nouveau système, mais qu’on essaie de réparer et de mettre en ordre le plus de nos opérations actuelles possibles.
Dans le domaine de la transformation, la plateforme actuelle n’est pas adaptée à nos besoins. C’est certain qu’on doit progresser vers une transformation éventuelle de notre écosystème.
Tout en explorant un nouveau système de ressources humaines et de paye, on s’efforce également à améliorer la gestion de nos données, surtout celles des données relatives aux employés.
Notre vision est de créer une approche centralisée ou un profil unique pour l’employé. Comme ça, ça va vous suivre, du moment où vous êtes embauché, jusqu'au moment où vous prenez votre retraite. Grâce à une meilleure gestion des données et un centre de données harmonisé, l’attente frustrante d’au moins 18 mois pour transférer votre dossier d'un ministère à un autre, devrait prendre fin. Donc, au lieu de ça, vos données ne se déplaceront jamais.
Elles vont strictement rester à l’intérieur de ce qu’on va appeler, notre DataHub, notre hub pour les données, sans être transférées, comme un dossier d’un ministère à un autre. Donc, par rapport à l’acquisition d’un centre de données, le premier item à droite, pour réaliser cette vision, on s’est engagés à deux activités au cours de l’année financière.
La première consiste à lancer le processus d’acquisition pour le centre de données dont Chris a mentionné dans ses interventions. D’ici la fin de l’année financière, notre objectif va être de recommander un ou plusieurs fournisseurs, mais avant d’en arriver là, on a quelques étapes à franchir. Donc au printemps, on a lancé une demande d’information qui s’est achevée en juillet. Le processus s’est terminé avec une soumission, comme Chris a mentionné, au-dessus de 20 fournisseurs. Le chiffre exact est 23.
Donc, ça a été une énorme réponse à notre demande d’information au sein du secteur privé, pour essayer de nous aider à résoudre notre situation de gestion de données.
En plus et deuxièmement, il y a le projet pilote du Centre de données. Notre objectif est de mettre en place un environnement pilote d’ici la fin de l’année financière. C’est un projet qui comporte de nombreux éléments en mouvement. Je vous promets plus de détails à ce sujet à la session de janvier.
Troisièmement, par rapport à la transformation – vous avez entendu Chris mentionner l’intelligence artificielle (IA), l’assistant virtuel fondé sur l’intelligence artificielle. C'est un outil qu’on a exploré pour aider à réduire l’arriéré et façonner l'avenir des ressources humaines et de la paye.
Cette année financière, on s'est engagé à tester sur trois types de cas spécifiques : le congé sans solde, les intérimaires et les intérimaires exclus. Ces cas sont essentiels, parce qu’ils vont nous permettre de peaufiner l’outil et de s’assurer qu’il atteint le taux de précision dont on a besoin, avant de pouvoir le mettre en œuvre dans tout le centre de paye. Donc le 22 août, on a lancé un projet pilote avec 30 agents du Centre de la paye, en nous concentrant uniquement sur les types de cas intérimaires.
La décision a été prise de se concentrer sur les intérimaires, parce qu’ils représentent le plus grand pourcentage des cas de l’arriéré. Il a été déterminé que c’est là que l’outil pourrait avoir le plus d’impact positif. Donc, à ce jour, il a été testé sur plus d’un millier de cas. Je suis heureux de vous dire aujourd’hui que les résultats sont assez prometteurs.
Donc, la précision des calculs par notre engin d’intelligence artificielle, demeure à 100 %, après avoir testé 1 000 cas. Donc, la vérification des faits pour les fonctionnalités, comme la fonction de clavardage que vous allez voir en démonstration très bientôt, est environ à 79 %. Donc, quand on demande une question à la machine, 79 % du temps, elle nous répond de façon appropriée. La cohérence des réponses, c’est-à-dire de fournir des informations véridiques au fil du temps et dans différents contextes de façon consistante, est à 83 %.
Donc, les prochaines étapes consistent à poursuivre le développement, les tests et l’assurance de qualité de notre outil d’intelligence artificielle et d’établir des critères d’évaluation pour une future décision de mise en œuvre. On envisage de mettre en place, dans le cas des arriérés, d’ici l’hiver 2025.
Par rapport à Dayforce, l'année dernière, nous avons examiné de près si un logiciel de service de la sorte pourrait être une solution viable pour les besoins complexes qu’on a au gouvernement du Canada.
Il a été déterminé et on l'a publié dans le rapport que c’était possible. Donc, on s’attelle maintenant à confirmer la faisabilité du système Dayforce. Essentiellement, ce que cela signifie, c’est qu’on veut confirmer que le système possède les bonnes fonctionnalités et qu’il peut être configuré pour répondre à notre réalité en matière des ressources humaines et de paye. De toute évidence, on prend de nombreuses conventions collectives, tel que Francis le mentionnait, mais avec des exigences différentes en matière de gestion d’horaires, par exemple. Donc, l'accent est mis sur la garantie que les lacunes qu’on découvre peuvent être comblées grâce à la collecte, la validation, aux tests des exigences et à la garantie que Dayforce est équipé pour y répondre.
Mais, on ne fait pas que de l’analyse… Pour être clairs, nous sommes en train de construire notre solution du futur et nous serons dans un hall d’entrée ou une cafétéria près de chez vous d’ici les prochains mois. J’en dirai un peu plus à ce sujet à la prochaine acétate. Donc, l'achèvement des travaux de faisabilité donnera lieu à la recommandation finale, d’ici la fin de l’exercice financier, sur la possibilité ou non d'adapter le système aux besoins spécifiques du gouvernement. Nous avons maintenant la moitié du chemin de fait vers la remise de notre rapport de faisabilité. C'est l’avant-dernier item que vous voyez à droite.
Je vous promets que j’achève. C'est juste que, comme vous voyez, il y a beaucoup de travail qui s’est fait au cours du dernier trimestre. Donc, le dernier item, c'est la migration des données. Nous avons lancé des essais d’une nouvelle solution dont nous devons, je dirais, pour adresser la migration des données dans nos systèmes actuels vers Dayforce. Nous avons présentement atteint 55 % de notre objectif, ce qui veut dire que nous sommes en bonne voie pour migrer les données de SPAC et de Services partagés Canada, comme j’ai mentionné, vers Dayforce, d’ici la fin de l’année financière en cours.
Au cours des trois mois derniers, notre équipe a été occupée à préparer à migrer le premier groupe de données. Ça implique des tests détaillés, des analyses et des nettoyages de données pour s'assurer que tout reste exact et intact pendant le transfert.
[Graphique à l’écran.]
(Titre du graphique : Consultation : Ce que nous avons entendu)
(Texte du graphique :
- Les faits
- 6 ateliers sur les opérations de paye actuelles et la transformation des RH et de la paye.
- 48 employés de 10 ministères.
- environ 400 commentaires et questions.
- Je souhaite que…
- « les responsables du système admettent leurs erreurs, sans se défiler. »
- « nous ayons accès à un guichet unique pour tout! »
- Je veux savoir…
- « quelles seront les incidences sur moi. »
- « quels sont les objectifs de la transformation. »
- Les thèmes
- Ne pas avoir ce qui se passe ou comment réagir est l’une des principales sources de frustration. C’est le cas pour de nombreuses situations, comme :
- les cas du Centre des services de paye;
- les mutations; et
- les congés parentaux et autres congés.
