Cadre de référence, Comité consultatif autochtone, Sous-comité du Cercle d’experts

1.0 Mandat

Le Cercle d’experts (le Cercle) est un sous-comité du Comité consultatif autochtone (CCA) à l’Agence d’évaluation d’impact du Canada (l’Agence). Le Cercle est une structure par l’entremise de laquelle les Premières Nations, les Inuits et les Métis, ainsi que les experts recommandés par les Autochtones et les organisations autochtones, élaboreront conjointement avec l’Agence un document de travail pour le Règlement sur l'entente de coadministration des évaluations d'impact avec les Autochtones et le cadre stratégique connexe (le Cadre), qui éclairera le processus national de mobilisation pour l’élaboration des règlements.

Le Cercle travaillera avec l’Agence pour fournir une expertise technique non politique en vue de l’élaboration d’un cadre stratégique et de réglementation pour les ententes de coadministration avec les Autochtones en vertu de la Loi sur l’évaluation d’impact.

Comme le Cercle est un sous-comité du CCA, il informera le CCA lors des jalons clés et recevra les conseils du CCA relativement à l’orientation générale des travaux et du produit final.

2.0 Composition du sous-comité

Le Cercle sera composé d’Autochtones ou de personnes recommandées par les corps dirigeants autochtones qui possèdent une expertise dans les domaines pertinents à la mission du Cercle. Les membres du Cercle n’exerceront pas une fonction représentative au nom de leur collectivité, de la nation autochtone ou d’une organisation. L’Agence s’efforcera aussi de garantir que les membres du Cercle reflètent les perspectives uniques des Premières Nations, de la Nation métisse et des Inuits, en plus d’équilibrer la représentation régionale et des genres.

La composition du sous-comité peut être revue de façon à assurer une combinaison adéquate d’expérience et de connaissances. L’Agence nommera également des membres ad hoc, au besoin.

2.1 Représentant de l’Agence

La direction des politiques autochtones de l’Agence, ou le représentant désigné du directeur, participera aux réunions avec le Cercle à titre de représentant de l’Agence pour le processus d’élaboration conjointe.

2.2 Soutien en matière de rédaction

Le secrétariat fournira des services de rédaction de politiques pour aider le Cercle et l’Agence à rédiger le document de travail. Les rédacteurs pourraient assister aux réunions et ils travailleront avec le Cercle entre les réunions pour élaborer le contenu du document de travail.

2.3 Invités et aînés

Des invités peuvent être appelés à participer aux réunions du Cercle lorsqu’une expertise supplémentaire ou particulière est requise. Le président, en consultation avec d’autres membres de l’Agence, pourrait exiger du secrétariat qu’il demande à des invités d’assister à certaines réunions ou de se joindre au Cercle pour une période de temps déterminée.

Le président, en consultation avec d’autres membres de l’Agence, peut aussi exiger du secrétariat qu’il demande à un aîné de son choix de diriger les cérémonies d’ouverture et de clôture.

3.0 Élaboration conjointe et concertation

L’élaboration conjointe signifie d’être réactif et souple et d’accomplir le travail requis pour relever les défis techniques ensemble en tant que partenaires. L’approche de l’Agence pour ce processus d’élaboration conjointe est d’être honnête et transparente à propos des contraintes et des intérêts du fédéral dès le départ et de demeurer ouverte à la réévaluation des perspectives fédérales au moyen du dialogue et de la collaboration avec les peuples autochtones et les experts.

Ensemble, le Cercle et l’Agence prépareront un document de travail pour le Règlement. Le contenu du document de travail sera rédigé dans un esprit de concertation dans la mesure du possible.

L’Agence consultera à l’interne sur divers aspects du document de travail, et informera le ministre de l’Environnement et du Changement climatique (le ministre) des progrès et du contenu provisoire pendant le processus. Le Cercle, ou ses membres, pourraient participer à ces séances d’information s’ils y sont invités par le Cabinet du ministre. L’Agence rendra compte au Cercle des résultats de ces consultations internes au gouvernement et travaillera avec le Cercle pour aborder tout élément à prendre en compte ou tout problème soulevé.

Si les opinions de l’Agence et du Cercle diffèrent quant au contenu du document de travail, les deux parties devront déployer tous les efforts pour parvenir à un consensus. Si l’Agence et le Cercle ne parviennent pas à un consensus, ils doivent s’assurer que tout point de vue non consensuel est clairement et équitablement expliqué dans le document de travail définitif.

