Mandat provisoire

Avis de non-responsabilité

Le 28 août 2019, la Loi sur l'évaluation d'impact est entrée en vigueur. Le Comité consultatif autochtone a été formé peu de temps avant son entrée en vigueur et n'a donc pas joué un rôle dans le développement de la législation.

Mission

Le Comité consultatif autochtone est une nouvelle structure par laquelle les Premières Nations, les Inuits et les Métis donneront leur avis en ce qui concerne l’élaboration des principales politiques et orientations afin de veiller à ce que les droits, les intérêts et les points de vue uniques des peuples autochtones soient reconnus, confirmés et mis en œuvre dans les évaluations environnementales et les évaluations d’impact.

La mission du Comité consistera à fournir à l’Agence des avis non politiques reflétant les intérêts et les préoccupations des peuples autochtones du Canada aux fins de l’élaboration des principales politiques et orientations. Le Comité sera également invité à donner des conseils sur les approches en matière de collaboration avec les peuples autochtones et de mobilisation de ces derniers à l’égard des politiques et des orientations.

La mission du Comité est distincte de celle du Comité consultatif technique des sciences et des connaissances.

Le Comité fonctionnera de façon ouverte et transparente, les comptes rendus définitifs des délibérations et les rapports du Comité étant rendus publics sur le site Web de l’Agence, sous réserve des exigences de confidentialité prévues par la loi ou les politiques gouvernementales.

L’Agence offrira une séance d’orientation aux nouveaux membres afin qu’ils puissent se renseigner sur la mission de l’Agence, les processus applicables et les rôles et responsabilités des membres du Comité. L’Agence fournira également un service de secrétariat pour appuyer l’administration du Comité.

Processus de sélection et de nomination des membres

Les membres du Comité consultatif autochtone comprendront des membres des Premières Nations, des Métis et des Inuits. Les membres du Comité siégeront en tant que personnes compétentes, en leur propre nom et à titre personnel, et dans l’intérêt des Canadiens. La composition n’est pas fondée sur la représentation d’une nation, d’une collectivité ou d’une organisation en particulier et les membres ne proposent pas de représenter au sein du Comité une nation, une société, un ordre traditionnel ou un clan autochtone en particulier, ni aucun employeur, organisation, profession ou circonscription autochtone ou non autochtone. Le Comité ne reçoit pas d’instructions de toute personne à l’extérieur de celui-ci afin d’éclairer ses avis.

Le mandat, les avis et tout le produit du travail du Comité consultatif autochtone ne sauraient remplir ni remplacer les obligations de la Couronne ou d’autres parties envers les collectivités autochtones et n’ont aucune incidence sur les protocoles créés par les peuples autochtones pour entrer en contact avec le gouvernement, l’industrie ou d’autres, ou pour rassembler, documenter, gérer ou partager des connaissances autochtones.

Facteurs à prendre en compte pour la composition du Comité

Le Comité est composé de membres qui possèdent une expertise dans des domaines pertinents à la mission du Comité. Deux membres agiront à titre de coprésidents. La composition du Comité peut être revue de façon à assurer une combinaison adéquate d’expérience et de connaissances. L’Agence nommera également des membres ad hoc.

Le directeur général des Politiques stratégiques de l’Agence ou son représentant désigné participera aux réunions du Comité à titre de membre d’office pour représenter l’Agence, mais ne sera pas membre du Comité. Les principaux rôles du membre d’office sont de travailler avec les coprésidents nommés à l’ordre du jour prévisionnel du Comité et d’animer les réunions, ainsi que d’assurer la liaison entre le Comité et l’Agence, de déterminer et d’établir les attentes concernant les discussions et l’information confidentielles et de veiller à ce que les renseignements et conseils fournis par le Comité soient communiqués au sein de l’Agence.

Invités et sous-comités

Des invités peuvent être appelés à participer aux réunions du Comité ou d’un sous-comité lorsqu’une expertise supplémentaire ou particulière est requise. Le secrétariat peut inviter des personnes à assister à certaines réunions ou à se joindre au Comité ou au sous-comité pendant une période déterminée. Si elle le juge nécessaire, l’Agence pourra autoriser la création de sous-comités composés à la fois de membres du Comité et d’invités, selon l’avis du Comité.