- Lorsque l’information est disponible, elle est difficile à trouver et à interpréter; il est utile de pouvoir parler à un humain, que ce soit par l’intermédiaire du centre d’appels, des réseaux personnels ou des médias sociaux.
- L’IA et l’automatisation sont perçues avec optimisme et scepticisme – parfois par les mêmes personnes.)
- Ne pas avoir ce qui se passe ou comment réagir est l’une des principales sources de frustration. C’est le cas pour de nombreuses situations, comme :
- Lisez le Rapport sur ce que nous avons entendu maintenant
Donc, terminons en parlant des consultations, qui constituent une part importante de nos efforts, à la prochaine acétate. Comme l'a mentionné la sous-greffière, on veut que ce soit une conversation. On ne veut pas que ce soit une conversation à sens unique où l’on se contente de vous parler. On veut savoir ce que vous pensez. On veut être au courant des cas les plus, je dirais, critiques qu’on veut entendre parler de vous pour pouvoir justement façonner notre solution du futur et nos efforts actuels. On veut entendre directement ce que vous avez à dire et incorporer ce que vous avez à dire, ce que vous avez appris, dans notre travail de jour en jour. Par exemple, en août, on a organisé des ateliers en anglais et en français avec des employés de plus de 10 ministères, pour discuter de problèmes actuels et des domaines dans lesquels vous voulez en savoir plus, en ce qui a trait aux ressources humaines et à la paye.
On l'a dit en juillet, puis je vais le répéter aujourd’hui, il faut faire les choses différemment, si l’on veut s’attendre à un différent résultat. Donc, ceci veut également dire qu’on met l’humain au centre de notre conception. On se concentre sur les personnes qui dépendent des systèmes que nous sommes en train de développer.
On s’engage à faire en sorte que vos besoins passent en premier. Donc, nos consultations se poursuivront cet automne avec le lancement de deux séries de séances de consultations. Donc, en nous appuyant, premièrement sur le projet pilote lancé en août, les séances de sensibilisation des utilisateurs nous aideront à recueillir des informations sur l’expérience des utilisateurs, afin que vous soyez bien informés des changements à venir. La date officielle du lancement est le 9 octobre. Pour participer, vous devrez vous inscrire sur notre site Web. Donc, restez à l’écoute.
Nous commencerons également à visiter les halls d'entrée du gouvernement du Canada partout à travers le pays, où des animateurs seront sur place pour vous aider à interagir directement avec la plateforme Dayforce, via des tablettes. Cela vous permettra de vous familiariser avec le système et avec le projet de transformation des ressources humaines et de la paye, de manière plus générale. Notre engagement en matière de transparence consiste également à partager, de manière proactive, un large éventail de documents qui sont élaborés pour éclairer la voie à suivre.
Donc aujourd’hui, je suis heureux de vous annoncer qu’on a publié notre premier ensemble de documents. Donc, 50 types de documents différents, nous offrant un aperçu des progrès réalisés au cours des dernières semaines. Ces publications auront lieu tous les trimestres. Vous allez pouvoir voir, de trimestre en trimestre, notre évolution et tous les types de documents que Chris a mentionnés.
Donc, je souhaite conclure en vous donnant un aperçu de ce que notre agent d’intelligence artificielle de cas et son fonctionnement. Une partie de notre engagement en matière de transparence consiste à nous assurer que vous avez un aperçu du travail effectué sur les opérations actuelles et sur la transformation. Ce que vous allez voir sous peu, dans le fond, c’est une démonstration de l’outil, qui a été développé et lancé le mois dernier, au Centre de la paye. Donc, j’aimerais, à ce point-ci, donner la parole à John, pour nous donner une mise à jour sur notre projet d'intelligence artificielle.
[Graphiques à l'écran]
(Titre du graphique : L’assistant virtuel d’IA)
(Écran montrant l'outil de conseil)
[John Kirk qui parle près du podium.]
Merci, Alex. Ça me fait vraiment plaisir d’être ici, parmi vous, aujourd’hui, pour vous présenter une vue d’ensemble du travail que nous avons effectué en utilisant l’intelligence artificielle, pendant la dernière année et effectivement, pour réduire l’arriéré. Comme plusieurs d’entre vous le savez déjà, il y a plus de 200 cas de payes en attente. En fait, ils sont en attente de plus d’un an et certains depuis 2016.
(Texte à l'écran : John Kirk, Directeur Général, Innovation des données et IA, Services publics et Approvisionnement Canada)
Ces cas représentent un énorme effort pour nos agents et une complexité qui nécessite de les traiter de façon très manuelle. Alors, nous avons tenté d’embaucher plus d’agents, mais le nombre de cas continue d’augmenter. Nous n’arrivons jamais à reprendre le dessus ou bien à maîtriser le nombre de cas total. Alors, comment l’intelligence artificielle pourrait peut-être nous aider? On s’est lancé dans ce défi pendant la dernière année. En fait, en début d’année fiscale, pour avoir une compréhension de cette question pour identifier une réponse. Nous avons pu mettre au point un prototype. Ce prototype a fait l’objet d’un lancement informel avec des données réelles, au mois d’août. Alors, le 22 août, ce qui a été précisé par Alex, auparavant, dans un environnement pilote.
Ce que nous faisons présentement, c’est la vérification de l’efficacité, ainsi que la précision. Pour mettre un petit plus d’emphase, quand je parle d’efficacité, on parle de la vérification du temps d’exécution des tâches, les taux d’erreurs et la satisfaction de l’utilisateur. Pour la précision, on parle notamment des calculs. Est-ce qu’ils sont corrects? Est-ce que l’outil génère des notes de cas qui sont exacts? Est-ce que les réponses aux questions sont fiables? Est-ce qu’elles font référence aux bons extraits d’information dans nos conventions collectives et dans nos politiques et directives?
Je suis très heureux de vous partager ce qu’Alex a déjà dit. C’est que les états préliminaires de nos tests indiquent un taux de précision de 80 % pour les réponses générées par l’intelligence artificielle. Alors ça, c’est le chatbot, comme on dit, et 100 % pour les calculs de paye effectués dans la solution.
Alors, pour nous préparer au passage à la production complète, l’équipe doit se concentrer sur les activités clés, notamment la formation de 30 agents de rémunération à l’utilisation de l’assistant virtuel, à l’amélioration continue de notre intelligence artificielle, pour qu’elle puisse traiter des cas qui sont de plus en plus complexes. Alors, encore une fois, diminuer l’effort manuel. Évidemment, la réalisation d’un examen indépendant de notre algorithme et de l’architecture de l’intelligence artificielle par une tierce partie, à la publication de l’algorithme de l’intelligence artificielle et toutes les données relatives aux résultats des tests. Alors, au cours de cet exercice, comme on l’a dit, on traite trois types de cas principalement. Les cas intérimaires, les intérimaires exclus, ainsi que les congés sans solde.
Notre objectif, c’est d’atteindre un taux de précision minimum de 80 % pour l’intelligence artificielle. Alors, pour le clavardage, comme on avait déjà dit, est de maintenir notre 100 % pour les calculs, afin que la machine puisse traiter en masse tous les cas intérimaires arriérés et que les agents chargés de la rémunération puissent procéder à l’audit et à l’assurance, en espérant que ce soit plus ou moins en janvier 2025. Évidemment, on ne peut pas procéder de l’avant sans avoir les contrôles et les bilans en place.
