Évaluation du programme de gestion de l’information de l’ACFC — Réponse et plan d’action de la direction
Recommandation 1
Étendre le cadre de gouvernance de la gestion de l’information à tous les dépôts ministériels.
Réponse de la direction
En accord
Bureau de première responsabilité
Services de gestion des données et d’adoption du numérique
Produit livrable
- Documenter le processus d’élimination des documents papier.
- Documenter le processus d’élimination des documents conservés dans GCdocs.
- Établir et documenter le processus d’élimination des documents éphémères.
- Publier des documents de référence rapide pour permettre aux utilisateurs finaux de mieux comprendre les activités de conservation et d’élimination à l’ACFC.
- Effectuer une analyse des lacunes dans GCdocs.
Échéancier
- T2 de 2025-2026
- T3 de 2025-2026
- T4 de 2025-2026
- T4 de 2025-2026
- T4 de 2025-2026
Recommandation 2
Mettre en œuvre le soutien de la direction et les directives appropriées de l’équipe chargée de la gestion et de l’adoption des données pour les responsables de données afin d’assurer l’application de saines pratiques de gestion de l’information dans l’ensemble de l’Agence.
Réponse de la direction
En accord
Bureau de première responsabilité
Services de gestion des données et d’adoption du numérique
Produit livrable
- Élaborer et distribuer une trousse décrivant les pratiques exemplaires, les guides de référence rapide et les principales activités pour les responsables de données.
- Organiser des réunions régulières entre l’équipe des services de gestion des données et d’adoption numérique et les responsables des données.
- Mettre en place un mécanisme officiel pour faire le suivi des recommandations formulées par les responsables de données à l’intention de l’équipe de GI-TI.
Échéancier
- T4 de 2025-2026
- T1 de 2025-2026
- T3 de 2025-2026
Recommandation 3
Renforcer la surveillance dans les dépôts de données en fixant des objectifs et en assurant l’élaboration et la mise en œuvre de mécanismes de surveillance pour mesurer les activités de gestion de l’information et en rendre compte
Réponse de la direction
En accord
Bureau de première responsabilité
Services de gestion des données et d’adoption du numérique
Produit livrable
- Élaborer un tableau de bord pour la gestion de l’information et la santé des données, afin de surveiller le respect de la directive sur les services et le numérique, avec des données mensuelles et trimestrielles.
- Rendre compte chaque année de l’état de la gestion de l’information au CODI.
Échéancier
- T4 de 2025-2026
- T1 de 2026-2027
Recommandation 4
Élaborer et mettre en œuvre des outils visant le cycle de vie de la gestion de l’information par plateforme en fonction de leur valeur opérationnelle, y compris les directives sur la classification, l’accès et les exigences en matière de sécurité ou de confidentialité.
Réponse de la direction
En accord
Bureau de première responsabilité
Services de gestion des données et d’adoption du numérique
Produit livrable
- Mettre en place un tableau de bord pour surveiller le nombre, le type et l’âge des documents dans SharePoint.
- Centraliser la création de nouveaux contenus sur SharePoint et Teams au sein de l’équipe Gestion des données et services d’adoption du numérique.
- Mettre en œuvre les pratiques d’élimination dans GCdocs.
- Créer des lignes directrices supplémentaires pour les employés, y compris une formation pour les propriétaires d’équipe.
Échéancier
- T2 de 2025-2026
- Terminé (T1 de 2025-2026)
- T1 de 2026-2027
- T2 de 2026-2027
Recommandation 5
Mettre en œuvre des plans de classement et des calendriers de conservation pour SharePoint et les systèmes de gestion des cas.
Réponse de la direction
En accord
Bureau de première responsabilité
Services de gestion des données et d’adoption du numérique
Produit livrable
- Mettre en place des identificateurs de conservation et d’élimination pour tous les sites SharePoint, OneDrive, Exchange et les systèmes de gestion des cas.
Échéancier
- T4 de 2026-2027
Recommandation 6
Mettre en place des mécanismes d’assurance de la qualité et de surveillance pour surveiller l’exhaustivité, l’exactitude, la classification exacte et l’étiquetage de l’information.
Réponse de la direction
En accord
Bureau de première responsabilité
Services de gestion des données et d’adoption du numérique
Produit livrable
- Élaborer un cadre comprenant des vérifications régulières de la qualité des données et procéder à des examens annuels de l’efficacité des données et des processus de gestion de l’information.
Échéancier
- T1 de 2026-2027
Recommandation 7
Établir un plan d’adoption de la gestion de l’information en fonction d’une analyse de l’efficacité et des besoins en matière de formation.
Réponse de la direction
En accord
Bureau de première responsabilité
Services de gestion des données et d’adoption du numérique
Produit livrable
- Utiliser l’auto-évaluation des compétences numériques pour déterminer les connaissances et les compétences des employés relatives aux pratiques de gestion de l’information.
- Élaborer un cadre d’adoption personnalisé pour les compétences liées au numérique, aux données et à l’information.
Échéancier
- Terminé.
- Terminé.
Recommandation 8
Envisager l’élaboration et la mise en œuvre d’un processus générique de gestion du changement pour soutenir l’adoption de la gestion de l’information à l’échelle de l’Agence.
Réponse de la direction
En accord
Bureau de première responsabilité
Services de gestion des données et d’adoption du numérique
Produit livrable
- Élaborer un cadre de gestion du changement comprenant des étapes claires pour la mise en œuvre de nouvelles pratiques et de nouveaux outils de gestion de l’information.
- Établir une communication pour tenir les employés informés des pratiques exemplaires en matière de gestion de l’information, des changements à venir et de la manière dont les utilisateurs finaux sont affectés.
Échéancier
- Terminé.
- En cours avec la DGAP.