Conflit d’intérêts

Pour que leur candidature soit prise en compte, les membres éventuels du Comité doivent remplir un formulaire de divulgation de conflit d’intérêts fourni par l’Agence. La déclaration remplie sera considérée comme confidentielle et l’Agence ne divulguera aucun renseignement qu’elle contient sans la permission du membre ou autrement requis par la Loi sur la protection des renseignements personnels ou la Loi sur l’accès à l’information.

Si sa situation personnelle devait changer, il incombe au membre de mettre à jour par écrit tous les renseignements, y compris la divulgation des conflits d’intérêts. Le secrétariat du Comité examinera les rapports avant la nomination, sur une base continue et à mesure que des mises à jour seront apportées.

Les membres sont encouragés à fournir leur courte biographie et une photo à publier sur le site Web de l’Agence afin d’améliorer la visibilité du Comité auprès du public.

Les membres sont censés donner leur avis exclusivement à titre personnel; l’utilisation qu’ils font de leur poste ne doit pas pouvoir être raisonnablement interprétée comme étant à leur avantage personnel ni à celui d’une autre personne, entreprise ou organisation. Les membres sont tenus d’éviter les conflits d’intérêts réels, possibles ou apparents, et sont tenus de se récuser sur des questions, si cela est nécessaire.

Code d’éthique

Les membres doivent également se comporter de manière appropriée. Pour plus de clarté, cela signifie que les membres doivent se comporter conformément aux principes et aux valeurs suivants :

• de bonne foi;
• de respect et d’honneur mutuels;
• de gentillesse;
• de générosité;
• de confiance;
• d’humilité;
• d’honnêteté;
• d’intégrité.

Frais de déplacement et de subsistance

En échange de la préparation et de la participation des membres aux réunions, un paiement sera effectué. De plus, l’Agence remboursera les frais de déplacement approuvés des membres, conformément aux politiques pertinentes du gouvernement du Canada, y compris la Directive sur les voyages du Conseil national mixte. Le secrétariat fournira aux membres une copie de la directive et leur fournira de l’aide au besoin.

Durée des fonctions

Les coprésidents et les membres sont nommés par l’Agence pour un mandat de deux ou trois ans. Les membres peuvent être nommés de nouveau pour des mandats supplémentaires à la discrétion de l’Agence. L’Agence s’efforcera de s’assurer que les nominations des coprésidents et des membres sont échelonnées afin d’assurer la continuité et la rotation systématique des membres, tout en veillant à ce que la durée du mandat reflète les préférences des membres du Comité, dans la mesure du possible.

Démission et processus de remplacement

Les membres du Comité doivent fournir un préavis de deux semaines de leur intention de démissionner. L’avis de démission devra être présenté par écrit et adressé à l’Agence. L’avis écrit doit également préciser la date de prise d’effet de la démission.

Motifs de congédiement

L’Agence, elle-même, ou à la réception d’une recommandation des coprésidents, mettra fin à la nomination d’un membre pour motif valable. Le défaut d’un membre :

• d’agir conformément au mandat, y compris le code d’éthique;
• d’éviter les conflits d’intérêts réels, possibles ou apparents;
• d’assister aux réunions du Comité sans motif satisfaisant;

peut donner lieu à un congédiement.

Rôles et responsabilités

Membres

Les membres du Comité ont la responsabilité d’offrir des conseils d’experts indépendants et objectifs. Ils ont aussi les responsabilités suivantes :

• être prêt à participer aux réunions et en mesure de le faire, y compris les réunions en personne, les téléconférences, les vidéoconférences, etc.;
• participer aux discussions avant que le Comité ne prépare ses conseils à l’Agence;
• informer le secrétariat et les coprésidents de tout changement dans l’état de leurs actifs, de leur passif et de leur emploi ou de leurs activités extérieures relevant de la mission du Comité.