Voici un aperçu du processus qui devra être suivi en cas de mésentente sur certaines parties du contenu :

1. La question à trancher est présentée par le président;
2. Le débat est ouvert à une discussion respectueuse avec les membres du Cercle et les représentants de l’Agence;
3. Le président déterminera si tous les membres et représentants de l’Agence sont d’accord;
4. Les membres qui sont en désaccord avec la décision prise doivent expliquer pourquoi ils s’y opposent et fournir une solution de rechange que le Cercle prendra en compte; ils peuvent aussi se récuser du processus décisionnel pour permettre au Cercle de parvenir à un consensus;
5. À la suite de cette discussion, le président déterminera et déclarera si un consensus a été obtenu;
6. Le président travaillera avec le secrétariat pour s’assurer que les points de vue qui font consensus et ceux qui donnent lieu à un désaccord sont clairement et justement expliqués dans les comptes rendus de réunion, qui seront ensuite intégrés au document de travail.

On peut aussi demander au CCA de fournir des conseils pour aider le Cercle à parvenir à un consensus, mais il ne tentera pas de régler le problème à la place du Cercle.

Les membres peuvent aussi parvenir à un consensus par courriel, si cela est jugé approprié par le président, dans les situations où la prise de décisions est requise entre deux réunions ou si certains membres sont absents de la réunion.

4.0 Conflit d’intérêts

Les membres du Cercle sont censés donner des avis exclusivement à titre personnel; l’utilisation qu’ils font de leur poste ne doit pas pouvoir être raisonnablement interprétée comme étant à leur avantage personnel ni à celui d’une autre personne, entreprise ou organisation. Les membres sont tenus d’éviter les conflits d’intérêts réels, possibles ou apparents, et de se récuser sur des questions, si cela est nécessaire.

Pour que leur candidature soit prise en considération, les membres éventuels du Cercle doivent remplir un formulaire de déclaration de conflit d’intérêts fourni par l’Agence. La déclaration remplie sera considérée comme confidentielle et l’Agence ne divulguera aucun renseignement qu’elle contient sans la permission du membre ou autrement requis par la Loi sur la protection des renseignements personnels ou la Loi sur l’accès à l’information.

Si sa situation personnelle venait à changer, il incombe au membre de mettre à jour par écrit tous les renseignements, y compris la divulgation des conflits d’intérêts. Le secrétariat du Cercle examinera les rapports avant la nomination, sur une base continue et à mesure que des mises à jour seront apportées.

5.0 Code d’éthique

Les membres sont censés se conduire conformément au Code d’éthique du Comité consultatif autochtone. Pour plus de clarté, cela signifie que les membres doivent se comporter conformément aux valeurs :

• de bonne foi;
• de respect et d’honneur mutuels;
• de courage;
• de gentillesse;
• de générosité;
• de confiance;
• d’humilité;
• d’honnêteté et d’ouverture;
• d’intégrité.

6.0 Frais de déplacement et de subsistance

En échange de la préparation et de la participation des membres aux réunions, un paiement sera effectué. De plus, l’Agence remboursera les frais de déplacement approuvés des membres, conformément aux politiques pertinentes du gouvernement du Canada, y compris la Directive sur les voyages du Conseil national mixte. Le secrétariat fournira aux membres une copie de la directive et leur fournira de l’aide au besoin.

7.0 Durée des fonctions

Les membres du Cercle sont nommés par l’Agence pour la rédaction du document de travail pour le Règlement. La composition du Cercle peut être élargie pour appuyer l’élaboration et la mise en œuvre subséquentes du règlement, à la discrétion de l’Agence.

8.0 Démission

Les membres du sous-comité doivent fournir un préavis de deux semaines de leur intention de démissionner. L’avis de démission devra être présenté par écrit et être adressé à l’Agence. L’avis écrit doit également préciser la date de prise d’effet de la démission.

9.0 Motifs de congédiement

L’Agence, d’elle-même ou à la réception d’une recommandation découlant d’un consensus des membres, mettra fin à la nomination d’un membre pour motif valable. Les exemples de motif valable comprennent le défaut d’un membre :

• d’agir conformément au cadre de référence, y compris le code d’éthique;
• d’éviter les conflits d’intérêts réels, possibles ou apparents;
• d’assister à de multiples réunions consécutives du Cercle sans motifs valables (p. ex., maladies, urgence familiale, circonstances atténuantes).

10.0 Rôles et responsabilités

10.1 Le Cercle

Le Cercle, dans son ensemble, devra :

• travailler avec l’Agence en tant que partenaire pour fournir une expertise technique non politique en vue de l’élaboration conjointe du document de travail;
• fonctionner de façon ouverte et transparente;
• informer le CCA et recevoir ses commentaires sur l’orientation générale des travaux et le produit final, lors de jalons clés convenus par le Cercle, le CCA et l’Agence;
• examiner et approuver les comptes rendus des réunions précédentes.

