Résumé – La réalisation d’évaluations environnementales : plus facile grâce au Système de gestion des évaluations environnementales (SysGEE)

Organisme gouvernemental : Agence canadienne d’évaluation environnementale (l’Agence)

Nom du programme ou de l’activité : Réalisation d’évaluations environnementales

L’Agence canadienne d’évaluation environnementale (l’Agence) dirige les évaluations environnementales de grands projets. Elle s’assure que des évaluations environnementales de grande qualité sont réalisées en temps opportun et de façon prévisible, ce qui permet d’appuyer la croissance économique tout en prévenant ou en réduisant les effets environnementaux négatifs. L’Agence prend aussi les mesures nécessaires pour permettre une participation significative du public et des groupes autochtones. Les obligations du gouvernement en matière de consultation des Autochtones sont intégrées, dans la mesure du possible, au processus fédéral d’évaluation environnementale. Ainsi, l’Agence consulte les groupes autochtones pour évaluer comment chaque projet risque de porter atteinte à leurs droits ancestraux ou issus de traités, potentiels ou établis, et à leurs intérêts connexes, de même que pour trouver des façons d’éviter ou de minimiser les effets négatifs en cause.

Certains renseignements personnels sont recueillis par l’Agence pour ces consultations. Par exemple, des opinions personnelles ainsi que les noms et les coordonnées de ceux qui les expriment sont recueillis lorsque des observations sont faites publiquement durant un processus d’évaluation environnementale. Ces renseignements personnels doivent être gérés avec soin de manière à protéger la vie privée. Pour gérer efficacement ces renseignements, un nouveau programme, le Système de gestion des évaluations environnementales (SysGEE), a été élaboré. Conformément aux exigences du Secrétariat du Conseil du Trésor pour tout programme nouveau ou ayant subi des modifications importantes qui comporte des renseignements personnels, une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée a été réalisée pour le SysGEE.

Cette évaluation des facteurs relatifs à la vie privée concerne les risques liés à la collecte, à l’utilisation, à la divulgation et à la conservation des renseignements personnels requis pour la mise en œuvre du programme d’évaluation environnementale de l’Agence. Elle montre notamment l’utilisation du SysGEE pour faciliter le programme de réalisation des évaluations environnementales ainsi que les répercussions de cette utilisation sur la protection des renseignements personnels. Le SysGEE sert à gérer l’information et les processus liés aux projets faisant l’objet d’une évaluation par l’Agence, de même qu’à faciliter la planification des évaluations environnementales et la préparation de rapports. Le SysGEE comprend divers types d’information, notamment des plans de travail, des échéanciers réglementaires, des commentaires présentés par des particuliers et des représentants de groupes (comme les groupes autochtones ou les organisations non gouvernementales) et des enjeux ou des impacts potentiels soulevés durant le processus d’EE.

Analyse du risque

L’identification et la catégorisation des secteurs de risque réalisées dans le cadre de l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée ont mis en lumière cinq risques moyens et deux risques élevés liés à la gestion des renseignements personnels dans le SysGEE. Ces risques ont été gérés à l’aide d’une stratégie d’atténuation comprenant les éléments suivants :

• Gestion accrue des renseignements personnels par l’Agence. Comprend la mise à jour des documents de politique suivants : l’énoncé de confidentialité, la Directive sur l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, la Politique sur les atteintes à la vie privée, et le protocole de protection des renseignements personnels. L’approbation de ces instruments de politique et de l’énoncé de confidentialité en vue de leur mise en œuvre est prévue d’ici janvier 2017.
• Formation. L’Agence élabore une stratégie de communication pour sensibiliser les employés à l’importance des instruments de politique susmentionnés. L’Agence prépare aussi une stratégie de formation pour la mise en œuvre du SysGEE, prévue à l’automne 2016. Ces deux stratégies permettront de mieux observer les exigences en matière de protection des renseignements personnels au sein de l’Agence et en ce qui a trait à l’utilisation du SysGEE.
• Certification « Protégé B » de la plateforme d’hébergement du SysGEE.  L’Agence s’est assuré que la plateforme a la certification nécessaire pour contenir des renseignements « Protégé B ».
• Établissement des autorisations de disposer des documents. L’Agence travaille avec Bibliothèque et Archives Canada à l’établissement des autorisations de disposer des documents, ce qui devrait être terminé durant l’exercice 2016-2017.
• Inscription d’un nouveau fichier de renseignements personnels pour remplacer une catégorie de documents existante. Un nouveau fichier de renseignements personnels est inclus dans cette évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, et sera présenté au Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada à des fins d’enregistrement.