Alors, on va procéder à l’examen des résultats de l’intelligence artificielle pour détecter tout biais possible ou toute propagation d’informations erronées. Puis aussi, l’analyse de l’ACS Plus. On a mis en place un comité interne d’éthique opérationnelle de l’intelligence artificielle et un comité consultatif externe pour l’intelligence artificielle. Évidemment, il y a aussi les débuts de la création d’une filière de talents avec l’intelligence artificielle, en collaboration avec trois universités et institutions : Intelligence artificielle du Canada. Je sais que vous êtes tous ici pour voir la solution. Alors, on va procéder à la démonstration. Pendant qu’on la porte à l’écran, je voulais aussi porter à votre attention à certains faits clés ici.
[Graphiques à l'écran, une série d'écrans montrant l'outil de conseil en matière d’affaires et comment un conseiller peut facilement traiter un processus intérimaire.]
Alors, le but, ce n’est jamais de remplacer l’individu. C’est d’augmenter sa capacité.
C’est de lui donner toutes les informations pertinentes à traiter un cas, de signaler certains aspects pour traiter un cas qui va l’aider à procéder de façon plus intuitive, de lui présenter toutes les informations, pour qu’il puisse faire une validation. Alors ici, vous voyez un intérimaire à l’écran. On va procéder à poser une question à l’assistant virtuel, pour s’assurer qu’on a les bonnes informations pour bien traiter le cas. En même temps, on va démontrer certaines interventions, comme le calendrier pour vérifier les dates, s’assurer que la personne est éligible à un boni de langue dans ce cas-ci.
Pendant ce temps, l’assistant virtuel nous a présenté une réponse à la question. Il nous a donné un lien pour qu’on puisse cibler, puis aller un petit plus approfondi, s’il y a un besoin. En faisant la continuité du cas, on va présenter le statut de la rémunération. On va identifier les taux de paye qui devraient être ciblés, soit pour l’intérimaire, ainsi que pour leur paye actuelle. Après ça, il y a des calculs des montants qui sont dus. Alors, si l’on se pose la question, si les agents ne sont pas certains, ils peuvent aller cibler les informations qui démontrent pourquoi telle information est présentée.
Quels calculs ont été entrepris par la machine? Ils peuvent affecter un changement aux calculs, s’ils voient quelque chose qui est erroné. Alors, on l’attrape tout de suite par la vérification. Après ça, ils peuvent continuer à traiter le cas. Quelque chose qui prend un énorme effort actuellement, c’est d’aller chercher toutes les informations. Ici, c’est déjà présenté et consolidé. On a même été chercher les conventions collectives, les taux horaires qui doivent être affectés et on les a préparés côte à côte. En même temps, au lieu d’avoir à préparer nos notes de cas de façon manuelle, elles sont déjà rédigées par l’intelligence artificielle. On procède simplement à une vérification, ainsi qu’aux mesures qui ont été entreprises par l’intelligence artificielle, pour nous aider à traiter le cas.
Quand la vérification est complétée, ils peuvent simplement fermer le cas et les actions sont finies. Alors, vous pouvez voir, ici, dans l’espace de quelques minutes, au lieu d’une heure ou plus, on a pu traiter un cas, avec évidemment, le soutien et l’aide de l’intelligence artificielle. Alors, en procédant toujours avec l’utilisation de l’intelligence artificielle, il y a d’autres contraintes qui vont être mises en place. On doit se tenir à un plus haut standard de vérifications. Je suis désolé, habituellement, je connais tout ça comme ça, mais j’ai oublié quelques notes.
Bon! Ce n’est pas grave. J’ai déjà prononcé qu’on allait procéder à la vérification indépendante, qu’on allait la publier sur le site Internet et qu’on allait rendre tous nos comptes à la vérification des agents centraux, ainsi qu’à une vérificatrice interne. Alors, c’est un petit peu ça l’intelligence artificielle au sein des Ressources humaines et de la paye. J’aimerais inviter Mitos à revenir, pour qu’elle puisse procéder avec la séance de questions et de réponses. Je vous remercie de votre temps.
[Mitos San Diego qui parle au podium.]
Merci beaucoup pour la démonstration Jonathan. Nous sommes maintenant à la période de questions et réponses.
Je vais commencer par vous rappeler que cet événement est enregistré et sera publié sur notre site Web.
[Graphique à l’écran : Période de questions et un code QR que les participants peuvent scanner pour rejoindre sur Slido.]
Si vous participez de façon virtuelle, veuillez-vous connecter à Slido, en utilisant le code QR sur l’écran, en tapant le code #GCRHPaye.
N’oubliez pas de voter aussi en faveur des questions de vos collègues. Nous aimerions rappeler à tout le monde de ne pas publier d’informations personnelles sur Slido. Même si nous ne répondons pas à votre question aujourd’hui, ne vous inquiétez pas, votre contribution est extrêmement importante.
Elle nous aide à savoir ce que vous souhaitez entendre la prochaine fois et quelles ressources ou orientations nous devrions créer pour mieux répondre à vos questions et vos besoins. Alors, ne vous retenez pas! Demandez-nous.
Nous avons une équipe spécialisée qui examinera toutes vos questions, aussi après l’événement, afin de trouver des moyens pratiques d’y répondre dans les prochaines mises à jour trimestrielles. Pour ceux d’entre vous qui sont dans la salle ici, n’hésitez pas à vous aligner derrière l’un ou l’autre des micros situés à gauche et à droite.
Essayez de vous limiter à une seule question et d’être bref, afin que nous puissions répondre au plus grand nombre d’entre vous.
Est-ce qu’il y a des questions dans la salle? On va commencer par une question ici. On peut appeler au Centre de paye plusieurs fois pour la même question et obtenir une réponse différente. Comment pallier à cela? Ça, c’est une question dirigée pour Alex, pour commencer.
[Alex Benay parle.]
Oui, ça commence bien. Merci pour votre question. Je pense qu’il y a deux ou trois items importants. Le premier, c’est que l’intelligence artificielle que vous êtes en train de voir au Centre de la paye, on veut adopter une approche en intelligence artificielle à l’intérieur, je dirais, du Centre de contact pour les employés, premièrement.
S'assurer que les agents qui sont au téléphone aient tous la même information, à tous les appels. Puis, qu’il y ait un suivi qui soit fait et géré par un agent en intelligence artificielle pour faciliter la tâche. De un. De deux, on est également tranquillement en train de regarder comment on pourrait rajouter de la transparence, davantage de transparence dans le processus lorsque vous appelez. Donc, savoir où votre billet en est rendu, pour que vous pouviez suivre son cheminement. Ça va prendre un peu de temps.
Les outils qu’on a présentement en place ne sont pas les outils qui nous permettent de faire ça de façon, je dirais, très facile. Puis de deux, on veut également s’assurer qu’on gère l’information privée qu’on gère. Donc, il va falloir s’assurer de le faire, je dirais, de petits pas en petits pas, mais ça fait partie des choses qu’on regarde à travers le Centre de contact au client, de s’assurer qu’on est capables de rajouter une transparence davantage à ce niveau-là.
[Mitos San Diego parle.]