Coprésidents nommés

Les deux coprésidents du Comité sont choisis et nommés par l’Agence. En plus de leurs responsabilités à titre de membre, les coprésidents ont aussi les responsabilités suivantes :

• superviser et présider les réunions;
• animer les discussions entre les membres du Comité;
• fournir des commentaires sur l’ordre du jour des réunions du Comité;
• coordonner l’élaboration des rapports du Comité et d’autres produits livrables et veiller à ce que les commentaires du Comité soient transmis à l’Agence;
• fournir des commentaires au secrétariat sur la sélection des membres, le remplacement et la révocation des nominations;
• appuyer de toute autre manière la mission du Comité.

Secrétariat

Le secrétariat du Comité est assuré par le Secteur des Relations extérieures et des Politiques stratégiques de l’Agence. Le secrétariat assure la liaison administrative entre les membres du Comité et l’Agence, et sert également de ressource pour les membres. Le secrétariat fournit des conseils sur la gestion du Comité et travaille en étroite collaboration avec les coprésidents. En outre, le secrétariat :

• coordonne le processus de nomination des membres;
• coordonne la préparation de l’ordre du jour des réunions, des comptes rendus des délibérations et des rapports;
• aide les coprésidents nommés à rédiger des rapports sur des sujets précis;
• à la demande du Comité, envisage de faire appel à des entrepreneurs pour l’élaboration d’un produit de travail précis;
• appuie le Comité dans l’organisation des invités et des sous-comités;
• fournit un soutien administratif aux membres du Comité;
• favorise l’accès du public aux renseignements concernant le Comité, s’il y a lieu;
• prépare de l’information et effectue des recherches préliminaires pour le Comité;
• tient une liste des points aux prochains ordres du jour et des membres;
• organise la logistique des réunions;
• surveille et évalue l’efficacité et l’efficience du Comité;
• exécute au besoin d’autres tâches à l’appui du Comité.

Membre d’office

Le directeur général des Politiques stratégiques de l’Agence agira à titre de membre d’office du Comité et assurera la liaison entre le Comité et l’Agence. À ce titre, le directeur général ou son représentant désigné :

• agit à titre de fonctionnaire de l’Agence et assume la responsabilité principale du Comité, y compris la prise de décisions concernant l’administration et le fonctionnement du Comité et du secrétariat;
• travaille en étroite collaboration avec les coprésidents sur l’ordre du jour prévisionnel du Comité ainsi qu’à l’animation et la coordination des réunions;
• assure la liaison entre le Comité et l’Agence en veillant à ce que l’information et les conseils fournis par le Comité soient communiqués au sein de l’Agence;
• rend compte au Comité, au début de chaque réunion, des prochaines étapes et, le cas échéant, de l’incidence des avis reçus;
• détermine le caractère confidentiel des renseignements et des discussions et précise les attentes relatives à ces renseignements protégés.

Le directeur général, ou son représentant désigné, ne participe pas à la formulation du rapport et des recommandations du Comité.

Gestion et administration

Transparence

La transparence est l’un des principes directeurs de l’Agence. Toutes les activités du Comité doivent être transparentes, à l’exception des questions confidentielles qui peuvent survenir occasionnellement.

Tous les membres du Comité, les consultants, les invités et le personnel de soutien du secrétariat de l’Agence qui peuvent assister à une réunion du Comité ou avoir accès à des renseignements du Comité doivent assurer la protection et la confidentialité de tout renseignement désigné comme étant confidentiel et obtenu par l’entremise de la participation au Comité, à moins que ces renseignements ne soient approuvés par le Comité pour diffusion publique.

Afin de s’assurer que les membres s’expriment librement pendant les réunions du Comité et en ce qui concerne les conseils qu’ils donnent à l’Agence, les comptes rendus des réunions et les rapports du Comité seront anonymes.

Délibérations, prise de décisions et rapports

Des comptes rendus des délibérations, mettant en évidence les principales discussions et décisions, seront préparés par le secrétariat et distribués aux coprésidents et au directeur général des Politiques stratégiques aux fins d’examen et d’approbation définitive. La version définitive des comptes rendus sera publiée dans le site Web de l’Agence.

