Évaluation du programme de gestion de l’information de l’Agence de la consommation en matière financière du Canada – mars 2025
À propos de l’ACFC
L’Agence de la consommation en matière financière du Canada (ACFC) a été créée en 2001 pour protéger les consommateurs de produits et services financiers. Elle veille au respect des mesures fédérales de protection des consommateurs, favorise la littératie financière et informe les consommateurs de leurs droits et responsabilités.
La gestion de l’information favorise le traitement efficace de l’information organisationnelle, depuis la planification et l’élaboration du système jusqu’à l’élimination ou la préservation à long terme.
À propos de l’évaluation
L’évaluation a été réalisée par Goss Gilroy et était axée sur les lignes directrices suivantes :
- la gouvernance et les responsabilités
- orientation et objectifs stratégiques de la gestion de l’information, y compris le soutien aux plans de mise en œuvre, la surveillance et la production de rapports
- les processus et les outils de programme
- mécanismes de diffusion et de conservation de l’information
- la formation et l’encadrement
- activités de formation, de sensibilisation et de visibilité en matière de gestion de l’information
Méthode
Les renseignements ont été recueillis grâce à :
- l’examen de documents, y compris la politique et la directive du Conseil du Trésor sur les services et le numérique (avril 2020); la stratégie en matière de données et le plan d’action de l’ACFC, les documents de formation, et l’examen de la documentation pertinente du comité et des comptes rendus de décisions;
- des données disponibles sur la taille de mémoire, les numéros de dossiers et l’âge des principales plateformes de données
- des entrevues auprès des intervenants clés, y compris des membres de l’équipe de GI-TI et des spécialistes fonctionnels de la gestion de l’information, qui ont fusionné avec le Réseau des responsables des données.
Recommandations et réponses de l'ACFC
Recommandation
Étendre le cadre de gouvernance de la gestion de l’information à tous les dépôts ministériels.
Réponse de l'ACFC
En accord
- Documenter le processus d’élimination des documents papier.
- Documenter le processus d’élimination des documents conservés dans GCdocs.
- Établir et documenter le processus d’élimination des documents éphémères.
- Publier des documents de référence rapide pour permettre aux utilisateurs finaux de mieux comprendre les activités de conservation et d’élimination à l’ACFC.
- Effectuer une analyse des lacunes dans GCdocs.
Recommandation
Mettre en œuvre le soutien de la direction et les directives appropriées de l’équipe chargée de la gestion et de l’adoption des données pour les responsables de données afin d’assurer l’application de saines pratiques de gestion de l’information dans l’ensemble de l’Agence.
Réponse de l'ACFC
En accord
- Élaborer et distribuer une trousse décrivant les pratiques exemplaires, les guides de référence rapide et les principales activités pour les responsables de données.
- Organiser des réunions régulières entre l’équipe des services de gestion des données et d’adoption numérique et les responsables des données.
- Mettre en place un mécanisme officiel pour faire le suivi des recommandations formulées par les responsables des données à l’intention de l’équipe de GI-TI.
Recommandation
Renforcer la surveillance dans les dépôts de données en fixant des objectifs et en assurant l’élaboration et la mise en œuvre de mécanismes de surveillance pour mesurer les activités de gestion de l’information et en rendre compte.
Réponse de l'ACFC
En accord
- Élaborer un tableau de bord pour la gestion de l’information et la santé des données, afin de surveiller le respect de la Directive sur les services et le numérique, avec des données mensuelles et trimestrielles.
- Rendre compte chaque année de l’état de la gestion de l’information au CODI.
Recommandation
Élaborer et mettre en œuvre des outils visant le cycle de vie de la gestion de l’information par plateforme en fonction de leur valeur opérationnelle, y compris les directives sur la classification, l’accès et les exigences en matière de sécurité ou de confidentialité (p. ex. les courriels et les documents éphémères OneDrive limités par la taille et l’âge).
Réponse de l'ACFC
En accord
- Mettre en place un tableau de bord pour surveiller le nombre, le type et l’âge des documents dans SharePoint.
- Centraliser la création de nouveaux contenus dans SharePoint et Teams au sein de l’équipe Gestion des données et services d’adoption du numérique.
- Mettre en œuvre les pratiques d’élimination dans GCdocs.
- Créer des lignes directrices supplémentaires en matière de gestion de l’information pour les employés par plateforme, y compris une formation pour les propriétaires d’équipe.
Recommandation
Mettre en œuvre des plans de classement et des calendriers de conservation pour tous les dépôts ministériels autres que GCdocs, notamment SharePoint et les systèmes de gestion des cas.
Réponse de l'ACFC
En accord
- Mettre en place des identificateurs de conservation et d’élimination pour tous les sites SharePoint, OneDrive, Exchange et les systèmes de gestion des cas.
Recommandation
Mettre en place des mécanismes d’assurance de la qualité et de surveillance pour surveiller l’exhaustivité, l’exactitude, la classification exacte et l’étiquetage de l’information.
Réponse de l'ACFC
En accord
- Élaborer un cadre comprenant des vérifications régulières de la qualité des données et procéder à des examens annuels de l’efficacité des données et des processus de gestion de l’information.
Recommandation
Établir un plan d’adoption de la gestion de l’information en fonction d’une analyse de l’efficacité et des besoins en matière de formation.
Réponse de l'ACFC
En accord
- Utiliser l’auto-évaluation des compétences numériques pour déterminer les connaissances et les compétences des employés relatives aux pratiques de gestion de l’information.
- Élaborer un cadre d’adoption personnalisé pour les compétences liées au numérique, aux données et à l’information.
Recommandation
Envisager l’élaboration et la mise en œuvre d’un processus générique de gestion du changement pour soutenir l’adoption de la gestion de l’information à l’échelle de l’Agence.
Réponse de l'ACFC
En accord
- Élaborer un cadre de gestion du changement comprenant des étapes claires pour la mise en œuvre de nouvelles pratiques et de nouveaux outils de gestion de l’information.
- Établir une communication pour tenir les employés informés des pratiques exemplaires en matière de gestion de l’information, des changements à venir et de la manière dont les utilisateurs finaux sont affectés.