Merci pour la réponse. Est-ce que je continue? Est-ce que je regarde vers la salle? Je continue? Donc, encore pour Alex. Des cas sont fermés sans explication et peuvent dater de plus de deux ans. Pour les stats, le cas est réglé, mais il ne l’est pas. Quelles actions sont prises?
[Alex Benay parle.]
Je dirais – premièrement, les actions, chez nous, si les cas sont fermés, nous, moi-même personnellement, j’aimerais ça le savoir. Ce n’est pas une pratique qu’on encourage souvent. Ce n’est pas pour minimiser la question ou l’impact de la question, c’est juste que ce n’est pas quelque chose que l’on fait nécessairement régulièrement.
Il va y avoir des instants où l’on ferme un cas. Puis, il y a plusieurs cas qui sont entourés, je dirais, qui entouraient le cas en particulier. Donc, lorsqu’on règle un cas, puis qu’il y a d’autres cas qui entourent, souvent, on va les fermer. Donc ça, c’est de un. De deux, laissez-nous savoir si jamais ça arrive, parce que ce n’est pas quelque chose qui est nécessairement – si vous pensez qu’il y a eu un impact sur votre paye, c’est certain qu’on veut le savoir.
Donc, la raison pour laquelle on fermerait, comme j’ai mentionné, c’est à cause qu’on est en train de fermer les cas qui touchent au cas, mais si c’est quelque chose qui a un impact financier, c’est certain qu’il faut qu’on le sache.
Donc, je vous dirais, on a plusieurs, différents mécanismes. Vous pouvez nous contacter, que ce soit par Facebook, que ce soit par appel. On va même commencer à répondre à des questions sur Reddit. Donc, on veut aller où les gens se situent, puis où vous commencez à demander vos questions, parce qu’on veut offrir le meilleur service possible. Donc, si jamais, il y a une avenue qu’on ne couvre pas d’ici les prochains mois, laissez-nous savoir.
[Mitos San Diego parle.]
Parfait, merci. Prochaine question. Question générale pour les trois panélistes. Certains employés refusent des opportunités d’emploi, parce qu’ils craignent d’avoir des problèmes de paye. Comment pouvez-vous rassurer ces employés?
[Christine Fox parle.]
Je peux peut-être commencer, parce qu’en fait, j’en ai discuté avec un individu qui était exactement dans cette situation. Puis, je dois dire que ça m’inquiète énormément que les gens prendraient des décisions de carrière à cause des impacts de paye. Ce qui fait en sorte que c’est pour ça qu’on démontre un peu de l’urgence à régler un peu les défis que les gens, par lesquels les gens vont peut-être passer. Alors, je dirais quelques petites choses importantes. Premièrement, j’espère que les décisions de carrière, c’est vraiment pour les meilleures opportunités de l’individu.
Puis, je dirais qu’il y a des choses que vous pouvez faire pour aider le système, en termes que c’est vos décisions, partager avec les gestionnaires, encourager les gestionnaires à partager de façon à temps les informations par rapport à votre cas. Ce n’est pas votre responsabilité comme telle. C’est la responsabilité de la gestion. Mais en même temps, la précision des informations et des données est clé.
Mais ce qu’on présente aujourd’hui, c’est vraiment pour peut-être vous donner des informations qui vont, j’espère, vous rassurer, en termes de l’engagement pour le futur, puis pour s’assurer qu’on a un système fiable, où l’on peut éviter des questions comme celle-ci, parce que c’est une question importante. Puis, je reconnais les défis. Ça m’inquiète que les gens prennent des décisions de carrière face au système de paye.
Donc, tout ce qui a été présenté aujourd’hui, tout ce qui va suivre, c’est vraiment pour minimiser les impacts et avoir un système de paye qui fonctionne pour nos employés et les fonctionnaires. Je pense que la précision des données, le partage d’information avec la gestion, le travail avec votre gestionnaire pour le transfert, pour que ce soit efficace, je pense que c’est plus des choses qui peuvent aider, mais le système qu’on met en place et les informations qui ont été partagées aujourd’hui, c’est vraiment pour éviter ce cas.
[Francis Trudel parle.]
Je suis complètement d’accord avec l’inquiétude à laquelle tu fais référence avec la question. En fait, il y a une inquiétude au niveau individuel, c’est-à-dire la mobilité, puis le mouvement d’un employé à l’intérieur de l’entreprise, mais il y a aussi une préoccupation institutionnelle là-dessus. On veut que nos employés puissent bouger, aller travailler dans les endroits où il y a une plus grande contribution possible, où ils sont heureux d’aller travailler. Bref, tous les avantages qui viennent avec ça.
Je fais l’hypothèse qu’il n’y a quand même pas une quantité excessive de situations comme celle-là, mais moi, ce que je dirais au niveau pragmatique, c’est que j’encouragerais un employé qui franchement, se questionne avant de faire une mobilité comme celle-là, de soulever cette préoccupation directement avec leur gestionnaire, immédiatement, de nous amener dans cette équation-là pour rassurer l’employé que les choses seront faites pour ne pas limiter cette mobilité-là, qui est vraiment nécessaire, d’intérêt pour l’individu, puis de l’intérêt pour l’institution également.
[Alex Benay parle.]
Juste de mon côté, rapidement, de toute évidence, je suis d’accord avec mes collègues. Je dirais quelques items. Oui, c’est absolument la responsabilité de l’employeur de s’assurer que le transfert est fait, mais vous, en tant qu’employés, je vous dirais, ne lâchez pas prise. Puis, assurez-vous que votre dossier vous suit. Donc, contactez votre ministère que vous quittez. Contactez le ministère auquel vous transférez, parce que souvent, ce n’est pas toujours des situations où c’est un système de paye, le problème. Nous, on ne reçoit pas l’information, des fois, avant un ou deux ans plus tard. Donc, ça traîne quelque part dans le système. Donc, assurez-vous, s’il-vous-plaît, de suivre votre dossier. De deux, le centre de données que j’ai mentionné par rapport au « dashboard » qu’on a présenté, c’est exactement le problème qu’on veut éviter. C’est inconcevable pour moi, dans l’année 2024, que notre dossier d’employé nous suit, comme si c’était un dossier papier, qui souvent, l’est, d’un ministère à un autre, quand on a l’Internet. Donc, le projet pilote qu’on met en place cette année, on se cherche des gens pour nous aider. Donc, si vous avez du vécu, si vous avez des idées, on va en parler davantage au mois de janvier, mais on veut entendre parler de vous, parce qu’on veut que vous fassiez partie du processus pour s’assurer qu’on règle le problème une fois pour toute.
[Mitos San Diego parle.]
Merci beaucoup à vous trois pour ces réponses précises. Donc, une autre question rapide pour le groupe. Comment pouvons-nous être rassurés sur le fait que les RH seront centralisées, alors que la centralisation du système de paye a fait tellement de dommages?
[Christine Fox parle.]
Je peux peut-être commencer. Je vais aller très rapidement. Je dirais, premièrement, effectivement, le système qui a été centralisé n’a pas été une réussite avec Phénix et on le reconnaît. Je pense que ce n’était pas nécessairement le défi de la centralisation, mais c’est l’approche qu’on a prise de faire tout en même temps. Puis, on n’a pas pris l’approche de faire ça par phases, pour apprendre, pour s’ajuster, pour s’assurer un succès.