10.2 Membres

Chacun des membres du Cercle devra :

• fournir une expertise indépendante pour l’élaboration du document de travail;
• travailler pour parvenir à un consensus avec les autres membres et l’Agence sur le contenu du document de travail;
• se rendre disponible pour garantir que les réunions puissent avoir lieu toutes les 2 à 4 semaines, y compris les réunions périodiques en personne, les appels téléphoniques, les vidéoconférences, etc.;
• être prêt à prendre la parole au sujet des questions de la réunion qui aura lieu, y compris l’examen préalable des documents préparatoires tels que les documents sur les enjeux fournis par l’Agence. Les membres peuvent fournir des documents écrits dont le Cercle pourra prendre connaissance s’ils ne peuvent participer à la réunion, ou nommer un membre du Cercle pour les représenter aux fins de concertation.

10.3 Président en rotation

Le président du Cercle sera nommé à tour de rôle, et déterminé par le Cercle en fonction d’une liste de champions qui aura été approuvée par tous pour divers thèmes de discussion. Le secrétariat se coordonnera avec le président en rotation afin d’organiser une rencontre préalable pour établir l’ordre du jour et une rencontre de suivi pour appuyer la rédaction. En plus des responsabilités de tous les membres du Cercle, le président pour chaque rencontre devra :

• superviser et présider la réunion;
• animer les discussions parmi les membres et tenter de parvenir à un consensus auprès des membres, s’il y a lieu;
• s’assurer que la réunion suit l’ordre du jour dans la mesure du possible;
• travailler en collaboration avec les autres membres pour déterminer les experts en la matière au sein du Cercle qui peuvent animer la discussion, ou contribuer à des sections du document de travail, sur des questions touchant certains sujets;
• déterminer, en collaboration avec les autres membres et l’Agence, quels experts ou observateurs externes, s’il y a lieu, devraient être invités à prendre la parole avec le Cercle ou à l’observer lors de prochaines rencontres;
• travailler avec l’Agence et le rédacteur de politique pour examiner et appuyer la rédaction de la section du document de travail pour laquelle il ou elle a été identifié(e) comme champion ou championne;
• déterminer, en collaboration avec les autres membres et l’Agence, quels aînés autochtones, s’il y a lieu, devraient être invités à diriger les cérémonies d’ouverture et de clôture lors de prochaines rencontres;
• appuyer de toute autre manière la mission du Cercle.

10.4 Secrétariat

Le secrétariat du Cercle est assuré par le Secteur des Relations extérieures et des Politiques stratégiques de l’Agence. Le secrétariat devra :

• assurer le lien entre les membres du Cercle, les rédacteurs de politiques, le CCA et l’Agence;
• préparer et distribuer l’ordre du jour des réunions, les comptes rendus des délibérations, les documents de réunions et les documents préparatoires comme les questions de fond;
• trouver et réserver les lieux pour les réunions en personne ou les plateformes pour les réunions virtuelles;
• mettre à jour l’information, comme les rapports, l’ordre du jour des prochaines réunions et les ébauches du document de travail, produits par le Cercle et les rédacteurs de politiques;
• prendre les dispositions pour permettre aux invités, aux observateurs et autres sous-comités de participer aux réunions du Cercle;
• fournir un soutien administratif au Cercle, y compris la gestion de contrats, les préparatifs de voyage et les remboursements aux membres.

10.5 L’Agence

Le directeur de la Direction des politiques autochtones agira à titre de représentant de l’Agence dans le cadre du processus d’élaboration conjointe. À ce titre, le directeur ou son représentant désigné devra :

• agir en tant que partenaire officiel de l’Agence pour l’élaboration conjointe avec le Cercle, en fournissant une expertise non politique liée au mandat de l’Agence pour éclairer et documenter l’élaboration conjointe du document de travail;
• travailler en collaboration avec le Cercle et les coprésidents en rotation pour élaborer l’ordre du jour des prochaines réunions et les animer;
• faire rapport au Cercle au début de chaque réunion de tous les nouveaux faits marquants ou renseignements qui pourraient avoir une incidence sur l’élaboration du document de travail;
• déterminer le caractère confidentiel des renseignements et des discussions et préciser les attentes relatives à ces renseignements protégés;
• clarifier le processus de prise de décisions de l’Agence en ce qui a trait au document de travail;
• s’efforcer de parvenir à un consensus avec le Cercle sur le contenu du document de travail dans la mesure du possible, malgré les processus de prise de décisions de l’Agence.