L’expertise du Comité peut également être fournie à l’Agence sous la forme d’un rapport du Comité élaboré conjointement par les membres désignés du Comité. Les rapports sont anonymes : ils ne contiennent aucune référence aux commentaires faits par un membre en particulier. Lorsque les membres du Comité ont des opinions divergentes sur un sujet, les rapports peuvent être rédigés de manière à présenter chacun des points de vue (c.-à-d. que le Comité n’est pas tenu d’en arriver à un consensus sur tous les sujets). Toutefois, le texte de tout rapport du Comité ayant pour but d’exprimer l’avis collectif du Comité (y compris le texte exprimant des vues divergentes) doit être approuvé par consensus. Les rapports définitifs du Comité seront affichés sur le site Web de l’Agence.

Afin de transmettre un message clair et cohérent, les membres devraient orienter les demandes de renseignements des médias aux coprésidents. Les coprésidents peuvent également demander l’aide de l’équipe des Communications de l’Agence pour leurs relations avec les médias. Les membres peuvent parler des activités antérieures et documentées du Comité dans leurs collectivités professionnelles.

Au moins 50 % des membres doivent être présents pour que la réunion puisse avoir lieu.

Ordre du jour des réunions

Le Secrétariat, en consultation avec les coprésidents, prépare l’ordre du jour de la réunion.

Avis de convocation aux réunions et invitations

Toutes les réunions sont organisées à la demande du directeur général des Politiques stratégiques en consultation avec les coprésidents. Selon la nature des sujets à discuter, la réunion peut être ouverte aux observateurs et à des invités d’un commun accord entre l’Agence et les coprésidents.

Le secrétariat est responsable d’organiser les réunions, d’en prévoir l’horaire et de distribuer tous les documents pertinents. En règle générale, à moins de circonstances exceptionnelles, les membres reçoivent l’ordre du jour et les documents d’information avant la réunion. Les présentations effectuées par des membres ou d’autres personnes invitées seront distribuées avant les réunions, dans la mesure du possible.

Si un membre du Comité ne peut assister à une réunion en personne ou par conférence téléphonique, la réunion aura lieu en son absence, sans remplaçant. Au moins 50 % des principaux membres doivent être présents pour que la réunion puisse avoir lieu. En cas d’empêchement d’un coprésident, l’autre coprésident présidera la réunion. Si les deux coprésidents sont censés être absents à une réunion, ils désigneront un ou deux membres pour présider la réunion à leur place.

Fréquence, type et lieu des réunions

Les réunions auront généralement lieu trois ou quatre fois par année dans la région de la capitale nationale ou ailleurs, à l’occasion. D’autres réunions ou téléconférences peuvent être tenues au besoin, à la discrétion du directeur général des Politiques stratégiques, en consultation avec les coprésidents.

Observateurs

Selon la nature des sujets abordés, des particuliers, des organisations ou d’autres ministères peuvent assister à une réunion ou à des parties d’une réunion. Les observateurs ne donnent pas leur avis sur les points à l’ordre du jour et ne participent pas à la formulation des conseils ou des recommandations à l’Agence.

Un nombre limité d’employés fédéraux peuvent être autorisés à observer une réunion du Comité. On prendra d’abord en compte les fonctionnaires dont les fonctions sont pertinentes à la mission du Comité.

Langue de travail

Les travaux du Comité seront effectués dans l’une ou l’autre des langues officielles, conformément à la Loi sur les langues officielles.

Réponse de l’Agence aux avis du Comité

L’Agence informera régulièrement les membres de la manière dont les avis ont été utilisés.

Examen

Un examen officiel pourra être mené périodiquement afin de déterminer si des améliorations doivent être apportées sur le plan de l’administration ou de la gestion, ou dans d’autres domaines afin d’accroître l’efficacité et l’efficience du Comité. L’examen peut être mené par des fonctionnaires de l’Agence ou par un organisme externe. Un rapport d’examen sera présenté au directeur général des Politiques stratégiques et pourra être communiqué aux membres du Comité.

En outre, le directeur général des Politiques stratégiques, en collaboration avec les coprésidents et le secrétariat, peut examiner la mission, les activités et le mandat, au besoin. Les recommandations d’amélioration seront prises en compte de façon continue.