Alors, ce que vous allez remarquer qui est différent dans cette approche, c’est vraiment de ne pas faire un lancement qui comporte tous les ministères, tous les employés en même temps, mais vraiment de regarder une centralisation pour que les données d’un employé voyagent avec l’employé. Une centralisation pour qu’on puisse naviguer un système qui est moins complexe et une centralisation qui est faite par phase, pour s’assurer un succès.
[Francis Trudel parle.]
Une mise en œuvre diligente, étapiste, je pourrais dire. Si on combine ça avec le désir ou la direction qu’on prend où l’on va minimiser non seulement le nombre de systèmes qu’on a, ça veut dire que par l’entremise d’un système centralisé, un système qui s’applique à l’ensemble de l’entreprise, ça génère des pratiques de gestion RH derrière qui, elles aussi, sont standardisées les unes aux autres. C’est une espèce de combinaison d’améliorations qui, je pense, va minimiser le risque très, très réel qu’on a vécu en 2016.
[Alex Benay parle.]
Oui, puis pour terminer, bien, moi aussi. Écoutez, totalement, encore totalement d’accord. C’est un peu plate même comme panel, mais 100 % d’accord avec vos commentaires. Je vous dirais, selon Gauss Guilroy qui est une des révisions de tiers partie qu’on a eu en 2017, je crois qu’on est la seule entité au monde d’avoir séparé notre système de paye des systèmes des ressources humaines, de la façon qu’on l’a fait.
Puis ça, c’est le cœur de notre problème. Donc, il faudrait moins parler de centralisation des ressources humaines, mais plutôt de standardisation de la manière d’opérer. Donc, un exemple, si vous n’avez jamais eu l’occasion de travailler pour une grosse compagnie multinationale, on se fait engager le même jour tout le temps, le jour après la paye.
Donc, ce n’est pas une question de centralisation, c’est juste une question que les grosses compagnies multinationales engagent tout le temps les mêmes jours, le jour après la paye, pour éviter les problèmes de paye. Donc, c’est vers ça qu’il faut qu’on commence à se diriger en tant qu’entité. C’est la standardisation. Peut-être moins de parler de centralisation, mais plutôt de standardiser nos approches.
[Mitos San Diego parle.]
Nous avons une question dans la salle. Est-ce qu’on peut prendre le temps de la prendre? L’équipe technique? Oui? Bonjour, merci.
[Renée de Bellefeuille parle.]
Bonjour. Mon nom est Renée de Bellefeuille, sous-ministre adjointe principale au Service canadien du renseignement de sécurité et aussi présidente du Conseil des ressources humaines. Donc, monsieur Benay, quand vous dîtes, si vous avez de l’expérience, je peux parler au nom de la communauté des ressources humaines. On est là.
Le Conseil des ressources humaines est là. Francis, comme tu sais, moi, j’ai travaillé sur l’entente des dommages Phénix en 2019 à 2021, pendant mon « stint » au bureau de la dirigeante principale des ressources humaines et aussi je suis cheffe de ressources humaines dans un organisme distinct avec des particularités de part la protection d’identité des employés.
Alors ici, devant tout le monde – puis j’ai l’accord du Conseil des ressources humaines de vous offrir notre aide, parce qu’il y a beaucoup d’expériences vécues, puis beaucoup de discussions qu’on a eues avec les agents négociateurs et ça nous ferait plaisir de partager cette expérience-là pour le succès du projet. C’est important pour - - Puis, on parle de valeurs éthiques. C’est bien payer nos employés. Ça fait partie de nos valeurs fondamentales comme fonction publique. Donc, je vous remercie.
[Francis Trudel parle.]
Je suis évidemment, complètement biaisé avec la communauté des ressources humaines. Merci, Renée. Merci à la communauté d’être disponible. La Communauté des ressources humaines est un peu au cœur, si vous voulez, de ces points d’ancrage-là, avec les gestionnaires qui agissent comme des acteurs importants dans le système, dans le processus RH, avec les employés eux-mêmes, les agents syndicaux dans les ministères. Puis aussi, les interpeller avec nous qui sont dans le design du système. Donc, merci Renée pour ça.
[Alex Benay parle.]
Puis, de notre côté, c’est certain qu’on va prendre toute l’aide qu’on peut. Je pense que ça répond même en partie à la dernière question. Comment rassurer les gens, quand j’ai mentionné que le leadership – on est étroitement, bien, je veux dire, on se parle à tous les jours quasiment. Puis, en plus de ça, on a le leadership de la Communauté des ressources humaines.
Donc, ça fait juste démontrer, encore une fois, je pense que cette fois-ci, il y a un alignement, une communication, puis un engagement qui, je dirais, c’est plutôt un village. Ça va prendre le village en entier pour réparer le problème.
[Mitos San Diego parle.]
Merci beaucoup. Une heure passe vite. Alors, c’est déjà la fin de la séance de questions et réponses. Merci à tous de vous être joints à nous aujourd’hui. Voilà qui conclut cette mise à jour trimestrielle. N’oubliez pas de consulter notre site Web à l’adresse : canada.ca/gc-rh-paye.
[Graphique à l’écran]
(Titre du graphique: Merci!)
(Texte sur le graphique; Envoyer-nous vos commentaires, vos questions et vos suggestions par courriel : spac.gchrpaye-gchrpay-pspc@tpsgc-pwgsc.gc.ca
(Pour en savoir plus https://www.canada.ca/gc-rh-paye)
Vous y trouvez non seulement tout ce que nous avons abordé aujourd’hui, mais aussi notre deuxième rapport d’étape trimestriel. Il couvre davantage de sujets sur lesquels nous travaillons dans le domaine des RH et de la paye et dont on n’a pas eu l’occasion de discuter aujourd’hui. Alors, ne manquez pas de le lire. Vous y trouverez également un lien vers les documents que nous avons publiés sur le portail du gouvernement ouvert pour un accès rapide. Si vous avez d’autres questions, n’hésitez pas à nous contacter via l’adresse électronique affichée à l’écran.
N’oubliez pas aussi de suivre notre page Facebook : Paye et avantages sociaux des employés du GC. C’est un excellent moyen de se tenir au courant des dernières nouvelles et annonces et d’avoir à portée de main des conseils fiables en matière de RH et paye.
Je tiens à remercier chaleureusement nos intervenants d’être présents et nous tenir informés. Merci également à tous ceux qui ont fait l’effort de venir en personne aujourd’hui, malgré la pluie et leurs horaires chargés. Quant aux participants virtuels, nous vous remercions d’avoir été à l’écoute, de vous être exprimés pendant la période de questions et réponses.
Enfin, nous tenons à saluer l’équipe de gestion de l’événement de SPAC et l’équipe qui a organisé cet événement. Merci d’avoir veillé au bon déroulement de l’événement. Sur ce, nous vous donnons rendez-vous à la nouvelle année, pour la prochaine mise à jour, qui aura lieu en janvier. Merci encore! Bonne fin de journée!
(Texte à l’écran : Passez nous voir : facebook.com/PayeAvantagesSociauxEmployésGC, Web : Centre de contact avec la clientèle – Canada.ca)
(Texte à l’écran : ISBN P4-156/2024F-MP4, Catalogue 978-0-660-74007-2)
(Signature de Services publics et Approvisionnement Canada)
(Mot-symbole « Canada »)
Fin de la vidéo
Questions et réponses abordées pendant la session en anglais
Le nouveau système sera-t-il accessible à partir de la maison sur des dispositifs autres que ceux du gouvernement du Canada pour que nous puissions l’utiliser pendant un congé, par exemple?