10.6 Soutien en matière de rédaction (Two Worlds Consulting)

• Consigner les procédures, en mettant en évidence les principales discussions et décisions, et distribuer les documents aux fins d’examen et d’approbation par le Cercle et l’Agence.
• Travailler avec l’Agence et le Cercle pour rédiger le document de travail.
• Assister aux réunions du Cercle et y participer, s’il y a lieu, en soulevant des questions et enjeux, en offrant son expertise ou en demandant des précisions.
• Travailler avec l’Agence et les experts en la matière du Cercle entre les réunions pour rédiger des portions du document de travail, après avoir obtenu l’approbation du Cercle.
• Réviser les ébauches du document de travail avec le Cercle et l’Agence pour s’assurer que tous les points de vue sont saisis dans le produit final.

11.0 Gestion et administration

11.1 Transparence

La transparence est l’un des principes directeurs de l’Agence. Toutes les activités du Cercle doivent être transparentes, à l’exception des questions confidentielles qui peuvent survenir occasionnellement. Les politiques de confidentialité et de protection des renseignements personnels du gouvernement du Canada s’appliquent à tous les comptes rendus de réunions, disponibles sur demande.

Tous les membres du Cercle, les consultants, les invités et les représentants de l’Agence qui peuvent assister à une réunion du Cercle ou avoir accès à des renseignements du Cercle doivent assurer la protection et la confidentialité de tout renseignement désigné comme étant confidentiel et obtenu par l’entremise de la participation au Cercle, à moins que ces renseignements ne soient approuvés par le Cercle pour diffusion publique.

Afin de transmettre un message clair et cohérent, les membres devraient transmettre les questions des médias au président en rotation du Cercle et au représentant de l’Agence. Les membres peuvent parler des activités antérieures et documentées du Cercle dans leurs communautés professionnelles. Le secrétariat travaillera avec l’équipe de communication de l’Agence pour superviser toute participation du Conseil dans les médias.

Le secrétariat enregistrera les réunions du Cercle d’experts dans MS Teams afin de faciliter la prise de notes et les séances d’information aux membres du Cercle. Les enregistrements seront supprimés dès que le document de travail aura été rédigé.

Les rapports et les dossiers du Cercle sont anonymes : ils ne contiennent aucune référence aux commentaires faits par un membre en particulier.

11.2 Ordre du jour des réunions

Le secrétariat, en consultation avec les représentants du Cercle et de l’Agence, prépare l’ordre du jour de la réunion.

11.3 Avis de convocation aux réunions et invitations

Le secrétariat est responsable d’organiser les réunions, d’en prévoir l’horaire et de distribuer tous les documents pertinents. En règle générale, sauf circonstances exceptionnelles, les membres reçoivent l’ordre du jour et les documents d’information avant la réunion. Les présentations effectuées par des membres ou d’autres personnes invitées seront distribuées avant les réunions, si possible.

11.4 Quorum

Si un membre du Cercle ne peut assister à une réunion en personne ou par conférence téléphonique, la réunion aura lieu en son absence. Au moins 5 des 8 membres doivent être présents pour que la réunion puisse avoir lieu. Les membres qui sont absents peuvent fournir au Cercle un document écrit pour prise en compte, s’ils le souhaitent.

11.5 Fréquence, type et lieu des réunions

Les réunions se feront virtuellement ou en personne, en fonction de la disponibilité des membres, toutes les 2 ou 3 semaines. Les réunions en personne, si les restrictions de déplacement ou les rassemblements le permettent, se dérouleraient sur une ou deux journées entières et seraient moins fréquentes. Les réunions en personne auraient lieu dans la région de la capitale nationale ou dans un autre lieu convenu entre les membres de l’Agence et du Cercle.

11.6 Observateurs

Selon la nature des sujets abordés, des particuliers, des organisations ou d’autres ministères peuvent assister à une réunion ou à des parties d’une réunion. Les observateurs ne donnent pas leur avis sur les points à l’ordre du jour et ne participent pas à la formulation du document de travail élaboré conjointement.

Un nombre limité d’employés fédéraux peuvent être autorisés à observer une réunion du Cercle. On prendra d’abord en compte les fonctionnaires dont les fonctions sont pertinentes à la mission du Cercle.

11.7 Langue de travail

Les travaux du Cercle seront effectués dans l’une ou l’autre des langues officielles, conformément à la Loi sur les langues officielles.