Alex Benay : Tout juste la semaine dernière, Francis et moi avons rencontré des clients – des clients de Dayforce – qui venaient de partout dans le monde, et nous étions très enthousiasmés par l’accessibilité mobile du nouveau système. De la possibilité pour un gestionnaire d’approuver des mouvements sur son téléphone, de la possibilité pour un employé de consulter des renseignements. Je sais que cela ne semble pas être une grande innovation, mais nous avons tous vu à quel point des efforts ont été déployés pour rendre accessibles les renseignements actuels sur la paye. L’accès était très transparent et très facile. Donc, oui, l’objectif ici est de vous permettre, une fois la nouvelle solution déployée, de réaliser des mouvements de RH et de consulter votre paye, peu importe où vous êtes.
Bonjour. Je m’appelle Shyam Shukla. Je suis chef d’équipe des TI à la Garde côtière canadienne. Vous savez peut-être que la Garde côtière canadienne a adopté un ensemble de règles des plus uniques, je pense que c’est le moindre que l’on puisse dire, surtout en ce qui concerne le personnel navigant par rapport au personnel terrestre. Et je crois que nous utilisons également l’un des 30 systèmes que vous avez mentionnés et qui pourraient avoir besoin d’être mis à jour bientôt. La question que je veux vous poser aujourd’hui est la suivante : lorsque vous parlez de simplifier les règles du travail, quelle est l’incidence de l’article 105 de la Loi sur les relations de travail dans le secteur public fédéral, qui, essentiellement, interdit toute négociation avant la période de quatre mois qui précède l’échéance d’une convention collective? Par exemple, je crois comprendre que les agents négociateurs ne peuvent pas négocier si la convention collective ne vient pas à échéance dans les quatre mois. De toute évidence, si une simplification et une normalisation à grande échelle doivent avoir lieu, le temps pourrait manquer. Il faudra peut-être attendre quatre ou cinq ans après l’échéance d’une convention avant que la simplification et la normalisation ne soient mises en place. J’aimerais donc savoir ce que vous en pensez.
Francis Trudel : C’est une excellente question. La négociation collective est un processus long et compliqué, vous avez raison. Dans une négociation collective, on met toutes les conditions d’emploi sur la table, on discute de ce qu’on veut conserver, de ce qu’on veut changer du point de vue de l’employeur ou de l’agent négociateur.
L’avantage que nous avons dans cette situation, s’il y a un avantage, c’est que notre cible est très, très précise, que nous visons un ensemble de conditions d’emploi très, très restreint qui peut avoir une incidence sur la paye. L’agent négociateur le sait. L’employeur le sait. Nous avons tous les deux le même objectif, c’est à dire essayer d’améliorer la situation pour nos membres ou nos employés. C’est pourquoi, lors de la dernière ronde de négociation collective, nous avons signé un protocole d’entente qui, essentiellement, nous permettait l’un et l’autre, d’un commun accord, d’avancer des secteurs d’amélioration possible sans avoir à attendre la prochaine ronde de négociation. Peut-on s’entendre pour s’asseoir et négocier là-dessus? Et tout le monde était d’accord avec ça. Nous avons donc signé cette entente, qui nous permet essentiellement de nous asseoir et de discuter. J’espère que nous trouverons des solutions mutuellement acceptables et à des coûts raisonnables pour les contribuables, et que nous accepterons de rouvrir les conventions collectives et d’apporter ces changements sans avoir à attendre l’échéance des dernières conventions collectives. C’est donc l’avantage que nous donne notre cible très, très précise – et vous avez raison, dans votre ministère, les conditions d’emploi sont assez particulières. Oui.
Shyam Shukla : Je suis désolé, mais j’aimerais ajouter quelque chose. La confiance à l’égard des protocoles d’entente est assez faible compte tenu de la directive sur le retour au bureau, alors je suis sûr que vous pouvez comprendre mes réserves. Donc, de votre point de vue, sera-t-il possible de contourner l’article 105 pour les besoins des efforts de simplification et de normalisation?
Alex Benay : Désolé, je ne suis pas certain que nous comprenions votre question.
Shyam Shukla : Désolé.
Francis Trudel : Vous dites donc essentiellement que le niveau de confiance est plutôt faible. Je suis tout à fait d’accord pour dire qu’il y a une hésitation, mais à propos d’ententes générales visant à discuter de différentes choses du point de vue de l’employeur. Dans ce cas-ci, l’entente a été négociée lors de la dernière ronde de négociation, et les deux parties ont convenu que ces efforts en valent la peine pour les employés. Toutefois, je ne suis pas complètement naïf. Ce que nous allons mettre sur la table, ce dont nous voulons discuter, ce n’est peut-être pas exactement ce dont les agents négociateurs veulent discuter, et c’est correct. C’est l’essence même de la négociation. Du côté de l’employeur, je dirais que nous sommes prêts à parler aussi d’éléments que nous n’apportons pas à la table, mais nous devons voir que ces éléments contribueront réellement à améliorer la paye, parce que c’est là-dessus que nous mettons l’accent.
Shyam Shukla : Merci beaucoup.
Christiane Fox : Je voulais simplement intervenir en prenant un peu de recul et sans entrer dans les détails de l’article 105. À mon arrivée, je n’avais pas nécessairement d’expérience en ressources humaines, mais je pense qu’il y a des complexités dans le système de la Garde côtière et d’autres organisations, vous savez, qu’il s’agisse des agents frontaliers, des gardiens de prison, etc. Comme notre effectif est diversifié et complexe, je pense que c’est légitime. Mais en même temps, je pense que nous avons pris l’habitude de créer des règles par ministère parce que, vous savez, nous pensons bien collectivement, mais chacun réclame ce qu’il croit être son dû parce qu’il est spécial pour une raison X ou Y. Et je pense qu’une partie des efforts de simplification consiste à prendre du recul, parce qu’aucun système ne pourra prendre en charge un tel nombre d’exceptions. Je pense donc que nous avons la responsabilité de nous regarder dans le miroir et de dire, vous savez, toutes les multinationales dans le monde procèdent à leurs embauches le lendemain du jour de paye, par exemple. C’est quelque chose que nous pouvons faire. C’est quelque chose que nous pouvons contrôler et qui allège le fardeau imposé au système. Ce sont des exemples de ce genre que nous proposons aux ministères. Donc, il est question de technologie, mais aussi de changement de culture, de simplification de nos processus et de conserver dans notre système uniquement les véritables exceptions. C’est tout ce que je voulais ajouter. Merci.
Alex Benay : Un autre petit mot rapide, Mitos. Je suis désolé. Je vais avoir des ennuis avec vous après. Toutes mes excuses. Mais pour ajouter à la réponse de Chris, nous ne sommes pas toujours si différents non plus, n’est-ce pas? Donc, pendant que la Garde côtière a besoin de nominations intérimaires d’une durée de 5, 10 ou 15 minutes parce qu’il y a présence d’une personne sur un pont, Sobeys, un fournisseur canadien, doit rajuster ses payes toutes les cinq minutes parce que les caissiers échangent leurs quarts de travail, par exemple. Donc, du point de vue des systèmes – en passant, je ne veux pas ainsi comparer les fonctions de la Garde côtière, j’espère ne pas m’attirer des problèmes pour ça – mais du point de vue des systèmes, la situation de Sobeys peut être plus complexe que celle de la Garde côtière. Vous me suivez? C’est ce que nous devons comprendre, en plus de faire la distinction entre, d’une part, ce qui a besoin d’être simplifié et ce qui doit être négocié et, d’autre part, ce que nous pourrions simplement convenir collectivement comme étant la bonne pratique. Nous devons également comprendre que nous ne sommes peut-être pas si différents du point de vue des systèmes; il sera très important d’avoir cette conversation avec tout le monde dans la salle.
Quelles leçons avez-vous tirées de la mise en œuvre de Phénix pour veiller à ce que les erreurs ne soient pas répétées avec le nouveau système de paye? Je n’ai aucun doute que bien des gens sont anxieux.
Christiane Fox : Je peux commencer. Tout d’abord, je pense que plus d’efforts sont déployés et qu’on ne cherche pas à résoudre le problème uniquement grâce à la technologie; on se penche sur la technologie requise, la simplification des RH et le changement de culture dont nous avons besoin pour être en mesure de payer les gens à temps et avec exactitude. Je crois donc que les efforts que nous déployons pour simplifier les RH permettront d’obtenir de meilleurs résultats. Voilà pour le premier point.
Le deuxième point, je pense qu’un des problèmes vient du fait que l’intégration dans le système Phénix a été trop rapide et trop ambitieuse. Nous devons donc planifier minutieusement l’intégration et procéder un ministère ou un petit groupe de ministères à la fois, tirer des leçons de la transition et de la migration, puis nous adapter en conséquence et adopter une approche plus progressive, ce qui, nous en avons tous convenu, est l’approche à adopter.
Enfin, je pense que la formation, le soutien et les investissements dont nous avons besoin pour assurer la réussite du projet et pour que les gens puissent s’y retrouver dans le système actuel et passer à un nouveau système seront très importants. Donc, une approche progressive, de la formation et l’établissement de liens entre la transformation et la culture des RH.
Francis Trudel : Il y a tant à dire. Je suis sûr qu’il existe quelques livres sur la façon de répondre à cette question. Mais tout à fait, le caractère non approprié de l’approche de migration radicale a été l’une des leçons tirées de tout cela. Je vais simplement faire un petit ajout du point de vue du SCT, à titre de propriétaire fonctionnel. Nous avons fait des compromis dans le passé, et j’ai l’impression que nous n’en ferons pas à ce stade-ci, et je le dis sachant bien que la sous-greffière, qui est assise à côté de nous, appuie cette approche, c’est-à-dire que nous consacrerons beaucoup de temps à l’évaluation de l’état de préparation opérationnelle avant d’agir sur quelque front que ce soit. Même dans le cadre d’une approche progressive, nous investirons temps et argent dans l’évaluation de l’état de préparation opérationnelle. L’autre élément qui va de pair avec cela, c’est la gestion du changement : lorsqu’on évalue l’état de préparation, on relève des écarts. Nous devons nous assurer de combler ces écarts en matière de préparation opérationnelle, et je vise tous les intervenants. Nous parlons beaucoup des agents des RH. Bien sûr, les agents des RH jouent un rôle important à cet égard. En ce qui concerne la technologie, absolument. Toutefois, les comportements des gestionnaires et la façon dont ils mettent en œuvre les conditions d’emploi sont aussi importants. Comment traitent ils leurs mouvements en temps opportun, tout en préservant l’intégrité des données? Donc, sous l’angle des opérations, je suis très rassuré de voir que chaque discussion que nous avons semble être appuyée, avalisée, même du côté du financement.
Alex Benay : Pour revenir sur les propos de Francis, il y a beaucoup d’exemples. La bonne nouvelle, c’est que j’ai beaucoup de choix, même si je suis le troisième à intervenir. Pour rassurer les gens, si on empile les rapports externes sur le sujet, ils arrivent à peu près à cette hauteur. À environ à 4 pieds de haut. On parle de rapports du Sénat, de Goss Gilroy et de la vérificatrice générale. Dans nos plans, nous avons littéralement intégré chacune des recommandations tirées de ces rapports. Certaines recommandations ne sont plus pertinentes, mais la vaste majorité d’entre elles – celles qui restent pertinentes – ont été intégrées à nos plans. Par exemple, on nous a répété des dizaines de fois qu’une gestion centralisée des données est essentielle. Pourtant, nous n’avons jamais pris des mesures en ce sens. Maintenant, nous le faisons. Ainsi, nous avons examiné tous ces rapports; ils font partie de la stratégie et nous l’exécutons comme il se doit. Il ne s’agit pas seulement d’une stratégie. On ne parle pas ici de documents à reléguer aux oubliettes. En fait, nous élaborons des produits en fonction de ces enseignements qu’ils contiennent.
La deuxième chose qui, à mon avis, est aussi super importante, c’est que, lorsque j’ai accepté le poste, je ne savais pas dans quelle mesure tous les éléments fonctionneraient bien ensemble. C’était l’une de mes grandes préoccupations parce qu’il s’agit d’un problème de communauté, pour ainsi dire. C’est un problème à l’échelle du gouvernement du Canada. Et je dois dire, même si ce n’est pas toujours facile, et je suis sûr que Francis sera d’accord, c’est que l’entente est parfaite entre le Conseil du Trésor, le Bureau du Conseil privé et SPAC à ce sujet. Nous formons véritablement une seule équipe. Francis et moi communiquons probablement l’un avec l’autre une fois par jour. Oui, plus souvent que cela. Honnêtement, je suis surpris de ne pas avoir encore attrapé votre rhume. Nous nous parlons très régulièrement. Et je sais que Chris, en tant que coprésidente du Groupe de parrainage des sous ministres, participe aux discussions une fois par semaine. Une telle collaboration n’a jamais été vue auparavant. Nous formons vraiment une seule équipe, et c’est très différent, je crois, de tout ce qui a été fait par le passé. Et de mon point de vue, en tout cas, cette collaboration augure bien.
Le nouveau programme utilise l’intelligence artificielle. Comment pouvez-vous garantir qu’il fonctionnera correctement quand certains modèles d’intelligence artificielle fournissent des renseignements inexacts, complètement erronés?
Alex Benay : Non, eh bien, c’est une excellente question, et franchement, elle me préoccupe tous les jours. Donc, l’approche que nous avons adoptée, et John en a parlé brièvement tantôt, c’est de simplement rendre public tout ce que nous allons faire. Je pense que c’est la première fois qu’un projet d’IA du secteur public – peut-être une première dans le monde, mais certainement une première au Canada –, que l’algorithme lui-même, l’outil lui-même est disponible en ligne. La plupart des gens ne seront pas en mesure de déchiffrer tous ces 0 et 1, tous ces bits et ces octets, mais c’est juste un exemple de la façon dont nous nous y prendrons pour agir en toute transparence. Lorsque nous mandaterons un tiers pour évaluer l’exactitude des données, nous n’exécuterons pas nous-mêmes les calculs nécessaires, c’est le validateur tiers qui le fera. Et, dans le cadre de la transparence intégrée, nous en diffuserons publiquement les résultats. Nous n’allons pas cacher les résultats. Donc, si nous devons apporter des ajustements, nous le ferons. La raison pour laquelle nous ne lançons pas l’outil maintenant, malgré le fait qu’on peut s’entendre sur le fait qu’il génère déjà des résultats aussi précis que l’humain, c’est pour effectuer tous ces tests et en publier les résultats pour nous assurer qu’ils sont aussi exacts que nous le disons. Le taux d’exactitude des humains n’est pas à 95 % ni à 100 % à l’heure actuelle. Nous nous en servirons donc comme base de référence, et ce sera notre baromètre quant au pourcentage d’exactitude auquel nous pouvons mener l’outil, quant à la mesure à laquelle nous pouvons nous approcher du 100 %. Vous verrez tout. Tout sera divulgué. Je vais le répéter. Si quelqu’un dans la salle ou en ligne possède des aptitudes avancées en matière d’IA et est disposé à aider, nous voulons de cette aide. Et c’est en quelque sorte l’objectif de la transparence intégrée : nous assurer que tous nos plus grands connaisseurs contribuent au projet.
Chris.
Christiane Fox : Oui. Je souhaitais simplement ajouter quelque chose qui n’a pas de lien particulier avec cette question, parce que je pense que John et Alex y ont bien répondu, mais on nous a déjà posé des questions ou fait part de préoccupations à l’égard des répercussions de l’outil sur les conseillers à la paye. Et je pense que, comme John l’a déjà dit, ce qui est vraiment important ici, c’est que nous nous penchons sur certaines des tâches manuelles qui sont inefficientes, difficiles, longues ou qui ajoutent au fardeau quotidien, et sur la façon dont nous pouvons retirer ces tâches ennuyantes du calepin des employés et utiliser la technologie pour leur permettre de consacrer davantage de temps aux cas complexes, aux tâches complexes qui leur reviennent. Donc, ce n’est vraiment pas une question de privilégier une approche plutôt que l’autre. Nous voulons utiliser la technologie pour réellement compléter notre effectif qualifié.
Je pense que le dossier de la paye peut facilement nuire au recrutement. Comment peut-on recruter de bons candidats quand les employés actuels leur disent que les problèmes de paye sont nombreux?
Christiane Fox : Je peux commencer. Tout d’abord, je pense que nous devons être honnêtes au sujet des défis que nous avons dû relever, ne pas nous en cacher, et faire preuve de transparence envers nos employés actuels et, bien sûr, envers les personnes que nous voulons recruter. Mais je pense que je suis extrêmement fière d’être fonctionnaire. J’ai vu ce que fait la fonction publique partout au pays, dans le monde, tous les jours, et je pense que nous sommes tous des ambassadeurs de la fonction publique et que nous devons parler des défis, bien sûr, mais aussi des possibilités qui s’offrent aux fonctionnaires. Je pense que nous devons parler de l’avenir du système de paye et de notre objectif en tant qu’organisation. Je pense que nous devons mettre l’accent sur le talent et les possibilités et, franchement, rassurer les gens qui veulent se joindre à nous. Je dis cela en sachant que des gens ont actuellement des problèmes de paye à cause du système, et je pense donc que nous devons constamment démontrer que nous n’ignorons pas le problème, mais que nous l’affrontons. Que nous avons des solutions. Juste être honnêtes à ce sujet, sans perdre de vue notre rôle en tant que fonctionnaires, pour recruter les meilleurs et les plus brillants et parler de ce que cela signifie d’être fonctionnaire. Ce que cela signifie sur le plan de l’excellence. Être au service de la population canadienne. Servir la démocratie. Avoir la possibilité de se joindre à un employeur qui, à mon avis, est plutôt fantastique. Il faut donc que ce soit une conversation honnête, mais les problèmes de paye ne peuvent pas diminuer les avantages de se joindre à cette institution.
Alex Benay : Oui. Je veux dire – je suis d’accord, évidemment, sur tous les points soulevés, et c’est une histoire personnelle. Je suis revenu. J’aimerais me considérer comme un candidat acceptable, peut-être pas un bon candidat. Il est donc possible de convaincre des gens de se joindre à la fonction publique pour toutes les raisons que Chris a mentionnées. Première chose.
Deuxième chose, je ne veux pas minimiser nos problèmes, mais d’autres institutions ont aussi des problèmes de paye, n’est-ce pas? Nous n’avons pas le monopole de ces problèmes, même si l’échelle et le niveau de nos problèmes sont une autre histoire. Mais ce genre de problèmes administratifs surviennent dans beaucoup d’autres organisations également. Je voulais simplement le dire. Vous pourriez faire une recherche sur le sujet dans Google. Vous verrez les histoires qui ont été rendues publiques. Toutefois, beaucoup de ces histoires ne sont pas rendues publiques. Je pense que nous serons en mesure, pour revenir à ce que disait Chris, de montrer en quelque sorte que oui, la direction dans laquelle nous allons est prometteuse et que nous prenons des mesures pour régler nos problèmes. La différence, c’est qu’en tant qu’institution publique, nous devons répondre à ces questions publiquement, n’est-ce pas? Maintenant, le dernier point.
Mon dernier point, c’est que les problèmes de paye n’ont pas nui à notre capacité de recruter au sein du portefeuille de la Gestion du capital humain. Au dernier trimestre, nous avons lancé un appel d’intérêt à l’intention des fonctionnaires souhaitant venir travailler avec nous. Nous pensions obtenir quelques centaines de candidatures. 4 600 personnes ont manifesté leur intérêt à travailler dans le domaine de la paye. J’ai fait une seule publication sur LinkedIn. La pire erreur de ma vie, car ma boîte de réception a été inondée. Donc, il n’y a pas pénurie de gens qui sont prêts à se jeter dans le feu. Nous ne manquons pas de gens qui sont déjà en plein cœur du feu, et qui tentent de l’éteindre depuis des années. Donc, je suis conscient qu’il ne s’agit que d’un petit sous-ensemble de la vaste fonction publique, les gens qui sont disposés à contribuer à la résolution de ce problème ne manquent pas de courage ni de dévouement.
Les employés seront-ils en mesure, comme avant, de parler au conseiller en rémunération qui traite leur paye lorsque le nouveau système sera lancé?
Alex Benay : C’est une excellente question. La réponse courte, c’est que rien n’est exclu pour le moment. Nous nous penchons sur le nouveau système. Nous nous penchons également sur le modèle de fonctionnement du Centre des services de paye. Plus précisément, allons-nous conserver le modèle actuel des équipes mixtes? Allons-nous passer à autre chose? Allons-nous permettre aux employés de communiquer avec les conseillers en rémunération? Comment le bureau d’aide peut-il résoudre plus de problèmes à son niveau et ainsi éviter que vous ayez à vous adresser au Centre des services de paye? Nous examinons toutes ces questions. La réponse à la question, c’est que tant que nous n’aurons pas pris notre décision à propos de la future technologie et que nous ne nous serons pas assurés de comprendre comment elle fonctionne, il nous sera difficile de dire « oui », mais, de façon générale, la tendance est vers un plus grand accès plutôt que le contraire. C’est dans cette direction que nous voulons aller. Nous voulons rendre l’expérience plus humaine. Nous pourrons faire un suivi au sujet de cet engagement au cours de prochaines séances.